Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Свидетельство о публикации

Автоматическая выдача свидетельства о публикации в официальном СМИ сразу после добавления материала на сайт - Бесплатно

Добавить свой материал

За каждый опубликованный материал Вы получите бесплатное свидетельство о публикации от проекта «Инфоурок»

(Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-60625 от 20.01.2015)

Инфоурок / Другое / Другие методич. материалы / Учебно-методический комплекс ОП.03 Архивоведение
ВНИМАНИЮ ВСЕХ УЧИТЕЛЕЙ: согласно Федеральному закону № 313-ФЗ все педагоги должны пройти обучение навыкам оказания первой помощи.

Дистанционный курс "Оказание первой помощи детям и взрослым" от проекта "Инфоурок" даёт Вам возможность привести свои знания в соответствие с требованиями закона и получить удостоверение о повышении квалификации установленного образца (180 часов). Начало обучения новой группы: 28 июня.

Подать заявку на курс
  • Другое

Учебно-методический комплекс ОП.03 Архивоведение

Выберите документ из архива для просмотра:

140 КБ КТП ОП.03. Архивоведение.doc
61.47 КБ ОП.03. Архивоведение.docx
395.59 КБ Архив организации 1.2..pptx
15.53 КБ Вопросы 1.2..docx
21.91 КБ План урока 16.docx
314.14 КБ Архивная опись1.1.13..pptx
20.77 КБ План 1.1.13..docx
15.17 КБ вопросы 1.1.13..docx
17.28 КБ База данных Архивный фонд.docx
51 КБ План урока 1.doc
15.12 КБ Тест.docx
1.01 МБ база данных Архивный фонд.pptx
14.12 КБ Вопросы. 2.1.1..docx
766.33 КБ Задачи архива организации. 2.1.1..pptx
18.56 КБ План урока 17.docx
24.12 КБ Документ Microsoft Office Word.docx
180.71 КБ Информационные характеристики документов и дел.pptx
67.5 КБ План урока 1.doc
13.22 КБ тест.docx
431.08 КБ Информационные характеристики документов и дел.pptx
20.68 КБ План урока 12.docx
14.01 КБ Что относится к информационными характеристиками каждого дела.docx
12.85 КБ Документ Microsoft Office Word (2).docx
16.21 КБ Документ Microsoft Office Word.docx
108.71 КБ Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда.pptx
55 КБ План урока 1.doc
12 КБ Вопросы.docx
25.86 КБ Документ Microsoft Office Word.docx
77.5 КБ План урока 1.doc
487.28 КБ Подготовка к передаче дел организации в государственный архив.pptx
14.61 КБ Вопросы. 2.1.2..docx
17.64 КБ Общие положения (2).docx
20.47 КБ Общие положения 2.1.2..docx
482.14 КБ Общие положения. 2.1.2..pptx
20.66 КБ План. 2.1.2..docx
12.71 КБ Документ Microsoft Office Word.docx
45.5 КБ План урока 1.doc
367.5 КБ Понятие использование архивных документов.ppt
11.88 КБ вопросы.docx
20.96 КБ План урока 11.docx
1.23 МБ Понятие об описании дел и документов.pptx
16.1 КБ Тестовая работа 1.1.11..docx
15.67 КБ Вопросы. 2.1.4..docx
19.1 КБ План урока 20.docx
556.04 КБ Примерное положение 2.1.4..pptx
15.17 КБ Вопросы. 2.1.3..docx
21.35 КБ План урока 19.docx
449.29 КБ тема 2.1.3..pptx
13.75 КБ Вопросы. 1.1.14..docx
23.35 КБ План урока 14.docx
350.24 КБ Система каталогов в архиве 1.1.14..pptx
11.8 КБ Документ Microsoft Office Word (2).docx
14.61 КБ Документ Microsoft Office Word.docx
50 КБ План урока 1.doc
85.51 КБ Соблюдение порядка выдачи дел из архива.pptx
14.92 КБ Вопросы 1.1.10..docx
22.65 КБ План урока 10.docx
520.34 КБ СОСТАВЛЕНИЯ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ 1.1.10..pptx
16.06 КБ Вопросы 1.1.15.docx
29.21 КБ План урока 15.docx
480.96 КБ Составление заголовков дел 1.1.15..pptx
11.79 КБ Вопросы.docx
200.2 КБ Документ Microsoft Office Word.docx
225 КБ План урока 1.doc
1.81 МБ Составление сопроводительной документации.ppt

Выбранный для просмотра документ КТП ОП.03. Архивоведение.doc

библиотека
материалов


Министерство образования и науки Краснодарского края

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Краснодарского края

«Тихорецкий индустриальный техникум»






СОГЛАСОВАНО:

Заместитель директора по УР

_________ Т.В. Скороходова

«___» __________201__ г.




Календарно-тематический план


На I-II полугодие 2014/2015 учебного года

Для профессии 090905 «Организация и технология защиты информации»

По дисциплине ОП.03. Архивоведение



Преподаватель Лоскутова Юлия Алексеевна

Количество часов по учебному плану – 72 часа


Составлен в соответствии с рабочей программой, утверждённой от

«___» ____________ 20___ г.

Рассмотрен на заседании методического объединения

Протокол № ___ от «_____» __________ 20___ г.

Председатель методического объединения _____________Ю.А. Лоскутова


Кол-во

часов

Вид

занятия, тип

урока

Календарные сроки изучения, план/факт

группы _____

план

факт


Раздел 1.Архивоведение

72





Тема 1.1 Основные нормативные документы регламентирующие организацию архивного дела






Классификация документов и дел Архивного фонда РФ.

6




1

Тема 1.1.1 Основные понятия архивоведения.

2

Лекция. Урок изучения нового материала.



2

Тема 1.1.2. Система архивных учреждений РФ.

2

Урок - диспут



3

Тема 1.1.3. Нормативно-правовое регулирование архивной сферы.

2

Комбинированный



4

Тема 1.1.4. ПР № 1. Изучение статей Федерального закона «Об архивном деле в РФ».

2

Практическая работа Урок закрепления и совершенствования знаний.




Экспертиза ценности документов и комплектование архивного фонда.

4




5

Тема 1.1.5. Понятие об экспертизе ценности документов.

2

Урок совершенствования знаний



6

Тема 1.1.6. Экспертные комиссии.

2

Урок - диспут



7

Тема 1.1.7. ПР. № 2 Проведение экспертизы ценности документов с использованием перечня.

2

Практическая работа Урок закрепления и совершенствования знаний.




Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации.





8

Тема 1.1.8. Система учета архивных документов.

2

Комбинированный



9

Тема 1.1.9. Режим хранения документов.

2

Комбинированный



10

Тема 1.1.10. ПР. № 3 Составление акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению.

2

Практическая работа Урок закрепления и совершенствования знаний.




Описание документов и дел в архивах.

4




11

Тема 1.1.11. Понятие об описании документов и дел

2

Комбинированный



12

Тема 1.1.12. Информационные характеристики документов и дел.

2

Комбинированный



13

Тема 1.1.13. Архивные описи.

2

Комбинированный



14

Тема 1.1.14. Система каталогов в архиве.

2

Комбинированный



15

Тема 1.1.15. ПР. № 4. Составление заголовков дел. Оформление дел. Составление описи дел.

2

Практическая работа Урок закрепления и совершенствования знаний.




Тема 1.2 Архив организации






Организационно-правовые основы создания и работы архива организации.

