Структура интерфейса табличного процессора.

Структура интерфейса табличного процессора.
Образовательная цель урока:

Изучение и первичное закрепление знаний;
Актуализация ведущих знаний;
Ввести понятия «табличный процессор» и «электронная таблица»;
Сформировать понятия: ячейка, строка, столбец, адрес ячейки, диапазон (блок ячеек), рабочий лист, книга.

План урока:

1.  Организационная часть (приветствие, проверка присутствующих учащихся, запись даты и темы в тетрадь)
2.  Объяснение нового материала
3.  Самостоятельная работа учащихся
4.  Домашнее задание

Конспект урока:

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Таблица – форма организации данных по строкам и столбцам. 
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы. 
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц. 

Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

Табличный процессор MS Excel позволяет: 

1.    Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

2.    Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?);

3.    Проводить статистический анализ;

4.    Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;

5.    Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми;

6.    Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;

7.    Вводить и редактировать тексты;

8.    Осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;

9.    Осуществлять многотабличные связи.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

·         Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

·         Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

·         Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

·        

Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

·         Указатель ячейки – рамка;

·         Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

·         Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

·         Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

·         Адрес диапазона (блока) ячеек - определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2: C7 → B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

·         Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

·         Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

•  столбцы списков становятся полями базы данных; 
•  заголовки столбцов становятся именами полей базы данных; 
•  каждая строка списка преобразуется в запись данных.

«Типы данных в ячейках электронной таблицы. 
Правила записи арифметических операций»

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

·         исходные или первичные данные – константы;

·         производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

Аргументами функции могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции; логические значения и др.

MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.

В формулах используются следующие знаки арифметических операций:

сложение +

вычитание –

умножение *

деление /

возведение в степень ^

Для изменения порядка арифметических действий используются круглые скобки.

«Форматирование элементов таблицы.
Формат числа»

Форматированием называется изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.

Важно! Excel различает форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.

К форматированию ячеек относится: изменение шрифта содержимого ячеек, выравнивание данных в ячейках, представление чисел в разных форматах, оформление границ ячеек, и т.д. Для того чтобы изменить формат ячейки необходимо щелкнуть на ней и выполнить команду Формат—Ячейки. Появившееся диалоговое окно Формат Ячеек, позволит изменить формат всей ячейки.

Для выравнивания данных следует:

·         щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек, содержащих выравниваемый текст;

·         выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Выравнивание установить опцию Переносить по словам, которая позволяет располагать текст одной ячейки в несколько строк.

Для оформления предварительно выделенных ячеек с помощью рамок следует выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Границаследует выбрать тип линии для рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное назначение нескольких видов рамок).

Для назначения цветного фона предварительно выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Видвыбрать цвет фона ячеек и нажать кнопку ОК.

Для изменения шрифта предварительно выделенного текста или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта (Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый), размер шрифта, цвет и т.д.

Для изменения формата чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.

Представление числа 100 в разных форматах		Пояснения
Общий	100	Без использования специальных средств. Текст выравнивается по левому краю, число по правому.
Числовой с двумя знаками после запятой	100,00	Числовой формат позволяет отображать любое количество знаков после запятой с соблюдением правил округления
Денежный (в рублях)	100,00 р.	Знак денежной единицы («р.» и «) отображается только в ячейке, в строке редактирования (формул) он отсутствует.
Денежный (в долларах)	$100,00
Дата	09.04.1900	MS Excel хранит даты в виде последовательных чисел. По умолчанию дате 1 января 1900 года соответствует порядковый номер 1, а 1 января 2008 года – 39448.
Процентный	10000,0%	В процентном формате число умножается на 100%
Экспоненциальный	1,00Е+02	E+02 означает 10 во 2-ой степени
Текстовый	100	Текстовый формат используется для ввода чисел начинающихся с 0.

«Ошибки в формулах в Microsoft Excel»

При проведении расчетов в электронной таблице Microsoft Excel иногда в ячейках вместо ожидаемых значений выводятся различные «непонятные» результаты. Сегодня мы попытаемся сделать их для нас понятными.

Ячейки заполнены знаками # # # # # # # # # #

Ячейка может заполняться набором символов «решетки» (#) по одной из следующих причин:

1.    ширина столбца недостаточна для размещения численного значения, для которого установлен формат Числовой, Денежный или Финансовый. Такая ситуация встречается, например, в ячейке, в которую скопирована формула из другой ячейки, для которой был установлен один из перечисленных форматов. Для исправления ошибки необходимо либо расширить ячейку, либо изменить формат представления данных в ней;

2.    ячейка содержит формулу, возвращающую некорректную дату или время. Excel, например, не поддерживает даты до 1900 года  или отрицательные значения времени. Увеличение ширины ячейки данную ошибку не исправляет.

