Инфоурок › Другое ›Другие методич. материалы›Рабочая тетрадь по дисциплине ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Рабочая тетрадь по дисциплине ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Скачать материал

Министерство образования Красноярского края

краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Шушенский сельскохозяйственный колледж»

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Для студентов 2 курса специальности:

38.02.01 Экономика и бухгалтерский учёт (по отраслям)

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

2017

АННОТАЦИЯ

В работе представлен опыт разработки и использования дидактического материала для студентов в форме рабочей тетради по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления» и предназначена как для индивидуальной, так и для групповой деятельности студентов.

Рабочая тетрадь по документационному обеспечению управления – пособие с печатной основой для работы непосредственно на содержащихся в нем заготовках; применяется с целью увеличения объема практической деятельности и разнообразия содержания, форм работы, а также видов деятельности обучающихся.

В рабочей тетради реализованы дидактические принципы обучения: целостность, структурность, преемственность, связь с другими предметами в профессиональной подготовке выпускников. Выражены системность, действия по творческому развитию личности студента и создание необходимых условий для развития.

Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления» рекомендуется для организации самоконтроля качества знаний студентами по каждой теме программы, самостоятельной работы студентов, при подготовке домашних заданий, а также для контроля знаний студентов преподавателем.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 7

Тема. Введение. Понятия в документационном обеспечении управления. 12

Тема. Классификация и унификация текстов служебных документов. 17

Тема. Государственная система документационного обеспечения управления. Организация работы с документами. 19

Тема. Классификация и виды документов. Унификация документов. 27

Тема. Документирование управленческой деятельности. 31

Тема. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 34

Тема. Организационно-распорядительные документы.. 36

Тема. Организационно-распорядительные документы.. 41

Тема. Справочно-информационные документы.. 61

Тема. Оформление актов, служебных писем. 77

Тема. Классификация корреспонденции. 92

Тема. Типовые и трафаретные служебные письма. 94

Тема. Внутренние и международные телеграммы, телефонограммы и телефаксы.. 98

Тема. Оформление договорно-правовой документации. 101

Тема. Понятие договора, соглашения, протокола. 110

Тема. Претензионно-исковая документация. 118

Тема. Систематизация документов и их хранение. 125

Контрольные задания. 126

Итоговое тестирование. 141

Список использованной литературы: 154

ВВЕДЕНИЕ

Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления» является дидактическим пособием для преподавателей и студентов, обучающихся по специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учёт (по отраслям); 21.02.05 Земельно-имущественные отношения. Данное пособие составлено в соответствии с требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Актуальность использования рабочей тетради заключается в оптимальном сочетании содержания информационной подготовки обучающихся, с возможностью выявить направление движения формирования мыслительной деятельности.

Характерной особенностью современного этапа развития образования является требование к интеграции различных составляющих целей образования для достижения базовых компетенций, которые можно сформировать совместными усилиями преподавателей-предметников и студентов.

Можно выделить пять базовых компетенций, которые в совокупности обеспечивают готовность выпускников учебных заведений к адаптации и самореализации в условиях рынка труда современного информационного общества:

- социально- политическая компетенция, или готовность к решению проблем;

- информационная;

- коммуникативная;

-социокультурная;

- готовность к образованию на протяжении всей жизни.

Использование рабочей тетради позволяет преподавателю и студентам:

- иметь возможность логически излагать материал, отслеживать причинно-следственные связи данного предмета;

- формировать политехнические основы знаний для преемственного перехода от учебно-познавательной и учебно-практической деятельности к деятельности профессиональной;

- реализовать принцип опережающей подготовки: с одной стороны - это возможность приобретения дополнительных знаний за счет сэкономленного времени, с другой – возможность углубления знаний по данной специальности;

- обеспечивать правильное сочетание объема аудиторной и самостоятельной работы;

- организовывать образовательную деятельность студента в аудитории и вне ее;

- обеспечивать студента необходимыми методическими материалами с целью превращения процесса самостоятельной работы в процесс творческий;

- контролировать ход самостоятельной работы студента.

При составлении рабочей тетради по документационному обеспечению управления учитывалось:

1. ориентация на личностное развитие обучающихся;

2. учет дидактических условий разработки рабочих тетрадей;

3. разработка непосредственно заданий тетради;

Предлагаемая мною модель рабочей тетради включает в себя 3 блока: основной, контрольный и вспомогательный.

Первый блок «Актуализация опорных знаний»

Он содержит вопросы и задания, позволяющие восстановить в памяти, ранее усвоенные знания, требующиеся для понимания, осмысления и лучшего запоминания изученного материала. Данный блок заданий позволяет сконцентрировать внимание обучающихся на изучаемом вопросе и повысить интерес к изучаемой теме. Воспроизведение опорных знаний предлагается излагать вербальным способом.

Второй блок «Самоконтроль»

Предусматривает систему дидактических заданий, активизирующих и организующих самоподготовку обучающихся, требует умений сравнивать, проводить классификацию, анализировать и делать обобщения.

Третий блок «Приложения»

Содержит материал для выполнения заданий основного блока.

При подборе вопросов и заданий реализуется дифференцированный подход: степень сложности заданий возрастает от контрольных вопросов, требующих простого воспроизведения определенной известной информации, до заданий, требующих установить меж предметные связи, или заданий, требующих умений сравнивать, проводить классификацию, анализировать и делать обобщения.

Задания на проверку знаний образуют блок «Проверь себя». Он представлен в форме теста с однозначным выбором ответа и предназначен для проверки знаний по рассматриваемой теме.

Проверка знаний, обучающихся позволяет осуществлять обратную связь между обучающимися и преподавателями, даёт конкретный материал для анализа полноты и качества знаний, помогает своевременно увидеть проблемы, ошибки недочеты в знаниях обучающихся.

В данной тетради не даются ответы к заданиям. Это изменяет отношение обучающихся к процессу решения, требует критического отношения к полученным результатам, усиливает общение обучающихся между собой. Очень важна и другая причина отсутствия ответов: коллективно обсуждать разные пути решения и искать правильные ответы. Самостоятельное нахождение правильного решения, тренировка по вопросам и заданиям способствует формированию чувства удовлетворения, которое делает обучение не утомительной нагрузкой, а интересной работой.

Для формирования творческого мышления важно ознакомить студентов с основными методами научного познания хотя бы в минимальном объёме: в рабочей тетради имеется ряд заданий на сравнение, выделение существенных признаков, систематизацию, формирование определений и понятий.

В рабочей тетради по «Документационному обеспечению управления» используются следующие задания:

1. Задания репродуктивного и аналитического характера: назовите указанные реквизиты документа, заполните таблицу, составьте сравнительную таблицу и подчеркните отличия, охарактеризуйте предложенный реквизит, тест;

2. Задания конструктивно-вариативного характера: укажите ошибочный вариант, исправьте ошибки;

3. Задания творческого характера: сформулируйте заголовки к текстам документов в предложенных ситуациях, выразите языковой формулой предложенный смысл, составьте документы, необходимые в предложенных управленческих ситуациях.

Задания рабочей тетради по данной теме можно использовать на любом этапе изучения.

Методика проведения занятий с применением рабочей тетради может быть различной, ниже описаны некоторые, чаще всего используемые варианты построения таких учебных занятий.

Вариант 1. Рабочая тетрадь используется при изучении нового материала и его закреплении.

Вариант 2. В рамках комбинированного занятия с помощью рабочей тетради осуществляется повторение и обобщение изученного материала. Такой вариант предпочтительнее для занятий итогового повторения, когда по ходу занятия требуется повторить наиболее важные факты. Обобщение и заключение происходит с помощью заданий к занятию, домашних заданий, самостоятельных работ.

Рабочие тетради используются для текущего контроля преподавателем знаний и умений обучающихся, применения знаний при решении учебных задач.

Рабочая тетрадь призвана помочь студентам в организации самостоятельной аудиторной и внеаудиторной работы по изучению нового учебного материала, систематизации и закреплении полученных знаний по темам учебного курса.

Тема. Введение. Понятия в документационном обеспечении управления

Краткая теоретическая часть

Практика составления официальных документов восходит еще к седой древности. Уже в те далекие времена письменный документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось большое значение.

Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквах и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», договоры Руси с греками.

В жизни Новгородской республики большую роль играло вече. Оно являлось носителем верховной власти: разрешало вопросы войны и мира, внутренней политики, утверждало уставы и законы.

До 15 века деловым письмом при князях занимались дьяки, а при наместниках – писцы и подьячие.

В 16-18 вв. в Русском государстве действовала система приказов – центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской Думе. Во главе приказа стоял судья, который управлял с помощниками или заместителями – дьяками. Дьяки из простых писцов становились начальниками приказных канцелярий, руководили всеми текущими делами и делопроизводством.

Дьяки, подьячие бывали членами дипломатических миссий.

С середины 16 в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. Делопроизводство в учреждениях 16-17 вв. основывалось на канцелярских традициях и не регулировалось законодательством.

В 1720 году Петром I была оформлена новая система документирования. Он подчеркивал важность коллегиальности. Наиболее важные документы составлялись секретарем и канцеляристами. Появились обязательные формы документов. В 1722 году издается «Табель о рангах», положившая начало строгой системе чинов, званий, титулов.

В начале 19 в. коллегии были заменены министерствами.

После Великой октябрьской социалистической революции В.И.Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.

В 60-80-е гг. были разработаны государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства. В основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства.

Изложите свое представление о делопроизводстве и его истоках

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие виды деятельности охватываются этим понятием?

Расшифруйте аббревиатуру ДОУ

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Как соотносятся между собой термин «делопроизводство» и термин, скрывающийся под аббревиатурой ДОУ?

Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России? Охарактеризуйте вклад в развитие делопроизводства каждого из этапов

Изложите предысторию и опыт создания в стране ГСДОУ

Охарактеризуйте нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства в современных условиях. Каковы, на ваш взгляд, пути совершенствования документационного обеспечения управления?

Дайте определения терминов:

Делопроизводство – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Документ – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реквизиты –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Дело –

Оформление документов –

Номенклатура дел -

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Регистрация документов –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Порядковый номер записи

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Исходящий документ –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Входящий документ –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Документооборот –

Архив –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Подлинник документа –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Аннотация –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Архивная справка –

Бланк –

Виза –

Выписка –

Гриф –

Дубликат –

Корреспондент –

Личное дело – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Нормативные документы –

Опись –

Оригинал документа –

Проект документа –

Регистрационная карточка –

Резолюция –

Формуляр документа –

Тема. Классификация и унификация текстов служебных документов

Краткая теоретическая часть

Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается:

1. сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

2. наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

3. максимальная универсализация представления документированной информации;

4. совершенство структуры служебных документов.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно:

1. унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. разработка окончательного варианта унифицированного текста.

Три важнейшие требования: ясность, информативность, убедительность.

Что такое унификация текстов служебных документов?

________________________________________________________________________

Что обеспечивается в результате унификации?

Что достигается на основе унификации и чему это способствует?

________________________________________________________________________

Этапы осуществления работы по унификации текста служебного документа

________________________________________________________________________

Перечислите три важнейших требования унификации

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Охарактеризуйте деловые и личностные качества, необходимые секретарю

________________________________________________________________________

Назовите преимущества машинописного текста, перед рукописным

________________________________________________________________________

Назовите основные преимущества работы на клавиатуре компьютера по сравнению с работой на клавиатуре пишущей машины

________________________________________________________________________

Тема. Государственная система документационного обеспечения управления. Организация работы с документами

Краткая теоретическая часть

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это общегосударственный нормативно-методический документ, который включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности (т.е. созданию документов) и организации работы с документами в органах государственного управления и на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция предназначена для организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, многие ее положения могут быть использованы в любой организации.

ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др.

ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Для каждого понятия установлен стандартный термин.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это

________________________________________________________________________

Что включает в себя ГСДОУ?

________________________________________________________________________

Что содержит ГСДОУ?

________________________________________________________________________

Для чего предназначена типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти?

________________________________________________________________________

Что закрепляет ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов?

________________________________________________________________________

Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003?

________________________________________________________________________

Что такое «формат»? Какие форматы разрешены к применению национальным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 для подготовки служебных документов?

Какие размеры полей для служебных документов предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?

Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?

Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры

Что такое «таблица» и как осуществляется оформление таблиц в служебных документах?

________________________________________________________________________

Каковы требования к оформлению некоторых знаков препинания и символов в служебных документах?

________________________________________________________________________

Что закрепляет ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения?

________________________________________________________________________

Организация работы с документами – это

________________________________________________________________________

Заполните таблицу:

Виды работ с документами

	Составные части делопроизводства	Операции делопроизводства	Группы документов
Делопроизводство	Документирование	Составление проекта документа
		Согласование проекта со специалистами
		Проверка правильности оформления документа
		Подписание (утверждение) документа руководителем
		Регистрация
	Организация работы с документами	Контроль исполнения
		Исполнение документов
		Формирование дел
		Текущее хранение и использование
		Передача на архивное хранение
		Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
		Уничтожение документов

Контрольные задания:

1. На каких документах располагается реквизит «Государственный герб РФ»? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба РФ располагаться одновременно с гербом субъекта РФ?

2. Для чего и как используется товарный знак?

3. Где располагается реквизит «наименование организации»? В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации? В каком случае указывается наименование структурного подразделения?

4. Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:

1) МГУ, РУДН, ВНИИ сельхозмаш,

2) Всероссийская академия сельскохозяйственных наук им. В.И. Ленина (ВАСХНИЛ),

3) Открытое Акционерное Общество «Каскад», Закрытое Акционерное Общество «Плутон»,

4) фирма «Спутник», фирма «Виола», пивная компания «Церера», фабрика «Заря»,

5) отдел маркетинга, отдел перевозок,

6) Машстройсклад.

5. В каких видах документов указывается реквизит «справочные данные об организации»?

6. Исправьте ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случаи их написания:

1) 1.12.11; 17.07.2010 г.; 1.1.12; 09/25/2011; 12.05-11

2) 12 декабря 2011 г.; 17 апр.2010; 11. декабрь/11; 13 ноября ’12

3) 17/x-11 г; 10/XII-11 г; 25.X.11

4) с 2009 по 2010 гг.; 2010 по 2012 г.г.; с 2009-2010; с 2009 года по 2010 год; с 23-25 декабря 2012;

5) девятое мая; восьмое марта (как праздничные дни)

6) 5-ого мая; к 3-ему января; на 1-ое марта; к 17-у февраля.

7. Какую информацию включает реквизит «регистрационный номер документа»? Где располагается данный реквизит?

8. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «адресат»:

1) директор открытого акционерного общества «Прима» Н.Е.Сергеев

2) Громозеко П.Р., г. Воркута, 630075, ул. Геодезическая, 32-12

3) Председатель производственного кооператива «Луч» Н.И.Луговая

4) ООО «Свет», ул. Мира, д. 35, оф.11, г. Москва, 112031

5) Заместителю директора ЗАО «Трек» Носову Р.П

6) ул. Родненко, 73, г. С-Петербург, 190027, Издательский дом «Селенга», Винокурову П.П. (гл. инженеру)

9. Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются?

10. В каком случае оформляется резолюция? Где располагается данный реквизит?

11. Каково назначение реквизита «заголовок к тексту»? В какой форме составляется заголовок?

12. Почему реквизит «подпись» обладает особой юридической силой? Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?

Выполните задания.

1. Оформите макет бланка письма (угловое расположение реквизитов штампа бланка): ОАО «Мосторг». Справочные данные об организации: Москва, 131564, Краснопресненская наб., 15; телефон: 265-45-51. Р/с 53780 в Краснопресненском филиале Московского коммерческого банка, МФО 26894, код ОКПО 985623, ОГРН 345123789023, ИНН/КПП 4500583453/02387560.

2. Оформите реквизит «адресат»:

2.1. Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В. И.

2.2. Директор 000 «Орбита-сервис» Соколов В. Ф. 125789, г. Смоленск, у л. Центральная, 28.

2.3. Чугунова Т.Д., 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12;

2.4. Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав. кафедрой профессор Вяземский В. В.

2.5. Документ направляется в два адреса:

1) ОАО «Белый ветер» Генеральный директор Жуков М. И.

2) приборостроительный завод «Электрон» Отдел маркетинга Ст. менеджер Л. Э. Соколова.

3. Оформите гриф утверждения:

3.1. Утверждаю Директор 000 «Лакмин» В. А. Тимофеев 12 марта 2011 года.

3.2. Утверждено Протокол заседания Совета директоров № 12 от 23 марта 2010 года.

3.3. Утверждено Решение общего собрания акционеров № 07 от 12 мая 2010 года.

3.4. Документ, утвержденный должностным лицом: 1) Утверждаю Директор ОАО «Протон» Г. И. Борисов 12 апреля 2011 года.

2) Утверждаю Директор ОАО «Квант» В.И.Долгов 13 апреля 2010 года.

4. Оформите отметку о наличии приложения:

4.1. Приложение. На 2 л. в 4 экз.

4.2. Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления, 3 экз.

4.3. Приложение 1. План распределения обучающихся по объектам на 3 л. в 2 экз. 2. Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л.

5. Оформите реквизит «подпись»:

5.1. Директор Департамента внешних связей Р.А.Ерохина.

5.2. Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В.Ильин.

5.3. Директор ЗАО «Факел» В. Е. Семенов и начальник финансового управления Я. Э. Королев.

5.4. Комиссия в составе: председатель комиссии Пономарева В.Л., члены

комиссии Потапов Р. Т., Свиридов Р. В.

6. Оформите гриф согласования:

6.1. Согласовано Директор ОАО «Продинторг» К. А. Перязе 10 апреля 2011 года.

