Разработка практического занятия по дисциплине: "Документационное обеспечение управления", по теме "Оформление информационно-справочной документации"

Практическая работа по теме: Оформление информационно – справочной документации

Цели занятия:

Образовательные: 

Студент должен:

            знать:

      - Характеристику и состав справочно – информационных документов.

      - Порядок документирования деятельности коллегиальных органов.

      - Порядок оформления акта, протокола, докладной записки, объяснительной записки, справки, писем, телеграммы, телефонограммы.

            уметь:

            - оформлять информационно – справочные документы.

воспитательные - способствовать воспитанию:

- профессионализма,

- самостоятельности,

-уважения друг к другу,

- дисциплинированности

развивающие:

- приобрести навыки оформлять документацию в соответствии с требованиями.

Обеспечение занятия:

     1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

    2. Индивидуальные папки с практическими заданиями и методическими указаниями для студентов по их выполнению.

    3. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб и доп.  –М.: Изательство –Торговая корпорация и К»,2012 -348 с.

Структура урока:

1.Организационный момент.

2. Индивидуальный опрос студентов.

3. Выполнение практических заданий.

4. Подведение итогов занятия.

5. Домашнее задание.

1.      Составьте ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ. Необходимые данные подберите сами.

Пример 1.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование должности адресата с включением наименования организации в

дательном падеже

И. О. Фамилия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000                                                                                                                      № 00

Место подготовки

Заголовок к тексту начинается

с  предлога «О»

Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения...».

Затем приводятся выводы и предложения.

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к

определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

Оформляют приложение, если оно есть.

Приложение: 1. Наименование приложения.

                        2. Наименование приложения.

Наименование должности лица,

подписавшего документ                              (подпись)                              И. О. Фамилия

                                                                        Идентификатор

В дело 00-00 (подпись), дата                        электронной

                                                                        копии документа

Пример 2

ОАО «ЛИДЕР»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                                  Главному инженеру

                                                                                                               С. Ф. Игнатьеву

16.02.2015

О несоблюдении техники

безопасности на стройучастке

Мною неоднократно ставился перед Вами вопрос o соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ:

1. Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты.

2. В районе механосборочного цеха ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано.

Прошу срочно принять меры. 

Инженер по технике безопасности                         Ильин                              В. С. Ильин

2. Составьте ПРОТОКОЛ. Необходимые данные подберите сами.  

Пример 3

     В дело 00-00 (подпись), дата

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОТОКОЛ

00.00.0000                                                                                                                      № 00

Место составления

Форма заседания

Председатель                                    И. О. Фамилия

Секретарь                                          И. О. Фамилия

Присутспювали 00 чел.                   (указываются инициалы, фамилии или        

                                                           прилагается список присутствующих в

                                                           алфавитном порядке, столбцом).

Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное).

1. СЛУШАЛИ:

И. О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое  изложение содержания выступления (от первою лица).

ВЫСТУПИЛИ:

И. О. Фамилия – излагается  содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указываются действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т. п.)‚ исполнитель (должностное  лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

Председатель                                   (подпись)                                       И. О. Фамилия       

Секретарь                                         (подпись)                                       И. О. Фамилия

                                                                                                 Идентификатор

В дело 00-00 (подпись), дата                                                 электронной

                                                                                                 копии документа

3. Составьте СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ. Необходимые данные подберите сами.  

Пример 4

Адресат:

Наименование должности

И. О. Фамилия (в дат. падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

Должность составителя                        (подпись)                                И. О. Фамилия

00.00.0000

4.  Составьте деловое письмо. При составлении необходимо учитывать учебное пособие: Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб и доп.  –М.: Изательство –Торговая корпорация и К»,2012 -348 с. (стр 134-136)

Необходимые данные подберите сами.

ООО «Валентина»                                            Директору выставочного центра Октябрьская ул.,8 Омск, 644018                      «ЭКСПО-БИЗНЕС» Тел. 24-08-07, факс: [phone]                         г-ну Иванову Н.Н.                                                                               Маркса, 9, Омск ,644032 Об участии в выставке-продаже Уважаемый Николай Николаевич! Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 10 «Экономической газеты» от 20.08.2015, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра. Просим Вас включить нашу организацию в число участников выставки. Приложение: на 3 л. В 2 экз. С уважением,  Директор                                                                                          Попов И. М.

5. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Литература:

           Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб и доп.  –М.: Изательство –Торговая корпорация и К»,2012 -348 с.

            Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебн. пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов – 6 изд., ипр. и доп. – М.: НИЦ ИНФРА – М, 2014 – 256 с.

5 («отлично») – заслуживает студент:

·    обнаруживший глубокое знание учебного материла, 

·    способный правильно применить полученные теоретические знания при оформлении документа;

·    свободно владеющий основными понятиями, терминологией,

·    способный четко, грамотно и  последовательно изложить полученные знания;

4 («хорошо») – заслуживает студент:

·           показавший полное усвоение учебного материала и нормативно-правовой базы, владение основными понятиями по рассматриваемой теме, но допустивший незначительные неточности в работе;

·           способный применить полученные знания при оформлении документа;

3 («удовлетворительно») - заслуживает студент:

·                 показавший усвоение лекционного  материала в целом, но допустивший отдельные ошибки, неточности  в работе,

·                 затруднившийся без помощи преподавателя применить полученные знания к практическим ситуациям;

2 («неудовлетворительно») – заслуживает студент:

·                 допускающий при ответе существенные ошибки и пробелы в знаниях;

·                 не выполнивший основных заданий темы.