Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Инфоурок / Другое / Другие методич. материалы / Учебная единица по менеджменту на тему информация в менеджменте

Учебная единица по менеджменту на тему информация в менеджменте

  • Другое

Поделитесь материалом с коллегами:

hello_html_28fd38ae.gif








hello_html_4f9dc81e.gif



«Принятие управленческих решений»



hello_html_m22381071.gif




ТЕМА: «Информация в менеджменте. Коммуникации»







Разработчик:

Преподаватель экономических дисциплин

Жигунова Н.Ю.







г.Нальчик, 2012г.


Пhello_html_58f7ee9f.gifонятие и классификация информации.









В современной науке рассматриваются два вида информации:

Виды информации


Объективная (первичная) информация — свойство материальных объектов и явлений (процессов) порождать многообразие состояний, которые посредством взаимодействий (фундаментальные взаимодействия) передаются другим объектам и запечатлеваются в их структуре.[1]


Субъективная (семантическая,смысловая, вторичная) информация – смысловое содержание объективной информации об объектах и процессах материального мира, сформированное сознанием человека с помощью смысловых образов (слов, образов и ощущений) и зафиксированное на каком-либо материальном носителе.



Задание1. Выписать основные определения.


ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация - это законодательные акты и директивные указания вышестоящих органов, данные о научно-техническом прогрессе, о конкурентах, о спросе на продукцию, о ценах и т.д. Содержанием внутренней информации являются данные о ходе выполнения заданий подразделениями предприятия, о сбыте продукции, об экономике и финансовом состоянии предприятия, трудовой дисциплине в коллективе и др.

По содержанию информация делится на:

1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.

2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.

3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.

4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.

5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

hello_html_m6ed0bf51.gif



Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Трансакты, три формы трансакта: параллельный, перекрестный, скрытый

Межличностные отношения-трансакты.

Общение людей является предметом трансактного анализа. Берн дает такое определение трансакта:

1.Трансакт состоит из раздражения, называемого стимулом (С), и реакции (Р) между двумя определенными эго-состояниями.

Таким образом, трансакт - это любое словесное или бессловесное общение как минимум двух людей. Он может сопровождаться словами, взглядами, пожатием рук и т.д. Если человек правильно понимает трансакты межличностного общения, то он очень быстро осознает, почему коммуникации между двумя людьми бывают конструктивными и почему в иных случаях возникают помехи.


Берн различает три формы трансакта.

1.Параллельные трансакты.

Параллельные трансакты называют также простыми, тождественными или дополнительными. Признаком параллельного трансакта является то, что реакция человека напрямую зависит от того его-состояния, которое затронул его собеседник. Такой трансакт может осуществляться между двумя любыми парами эго-состояний, в которых находятся передающий и принимающий.С: Вы отправили пакет? Р: Да, сегодня, экспресс-почтой.Параллельные трансакты могут продолжаться бесконечно и нить беседы при этом не теряется.

2.Перекрестные трансакты.

Перекрестные трансакты препятствуют течению беседы и вводят разговаривающих в заблуждение.А: Ты не знаешь, куда я положил свой ключ?

Б: Больше следи за порядком, тогда будешь быстро находить свое барахло!

На вполне разумный вопрос человек получает неподходящий ответ. Часто бывает, что один из собеседников отрицательно реагирует на ваше высказывание, не поняв его. Это приводит вас в замешательство, а при определенных обстоятельствах - в ярость. В этих случаях беседа временно или полностью прерывается.

Участники такого диалога говорят мимо друг друга, так как каждый из них думает только о себе или не рассматривает другого как равного себе.

3.Скрытые трансакты.

Вам наверняка знакомы ситуации, когда кажется, что идет нормальная, разумная беседа. Но одновременно вы чувствуете, что что-то не договаривается. Выражается это в интонации, в положении тела, во взглядах и тому подобных вещах. Таким образом, говорится нечто совершенно иное, нежели то, что содержится в словах.В таких случаях мы говорим о скрытых трансактах, т.е. о тех, которые осуществляются одновременно на двух уровнях.То, что произносится, что ясно, Берн называет социальным уровнем, а скрытое, подразумеваемое - психологическими уровнем.Это означает, что скрытые трансакты образуются на скрытых ровнях. Пример скрытого трансакта.