8




16

Тема 2.1.1. Задачи архива организации.

2

Лекция. Урок изучения нового материала.



17

Тема 2.1.2. Положение об архиве организации.

2

Практическая работа Урок закрепления и совершенствования знаний.



18

Тема 2.1.3. Прием-передача документов при смене руководителя архивом.

2

Комбинированный



19

Тема 2.1.4. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия.

2

Комбинированный




Прием-передача документов организации в государственный архив.

8




20

Тема 2.1.5 Подготовка к передаче дел архива организации в государственный архив.

2

Комбинированный



21

Тема 2.1.6. Информационные характеристики документов и дел.

2

Комбинированный



22

Тема 2.1.7. Описи на документы по личному составу.

2

Комбинированный



23

Тема 2.1.8. Составление сопроводительной документации.

2

Комбинированный




Обеспечение сохранности документов в архиве.

6




24

Тема 2.1.9. Размещение документов в хранилищах и их топографирование.

2

Урок защита проектов



25

Тема 2.1.10. Соблюдение порядка выдачи дел их архива.

2

Комбинированный



26

Тема 2.1.11. Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

2

Комбинированный



27

Тема 2.1.12. ПР № 5. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению.

2

Практическая работа Урок закрепления и совершенствования знаний.




Формы использования архивных документов.

6




28

Тема 2.1.13. Понятие «использование архивных документов».

2

Комбинированный



29

Тема 2.1.14. Формы использования документов. Виды запросов.

2

Комбинированный



30

Тема 2.1.15. Информационные документы архива.

2

Комбинированный




Тема 1.3 Современные технологии организации работы архивистов






Современные информационные технологии в архивном деле.

6




31

Тема 3.1.1. Влияние информационных технологий на архивное дело.

2

Комбинированный



32

Тема 3.1.2. Основные этапы становления и использования информационных технологий в архивном деле.

2

Комбинированный



33

Тема 3.1.3. Базы данных: "Архивный фонд"

2

Комбинированный



34

Тема 3.1.4. ПР. № 6. Оформление номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней.

2

Практическая работа Урок закрепления и совершенствования знаний.




Использование информационной техники в архивном деле

4




35

Тема 3.1.5. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах.

2

Комбинированный



36

Тема 3.1.6. Создание автоматизированной рабочей среды современного архивиста.

2

Комбинированный



ИТОГО:

72







Выбранный для просмотра документ ОП.03. Архивоведение.docx

библиотека
материалов

Министерство образования и науки Краснодарского края

Государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Тихорецкий индустриальный техникум

Краснодарского края
















РАБОЧАЯ ПРОГРАММа УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ



ОП.03. Архивоведение



по специальности 090905 «Организация и технология защиты информации»
















2014

Парковый












Рассмотрено

на заседании педагогического совета

Протокол № ___ от ________2014 г.


Рабочая программа учебной дисциплины ОП.03. «Архивоведение» разработана на основе Федерального государственного образовательного стандарта специальности среднего профессионального образования 090905 «Организация и технология защиты информации», входящей в укрупненную группу 090000 «Информационная безопасность», по направлению подготовки 090900 «Информационная безопасность», утвержденного приказом Министерства образования и науки Российской Федерации 23 июня 2010 г. № 681, зарегистрирован в Минюст России от 08 сентября 2010 г. № 18390.


Организация-разработчик: Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Тихорецкий индустриальный техникум Краснодарского края


Лоскутова Ю.А., преподаватель информатики ГБОУ СПО ТИТ КК

_______________________________________________


Зименко М.И., преподаватель ГБОУ СПО ТИТ КК

Квалификация по диплому:

учитель общетехнических дисциплин

_______________________________________________



Варнакина Е.А., преподаватель ГБОУ СПО ТИТ КК

Квалификация по диплому:

экономист ________________________________________________



Парфенова Е.И. преподаватель ГБОУ НПО ПУ 71 КК

Квалификация по диплому:

экономическая информатика и АСУ

__________________________________________________________


СОДЕРЖАНИЕ


стр.

  1. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ


4

  1. СТРУКТУРА и содержание УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

6

  1. условия реализации учебной дисциплины

12

  1. Контроль и оценка результатов Освоения учебной дисциплины

14



1. паспорт РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Архивоведение

1.1. Область применения рабочей программы

Рабочая программа учебной дисциплины ОП.03 «Архивоведение» является частью основной профессиональной образовательной программы в соответствии с ФГОС по специальности СПО 090905 «Организация и технология защиты информации», входящей в укрупненную группу 090000 «Информационная безопасность», по направлению подготовки 090900 «Информационная безопасность», утвержденного приказом Министерства образования и науки Российской Федерации 23 июня 2010 г. № 681, зарегистрирован в Минюст России от 08 сентября 2010 г. № 18390.


Рабочая программа учебной дисциплины может быть использована для профессиональной подготовки по профессиям: 16199 «Оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин», 21299 «Делопроизводитель».


1.2. Место учебной дисциплины в структуре основной профессиональной образовательной программы:

дисциплина входит в общепрофессиональный цикл


1.3. Цели и задачи учебной дисциплины – требования к результатам освоения учебной дисциплины:

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен:

уметь:

  • применять нормативно - методические документ (инструкции, правила, номенклатуры дел) по архивному делу в профессиональной деятельности;

  • использовать информационно-поисковые системы портал "Архивы России", базы данных "Архивный фонд",“Фондовый каталог” (Росархив), “Паспорт архива”, “Учет фондов”.


В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен

знать:

  • основные нормативные документы, регламентирующие организацию архивного дела;

  • современную технологию организации работы архивистов;

  • механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы: автоматизированные стеллажи, камеры хранения и др.








1.4. Количество часов на освоение программы учебной дисциплины:


максимальной учебной нагрузки обучающегося 108 часов, в том числе:

обязательной аудиторной учебной нагрузки обучающегося 72 часа,

из них 12 часов из числа вариативной части;

самостоятельной работы обучающегося 36 часов.







































2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

2.1. Объем учебной дисциплины и виды учебной работы



лабораторные работы


практические занятия

12

контрольные работы

-

курсовая работа (проект) (если предусмотрено)

-

Самостоятельная работа обучающегося (всего)

36

в том числе:


внеаудиторная самостоятельная работа

36

Итоговая аттестация в виде дифференцированного зачета




2.2. Тематический план и содержание учебной дисциплины Архивоведение

Тема 1.1 Основные нормативные документы регламентирующие организацию архивного дела


Содержание

22


1

Классификация документов и дел Архивного фонда РФ.

Архивоведческое терминоведение, основные понятия архивоведения. Информация. Документ. Понятие архива. Единица хранения, дело.Архивный фонд РФ. Государственная и негосударственная части АФ РФ. Система архивных учреждений Российской Федерации. Федеральное архивное агентство (Росархив). Государственные архивы. Ведомственные архивы. Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации. Классификация документов в пределах архивов. Классификация дел по архивным фондам. Классификация документов в пределах архивных фондов. Фондообразователи. Признаки отнесения документов и дел к документальному комплексу. Документальный фонд. Архивный фонд. Объединенный архивный фонд. Архивная коллекция. Определение фондовой принадлежности

4

2

2

Нормативно-правовое регулирование архивной сферы.

Архивное право и архивное законодательство. Основные законодательные акты в архивной сфере. Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации. Положение о Федеральном архивном агентстве.

2

2

3

Экспертиза ценности документов и комплектование архивного фонда.

