Статья по ДОУ на тему "Информационного обеспечения управленческой деятельности (на примере Администрации г. Железногорск")

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что их значение в организации становится первостепенным.

Цель работы заключается в изучении информационного обеспечения управленческой деятельности и определение путей ее совершенствования.

Для достижения поставленной цели необходимо раскрыть ряд задач:

- определить основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности и систему документации;

- рассмотреть основные требования к оформлению управленческих документов, их унификации, стандартизации и регистрации;

- выявить правила хранения, а также контроля исполнения управленческих документов;

- определить понятие документооборота, рассмотреть его организацию, автоматизацию и преимущества от внедрения электронных систем;

- проанализировать деятельность работы архивного отдела;

- предложить рекомендации по совершенствованию работы архивного отдела.

Объектом исследования в данной работе является архивный отдел администрации города Железногорска Курской области, а предметом выступает информационное обеспечение управленческой деятельности.

Актуальность темы данной работы обусловлена тем, что в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документационное обеспечение управления предполагает, прежде всего, создание имеющих юридическую силу документов, или документирование, т. е. запись информации на бумаге или ином носителе по правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой ‑ звукозаписи. Текстовый письменный документ – это традиционный документ на бумажном носителе или видеопрограмма, т. е. его изображение на экране монитора.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного множества документов, называется типовым формуляром, например Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД «Требования к оформлению документов».

При создании документов используются средства документирования. Ими могут быть: простые орудия (ручки, карандаши и др.); механические и электромеханические средства (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); компьютерная техника.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не имеющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифицированы и стандартизированы.

Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Документооборот –  это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Структура администрации включает управления, комитеты, отделы, сектора, деятельность которых регулируется Регламентом администрации города и положениями о соответствующих подразделениях. Архивный отдел администрации города Железногорска  является структурным подразделением администрации города Железногорска.

Отдел находится в оперативном подчинении заместителя главы администрации города Железногорска и главы города Железногорска.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, законодательством Курской области, Уставом города Железногорска Курской области, муниципальными правовыми актами города Железногорска, приказами архивного управления Курской области, а так же настоящим Положением. Отдел возглавляет начальник Отдела

В соответствии с Конституцией Российской Федерации граждане имеют право обращаться в государственные органы местного самоуправления лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения. Обращаясь лично или письменно, индивидуально или коллективно, они реализуют свои основные конституционные права, защищают свои конституционные интересы

Одной из главнейших функций деятельности архивного отдела администрации города Железногорска является работа с обращениями и заявлениями граждан

Закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» разграничивает и определяет, что понимается под обращением, заявлением, предложением, жалобой граждан. В нем изложены требования к письменному обращению:

- указание, кому направляется обращение (название государственного органа или органа местного управления; фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица; должность соответствующего лица);

- фамилия, имя, отчество автора обращения;

- почтовый адрес для направления ответа;

- личная подпись;

- дата.

При получении письменного запроса (заявления) сотрудник, ведущий прием посетителей, устанавливает сроки исполнения запроса в зависимости от его сложности и назначает посетителю день, когда можно подойти за ответом. По желанию заявителя ответ может быть выслан по почте.

Срок исполнения запросов социально - правового характера по документам архива не превышает 30 дней с момента регистрации запроса. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Количество обращений с каждым годом возрастает. Это видно из показателей  таблицы 2.

Таблица 2 – Сведения о документообороте по работе с обращениями граждан

Наименование операций по документообороту	2009 год	2010 год	2011 год	2012 год	Темп роста,  2012 г. к 2009 г., %
Всего поступило обращений	1038	1267	1968	2946	284
от депутатов всех уровней	2	1	2	-	-
от граждан РФ	976	1459	1823	2768	284
от граждан СНГ	8	19	16	18	225
из-за рубежа	-	6	11	10	-
из других организаций	6	17	23	25	416
от исследователей	7	22	31	49	700
поступило устных обращений на личном приеме (всего)	29	43	62	76	262
Отправлено ответов на письменные и устные обращения (всего)	1309	1738	2324	3983	304

Как видно из представленной таблицы, основным видом использования документов является исполнение запросов граждан, которое возросло в 3 раза по сравнению 2012 года и 2009 года

Очень востребованы документы ликвидированных организаций. Граждане обращаются за справками социально- правового характера.

Справки социально- правового характера делятся на:

- справки о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы;

- справки об имущественных правах (решения и распоряжения органов местной власти о выделении земли, о разрешении на строительство частных домов и т.д.);

- справки о награждении (вручение медалей и орденов, почетных грамот, знаков, присвоения званий);

- справки прочие (об актах гражданского состояния).

Таблица 3 – Сведения о выдаче справок социально- правового характера

Виды справок	2009 год	2010 год	2011 год	2012 год	Темп роста 2012 г. к 2009 г., %
О подтверждении трудового стажа	375	590	631	1194	318
О заработной плате	203	483	598	1008	497
О выделении земельного пая	128	194	301	310	242
О выделении квартир	278	217	320	284	102
Всего	984	1484	1850	2796	284

         Из данной таблицы видно, что самыми востребованными по выдачи являются справки о заработной плате, их темп роста вырос почти в пять раз, а менее востребованы – справки о выделении квартир в сравнении 2012 года и 2009 года.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин и период его работы в этой должности.

Развивая свою деятельность во всех направлениях, архивный отдел сталкивается со многими трудностями, рядовыми и более сложными. Ежегодно архив пополняется документами. В среднем поступает от 2000 до 3000 единиц на хранение. Увеличивается в среднем в 1,5 – 2 раза ежегодно количество запросов социально – правового характера, тематических. Все чаще обращаются в архив исследователи в связи с юбилейными датами города, организаций и граждан. У сотрудников не остается времени на введение информационных технологий.

В связи с тем, что в городе Железногорске отсутствует архив по личному составу, организовать на договорной основе прием документов, регламентирующих трудовые правоотношения от организаций, не являющихся источником комплектования Архивного фонда Курской области. Это позволит улучшить финансовое положение отдела. А за счет полученных из бюджета средств, расширить штат отдела и включиться в работу по созданию программного комплекса «Архивный фонд». Работа с данной программой предполагает ведение государственного учета документов в электронном виде.

Не смотря на то, что наш город еще совсем молодой, но он знаменит известными людьми и творческими коллективами, а в архивном отделе только два личных фонда. Нужно организовать работу по сбору новых личных фондов.

Исходя из вышеуказанного, можно предложить архивному отделу переходить на создание баз данных постепенно по фондам. Создание информационно- поисковых баз данных по материалам архивных документов облегчит доступ граждан к информации, в частности, выполнение социально- правовых запросов, непосредственно связанных с соблюдением прав и свобод человека.

Можно отметить, что системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Кроме того, были  рассмотрены организация документооборота, его автоматизация и преимущества от внедрения электронных систем.

Анализируя данные работы архивного отдела Администрации г. Железногорска за 2009 – 2012 гг. можно отметить, что количество обращений граждан в архивный отдел увеличилось в несколько раз.

Предложены следующие рекомендации по улучшению работы:

- организовать связь с учебными заведениями города, проводить экскурсии, уроки истории, привлекать студентов и учащихся к работе с архивными документами;

- создание сети Интернет позволит отдельным гражданам или представителям юридических лиц обращаться в архивный отдел для решения своих вопросов и получить на них ответ;

- организовать работу по сбору новых личных фондов;

- расширить штат отдела и включиться в работу по созданию программного комплекса «Архивный фонд».