C.I (социальный уровень) растягивая слова: Вы выполнили задание?P.I. Да-да, я сейчас как раз заканчиваю.

С.2 (психологический уровень): И сколько же вам еще нужно времени?

Р.2. Знаете что, оставьте меня, наконец, в покое. Почему вы меня вечно погоняете !Всем вам знакома ситуация, когда кто-нибудь опаздывает, а ждущий его спрашивает: "А вы знаете, сколько уже времени?"

В большинстве случаев в ответ слышится извинение. И вы понимаете, что следует автоматическая реакция на психологический стимул: "Объясните мне, почему вы опоздали?"Можете себе представить, как удивился бы спрашивающий, если бы услышал в ответ: "Да, сейчас 8 часов 23 минуты".


Задание 2. Как вы поняли, что такое трансакты? Распишите определение с пояснениями.

СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ.hello_html_65b5deed.gif

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы.

hello_html_m32a48d53.png






Коммуникация означает буквально- общение.

hello_html_2953fa58.gifhello_html_m468b3928.gif





Этап отправления. Тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. За этим следует кодирование идеи.

Кодирование — это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан.

Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял).

Обратная связь - это частичный возврат результатов процесса к его источнику, о значение, которое в настоящее время придается обратной связи, обусловлено представлением о коммуникации как о диалоге.

Пhello_html_2327337d.gifонятие коммуникационных барьеров






При диалоге людей различной национальности, например, может возникнуть языковый барьер, а при прохождении радиосигнала – радиопомехи.

В коммуникациях между руководителем и подчиненным в качестве помех и барьеров могут служить статусные различия между руководителем и подчиненным, или желание слышать только то, что хочется услышать 

Виды коммуникаций

hello_html_4675ac49.png

Где требуются коммуникации?


1. Между организацией и внешней средой

2. Между уровнями и подразделениями внутри организации.



1.Коммуникации между организацией и ее внешней средой.

От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации.

2.Коммуникации между уровнями и подразделениями организации.

- межуровневые коммуникации;

- коммуникации между отдельными подразделениями;

- коммуникации руководитель-подчиненный;

- коммуникации между руководителем и рабочей группой;

- неформальные коммуникации.


(1).Межуровневые коммуникации в организации включают два потока информации:

А).нисходящий;

Б).восходящий.


Нисходящий поток информации передается от высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным сообщается о :

- задачах;

- изменении приоритетов;

- конкретных заданиях;

- рекомендуемых процедурах и др.


Восходящий поток информации от низших уровней к высшим может значительно влиять на производительность. Кроме того, эта информация оповещает верхние уровни, о том, что делается на низших уровнях.


 (2).Коммуникации между различными подразделениями дополняет межуровневую коммуникацию.


Обмен информации между подразделениями нужен для координации задач и действий.

hello_html_m338019f8.gif


(3).Коммуникации руководитель-подчиненный наиболее очевидная составляющая коммуникаций в организации. Это обмен информации по вертикали. В отличии от межуровневой коммуникации, этот вид коммуникации рассматривает взаимоотношение людей, а не движение потоков информации.


(4).Коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность деятельности рабочей группы. Кроме того, эти коммуникации могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работы.


hello_html_5c8cede3.png(5).Неформальные коммуникации – это канал «распространение слухов.» По этому каналу

Информация распространяется на много быстрее, чем по каналам формальных сообщений.


Руководители могут использовать этот канал для быстрой передачи информации в виде запланированной утечки типа «только между нами».



hello_html_m4eca169c.pngИсследования показали, что 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой организации.


Коммуникационный процесс


hello_html_4213581c.gif





Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.


Сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения.Чтобы лучше понимать

Процесс обмена информацией и условия его эффективности, надо иметь представление об этапах процесса коммуникации.


Этапы процесса коммуникации.


При обмене информацией отправитель и получатель проходят ряд взаимосвязанных этапов:

1.Зарождение идеи;

2.кодирование и выбор канала;

3.передача;

4.декодирование.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре элемента:

1.отправитель;

2.сообщение;

3.канал;

4.получатель.

