Профессиональное образовательное учреждение

 «Уральский региональный колледж»

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВИДЫ

 

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

 

40.02.02 Правоохранительная деятельность

 

 

Обучающегося гр. ПД-249…____________Христофорова Мария Алексеевна

17.06.2021

 

 

Оценка за выполнение и защиту курсовой работы                      _____________

 

 

Проверила                       ____________          Степанова Светлана Леонидовна

17.06.2021

 

 

 

 

 

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ		3
1 ТРЕБОВАНИЕ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ		6
1.1 История появления бланков		6
1.2 Общие требования к оформлению бланков		8
1.3 Перечень реквизитов общего бланка		10
2 ВИДЫ БЛАНКОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ		13
2.1 Виды бланков документов		13
2.2 Оформление реквизитов бланка конкретного вида документа		14
2.3 Учет, изготовление, хранение и оформление гербовых бланков		17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		23
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ		25
ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец оформления общего бланка организации		28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы исследования курсовой работы заключается в том, что в современное время требованиям к оформлению документов придается особое значение: активно разрабатывается законодательная база, а также нормативно – правовые документы, авторы которых стремятся эффективно отразить основные принципы работы с документами, выбрав своей главной целью разработку единого свода правил документирования деятельности организаций.

Любому человеку в течение его жизни приходится составлять документы. Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Документы многообразны и каждый вид документа – приказ, протокол, устав, справка, письмо имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы

 

с документами, а так же различные классификации.

Классификация очень важна – она отображает объективные закономерности различных процессов и выделяет конкретные признаки объекта. Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Объектом исследования являются правовые отношения в области оформления отдельных видов бланков документов.

Предметом исследования выступают нормативно – правовые акты, регулирующие требования к бланкам документов и их оформление.

Объектом исследования являются правовые отношения в области бланки документов.

Целью работы является изучение требований к бланкам документов и их видов.

Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:

-                   изучить историю появления бланков документов;

-                   проанализировать общие требования к оформлению бланков документов;

-                   рассмотреть перечень реквизитов общих бланков документов;

-                   ознакомиться с видами бланков документов;

-                   изучить оформление реквизитов бланка конкретного вида документа (общий бланк, бланк письма);

-                   раскрыть учет, изготовление, хранение и оформление гербовых бланков.

Методологическую основу исследования составили: общенаучные методы исследования, такие как, теоретико-методологический и логический анализ, сравнительный анализ, обобщение, индукция и дедукция.

Теоретической базой для написания курсовой работы послужили труды таких отечественных авторов, как Андреева В.И., Березина Н.М.,              Воронцова Е.П., Крылов И.Ю., Лагутин Т.М., Сагиян С.Г., Спивак В.А., Стенюков М.В., Теплицкая Т.Ю., Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф.

Нормативной базой исследования выступили Конституция Российской Федерации, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», Госстандарт «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и многие другие.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и одного приложения.

Во введении обосновывается актуальность темы курсовой работы, формулируются цели и задачи, определяется объект предмет, методологическая основа, теоретическая и нормативная база.

В первой главе рассматриваются требования, предъявляемые к бланкам документов.

Вторая глава посвящена видам бланков документов.

В заключении содержатся выводы по проведенному исследованию в курсовой работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1        ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

 

1.1            История появления бланков

 

История бланка насчитывает более двух столетий, что свидетельствует о стабильности традиций в оформлении документов. Еще в начале XYIII столетия официальные документы писались на гербовой бумаге. Впервые штемпелирование бумаги государственным гербом для составления официальных бумаг было введено в Голландии в 1624 г. В России появление гербовой бумаги относится к концу XVII в. Проект «клеймения» бумаги был подан Петру I дворецким Б.П. Шереметева А.А. Курбатовым. Царь оценил финансовые выгоды этого мероприятия, и указом от 1 марта 1699 г. гербовая бумага была введена на территории всего государства Суть этого нововведения состояла в том, что для составления практически любого документа бумагу надо было покупать у государства. Каждый лист гербовой бумаги имел штамп с изображением государственного герба.

