"Тайм - менеджмент как кадровый инструмент руководителя"

Предпросмотр материала:

Тайм - менеджмент как кадровый инструмент руководителя

Оксана Викторовна Белозуб

заведующий МБДОУ «Детский сад № 52»

г. Северск Томской области

Важным условием достижения целей ДОУ является организационный порядок в учреждении, когда сотрудники знают и выполняют свои должностные обязанности, несут персональную ответственность в соответствии с принятыми и утвержденными правилами.

Для того, чтобы деятельность дошкольного учреждения осуществлялась четко и без сбоев, необходимо выстроить систему документооборота. Мне, как руководителю, необходимо вникнуть в весь процесс деятельности сада, отработать самостоятельно все документы, отчеты, справки, задания.

Большим подспорьем в работе для меня является электронный планировщик дел, потому что работать «по старинке» в бумажных ежедневниках уже не рентабельно.

Владея электронной почтой, изучаю дополнительные возможности, такие как функция «Календарь», который позволит планировать и контролировать не только собственные рабочие моменты, но и сотрудников.

При этом календарь имеет целый ряд преимуществ по сравнению с бумажным ежедневником:

- дает возможность планировать дела на день, неделю, месяц и сразу на год.

- имеет определенную периодичность, значит можно пролонгировать дела на определенный период времени (например, документы, имеющие промежуточный период: муниципальные задания, отчет по основным показателям деятельности, премирование и т.д). Это значительно упрощает планирование рабочего времени.

- возможность установки промежуточного напоминания о приближении сроков, выбрав нужную дату, если срок исполнения превышает более двух-трех недель.

- удаление или добавление в список дел новые задания. Кнопкой «Прекратить» или « Отложить», возможность закончить дело или перенести его исполнение на неопределенный срок в зависимости от важности дела

- получение звукового уведомления: всплывает рабочее окно в котором отображаются название дела, исполнитель и время.

Планируя день, в календаре оставлены 15% дня свободным от планирования, как правило 1,5 часа до окончания рабочего дня, ведь по специфике работы может возникнуть форс - мажор, срочная задача. Если оставить «окно», свободное время для внезапной задачи, значит будет резерв и возможность не выйти за рамки рабочего времени, и не передвигать все планы.

При такой организации дня высвобождается время на общение с коллегами, обсуждение рабочих и личных вопросов, саморазвития.

Минусы бумажных носителей

-большой объем на рабочем столе

-непросто менять планы и перекраивать день: если что-то пошло не по плану, то придется черкать и переписывать

-сложности с переносом информации: по окончании года. Контакты и другую важную информацию придется переносить в новый ежедневник

-не всегда под рукой, не в любую дамскую сумочку поместиться, а также для заполнения необходимо рабочее место

Плюсы электронного планировщика

-возможность синхронизировать с другими устройствами (установить в телефоне),

-возможность установить звуковое напоминание, чтобы не пропустить важные события или дело,

- всегда под рукой: их удобно брать с собой, не занимает много места,

- гибкость: можно легко изменить или скорректировать данные,

Минусы: отсутствие сети интернет, трудности владения техническими средствами

Помимо планирования собственного рабочего времени необходимо проконтролировать и работу своих сотрудников.

Как руководителю получить обратную связь по исполнению приказов, поручений, проверить правильность создания документа, сроки, ведь человеческий фактор еще никто не отменял (не успел, забыл, заболел):

1.Документы, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому исполнителю отдельно и в электронном календаре указывается ответственное лицо и срок исполнения.

2. Использовать способ контроля через электронную почту.

Документы, не требующие визирования руководителя, но требующие внимания «Исполнитель» в формировании нового письма в графе Копия, добавляет электронную почту учреждения и при получении входящего письма (почта просматривается регулярно) виден адресат, дата и время отправки, что говорит о своевременном исполнении поручения.

Используем функцию «Контакты». Удобно заносить контакты не частого общения, Встроенный адресный справочник помогает быстро создать визитную карточку с полной информацией о контакте, находить нужные контакты и управлять ими. И не нужно переписывать данные в конце года в другой ежедневник. Что также экономит мое время.

Для удобства движения документов также используется сетевая папка, чтобы обеспечить обмен информацией между несколькими компьютерами в локальной сети. Исполнитель может отправить документ для проверки и корректировки через сетевую папку «Обмен», а я проверяю и вношу корректировки по необходимости.

Главное в работе руководителя это не только умение планировать и контролировать, а самое важное, уметь работать с людьми. Не оставлять сотрудников один на один с неисполнимой задачей, стараться помочь, если есть трудности, проработать задачу совместно, уметь слушать и слышать, относиться с уважением и поддержкой, замечать и хвалить успехи, даже если они не идеальны.

"Тайм - менеджмент как кадровый инструмент руководителя"

DOCX

05.02.2026

160

Файл будет скачан в формате:

DOCX

Автор материала

Важова Алина Дмитриевна

На сайте: 8 лет и 10 месяцев
Всего просмотров: 226
Подписчики: 0
Всего материалов: 1

226
просмотров
1
материалов
0
подписчиков

Настоящий материал опубликован пользователем Важова Алина Дмитриевна.
Инфоурок является информационным посредником. Всю ответственность за опубликованные материалы несут пользователи, загрузившие материал на сайт. Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете на материал.