«Табличный процессор MS EXCEL. Составление анкеты»

«Табличный процессор MS EXCEL.

Составление анкеты»

Содержание

Введение  ………………………………………………………………..с. 3-4

Глава 1.  Общие сведения  о табличном  процессоре   MS Excel…….с. 4 –7

1.1   . Microsoft Excel . Понятия и возможности………………………..с. 4-5

1.2. Основные элементы окна MS Excel………………………………с. 5-6

1.3. Структура электронных таблиц………………………………….с. 6-7

Глава 2. Создание базы данных анкетного опроса: возможности MS Excel.с.8-11

Заключение………………………………………………………………..с. 12

Список литературы………………………………………………………..с. 13

Введение

Человек всегда стремился облегчить свою деятельность, изобретая всё новые и новые орудия труда, совершенствуя технологии. Появление ЭВМ дало начало новому этапу развития человеческого общества – информационному. С тех пор компьютер претерпел серьёзные изменения: стал персональным, появились новые средства для работы с текстовой, графической и звуковой информацией. И сейчас область компьютерных технологий стремительно развивается, постоянно появляются новинки. Однако в рамках уже существующих и давно используемых возможностей компьютера имеется огромное количество секретов. Microsoft Excel – одна из самых загадочных и интересных программ в пакете MS Office. Интересна она многочисленными средствами автоматизации работы, оформления документов и богатыми вычислительными возможностями. Загадочность её состоит в том, что большинство пользователей применяют лишь малую толику того, что может дать им Excel. Это тем более удивительно, что спектр возможностей программы практически безграничен: от создания простых таблиц, построения диаграмм и графиков до решения сложных вычислительных задач и моделирования различных процессов. Мне всегда было интересно: «А как создаются  тесты, анкеты?»                                                                                                                         Так появилась проблема моего проекта: я хочу  научиться создавать анкеты  в программе Excel, но для этого нужны необходимые теоретические знания и навыки практической работы с программой MS Excel. Исходя из                                                                     проблемы, определилась тема проекта.

Тема проекта «Табличный процессор MS Excel. Составление анкеты».

Актуальность проекта: Сегодня набирает популярность онлайн-анкетирование, а также создание анкет в  MS Excel.  Этот способ проведения и обработки результатов  позволяет охватить огромное количество человек без каких-либо ограничений, связанных с местоположением участников.

 Цель проекта: выяснить возможности редактора MS Excel для создания анкет.

Задачи:

·        изучить теоретический материал о структуре табличного процессора;

·        научиться создавать электронную таблицу;

·        уметь вводить и оформлять информацию.

  Глава 1.  Общие сведения  о табличном  процессоре   MS Excel

Табличный процессор - комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст. Это наиболее удобная форма представления данных. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных данных, расчёт по которым выполняется автоматически.    Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную или специального программирования.                     Наиболее распространёнными средствами для работы с документами, имеющими табличную структуру, являются программы MICROSOFT EXCEL.

         Microsoft  Excel – программа, предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации. Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов, в которых необходимо использовать одни и те же данные в разных рабочих листах; изменять и восстанавливать связи. Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объёмами информации.

1.1.Microsoft Excel . Понятия и возможности                                               Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек.

Основные возможности электронных таблиц:

·        проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

·         автоматизация итоговых вычислений;

·        решение задач путём подбора значений параметров;

·        обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

·        проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

·        подготовка табличных документов;

·        построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

·        создание и анализ баз данных (списков).

1.2. Основные элементы окна MS Excel

·        Основными элементами рабочего окна являются: строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

·        строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации;

·        панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.);

·        строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки;

·        рабочая область (активный рабочий лист);

·         полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная);

·        набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами;

·        строка состояния.

1.3 Структура электронных таблиц

     Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.                                                                  Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.                                                                                                       Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.                   На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке. В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;        2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;

4. статистические функции;   5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);   7. текстовые функции; 8. логические функции; 9. информационные функции (проверки свойств и значений);  10.инженерные функции;   11.внешние функции.

Глава 2. Создание базы данных анкетного опроса: возможности MS Excel

В ходе проведения массовых социологических опросов перед исследователями нередко возникает проблема, связанная с обработкой больших совокупностей полученных данных и их преобразованием из рукописного вида в электронный формат.

Анкетирование - эмпирический метод исследования, который строится на опросе определенного числа респондентов с помощью анкет.

Анкета – растиражированный, структурированный список вопросов, созданный с определенной исследовательской целью.

По способу представления вопросов анкеты различают: анкетирование на основе печатной формы, офлайн (offline) и онлайн (online) анкетирование. Офлайн анкетирование представляет собой представление вопросов анкеты респонденту в виде электронного документа без подключения к сети Интернет (например, анкета в приложении MS Office Excel). Респонденты заполняют анкету, отвечают на вопросы открытого и закрытого типа на компьютере, полученные результаты сохраняются и/или отправляются разработчику анкеты на любой носитель информации и по электронной почте для дальнейшей обработки полученных данных.

Достаточно значимый процент клиентов желает видеть выходные данные после обработки бумажных анкет в электронных таблицах. Речь идет о программе Excel из офисного пакета Microsoft Office. Как правило, пользователи хорошо знакомы с данным продуктом по причине его популярности и простоты использования. Программа позволяет оперативно найти данные из любой анкеты, сделать отчет или построить график.

Первый шаг обработки данных анкетного опроса - формирование электронной (компьютерной) базы данных.

Обработка первичной социологической информации полученной в ходе опроса происходит в Excel в несколько этапов.                                                  На первом этапе необходимо пронумеровать все анкеты, подлежащие анализу для постоянного контроля ввода данных и возможности их своевременного корректирования. Далее необходимо «закрыть» все открытые вопросы анкеты, объединив ответы респондентов в группы.