Понятие об экспертизе ценности документов. Задачи экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов. Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. Экспертиза ценности документов по перечням. Система перечней документов, используемых при экспертизе ценности. Перечни с указанием сроков хранения документов и перечни документов подлежащих обязательной передаче на госхранение. Типовые и ведомственные перечни. Структура перечня. Описательные статьи перечня. Составные элементы статьи перечня. Экспертные комиссии.

4

2


Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации.

Система учета архивных документов. Функции учета. Основные учетные документы в государственном архиве. Книга поступлений документов. Список фондов. Лист фонда. Архивная опись. Дело фонда. Паспорт архива. Топографический указатель. Режим хранения документов. Размещение документов в хранилище.

4

2

4

Описание документов и дел в архивах.

Аналитико-синтетическая обработка документальной информации. Понятие об описании документов и дел. Информационные характеристики документов и дел. Элементы заголовка дела. Простой заголовок. Обобщенные и сложные заголовки. Составление аннотаций. Оформление обложки дела.

4

2

5

Архивные описи.

Назначение описи. Составные части описи. Структура описи. Составление описи дел архивного фонда. Элементы статьи описи. Составление справочного аппарата к описи.

2

2

6

Система каталогов в архиве.

Понятие каталогизации архивных документов. Виды каталогов. Схемы классификации документной информации. Выявление и отбор документной информации для каталогизации. Описание документной информации на каталожных карточках. Индексирование каталожных карточек. Систематизация карточек и ведение каталога.

2

2

Практические занятия

8


1. Изучение статей Федерального закона «Об архивном деле в РФ». Общие положения Федерального закона «Об архивном деле в РФ» на портале "Архивы России"

2

2. Проведение экспертизы ценности документов с использованием перечня. Составление Положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Изучение Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации.

2

3. Составление акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению (срок хранение 5 л.). Составление акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению (срок хранение 3 г.)

2

4. Составление заголовков дел. Составление простых и обобщенных заголовков. Составление сложных заголовков. Оформление дел. Составление описи дел.

2

Самостоятельная работа

  1. Подготовить доклад по теме «Архив: история и современность».

  2. Подготовить сообщение по теме «Архивные тайны».

  3. Изучить Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

  4. Изучить Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации.

  5. Изучить Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

  6. Изучение Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации

  7. Изучить Общие положения и назначение Правил. Экспертиза ценности документов (гл. 1, 2 Правил)

  8. Изучить Комплектование архива (гл. 3 Правил)

  9. Составить план- конспект по нормативному документу Обеспечение сохранности документов архива и организация документов в архиве (гл. 4, 5 Правил)

  10. Составить план- конспект по нормативному документу Учет документов в архиве. НСА архива организации (гл. 6, 7 Правил)

15

Тема 1.2

Архив организации

Содержание

28


1

Организационно-правовые основы создания и работы архива организации.

Задачи архива организации. Персональная ответственность за обеспечение сохранности документов и состояние работы с архивными документами. Организационные документы при создании архива организации. Положение об архиве организации. Должностная инструкция заведующего архивом. Прием-передача документов при смене руководителя архивом. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия.

8

2

2

Прием-передача документов организации в государственный архив.

Подготовка к передаче дел архива организации в государственный архив. Информационные характеристики документов и дел. Описи на документы по личному составу. Составление сопроводительной документации.

8

3

3

Обеспечение сохранности документов в архиве.

Создание оптимальных условий хранения документов. Размещение документов в хранилищах и их топографирование. Соблюдение порядка выдачи дел их архива. Проверка наличия и состояния дел. Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда. Обеспечение физико-химической сохранности документов.

6

3

4

Формы использования архивных документов.

Понятие «использование архивных документов». Принципы использования архивных документов. Формы использования документов. Виды запросов. Информационные документы архива. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами. Порядок и сроки исполнения запросов.

6

2

Практические занятия

2


6.Формирование дел и подготовка их к архивному хранению. Составление номенклатуры дел организации.

2

Самостоятельная работа

  1. Подготовить сообщение по теме «Сохранение архивных фондов в условиях чрезвычайных ситуаций»

  2. Оформить архивную справку.

  3. Оформить архивную выписку.

  4. Оформить акт приема – передачи архивных дел.

  5. Разработать должностную инструкцию архивариуса.

  6. Оформить структуру архива организации.

  7. Изучить тему «Организация работы с особо ценными документами в государственных архивах РФ»


12


Тема 1.3

Современные технологии организации работы архивистов

Содержание

10


1

Современные информационные технологии в архивном деле.

Информатизация общества. Влияние информационных технологий на архивное дело. Основные этапы становления и использования информационных технологий в архивном деле. Механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы: автоматизированные стеллажи, камеры хранения и др. Базы данных: "Архивный фонд",“Фондовый каталог” (Росархив), “Паспорт архива”, “Учет фондов”. Современные проблемы информатизации архивного дела.

6

2

2

Использование информационной техники в архивном деле

Информационные технологии и организация их внедрения в архивах. Создание автоматизированной рабочей среды современного архивиста. Принтеры, сканеры, модемы, накопители информации. Архиваторы и антивирусы.

4

Практические занятия

2


7. Оформление номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней.

2


Самостоятельная работа

  1. Изучить тему «Архивное дело за рубежом».

  2. Подготовить доклад по теме «Информатизация архивного дела».

  3. Разработать план – схему рабочего пространства архивариуса.

9


Всего:

108




3. условия реализации УЧЕБНОЙ дисциплины.


3.1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Реализация учебной дисциплины требует наличия учебного кабинета «Архивоведения».



Оборудование учебного кабинета:

  • посадочные места по количеству обучающихся;

  • рабочее место преподавателя;

  • систематизированные по типам наглядные пособия: таблицы, раздаточный материал, подборки нормативных документов и типовых форм документов.

Технические средства обучения:

  • интерактивная доска с лицензионным программным обеспечением и мультимедиа проектор;

  • рабочие места обучающихся: монитор, системный блок, клавиатура, мышь, программное обеспечение 12 мест.






















3.2. Информационное обеспечение обучения

Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы

Основные источники:

  1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ст. 3 // Российская газета. 2004. 27 октября; Отечественные архивы. -2005.- № 1. - С. 3– 19.

  2. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/fz149.html

  3. М.П. Жукова, Новая редакция Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / М.П. Жукова // Отеч. архивы.– 2010.– № 2.– С. 28-33.

  4. Н.С.Ларьков Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2010. – 427с

  5. Е.В. Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. 5-е изд., дополненное. / авт.-сост. Алексеева: - М., 2007. С. 54-56.

  6. Е.А.Ульянова, А.С. Якименко - Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высшее образование, 2010. – 148 с.


Дополнительные источники:


  1. Б.В.Альбрехт, Роль и место муниципальных архивов на современном этапе развития архивного дела в РФ // Вестник Архивиста. - 2009. - № 3 (99). - С. 210–212.

  2. Архивное дело: хрестоматия. Составитель: А.Ю. Чмыхало. Томск: Издательство ТПУ, 2006. - 116с.



Дополнительные источники:

  1. Интернет ресурс «Дело фост». Форма доступа:www.delo-soft.ru/bibl.html.

  2. http://www.wearefeelgood.ru/liba/eBook-1-116.html

  3. http://bookz.ru/authors/denis-6ev4uk/deloproi_548.html

  4. http://dogovorlibrary.by.ru/index.htm - коллекция типовых договоров, образцов заявлений, исков, бланков

  5. www.directum.ru/339256.shtml - электронное делопроизводство и канцелярия

  6. www.directum.ru/340614.shtml - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.