Значимым событием в формировании делопроизводства, связанным с законодательством 1811г., следует рассматривать появление бланков документов. Предусмотрены были четыре формы бланков с угловым расположением реквизитов, ставших неотъемлемыми при оформлении служебной переписки. Бланки печатались типографским методом либо писались от руки. В структуру реквизитов бланка включают наименование учреждения, наименования структурных подразделений (департамент, отделение, стол), дата и регистрационный номер документа. Обособленное место захватывает заголовок к тексту документа, который располагается непосредственно под реквизитами бланка (так же, как также в современных документах). Возникает и ссылка на поступивший документ (образец современного реквизита «Ссылка на дату и номер поступившего документа»), что до тех пор, пока никак не унифицирована и может

 

выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или «От такого–то».

Обретает стабильный вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, – данное обозначение должности лица в дательном падеже либо наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, также его личную подпись. Иные виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков.

В настоящее время, безусловно, трудно вообразить для себя компанию, которая никак не использует печать бланков. Ранее все без исключения документы оформлялись вручную, их доводилось долгое время заполнять в нескольких экземплярах, безусловно еще и переписывать. Между тем, в начале девятнадцатого столетия, в 1806 г., появилась «угольная бумага» либо копирка, которую изобрел англичанин Ведгвуд. В то время такой документ также назывался стилографическим писателем. Это дало возможность создавать копии писем также деловых бумаг, что значительно облегчило работу. Тем не менее, количество документов, необходимых для ведения бизнеса, увеличивалось, заполнение бумаг превращалось в длительную монотонную работу. Это способствовало появлению идеи о нанесении в чистый лист бумаги неизменяемой информации, а остальные данные заполнялись вручную либо на машинке.

Сейчас для ведения документооборота копирка никак не применяется, но идея нашла олицетворение в изготовлении самокопирующихся видах. Они производятся из самокопирующей бумаги, листы которой скрепляются с одной стороны специальным клеем. Нанесенная на первый лист информация автоматически копируется на последующие. Это удобно для выписки квитанций, чеков, счетов, накладных, разных полисов.

Еще в начале двадцатого столетия многие компании стремились выделиться из числа других и привлечь интерес потребителей. Таким образом, возникла концепция на свои документы наносить название

компании и реквизиты, что поспособствовало повышению узнаваемости, являлось своеобразной саморекламой. Это были первые фирменные бланки в Москве.

Подобным способом, мы можем сделать вывод, что, сегодня профессионально выполненный фирменный бланк свидетельствует о высоком статусе компании, о ее солидности и надежности. Он существенно упрощает ведение деловой переписки, повышает ее культуру. Исходящие документы, оформленные на нем, значительно выигрывают и вызывают больше доверия. Они относятся к представительскому типу продукции и участвуют в создании единого корпоративного стиля. Обычно на нем изображается логотип компании, ее реквизиты, фирменная символика.

 

1.2   Общие требования к оформлению бланков

 

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов» является преемником ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, потому что позволяет оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций

 

используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

-                   20 мм – левое;

-                   10 мм – правое;

-                   20 мм – верхнее;

-                   20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими или электронные шаблоны бланков.

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от

 

несанкционированных изменений.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

-                   угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на языке (языках) республики– справа);

-                   продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики – ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и иностранном языке.

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите "справочные данные об организации" оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации, реквизит "адресат" оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

 

1.3   Перечень реквизитов общего бланка

 

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов,

 

кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

-                   01 «Государственный  герб  Российской Федерации» или 02 «Герб субъекта Российской Федерации» или 03 «Эмблема организации или товарный знак»,

Государственный герб Российской Федерации располагается на бланках документов согласно постановлению о Государственном гербе Российской Федерации.

В свою очередь, герб субъекта Российской Федерации располагают на бланках документов соответственно нормативно-правовым актами субъектов Российской Федерации.