6.2. Согласовано Протокол № 2 от 23 марта 2010 года заседания цикловой методической комиссии;

6.3. Согласовано Директор Банковского колледжа № 245 М. А Мохов 12 апреля 2010 года.

6.4. Согласовано Решение собрания трудового коллектива от 14 апреля 2010 года.

7. Оформите лист согласования:

7.1. Согласовано Директор АО «Альгида» А Ф. Ерахин 21 мая 2010 года.

7.2. Согласовано Председатель профсоюзного комитета Е. И. Рапцевич 22 мая 2010 года.

Домашние задания:

I. Ответить на вопросы, используя при этом ГОСТ Р 6.30 – 2003.

1. На какие документы распространяется настоящий стандарт?

2. Состав реквизитов документов.

3. Размещение реквизитов на бланках документов.

4. Два стандартных формата бланков документов.

5. Поля любого документа.

6. Схемы расположения реквизитов документов.

II. Используя ГОСТ Р 51141-98, написать стандартизированные термины с определениями: письменный документ, рукописный документ, машинописный документ, черновой документ, автор документа, официальный документ, служебный документ, документирование, система документации, унифицированная система документации, формуляр-образец документа, срок исполнения документа, формирование дела, архивный документ, комплектование архива, документальный фонд, обеспечение сохранности документов, хранение архивных документов, учет архивных документов, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.

III. Изучив Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сделать конспект лекций ниже перечисленных статей:

1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона.

2. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации.

3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе: архивное дело в Российской Федерации, архивный документ, документы по личному составу, архив, архивный фонд Российской Федерации.

4. Полномочия Р.Ф., субъектов Р.Ф, муниципальных образований в области архивного дела.

13. Создание архивов.

17. Хранение и учет архивных документов.

24. Доступ к архивным документам.

27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Тема. Классификация и виды документов. Унификация документов

Краткая теоретическая часть

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. организационно-распорядительную (ОРД) –

*положения;

*уставы;

*инструкцию;

*приказы;

*решения;

*протоколы.

2. справочно-информационную –

*письма;

*телеграммы;

*телефонограммы;

*докладные записки;

*справки;

*акты.

3. по личному составу –

*приказы;

*личные дела;

*заявления;

*трудовые книжки;

*характеристики;

*договоры и т.д.

Что такое классификация документов?

________________________________________________________________________

Дополните классификацию:

Административная система документирования по видам документов делится на:

организационно-распорядительную (ОРД) –

справочно-информационную –

по личному составу –

Заполните таблицу:

Общая схема классификации документов

По видам
По форме
По содержанию
По происхождению
По месту происхождения
По срокам хранения
По гласности
По средствам фиксации
По стадиям
По срочности

Вариант 1.

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 121000, Москва, ул.Краснопресненская, д. 15

Название организации: ОАО «Сталкер»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор И.С.Круглов);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (инспектор отдела кадров М.И.Потапов);

В) гриф утверждения документа руководителем учреждения;

Г) гриф согласования документа (ректором финансовой академии при Правительстве Российской Федерации).

Вариант 2.

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 301264, Липки, Киреевский район, ул. Садовая, д. 5, кв.12

Название организации: ОАО «Северные регионы»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор В.А.Лагунину);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (главному бухгалтеру В.М.Кочетову);

В) адресование документа физическому лицу (О.П.Образцову);

Г) гриф утверждения документа президентом предприятия;

Д) гриф утверждения документа решения общего собрания акционеров;

Е) подписание документа несколькими должностными лицами (директор и главный бухгалтер);

Ж) гриф согласования письма.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить требования действующих нормативных документов к организации, структуре и функциям службы делопроизводства: Изучить ГСДОУ. При этом основное внимание обратить на статус службы, состав ее функций, формулировку прав и ответственности. Сделать письменный вывод о развитии требований к задачам службы делопроизводства, уяснить степень регламентации организационных основ службы.

2. Проанализировать организацию службы делопроизводства в условной организации и выявить ее особенности: Изучить описание организации и технологии документационного обеспечения управления в условной организации, выяснить особенности организации делопроизводственной службы, ее несоответствие требованиям нормативных документов по статусу, подчиненности, наименованиям структурных частей, их составу. Аргументировать ответ.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите структурные части службы делопроизводства в организациях различных уровней управления.

2. Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства. Чем они отличаются? Охарактеризуйте формы организации ДОУ в учреждениях.

3. Перечислите задачи службы ДОУ.

4. Назовите функции службы ДОУ.

5. Перечислите состав категорий руководителей, возглавляющих службу ДОУ, специалистов, технических исполнителей и назовите их функции.

6. Какие локальные нормативные документы регламентируют деятельность службы ДОУ?

7. Чем руководствуются при разработке должностных инструкций?

8. Перечислите основные факторы, влияющие на численность работников службы ДОУ?

9. Охарактеризуйте «нормативы времени».

10. Назовите требования к структуре и составу информации Положения о службе делопроизводства, к должностной инструкции.

Тема. Документирование управленческой деятельности

Краткая теоретическая часть

Управленческое решение базируется на информации.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация фиксируется на различных носителях (бумага, фотопленка, дискета и др.) разными способами, например, рукописным, графическим, аудиовизуальным, электронным. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5 установил: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

В документировании закрепилось следующее определение: документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все виды управленческих действий фиксируются в соответствующих документах.

Что такое информация?

Какая информация существует?

Требования к управленческой информации

На каких носителях фиксируется информация?

Документирование – это

Как осуществляется документирование информации согласно ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5?

Какие документы существуют?

Документ – это

Функции управленческой деятельности:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Формуляр документа - это набор _____________официального письменного документа, расположенных в определенной ____________

2.Бланк документа - это набор _______, идентифицирующий ______________официального письменного документа.

3. На бланке оформляют только ___________ страницу документа.

4. Реквизит «справочные данные об организации» оформляют только в бланке ______________

5. Реквизит «наименование вида документа» должен иметь каждый документ за исключением _____________

6. Реквизит «ссылка на номер и дату документа» оформляется только на бланке ___________

7. Дополните составные части реквизита «адреса»: наименование организации, наименование структурного подразделения, инициалы, фамилия, __________

8. Утверждение - это особый способ документа _____________, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.

9. Резолюция - это сделанная на документе __________и содержащая принятое ______________________

10. Заголовок к тексту документа оформляется в ______________или ___________падеже.

11. Текст документа состоит из _______________частей, в некоторых случаях он может содержать только одну часть.

12. Дополните составные части реквизита «подпись»: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, ____________________

13. Согласование - способ рассмотрения и ______________документа.

14. Копия документа - это воспроизведение всех ________документа рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии.

15. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

оформляется в части нижнего поля _____________листа документа.

16. Отметку о поступлении документа проставляют в ____________ нижнем углу листа документа.

Заполните таблицу.

Подлежат регистрации:

Не подлежат регистрации:

Тема. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Краткая теоретическая часть

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Система документации – это

Стандартизация – это

Что устанавливает стандарт?

Унификация документов – это

Что понимается под унификацией?

К чему приводит унификация?

Унифицированная система документации – это

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что входит в состав унифицированной системы документации

Тема. Организационно-распорядительные документы

Краткая теоретическая часть

К организационным документам относятся: устав, договор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

Устав – документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы.

При оформлении устава должны использоваться следующие реквизиты:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. индекс;

4. дата;

5. место издания;

6. местонахождение (почтовый адрес);

7. гриф утверждения;

8. текст;

9. подпись.

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий, сроков поставки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.д)

Основными частями договора являются:

- заголовок документа (договор купли-продажи);

- дата, место составления, номер;

- наименование сторон (полное и сокращенное);

- предмет контракта;

- условия и сроки (поставки, перевода, хранения и т.д.);

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи и приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, номер телефона, факса);

- подписи должностных лиц;

- печати фирм.

Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции.

Разделы:

1. Общие положения - указывается, к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняет специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требования к его образовательному уровню, здоровью и т.д.;

2. Функции (перечисляются основные функции, которые выполняет специалист по указанной должности), и должностные обязанности (Подробно расписываются обязанности специалиста, обеспечивающие выполнение возложенных на
него функций);

3. Права работника (указываются права работника на информацию, материальные и другие ресурсы для качественного выполнения возложенных на него обязанностей;

4. ответственность (Указывается, какую ответственность несет специалист за некачественное выполнение возложенных на него обязанностей;

5. взаимоотношения (с кем совместно готовит документы, сроки представления);

6. оценка работы (критерии своевременности работы и ее качество, например, отсутствие жалоб, претензий и нареканий, соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.).

Штатное расписание представляет собой правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Какие документы относятся к организационным документам?

Что они содержат?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Перечислите обязательный набор реквизитов бланка организационного документа

Что такое устав?

Какие предприятия действуют на основе устава?

Какие используются реквизиты при оформлении устава?

Кем утверждаются уставы?

- уставы государственных предприятий- _____________________________________

- уставы муниципальных предприятий- ______________________________________

-уставы частных предприятий- _____________________________________________

Где регистрируются уставы?

Что такое договор?

Перечислите основные части договора:

Что такое должностная инструкция?

Разделы должностной инструкции

Кем разрабатывается должностная инструкция?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

С кем согласовывается, подписывается и утверждается?

________________________________________________________________________

Что представляет собой штатное расписание?

________________________________________________________________________

Что в нем определяется?

Кем составляется и утверждается?

Кто несет ответственность за подготовку штатного расписания?

________________________________________________________________________

Каким документом вносятся изменения в штатное расписание?

Практические задания.

1. Оформите постановление согласно ГОСТу

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

12.12.09 г. №____

Москва

Об утверждении унифицированных

форм первичной учетной документации

Во исполнение приказа Президента РФ №1101 от 10.12.09 «Об унификации и стандартизации делопроизводства» Федеральная служба государственной статистики ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичной учетной документации (прилагается).

2. Установить унифицированные формы с Т-1 по Т-12а.

3. Признать утратившими силу форму Т-6а.

Руководитель И.И.Иванов

Визы

Начальник кадровой службы Н.Г.Короткова

Начальник юридического отдела Т.О.Танкова

Тема. Организационно-распорядительные документы

Краткая теоретическая часть

Тема. Организационно-распорядительные документы

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Постановление - это документ, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями. Юридическими основаниями для издания могут быть законы Р.Ф., постановления Совета Федерации, Государственной Думы Р.Ф и правительства Р.Ф.

Реквизиты:

1. Государственный герб Р.Ф,

2. наименование вышестоящего органа и органа издающего постановление,

3. наименование вида документа,

4. дата документа,

5. регистрационный номер,

6. место составления или издания документа,

7. заголовок к тексту,

8. подпись руководителя органа, издающего постановление.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Формуляр-образец указания состоит из реквизитов:

1. наименование министерства,

2. наименование организации,

3. наименование структурного подразделения,

4. наименование вида документа,

5. дата документа,

6. регистрационный номер документа,

7. место составления,

8. заголовок к тексту,

9. текст документа,

10. подпись,

11. отметка о согласовании.

Решение – документ коллегиального органа (совета, собрания и т.п.), составляемый по организационным и производственным вопросам. Решения издаются министерствами, ведомствами, научными советами, общественными организациями.

Формуляр-образец решения состоит из реквизитов:

1. наименование организации,

2. наименование вида документа (решение),

3. дата документа,

4. регистрационный номер документа,

5. место составления или издания,

6. заголовок к тексту,

7. текст документа,

8. подписи (председатель, секретарь),

9. визы согласования документа.

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия, учреждения для решения каких-либо производственных задач.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

1. Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования,

2. эмблему (товарный знак или знак обслуживания),

3. наименование организации;

4. название вида документа (приказ);

5. дата и номер документа;

6. место издания;

7. заголовок к тексту;

8. текст

9. подпись;

10.визы согласования документа.

Выписка из приказа – копия части документа. В выписке содержится только та часть текста, которая нужна для работы.

Реквизиты выписки:

1. наименование министерства;

2. наименование организации;

3. наименование вида документа (выписка из приказа);

4. дата и регистрационный номер документа;

5. место составления;

6. заголовок к тексту.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения, организации для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

1. Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, или герб муниципального образования,

2. эмблему (товарный знак или знак обслуживания),

3. наименование организации;

4. название вида документа (распоряжение);

5. дата и номер документа;

6. место издания;

7. заголовок к тексту;

8. текст

9. подпись;

10. визы согласования документа.

Перечислите признаки, по которым классифицируются документы, используемые в организациях?

____________________________________________________________________________________

Какие разновидности документов Вы знаете?

____________________________________________________________________________________

Расшифруйте аббревиатуру ОРД. Приведите примеры соответствующих документов

Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ» и приведите классификацию этого вида документов

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что представляют собой формуляры ОРД с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов?

Постановление – это ______________________________________________________

Перечислите реквизиты постановления

____________________________________________________________________________________

Что такое указание?

____________________________________________________________________________________

Из каких реквизитов состоит формуляр-образец указания?

____________________________________________________________________________________

Кто подписывает указание?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Решение – это …

____________________________________________________________________________________

Кем издаются решения?

____________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит?

____________________________________________________________________________________

Какое используется распорядительное слово?

____________________________________________________________________________________

Реквизиты формуляра-образца решения

____________________________________________________________________________________

Что такое приказ?

____________________________________________________________________________________

Виды приказов:

Реквизиты приказа:

____________________________________________________________________________________

Какое распорядительное слово используется в приказе?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Стадии подготовки приказа

____________________________________________________________________________________

Сроки хранения приказов:

-по деятельности предприятия в целом – _____________________________________,

-по административно-хозяйственным вопросам – _____________________________

Что такое выписка из приказа?

Реквизиты выписки из приказа:

____________________________________________________________________________________

Дайте определение. распоряжение – это…

Реквизиты распоряжения

____________________________________________________________________________________

Какое распорядительное слово, используется в распоряжении?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кто подписывает распоряжение?

________________________________________________________________________

Из каких частей состоит текст распоряжения?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кто подписывает распоряжение? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сроки хранения распоряжений:

-по деятельности предприятия в целом – _____________________________________

-по административно-хозяйственным вопросам – ______________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - ________________и ___________________

2. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами: - ____________- в постановлении; _____________- в решении; - __________________________в распоряжении; - _________________ в приказе.

3. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который формулируется в ____________падеже.

4. Приказы и распоряжения подписывает _______ или___________

5. Постановления и решения имеют две подписи - ______________ и коллегиального органа.

6. Распорядительные документы вступают в силу с момента их ____________________ или доведения до сведения.

7. Организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируются _______административных и организационных вопросов, а также вопросов, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

8. Постановление - это правовой _______, принимаемый высшими или некоторыми центральными органами власти, действующими на основе управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными· органами, и установления стабильных норм, правил.

9. Решение - это распорядительный документ, который является правовым

актом, принимаемым _______________власти.

10. Распоряжение - это _______управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенного должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий _________ силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

11. Приказ - это правовой акт, издаваемый _________ организаций, действующими на основе ________________

Практические задания

1. Оформить приказ по основной деятельности:

№ 124 от 23.12.2010

Министерство образования РФ

Российский государственный университет (РГГУ)

г. Москва

Об обеспечении студентов учебной литературой

В соответствии с приказом министра от 18. 12. 2010 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующей библиотекой Г. И. Столяровой организовать проверку состояния фондов учебной литературе и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28. 12. 2010.

2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которую необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинами, к 05. 01. 2010.

3. Бухгалтерии (гл. бухгалтер В. Г. Павлов) университета выделить библиотеке средства, необходимые для закупки учебной литературы.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного и отдела И. П. Горюнова.

Подписи:

ректора университета Ю.Н. Афанасьева

заведующей библиотекой Г. И. Столярова 21. 12. 2010

начальника учебного отдела И. П. Горюнов 21. 12. 2010

главного бухгалтера В. Г. Павлов 21. 12. 2010

2.Оформите приказы согласно ГОСТу

1. ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ № 24

КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

От 21 мая 2017 года № 301

г. Красноярск

О посещении библиотеки

имени В.П.Астафьева

В соответствии с планом воспитательной работы по празднованию Дня славянской письменности и культуры

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Для участия в мероприятии направить в библиотеку учащихся группы № 72 «Секретарь-референт», № 80 «Секретарь-референт» 24.05.2010 г. в 11.30.

2. Плетневой Н.И. преподавателю русского языка и литературы и Кудиновой Г.А. библиотекарю, провести инструктаж по правилам дорожной безопасности и правилам поведения в общественных местах под роспись, обеспечить явку учащихся.

3. Ответственной за проведение мероприятия и безопасность учащихся назначить библиотекаря Кудинову Г.А., преподавателю русского языка и литературы Плетневу Н.И.

