Основы документационного обеспечения
ПЛАН
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Требования к организации документооборота.
Введение
Понятие о службе ДОУ и управлении делами.
Понятие о службе ДОУ
Инструкция по делопроизводству.
Заключение
Практическое задание: составить должностную инструкцию службы ДОУ
Список литературы.
ВВЕДЕНИЕ
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:
в журналах;
на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз
1.Понятие о службе ДОУ и управлении делами
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол-легии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюрпечати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем от-
деле и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
Общие положения.
Цели и задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения.
Организация работы.
2.Состав службы ДОУ
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации без документного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - старший инспектор например. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12 -15 %, для промышленных предприятий - 0,5%. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкретную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение
делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Согласно ГОСТ Р 51141—98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом».
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экспедиции), а также их создания (внутренние документы - по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень
загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых занимается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы - положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам - не только регламентируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
3.Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со- стоит из следующих разделов:
Общие положения.
Прием, регистрация, доставка документов.
Служебные документы.
Корреспонденция депутатов.
Работа с обращениями граждан.
Организация работы с документами в структурных подразделениях.
Подготовка и оформление служебных документов.
Общие требования.
Распорядительные документы.
Документы заседаний и совещаний.
Служебные письма.
Служебные телеграммы.
Исходящие служебные документы.
Контроль исполнения документов и поручений.
Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений аппарата.
Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
Обеспечение типографскими изданиями.
Обеспечение нормативными материалами.
9. Использование бланков, печатей, штампов.
Машинописные работы.
Копировально-множительные работы.
Запись заседаний.
Формирование дел и хранение документов.
Составление номенклатуры дел.
Формирование дел.
Экспертиза ценности документов.
Оформление дел.
Составление и оформление описей дел.
Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа.
Приложения.
В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контролвной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.
Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать
структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистрационные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Учебник – 3-е изд. Испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.
2.Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 2001.
3.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М.: ВНИИДАД, 2003.
4.Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД, 2006.
5.Справочник секретаря и офис-менеджера № 7,8,10 2006г.
Положение о службе ДОУ
В разделе «Общие положения» определяются место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного
обеспечения в организации.
Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);
организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
право запрашивать сведения, необходимые для работы;
право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и не использование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и не использование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности,
например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.