Элементы и этапы коммуникационного процесса взаимосвязаны.



Обратная связь

Важной составляющей коммуникационного процесса является- обратная связь.


При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ролями. Получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного процесса для передачи информации. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена информацией. Обратная связь в коммуникационном процессе позволяет подавлять шум.

hello_html_m31aa787d.gif


hello_html_m5f09a752.pngОhello_html_m1208b75e.gifпределенный шум присутствует всегда. На каждом этапе передачи информации происходит некоторое искажение смысла.

Плохая обратная связь и не умение слушать мешают эффективному обмену информацией. Руководитель может повысить эффективность межличностного общения, проясняя идеи до того, как сообщить их. Средством повышения эффективности межличностного общения могут быть, например язык поз, жестов интонаций.

Распространенными препятствиями на пути обмена информации являются:

- отбор плохих новостей подчиненными;

- перезагрузка информационных сетей;

- неудовлетворительная структура организации.

Обмен информацией в организации может улучшить:

1.Создание обратной связи;

2.регулирование информационных потоков;

3.печать материалов информационного характера;

4.применение достижений современной информационной технологии.

Задание3. Может ли организация существовать без обратной связи, если да (нет) то почему.

Трудности в развитии коммуникаций.

Менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в коммуникации. Но также важно, чтобы вопросы, влияющие на установление хорошей коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникацию, определение препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор метода, перекрестную коммуникацию. Какие еще препятствия могут возникнуть по вашему мнению

Препятствия. Как могут такие крупные предприятия, как фондовая биржа, воздушная транспортная компания или стальная корпорация, действовать при нехватке коммуникации? Тем не менее, если поинтересоваться степенью понимания необходимой информации в любой данный момент, то можно поразиться ее убогости. Это бывает возможным потому, что, даже, если предприятие и преуспевает, оно часто потребляет необходимую информацию урывками.

Плохо сформулированные сообщения. Независимо от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и туманность - слишком частые явления..

Ошибочный перевод. Менеджеры находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык..

Невнимательность. Часто приходится встречаться с простой неспособностью прочесть бюллетени, уведомления, протоколы, сообщения, доклады. Что касается неспособности выслушать устное сообщение, то психологи и работники просвещения заметили, что “слуховые аппараты” не слушающих часто выключены, а они сами в это время заняты мыслями о гольфе, семейных проблемах. В любом случае попытки сообщить что-то тому, кто не слушает, потерпят неудачу.

Недостаточный период приспособления. Иногда в сообщении говорится о перемене, которая серьезно повлияет на сотрудников: сдвиги во времени, месте, виде и порядке работы или изменения в составах групп.

Недоверие к автору сообщения. Некоторые руководители славятся тем, что посылают большое количество отменяющих или изменяющих сообщений, которые следуют за первоначальным сообщением.

Страх. Опытные руководители признают, что в вопросах информации они должны полагаться на своих подчиненных, но надежная классификация предмета информации и ее срочности еще не выработана, чтобы подчиненные могли руководствоваться ею при выборе того, что они должны сообщить наверх.


Задание 4 Какие еще препятствия могут возникнуть по вашему мнению, почему?


Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме.

Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчинённых. Менеджер должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в фирме, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчинённых.


Менеджер может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчинёнными, периодические встречи со всеми подчинёнными. Планирование, реализация и контроль формируют возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей, контроль хода работ, отчёты по результатам контроля – действия, подвластные менеджеру.

Язык жестов hello_html_md56d659.jpg

К сожалению, в рамках этого конкретного сообщения мы не сможем рассмотреть все жесты и дать им соответствующее пояснение. Мы лишь обратим внимание на те жесты и телодвижения, которые часто встречаются в повседневной жизни и, которые, может, станут полезными при обсуждении договоров или беседе с другими людьми.

Совокупность жестов

Например, почесывание затылка может означать тысячу вещей - перхоть, выделение пота, неуверенность, забывчивость, произнесение неправды.