Директор

ГОУ НПО ПЛ № 24 Е.А.Мусаева

2) Оформите приказ по основной деятельности

Закрытое акционерное общество «БАК»

Приказ

15.04.2010 № 15

Москва

О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения

информационных систем

В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю:

1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки программного обеспечения, сопровождения информационных систем, операторов обработки данных, обслуживания клиентов, технического обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С. Руденко подготовить проекты положений о рабочих секторах. 3. Начальнику отдела кадров В. В. Васильевой

3. Оформите приказы по основной деятельности согласно ГОСТу

1) Профессиональный лицей № 24 Краснодарского края Приказ от 21 января 2010 год № 5 г.Краснодар Об участии в открытии месячника оборонно-массовой и военно-патриотической работы На основании Положения «О проведении открытия месячника оборонно-массовой и военно-патриотической работы в муниципальном образовательном образовании г.Краснодар» и плана мероприятий по военно-патриотическому воспитанию учащихся лицея в 2009/2010 учебном году, в целях воспитания у подрастающего поколения чувства патриотизма, гражданственности, любви к Родине, уважительного отношения к подвигу народа и армии приказываю: Направить для участия в мероприятиях по открытию месячника оборонно-массовой и военно-патриотической работы 19.01.2010 к 13.00 (ДК НПО) представителей лицея: группа № 82 – 10 человек группа № 83 – 10 человек группа № 84 – 10 человек Во главе с руководителем ОБЖ Мордвиновым А.А. Мордвинову А.А. провести инструктаж о правилах поведения в общественных местах, ранспорте и правилах дорожного движения. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по УВР Золотова В.Э. Директор ГОУ НПО ПЛ № 24 Е.А.Мусаева

4. Оформите выписку из приказа согласно ГОСТу

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ № 10

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

01.12.2012 № 3001

г.Куйбышев

Об обеспечении противопожарной

безопасности и усилении охраны

в период праздничных дней

В целях обеспечения противопожарной безопасности и усилениях охраны в период праздничных дней 1 и 2 мая

ПРИКАЗЫВАЮ:

4.Всем сотрудникам училища по окончании работы 30.04.00 лично проверить состояние ТСО и электроприборов в кабинетах и сдать кабинеты заместителю директора по УПР до 15.00

Директор училища О.В.Кочетков

Верно

Секретарь Е.С.Троицкая

00.00.00

5. Оформите выписку из приказа по основной деятельности по 2-му и 3-му пунктам.

000 «Заречье»

ПРИКАЗ

29.01.2010 № 48

Об экономии электроэнергии в подразделениях

За последнее время в служебных зданиях 000 «Заречье» резко увеличилось потребление электроэнергии, что ведет к повышению финансовых затрат и угрожает пожарной безопасности.

В целях экономии и снижения потребления электроэнергии в подразделениях ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Запретить использование нагревательных приборов в подразделениях.

2. Руководителям структурных подразделений и отделов назначить по каждому служебному помещению ответственных лиц за экономное использование электроэнергии.

3. Хозяйственному отделу (Долгов В. И.) организовать горячие завтраки

для сотрудников в помещении столовой.

4. Хозяйственному отделу осуществлять контроль за расходованием электроэнергии в подразделениях и в срок до 10 декабря провести ревизию автоматических выключателей в электрощитах и неисправные заменить на новые.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на административного

директора М. П. Соловьева.

Генеральный директор В. В. Трофимов

6. Оформите выписку из приказа п.1, 2,4,5

Профессиональный лицей № 24 Краснодарского края приказ 30.03.2010 № 56 О проведении соревнований по гандболу. В связи с проведением соревнований по гандболу. приказываю: 1. Направить для участия в соревнованиях по гандболу 31.03.2010 года в ККЭП расположенного по адресу : г. Краснодар, ул. Зиповская 7, команду в следующем составе: Кохан Викторию Николаевну - группа №78 ;- Высоченко Викторию Викторовну - группа №80 ; Липину Юлию Николаевну - группа №86 ;-Лагутину Лолиту Валерьевну - группа №91 ; Лагутину Юлию Валерьевну - группа №91 ;Фоменко Юлию Андреевну - группа №91 ; Лобаеву Светлану Юрьевну - группа №91 ; 2.Ответственными за подготовку и проведение соревнований назначить преподавателей физического воспитания : Шапошникову Н.А..3. Шапошниковой Н.А., провести инструктаж о правилах поведения в общественных местах, транспорте и правилах ПДД .4. Ответственность за жизнь и здоровье учащихся возложить на Шапошникову Н.А..5. Контроль за проведением мероприятия возложить на заместителя директора по УВР Золотова В.Э..Директор ГОУ НПО ПЛ № 24 Е.А.Мусаева

7. Оформите выписку из приказа п.1, 2, 4

Департамент образования и науки Красноярского края профессиональный лицей № 24 Приказ от 25 августа 2009 года № 69 г.Красноярск Об оплате в группах договорной подготовки В связи с выполнением учебных планов и программ и сдачей квалификационных экзаменов в группах договорной подготовки ПРИКАЗЫВАЮ: За участие в организации и проведении занятий оплатить: Дворников Н.П. за проведение занятий теоретического и производственного обучения в группах договорной подготовки по профессии «Электрогазосварщик» согласно тарифной ставки 5035 рублей. Хромых А.Н. за проведение занятий по предмету «математика» в группах подготовительных курсов согласно тарифной ставки 5035 рублей. За активное участие в комплектовании групп и организации проведения уроков теоретического и производственного обучения произвести доплату следующим сотрудникам: Овсейко Е.С. – 3250 рублей Чумак И.Г. – 3800 рублей Дворников Н.П. – 465 рублей Прудей В.И. – 27750 рублей Ващенко Е.Е. – 3000 рублей Хромых А.Н. – 3090 рублей Бухгалтерии произвести оплату согласно приказу. Директор Е.А.Мусаева

8. Оформите распоряжения согласно ГОСТу

1) ООО «Приор». Распоряжение. 09.12.2009 № 1. О графике отпусков на 2017 год. Для составления графика отпусков на 2017 год предлагаю: руководителям структурных подразделений представить секретарю предприятия списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2017 году. Срок представления списков – 25 декабря 2016 года. Секретарю Савченко И.М. составить сводный график отпусков работников предприятия на 2017 года и представить мне на утверждение. Срок представления сводного графика – 7 января 2017 года. Генеральный директор Серов А.Г.

2) Администрация Санкт-Петербурга. Комитет финансов. распоряжение от 23 февраля 2017 г. № 23-р об утверждении порядка составления и ведения бюджетной росписи по подведомственным бюджетным учреждениям В связи с финансированием расходов бюджета Санкт-Петербурга с использованием лицевых счетов главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им бюджетных учреждений при казначейской системе исполнения бюджета, в соответствии с распоряжением председателя Комитета финансов от 26.04.2001 N 45-р "Об утверждении Инструкции о порядке финансирования расходов бюджета Санкт-Петербурга и ведения лицевых счетов главных распорядителей бюджетных средств подведомственных им бюджетных учреждений при казначейской системе исполнения бюджета" и в соответствии со статьями 217, 233 и 234 Бюджетного кодекса Российской Федерации. Обязываю.1. Утвердить прилагаемый Порядок составления и ведения бюджетной росписи по подведомственным бюджетным учреждениям.2. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой. Председатель Комитета финансов В.Ю.Кротов

3) № 73 от 14.11.2017,

наименование организации:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СПУТНИК»

место составления распоряжения: г. Москва

заголовок: Об участии ЗАО в международной выставке-ярмарке

Констатирующая часть: отсутствует

Распорядительная часть:

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям отделов представить начальнику отдела маркетинга А. П. Логунову предложения по формированию стенда ЗАО к 24. 11. 2017.

2. Коммерческому директору подать заявку на участие в выставке в администрацию выставочного центра 20. 11. 2017 и подготовить проект договора по аренде стенда.

3. Начальнику отдела рекламы подготовить рекламные проспекты и прайс – листа на представляемую продукцию и определить список сотрудников для консультирования посетителей выставки к 28. 11. 2017.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела маркетинга А. П. Логунова.

Подписи:

Зам. генерального директора Т. Г. Вандышев

Коммерческий директор Л.А. Сидоров 02.11.2017

Начальник отдела маркетинга А. П. Логунов 03. 11. 2017

Главный бухгалтер Е. М. Ерофеев 02. 11. 2017

9. Оформите указания согласно ГОСТу.

1) ОАО "Зенит" Указание 01.05.2016 № 45 О порядке направления на курсы повышения квалификации для составления графика посещений курсов повышения квалификации в период с 1 июня 2016 г. ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителям отделов представить секретарю список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации. Срок представления списков - до 25 мая 2016 г. 2. Секретарю составить единый сводный список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации, и представить для утверждения начальнику отдела кадров. Срок представления списка - 27 мая 2016 г. Директор Визы

2) Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования. Авиационный университет г.Архангельска. 09.12.2016 № 1. О графике отпусков на 2017 год. Для составления графика отпусков на 2017 год обязую: руководителям структурных подразделений представить секретарю предприятия списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2017 году. Срок представления списков – 25 декабря 2016 года. Секретарю Соколовой Т.П. составить сводный график отпусков работников предприятия на 2017 года и представить мне на утверждение. Срок представления сводного графика – 7 января 2017 года. Генеральный директор Серов А.Г.

3) Министерство Республики Беларусь УКАЗАНИЕ г.Минск Об организации работы копировально-множительного бюро В соответствии с приказом министра от 12.03.2016 № 35 ОБЯЗЫВАЮ: 1. Зав. копировально-множительным бюро Т.А.Новицкого: 1.1. Разработать форму заказа на размножение документов. 1.2. Регистрировать поступающие на размножение документы в специальных журналах учета. 1.3. Выдавать размноженные документы исполнителям с соответствующей распиской в журналах учета. 2. Контроль за исполнением указания возложить на начальника общего отдела И.П.Кравца. Зам. министра Н.А.Баранов. Визы. В дело

10. Оформите бланки с угловым и с продольным расположением реквизитов согласно ГОСТу

1) Федеральное собрание парламент Российской Федерации председатель Государственной Думы 103359, Москва, ул. Охотный ряд, д. 1

2) Государственное унитарное предприятие города Москвы московское государственное унитарное предприятие по содействию в регистрации кондоминиумов и созданию товариществ собственников жилья ГУП «Мосжилкоплекс»;

3) Московский Государственный Университет Экономический факультет Центр по изучению проблем народонаселения

4) Министерство экономического развития и торговли ул.1-я Тверская, д.1, Москва тел.(495)200-03-53, факс (495)251-69-65, ОКПО 00083204, ОГРН 120578456985, ИНН 7710349494, КПП 7710001001

5) Акционерное общество закрытого типа «Прогресс» финансовый директор 123546, Москва, Ленинградский пр-т, д. 1, тел.2345687, факс 3515176

6) Министерство образования российской федерации российский государственный гуманитарный университет экономический отдел Москва 121355, телефон: 440-76-10, факс: 440-76-89, ул. Ивана Франко, д. 8, к. 2

7) Министерство экономического развития и торговли выписка из приказа Государственное унитарное предприятие города Москвы, московское государственное унитарное предприятие по содействию в регистрации кондоминиумов и созданию товариществ собственников жилья, ГУП «Мосжилкоплекс» выписка из протокола

8) Аппарат правительства Москвы управление делами мэрии Министерство образования российской федерации, российский государственный гуманитарный университет; 112, Москва, улица Мира 123, приказ

9) Министерство финансов Российской Федерации сберегательный банк Российской Федерации краснодарское отделение ул.1-я Линия, д. 1, г.Краснодар тел.(861)200-03-53, факс (861)251-69-65, ОКПО 00083204, ОГРН 120578456985, ИНН 7710349494, КПП 7710001001

10) Министерство здравоохранения Российской Федерации российская академия медицинских наук приказ

11) Федеральная архивная служба России всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела справка

12) Правительство Москвы московский земельный комитет, 121355, телефон: 440-76-10, факс: 440-76-89, ул. Ивана Франко, д. 8, к. 2, Москва

Оформите следующие документы:

1. Составьте приказ по основной деятельности о графике работы в праздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу должен обеспечить дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер должен оплатить дежурство в двойном размере).

2. Составьте приказ по личному составу о принятии на работу Захарова Олега Павловича начальником юридического отдела по трудовому договору; о переводе Гуляевой Нины Васильевны с должности секретаря-референта на должность начальника канцелярии; об увольнении Козлова Анатолия Лукича, сторожа, по собственному желанию в связи с выходом на пенсию; об увольнении Сергеевой Галины Константиновны по собственному желанию.

3. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

4. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2016 году в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать меры по улучшению этой работы.

5. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Стайлинг» о приеме Вас на работу бухгалтером.

Выполните практические задания по вариантам

Вариант 1

Оформите распоряжение, расположив предложенные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:

ОАО «Физик» РАСПОРЯЖЕНИЕ 22.05.2017 № 28 Москва Об образовании рабочей группы по доработке проекта «Квант». В целях обеспечения организации работ по доработке проекта «Квант» ПРЕДЛАГАЮ:

1. Организовать рабочую группу по доработке проекта в составе: П.П.Платова – инженера-проектировщика, А.И.Смелова – ведущего специалиста, И.И.Хромовой – начальника правового отдела.

2. Рабочей группе доработать указанный проект с учетом замечаний до 25.05.2017.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на ведущего специалиста А.И.Смелова.

Заместитель генерального директора С.П. Рудницкий

Вариант 2

Оформите распоряжение, расположив предложенные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:

ООО «Металлист» РАСПОРЯЖЕНИЕ 15.05.2017 № 6 Москва О проведении ремонтных работ. В связи с аварийным состоянием отопительной системы ПРЕДЛАГАЮ:

1. Начальнику ремонтно-технической службы И.И. Сизову организовать проведение ремонтных работ в цехе № 1 до 18.05.2017.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на ведущего специалиста А.И.Смелова.

Начальник цеха № 1 В.И. Андреев

Вариант 3

Оформите указание, расположив предложенные реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:

ОАО «Рубин» УКАЗАНИЕ 19.12.2016 № 21 Москва О графике отпусков на 2017 год для составления графиков отпусков на 2017 год ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого очередного отпуска в 2017 году до 22.12.2016.

2. Начальнику отдела кадров А.П.Скориковой составить сводный график отпусков работников фирмы на 2017 год и представить его на утверждение в дирекцию фирмы до 25.12.2016.

Заместитель директора П.Н.Крылов

Тема. Справочно-информационные документы

Краткая теоретическая часть

К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, справка, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо.

Акт – это документ, фиксирующий фактическое состояние дел.

В именительном падеже указываются:

1. наименование их должностей;

2. наименование представляемых ими предприятий (организаций, учреждений);

3. фамилии и инициалы.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем при наличии заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последнем в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения.

В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

1. председатель или председательствующий;

2. секретарь;

3. присутствовали (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших);

4. повестка дня;

5. докладчики по каждому пункту повестки дня.

Справка – документ, содержащий ответ на запрошенную информацию, или подтверждение тех или иных фактов и событий. Могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Докладная записка – адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Какие документы относятся к справочно-информационным?

____________________________________________________________________________________

Что такое акт?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит текст акта?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что в нем указывается?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Продолжите предложение и вставьте пропущенные слова.

Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается _______________________________, затем при наличии _______________________, а после этого (в алфавитном порядке) ___________________, последнем в списке указывается ________________________.

Что указывается в конце акта?

Что такое протокол?

На основании чего составляется?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит протокол?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие реквизиты включает протокол?

________________________________________________________________________

Что такое справка?

________________________________________________________________________

Какие включает реквизиты?

________________________________________________________________________

Кто подписывает справку?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Виды справок?

Ставится ли печать на справках?

________________________________________________________________________

Докладная записка – это…

Реквизиты докладной записки:

Каких бывает видов? Кем подписывается?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Объяснительная записка – это…

Реквизиты объяснительной записки:

________________________________________________________________________

Контрольная работа

1. Какие документы относятся к справочно-информационным? Перечислите их

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Напишите название документа:

-аналог анкеты или автобиографии;

-необходим, для устройства на работу;

-документ информационного характера;

-входят сведения об образовании и трудовой деятельности

3. Каковы основные реквизиты, характер излагаемой информации, порядок расположения информации в номенклатуре дел организации?

4. Перечислите названия документов, в которых могут использоваться приложения?

5. Напишите заявление о предоставлении Вам академического отпуска (по медицинским показаниям)

Практические задания:

1. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

2. Составить докладную записку о замене старых персональных компьютеров новыми для введения новой программы по делопроизводству.

3. Составить объяснительную записку о срыве занятий в группе секретарей-референтов по причине отсутствия слушателей на учебных занятиях.

4. Составить справку о трудовом стаже на основании документов, хранящихся в отделе кадров предприятия «Аргам» на Семину А.П. экономиста, которая зачислена на работу приказом № 15 л/с от 14 марта 1990 г. Уволена по ст.31 КЗОТ РСФСР 17 декабря 1999 г. (приказ № 92 л/с от 10 декабря 1999 г.).

5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

6. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии Завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн.рублей, а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2, и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

7. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

8. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела Завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2016 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на 3 дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

9. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Вы работаете менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Для решения этого вопроса необходимо оформить докладную записку на имя директора фирмы.

11. Оформите докладную записку на имя директора предприятия от начальника технологического отдела о выделении средств из директорского фонда для оказания материальной помощи в связи с временной потерей трудоспособности сотрудника в результате травмы, полученной на ежегодной спартакиаде сотрудников. Сотрудник должен получить возможность восстановить свое здоровье в санатории-профилактории предприятия в г.Сочи.

Вариант 1

1. Оформите объяснительные записки согласно ГОСТу

Директору ГОУ НПО ПЛ № 24

Мусаевой Е.А.

от учащейся группы № 80

Денисенко Е.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Денисенко Екатерина, 25.03.2016 отсутствовала на занятиях по причине плохого самочувствия (поднялась температура).

