Пример практического задания № 2

Краткое описание документа:

Занятие №2.

Данные. Заполнение, автозаполнение, списки. Сортировка.

Выделение, копирование, перенос информации (повторно). Заполнение одинаковыми данными, прогрессиями. Заполнение списками. Сортировка.

Замечание.

Если вместо букв столбцы пронумерованы числами, исправьте это так: Меню=>Сервис=>Параметры=>Общие. Отключить выключатель “Стиль ссылок R1C1”.

Выделение диапазона или нескольких произвольно расположенных ячеек.

Выделить одну ячейку = сделать эту ячейку текущей.

Чтобы выделить всю строку (столбец) кликните мышкой по ее номеру на бордюре.

Чтобы выделить диапазон, выделите один его угол, а затем, удерживая клавишу shift- противоположный.

Чтобы выделить весь лист, кликните мышкой по угловой кнопке бордюра.

Чтобы выделить несколько смежных строк (столбцов, листов), выделите первую из них, а затем, удерживая клавишу shift- последнюю (или наоборот).

Чтобы выделить несколько несмежных ячеек (строк, столбцов, листов), выделите их по одной, удерживая клавишу ctrl.

Чтобы выделить диапазон, введите его код в поле имени. (Например, A1:D4 или A:D и т.д.)

Копирование, перенос информации.

В выделенной области всегда есть “первая” ячейка. (Она выделяется не черным, а белым). Чтобы скопировать/переместить выделенный диапазон, надо использовать пункт Меню=>Правка=>Копировать (Вырезать), а затем указать место для “первой” ячейки.

Как и в других приложениях Windows, для копирования/перемещения существуют стандартные комбинации клавиш. Копировать Ctrl+C, вырезать Ctrl+X, вставить Ctrl+V.

Кроме того, можно “перетаскивать” выделенный диапазон с помощью мышки. Чтобы скопировать с помощью мышки, держите нажатым ctrl.

Заполнение данными.

Можно одну и ту же информацию раскопировать на весь столбец (строку, диапазон) очень быстро. Делается это, например, так. В первой ячейке нужного столбца (строки) пишем какое-то значение. Выделяем весь столбец (строку). Выполняем команду Меню=>Правка=>Заполнить=>Вниз (Вправо). Готово. Во всех выделенных ячейках получилась информация как в первой.

Заполнение прогрессиями.

Напишем в какой-нибудь ячейке число (дату, …). Выделим несколько ячеек вправо (влево, вверх или вниз). Воспользуемся пунктом Меню=>Правка=>Заполнить=>Прогрессия. В диалоговом окне “Прогрессия” отмечаем переключатель “Расположение” в состояние “По строкам” (это значит, что заполнение будет происходить вправо или влево, если выбрать состояние “по столбцам”, то заполнение будет происходить вверх или вниз). Переключатель “Тип” в состояние “Арифметическая” или “Геометрическая”, в строке “Шаг” указываем разность (или, соответственно, знаменатель) прогрессии. В строке “Предельное значение” можно указать какое-то значение, меньше (или больше) которого прогрессия не станет),раничение действует только для монотонных прогрессий). Аналогично можно поступить с датами. Тогда в группе “Тип” надо выбрать значение “Дата”, в группе “Единицы” - единицы в которых указывается шаг прогрессии. Например, чтобы заполнить столбец датами с периодичностью 5 дней, надо переключатель “Единицы” поставить в положение “день”, а в строке “Шаг” указать число 5.

Автозаполнение.

В Excel’е есть такой инструмент, как автозаполнение. Оно действует так. Пусть в какой-то ячейке написано слово “Январь”. Эту и еще несколько ячеек вправо (влево, вверх или вниз) выделим и воспользуемся командой Меню=>Правка=>Заполнить=>Прогрессия, переключатель “Тип” поставим в положение “Автозаполнение”. Выделенные клетки заполнятся названиями месяцев, идущими подряд. Как Excel догадывается о том, как надо заполнить эти ячейки? В Excel’е есть несколько списков: дни недели, месяцы, которые он тоже может автозаполнять. Кроме того, можно создать свой собственный список. (Меню=>Сервис=>Параметры…=>Списки).

Поиск в книге Excel

работает практически так же, как и в документах Word. Надо просто воспользоваться пунктом Меню=>Правка=>Найти (Заменить).

Сортировка данных.

С помощью Excel’я очень удобно сортировать набранные данные. Для этого

1.      Выделите диапазон, который хотите сортировать.

2.      Выполните команду Меню=>Данные=>Сортировка. Появится окно “Сортировка диапазона”.

3.      Выберите столбец, по которому хотите сортировать. (чтобы сортировать по строкам, нажмите кнопку “Параметры” и поменяйте соответствующий переключатель).

4.      Можно выбрать столбцы, по которым будет идти сортировка во вторую очередь. Во вторую очередь означает, что при равных первых значениях, сортировка будет идти по вторым.

5.      Нажмите “ОК”.