Если человек зимой сидит на остановке автобуса со скрещенными ногами, крепко скрещенными на груди руками и опущенной головой, то, скорее всего, это означает что ему холодно. Однако если человек в точно таком же положении сидит за столом переговоров, то его жесты совершенно определенно следует толковать как имеющие негативное или оборонительное отношение к сложившейся ситуации.

Как сказать неправду, не раскрыв себя

Когда мы говорим неправду, даже при осознанной попытке подавить всякие телодвижения, тело выдает множество микросигналов. Это может быть или искривление лицевых мышц, расширение или сужение зрачков, испарина на лбу, румянец на щеках, учащенное моргание и многое другое, что сигнализирует об обмане.

Рукопожатия

Исследователи утверждают, что рукопожатия являются реликтом первобытнообщинной эры - раскрытые ладони показывали свою безоружность. С тех пор многое изменилось, и теперь рукопожатие осуществляется в момент приветствия или прощания. Мы рассмотрим различные виды рукопожатий.

Доминантное рукопожатие

hello_html_daa3cb6.pngАгрессивный вид рукопожатия, т.к. он дает человеку мало шансов на установление отношений равнопартнерства.

 
Обхватывающее рукопожатие (перчатка)

hello_html_m584791ba.pngОбычно используется политическими деятелями. Это рукопожатие подчеркивает, что человек честен, и ему можно доверять.

Беспристрастные, неэмоциональные рукопожатия

hello_html_55dce054.pngХарактеризуют бесхарактерность человека. Следует избегать такого рукопожатия, поскольку оно ассоциируется с прикосновением к чему-то вялому, безжизненному.
 
Пожатие не согнутой, прямой руки

hello_html_780abc7d.pngХарактеризует агрессивного человека. Главное назначение такого рукопожатия - сохранить дистанцию и не допустить человека в свою интимную зону.

Пожатие кончиков пальцев

hello_html_m4a89c8e8.pngХарактеризует неуверенность в себе. Как и в предыдущем случае, цель такого рукопожатия заключается в том, чтобы держать руку партнера на удобном для себя расстоянии.
 
Рукопожатие, при котором инициатор тянет руку к себе

hello_html_m182110a4.pngХарактеризует либо неуверенность в себе, когда человек чувствует себя нормально только внутри своей собственной личной зоны, либо отношение к нации, для которой характерна более узкая интимная зона.

Пожатие с применением обеих рук.

hello_html_m7132ad7a.pngХарактеризует искреннее доверие или глубину чувств. При этом следует обратить внимание на то, куда кладется левая рука. Если левая рука берется за локоть, то это выражает больше чувства, чем при обхватывании запястья. Если рука кладется на плечо, то это выражает больше чувства, чем когда она находится на предплечье. Другие известные жесты и движения

Сидеть верхом на стуле

hello_html_m7ffacb6d.pngХарактеризует желание закрыться своеобразным щитом. Как правило, это люди доминирующего типа, которые пытаются управлять людьми или господствовать над ними, если им надоедает тема разговора.

Собирание несуществующих ворсинок.

hello_html_65e3a3b7.pngЭтот жест характеризует несогласие с мнением или отношением других людей, но не решимость высказать свою точку зрения. При этом человек сидит, отвернувшись от собеседников, и смотрит в пол. Это наиболее популярный жест проявления неодобрения..

Положения головы

Прямое положение головыhello_html_52de6795.pngХарактерно для человека, нейтрально относящегося к тому, что он слышит. Голова обычно неподвижна, с периодическим легким киванием.

Наклоненная голова

hello_html_m720e1520.pngХарактеризует интерес к сказанному. Если вы хотите расположить к себе человека, достаточно наклонить голову набок и время от времени кивать головой.

Закладывание рук за голову

hello_html_66e9dd01.pngЭтот жест характеризует уверенных в себе людей с чувством ревосходства над другими.

 Взгляд hello_html_m15f60709.pngЧасто можно слышать фразу - по глазам прочитал. Исследователи считают, что с помощью глаз передаются самые точные и открытые сигналы из всех сигналов человеческого общения, поскольку они занимают центральное положение в человеческом организме.

Деловой взглядhello_html_m35aa8bda.pngВедя деловые переговоры, представьте, что на лбу вашего собеседника находится треугольник. Направив свой взгляд на этот треугольник, вы создадите серьезную атмосферу, и ваш собеседник почувствует, что вы настроены по-деловому.