Е.Денисенко

26.03.2016

2) Главному бухгалтеру ООО «Центр» Крушининой Е.А. от бухгалтера Гранкиной В.Н. Объяснительная записка. Прошу Вас учесть сложившиеся непредвиденные семейные обстоятельства (госпитализация родственника) и не считать мое отсутствие на работе 20.07.2017 г. прогулом. Бухгалтер В.Н.Гранкина. 22.07.2017

3) Директору ПЛ № 47. Шумову В.С.от преподавателя Бондаренко В.А. Объяснительная записка. 09.09.2016 в 9.00 на занятиях по гражданской обороне пришли только трое учащихся из состава группы в 20 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. Преподаватель Шумов В.С. 10.09.2016

Вариант 2

2. Оформите докладные записки согласно ГОСТу

1) Генеральному директору

ЗАО «Оксидент-Трэвел»

Дорнышеву М.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас для организации инкассации по офисам: ул.Н.Арбат, д. 14, ул. Садовая д.56, Невский проспект, д.3 кор.2 дать указание руководителю административно-хозяйственной части Иванову И.И. изготовить 3 пломбира (устройства для изготовления пломб):

№ пломбира	Надпись
1	Оксидент-Треэвел 7
2	Оксидент-Треэвел 8
3	Оксидент-Треэвел 9

Начальник финансового отдела Д.А.Смирнов

12.01.2017

2) Директору ЗАО «Монолит» Островскому Э.А. от начальника пионерлагеря Коршунова Л.П. Докладная записка. Согласно вашему предписанию мною совместно с техником-смотрителем Левитовым Р.А. 7-8 мая 2016 года проведен осмотр жилых помещений базы отдыха нашей фирмы. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии. Однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 следует побелить, а в корпусе № 3 надо подогнать двери. После устранения этих дефектов и соответствующей уборки жилые помещения будут пригодны для приема отдыхающих. Начальник пионерлагеря Л.п.Коршунов. 10.05.2016

3) Начальнику Московского городского комитета по начальному профессиональному образованию Кораблеву Л.П. Докладная записка. Довожу до Вашего сведения, что утвержденным главным управлением начального профессионального образования Москвы план приема учащихся на 2016/2017 учебный год выполнен. Принято 289 учащихся на обучение в группах со средним образованием на базе девяти классов и 90 учащихся в группы на базе полного среднего образования. В проведении профориентационной работы в школах Петровского района Москвы особо отличились мастера производственного обучения Облапова Г.Н., Иванов С.Т., и Кузнец Т.Р. Прошу рассмотреть возможность поощрения мастеров производственного обучения добившихся хороших результатов по организации и проведению профориентационной работы. Директор В.С.Шумов 10.08.2016

Вариант 3

1) Руководителю операционно-кассового управления. К.А.Константинову от Ведущего специалиста Кузнецова А.В. Докладная записка. 01.12.2017 введена в действие инструкция Центрального банка Российской Федерации № 234 «Об изменении порядка очередности платежей с расчетных, текущих, бюджетных счетов юридических лиц». В связи с этим возникла необходимость пересмотра порядка оформления платежных поручений клиентов банка, поскольку действующая форма платежных поручений не позволяет следовать указаниям Инструкции. В целях совершенствования порядка оформления платежных документов клиентов банка прошу проинформировать клиентов банка о введении в действие Инструкции Центрального банка Российской Федерации № 234 и обеспечить их копиями данной Инструкции, а также провести устный инструктаж с клиентами банка. Ведущий специалист А.В.Кузнецов 25.12.2017

2) Директору ПЛ № 24 Мусаевой Е.А. от мастера производственного обучения Соколовой Т.П. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА В апреле в кабинете №13 проводились следующие работы: - приобретены маркеры и жидкость для маркерной доски; - отремонтировано 4 ученических стола; - отремонтировано 5 пишущих машин; - отремонтировано 2 светильника; - согласно расписания проводятся занятия производственного обучения; - согласно графика проводятся консультации по дипломным работам; - согласно графика проводятся факультативные занятия по предмету: «1С: Предприятие и Кадры»; - работает кружок «АРТ-фото» - каждую пятницу проводится генеральная уборка. Мастер производственного обучения Соколова Т.П. 23.04.2017

3) Директору СОШ № 14 Токаревой Т.В. от преподавателя информатики Васильевой О.Н. Служебная записка. В кабинете № 15 «Информатика» имеет 15 компьютеров для учащихся, 1 компьютер для преподавателя и 1 сервер. При проведении практических уроков информатики в классе становится очень душно от включенных компьютеров, ко всему прочему класс находится на солнечной стороне и сильно нагревается от солнца до 30⁰С, поэтому проведение уроков невозможно согласно санитарным нормам. На основании вышеизложенного прошу приобрести в кабинет сплит-систему, так как она предусмотрена техникой безопасности. Преподаватель информатики Васильева О.Н. 29.08.2017

Вариант 4

1. Оформите служебные записки согласно ГОСТу

Директору ПЛ № 24

Мусаевой Е.А.

от мастера производственного обучения

Соколовой Т.П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Учащиеся группы № 91 «Секретарь-референт»

1. Рудик Анастасия Игоревна

2. Соловьева Яна Сергеевна

3. Фоменко Юлия Андреевна

4. Нельская Евгения Андреевна

5. Нестерцева Алена Александровна

6. Пачковская Виктория Викторовна

Участвовали в следующих мероприятиях, проводимых в I полугодии:

- 1 сентября – День знаний

- 70 лет системе начального профессионального образования

- Ежегодной ярмарке начального профессионального образования

- День борьбы с курением

- День конституции РФ

- Новогодний вечер

На основе вышеизложенного прошу поощрить денежной премией в размере 500 рублей

Мастер производственного обучения Т.П.Соколова

28.12.2016

2) Директору ЗАО «Искра» Островкому Э.А. от начальника базы отдыха ЗАО «Искра» Кабачкова Е.С. Служебная записка. 1 апреля 2009 годы мною была проведен осмотр жилых помещений базы отдыха нашей фирмы. В результате проверки установлено, что все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии. Однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 следует побелить, а в корпусе № 3 надо подогнать двери. На основании вышеизложенного, прошу выделить денежные средства в размере 25 (двадцать пять) тысяч рублей для проведения ремонта.

Начальник базы отдыха ЗАО «Искра» Кабачков Е.С.

02.04.2017

3) Оформите внешнюю докладную записку

ЗАО «Двадцать первый век»

18 мая 2017 года № 23

Техническому директору МГПО «Мосгорсвет» Свешникову А.А. Согласно Постановлению Правительства Москвы № 335 от 16.04.1996 вся реклама должна быть освещена. Паспорт на установку рекламного щита по адресу: Ленинский проспект, д. 22 - был согласован с МГПО «Мосгорсвет» и заключен договор от 12.07.2017; произведена предварительная оплата за пользование электроэнергией за год. Распоряжением мэра Москвы № 155-М от 23.09.2017 запрещено заключение договоров аренды на все виды рекламы. В связи с вышеизложенным щит не был установлен и подключен к сетям МГП по форс-мажорным обстоятельствам. Просим аннулировать договор № 345, а перечисленные денежные средства вернуть или перезачесть в счет оплаты договоров, которые планируется заключить в новом, 2018 году.

Директор В. А Ильин.

Самостоятельная работа

1. Что такое справка? Виды справок? В зависимости от адресной направленности справки могут быть … (продолжите предложение). Используются ли в справках трафаретный текст и унифицированные бланки?

2. Зарегистрируйте любой внутренний документ, используя при этом таблицу.

Журнал регистрации внутренних документов

№ п/п	Дата документа	Краткое содержание (заголовок)	Кем подписан	Отметка об исполнении	Номер дела	Примечание

1. Определите по нижеприведенным высказываниям название документа.

-составляется в 2-х экземплярах;

-требует последовательного описания фактов;

-необходимо документальное подтверждение;

-не имеет регламентированной формы;

-составляется в случае нарушения прав физических или юридических лиц.

4. Составьте резюме

Практические задания по вариантам

Вариант 1

1. Оформите справки согласно ГОСТу

1) Министерство образования Российской Федерации, Департамента образования и науки Красноярского края, профессиональный лицей № 24, справка, от 01.09.2016 № 56, Красноярск. Выдана Ивановой Яне Андреевне 29.10.1999 года рождения, в том, что она действительно обучается в профессиональном лицее № 24 по профессии «Секретарь-референт». Форма обучения очное (дневное).

За время обучения сдала зачеты, промежуточные и итоговые экзамены по следующим дисциплинам:

Наименование предмета	Оценка
Русский язык и литература	5 (отлично)
История	5 (отлично)
Физика	5 (отлично)
Химия	5 (отлично)
Физическая культура	5 (отлично)
Основы безопасности жизнедеятельности	5 (отлично)
Математика	5 (отлично)
Правила дорожного движения	5 (отлично)
Основы правоведения	5 (отлично)
Информатика	5 (отлично)
Английский язык	5 (отлично)
Деловая культура	5 (отлично)
Секретарское дело	5 (отлично)
Оргтехника	5 (отлично)
Документы, корреспонденция и делопроизводство	5 (отлично)

Поведение – примерное. Директор ПЛ № 24 Мусаева Е.А.

2) Товарищество собственников жилья ТСЖ «145». Справка. От 25.07.2017 № 145 Дана Королевой Оксане Алексеевне в том, что она действительно проживает по адресу: г.Краснодар, ул.Атарбекова д.45 кв.15. Состав семьи: муж Королев Николай Анатольевич. дочь Королева Ольга Николаевна, сын Королев Иван Николаевич. Справка выдана для предъявления в паспортный стол. Председатель Макаров Н.В.

3) Угловой штамп. Адресат. Справка. Дата. Индекс. Москва. О наличии стройматериалов на складе № 3. На складе № 3 имеют следующие строительные материалы: доски половые – 150 куб.м. паркет – 600 кв.м. линолеум – 250 м. пластик для пола – 900 шт. цемент – 600 кг. Краска масляная – 120 кг. Мел – 700 кг. Известь – 100 кг. Обои – 125 рулонов. Гипсокартон – 452 листа. Заведующий складом Петров Е.Б.

4) Мэрия Москвы. Северо-западный административный округ. Финансовое управления. Справка. 14.01.2016 № 56. Департамент финансов Москвы. Управление налогов и доходов. О результатах финансовой деятельности Московского машиностроительного завода «Прогресс». Значительную часть всей выпускаемой Московским машиностроительным заводом «Прогресс» продукции – 85% - составляет продукция, изготавливаемая по заказу Государственного комитета оборонной промышленности. Объем выручки от реализованной за 2017 год по сравнению с 2016 годом увеличился на 154%, при этом затраты на производство продукции увеличились на 170%. Превышение затрат привело к образованию убытка. Балансовый убыток за 2016 год составил 3107520 рублей. Дебиторская задолженность за 4 квартал 2016 года увеличилась на 17454501 рублей, или на 117%. Основным дебитором является Госкомитет обороны. Кредиторская задолженность за 2017 год уменьшилась по сравнению с 2016 годом на 8470803 рубля, т.е. на 12%. Основными кредиторами завода являются поставщики сырья и материалов и бюджет. Анализ некоторых данных бухгалтерской отчетности предприятия показал: для получения прибыли московскому машиностроительному заводу «Прогресс» необходимо уменьшить затраты на производство, увеличить вложение капиталов в финансово-хозяйственную деятельность завода либо приравнять цены на продукцию предприятия к рыночным.

Начальник управления Панина В.Ф.

5) Администрация Ивановской области. Комитет по делам архивов. Государственный архив. Заведующему отделом социальной защиты населения Петровского района Ивановской области. Кринцову А.Н. справка. 12.02.2005 № 17 г.Иваново. О наличии документов по трудовому стажу за 1970-2000 г.г. В документах государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1970-2000 г.г. на следующих предприятиях и организациях Петровского района: - завод расточных станков – за 1970-1979 г.г.; - завод ремонта сельскохозяйственной техники – за 1980-1989 г.г.; - машинотракторная станция – 1990-1995 г.г.; - колхоз «Светлый путь» - за 1995-2000 г.г. Директор архива Суконцев Р.П.

Вариант 2

1. Оформите справки согласно ГОСТу.

1) Угловой штамп. Военный комиссариат Карасунского округа г.Краснодар. справка. Дана Иванову Сергею Викторовичу в том, что он действительно обучается в профессиональном лицее № 24 по профессии «слесарь по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей» с 1 сентября 2015 года по 30 июня 2017 года. Обучение дневное (очное). Срок обучения 3 года. Директора ГОУ НПО ПЛ № 24 Е.А.Мусаева

2) Генеральному директору ЗАО «Монолит» Молодцову Ф.Ф. Справка. 15.01.2014 № 12. Москва. По отчетным данным на 01.01.2014 года. Останкинский хлебозавод № 1 имеет в наличии следующее неустановленное оборудование: 1) печи ФТЛ-2 – 1 шт. 2) тестоделители– 1 шт. 3) макаронные прессы ГМП – 2 шт. 4) холодильные установки – 3 шт. Старший экономист хлебозавода К.К.Корнеева

3) Угловой штамп. Военный комиссариат Карасунского округа г.Краснодар. справка. Дана Иванову Сергею Викторовичу в том, что он действительно обучается в профессиональном лицее № 24 по профессии «слесарь по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей» с 1 сентября 2015 года по 30 июня 2017 года. Обучение дневное (очное). Срок обучения 3 года. Директора ГОУ НПО ПЛ № 24 Е.А.Мусаева

4) Генеральному директору ЗАО «Монолит» Молодцову Ф.Ф. Справка. 15.01.2014 № 12. Москва. По отчетным данным на 01.01.2014 года. Останкинский хлебозавод № 1 имеет в наличии следующее неустановленное оборудование: 1) печи ФТЛ-2 – 1 шт. 2) тестоделители– 1 шт. 3) макаронные прессы ГМП – 2 шт. 4) холодильные установки – 3 шт. Старший экономист хлебозавода К.К.Корнеева

Вариант 3

Оформите справки согласно ГОСТу.

1) Департамент образования и науки

Отделение Пенсионного фонда по Красноярскому краю

Красноярского края

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ № 24

СПРАВКА

01.09.2010 № 187

Красноярск

О месте работы

Выдана Соколовой Татьяне Павловне, в том, что она действительно работает в профессиональном лицее № 24 г. Красноярск в должности мастера производственного обучения со среднемесячной зарплатой 15 000 рублей.

Справка дана для предоставления в Пенсионный фонд.

Директор

ГОУ НПО ПЛ № 24 Е.А.Мусаева

Главный бухгалтер Н.П.Михайлова

2) ОАО «Главпродукт», справка, 12.05.2015 № 7 г.Омск, о наличии товара на складе. 12.05.2015 на складе проведена инвентаризация имеющегося товара. Установлено следующее: количество бракованного товара (нарушена целостность упаковки) составляет 2,5% общей стоимости товара, находящего на складе; количество товаров, не пользующихся спросом, составляет 2% общей стоимости товара. Для освобождения занятых складских площадей была проведена распродажа указанных товаров по сниженным ценам. Приложение: опись товаров на 3 л. в 2 экз. Заведующий складом Ерофеев А.Ф. Руководителю направления В.А.Ильину.

3) Министерство образования Российской Федерации. Департамент образования и науки Краснодарского края. Кубанский государственный университет. Справка. 19.10.2016 № 12-7/56. О параметрах пишущих машин, применяемых в Российской Федерации. Взаимное расположение печатных знаков в машинописном тексте документов определяется параметрами пишущих машин. Параметры пишущих машин, выпускаемых в РФ, а также зарубежных моделей имеют шаг письма 2,6 мм, межстрочный интервал 4,25 мм, справка составлена на основании ГОСТ 8274-2003. Государственный комитет Российской Федерации по стандартам. Техническое управление. Заместитель ректора по общим вопросам О.С.Лебедев. В дело № 12-7/56 19.10.2016 В.В.Толкова

4) Составьте справку в адрес руководителя базового предприятия о количестве персональных компьютеров, которыми оснащена аудитория колледжа. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

5) Составьте справку для предъявления в паспортный стол о факте вашего обучения в лицее.

Тема. Оформление актов, служебных писем

Краткая теоретическая часть

Акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении.

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направлены с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий (качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д).

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

Договорные письма подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении.

Письма-напоминания – письма, в которых содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

Информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информированное должностное лицо или организацию о совершившимся факте.

Письма-приглашения – могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

Коммерческие письма – составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Структуру делового письма можно разделить на информационную и служебную части.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

а. приветствие,

б. обращение к адресату,

в. лид-абзац,

г. заключительную формулу вежливости,

д. подпись отправителя,

е. постскриптум.

Обязательными реквизитами делового письма являются:

1. Эмблема (логотип) организации;

2. Код по ОКПО;

3. ОГРН организации;

4. ИНН/КПП организации;

5. Наименование отправителя;

6. Справочные данные об организации;

7. Дата;

8. Регистрационный номер;

9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа;

10. Место составления;

11. Адресат;

12. Заголовок к тексту;

13. Текст;

14. Отметка о наличии приложения;

15. Подпись;

16. Гриф согласования;

17. Оттиск печати;

18. Отметка об исполнителе.

Какие бывают акты?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Из каких частей состоит акт?

Что указывается в акте?

Что такое письмо?

Заполните таблицу

Классификация официальной переписки

Признак	Группа переписки
Вид связи
Территория
Место в информационном обмене
Завершенность информационного обмена
Положение в системе документооборота
Уровень типизации
Композиция
Отношение к действиям партнеров
Отношение к полноте и точности информации
Тематика
Отношения в иерархии управления
Правовой статус корреспондента
Число адресатов
Количество писем от одного автора
Наличие информации об адресате

Продолжите предложения:

Циркулярные письма - ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Гарантийные письма ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сопроводительные письма__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-подтверждения ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Договорные письма ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-просьбы ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-напоминания ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-извещения – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Информационные письма – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письма-приглашения – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Коммерческие письма – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«Стандартное» начало делового письма-

В качестве заключительных слов могут быть приведены следующие фразы: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Части делового письма. Дать пояснения

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что включает служебная часть содержания делового письма?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дайте определения терминов:

Приветствие –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Обращение к адресату –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Лид-абзац –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заключительная формула вежливости –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Подпись отправителя –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Постскриптум –

Обязательные реквизиты делового письма

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Практические задания:

1. Составить акт о проверке сохранности управленческих документов. Назначить комиссию, состоящую из 5 человек. Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

2. Какими языковыми формулами можно выразить следующие элементы смысла:

а. слова благодарности;

б. начало письма,

в. обращение,

г. представление,

д. факт отправки,

е. продолжение письма,

ё. извещения,

ж. просьбы,

з. предложения помощи,

и. выражение надежды,

к. соболезнование,

л. подтверждение,

м. гарантия,

н. предложение (оферта),

о. напоминание,

п. предупреждение,

р. извинения,

с. отказ,

т. ответы на вопросы и предложения,

у. приглашения,

ф. окончание письма,

х. слова, завершающие деловое письмо,

ч. слова разрыва отношений.

