Презентация "Создание отчетов в MS Access"

• 1 слайд

  Создание отчетов
  к базе данных
  Учитель информатики Борисова Н.М.
  ГБОУ СОШ №249 С-Петербург
  

• 2 слайд

  Формирование отчетов
  
  Все результаты обработки БД можно представить в виде отчетов.
  
  Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать в удобной для чтения и анализа форме с группировкой записей по нескольким уровням, сортировкой значений, вычислением итогов и средних значений и включением графических объектов (диаграмм, графиков и т.д.).
  

• 3 слайд

  В MS Access для формирования отчета создают запрос, в который включают
  - поля из разных таблиц,
  - вычисляемые поля,
  - выполняют группировку, сортировку,
  - указывают условия отбора записей.
  
  Отчет можно создать и по одной таблице.
  
  Данные в отчете автоматически обновляются при их изменении в таблице.
  Отчет может быть создан на основе таблицы, запроса или инструкции SQL.
  Другие элементы отчета вводятся при его разработке.
  

• 4 слайд

  Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию.
  Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете.
  В отчет можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.
  

• 5 слайд

  Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение.
  При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке.
  
  

• 6 слайд

  Разделы отчета
  
  Заголовок отчета
  Верхний колонтитул
  Заголовок группы
  ОБЛАСТЬ ДАННЫХ
  Примечание группы
  Нижний колонтитул
  Примечание отчета
  - 1раз, в начале отчета
  - на каждой стр.
  
  
  
  - на каждой стр.
  - 1раз, в конце отчета
  

• 7 слайд

  Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета (на первой странице перед верхним колонтитулом) и может содержать эмблему, название и дату печати отчета.
  Примечание отчета печатается один раз (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета.
  Этот раздел является самым последним в макете отчета.
  

• 8 слайд

  Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов табличного отчета.
  Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.
  

• 9 слайд

  Для вывода на экран содержимого полей таблицы, являющихся источником данных отчета в режиме конструктор добавляются элементы управления:
  
  -для вывода на экран списка полей базовой таблицы нажать кнопку «Список полей» на панели инструментов;
  
  - с помощью кнопки «Поле» на «Панели элементов»
  

• 10 слайд

  Заголовок отчета
  Верхний колонтитул
  Заголовок группы
  Область данных
  Примечание группы
  

• 11 слайд

  Примечание отчета
  Область данных
  Примечание группы
  

• 12 слайд

  Способы создания отчетов в MS Access:
  При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса.
  Автоотчет служит для создания отчета,
  в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.
  2. При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.
  3. Вручную в режиме конструктора.
  

• 13 слайд

  Мастер отчетов выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя.
  
  После этого пользователь может доработать и изменить отчет в режиме конструктора.
  Создание отчета при помощи мастера
  

• 14 слайд

  Для создания отчета в MS Access:
  Запустить Мастер отчетов;
  Указать те таблицы и поля, которые следует включить в отчет;
  Выбрать поле, по которому Мастер сможет упорядочить данные;
  Указать поля для группировки данных;
  Указать вычисляемые поля и способ обработки для каждого из полей (summ, count, ср.значение и др).
  
  Для вычисляемого поля в строке ПОЛЕ: надо набрать формулу
  
  Вносить изменения в структуру отчета можно в режиме конструктора
  

• 15 слайд

• 16 слайд

• 17 слайд

• 18 слайд

• 19 слайд

• 20 слайд

• 21 слайд

• 22 слайд

• 23 слайд

  Вычисление суммы и среднего значения в отчете
  Откройте отчет в режиме конструктора.
  
  Нажмите кнопку Поле на панели элементов.
  
  Для вычисления суммы или среднего значения
  для группы записей добавьте поле
  в заголовок группы или в примечание группы.
  
  Для вычисления общей суммы или среднего значения
  для всех записей в отчете добавьте поле в заголовок
  или примечание отчета.
  
  Выберите поле и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов.
  В ячейку свойства Данные введите выражение ,
  содержащее функцию Sum для вычисления суммы
  или функцию Avg для вычисления среднего значения.
  
  Можно нажать кнопку Построить ,чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.
  
  

• 24 слайд

  Пример:
  
  Для подсчета количества дней по группе осадки можно записать формулу в Поле:
  
  =Cоunt([осадки])
  Имя поля, по которому считается количество
  Имя функции
  

• 25 слайд

  Задание 1
  Откройте базу данных «Март2015» и создайте с помощью Мастера отчетов
  отчет «Виды осадков»:
  в отчете должны выводиться поля:
  осадки, день, температура, давление;
  
  сгруппируйте записи по видам осадков;
  
  выполните сортировку записей по возрастанию по полю температура;
  Практическая работа
  «Создание отчета в СУБД MS Access»
  

• 26 слайд

  Задание 1*
  Откройте базу данных «Март2015»
  и создайте с помощью Мастера отчетов
  отчет «Виды осадков»:
  в отчете должны выводиться поля:
  осадки, день, температура, давление;
  сгруппируйте записи по видам осадков;
  выполните сортировку записей по возрастанию по полю температура;
  в режиме конструктора добавьте вычисляемые поля:
  для расчета итогового значения по группе записей добавьте поле в примечание группы осадки;
  для расчета итогового значения по всем записям отчета добавьте поле в примечание отчета.
  Практическая работа
  «Создание отчета в СУБД MS Access»
  

• 27 слайд

  Задание 2
  Откройте базу данных «Мосты»
  и создайте с помощью Мастера отчетов
  отчет «Виды мостов»:
  в отчете должны выводиться поля:
  тип, год постройки, название, страна, длина,м;
  сгруппируйте записи по типам мостов;
  выполните сортировку записей по возрастанию
  по полю год постройки;
  в режиме конструктора добавьте вычисляемые поля:
  для расчета итогового значения по группе записей добавьте поле в примечание группы тип;
  
  для расчета итогового значения по всем записям отчета добавьте поле в примечание отчета.
  

• 28 слайд

• 29 слайд

• 30 слайд

• 31 слайд

• 32 слайд