Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного учреждения «Уральский региональный колледж»

РЕФЕРАТ

ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ, ТЕЛЕФОНОГРАММ, РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ПОЛУЧЕННЫМИ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗЬЮ

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

Обучающийся гр. ЗИ-274          _____________          Чирка Алина Николаевна

___.___.2021 г.

Оценка за выполнение и защиту                            _________________________

Руководитель                _____________  

___.___.2021 г.

г. Новый Уренгой 2021 год

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                 3

1 ТЕЛЕГРАММА                                                                                                        5

2 ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                                                            8

3 ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ                                                                                     9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                         11

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ                                                      12

ВВЕДЕНИЕ

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Сегодня трудно найти организацию, которая не использовала бы в своей работе факсимильную связь. Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информацией, представленной в виде документов. Первое и главное его достоинство - возможность передачи документа в любую точку земного шара за одну минуту. Никакая почтовая служба не может обеспечить такой оперативности. Второе - намного меньше затраты на пересылку, по сравнению со стоимостью услуг курьера или той же почты. Третье - простота. Установив соединение, можно отправить документ нажатием одной клавиши. Если же говорить о качестве, то современные стандарты факсимильной связи обеспечивают, при использовании хороших телефонных линий, передачу изображения, вполне сопоставимого с оригиналом.

1 ТЕЛЕГРАММА

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы необходимы для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения табулятора (то есть сразу от левого поля). Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело.

Порядок телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222 (с изменениями и дополнениями от 20 ноября 2018 г.).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

·        действительные;

·        тарифные;

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

1.     точка - ТЧК;

2.     запятая - ЗПТ;

3.     двоеточие - ДВТЧ;

4.     кавычки - КВЧ;

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки «№», «+», «-» и другие следует писать словами. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

2 ТЕЛЕФОНОГРАММА

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

·        исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

·        должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

·        должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

·        входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

3 ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ

Факсимильное сообщение (факсограмма, телефакс, факс) – это обобщенное название документов, полученных по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. В последнее время факс получил довольно широкое распространение, поскольку по способу передачи информации обладает очевидным преимуществом перед другими: он позволяет со скоростью телефонограммы передать и получать любые виды документов с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, рисунков, фотографий.

Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4, поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для переписки между деловыми партнёрами, организациями.

Факсы для исходящих документов оформляются аналогично деловому письму, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело.

Дополнительными данными факса являются данные, которые проставляет сам аппарат, – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код организации получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, количество полученных страниц; результат.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.

Факсограмма является, по сути, незаверенной копией передаваемого документа, однако при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой. В этом ее отличие от ксерокопии, нуждающейся в особом заверении.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы, и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) для гарантии хранится 10 лет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством связи. Факс-аппараты до сих пор широко используются, и многие бизнес-процессы, например заключение контракта, заказ на продажу и различные финансовые сделки, по-прежнему осуществляются с использованием факсов. Кроме того, многие процессы исходят из того, что формат факса соответствует формату документа, а не сообщения электронной почты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1)               Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с. – Дата обращения: 20.09.2021.

2)               Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). — М.: КноРус, 2020. — 216 с. – Дата обращения: 20.09.2021.

3)               Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с. – Дата обращения: 23.09.2021.

4)               Кугушева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Феникс, 2020. — 238 с. – Дата обращения: 20.09.2021.

5)               Страхов О. А., Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебник. — М.: Рипол, 2020. — 132 с. – Дата обращения: 21.09.2021.

6)               Щеглов В. П. Документационное обеспечение управления (ДОУ). — М.: Феникс, 2017. — 16 с. – Дата обращения: 23.09.2021.