3. Определите тип письма по языковым формулам.

Языковая формула	Тип письма
Просим сообщить дату приезда делегации от Вашей фирмы…
Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество нашей продукции …
В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что …
Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который состоится …
К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение …
Представляю на утверждение проект плана

4. Какие обращения не используются в современных деловых документах: любезный сэр, уважаемый председатель комиссии, многоуважаемый господин, директор, гражданка, милостивый государь, господин начальник, леди и джентльмены, уважаемый генеральный директор, боевой товарищ?

5. К каким видам писем относятся предложенные ниже варианты?

А. В связи с утерей бывшей администрацией технического паспорта на здание училища и невозможностью привести в соответствие все документы по собственности и аренде земельного участка просим Вас выдать правоустанавливающие документы, оформляемые при составлении реестра областной собственности.

________________________________________________________________________

Б. Вашу просьбу о предоставлении помещения для оборудования офиса, к сожалению, выполнить не можем из-за отсутствия в настоящее время свободных площадей. Предлагаем вернуться к рассмотрению данного вопроса в начале следующего года.

________________________________________________________________________

В. Сообщаем, что завод «Труд» своевременно получил документацию на изготовление деревянных формовочных опор для литья. Документация включала 234 с. текста и 2 приложения по 25 с. каждое. Выражаем огромную благодарность.

________________________________________________________________________

Г. Направляем Вам постановление об отзыве заявок на реализацию арестованного имущества от 19.06.2009 № 154/8.

________________________________________________________________________

Д. МУП «Эдельвейс» гарантирует оплату по счет-фактуре от 15.04.2010 № 555/98 бензина АИ-80 в количестве 1000 л на сумму 12000 руб. и бензина АИ-92 в количестве 200 л на сумму 2780 руб. до 18.04.2010

________________________________________________________________________

Е. Напоминаем, что в 2010 г. соглашение между Главным управлением образования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет.

________________________________________________________________________

Ж. Мы рады предложить Вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной кампании для продвижения на рынке нашей новой продукции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Срок проведения рекламной кампании – I квартал 2011 г. Условия сделки – предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.

________________________________________________________________________

6. Укажите ошибки в оформлении основных реквизитов письма:

1. при обращении:

а. Уважаемый г-н Н.А.Пономарев,

б. Г-жа Л.Н.Лебедева!

в. Уважаемые г-да!

г. Уважаемый господин министр Иванов,

д. Иванов Дмитрий Васильевич!

е. Уважаемый И.М.Михайлов!

7. В приведенных предложениях имеются случаи ненормативного или ошибочного употребления фразеологизмов. Сформулируйте Ваши варианты предложений, исправляя эти стилистические ошибки.

1 Медицинское обслуживание в области в настоящий момент находится ниже любой критики.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2 Комиссия отмечает, что положение на строительстве чревато и нуждается в немедленном вмешательстве.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3 В связи с предварительной договоренностью необходимые документы высылаем Вам...

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4 Мы признаем о том, что проект станка неудачный.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Найдите в приведенных предложениях нарушения административного речевого этикета. Отредактируйте предложения.

1 Не откажите нам в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2 Институт просит представить Ваши экспонаты для выставки в приемлемом для экспонирования виде.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3 Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________4 Обращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Прочитайте языковые обороты, взятые из деловых документов. Предложите более короткую запись этих оборотов без потери информативности.

1 Абсолютно новый документ

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2 Собранные вместе материалы

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3 Продолжающиеся далее инциденты

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4 Сотрудничать вместе с Вами

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Приложенное при этом заявление

________________________________________________________________________________________________________________________________________________6 Точно совпадающие данные

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7 Каждый в отдельности считает, что …

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Повторите снова Ваше предложение

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9 Все еще остается не решенным

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Прочитайте предложения, взятые из различных деловых документов. Найдите ошибки, исправьте их.

1 Пришлось ознакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2 Эта проблема с каждым днем ухудшается

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3 В этом главное место переживаемого момента

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4 Он пытался на практике провозгласить свои идеи

________________________________________________________________________________________________________________________________________________5 Мы рассмотрели вопрос, согласно полученного заявления

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6 Ряд предложений проекта расчетами не подкрепленные

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7 Рабочие, что допустили брак, получили выговор

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8 Взяв без разрешения оборудование на складе, у него начались неприятности с начальством

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11. ПРОЧИТАЙТЕ ФРАЗЫ ИЗ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ОПРЕДЕЛИТЕ ХАРАКТЕР ЭТИХ ПИСЕМ

1. Сообщаем Вам, что документы в архив на хранение не поступали

________________________________________________________________________

2. Просим Вас принять участие в работе конференции

________________________________________________________________________

3. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений

________________________________________________________________________

4. Фирма гарантирует прием на преддипломную практику студента Никифорова А.Ф

________________________________________________________________________

5. Направляем Вам на экспертизу проект создания развлекательного парка

________________________________________________________________________

6. Выпускаемая продукция имеет сертификат качества, отличается широкой цветовой гаммой

________________________________________________________________________

1. Оформите служебные письма согласно ГОСТу. Недостающие реквизиты добавьте самостоятельно.

1) Директору ГОУ НПО Профессионального лицея № 24 Е.А.Мусаевой Уважаемая Елена Александровна! Администрация детского спортивно-оздоровительного курортного комплекса «Лагуна» просит Вас продлить срок договора об обслуживании учащимися ГОУ НПО Профессионального лицея № 24 Краснодарского края пищеблока детского спортивно-оздоровительного курортного комплекса «Лагуна» п.Лермонтово до 6 сентября 2016 года.

Директор А.А.Лобейко Исх.№ 10 от 23.08.2016

2) Министерство образования РФ. Департамент образования и науки Краснодарского края. Профессиональный лицей № 24. Руководителю Департамента образования и науки Краснодарского края. Хлоповой Т.П. В ответ на ваше письмо от 25.05.2017 № 2/8-569 сообщаем, что курсовая подготовка профессионального лицея № 24 выпускает специалистов по следующим специальностям: бармен, повар, секретарь руководителя, программист, портной, швея, закройщик, электрогазосварщик, кондитер, официант, автомеханик. Приложение на 1 л. в 1 экз. заместитель директора по УПР Батютина Н.А.

2. Оформите служебный акт согласно ГОСТу.

2.1. ООО «Пятое колесо» АКТ Утвержден решением общего собрания 27.12.2009 Проверки состояния финансово-хозяйственной деятельности 20.12.2009 № 03 г. Орел На основании решения № 09 от 15.12.2009 общего собрания членов. ООО «Пятое колесо» комиссией в составе председателя Н.Н.Николаева, членов комиссии Гусева М. В. и Кирилкина Ю. П. проведена проверка состояния финансово-хозяйственной деятельности ООО «Пятое колесо». В результате проверки установлено: 1. Членские взносы, целевые сборы и другие финансовые поступления составили 437 897 рублей с учетом остатка на 31 декабря 2008 года. 2. Все поступившие денежные средства документально оформлены и проведены по учету. Замечаний по ведению документации нет. 3. Денежные средства, размещенные в Сберегательном банке, были своевременно сняты и использованы по назначению. 4. Все операции по приходу и расходу денежных средств оформлены соответствующими финансовыми документами. Расхождений не установлено.

Акт составлен в 2 экз.:

1-й экз. - в бухгалтерию

2-й экз. - в дело.

Председатель комиссии Н. Н. Николаев

Члены комиссии М. В. Гусев и Ю. П. Кирилкин.

5. Внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 6. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора А. С. Королеву.

Генеральный директор В. Я. Яковлев.

2.2. ОАО «Москомархитектура» Акт Утверждаю Генеральный директор Н.Г.Шишкин 12.04.2010 № 12 Передачи дел заведующим хозяйственной частью Основание: приказ Генерального директора «Москомархитектура» от 09.04.2010. Составлен комиссией: председатель- заместитель Генерального директора АВ.Фролов, члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Л.АКалинкина. 2. Бывший заведующий хозяйственной частью М. А Новиков. 3. Вновь назначенный заведующий хозяйством В. Б. Бобров. М. А Новиков сдал, а В. Б. Бобров принял дела по должности заведующего хозяйством. В результате сдачи-приема дел установлено:

1. Инвентаризационная ведомость составлена по состоянию на 12.04.2010.

2. Представленное оборудование, инвентарь, мебель соответствуют инвентаризационным ведомостям.

3. В наличии имеются ведомости о списании инвентаря и мебели.

Акт составлен в 3 экз.:

1-й экз.- Генеральному директору

2-й экз. - Главному бухгалтеру

3-й экз. - в дело № 12.

Председатель комиссии Л.А.Калинкина

Члены комиссии М.А.Новиков, В.Б.Бобров.

Самостоятельная работа

1.Оформите акты согласно ГОСТу

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Сапфир»

______________Е.Н.Королев

«____»____________20___г.

ЗАО «САПФИР»

АКТ

18.06.2015 № 9

Москва

Недопоставка изделий

Основание: приказ директора Общества

от 18.06.2015 № 43

Комиссия в составе:

Председатель комиссии – начальник отдела снабжения Е.П.Карпенко

Члены комиссии: 1. Инженер А.Р.Павлов

2.Заведующий складом № 1 Р.В.Кудряшова

17 июня 2015 года в адрес завода прибыл посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось 12 (двенадцати) корпусов для часов марки «молния», числящихся по накладной №9 от 24 октября 2014 г. исходя из изложенного комиссия пришла к выводу. Что завод-поставщик должен дослать недостающее число корпусов

Акт составлен в трех экземплярах:

1-й – заводу-поставщику;

2-й – в бухгалтерию;

3-й – в дело.

Председатель Е.П.Карпенко

Члены комиссии А.Р.Павлов

Р.В.Кудряшова

2) ООА «Авиазапчасть». Акт. 02.10.2015 № 9. г.Уфа. Инвентаризация денежных средств. Основание: приказ генерального директора № 23 от 28.09.2015. Составлен комиссией в составе: председатель – главный бухгалтер Борисов О.Н. члены комиссии: экономист Иванова М.И., специалист Самойлова В.И. В период с 30.09.2015 по 01.10.2015 была проведена инвентаризация наличия денежных средств. В результате проверки установлено: 1. Излишков и недостачи не обнаружено. 2. Последний номер приходного кассового ордера № 11, расходного кассового ордера № 23. Составлен в трех экземплярах: 1-й – генеральному директору; 2-й – главному бухгалтеру; 3-й – в дело № 12. Председатель. Члены комиссии. Утверждаю. Генеральный директор В.И.Федотов.

Практические задания:

1. Отредактируйте текст делового письма. Составьте его в соответствии с правилами составления служебных документов.

Фирма «Сотел-телеком» РА «Миргород»

Отдел маркетинга Сомовой К.Р.

г.С-Петербург, 630117 г.С-Петербург,

Невский проспект, 75, оф.13 ул.Достоевского, 34, тел. 215-76-01 оф.16

Рекламный щит «Сотел» на Дворцовой площади

Дорогая Кристина Ренатовна!

Напоминаем Вам, что до 01.03.2017 щит с рекламой нашей фирмы должен быть установлен на оговоренном месте (Дворцовая площадь). Деньги мы перевели еще неделю назад и надеемся в ближайшие дни увидеть долгожданную рекламу.

С уважением,

Менеджер отдела маркетинга «Сотел-телеком»

Мериносов К.Д. Подпись

2. Отредактируйте текст делового письма, составьте письмо в соответствии с правилами составления служебных документов.

ООО «Офис-Маркет» Генер.дир-ру

Красный пр-т,41, фирмы «Сиб-Граф»

г.Чита, 694209, Россия П.В.Сергееву

факс: (495) 951-00-27

тел. (495) 951-11-46

02.02.2010

О выставке

«Современный офис»

Уважаемый г-н Петр Владимирович!

Приглашаем Вас посетить выставку «Современный офис», которая проводится компанией «Офис-маркет». Выставка состоится 5 февраля 2017 г. в Доме Культуры им.Чкалова (Проспект Дзержинского, 34 на 1-ом этаже). Начало выставки в 10.00 час.

На выставке будет представлена современная офисная техника, мебель для офиса, разнообразные канцелярские товары. В дальнейшем Вы сможете заказать себе понравившиеся вещи.

Просим Вас подтвердить участие в выставке до 04.02.2017 г. заявку необходимо выслать по факсу.

Приложение:

1. Программа выставки «Современный офис» на 1 л. В 1 экз.

2. Каталог «Технические средства современного делопроизводства» на 5 л. В 1 экз.

Г.В.Корнеев Ген.дир-р «Офис-Маркет»

Шастина Вера Константиновна

931-00-17

Тема. Классификация корреспонденции

Краткая теоретическая часть

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения. Выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Требования к языку и стилю документов:

1. однозначность используемых слов и терминов;

2. нейтральный тон изложения;

3. соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

4. смысловая достаточность и лаконичность текста.

Основные группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи коммерческой корреспонденции. В коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют письма-запросы или письма-ответы. К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию, охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций».

Что является одной из главных особенностей делового письма?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Официально-деловой стиль – это

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Особенностью языка и стиля официальных бумаг является…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Перечислите требования к языку и стилю документов

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое коммерческая корреспонденция?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что является особенностью унификации языка служебных документов

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заполнить таблицу:

Цель	Тип документа	Языковые модели
Информирование	Служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение и т.д.
Побуждение	Приказ, распоряжение, указание и т.д.
Инициирование, поддержание отношений	Гарантийное письмо
Инициирование, поддержание отношений	Письмо-просьба
Выражение предупреждения, требования, отказа	Письмо-приглашение
	Письмо-напоминание
	Письмо-требование
	Письмо-ответ

Тема. Типовые и трафаретные служебные письма

Краткая теоретическая часть

Наиболее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов – трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т.д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.

Письмо-запрос – вид письма, используется для получения информации об объекте общих интересов. В коммерческой переписке письмо-запрос используется для выяснения фирмой – потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт –дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса.

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. Ответом на письмо-просьбу может быть и гарантийное письмо.

Ответом на заказ может являться, подтверждение заказа с вытекающее из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ и т.д.

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом. В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка.

Что такое типовой текст?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Трафаретизация – это…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письмо-запрос – вид письма, ________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на запрос зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на просьбу зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на заказ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Ответ на оферту

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается ______________. во второй части_______________

2. Служебное письмо - это единственный документ, который не имеет

____________________документа.

3. Как правило, максимальный объем письма ______________ листа, вторая страница оформляется на _____________листе.

4. Письма финансового характера должны иметь _______________подписи.

5. Реквизиты служебного письма:

- реквизиты бланка письма;

-адресат;

- резолюция;

-текст;

- отметка о наличии приложения;

- оттиск печати;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

_____________________(только для входящих писем).

Практические задания:

1. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

1. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами. Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставкеярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

2. Герб

Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

В.А. Борисову

Копия: главе администрации

К.К. Петрову

Копия: начальнику ГНИ по

Тагинскому району

В.Ф. Антонову

Текст

Генеральный директор Подпись А.А. Петруненков

Печать

3. Герб

Наименование организации

Адрес На 1755/2 В Администрацию

от 03.03.11 Новосибирской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов № 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.11 составляет 125 тыс. руб.

Директор Подпись И.А. Сидоров

Главный бухгалтер Подпись Е.А. Кривошеева

4. Оформите ответное письмо

ОАО «Райпо»

Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789

р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит»

к/с 89765689456534543212, БИК 456321908

23.04.2010 № 245

На № 01/56 от 06.04.2010

Техническому директору 000 «Формула»

По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта Игнатову В. П.

Начальник отдела маркетинга И. И. Руденко.

Тема. Внутренние и международные телеграммы, телефонограммы и телефаксы

Краткая теоретическая часть

Телеграмма и телетайпограмма – документы, выделенные в отдельную группу, в связи со способом передачи их текста по телеграфу, телетайпу, телефону.

Телеграммы бывают различных категорий: правительственные, срочные, простые, телеграммы-доверенности и др. разновидностью телеграмм являются фототелеграммы, предназначенные для передачи технической информации (чертежи, схемы).

Телетайпограммы – это телеграммы, передающиеся по индивидуальному телеграфу.

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения, переданные по телефону.

Реквизиты телефонограммы: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем.

Факс – весьма распространенный способ передачи информации.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телеграмма и телетайпограмма – это документы…

Категории телеграмм

Особенности составления телеграмм

Приведите пример оформления знаков препинания в телеграмме

Приведите пример оформления даты в телеграмме

Что такое телефонограмма?

Кем составляется телефонограмма?

Сколько слов должно быть в телефонограмме?

Реквизиты телефонограммы?

Кем подписывается телефонограмма и сколько экземпляров составляется?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое факс?

Практические задания:

1. Оформите следующую информацию, как телефонограмму: 13 мая 2010 года в 15.00 час. в помещении налоговой инспекции Тимирязевского района состоится семинар бухгалтеров. Прошу командировать вашего представителя по адресу: ул. Свободы,1, ком.8.

