Рабочая тетрадь по учебной дисциплине "Документационное обеспечение управления" (для студентов СПО экономических специальностей)

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРДА МОСКВЫ

«ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ №34»

Документационное обеспечение управления

Рабочая тетрадь

студента дневного отделения

Специальность __________________________________, группа №_________

__________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Разработана заведующей

Аллой Валерьевной Пасюрой

Рассмотрена и одобрена на

предметно-цикловой комиссии

Москва

2015 г.

ВВЕДЕНИЕ

Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначена для самостоятельной работы студентов,  а также для подготовки к текущему и базовому контролю по изучаемой дисциплине. Рабочая тетрадь ориентирована на студентов экономических специальностей и излагает вопросы связанные с оформлением и составлением документов и организацией документооборота. Предлагаемый учебный материал построен таким образом, что позволяет сделать изучение предмета аналитически осмысленным и содержательным.

Рабочая тетрадь разработана в соответствии с примерной и рабочей программой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления».

ПЕРЕЧЕНЬ РАЗДЕЛОВ РАБОЧЕЙ ТЕТРАДИ

Раздел 1	Общие понятия о делопроизводстве
Раздел 2	Оформление реквизитов документа
Раздел 3	Документооборот в организации
Раздел 4	Организационные документы
Раздел 5	Распорядительные документы
Раздел 6	Справочно – информационные документы
Раздел 7	Служебные отметки на документе. Отметка о наличии приложения
Раздел 8	Номенклатура дел. Хранение дел. Оформления архива дел.

В рабочей тетради процесс изучения материала по каждому разделу  построен от теоретических до практических заданий, связанных с разбираемым вопросом.

Приступая к выполнению заданий в рабочей тетради, внимательно изучите теоретический материал, изложенный в опорном конспекте учебной дисциплины.

Раздел 1

«Общие понятия о делопроизводстве»

1. Документационное обеспечение управления – это ___________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Документ – это _________________________________________________________

________________________________________________________________________

3. Юридическое значение документа – это ____________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Реквизит документа – это ________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Дайте характеристику структуре документа (из скольких частей состоит; какие реквизиты входят в каждую часть документа) _________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Документооборот – это __________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Классифицируйте документы по следующим признакам:

·        по способу изготовления: _____________________________________________

______________________________________________________________________

·        по стадиям создания: _________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        по срокам хранения: _________________________________________________

______________________________________________________________________

·        по юридической силе: ________________________________________________

______________________________________________________________________

·        по месту составления: ________________________________________________

______________________________________________________________________

8. Бланк документа – это ___________________________________________________

________________________________________________________________________

9. Назовите виды бланков документа в зависимости от расположения реквизитов и охарактеризуйте их. _______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Стандартные реквизиты общего бланка документа: _________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11. Все документы организации классифицируются на три большие группы: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Раздел 2

«оформление реквизитов документа»

1. Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположение должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003. В настоящее время при оформлении документов принято использовать _______ основных реквизитов.

2. Назовите наименование следующих реквизитов:

03 - _________________________________________________________________

08 - _________________________________________________________________

10 - _________________________________________________________________

14 - _________________________________________________________________

16 - _________________________________________________________________

22 - _________________________________________________________________

3. Назовите и дайте характеристику следующим реквизитам документа:

·        08 - ________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        09 - ________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        10 - ________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        12 - ________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        16 - ________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        22 - ________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        25 - ________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Дайте название выделенным реквизитам документа:

Раздел 3

«документооборот в организации»

1. Основными принципами работы с документами являются: ____________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Объем документооборота в организации зависит от: _________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. В документационном обеспечении управления существуют три основных группы документов: _____________________________________________________________

________________________________________________________________________

4. Входящий документ – это ________________________________________________

________________________________________________________________________

5. Способы доставки входящих документов: __________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Поступившие документы в организацию проходят следующие этапы обработки: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Исходящие документы – это _____________________________________________

________________________________________________________________________

8. Исходящие документы в организации проходят следующие этапы обработки:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. К внутренним документам относятся: _____________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Цель контроля исполнения документов - __________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11.Назовите и дайте характеристику срокам контроля исполнения документов: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

12. Документ считается исполненным, если: __________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Раздел 4

«организационные документы»

1. Организационные документы – это ________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Устав - это ____________________________________________________________