  7. www.dis.ru/slovar/deloproizvodstvo- словарь по разделу «Делопроизводство»

  8. www.hrm.ru/db/hrm/94BA941BD8FB5A55C32569BC005C96AA/category.html- статьи по делопроизводству

  9. www.iparegistr.com/sekretdelo.php - журнал «Секретарское дело»

  10. www.microsoft.com/rus/government/docflow - эл.документооборот и делопроизводство.

  11. www.mifi.ru/buchuchet-workmaking-lesson-l .htm - оформление служебных писем

  12. www.opb.ru/deloproizvodstvo.html - делопроизводство в организации

  13. www.siora.ru/regulation/87.asp - образцы должностных инструкций

  14. www.tomsk.fio.ru/works/groupl0/lasarenko/Norm_doc/ttgdt/Rekomend/P630-97.htm унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов.









































4. Контроль и оценка результатов освоения УЧЕБНОЙ Дисциплины


Контроль и оценка результатов освоения учебной дисциплины осуществляется преподавателем в процессе проведения практических занятий, тестирования, а также выполнения обучающимися индивидуальных заданий, проектов, исследований.


Результаты обучения (освоенные умения, усвоенные знания)

Формы и методы контроля и оценки

Результатов обучения

1

2

Умения:


применять нормативно - методические документ (инструкции, правила, номенклатуры дел) по архивному делу в профессиональной деятельности.

Практические занятия № 1,2,3,4,5,6,

Индивидуальные проектные задания, дифференцированный зачет

Знания:


основные нормативные документы, регламентирующие организацию архивного дела;

Тестирование, практические занятия № 1, домашнее задание, экзамен

современную технологию организации работы архивистов.

Тестирование, практические занятия № 2-6, домашнее задание, экзамен
























Тематический план

ОП.03. Архивоведение



Самостоятельная работа

Итого

Теории

Практические и лабораторные работы

Раздел 1. Архивоведение





Тема 1.1. Основные нормативные документы, регламентирующие организацию архивного дела.

22

8

15

45

Тема 1.2 Архив организации.

28

2

12

42

Тема 1.3. Современные технологии организации работы архивистов.

10

2

9

21

Всего

60

12

36

108








Выбранный для просмотра документ Архив организации 1.2..pptx

библиотека
материалов
Архив организации.
Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хра...
Требования к зданиям, в которых размещается архив Требования к зданиям и поме...
При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов,...
Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, прои...
Архив предприятия может функционировать на правах: 1) самостоятельного структ...
Праваархива Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет п...
Ответственность архива Архив совместно с руководителем организации несет отве...
9 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Архив организации.
Описание слайда:

Архив организации.

№ слайда 2 Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хра
Описание слайда:

Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

№ слайда 3 Требования к зданиям, в которых размещается архив Требования к зданиям и поме
Описание слайда:

Требования к зданиям, в которых размещается архив Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

№ слайда 4
Описание слайда:

№ слайда 5 При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов,
Описание слайда:

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения: 1) архивохранилище; 2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов; 3) помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива)

№ слайда 6 Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, прои
Описание слайда:

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

№ слайда 7 Архив предприятия может функционировать на правах: 1) самостоятельного структ
Описание слайда:

Архив предприятия может функционировать на правах: 1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения; 2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

№ слайда 8 Праваархива Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет п
Описание слайда:

Праваархива Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право: требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива; запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения; участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

№ слайда 9 Ответственность архива Архив совместно с руководителем организации несет отве
Описание слайда:

Ответственность архива Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за: несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; утрату и несанкционированное уничтожение документов; необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности; нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Выбранный для просмотра документ Вопросы 1.2..docx

библиотека
материалов
  1. Архив организации это структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

А. да. Б. нет.

2. Виды архивов бывают:

А. Центральный архив, комплектованный, федеральный архив, региональный.

Б. Центральный отраслевой архив, Центральный архив, Объединенный архив, Архив организации.

В. Отраслевой архив, Муниципальный архив, Федеральный архив.

3 Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за: Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

а. да. Б. нет.

4. Передача дел в архив организации осуществляется…

А. По должностной инструкции организации.

Б. По графику организации.

В. По инстркции организации.

5. Верно ли утверждение. Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя архива или руководителя.

А. да. Б. нет.

6. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляет специальная служба архива?

А. да. Б. нет.

7. Архив организации могут проверять:

А. Специальная служба проверки архива и Налоговая инспекция РФ.

Б. Руководитель организации и Налоговая инспекция РФ.

В. Налоговая инспекция РФ; Пенсионный фонд РФ.

8. Архив организации имеет право:

А. Требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

Б. Контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

В. Запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

Г. Все ответы верны.

9. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

А. Архив управленческой документации;

Б. Научно-технический архив;

В. Аудиовизуальный архив;

Г. Все ответы верны.



10. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания.

А. да. Б. нет.

Выбранный для просмотра документ План урока 16.docx

библиотека
материалов

План урока № 16

Предмет: Архивоведение 3 курс

Тема: Архив организации.


Тема урока: Архив организации


Цель урока:

обучающая: знать виды архива организации.

развивающая: развивать навыки в передаче дел в архив организации.

воспитательная: формировать умение работать в коллективе.

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое архив организации?

  1. Что вы понимаете под делом?

  1. Дайте определение для чего служит опись?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

  • Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

  • Центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

  • Объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

  • Архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

  • архив управленческой документации;

  • научно-технический архив;

  • аудиовизуальный архив;

  • архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасностиобъектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

  • обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

  • поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

  • производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

  • отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.





КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Ответственность архива

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

  1. Описать архив организации.

  2. За что несет ответственность архив?

  3. Виды архивов.


5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме



Выбранный для просмотра документ Архивная опись1.1.13..pptx

библиотека
материалов
Архивная опись Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится...
Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – ук...
Справочный аппарат к описи включает: титульный лист; содержание (оглавление);...
Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с...
Состав архивной описи: описательные статьи (включают порядковый номер дела, д...
Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный инд...
Итоговая запись. (учётный элемент, в котором указывается количество находящих...
Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по устан...
Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, дру...
10 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Архивная опись Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится
Описание слайда:

Архивная опись Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

№ слайда 2 Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – ук
Описание слайда:

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

№ слайда 3 Справочный аппарат к описи включает: титульный лист; содержание (оглавление);
Описание слайда:

Справочный аппарат к описи включает: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращённых слов; переводная таблица (в случае переработки); указатели.

№ слайда 4 Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с
Описание слайда:

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

№ слайда 5
Описание слайда:

№ слайда 6 Состав архивной описи: описательные статьи (включают порядковый номер дела, д
Описание слайда:

Состав архивной описи: описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле); итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел); лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи); справочный аппарат к описи.

№ слайда 7 Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный инд
Описание слайда:

Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);

№ слайда 8 Итоговая запись. (учётный элемент, в котором указывается количество находящих
Описание слайда:

Итоговая запись. (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);

№ слайда 9 Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по устан
Описание слайда:

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме. Еще также есть и другие ее  названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.

№ слайда 10 Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, дру
Описание слайда:

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Выбранный для просмотра документ План 1.1.13..docx

библиотека
материалов

План урока №13

Предмет: Архивоведение 3 курс

Тема: Описание документов и дел в архиве.