2. Оформите телеграмму:

ТЕЛЕГРАММА Минск Центр Банк Товар оплачен пятого апреля тчк стоимость телеграммы спишите нашего счета Бухгалтер Васильева Московский часовой завод ул.Серафимовича, 87, Москва 532442 Директор Б.Н.Романов Главный бухгалтер Н.И.Васильева 06.04.2010

3. Оформите следующую информацию, как телефонограмму: 16.03.2011 в 14.30 мин. В малом зале администрации состоится заседание оргкомитетов по подготовке выставок: «Российская нива», «Росагротех», а также конгресса «Плодородие России».

4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

5. Проанализируйте предложенный документ. Отметьте имеющиеся недочеты. Составьте документ в соответствии с правилами оформления.

Члену редколлегии

А.П.Симонову

Передала секретарь

А.Е.Тумакова

Тел.34-25-65

ТЕЛЕФОНОГРАММА

№ 12

Москва

12 февраля состоится заседание редакционной коллегии журнала «Люди дела».

Секретарь главного редактора Н.А.Иванова

Тема. Оформление договорно-правовой документации

Краткая теоретическая часть

Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

Различают следующие основные виды доверенностей:

1. требующие нотариального удостоверения (доверенности, выданные для совершения сделок),

2. приравненные к нотариально удостоверенным ( в том числе доверенности военнослужащих, лиц, находящихся в местах лишения свободы и т.п),

3. удостоверенные предприятием, в которой работает доверитель (доверенности на получение заработной платы),

4. удостоверенные банком или организацией связи,

5. выданные от имени юридического лица.

Оформление заявлений

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом.

Для заявления типичны следующие реквизиты:

1. адресат (кому адресуется заявление),

2. автор, место проживания автора,

3. наименование вида документа (заявление),

4. текст, подпись составителя, дата составления.

Основной формой реализации права на труд, является заключение трудового договора (соглашения, контракта) о работе на предприятии. Трудовой контракт (договор) заключается между работником и работодателем в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т.п).

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме.

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Анкета работника заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие.

Резюме – составляемый при приеме на работу документ информационного характера, целевая установка которого изложить сведения об образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место.

На каждого сотрудника предприятия заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, анкету, автобиографию, а также копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, которая служит для установления общего, непрерывного и специального стажа.

Что такое договор? Между какими лицами он заключается и в какой форме?

Разновидности договора

Какие три группы реквизитов включает договор? Сделайте пояснения

Что такое доверенность?

Перечислите основные виды доверенностей:

Что такое заявление?

Какие реквизиты в себя включает?

Что такое трудовой договор (контракт)?

Между кем заключается трудовой договор? В какой форме?

Реквизиты трудового договора

На кого и кем заполняется личная карточка формы Т-2? На основании, каких документов составляется?

________________________________________________________________________

Что такое автобиография?

Форма изложения автобиографии

В каком порядке даются сведения в автобиографии?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Основные реквизиты автобиографии?

Характеристика – это…

Реквизиты характеристики

Перечислите части характеристики и дайте необходимые пояснения

________________________________________________________________________

Что такое анкета работника?

Кем заполнятся анкета?

________________________________________________________________________

Резюме – это документ…

________________________________________________________________________

Перечислите особенности составления резюме

Позиции текста резюме

Какие документы входят в личное дело работника?

Что такое трудовая книжка?

Каким документом регламентируется порядок заполнения трудовых книжек?

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

Кем она заверяется и для чего необходима?

На основании, какого документа вносятся сведения в трудовую книжку?

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Трудовой договор - это соглашение между _______________и _____ , по которому _________________обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а _______обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

2. Трудовой договор оформляется в _________________ форме в ___ экземплярах.

3. Под заявлением подразумевается _________граждан к комулибо _________ по поводу реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

4. Основным документом по учету персонала предприятия является ______ , которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

5. Автобиография - это документ, который автор составляет __________ , пишет разборчиво и аккуратно.

6. Основу личного дела составляет ___________, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, о семейном положении.

7. Личное дело- это _______________ документов, содержащих наиболее полные сведения о сотруднике.

8. Основным документом о трудовой деятельности сотрудника является ________________

9. Приказ по личному составу - это правовой акт, издаваемый ______ по вопросам регулирования граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

10. Приказ по личному составу является основанием для внесения записей в ________

Практические задания:

1. Составьте доверенность на Кузьмичову Ксению Ксенофонтовну о том, что она доверяет Решетникову Ренату Робертовичу получить в кассе бухгалтерского отдела ЗАО «Виноградский хлебозавод» заработную плату за сентябрь 2008 года. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте характеристику-рекомендацию на работника Вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирской академии экономики и управления

3. Напишите заявление о приеме Вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ»

4. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам

5. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу

6. Найдите ошибки, допущенные при составлении резюме. Исправьте их.

Долина Зоя Юрьевна

Сведения о себе

Год и место рождения: 24.08.1974

Национальность: русская

Семейное положение: замужем

Цель:

Соискание должности секретаря-референта или переводчика

Образование

2000-2005 гг. Волгоградский государственный университет с присвоением квалификации секретарь-референт, переводчик

Интересы и увлечения:

Чтение книг по специальности

Знание языков: английский, немецкий, французский, японский

Хобби: теннис, плавание, футбол, баскетбол, легкая атлетика, фигурное катание

7. Найдите ошибки, допущенные при составлении автобиографии

Тюленина Алла Денисовна

Родилась	15 декабря 1975 г. в г. Мурманск
Образование	1982-1983 гг. – МОУ СОШ № 158 г.Мурманска 1981-1989 гг. – художественная школа № 5 г.Мурманска 1994-1999 гг. – МГПИ, специальность – учитель русского языка и литературы
Работа	2001 по настоящее время – Мурманская средняя школа № 3, учитель русского языка и литературы
Семья	Замужем, имею двоих детей
Проживание	Ул. Широкая, д. 93, кВ. 128

8. Ознакомьтесь с правилами составления автобиографии и резюме. Составьте сравнительную таблицу свойств этих документов

Свойство документа	Автобиография	Резюме
Основные реквизиты
Расположение основных реквизитов (дата наименование документа текст подпись и др.)
Способ изложения информации
Характер информации
Языковые особенности
Способ оформления

9. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия.

Самостоятельная работа № 1 к теме «Договорно-правовая документация»

Составить конспект лекций по вопросам:

Общая характеристика и значение документации по трудовым правоотношениям. Порядок оформления приказов по личному составу, трудовых книжек работников, личных дел, заявлений, контрактов и т.д.

Тема. Понятие договора, соглашения, протокола

Краткая теоретическая часть

Договор бытового заказа - по этому договору предприятия бытового обслуживания населения выполняют для заказчиков определенную работу из материала предприятия или заказчика.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работниками достигшими 18-летнего возраста, занимающих должности или выполняющих работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.

По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.

Договор поставки является разновидностью договора купли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия. Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие – выплатить заработную плату и обеспечить условия выполнения данной работы.

Реквизиты:

1. наименование документа,

2. место и дата его составления,

3. наименование предприятия, должности, фамилии, имени и отчества лиц, подписывающих договор,

4. содержание соглашения с указанием обязанностей предприятия и работника,

5. срок выполнения работы и сумма заработной платы, причитающаяся работнику,

6. требования, предъявляемые к качеству работы, порядок ее приемки,

7. срок и порядок выплаты заработной платы работнику,

8. адреса сторон,

9. подписи сторон,

10.печать предприятия.

Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения.

Что такое договор бытового заказа? В какой форме заключается? Какой документ выдается?

В какой срок принимаются претензии на неудовлетворительное качество исполнения заказа?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое договор о полной индивидуальной материальной ответственности?

С какими материально-ответственными лицами он заключается?

Что такое договор купли-продажи? Что выступает предметом договора?

Между какими лицами заключается данный договор?

Что такое договор поставки?

Что обязуется сделать поставщик, а что покупатель?

Возникает ли необходимость приложения к договору поставки спецификации?

Что такое трудовые соглашения? Между кем они заключаются? В скольких экземплярах?

Реквизиты трудового соглашения

В каких случаях составляются протоколы разногласий к договорам поставки?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сколько экземпляров документа должно быть?

________________________________________________________________________

В каких случаях передается на рассмотрение арбитражного суда?

________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут

быть __________ и ________

2. В полных протоколах не только перечисляются фамилии выступающих, но и дается____________

3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и _______________

4. Количество _________указывается обязательно, так как от этого зависит кворум при принятии решения голосованием.

5. На расширенных заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается ________

6. Каждый вопрос повестки дня указывается ______________ цифрами, оформляется с _______________ строки и формулируется в ______________ падеже.

7. Каждый пункт повестки дня строится по схеме:_______________

8. Если вопрос не обсуждался, пункт _______ может отсутствовать.

9. Содержание выступления излагается от ___ лица ______ числа.

10. Протокол оформляется в _________ экземпляре.

11. Датой выписки из протокола является дата, указанная в__________________

Практические задания:

1. Оформите протоколы согласно ГОСТу

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

____________ Соколов Н.Н.

«___»_____________20___г.

1)ЗАО «РОСНЕФТЬ»

ПРОТОКОЛ

22.05.2009 № 8

Москва

Общего собрания акционеров

Председатель – Голов В.П.

Секретарь – Михеева Л.В.

Присутствовали: акционеры

ЗАО «Роснефть» - 56 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. Об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и убытках Общества за 2008 год.

2. Распределение прибыли Общества, полученной по итогам 2008 года.

1. СЛУШАЛИ:

Иванцову К.Г. – главный бухгалтер Общества(текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

Матвеев О.П.- бухгалтер – поддержал утвердить годовой отчет за 2008 год

Наумов А.И. – начальник маркетингового отдела– поддержал утвердить годовой отчет за 2008 год

РЕШИЛИ:

Утвердить годовой отчет, годовую бухгалтерскую отчетность, в том числе отчет о прибылях и убытка (счетов прибылей и убытков) Общества за 2008 год

Голосовали: «за» - единогласно.

2. СЛУШАЛИ:

Борисова Е.Е. – начальник экономического отдела (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Романов А.И. – экономист – поддержал предложения Борисова Е.Е.

РЕШИЛИ:

Прибыль Общества, полученную по итогам 2008 года в сумме 1 500 000 рублей, распределить следующим образом: 500 000 рублей направить на хозяйственную деятельность Общества; 1 000 000 рублей распределить между участниками Общества пропорционально количеству принадлежащих им акций в уставном капитале Общества соответственно:

Данилову И.И. – 60% - 600 000 рублей

Евдокимову Е.В. – 40% - 400 000 рублей

Голосовали: «за» - единогласно.

Председатель В.П.Голов

Секретарь Л.В.Михеева

2) ОАО «Московское речное пароходство». Протокол. 12.10.2005 г. № 12. Совещания при заместителя министра транспорта РФ. Председатель – Смирнов Н.Г. Секретарь – Круглова А.В. присутствовали: Анишкин А.в., Богданов Н.Ф. Смирнов Н.Г., Попов Л.В., Шилов Л.П. Повестка дня: 1. О завозе песка в Москву в оставшийся период навигации. 2. О работе шлюзов и каналов Москворецкой системы. Слушали: Богданов Н.Ф. – начальника отдела снабжения. Доклад прилагается. Постановили: 1.1. Принять исчерпывающие меры по обеспечению завоза песка в Москву в договорных объемам. 1.2. Решить вопрос с получателя песка в Москве об открытии дополнительных причалов выгрузки песка. Слушали: Попова Л.В. – главного инженера. Доклад прилагается. Выступили: Анишкин А.В. – начальник планового отдела – отметил, что в настоящее время… Постановили: 2.1. Каналу имени Москвы обеспечить работу шлюзов Москворецкой системы по пропуску судов в установленные сроки до 5 ноября текущего года. 2.2. К 20 октября разработать мероприятия по подготовке Москворецкой системы для продолжения работы после 5 ноября текущего года. Председатель. Секретарь.

1. Оформите протоколы согласно ГОСТу

1) Наименование учреждения. Протокол. 00.00.00 № 00. Место составления. Гриф утверждения. Заголовок (наименование коллегиального органа). Председатель – И.О.Фамилия. Секретарь – И.О.Фамилия. Присутствовали: 00 человек регистрационный лист прилагается) если присутствующих мало, то указывают их инициалы и фамилии. Соблюдение алфавита необязательно. Повестка дня: 1. Основной вопрос повестки для (формулируется в именительном падеже) Докладчик А.В.Васильев. 2. Второй по важности вопрос повестки. 1. Слушали: Васильев А.Д. – краткое или полное изложение содержания выступления. Выступили: Королев О.С. – изложение содержания выступления или вопроса. Мишин А.В. – изложение содержания выступления или вопроса. Постановили: 1.1. Содержание пункта печатается через 1,5 интервала. Каждый новый пункт печатается от 1-го положения табулятора. 1.2. Содержание второго и последующих пунктов оформляют так же как и пункт 1.1. 2. Слушали Гурский А.И. – краткое или полное изложение содержания выступления. Выступили: Муслинов Г.Ф. – изложение содержания выступления или вопроса. Постановили: 2.1. Содержание пунктов оформляется так же как и в первом разделе. Председатель. Секретарь. В дело № 00-0. Дата. И.О.Фамилия

2) ООО «Приор». Протокол общего собрания акционеров 17.01.2005 № 1. Краснодар Председатель Ситников А.В. Секретарь Игнатьева Н.П. присутствовали акционеры ООО «Приор» - 146 акционеров, владеющие в совокупности 90% акций, дающих право участвовать в голосовании. Повестка дня: 1. Об увеличении уставного капитала ООО «Приор». Слушали: С предложением об увеличении уставного капитала Общества докладчик – президент Общества Филатов В.Н. Постановили: увеличить уставной капитал общества на 1 000 000 (один миллион) рублей. Голосовали «за» - 145 голосов, «против» - 0 голосов, «воздержались» - 1 голос. Председатель. Секретарь. В дело № 36/7. 17.01.2005. Савельева Г.Г.

1. Оформите выписки из протокола согласно ГОСТу

ОАО «МОСКОВСКОЕ РЕЧНОЕ ПАРОХОДСТВО»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

12.10.2005 № 12

Москва

Совещания при заместителе

министра транспорта РФ

Председатель – Смирнов Н.Г.

Секретарь – Круглова А.В.

Присутствовали: Анишкин А.В., Богданов Н.Ф., Смирнов Н.Г., Попов Л.В., Шилов Л.П., Иванов Л.А., Сергеенко И.Н., Шишмарев О.А., Багдасарова И.Г., Белов И.И.

Повестка дня:

1. О завозе песка в Москву в оставшийся период навигации. Докладчик Богданов Н.Ф.

2. О работе шлюзов и каналов Москворецкой системы. Докладчик Попов Л.В.

2.СЛУШАЛИ:

Попова Л.В. – главного инженера. Доклад прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Каналу имени Москвы обеспечить работу шлюзов Москворецкой системы по пропуску судов в установленные сроки до 5 ноября текущего года.

2.2. К 20 октября разработать мероприятии по подготовке Москворецкой системы для продолжения работы после 5 ноября текущего года

Председатель Н.Г.Смирнов

Секретарь Л.В.Круглова

Верно

Секретарь А.Н.Сорокина

20.12.2005

2) Государственный комитет Совета Министров РФ по науке и технике. Институт повышения квалификации информационных работников. Выписки из протокола. 00.00.00 № 00. Москва Заседания кафедры теории, организации и экономики научно-информационной деятельности Повестка дня: 1. Утверждение программы по дисциплине «Основы маркетинга» 2. Утверждение программы по дисциплине «Основы информатики и организации научно-информационной деятельности». 2. СЛУШАЛИ: Каль В.А. познакомил членов кафедры с программой по дисциплине «основы информатики и организация научно-информационной деятельности» на 34 учебных часа. Программа знакомит слушателей с предметом, методом и проблемами информатики как самостоятельной научной дисциплины, излагающей принципы и структуру организации НИД в РФ и за рубежом, освещающей деятельность всесоюзных, центральных отраслевых, территориальных и местных органов информации. Постановили: 2.1. Рекомендовать программу «Основы информатики и организация научно-информационной деятельности» на 34 учебных часа к включению в сборник программ по специальности «Репрография, микрофильмирование и технические средства обеспечения информационных процессов». Председатель. Секретарь. Верно инспектор Максимова Н.П. 00.00.00

Тема. Претензионно-исковая документация

Краткая теоретическая часть

Претензия – составляемый при нарушении договорных обязательств документ, целью которого является требование о возмещении убытков со стороны, нарушившей эти обязательства. Претензии могут быть предъявлены как юридическими, так и физическими лицами в отношении качества товара, нарушения условий договора, объемов и сроков поставки. Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Исковое заявление – это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.

Исковое заявление подается в суд в письменной форме. В исковом заявлении должны быть указаны (ст.131 Гражданского процессуального кодекса РФ):

-наименование суда, в который подается заявление,

-наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем,

-наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является организация, ее место нахождения,

-в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования,

-обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства,

-цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм,

-сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон,

-перечень прилагаемых к заявлению документов.

К исковому заявлению прилагаются (ст.132 Гражданского процессуального кодекса РФ):

-его копии в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц,

-документ, подтверждающий уплату государственной пошлины,

-доверенность или иной документ, удостоверяющий полномочия представителя истца,

-документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для ответчиков и третьих лиц, если копии у них отсутствуют,

-текст опубликованного нормативного правового акта в случае его оспаривания,

-доказательство, подтверждение выполнение обязательного досудебного порядка урегулирования спора, если такой порядок предусмотрен федеральным законом или договором,

-расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы, подписанный истцом, его представителем, с копиями в соответствии с количеством ответчиков и третьих лиц.