Когда все открытые вопросы анкеты приведены в «закрытый» вид, следует присвоить числовой код каждому варианту ответа в каждом вопросе, то есть закодировать его. Если вопрос задан в виде таблицы, то при его анализе необходимо каждую строку ответа кодировать как отдельный вопрос. Если же респондент пропустил вопрос или не смог ответить на него, то код отсутствию ответа не присваивается.                                                                                       На втором этапе происходит формирование базы данных социологического опроса в Excel. В первый столбец матрицы необходимо внести номера анкет, а в первую строку - краткие формулировки вопросов или их номера. Таким образом, каждой строке матрицы соответствует одна анкета, а каждому столбцу - один вопрос или подвопрос.  Поскольку во втором вопросе анкеты респондент может выбрать несколько вариантов, вопрос необходимо разбить на колонки по числу вариантов ответа (подвопросы).                            При обработке вопроса, заданного в виде таблицы, следует разбивать его на подвопросы по количеству строк. Затем в матрицу вносятся данные всех анкет в соответствии с ранее произведенным кодированием.                                Для удобства формирования базы данных социологического опроса рекомендуется закреплять первую строку матрицы (вкладка «Вид» > «Закрепить области» > «Закрепить верхнюю строку») (рис. 3), что позволит всегда видеть заголовок таблицы.  Кроме того, если в анкете присутствует значительное количество вопросов, требующих разбивки в матрице данных, эти вопросы желательно выделять одним цветом (щелчок левой кнопкой мыши по столбцу выделяет его, далее во вкладке «Главная» выбираем «Заливка» и необходимый цвет).                                                                                                   На третьем этапе исследователем должен быть осуществлен поиск и устранение ввода ошибочных значений. Реализуется такая процедура с помощью функции «Условное форматирование», она позволяет выделить цветом все ячейки, содержащие ошибку. Согласно нашей кодировке в вопросе № 1 в матрице данных могут присутствовать только значения 1-5. Все иные цифры являются ошибочными и должны быть исправлены. Для поиска иных значений в вопросе №1 выделим его щелчком мыши. Далее перейдем во вкладку «Главная» > «Условное форматирование» > «Создать правило». В открывшемся окне отметим «Форматировать только ячейки, которые содержат» в полях раздела «Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие», выберем «значение ячейки», «вне», «1», «5». Затем выберем требуемый формат, например фон. При нажатии кнопки «OK», Excel выделит зеленым ошибочные значения.                                                                    На четвертом этапе происходит непосредственная обработка социологической информации. Для подсчета процентного распределения ответов на вопросы, предполагающие только один ответ, необходимо пользоваться функцией «СЧЕТЕСЛИ». Для этого под таблицей, в столбце «№ анкеты» прописываем номера вариантов ответа на вопросы. Во втором столбце прописываем формулу. Если вопрос предполагает множественный ответ, то расчет процентного соотношения ответов рассчитывается следующим образом: сначала необходимо узнать, сколько всего ответов дали респонденты при ответе на вопрос. Для этого воспользуемся счетом заполненных ячеек, с помощью формулы: =СЧЁТЗ(C2:J11), где C2:J11- диапазон столбцов, в которых находятся интересующие нас ответы. Далее применим формулу, использованную ранее. Для подсчета процентного распределения первого варианта ответа во втором вопросе анкеты формула будет иметь вид:

=СЧЁТЕСЛИ(C2:C11;1)/27, где

C2:C11 - диапазон столбцов, в которых находятся интересующие нас ответы:

·        номер варианта ответа, процент которого необходимо посчитать;

·        27 - сумма всех ответов на вопрос № 2.

Заключение

Таким образом, с помощью программы MS Excel,  можно в сжатые сроки получить базовый анализ данных, интерпретировать значительные числовые массивы, полученные в ходе эмпирических исследований. Высокая адаптивность и простота работы, легкость экспорта данных, как между пользователями, так и между другими программными продуктами, позволяет реализовать на практике любой метод количественных исследований и решить большую часть задач, встречающихся в работе социолога. В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с табличным процессором Microsoft Excel, так как современный мир насыщен огромным количеством информации, с которой просто необходимо уметь работать. Цель работы достигнута, поставленные задачи решены.

Список литературы

1. Айзек М.П. Вычисления, графики и анализ данных в Excel 2013. Самоучитель. – М.П. Айзек. - СПб.: Наука и техника, 2015. - 416 c

2. Лазарева А.В. Интересные возможности программы Excel / Юный ученый. — 2019. — № 3.1 (23.1). — С. 58-60. https://moluch.ru/young/archive/23/1450/

3. Леонтьев В.П. Excel 2016. Новейший самоучитель / В.П. Леонтьев. - М.: Эксмо, 2018. - 640

4. Карчевский, Е. М.  Филиппов, И. Е.  Филиппова, И.А. Учебное пособие

«Excel 2010 в примерах»-Казань, 2012 – 100 с.

5.Слесарева Е.А., Смирнов Д.Е. Информационные технологии как средство решения практических задач в деятельности психолога // Государственная служба и кадры №4, 2016

6.Рабочая книга социолога / под ред. Г.В. Осипова. Изд. 4-е, стереотипное. - М.: КомКнига, 2006. - 480 с.

7.https://nsportal.ru/vuz/fiziko-matematicheskie nauki/library/2014/11/06/informatika-rabota-v-microsoft-excel

8.https://itguides.ru/soft/excel/tablichnyj-processor-excel.html

9.https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

10.https://support.microsoft.com/ru-ru/office