Тема урока: Архивная опись


Цель урока:

обучающая: знать основное назначение Архивной описи.

развивающая: развивать навыки в составлении Архивной описи.

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем описания Архивной описи.

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое Архивная опись?

  1. Что вы понимаете под описью?

  1. Дайте определение для чего служит опись?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

  • Дел постоянного срока хранения;

  • Дел временного срока хранения

  • Дел по личному составу;

  • Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Состав архивной описи:

  • описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);

  • итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);

  • лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);

  • справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат к описи включает:

  • титульный лист;

  • содержание (оглавление);

  • предисловие;

  • список сокращённых слов;

  • переводная таблица (в случае переработки);

  • указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме Еще также есть и другие ее  названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).
 

В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:

  • делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),

  • указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),

  • проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,

  • должен утвердить начальник отдела.

Согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», –архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

2) тип архивного справочника, предназначенный для раскрытия содержания единицы хранения архивного фонда (комплекса) и, как правило, закрепления их систематизации, а также выполняющий функцию учета единиц хранения. В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи

    • На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов. При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели.

АРХИВЫ — (ед. ч. лат. archivum, от греч. arxeion) самостоятельные учреждения или отделы в учреждениях, организациях, предприятиях, хранящие документы также совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, обществ и отдельных лиц.

4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

1.Описать Архивы.

2. Архивная опись это…

3. описи бывают…


5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме


Выбранный для просмотра документ вопросы 1.1.13..docx

библиотека
материалов
  1. Продолжите предложение - Архивная опись – это….

А. Описательная статья.

Б. Итоговая запись.

В. Архивный справочник.



  1. Справочный аппарат к описи включает:


А.титульный лист; содержание (оглавление);предисловие; список сокращённых слов; переводная таблица (в случае переработки);указатели.


Б. описательные статьи, итоговую запись, лист-заверитель,

справочный аппарат к описи.

В. Дел постоянного срока хранения; Дел временного срока хранения. Дела по личному составу;

3. Архивная опись служит…

А. Основой для создания остальных справочников.

Б. Обложкой дела.

В. Кратким описанием дела.



  1. Кем составляется опись дела?

А. Руководителем организации.

Б. Сотрудником отдела организации.

В. Сотрудником архива организации.



  1. Какие названия еще есть у описи дел?

А. Первичная опись дел.

Б. Начальная опись дел, завершающая опись.

В. Сдаточная опись, опись дел структурного подразделения.



  1. В скольких экземплярах составляется опись дел?

  2. Что служит основой для заполнения описи?

  3. Архивы это…

а. Самостоятельные учреждения или отделы в учреждениях, организациях, предприятиях.

Б. Законченные дела постоянного времени хранения.

В. Дела, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

8. Какие бывают справочники архива?

9. Что в себя включают описательные статьи?

А. Учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел.

Б. Справочный аппарат к описи.

В. Порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле.



10. В архивной описи входит…

А. Титульный лист; содержание (оглавление); предисловие.

В. Описательные статьи, итоговая запись, лист-заверитель.

Г. Титульный лист, Описательные статьи, справочный аппарат к описи.

Выбранный для просмотра документ База данных Архивный фонд.docx

библиотека
материалов

База данных: «Архивный фонд»

Программный комплекс «Архивный фонд» — профессиональное программное обеспечение в области архивного дела

Автоматизированные архивные технологии настойчиво и прочно входят в систему работы архивов. Новые технологии кардинально изменяют всю организацию деятельности архива как хранилища документальных материалов. Их внедрение позволяет обеспечить точный поиск нужного документа, быстрый доступ к информации, гарантированное и длительное ее хранение, обмен информацией, электронными документами.

Бурное развитие этого направления наблюдается с конца 1990-х гг. За это время в архивных учреждениях создано множество программ, баз данных и др., облегчающих труд архивистов, сокращающих время на исполнение запросов граждан, активизирующих использование архивных документов, создающих «информацию об информации» для оперативного, точного и полного поиска документов по интересующей тематике.

Одной из важнейших задач архивных учреждений является своевременный и достоверный учет хранящихся документов. Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.

С целью внедрения автоматизированных архивных технологий в это направление архивной деятельности Росархивом в 1997 г. разработана и рекомендована к внедрению в государственных архивах и центрах хранения документов программа «Архивный фонд».

Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог.

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов.

Ее функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и Автофонд

Информационный массив базы данных «Архивный фонд» состоит из следующих разделов:

  1. Фонд — содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата.

  2. Библиография — содержит информацию об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда.

  3. Переименования — содержит информацию о всех переименованиях организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

  4. Биографическая справка — содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях.

  5. Фондовые включения.

  6. Не задокументированные периоды.

  7. Опись — имеет 44 поля, содержит информацию о каждой введенной в программу описи.

  8. Топография — содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.

  9. Движение документов — содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики.

  10. Персоналии.

  11. Географические сведения.

  12. Тематика.

  13. Рубрикатор.

  14. Паспорт.

Разделы «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.

В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных:

  • режим пользователя допускает просмотр, поиск информации, формирование перечней, аналитических справок, сводных сведений, путеводителя. В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны;

  • режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению

  • режим администратора, в котором производится физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно, ведение и вывод на печать паспорта архива, ведение рубрикатора, изменение паролей.

В настоящее время по заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием средств Microsoft создана 4-я версия программы «Архивный фонд», базирующаяся на современной программной платформе, которая позволит не только лучше решать текущие задачи, но и определять дальнейшую перспективу развития данной системы. Внедрение системы автоматизированного государственного учета в дальнейшем планируется в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях: архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета, документа; учет движения документов; формирование паспорта архива; формирование паспорта архивохранилища; топографирование; формирование статистических отчетов (более 100); поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей.



Выбранный для просмотра документ План урока 1.doc

библиотека
материалов

План урока №

Предмет: Архивоведение

Тема: Современные информационные технологии в архивном деле


Тема урока: Базы данных: «Архивный фонд»


Цель урока:

обучающая: знать основное назначение программы «Архивный фонд»

развивающая: развивать навыки работы в базе данных: «Архивный фонд»

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем описания базы данных: «Архивный фонд»

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Для чего служит программа «Архивный фонд»?

  1. Что является одной из важнейших задач архивных учреждений?

  1. Что такое база данных?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Автоматизированные архивные технологии настойчиво и прочно входят в систему работы архивов. Новые технологии кардинально изменяют всю организацию деятельности архива как хранилища документальных материалов. Их внедрение позволяет обеспечить точный поиск нужного документа, быстрый доступ к информации, гарантированное и длительное ее хранение, обмен информацией, электронными документами.

Бурное развитие этого направления наблюдается с конца 1990-х гг. За это время в архивных учреждениях создано множество программ, баз данных и др., облегчающих труд архивистов, сокращающих время на исполнение запросов граждан, активизирующих использование архивных документов, создающих «информацию об информации» для оперативного, точного и полного поиска документов по интересующей тематике.

Одной из важнейших задач архивных учреждений является своевременный и достоверный учет хранящихся документов. С целью внедрения автоматизированных архивных технологий в это направление архивной деятельности Росархивом в 1997 г. разработана и рекомендована к внедрению в государственных архивах и центрах хранения документов программа «Архивный фонд».

Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог.

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов.