Жалоба – это документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц.

Что такое претензия?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кому могут быть предъявлены претензии?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кем подписывается претензия? Ставится ли на ней печать?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что указывается в претензионных письмах?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кто отвечает на претензионные письма, удовлетворяет обоснованные требования и дает мотивированные ответы при отклонении претензии?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Каким образом отправляется ответ на претензию?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск …

_____________________________________________________________________________________Что такое исковое заявление?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В какой форме оно подается?

_____________________________________________________________________________________Что указывается в исковом заявлении согласно ст.131 Гражданского процессуального кодекса РФ?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Кем подписывается исковое заявление?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие документы прилагаются к исковому заявлению, согласно ст.132 Гражданского процессуального кодекса РФ?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что содержит исковое заявление?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Каков объем текста искового заявления?

_____________________________________________________________________________________

Куда подаются исковые заявления?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что такое жалоба?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Существует ли регламентированная форма жалобы?

_____________________________________________________________________________________

Сколько экземпляров должно быть составлено?

_____________________________________________________________________________________

Есть ли приложения в жалобе?

_____________________________________________________________________________________

Самостоятельная работа № 4

к теме «Претензионно-исковая документация»

Подготовить доклады по темам:

Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами

Самостоятельная работа № 5

к теме «Претензионно-исковая документация»

Подготовить доклады по темам: Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.

Тема. Технология работы с документацией

Краткая теоретическая часть

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.

В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении.

Децентрализованная форма – все операции выполняются в структурных подразделениях, разобщенных территориально.

Смешанная форма зачастую используются на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Регистрация служебных документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания и способа получения или отправки. Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

1. автор документа (корреспондент);

2. наименование документа;

3. дата документа;

4. номер документа;

5. дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

6. номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

7. заголовок документа и его краткое содержание;

8. резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

9. отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Что такое документооборот?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Что включает движение входящих документов?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Кем проводится предварительное рассмотрение документа?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Назовите три основные формы организации работы с документами

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Централизованная форма – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Децентрализованная форма – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Смешанная форма – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Регистрация служебных документов – это

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Перечислите обязательный состав реквизитов для регистрации документов согласно ГСДОУ

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Контрольные вопросы:

1. Покажите движение документов в организации (поступающих, внутренних, отправляемых)

2. Порядок регистрации документов

2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?

2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:

1) вх. № 980 от 02.12.2010 2) вх. № 981 от 06.01.2011

________________________________________________________________________

2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?

________________________________________________________________________

2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от 12.01.2009 №5, от 12.01.2009 №6, от 14.01.2009 №7, а затем от 12.01.2009 №5а?

________________________________________________________________________

2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

________________________________________________________________________

2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то, как вы себе это представляете?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Какие существуют сроки исполнения документов?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Определите объем документов в организации за 1 год

________________________________________________________________________

5. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

________________________________________________________________________

6. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Срок хранения дела исчисляют с ___________________

2. Продолжительность хранения документов определена в ______________с указанием __________________различных категорий документов.

3. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, в ведомственных изменять ____________________

4. В зависимости от сроков хранения производится _________________ или оформление дел.

5. Датой дела, содержащего распорядительную документацию, являются _________________ документов.

6. Датой дела, содержащего протоколы, являются даты ____________________

7. Обязательным реквизитом обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании _________________

8. Листы дела нумеруют в _________________черным графитным карандашом или механическим нумератором.

9. В дело может быть подшито не более _________листов.

10. Номенклатура дел - это систематизированный перечень ________________

с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

11. Номенклатуры дел бывают индивидуальные, ___________и _________________

12. Номенклатура дел вводится в действие с ______________следующего календарного года.

13. В дело подшивают только _________документы, подлинники или копии.

Тема. Систематизация документов и их хранение

Краткая теоретическая часть

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1,3,5,10,15,50,75 лет и постоянно.

В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:

- предназначенные для архивного хранения;

- подлежащие уничтожению;

- необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дело – это ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Номенклатура дел – это

Основное назначение номенклатуры дел –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Формирование дел –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Сколько листов должно содержать каждое дело?

________________________________________________________________________

Какие различают формы брошюровки?

________________________________________________________________________

Что используется для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения?

________________________________________________________________________

Что указывают на обложке каждого дела?

Что необходимо сделать для сдачи дел в архив?

Что включает в себя оформление дела?

Перечислите сроки хранения документов

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

В процессе работы все документы можно подразделить на три группы. Перечислите их.

Кто входит в экспертную комиссию? Каким документом назначаются члены экспертной комиссии?

На основании чего определяются конкретные сроки хранения дел и документов?

Если ведомственный перечень отсутствует, то каким документом следует руководствоваться? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Контрольные задания

1. Дайте определение номенклатуры дел. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

2. Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?

3. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел

4. Какую работу осуществляет ЭПК?

5. Каков порядок оформления дела?

6. Составьте опись дела

7. Объясните необходимость заверительной надписи

8. Как оформляется обложка дела?

9. Составьте акт об уничтожении документов за конкретный период

10. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения

Вариант 1

1. Дайте определение термина «регистрация документа»

2. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. 1.11.06 года

б. гор.С-Петербург, Россия, улица С.-Щедрина, д.35-2, офис 7

в. Запстроймонтаж

3. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Образование:

1989-1994 гг. – Московский государственный педагогический институт с присвоением квалификации преподавателя немецкого языка.

1977-1987 гг. – специальная школа № 23 с углубленным изучением иностранных языков.

Текст 2

1. О приватизации квартир в совместную собственность (доклад руководителя департамента муниципального жилья И.М.Чистова).

2. О праве на долю в наследовании приватизационного жилья (доклад юрисконсульта департамента В.В.Серова).

Текст 3

3.1. Электропроводка в учебных помещениях должна находиться в исправном состоянии. Сопротивление изоляции проводов должно периодически замеряться, при необходимости должен производиться ремонт.

3.2. Запрещается применять для защиты электросетей вместо автоматических предохранителей и плавких вставок защиту кустарного изготовления («жучки»).

4. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (ов):

а. устройство на работу в коммерческую фирму,

б. предоставление бухгалтерской информации,

в. предоставление права другому человеку выполнять определенные действия.

5. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Генеральному

директору ГУП, а/п

Нерюнгри Симонову Р.Л.

от инструктора

по контролю Зайцева В.И.

заявление

27.08.06. при посадке рейса 134 из Волгограда ко мне подошла двоюродная сестра с мужем, попросила встретить детей, которые летели из Волгограда одни и были легко одеты.

К самолету я их не пропустил, они стояли в районе КПП под моим контролем.

Учитывая сложившуюся обстановку, с катастрофой самолетов, впредь ошибок таких допускать не буду.

31.08.06

Подпись /Зайцев/

6. Вы в данный момент не можете расплатиться за поставленную вам партию товара. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 2

1. Дайте определение термина «номенклатура дел».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение):

В.К.Чернышовой

Отправить факс о согласии до 04.02.2006

Сергеев

02.02.2006

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. про необходимость уволить Ивашкевича

б.ген.директор «Терции» Р.П.Игнатов _____________

в. Верно:

22.12.2006

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Я, пенсионерка, Галочкина Анна Сергеевна (паспортные данные: …), доверяю соседу Нидокимову Петру Петровичу (паспортные данные: …) получить мою пенсию за февраль 2006 года.

Текст 2

В момент аварии на складе № 2, я была на обеде, поэтому не могла предотвратить возгорание кабеля.

Текст 3

Прошу оказать мне материальную помощь в связи с тяжелым материальным положением.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (ов):

а. установление комиссией обстоятельств аварии,

б. запись заседания совета правления,

в. объяснение обстоятельств происшествия.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

В.В.Смирнов Вице-президенту

О.Ф.Персикову

22/05/2006

М-ва

20.05.2006 не уплачена зарплата сотрудникам фирмы, так как главный бухгалтер, Марья Ивановна, состоит в болезни уже более месяца, а другие сотрудники бухгалтерии, из-за отсутствия полномочий выплатить зарплату не решаются.

В.В.Смирнов

7. Вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность

Вариант 3

1. Дайте определение термина «документооборот».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение): ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу директора института от 15.06.2006 № 319

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. СОГЛАСОВАНО А.Г.Грязновым 2 декабря 2006 года

б. Март 2006 года

в. Прошу подготовить проект договора с ЗАО «ИСКРА» к 05.05.06 г.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

1. СЛУШАЛИ:

И.И.Морозову – в субботнике 21.04.2006 будут участвовать коллективы заготовительного и инструментального цехов.

Текст 2

В результате проведенной экспертизы комиссией было установлено...

Текст 3

Прошу освободить меня от занимаемой должности по собственному желанию с 30 марта 2006 марта.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

а. коллегиальное обсуждение и принятие решений,

б. предоставление информации о себе при приеме на работу,

в. предоставление руководителю информации, поясняющей происшествие.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«ВЕРТИКАЛЬ»

Васильеву И.П.

Срок исполнения 19.02.2006

А.А.Ежов 10.02.2006

№ 04-23-207

Москва

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15 февраля 2006 года поступил заказ на офисную мебель модель «АСТРА» от ЗАО «999». В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ответственному за доставку мебели И.П.Васильеву договориться о деталях доставки мебели модели «АСТРА» с директором ЗАО «999».

2. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела по новым поступлениям Т.Н.Сидорова.

Директор «ВЕРТИКАЛЬ» Подпись А.А.Ежов

7. Ваша фирма 10 декабря присутствовала на презентации компьютерных разработок компании «БЭТА». На общем заседании приглашенных и руководителя «БЭТА» вашей компанией была достигнута договоренность о сотрудничестве. Вам поручено написать письмо, в котором необходимо подтвердить достигнутую договоренность и обсудить условия поставки, приложив бланк заказа. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 4

1. Дайте определение термина «бланк документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение):

ОАО «Русь импорт»

Вх. № 354-12

12.06.2005

3.Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. ген.директор Подпись Рузников Н.И

б. О приглашении на выставку новых технологий, которая состоится 20.09.2006

в. Согласовано 12.04.06

Ст.менеджер Подпись

Крицкий М.Р.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Отец, Симонов Михаил Викторович – директор автобазы.

Мать, Симонова Людмила Георгиевна – домохозяйка.

Семейное положение – замужем, детей нет.

Текст 2

… коллегия

РЕШИЛА:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой архитекторов во главе с А.С.Марковым.

2. Начать подготовительные работы по строительству аквапарка; срок их окончания – 30.01.2006 (отв. – ст.мастер Т.Д.Сибкин).

Текст 3

Пойда Андрей Александрович работает электриком с 25 января 1995 года по настоящее время, его заработная плата составляет 6672 руб. в месяц.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа:

а. заседание глав администрации муниципальных округов,

б. наличие документов по трудовому стажу,

в. несвоевременное представление отчета.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

ЗАО «Роснефть»

г.Москва

Заседание совета директоров

Председатель – Н.А.Вилентов

Секретарь – Т.Л.Мотова

Присутствовали: Молчанов Г.И., Серпухов М.С., Авдеенко Р.Г., Фролов А.Д., Дементьев Л.В., Трухин В.С., Чумаков Р.Б.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Предоставление скидок клиентам, сотрудничающим с нашей ЗАО «Роснефть» более двух лет.

2. О проведении новогодних акций.

ВЫСТУПИЛИ:

СЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись Вилентов Н.А.

Секретарь Подпись Т.Л.Мотова

20.11.06

7. Ваша фирма в связи с приближением новогодних праздников снизила расценки на путевки в Египет. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 5

1. Дайте определение термина «реквизит документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение): ул. Писарева, д.135, Москва, 113128, Тел.422-33-44, Факс: 422-33-45

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. 09.18.06 г.

б. о заседании правления кооператива «Старт»

в. гор.С-Петербург.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Довожу до Вашего сведения, что из аудитории № 137 исчезли три персональных компьютера

Текст 2

Принять И.С.Иванову на должность секретаря-референта с окладом 5500 руб.

Текст 3

Прошу предоставить мне отпуск с 30.06.2006 по 31.07.2006.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документов:

а. предоставление информации о заседании коллегиального органа,

б. предоставление описания деловых и моральных качеств человека,

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Отдел разработок

Директору предприятия

«Росмебель»

С.М.Фомину

27.03.06

№ 135

о рациональном предложении

по набивке мебели.

Уважаемый Сергей Михайлович!

Хочу Вам сказать, что я заметил, что на набивке мебели мы теряем много времени. У меня тут маленький проектик появился, так Вы смотрите, может, смогу помочь нашим рабочим время сэкономить.

Приложение: Проектик на 3-х листах в 2-х экз.

Старший инженер Подпись М.С.Панов

7. В письме, присланном Вам, отсутствует каталог товаров, указанный в приложении. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 6

1. Дайте определение термина «резолюция».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение): Об утверждении отчета ревизионной комиссии

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. ОАО «Полента»

г.Ниж.Новгород, 115209,

ул.Мол. – Гвардейцев,21

б. Директору фирмы «Роснефть»

Булыгину Е.М. от главбуха Чижова

в. председатель комиссии Подпись Куликов Н.В.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Цель: соискание должности секретаря-референта или переводчика

Текст 2

Председатель: К.Е.Кайгородский

Секретарь: И.Т.Тимофеева

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

Текст 3

Довожу до Вашего сведения, что во вверенной мне лаборатории оказалось неисправным оборудование по акилбензолу.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (-ов):

а. соискание должности начальника отдела,

б. о неразглашении коммерческой тайны,

в. обсуждение и принятие решений о предоставлении разрешений на ипотеку малоимущим.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Начальнику отдела рекламы

Топчияну А.

Слезно прошу предоставить мне неделю за мой счет с 17 сентября по 25 сентября, потому что мне надо уехать домой. Там сильно болеет моя теща, я должен ей помочь.

Рахленко Сергей

7. Ваша компания начинает выпуск нового оборудования и ищет инвесторов. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жанровую разновидность.

Вариант 7

1. Дайте определение термина «аннотация».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение):

Федеральное агентство образования

Костромской государственный педагогический университет

Институт филологии, массовой информации и психологии

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. Дир-ру ЗАО «Элит»

Н.А.Топоркову

б. УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Комета»

03.06.2006

в. генеральный директор ОАО «Лидер» Кузнецов З.Р

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. О дисциплине в старших классах (информация зам.директора по воспитательной работе И.Т.Васильева)

Текст 2

Сводный отчет за III квартал не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красноярского филиала банка

Текст 3

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить начало рабочего дня с 10.00, обед с 12.00 до 13.00, окончание рабочего дня в 18.00

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (-ов):

а. аварийное состояние отопительной системы,

б. заседания глав администрации муниципальных округов,

в. благодарность работникам предприятия.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Члену редколлегии

Симонову А.П.

Передала секретарь

А.Е.Тукмакова

Тел.: 34-25-65

ТЕЛЕФОНОГРАММА

№ 12

Самара

12 февраля состоится заседание редакционной коллегии журнала «Люди дела»

Секретарь главного редактора Н.А.Иванова

7. Вы являетесь ведущим специалистом книжной ярмарки. Составьте письмо-приглашение участникам ярмарки. Участие в этой ярмарке позволит широко представить книжную продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов, изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки.

Вариант 8

1. Дайте определение термина «формуляр».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение):

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

правления банка

от 01.04.2006 № 32

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. Прошу подготовить проект

соглашения с фирмой «ХИТЭК»

Менеджерам А.В.Зайцевой, П.С.Никитину

к 21.12.2005

Подпись 05.11.2005

б. начальник управления делами И.П.Осокин Подпись

в. председатель комиссии Подпись Куликов Н.В.

члены комиссии Подпись Артемьев К.М.

Подпись Матвеев В.А

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

Уважаемый господин президент!

Текст 2

Председатель: М.П.Иванов

Секретарь: Г.Т.Алексеева

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О приватизации квартир в совместную собственность.

Текст 3

ПРОСИМ ВАС ПРОИЗВЕСТИ РАСЧЕТ, ПОСТАВЛЕННЫЙ НАМИ ТОВАР НАПРАВЛЯМОМУ ВАМ СЧЕТУ ТЧК НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА СНАБЖЕНИЯ ПЕТРОВ ТЧК

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (-ов):

а. соискание должности секретаря-референта или переводчика,

б. заседание оргкомитетов по подготовке выставок,

в. о предоставлении отпуска работникам предприятия.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Декану факультета

М.В.Тамм

от студентки

Кудрявцевой Н.Г.

ЗАЯВЛЕНИЕ

25.10.06 г.

Будьте добры, оформите мне академический отпуск по случаю моей болезни. Медицинская справка прилагается.

Подпись

7. Составьте доверенность на получение стипендии, на право вождения автомобиля.

Вариант 9

1. Дайте определение термина «документационное обеспечение управления (делопроизводство)».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение): Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 3 экз.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. ЗАОбщ-во «комета»

ул-ца. Пушкинская, д-м.70

г.С-Петербург

344007

б. Директор ЗАО «Элит»

Топорову Н.А.

в. 29.04.2005 г.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Зиновьеву Нину Вячеславовну на должность главного бухгалтера с 17.01.2007 с двухмесячным испытательным сроком с окладом 8000 руб. в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Зиновьевой Н.В.

Текст 2

2. Обязанности:

2.1. Принимать, передавать телефонограммы, записывать и доводить до сведения руководителя принятые сообщения, организовывать телефонные переговоры.

Текст 3

В результате сдачи-приема дел установлено:

1. Все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации.

