Рекомендации по подготовке презентации.

Что такое компьютерная презентация?

Презентация сродни кинофильму. Так же, как и фильм, презентация подчиняется сценарию, состоит из кадров, а те, в свою очередь, состоят из текстов, картинок и звукового ряда. К презентации - так же, как и к фильму - применимы законы композиции и принципы монтажа.

Знание технологии изготовления компьютерной презентации необходимо для того, чтобы ваша презентация выглядела профессионально: ее просмотр должен быть комфортным для зрителя, не должен смущать нелогичностью подачи информации - совокупности текста, изображений и звукового сопровождения. Вы добьетесь нужного результата, если зритель или слушатель, воспринимая ваши идеи и подкрепляющие их зрительные образы, будет чувствовать себя так, как будто это он сам их придумал, а вы только помогли ему с формулировками.

Существует множество законов, которым необходимо следовать, принимаясь за изготовление презентации; но, как всегда бывает в искусстве, каждый из них можно нарушать, если точно известна цель, во имя которой этот закон нарушается.

Никогда не забывайте о том, что ваша презентация должна быть выразительной.

Эффективная подача презентации достигается за счет выполнения четырех общепринятых этапов: планирования, подготовки, практики и презентации.
Или, как пишет Дейл Карнеги, ЧЕТЫРЕ "П":

1.     Планирование.
Определение основных моментов доклада на основе анализа аудитории.

2.     Подготовка.
Формулировка доклада, подготовка структуры и времени показа презентации.

3.     Практика.
Просмотр презентации, репетиция и получение отзывов; пробуждение интереса у аудитории и приобретение уверенности в презентации.

4.     Презентация.
Абсолютное владение данной темой, максимальное привлечение внимания аудитории и донесение до нее важности вашего сообщения.

Планирование

·       Опишите отношение вашей аудитории к данной теме — ее знания и искушенность, потребности, желания и цели. Спросите себя: «Насколько аудитория посвящена в эту тему?»

·        Определите цель презентации, и как она соотносится с ожидаемыми результатами. Вы стремитесь что-то донести до аудитории, убедить ее, научить, мотивировать свое мнение? Когда цель точно сформулирована, ее легче достичь.

·        Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Используйте общие и понятные слова и фразы, фокусируя внимание на цели доклада.
Возврат в начало

Подготовка

·       Определите важность вашего сообщение. Спросите себя: «Почему это сообщение так важно для меня?»

·        Сформируйте структуру презентации, поставив ее в центре доклада и выделив ключевые моменты, опирающиеся на факты.

·        Подготовьте хорошее начало презентации, заслуживающее внимания. Задайтесь каким-либо вопросом, удивите аудиторию или приведите в пример какой-либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5% до 10% презентации.

·        Определите главные идеи доклада и обоснуйте их статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Имейте в виду, что все основные идеи должны быть связаны с темой доклада. Учитывая, что слушатели помнят от 4 до 6 разных позиций, тщательно отбирайте главные идеи. Они должны составить от 80% до 85% презентации.

·        Подготовьте хорошее завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее запоминающееся впечатление. Это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Также может быть эффективным возврат к началу доклада. При выборе способа завершения следует определить, какую реакцию вы ожидаете от слушателей. Завершение должно занимать от 5% до 10% презентации.

Практика

·       Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации. Ниже перечислены вопросы, которым следует уделить особое внимание.

Ø Хорошо ли воспринимается доклад?

Ø Опираются ли основные моменты доклада на факты?

Ø Понятны ли рисунки и иллюстрации и относятся ли они к данной теме?

Ø Не используете ли вы термины и выражения, непонятные аудитории?

Ø Является ли завершение презентации запоминающимся?

Ø Получены ли ожидаемые результаты?

·       Запишите репетицию своего выступления на видеокассету и внимательно просмотрите ее, отмечая все уходы от темы и другие проявления нервозности. Помните, что лучший способ борьбы с нервозностью — это уверенность в себе, увеличивающаяся с каждым новым выступлением.

·        Если это возможно, проведите несколько репетиций, используя новые идеи и способы подачи материала. Остановитесь на том способе, который вам больше нравится.