Ее функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и Автофонд

Информационный массив базы данных «Архивный фонд» состоит из следующих разделов:

1. Фонд — содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата.

2. Библиография — содержит информацию об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда.

3. Переименования — содержит информацию о всех переименованиях организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

4. Биографическая справка — содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях.

5. Фондовые включения.

6. Не задокументированные периоды.

7. Опись — имеет 44 поля, содержит информацию о каждой введенной в программу описи.

8. Топография — содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.

9. Движение документов — содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики.

10. Персоналии.

11. Географические сведения.

12. Тематика.

13. Рубрикатор.

14. Паспорт.

Разделы «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.

В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных:

режим пользователя допускает просмотр, поиск информации, формирование перечней, аналитических справок, сводных сведений, путеводителя. В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны;

режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению

режим администратора, в котором производится физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно, ведение и вывод на печать паспорта архива, ведение рубрикатора, изменение паролей.

В настоящее время по заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием средств Microsoft создана 4-я версия программы «Архивный фонд», базирующаяся на современной программной платформе, которая позволит не только лучше решать текущие задачи, но и определять дальнейшую перспективу развития данной системы. Внедрение системы автоматизированного государственного учета в дальнейшем планируется в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.

Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях: архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета, документа; учет движения документов; формирование паспорта архива; формирование паспорта архивохранилища; топографирование; формирование статистических отчетов (более 100); поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей.


4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

Описать режимы допуска к базе данных.

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме



Выбранный для просмотра документ Тест.docx

библиотека
материалов

Тест

1.В каком году Росархивом разработана программа «Архивный фонд»?

А) 1965г.

Б) 1997г.

В) 1989г.

Г) 1995г.

2.Как называется раздел базы данных «Архивный фонд» который содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата?

А) Библиография

Б) Переименования

В) Фонд

Г) Топография

3. Раздел библиография содержит информацию

А) о всех переименованиях организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Б) об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда.

В) о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях.

Г) о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.

4. Какая версия программы «Архивный фонд» создана компанией «Электронные Офисные Системы»

А) 2-я

Б) 5-я

В) 4-я

Г) 3-я

5. Раздел опись имеет

А) 33 поля

Б) 44 поля

В) 22 поля

Г) 34 поля

6. Раздел топография содержит информацию

А) о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.

Б) о фондах личного происхождения

В) об издании публикаций по истории фондообразователя

Г) о всех изменениях

7. Раздел биографическая справка содержит информацию

А) о всех переименованиях организации

Б) о каждой введенной в программу описи.

В) о фондах личного происхождения

Г) о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда

8. Режим пользователя допускает

А) ввод данных, их редактирование

Б) ведение рубрикатора, изменение паролей.

В) просмотр, поиск информации

9. Как называется интегрированный многофункциональный программный комплекс, предназначенный для централизованного автоматизированного учёта документов?

а) архивный фонд;

б) фондовый каталог;

в) учёт фондов;

г) паспорт архива











Выбранный для просмотра документ база данных Архивный фонд.pptx

библиотека
материалов
База данных: «Архивный фонд»
Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содерж...
Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, еди...
Разделы базы данных «Архивный фонд» Фонд Библиография Переименования Биографи...
В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных: режим пользовате...
По заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием...
Основные функции системы Архивный фонд 4 Автоматизация государственного учета...
Требования квалификации пользователей и обслуживающего персонала Персонал, ис...
11 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 База данных: «Архивный фонд»
Описание слайда:

База данных: «Архивный фонд»

№ слайда 2 Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содерж
Описание слайда:

Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов

№ слайда 3
Описание слайда:

№ слайда 4 Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, еди
Описание слайда:

Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов. Ее функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и Автофонд.

№ слайда 5
Описание слайда:

№ слайда 6
Описание слайда:

№ слайда 7 Разделы базы данных «Архивный фонд» Фонд Библиография Переименования Биографи
Описание слайда:

Разделы базы данных «Архивный фонд» Фонд Библиография Переименования Биографическая справка Фондовые включения Не задокументированные периоды Опись Топография Движение документов Персоналии Географические сведения Тематика Рубрикатор Паспорт

№ слайда 8 В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных: режим пользовате
Описание слайда:

В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных: режим пользователя допускает просмотр, поиск информации, формирование перечней, аналитических справок, сводных сведений, путеводителя. В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны; режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению режим администратора, в котором производится физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно, ведение и вывод на печать паспорта архива, ведение рубрикатора, изменение паролей.

№ слайда 9 По заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием
Описание слайда:

По заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием средств Microsoft создана 4-я версия программы «Архивный фонд»

№ слайда 10 Основные функции системы Архивный фонд 4 Автоматизация государственного учета
Описание слайда:

Основные функции системы Архивный фонд 4 Автоматизация государственного учета документов Архивного фонда РФ Формирование и ведение автоматизированного НСА Ведение учета и НСА на уровне единиц хранения/единиц учета Учет движения документов Формирование паспорта архива Формирование паспорта архивохранилища Топография Формирование отчетов Поиск информации

№ слайда 11 Требования квалификации пользователей и обслуживающего персонала Персонал, ис
Описание слайда:

Требования квалификации пользователей и обслуживающего персонала Персонал, использующий и осуществляющий поддержку системы, должен обладать навыками работы с ОС MS Windows, MS Office, система «Архивный фонд 4.0». Персонал, выполняющий функции системных администраторов, должен обладать навыками администрирования OC MS Windows и СУБД MS SQL, системы «Архивный фонд 4.0».

Выбранный для просмотра документ Вопросы. 2.1.1..docx

библиотека
материалов
  1. Архив организации  это…

А. Самостоятельная организация или структурное подразазделение в организации осуществляющее хранение, комплектование дел.

Б. структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование архивных документов.



  1. Архивы организаций подразделяются на:

- передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение ;

- не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

А. да. Б. нет.

  1. В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства.

А. да. Б. нет.

  1. Кто организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив?

А. Архивариус.

Б. Секретарь.

В. Руководитель организации.



  1. Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив. Должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве); учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; Использование хранящихся в архиве документов.

А. да. Б. нет.

  1. Сколько функций у архива организации?

А. 7. Б. 5. В. 10. Г. 13.

7. Функции архива организации.-

А. Ведение списков организаций, прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций, учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов, создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива.

Б. Выбор и оборудование помещения, техническое оснащение архива.

В. Создание нормативных условий хранения, организация архивных Документов в архивохранилище, Ведение списков организаций, прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций.

  1. Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.

А. да. Б. нет







Выбранный для просмотра документ Задачи архива организации. 2.1.1..pptx

библиотека
материалов
Задачи архива. Архив организации - структурное подразделение организации, ос...
Архивы организаций подразделяются на:   - передающие свои документы в архивны...
В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное...
Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий: В...
Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях...
Основными задачами архива организации являются: комплектование архива докуме...
9 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Задачи архива. Архив организации - структурное подразделение организации, ос
Описание слайда:

Задачи архива. Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

№ слайда 2 Архивы организаций подразделяются на:   - передающие свои документы в архивны
Описание слайда:

Архивы организаций подразделяются на:   - передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение ; - не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

№ слайда 3 В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное
Описание слайда:

В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).

№ слайда 4
Описание слайда:

№ слайда 5 Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий: В
Описание слайда:

Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий: Выбор и оборудование помещения, техническое оснащение архива. Создание нормативных условий хранения, организация архивных Документов в архивохранилище. Разработка и утверждение нормативных документов архива.