Действующая эмблема организации (логотип, товарный знак) проставляется в соответствии с Уставом на бланках организаций. Следует отметить, что эмблему (логотип, товарный знак) не помещают на бланк в том случае, если на нем уже есть Государственный герб РФ.

-                   08 «Наименование организации»,

Наименование организации – автора документа обязательно должно соответствовать ее официальному наименованию, установленному в учредительных документах.

При этом в обязательном порядке над наименованием организации помещают сокращенное название вышестоящей организации, а при его отсутствии – полное.

Наименование тех организаций субъектов РФ, которые имеют вместе с русским языком национальный язык в качестве государственного, подлежит употреблению на двух языках.

Однако, наименование организации на иностранном языке подлежит воспроизведению только в тех случаях, если оно официально закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке размещают ниже данного наименования на русском языке.

-                   14 «Место составления или создания документа».

 

Место составления документа помещается только в том случае, если

его определение по реквизитам затруднено.

Допускается указывать на общих банках ограничительные метки для следующих реквизитов:

-                   11 «Дата документа»,

Дата документа – это дата его утверждения или подписания (для протокола – дата проведения заседания). В том случае, если авторами документа выступают одновременно несколько организаций, то датой документа признают самую позднюю дату его подписания.

-                   12 «Регистрационный номер документа»,

Регистрационный номер документа – это его порядковый номер, который подлежит заполнению индексом дела согласно номенклатуре дел по усмотрению организации.

Составленный несколькими организациями регистрационный номер документа включает в себя регистрационные номера документа всех организаций и подлежит записи через косую линию согласно порядку названия авторов, в данном документе.

-                   18 «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту содержит сжатое содержание документа, которое по смыслу согласуется с наименованием вида документа. Так, заголовок отвечает на такие вопросы, как (о ком? о чем?).

К тексту оформленных на бланках А5 документов заголовок можно не применять.

Таким образом, можно сделать вывод, что вся совокупность реквизитов, а также схема их расположения в документе образуют собой, так называемый формуляр документа.

 

 

 

 

2 ВИДЫ БЛАНКОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ

 

2.1 Виды бланков документов

 

На сегодняшний день ГОСТ Р 7.0.97–2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» устанавливает три вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов), бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.

В  общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

-                   герб, эмблема, товарный знак;

-                   наименование организации – автора документа;

-                   место составления (издания) документа.

Бланк письма. В  бланк письма включаются следующие реквизиты:

-                   герб, эмблема, товарный знак;

-                   наименование организации – автора документа;

-                   справочные данные об организации;

-                   регистрационный номер документа;

-                   дата документа.

Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения). В  бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

-                   герб, эмблема, товарный знак;

-                   наименование организации — автора документа;

-                   регистрационный номер документа;

-                   дата документа;

-                   наименование вида документа;

-                   место составления (издания) документа.

Следует отметить, что ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой и продольный. Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.

 

2.2 Оформление реквизитов бланка конкретного вида документа

 

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

−                  01 «Государственный герб Российской Федерации» воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

−                  02 «герб субъекта Российской Федерации», помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

−                  03 «эмблема организации», разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка

документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Или товарный знак (знак обслуживания) зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля);

-                   08 «наименование организации» – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

−                  10 «наименование вида документа» указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности);

−                  14 «место составления или издания документа» Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Также ограничительные отметки для реквизитов:

 

−                  11 «дата документа» соответствует дате подписания

 (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа записывается в последовательности - день месяца, месяц, год – одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.;

−                  12 «регистрационный номер документа» цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

−                  18 «заголовок к тексту» Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»): приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии; приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания; письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст

 

документа не превышает 4 – 5 строк;

−                  19 «отметка о контроле» свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе:

-                   продольного расположения реквизитов. Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

−                   углового расположения реквизитов.

