Презентация по дисциплине ДОУ Введение

• 1 слайд

  Документационное обеспечение управления
  
  Ильина Ольга Ивановна
  Тема 1. Система документационного обеспечения управления
  

• 2 слайд

  Вопросы
  1. Документооборот и делопроизводство на предприятии. Процесс управления документами.
  2. Основные действующие лица и их задачи.
  3. Основные понятия о документе. Классификация документов
  4. Система документооборота
  5. Стандартизированные термины ДОУ
  
  

• 3 слайд

  Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:
  
  сбор и обработку документной информации;
  подготовку решения, принятие и документирование решения;
  доведение решения до исполнителей;
  исполнение решения;
  контроль исполнения;
  сбор информации об исполнении;
  передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
  хранение и поиск информации.
  

• 4 слайд

  Правила работы с документами в организации составляют систему документационного обеспечения управления (ДОУ).
  Делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
  

• 5 слайд

  Система ДОУ формируются под влиянием следующих факторов:
  
  - используемой нормативно-методической базой ДОУ;
  - сложившихся национальных традиций работы с документацией;
  - установленных руководством предприятия правил работы с документами;
  - квалификации делопроизводственной службы предприятия.
  

• 6 слайд

  Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
  
  Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации
  Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне,
  Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств и т.д.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
  

• 7 слайд

  Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения
  Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации
  ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. (Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст и введен в действие 01.07.2003.)
  

• 8 слайд

  Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28.)
  Основные правила работы ведомственных архивов
  Перечень документов, образующихся в деятельности организаций (типовой или ведомственный), с указанием сроков хранения
  Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях
  

• 9 слайд

  Организационное построение службы делопроизводства:
  1. Централизованная: операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.
  2. Децентрализованная: рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.
  3. Смешанная: операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
  

• 10 слайд

  3. Основные понятия о документе, системах документации
  Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  

• 11 слайд

  Классификация документов
  по видам - организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу (кадровые документы).
  по форме изложения — индивидуальные, типовые, трафаретные;
  по содержанию — простые (рассматривают один вопрос), сложные (рассматривают несколько вопросов);
  
  

• 12 слайд

  Классификация документов
  по происхождению — официальные, личные;
  по месту происхождения — внешние (пришедшие из других организаций или от частных лиц), внутренние (созданные внутри организации);
  по срокам хранения — постоянные, временные (до 10 лет и свыше 10лет);
  
  

• 13 слайд

  Классификация документов
  по гласности - документы ограниченного доступа (с грифами «ДСП», «Сов. секретно», «Конфиденциально»), документы без ограничения доступа;
  по средствам фиксации информации — рукописные, машинописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы;
  по юридической значимости - оригиналы (подлинники), копии, дубликаты, черновики, выписки;
  по срочности — срочные, несрочные.
  
  

• 14 слайд

  Задание
  Ознакомьтесь с должностной инструкцией бухгалтера. Ответьте на вопросы:
  1. Определите тип документа по каждому классификационному признаку
  2. Из каких разделов состоит должностная инструкция.
  3. Назовите обязательные элементы (помимо содержательных), которые включает в себя должностная инструкция.
  

• 15 слайд

  4. Система документооборота
  Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
  Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
  

• 16 слайд

  ОКУД
  Основой для систематизации документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
  В ОКУД включены унифицированные формы, относящиеся к унифицированным системам документации, обязательным для применения и документационного общения между юридическими лицами.
  

• 17 слайд

  Формы ОКУД
  организационно-распорядительной документации;
  первичной учетной документации;
  банковской документации;
  финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
  учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
  отчетно-статистической документации;
  документации по труду;
  документации Пенсионного фонда РФ;
  внешнеторговой документации.
  
  

• 18 слайд

  ГОСТ Р 6.30—2003
  создание организации как юридического лица сопровождается принятием учредительных документов — устава, положения, учредительного договора;
  деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируются регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами
  

• 19 слайд

  ГОСТ Р 6.30—2003
  управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (постановления, распоряжения, приказы и др.);
  заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов;
  взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе;
  

• 20 слайд

  ГОСТ Р 6.30—2003
  при оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы — трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.
  в организации подготовляются акты, отчеты, справки, докладные записки и иные документы;
  информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется посредством писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей.
  
  

• 21 слайд

  5. Стандартизированные термины ДОУ
  с определением (извлеченные из ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело)
  Общие понятия
  Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
  Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
  Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
  
  

• 22 слайд

  Продолжение слайда
  Иконографический документ — документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.
  Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
  Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
  Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  
  

• 23 слайд

  Продолжение слайда
  Текстовой документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  Письменный документ — текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
  Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
  Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
  
  

• 24 слайд

  Продолжение слайда
  Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
  Видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
  Инициативный документ — документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела
  

• 25 слайд

  Продолжение слайда
  Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
  Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
  Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
  
  

• 26 слайд

  Продолжение слайда
  Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
  Оригинал документа — экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
  Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают его достоверность.
  Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа.
  Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, удостоверяющего личность, имеющий юридическую силу.
  
  

• 27 слайд

  Продолжение слайда
  Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их (без промежуточных форм).
  Незаверенная копия — копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.
  Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
  Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
  
  

• 28 слайд

  Делопроизводство
  Делопроизводство
  Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.
  Система документации — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
  Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
  
  

• 29 слайд

  Делопроизводство
  Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.
  Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
  Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
  Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
  
  

• 30 слайд

  Делопроизводство
  Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
  Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
  Объем документооборота — число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
  Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
  Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом (типовой срок исполнения документа), организационно-распорядительным документом или резолюцией (индивидуальный срок исполнения документа).
  
  

• 31 слайд

  Делопроизводство
  Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
  Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
  Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
  Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
  Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
  

• 32 слайд

  Задания на дом:
  1. Организация работы секретаря-референта (доклад)
  2. Расскажите о трех формах организации делопроизводства в учреждениях.
  3. Сформулируйте основные правила работы с документами
  4. Приведите современную классификацию документов
  5. Каковы основные термины, используемые в делопроизводстве?
  

• 33 слайд

  Терминологический диктант:
  1 вариант: Реквизит документа; унифицированная система документации, номенклатура дел, подлинный документ, дело
  2 вариант: Документооборот, контроль исполнения документа, служебный документ, оригинал документа, дубликат документа
  3 вариант: Унифицированная система документации (УСД), срок исполнения документа, нормативный документ, копия документа заверенная, оформление дела