________________________________________________________________________

3. Устав содержит следующие основные реквизиты: ___________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Текст устава организации состоит из следующих разделов: ___________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Положение – это _______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Положения бывают: ____________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Положение содержит следующие основные реквизиты - ______________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Текст положения организации состоит из следующих разделов: _______________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Инструкция – это _______________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Инструкция содержит следующие основные реквизиты - ____________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11. Должностная инструкция – это __________________________________________

________________________________________________________________________

12. Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: _______________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Раздел 5

«распорядительные документы»

1. Распорядительные документы - это _______________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Приказ - это ___________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. По содержанию приказы делятся на: ______________________________________

________________________________________________________________________

4. Дайте название выделенным реквизитам:

5. Назовите, из скольких частей состоит «Приказ» и дайте им характеристику: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Распоряжение – это _____________________________________________________

________________________________________________________________________

7. В распоряжении вместо ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» пишутся слова: ________________________________________________________________________

8. Чем отличаются следующие документы: «Приказ» и «Выписка из приказа»? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Выписка из распорядительных документов заверяется путем проставления реквизита: _______________________________________________________, который состоит из следующих частей: ______________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Раздел 6

«справочно - информационные документы»

1. Справочно-информационные документы – это ______________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Протокол – это _________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на: ______________________________________________________________

4. Протокол содержит следующие основные реквизиты: ________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Датой протокола является ________________________________________________

________________________________________________________________________

6. Назовите, из скольких частей состоит «Протокол» и дайте им характеристику: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Акт – это ______________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. В зависимости от назначения акты бывают: _________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Реквизиты акта: ________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10.  Дайте название выделенным реквизитам и выделите фигурными скобками части текста акта:

11. Докладная записка – это ________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

12. Объяснительная записка – это ___________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

13. Все служебные письма можно разделить по функциональному признаку на: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________

14. Дайте характеристику следующим видам писем:

·        Сопроводительное письмо: ___________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        Информационное письмо: ____________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        Письмо – подтверждение: ____________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

·        Письмо – просьба: ___________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Раздел 7

«служебные отметки на документе.

отметка о наличии приложения»

1. Отметка о наличии приложения проставляется следующим образом: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Отметка о наличии приложения включает:

·        ___________________________________________________________________

·        ___________________________________________________________________

·        ___________________________________________________________________

3. Дайте название следующим вариантам оформления приложений:

·        ___________________________________________________________________

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

·        ___________________________________________________________________

Приложение: на 4л. В 3 экз. в третий адрес.

·        ___________________________________________________________________

Приложение: 1. Акт на 2 л. в 3 экз.

                                  2. Выписка из приказа на 1 л. в 2 экз.

·        ___________________________________________________________________

Приложение: каталог в 4 экз.

Раздел 8

«Номенклатура дел.

хранение дел. оформление архива дел»

1. Номенклатура дел - _____________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Различают три вида номенклатуры дел:

·        ___________________ - ______________________________________________

______________________________________________________________________

·        ____________________ - ______________________________________________

______________________________________________________________________

·        ____________________ - ______________________________________________

______________________________________________________________________

3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться следующими документами: ____________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Формирование дел называется ____________________________________________

в соответствии с _________________________________________________________

5. Формирование дел включает в себя комплекс следующих операций: ___________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Придерживаясь основных правил формирования документов в дела, следует:

·        Документы, относящиеся к решению одного вопроса формируются ___________________________________________________________________

·        Документы, подлежащие возврату (лишние экземпляры, черновики) ___________________________________________________________________

·        Дело не должно превышать ___________________________________________

·        Документы постоянного и временного хранения _________________________

______________________________________________________________________

·        При наличии в деле нескольких томов __________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Оформите обложку дела №01-43 том 2 документов отдела кадров, предприятия ОО «Эквадор» за период с 20.07.2007 по 19.11.2007 года. Общий объем составляет 215 листов. Дело содержит приказы по личному составу центрального отдела управления предприятием.

8. Перечислите признаки группировки документов дела: ________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Каждое дело содержит внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Внутренняя опись выглядит следующим образом:

1	2	3	4	5	6

10.  Если документ необходимо изъять из дела оформляется ____________________

_____________________________________, который выглядит следующим образом

11. Если требуется выдать дело целиком, заполняется __________________________

______________________, которая выглядит следующим образом