 

2.3 Учет, изготовление, хранение и оформление гербовых бланков

 

Порядок работы с бланками документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 (в ред. Постановления Правительства Российской Федерации от 14.12.2006 № 767) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».[3]

На бланках документов изображается Государственный герб российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение щита помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

Настоящий Порядок устанавливает единые принципы изготовления, учета, выдачи, хранения и использования номерных бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее

 

гербовые бланки).

Установлены следующие виды гербовых бланков:

−                  угловой бланк письма;

Расположение реквизитов бланка сверху вниз: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование вышестоящей организации – Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, полное наименование территориального органа или подведомственной организации в соответствии с учредительными документами, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций; основной государственный регистрационный номер налогоплательщика/причина постановки на учет (ИНН/КПП); справочные данные о территориальном органе или подведомственной организации – почтовый адрес, номер телефона, номера факсов,  адрес электронной почты, адрес в сети Интернет; строка для проставления даты и номера документа; строка для проставления номера и даты документа, на который подготовлен ответ.

−                  бланк приказа;

Расположение реквизитов бланка сверху вниз: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование вышестоящей организации – Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, полное наименование территориального органа или подведомственной организации в соответствии с учредительными документами, вид документа; место составления (издания) документа; строка для проставления даты и номера документа.

На бланках приказов Управления печатают проекты приказов по основной деятельности и по личному составу.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только организациями, осуществляющими полиграфическую деятельность, имеющими лицензию на соответствующий

вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. При изготовлении бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа. Порядковый номер должен располагаться в нижней части оборотной стороны бланка.

−                  общий бланк

Расположение реквизитов бланка сверху вниз: Государственный герб Российской Федерации, полное наименование вышестоящей организации – Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, полное наименование территориального органа или подведомственной организации в соответствии с учредительными документами, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций; основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика/причина постановки на учет (ИНН/КПП); справочные данные о территориальном органе или подведомственной организации - почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, адрес электронной почты, адрес в сети Интернет; строка для проставления места составления документа; строка для проставления даты и номера документа.

Общий бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используют для подготовки уведомлений о принятом решении, о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации.

Употребление ксерокопий гербовых бланков также бланков произвольной формы не допускается. Документы на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленных с помощью ксерокса, не имеют юридической силы.

За организацию работы по изготовлению гербовых бланков отвечает

 

ответственное лицо подразделения, которое:

−                  получает от подразделения, отвечающего за документационное обеспечение деятельности, заявки на изготовление гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы;

−                  оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

−                  осуществляет получение гербовых бланков.

У лиц, ответственных за учет, хранение и использование бланков, гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах

Запрещается хранение гербовых бланков в столах, ящиках, передача их на хранение лицам, не имеющим на это право.

В журналах учета ведется учет гербовых бланков раздельно по каждому виду.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности на основании сведений, предоставленных начальниками структурных подразделений, вносит приказ о назначении лиц, ответственных за получение, учет, хранение, использование гербовых бланков, а также за предоставление отчетов об использованных гербовых бланках.

Учет, хранение и выдачу гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их надлежащим использованием организуют руководители структурных подразделений.

Учет использования гербовых бланков в структурных подразделениях ведется в журнале использования номерных гербовых бланков раздельно по каждому виду в соответствии с формой (приложение № 5).

Журналы учета бланков включают в номенклатуру дел.

Запрещается использование испорченных гербовых бланков на черновики или в других целях.

Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам. Запрещается

тиражирование гербовых бланков на копировально-множительных аппаратах и использование ксерокопий бланков для оформления подлинных документов.

Кодексом Российской Федерации «Об административных правонарушениях» установлена ответственность за нарушение правил изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (ст. 19.11 КоАП). [2]

Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Гербовые бланки писем не используются для внутренней переписки.

При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на номерном бланке, последующие страницы – на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Экземпляр письма (документа) исполнителя, а также внутренняя переписка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с изображением эмблемы Роспотребнадзора.

На обратной стороне экземпляра документа исполнителя помечается вручную номер использованного гербового бланка.