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (-ов):

а. установление штатной численности организации,

б. о разрешении основных и оперативных задач, стоящих перед организацией,

в. обсуждение вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Отдел продаж Генеральному директору

О.Ф.Казакову

ЗАО» Балтика»

Докладная записка

22.05.06 № 13

Москва

О нарушении трудовой дисциплины

Охранник О.И.Макаров отсутствовал на рабочем месте 22 мая 2006 г. с 12.00 до 16.00. В указанный период проникли в производственное помещение посторонние люди и пользовались бесконтрольно имеющимся оборудованием. Прошу принять необходимые меры.

Начальник отдела В.В.Тюрин

Вариант 10

1. Дайте определение термина «Оригинал документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение): О выделении помещений для организации торговли мебелью

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а. к 12.08.2006

А.С.Черняеву

Подпись

07.08.2006

б. ЗАО «ракета»

344007

ул.Гиляровского, д.125

г.Санкт-Петербург

в. директорам предприятия Подпись Н.А.Федотов

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

В связи с необходимостью совершенствования работы отдела делопроизводства

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальника отдела делопроизводства А.И.Калинину не позднее 30.05.2006 подготовить проект Инструкции по работе с документами в ОАО «Зенит».

Текст 2

УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НАПРАВИТЬ СПЕЦИАЛИСТА НА УЧЕБНЫЙ СЕМИНАР КВЧ МЕРА НАКАЗАНИЯ НАЛОГОВЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ КВЧ ЗПТ КОТОРЫЙ БУДЕТ ПРОВОДИТЬСЯ 13062005 ТЧК МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ МНС РФ ПО УФО ТЧК

Текст 3

Настоящий договор заключен между Марковой Марией Ивановной, именуемой в дальнейшем «Арендодателем», с одной стороны и Сидоровым Валерием Дмитриевичем, именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны о ниже следующем:

5. Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (-ов):

а. соискание должности главного механика,

б. приглашение на юбилей фирмы,

в. описание жизненного пути составителя текста.

6. Определите вид предложенного документа, отредактируйте текст.

Бухгалтерия Главному бухгалтеру

ООО «Центр»

Е.А.Крушниной

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ записка

22.02.06 № 15

Об отсутствии на работе

Прошу Е.А.Крушнину учесть сложившиеся непредвиденные семейные обстоятельства (госпитализация родственника) и не считать мое отсутствие на работе 22 мая 2006 г. прогулом.

Бухгалтер Гранаткина Т.Н.

Итоговое тестирование

Вариант 1

1. Понятие «делопроизводство» - это:

1.1. система хранения документов;

1.2. составление документов;

1.3. документирование и организация работы с документами.

2. Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания до:

2.1. передачи на исполнение;

2.2. подшивки в дело;

2.3. завершения исполнения или отправки.

3. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает …, а утверждает…:

3.1. руководитель учреждения, секретарь-референт;

3.2. руководитель отдела, руководитель учреждения;

3.3. канцелярия, руководитель отдела.

4. Существует три формы организации делопроизводства:

4.1.централизованная, децентрализованная и смешанная;

4.2.справочная, нормативная, документальная;

4.3.территориальная, централизованная, организационная.

5. Какие основные требования предъявляются секретарю-референту в современных условиях:

5.1.

5.2. и т.д.

6. Какие существуют формы регистрации документов в России:

6.1. журнальная;

6.2. карточная;

6.3. все вышеперечисленные.

7. Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа:

7.1. четыре;

7.2. два;

7.3. три.

8. Какие могут быть номенклатуры дел:

8.1. конкретная;

8.2. примерная;

8.3. типовая;

8.4. все вышеперечисленные.

9. Номенклатура дел печатается в … экземплярах:

9.1. двух (службе делопроизводства, рабочий экземпляр);

9.2. трех (службе делопроизводства, рабочий экземпляр, у лица, ответственного за архив);

9.3. четырех (службе делопроизводства, рабочий экземпляр, у лица, ответственного за архив, государственный архив).

10. В номенклатуре дел документы систематизируются:

10.1. по видам документов;

10.2. по содержанию;

10.3. по срокам хранения;

10.4. все вышеперечисленные.

11. Реквизит документа – это:

11.1. его отдельный элемент;

11.2. элемент служебного письма;

11.3. фирменный бланк.

12. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

12.1. для оперативной связи с исполнителем;

12.2. для придания документу юридической силы;

12.3. для ознакомления с конкретным видом документа.

13. В реквизите «Адресат» юридическому лицу инициалы ставят:

13.1. перед фамилией адресата;

13.2. после фамилии адресата;

13.3. не имеет значения.

14. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:

14.1. Директор школы № 25 В.А.Петрова

14.2. Директор школы Петрова В.А.

14.3. Директор В.А.Петрова

15. В отсутствии руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя:

За директора ________________________ А.И.Петров

(подпись его зама Сидорова)

Директор ________________________ А.И.Петров

(подпись его зама Сидорова)

И.О.директора ________________________ Г.В.Сидоров

(личная подпись)

16. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

16.1. на бланке первой организации;

16.2. на бланке второй организации;

16.3. на листе бумаги формата А4.

17. Кто несет ответственность за издание приказа:

17.1. должностное лицо, подготовившее проект приказа;

17.2. руководитель организации;

17.3. должностное лицо, подписавшее приказ.

18. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа:

18.1. вид документа;

18.2. дата документа;

18.3. адресат;

18.4. наименование организации;

18.5. подпись;

18.6. текст;

18.7. заголовок к тексту.

19. Какая часть текста приказа является обязательной:

19.1. констатирующая;

19.2. распорядительная;

19.3. исполнительская.

20. Что является датой протокола:

20.1. дата подписания протокола;

20.2. дата заседания;

20.3. дата регистрации протокола.

21. Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами:

21.1. инструкция по делопроизводству;

21.2. регламент работы;

21.3. нормативно-законодательная база.

22. Приказы по приему, увольнению работников помещаются:

22.1. в деле вместе с приказами о командировании работников;

22.2. вместе с приказами по основной деятельности;

22.3. вместе со справками.

Итоговое тестирование

Вариант 2

1. Какое из приведенных определений соответствует понятию "документ":

a. документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования;

б. документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

в. документ - это доказательство, деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, официальное письменное удостоверение личности, паспорт, акт, письменное свидетельство о чем-нибудь.

2. Какой из перечисленных реквизитов при оформлении должен соответствовать нормам, закрепленным в учредительном документе?

a. наименование вида документа;

б. наименование организации;

в. подпись;

г. оттиск печати.

3. Чем отличается общий бланк от бланка письма?

а. на бланке письма больше реквизитов;

б. на бланке письма меньше реквизитов;

в. ничем не отличается.

4. Выделите правильный вариант оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма:

a. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ТЮМЕНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА;

б. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА;

в. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

5. Дата документа оформляется:

a. Словесно-цифровым способом;

б. Цифровым способом;

в. Цифровым или словесно-цифровым способом.

6. Выделите правильный вариант оформления "подпись", если документ оформлен на бланке письма организации:

a. Коммерческий директор ООО "Престиж" Личная подпись В.А. Петров

б. Коммерческий директор ООО "Престиж" Личная подпись Петров В.А.

в. Коммерческий директор Личная подпись В.А. Петров

7. Выделите правильный вариант оформления реквизита "отметка об исполнителе":

a. А.И. Сидорова 29-35-18

б. Сидорова А.И. 29-35-18

в. Сидорова Анна Ивановна 29-35-18

8. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает:

a. Фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату;

б. Фамилии исполнителей, подпись и дату;

в. содержание поручения, подпись и дату;

9. Реквизит "заголовок к тексту":

a. Оформляется на документах всегда, независимо от формата;

б. Оформляется на документах всегда, заголовок можно не составлять на документах, оформленных на бланках формата А5;

в. Оформляется на документах по усмотрению составителя.

10. Выделите правильный вариант оформления реквизита "адресат":

a. ООО "Авангард" Директору С.И. Кузнецову ул. Новая, дом 10, офис 301

г. Тюмень 625003

б. 625003 г. Тюмень ул. Новая, дом 10, офис 301 ООО "Авангард" Директору С.И. Кузнецову

в. ООО "Авангард" 625003 ул. Новая, дом 10, офис 301 г. Тюмень

11. Выделите, в каком из видов документов не проставляется реквизит "наименование вида документа"

a. ЗАЯВЛЕНИЕ;

б. ПИСЬМО;

в. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ.

12. Если в тексте письма, оформленном на бланке организации, есть приложение, то:

a. приложение может быть оформлено в произвольной форме;

б. приложение может быть оформлено с учетом требований ГОСТ Р6.30-2003;

в. приложение может быть оформлено только в тексте письма.

13. Реквизит "гриф согласования документа" размещается на документе:

a. в левом верхнем углу документа;

б. в нижней части документа;

в. в правом верхнем углу документа.

14. Реквизит "отметка о контроле" не ставится в приказе по основной деятельности:

a. запрещено ГОСТ Р 6.30-2003;

б. последний пункт приказа по основной деятельности содержит сведения о должностном лица, осуществляющем контроль исполнения этого документа;

в. в каждом пункте приказа определено должностное лицо, которое должно контролировать исполнение конкретного поручения.

15. В каком бланке дан наиболее полный перечень реквизитов предприятия?

a. бланк письма;

б. общий бланк;

в. бланк телеграммы.

16. Что является датой должностной инструкции:

a. дата ее составления;

б. дата ее подписания руководителем структурного подразделения;

в. дата ее утверждения руководителем организации.

17. Выделите, из каких разделов состоит текст приказа по основной деятельности:

а. констатирующей и распорядительной;

б. констатирующей и постановляющей;

в. констатирующей и предлагающей.

18. Какое слово используется, соединяя констатирующую и распорядительную части текста приказа:

а. ПОСТАНОВЛЯЮ;

б. ПРЕДЛАГАЮ;

в. ПРИКАЗЫВАЮ.

19. Можно ли оформлять и вести приказы по основной деятельности и по личному составу вместе, в одном деле?

а. можно;

б. нельзя;

в. можно, если предприятие не государственной формы собственности по усмотрению организации.

20. В какой последовательности оформляется вводная часть протокола, укажите правильный ответ –

а. председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня;

б. председатель, секретарь, присутствовали, приглашены, повестка дня;

в. председатель, секретарь, повестка дня, присутствовали, приглашены.

21. Основная часть протокола строится по схеме –

а. слушали, выступили, голосовали, постановили (решили);

б. слушали, выступили, постановили (решили);

в. слушали, голосовали, постановили (решили).

22. Текст акта состоит из:

а. из водной и констатирующей части;

б. из водной, констатирующей части и распорядительной;

в. из водной и постанавливающей части.

23. Докладная записка – это…

а. документ, в котором передаются сведения, необходимые вышестоящему руководителю;

б. документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

в. документ, адресованный вышестоящему руководителю с информацией.

24. Какое из приведенных определений "документооборот" правильное:

а. документооборот - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале;

б. документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

в. документооборот - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

25. Выделите правильный вариант, когда регистрируется поступающий документ:

а. в день поступления;

б. в день подписания руководителем;

в. в день отправки ответа;

г. они не регистрируются.

26. Цель контроля исполнения документа состоит ....

а. в учете контролируемых документов;

б. в своевременном сборе необходимой информации об исполняемом решении;

в. в обеспечении своевременного исполнения документа.

27. Какой вид номенклатуры является обязательным для каждой организации?

а. типовая;

б. примерная;

в. конкретная.

28. Экспертиза ценности документов проводится с целью –

а. учета документов в организации;

б. отбора документов на архивное хранение и установления сроков их хранения;

в. контроля при работе с документами в организации.

Материалы для проверки знаний по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

1. … совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением.

2… информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

3… обязательные элементы служебного документа.

4… совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку и соответствующим образом оформленную.

5…придание документу юридической силы.

6… систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

7… запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведений о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.

8… код документа, по которому документ находится и контролируется.

9… документ, отправленный из учреждения.

10… документ, поступивший в учреждение.

11… количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

12… место хранения документов.

13…первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный.

14… краткое изложение первоисточника.

15… справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

16… белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией.

17… подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

18… копия части текстового документа.

19… пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

20…экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

21… учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

22… дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

23… документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

24… юридически оформленный перечень документов.

25… экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

26… предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

27… карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

28… решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

29… совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

30…упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

31… общегосударственный нормативно-методический документ, который включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности.

32… создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

33… сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

34… совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

35… процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

36… установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

37… система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

38…документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы.

39… документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий, сроков поставки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.д)

40… документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции.

41… правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

42… документ, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

43… распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

44…документ коллегиального органа (совета, собрания и т.п), составляемый по организационным и производственным вопросам.

45…правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия, учреждения для решения каких-либо производственных задач.

46… правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, учреждения, организации для разрешения оперативных вопросов.

47… документ, фиксирующий фактическое состояние дел.

48… документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

49…общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении.

50…документ, выделенный в отдельную группу, в связи со способом передачи их текста по телеграфу, телетайпу, телефону.

51… официальные сообщения, переданные по телефону.

52… письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

53… официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций.

54… документ, составляемый при приеме на работу документ информационного характера, целевая установка которого изложить сведения об образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место.

55… это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.

56…документ, составляемый при нарушении договорных обязательств документ, целью которого является требование о возмещении убытков со стороны, нарушившей эти обязательства.

57… требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.

58… документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц.

Ответы:

1. делопроизводство

2. документ

3. реквизиты

4. дело.

5. оформление документов

6. номенклатура дел

7 регистрация документов

8. Порядковый номер записи

9. Исходящий документ

10. Входящий документ

11. Документооборот

12. Архив

13. Подлинник документа

14. Аннотация

15. Архивная справка

16. Бланк

17. Виза

18. Выписка

19. Гриф

20. Дубликат

21. Корреспондент

22. Личное дело

23. Нормативные документы

24. Опись

25. Оригинал документа

26. Проект документа

27. Регистрационная карточка

28. Резолюция

29 . Формуляр документа

30. унификация текстов служебных документов

31. Государственная система документационного обеспечения управления.

32. организация работы с документами

33. информация

34. система документации

35. стандартизация

36. унификация документов

37. унифицированная система документации

38. устав

39. договор

40. должностная инструкция

41. штатное расписание

42. постановление

43. указание

44. решение

45. приказ

46. распоряжение

47. акт

48. протокол

49. письмо

50. телеграмма

51. телефонограмма

52. доверенность

53. характеристика

54. резюме

55. трудовая книжка

56. претензия

57. исковое заявление

58. жалоба

Список использованной литературы:

1.Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 10-е, перераб. и дополн. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005

2. Делопроизводство: Учебник для начального профессионального образования/ Е.Н.Басовская, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др., 2003

3. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – СПб. Издательский дом «Бизнес – пресса», 2004

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 4-е изд. исп. и дополн. – М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2003

5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологии в делопроизводстве) / Издание 3-е, перераб. и дополн. – М.: ЗАО «Бизнес – школа Интел - синтез», 2005

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005

7. Настольная книга секретаря: Учебно-практическое пособие/ Рогожин М.Ю, 2003

8. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Л.В.Павлюк, Т.И.Киселева, Н.И.Воробьев, 2003

9. Справочник: делопроизводство в бухгалтерии НОР-Аревян Г.Г., Богатая И.Н., Карпов А.М., Кузнецова Л.Н., 2003

10. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А.Лопатникова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2008

11. Трудовая книжка: заполнение, учет, хранение (Текст) / Сост., коммент.А.Р.Бахарева, О.А.Ковалевской. – 5-е изд., испр. – Новосибирск: Сиб.унив.изд-во, 2009

12. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб.пособие/ О.П.Сологуб. – Москва: Издательство «Омега-Л», 2007

13. Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела: учеб.пособие для учащихся учреждений нач.проф.образования / В.В.Галахов. – М.: Издательский центр «Академия», 2007

14. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник / М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Изд. 9-е. – ростов н/Д: Феникс, 2009

15. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. Рабочая тетрадь: учеб.пособие для нач.проф.образования / Л.А.Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2010

Скачать материал

Скачать материал "Рабочая тетрадь по дисциплине ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ"

Как учитель может зарабатывать на Инфоуроке?

Скачать материал

Найдите материал к любому уроку, указав свой предмет (категорию), класс, учебник и тему:

6 663 076 материалов в базе

Найти материалы

Скачать материал

Другие материалы

pptx

Презентация-викторина по Правилам Дорожного Движения

17.05.2017
758
0

docx

Исследовательская работа учащихся 4 класса по теме: "Что в посылке для бойца", 2015 год.

17.05.2017
1411
2

pptx

Презентация по дисциплине Дизайн на тему "Выбор цвета при отделке помещений"

Рейтинг: 5 из 5

17.05.2017
1885
19

pptx

Презентация по дисциплине Дизайн на тему "Цвет и эмоции"

Рейтинг: 5 из 5

17.05.2017
3957
15

docx

Учебно-образовательный проект для пятиклассников «Таинственный остров» по мотивам сказки С. Лагерлеф «Чудесное путешествие Нильса с дикими гусями»

17.05.2017
1026
0

zip

Выращивание картофеля в горшочке из глазка

17.05.2017
1473
5

pptx

Презентация "Портфолио педагога" Шаблоны

17.05.2017
3849
37

Вам будут интересны эти курсы:

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

Скачать материал
- 17.05.2017 19970
- DOCX 944.5 кбайт
- 31 скачивание
- Оцените материал:
Настоящий материал опубликован пользователем Вейс Светлана Николаевна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт

Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Автор материала

Вейс Светлана Николаевна
- На сайте: 9 лет и 5 месяцев
- Подписчики: 2
- Всего просмотров: 43776
- Всего материалов: 4