·        Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том, что вы уложитесь ровно в отведенное время. При возможности отведите время для ответов на вопросы.

Презентация

·       С точки зрения профессионала проведение презентации следует считать привилегией, которая требует высокой степени ответственности, зато предосталяет дополнительные возможности.

·        С самого начала создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь.

·        Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты; выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга.

·       Будьте искренним и найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию. Чтобы быть уверенным в понимании, интересуйтесь, не возникли ли у слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о ней, и учтите их при подготовке следующей презентации.
          Сеансы вопросов и ответов. В ходе сеанса вопросов и ответов возникает много противоречий и сомнений, но они также дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты. Кроме того, вопросы, заданные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и позволяют лучше провести презентацию. Ниже приведено несколько советов по использованию вопросов в ходе презентации.

·        Сформируйте вопросы и ответы, записывая вопросы, задаваемые из аудитории.

·        Не отвлекайтесь на вопросы, задаваемые в ходе и в конце презентации. При ответе на вопросы в ходе презентации не уходите от темы. Если ответ на вопрос занимает слишком много времени или он не интересен большей части аудитории, ответьте на этот вопрос после презентации.

·        Перед ответами на вопросы скажите, каким количеством времени вы располагаете, а затем переходите к первому вопросу. Если ни у кого нет вопросов, задайте вопрос самому себе. Кроме того, можно заранее договориться с кем-либо о первом вопросе.

·        Повторяйте вопросы, чтобы их услышал каждый слушатель. При необходимости перефразируйте вопрос. Если ответ на вопрос неизвестен, лучше быть честным. Попробуйте найти какой-нибудь способ связи с человеком, задавшим вопрос, чтобы дать ему ответ в будущем.

·        По истечении времени, отведенного на вопросы, подведите итоги, сообщите об этом слушателям или завершите сеанс как-нибудь еще.

Вот некоторые рекомендации для тех, кто только начинает покорять аудитории:

· Сообщите зрителями, чем вызвано ваше желание выступить перед ними.
· Никогда не превышайте отведенного для выступления времени.
· Удостоверитесь, что вы запланировали достаточное количество перерывов.
· Не шутите, если вы не большой рассказчик ... и уж тем более, необходимо быть уверенным, что ваша история не оскорбит абсолютно никого в зале!
· Устраните весь материал из доклада, который не непосредственно касается главной темы сообщения.
· Технические средства должны быть именно средствами для достижения максимального эффекта от вашего доклада! Их использование должно протекать своевременно, плавно и не раздражать и отвлекать аудиторию.
· Не забудьте смотреть в глаза вашим зрителям. Это обеспечивает контакт и внимание.
· Внимательно слушайте вопросы. Иногда, глупо звучит ответ, на вопрос, который вы не расслышали точно! Лучше попытайтесь повторить вопрос и убедиться, что отвечаете по существу.
· Ваше настроение и энтузиазм иногда убеждают лучше, чем суть самого доклада.
· Постарайтесь быть естественным и провести свое выступление в вашем собственном стиле, так легче вызвать понимание, подлинный интерес и отклик аудитории.
· Старайтесь поддерживать внимание, иногда предлагая вопросы, короткие истории, упражнения, анекдоты. Небольшой «запас» таких «отвлечений», каждый продолжительностью от 3 на 5 минут, может оказаться очень полезным.
· Для привлечения внимания в начале работы очень полезен неожиданный ход. Попробуйте начать свое выступления с вопроса, анекдота, красивого показа, комментария.
· Только 7 % вашего выступления воспринимается словами, остальные 93% - это тон вашей речи, ваш голос, интонации, скорость, ваши движения. Помните об этом!
· Потратьте время на подготовку и репетиции. Это поможет вам освободится от беспокойства и провести свою работу уверенно. Во время доклада смотрите на доброжелательные лица, приезжайте пораньше и приглядитесь внимательно к зрителям.

Говорите ли Вы с одним человеком или сотнями, успех представления в большей степени зависит от того, как вы себя ведете и говорите, чем от того что вы говорите.