Распечатка документа на номерном гербовом бланке осуществляется после визирования соответствующими должностными лицами второго экземпляра документа, оформленного на стандартном листе с изображением эмблемы Роспотребнадзора.

При массовой рассылке документа (более 4 адресатов) в бумажном виде подписывается единственный оригинал, оформленный на гербовом бланке, который остается в деле со списком рассылки, а адресатам направляются ксерокопии.

В случае рассылки документа в бумажном виде не более чем в 4 адреса первый лист каждого документа оформляется на номерном гербовом бланке с очередным порядковым номером бланка.

В заключении необходимо отметить, что Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти (паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, загранпаспорт). Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Проведенное исследование позволяет сделать следующие выводы.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов» является преемником ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, потому что позволяет оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ.

В большей степени бланк играет представительскую роль. Организации удобно связываться со своими партнерами, клиентами или потенциальными покупателями, используя в переписке именно фирменный бланк определенного образца. Конечно, фирменный бланк сам по себе не может гарантировать успешного заключения сделки и не повышает вероятность удачного партнерства, но среди другой корреспонденции от разных компаний обращение или информационное письмо на фирменном бланке будет существенно выделяться.

Поэтому требования к бланкам документов и их виды должен знать каждый.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1)                Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // СЗ РФ. – 2014. – № 31. – Ст. 4398.

2)                Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП Российской Федерации) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (принят Государственной Думой Федерального собрания Российской Федерации 20 декабря 2001 г.).

3)                Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (ред. от 28.12.2010) // Российская газета. - 2000. - № 244. - 27 декабря.

4)                Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (ред. от 14.12.2006) // Собрание законодательства РФ. - 1996. - № 2. - 8 января.

5)                Постановление Госстандарта РФ от 31.07.1997 N 273 (ред. от 21.01.2000) "О принятии и введении в действие государственного стандарта" (вместе с "Унифицированными системами документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-1997") (дата введения 01.07.1998).

6)                Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016."Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 08.12.2016 N 2004-ст).

7)                Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.39-1972 УСД “Система организационно-распорядительной документации”.

8)                Государственный стандарт РФ ГОСТ 16487-1970 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

9)                Волкова Е.А. Делопроизводство [Электронный ресурс]: практическое пособие для студентов-бакалавров, обучающихся по направлению подготовки «Юриспруденция»/ Волкова Е.А. – Электрон. текстовые данные. – Краснодар, Саратов: Южный институт менеджмента, Ай Пи Эр Медиа, 2017. – 41 c. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62609.html. – ЭБС «IPRbooks» – Дата обращения: 27.04.2021.

10)           Вышегородская, Е. Д. Документы в истории российского делопроизводства / Е. Д. Вышегородская, Я. В. Фесюн // Молодой учёный. 2017. – № 22-1 (156). – С. 30–32.

11)           Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел [Электронный ресурс] : учебное пособие / М.С. Десятов [и др.]. – Электрон. текстовые данные. – Омск: Омская академия МВД России, 2017. – 68 c. – 978-5-88651-648-7. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/72851.html – Дата обращения: 27.04.2021.

12)           Ерохин, В. Н. Понятия «бумага», «дело», «документ» в истории делопроизводства в России / В. Н. Ерохин // Культура, наука, образование: проблемы и перспективы / отв. ред. А. В. Коричко. – М., 2016. – С. 293–295.

13)           Книжникова А.Н. Делопроизводство и режим секретности : учебник / А. Н. Книжникова. – М. : ЮСТИЦИЯ, 2019. – 162 с. – (Среднее профессиональное образование) – Дата обращения: 16.12.2020.

14)           Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2019. – 477 c.

15)           Троян, Н. О. История появления и предпосылки развития делопроизводства и документооборота в России / Н. О. Троян // Электронные средства и системы управления. – 2019. – № 2. – С. 77–80.

16)           Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М., «Проспект». 2004.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Образец оформления общего бланка организации