Ошибка #ДЕЛ/0!

О том, что делить на ноль нельзя, знают даже учащиеся начальных классов. Но тем не менее такая ситуация в Excel встречается довольно часто. Например, на листе, подготовленном для решения линейного уравнения вида ax + b = 0:

— формула в ячейке B4, имеющая вид =–B3/B2, вернет значение ошибки #ДЕЛ/0! в ситуации, когда значение коэффициента а в ячейке B2 еще не задано. Для исключения вывода ошибки можно воспользоваться функцией ЕСЛИ, которая проверяет наличие «неправильного» значения в ячейке B2:
=ЕСЛИ(B2=0; ««; –B3/B2) 
Данная формула выводит «пустое» значение (««), если ячейка пустая или содержит 0; в противном случае выводится вычисленное значение корня уравнения.
Другое решение заключается в использовании функции ЕСЛИ для проверки существования любой ошибки. Следующая формула также отображает «пустое» значение в случае получения ошибки любого типа:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(–B3/B2); ««; –B3/B2) 
С особенностями функции ЕОШИБКА ознакомьтесь самостоятельно.

Ошибка Имя? 

Как известно, в Excel можно использовать в формулах не только адреса отдельных ячеек или диапазонов, но и их имена. Это облегчает понимание формул. Например, вы согласитесь, что формула нахождения корня линейного уравнения, оформленная в виде:
=ЕСЛИ(a=0; ««; –b/a)
— где a и b — имена ячеек, в которых задаются значения коэффициентов уравнения a и b соответственно, выглядит гораздо понятнее приведенного ранее варианта.

Ошибка Имя? возникает в следующих случаях:

1.    формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона. Здесь же следует отметить одну особенность Excel. Если удалить имя какой-то ячейки или какого-то диапазона, используемое в формуле, то в самой формуле оно останется (казалось бы, Excel мог бы преобразовать имена в ссылки на соответствующие ячейки, однако этого почему-то не происходит);

2.    формула содержит текст, который Excel интерпретирует как неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к отображению ошибки Имя?.

Ошибка #Знач!

Ошибка весьма распространена и встречается, как правило, в следующих ситуациях.

1.    Формула пытается провести операцию, используя некорректные данные (например, пытается сложить число и текстовое значение). Если на листе в ячейке B7 (см. фрагмент листа ниже) была записана формула =B3+B4+B5+B6, которая затем была распространена (скопирована) на ячейки C7 и D7, то для приведенных исходных данных в ячейке будет выведен результат #Знач! (ясно, что складывать числа и текст нельзя).

Использование функции СУММ позволит найти сумму числовых значений в диапазоне, в котором имеются и текстовые значения: =СУММ(D3:D6). Это означает, что в ячейке B7 можно записать формулу =СУММ(B3:B6) и распространить (скопировать) ее на ячейки C7 и D7.

2.    В качестве аргументов функции использованы данные несоответствующего типа (например, в функции ЕСЛИ вместо условия использовано число или текст).

3.    В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как аргументом должна быть отдельная ячейка. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ (A3:A6).

Ошибка #Число!

Ошибка #Число! возникает в одном из двух случаев:

1) для функции, использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ(И3);
2) формула содержит слишком большое или слишком маленькое значение. Excel поддерживает величины в пределах от 1Е-307 до 1Е307 (от 10-307 до 10307).

Ошибка #Ссылка!

Ошибка #Ссылка! возникает в случае использования формулой ошибочной ссылки на ячейку. Данная ошибка может встречаться в следующих ситуациях.

1.    1. Ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена. Например, следующая формула отображает ошибку #Число!, если удалена строка 20, столбец A или столбец B:
=A20/B20

2.    Формула скопирована в новое место, где относительные ссылки на ячейки становятся недействительными. Например, если формулу =A1–1 в ячейке A2 скопировать в ячейку A1, формула вернет ошибку #Число!, так как в ней будет присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.

3.    Содержимое ячейки с формулой было вырезано (командой Правка — Вырезать) и затем вставлено в ячейку, на которую ссылается формула.

В заключение заметим, что в случаях, когда результатом формулы является ошибка любого из рассмотренных типов, а ширина столбца недостаточна для размещения соответствующего сообщения, ячейка заполняется знаками «#».