№ слайда 6 Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях
Описание слайда:

Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.

№ слайда 7 Основными задачами архива организации являются: комплектование архива докуме
Описание слайда:

Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив. Должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве); учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; Использование хранящихся в архиве документов.

№ слайда 8
Описание слайда:

№ слайда 9
Описание слайда:

Выбранный для просмотра документ План урока 17.docx

библиотека
материалов

План урока № 17

Предмет: Архивоведение 3 курс

Тема: Архив организации.


Тема урока: Задачи архива организации.


Цель урока:

обучающая: знать основные задачи архива организации.

развивающая: развивать навыки в передаче дел в архив организации.

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем описания окружающего мира автоматическими средствами представления данных

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое архив организации?

  1. Назовите основные задачи архива организации?

  1. Дайте определение видам архивов?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

СОЗДАНИЕ АРХИВА

Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.


Архивы организаций подразделяются на:


- передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение ;

- не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.


В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).

Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий:

  1. Выбор и оборудование помещения, техническое оснащение архива.

  2. Создание нормативных условий хранения, организация архивных Документов в архивохранилище.

  3. Разработка и утверждение нормативных документов архива.

Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии.

Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.

Архивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях – стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение.

Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством.

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении - положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива - на основании должностных инструкций. Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

  • комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив.

  • Должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);

  • учет и обеспечение сохранности документов;

  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;

  • Использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях - источниках комплектования архива.


4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

  1. Перечислить основные задачи архива организации.

  2. Сколько задач у архива.

  3. Архивы организаций подразделяются на…

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме


Выбранный для просмотра документ Документ Microsoft Office Word.docx

библиотека
материалов

Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

  • название учреждения с указанием: вышестоящего ведомства

  • название структурной части (функции, отрасли);

  • индекс дела по номенклатуре;

  • заголовок дела;

  • аннотация;

  • крайние даты документов дела;

  • количество листов;

  • архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат; составления, подписания, исходящей или входящей регистрации,



В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — дат

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и закона планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы. то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывай крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб пых дел. В этих случаях указываются 3 даты:

  • дата заведения в первом учреждении;

  • дата поступления в другое учреждение;

  • дата окончания дела во втором учреждении.



Первые две даты в таких случаях обозначаются и виде дроби.



Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.



Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.



Из перечисленных информационных характеристик более

подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок и аннотацию.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

  • вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др. вид документов: протоколы, планы и др.);

  • автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

  • корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми, был связан в своей деятельности фондообразователь);

  • предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

  • территория (указывает на территорию, о которой говорится в :)документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями иди лицами которыми переписывался фондообразователь) время (событий или составления документов) формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения; предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так же формальных признаков подлинности и копийности. Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить «заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано coдержание документов. Например:

протоколы № 1 — 15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь июль 1996 г. Подлинники.

Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 г. Подлинники, Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926г. Копии.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени периода составления документа. Например:

План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на 1996 г.

Отчеты о работе, секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев но ; изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком

плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940- 1942 гг.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь--июнь 1994 г.

Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925- 1.927 г.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

При описании материалов после указания, всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:

Дело об авторском праве наследников Н. А, Римского-Корсакова. Следственное дело об Игнатии, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И, В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, од изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка 10, С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В.Д. Ламповым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В. Д. Поленовым, В, М. Васнецовым, НА, Серовым, П.В.Жуковским,

После того как определен характер дела, составляется заголовок определенных элементов, вытекающих из признаков заведения. Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОШ) о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерств общего профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.



В этом заголовке видовые понятия — вузы были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением содержания. При обобщении содержания излишне подробный заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать заголовков типа «Разные, бумаги по разным вопросам» лучше «общие материалы, переписка по организационным: вопросам, материалы к руководству» и т.п.).

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую обобщенный.





Выбранный для просмотра документ Информационные характеристики документов и дел.pptx

библиотека
материалов
Информационные характеристики документов и дел
Информационными характеристиками каждого дела являются: * название учреждения...
Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное н...
Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификаци...
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фон...
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раск...
Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также к...
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводс...
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: - название архи...
9 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Информационные характеристики документов и дел
Описание слайда:

Информационные характеристики документов и дел

№ слайда 2 Информационными характеристиками каждого дела являются: * название учреждения
Описание слайда:

Информационными характеристиками каждого дела являются: * название учреждения с указанием: вышестоящего ведомства * название структурной части (функции, отрасли); * индекс дела по номенклатуре; * заголовок дела; * аннотация; * крайние даты документов дела; * количество листов; * архивный шифр.

№ слайда 3 Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное н
Описание слайда:

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

№ слайда 4 Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификаци
Описание слайда:

Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

№ слайда 5 Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фон
Описание слайда:

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов. 145-67

№ слайда 6 Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раск
Описание слайда:

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

№ слайда 7 Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также к
Описание слайда:

Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

№ слайда 8 Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводс
Описание слайда:

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат; составления, подписания, исходящей или входящей регистрации

№ слайда 9 Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: - название архи
Описание слайда:

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: - название архива - № фонда, № описи - № дела по описи.

Выбранный для просмотра документ План урока 1.doc

библиотека
материалов

План урока №

Предмет: Архивоведение

Тема:


Тема урока: Информационные характеристики документов и дел


Цель урока:

обучающая: знать что представляют собой информационные характеристики документов и дел

развивающая: развивать навыки различия характеристики документов и дел

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем создания документов и дел

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое аннотация документов?

  1. Что такое архивный шифр?

  1. Что является важнейшей характеристикой описания дела?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Информационными характеристиками каждого дела являются:

  • название учреждения с указанием: вышестоящего ведомства

  • название структурной части (функции, отрасли);

  • индекс дела по номенклатуре;

  • заголовок дела;

  • аннотация;

  • крайние даты документов дела;

  • количество листов;

  • архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат; составления, подписания, исходящей или входящей регистрации,


В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних — дат

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и закона планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы. то дата определяется моментом опубликования или вступления документа в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывай крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб пых дел. В этих случаях указываются 3 даты:

  • дата заведения в первом учреждении;

  • дата поступления в другое учреждение;

  • дата окончания дела во втором учреждении.


Первые две даты в таких случаях обозначаются и виде дроби.


Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.


Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.


Из перечисленных информационных характеристик более

подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок и аннотацию.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

  • вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др. вид документов: протоколы, планы и др.);

  • автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

  • корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми, был связан в своей деятельности фондообразователь);

  • предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

  • территория (указывает на территорию, о которой говорится в :)документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями иди лицами которыми переписывался фондообразователь) время (событий или составления документов) формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения; предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так же формальных признаков подлинности и копийности. Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить «заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано coдержание документов. Например:

протоколы № 1 — 15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь июль 1996 г. Подлинники.

Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 г. Подлинники, Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926г. Копии.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени периода составления документа. Например:

План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на 1996 г.

Отчеты о работе, секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев но ; изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком

плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940- 1942 гг.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь--июнь 1994 г.

Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925- 1.927 г.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

При описании материалов после указания, всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:

Дело об авторском праве наследников Н. А, Римского-Корсакова. Следственное дело об Игнатии, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И, В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, од изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка 10, С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В.Д. Ламповым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В. Д. Поленовым, В, М. Васнецовым, НА, Серовым, П.В.Жуковским,

После того как определен характер дела, составляется заголовок определенных элементов, вытекающих из признаков заведения. Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОШ) о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерств общего профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.