Социальный взгляд

hello_html_m19b20b8.pngЕсли ваш взгляд опускается ниже уровня глаз другого человека, создается атмосфера социального общения. Исследования показали, что во время социального общения, собеседники также смотрят в условный треугольник, только в данном случае он находится на линии глаз и области рта.

Взгляд искоса

hello_html_m5ed9366f.pngИспользуется для передачи интереса или враждебности. Если он сопровождается слегка поднятыми бровями или улыбкой, то означает заинтересованность.

Прикрытые веки

hello_html_1e6444ad.pngЭтот жест подсознательный и является попыткой человека убрать вас из поля зрения, потому что вы надоели, или стали неинтересными или он чувствует свое превосходство над вами. 

Текущий контроль.


1.Информация – это:

а).совокупность взаимосвязанных действий;

б).сведения о чем-либо, независимо от формы их представления;

в). исследование, теория.


2.Информация делится на _______.Выберите правильный вариант.

а).оперативно-производственную; б).промышленную; в). медико-социальную.


3.Информационное обеспечение включает в себя. Выберите правильной ответ.

а).информацию различного содержания;

б).проектирование и кодирование;

в). информационные массивы (файлы).


4.Трансакты – это:

а).общение одного человека; б).беседа на любые темы; в). словесное и бессловесное общение как минимум двух человек.


5.Коммуникация – это:

а).этап отправления; б).обмен информацией; в). передача сведений.


6.Этап отправления- это:

а).восприятие, послание получателем;

б).частичный возврат результатов процесса к его источнику;

в). трансформатированние предназначенное, для передачи значения в послании ;

г).тот кто передает информацию.


7.Обратная связь – это:

а). трансформатированние предназначенное, для передачи значения в послании ;

б). частичный возврат результатов процесса к его источнику;

в). послание информации.


8.Психологическое препятствие на пути адаптивной информации между партнерами по

общению называются:

а).коммуникативный процесс; б).коммуникативный барьер.


9. Коммуникации требуются :

а).между подразделениями;

б).между руководителем и рабочей группой;

в).между организацией и внешней средой.


10.Восходящий поток информации – это:

а).от низших уровней к высшему; б).от высших уровней к низшему.


11.Система взаимосвязанных элементов – это:

а).управление; б).процесс; в).организация.


12.Неформальные коммуникации – это:

а).распространение слухов;

б).эффективность деятельности рабочей группы;

в).распространение сомнительной информации.

13. Как называется обмен информации между двумя и более людьми:

а).коммуникационный ритм; б).коммуникационный барьер; в).коммуникационный процесс.

14.Ряд взаимосвязанных этапов которые проходит отправитель и получатель:

а). зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декорирование;

б). передача, зарождение идеи, канал, декорирование;

в).декорирование, передача, план, кодирование и выбор канала.

15.Шум – это:

а).искажает слух; б).искажает смысл; в).искажает разум.

16.Что мешает эффективному обмену информации:

а).сомнительная информация; б).неполная информация; в).плохая обратная связь.

17.Трудности в развитии коммуникации. Выбрать правильный ответ:

а).неудовлетворительная структура организации;

б).перезагрузка информационных сетей;

в).препятствия, ошибочный перевод, невнимательность.

18.Рукопожатие. Установить в соответствие:

а).пожатие кончиков пальцев; 1).агрессивный вид рукопожатия, он дает

человеку мало шанс, быть с ним на равных;

б).пожатие не согнутой рукой; 2).характерезует неуверенность в себе

в).доминантное. 3).главное назначение этого рукопожатия,

сохранить дистанцию и не допускать человека;

в свою интимную зону.


19.Что означает когда человек сидит верхом на стуле.

а).несогласие с мнением других;

б). человек пытается управлять, и господствовать над людьми.

в).он хочет что то доказать.


! Самостоятельная внеурочная работа .Подготовить доклад.

13


Автор
Дата добавления 07.01.2016
Раздел Другое
Подраздел Другие методич. материалы
Просмотров164
Номер материала ДВ-313227
Получить свидетельство о публикации

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх