Участники проекта и окружение проекта

Проект имеет ряд функций, о которых вам нужно помнить, чтобы методологически правильно организовать работу по его реализации:

• Сфера деятельности, в которой появляется и развивается проект, может быть разделена на собственно «проект» и «проектную среду» (внешнюю среду).

• Проект не является жестким и стабильным образованием: некоторые его элементы могут перетекать из внешней среды в проект и обратно во время реализации.

* Ряд элементов проекта может использоваться как внутри, так и за пределами проекта. Например, специалисты, которые одновременно работают как над реализацией определенного проекта, так и над решением некоторых других проблем (в частности, над выполнением другого проекта).

• Обычному сотруднику, участвующему в конкретном проекте, обычно все равно, находится ли он или объект, с которым он работает, внутри или за пределами этого проекта. Для него важно, какую конкретную работу он выполняет и какую награду он получает за это. Совсем другое дело ответственные руководители проектов и руководители организаций, участвующих в проекте. Для них вопрос о том, где вы находитесь - за пределами или внутри проекта - является важным фактором в вашей успешной работе по реализации проекта. 

Среда проекта - это сложный комплекс взаимосвязанных отношений, который постоянно влияет на проект во время его реализации. Кроме того, большинство проектов сами по себе влияют на окружающую среду, что особенно заметно в проектной инфраструктуре.

Что еще более важно, факторы среды проекта меняются во время реализации самого проекта, особенно если он занимает несколько лет и выполняется поэтапно. Это приводит к большей неопределенности и риску и бросает вызов менеджеру проекта и его команде.

В среде проекта можно выделить два круга: корпоративную среду, в которой выполняется проект, и внешнюю среду или среду самой компании.

Проект в корпоративной среде

Проект можно рассматривать как краткосрочную мини - организацию внутри компании. На проект влияют все отделы компании, с помощью которых он создается и реализуется. Как правило, это подразделения из следующих областей деятельности:

Управление бизнесом - основываясь на стратегии организации, оно определяет цели и основные требования к проекту.

Финансовая область - определяет бюджетные рамки проекта, а также методы и источники финансирования.

Область продаж - представляет требования и условия для проекта, связанные с рынком сбыта, поведением покупателя и действиями конкурентов.

Производственная сфера связана с рынком средств производства, необходимых для проекта.

Область поставок материалов связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует требования к проектам, вытекающие из возможностей доставки сырья, материалов и оборудования по разумным ценам.

Сфера инфраструктуры связана с рынком услуг и различными видами услуг (реклама, транспорт, связь, телекоммуникации, информационно-инженерное дело и т. д.).

Область очистки и утилизации промышленных отходов связана с требованиями охраны окружающей среды и надлежащего использования промышленных отходов.                                                        

Внешняя среда проекта

Внешняя среда проекта влияет как на компанию, так и непосредственно на проект. И чем больше масштаб проекта, тем сильнее влияние факторов окружающей среды на проект. Среди наиболее важных факторов внешней среды проекта - -:

* политические условия ( политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности и т. д.); * экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, валютная стабильность, развитие банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.); * экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, валютная стабильность, развитие банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.);

* экономические условия (тарифы и налоги, уровень инфляции, валютная стабильность, развитие банковской системы, уровень цен, состояние рынков и т. д.); * социальные условия ( уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);

* социальные условия (уровень жизни, уровень образования, отношение местного населения к проекту и т. д.);

* правовые условия ( законы и нормативные акты, права собственности и т. д.);

* культурные условия;

* природные и географические условия;

* технология, используемая в проекте;

* потребители продукции проекта;

•        Конкуренты;

* инфраструктурные факторы. 

Из всех перечисленных факторов среды проекта менеджер проекта должен выбирать и анализировать только те, которые могут оказать существенное влияние на реализацию проекта. Отсутствие важных факторов окружающей среды при подготовке и планировании проекта может в конечном итоге привести к кризису и «разрушению».

Участники проекта

Помимо команды проекта, в число участников проекта входят различные люди и организации из окружающей среды, которые взаимодействуют с проектом на разных этапах реализации.  Необходимость изучения этих внешних участников проекта возникает из-за того факта, что эти люди вместе со спонсорами, владельцами и потребителями управляют всей работой менеджера проекта и его команды.

Для эффективной работы с внешними участниками проекта требуется следующее:

1. Определите всех участников, которые действительно могут повлиять на проект;

2. Классифицируйте участников по их влиянию на проект;

3. Определите приоритеты необходимых соединений с внешними абонентами.

Идентификация участников проекта:

* Инициатор проекта - практически любой будущий участник проекта может выступить инициатором. Он выдвигает основную идею, составляет предварительное обоснование и предложения по реализации проекта. Но бизнес-инициатива по реализации проекта в конечном итоге принадлежит клиенту или владельцу проекта.

* Заказчик является будущим владельцем проекта и потребителем его результатов. Он определяет основные требования к проекту и гарантирует, что он будет финансироваться либо спонсорами, либо инвесторами. Он также заключает контракты с ведущими участниками проекта и управляет процессами коммуникации между всеми участниками проекта.

* Инвесторы - банки, взаимные фонды, другие организации или частные лица, которые инвестируют в проект с целью получения максимально возможной прибыли от вложенных инвестиций. Инвесторы заключают соответствующие контракты с клиентом, а затем контролируют их выполнение и проводят необходимые расчеты с другими участниками проекта по мере его реализации.

* Потребитель конечных продуктов проекта - это может быть как сам клиент, так и различные организации и отдельные лица, которые являются покупателями конечных продуктов проекта. Они определяют требования к производимым продуктам и услугам. Ваше поведение будет зависеть от возмещения затрат и прибыли от проекта.

* Поставщики - это организации, которые поставляют материалы, оборудование, транспортные средства и т. Д. Для проекта на контрактной основе.

* Конкуренты основных участников проекта.

* Органы власти - представители местных, региональных и центральных органов власти, контролирующие выполнение определенных государственных и общественных требований к проекту.

* Лицензиары - организации, которые выдают лицензии на определенные виды работ и услуг, ведут бизнес, владеют земельной собственностью и так далее.

* Консультативные, технические, юридические организации, участвующие в проектном процессе.

* Общественные группы и организации, население, значительные интересы которого затронуты реализацией проекта.

Этот список участников не является полным и может быть дополнен другими позициями, которые важны для конкретной области практики проекта с учетом их особенностей.

Классификация участников по их влиянию на проект

После того, как вы определили основных участников проекта, вы можете разделить их на одну из следующих категорий, в зависимости от того, как вы можете повлиять на проект:

•        контролируемый;

* те, кто оказывает на вас влияние;

* требуют высокой оценки.

В каждой категории участники также могут быть классифицированы в соответствии с их потенциальным влиянием на проект.

Определение приоритетов необходимых отношений с внешними участниками проекта

Основываясь на проведенной классификации, члены проектной группы могут определить приоритеты отношений, необходимых для внешних участников проекта, чтобы обеспечить наилучшие условия для реализации и завершения проекта.

Если проект достаточно большой или отношения с внешними участниками очень интенсивны, для выполнения этой функции может быть выделена отдельная группа по внешним связям с общественностью.