В этом заголовке видовые понятия — вузы были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением содержания. При обобщении содержания излишне подробный заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать заголовков типа «Разные, бумаги по разным вопросам» лучше «общие материалы, переписка по организационным: вопросам, материалы к руководству» и т.п.).

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую обобщенный.


4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

Описать что является информационными характеристиками каждого дела?

Что указывается на обложке если название организации менялось?

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме



Выбранный для просмотра документ тест.docx

библиотека
материалов
  1. Аннотация документов это

А) это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
б) это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
в) Заголовок дела 

2. Что является важнейшей характеристикой описания дела?

А) Индекс дела

Б) Заголовок дела

В) Аннотация документов



3. Крайние даты определяются:

А) По датам заведения дела

Б) По датам окончания дела

В) по датам заведения и окончания дела



4. Архивный шифр это:

А) это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
б) это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

В) Заголовок дела 



5. краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела это

А) Аннотация документов

Б ) Архивный шифр

В) Заголовок дела



6. по датам заведения и окончания дела определяется

А) даты подписания

Б) даты составления

В) крайние даты





7. Заголовок дела это:

А) характеристика описания дела

Б) индекс дела

В) архивный шифр



8. Заголовки бывают:

А) простые

Б) обобщенные и простые

В) простые, обобщенные и сложные



9. Если название учреждения менялось, то на обложке указывается:

А) предыдущее название

Б) последнее название

В) указываются оба названия



10. Заголовок должен быть:

А) кратким

Б) полным







Выбранный для просмотра документ Информационные характеристики документов и дел.pptx

библиотека
материалов
Информационные характеристики документов и дел.
Информационными характеристиками каждого дела являются: Название учреждения с...
Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное...
Название структурной части помогает быстро и правильно про­нести классификац...
Название документа. Дата, регистрационный номер.
Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства Название структурной ч...
Номер дела Заголовок дела; Количество листов
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раск...
Следует учитывать,, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами...
9 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Информационные характеристики документов и дел.
Описание слайда:

Информационные характеристики документов и дел.

№ слайда 2 Информационными характеристиками каждого дела являются: Название учреждения с
Описание слайда:

Информационными характеристиками каждого дела являются: Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; Название структурной части (функции, отрасли,) Индекс дела по номенклатуре; Заголовок дела; Аннотация;Крайние документов дела; Количество листов; Архивный шифр.

№ слайда 3 Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное
Описание слайда:

Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­ках после полного наименования учреждения.

№ слайда 4 Название структурной части помогает быстро и правильно про­нести классификац
Описание слайда:

Название структурной части помогает быстро и правильно про­нести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­ководство» и т.д. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности

№ слайда 5 Название документа. Дата, регистрационный номер.
Описание слайда:

Название документа. Дата, регистрационный номер.

№ слайда 6 Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства Название структурной ч
Описание слайда:

Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства Название структурной части (функции, отрасли,)

№ слайда 7 Номер дела Заголовок дела; Количество листов
Описание слайда:

Номер дела Заголовок дела; Количество листов

№ слайда 8 Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раск
Описание слайда:

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве

№ слайда 9 Следует учитывать,, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами
Описание слайда:

Следует учитывать,, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает: несколько дат; составления, подписания, (Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке; Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями. Для копий документов крайними датами являются даты их изготовлсния, а не даты оригиналов.)

Выбранный для просмотра документ План урока 12.docx

библиотека
материалов

План урока № 12

Предмет: Архивоведение. 3курс

Тема: Описание документов и дел в архиве.


Тема урока: Информационные характеристики документов и дел.



Цель урока:

обучающая: знать основные характеристики документов и дел, иметь представление об основных различиях документах и дел.

развивающая: развивать навыки в знаниях о документах.

воспитательная: формировать познавательный процесс путем описания и составления документов и дел.

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое архивный шифр?

  1. Что вы понимаете под типовым заголовком?

  1. Дайте определение Аннотации дела ?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя.

Документ представляет собой систему — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

  • Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

  • Название структурной части (функции, отрасли,)

  • Индекс дела по номенклатуре;

  • Заголовок дела;

  • Аннотация;

  • Крайние документов дела;

  • Количество листов;

  • Архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.


Название структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.


Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать,, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними.

На каждом документе, как правило, бывает:
несколько дат;

составления,

подписания,

(Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке;

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовлсния, а не даты оригиналов.)

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб пых дел. В этих случаях указываются 3 даты:


дата заведения в первом учреждении;


дата поступления в другое учреждение;


дата окончания дела во втором учреждении.



Первые две даты в таких случаях обозначаются и виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик более
подробно рассмотрим важнейшие из них   - заголовок и анно
тацию.
Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.
Заголовки бывают трех типов:
простые, обобщенные и сложные,

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:


вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);


автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

 корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми, был связан в своей деятельности);

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения; предметного, номинального, авторского.     

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава исодержания самих документов. Например

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком
плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-     1942 гг.
Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь--июнь 1994 г.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов. Иногда в деле собраны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую -~ обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания простых заголовков, например:
Протоколы совещании при Управлении делами СЕК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинны ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК'СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;
2)   простого и обобщенного заголовков, например:
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за
1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией;

3) обобщенных заголовков, например:
Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. .Москвы за ноябрь — декабрь 1997г, (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу,.

В типовой заголовок
входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и  содержание и т. д.,

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки1 не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации.

4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

1.Описать Заголовок дела .

2. что такое архивный шифр.

3. Каким должен быть заголовок дела.


5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме




Выбранный для просмотра документ Что относится к информационными характеристиками каждого дела.docx

библиотека
материалов
  1. Что относится к информационными характеристиками каждого дела?

А. Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; Название структурной части (функции, отрасли,) Индекс дела по номенклатуре; Заголовок дела; Аннотация; Крайние документов дела; Количество листов; Архивный шифр.

б. дата заведения в первом учреждении; дата поступления в другое учреждение; дата окончания дела во втором учреждении.

В. Оба ответа.


  1. Что такое заголовок дела?

А.Он является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Б. Он помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.
в. Он по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности.

3. Дайте определение, индекс дела это…

А. Определение по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Б.Это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
в. По номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности.

4. Дайте определение, Аннотация документов это
а. является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Б. Это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

в. помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

5.Что такое название учреждения?

А. является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Б. является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования .
в. облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности.
6.

Выбранный для просмотра документ Документ Microsoft Office Word (2).docx

библиотека
материалов



Вопросы по теме «Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда»

  1. В какой последовательности осуществляется выявление особо ценных документов?

  2. Какие общие критерии используются при выявлении особо ценных документов?

  3. Как ведется учет особо ценных документов?

  4. Совокупность страховых копий это

А) страховой фонд

Б) Фонд пользования

5. позитивный микрофильм, изготовленный с негативного микрофильма это

А) страховой фонд

Б) Фонд пользования

В) архивный фонд

6. Страховой фонд создается в целях:

А) сохранения ценной документной информации

Б) выявление законченных дел

7. Фонд пользования-

А) совокупность страховых копий

Б) позитивный микрофильм, изготовленный с негативного микрофильма.

8. Для чего создается страховой фонд?

9. Для чего служит 1-я графа списков фондов?

10. В каком порядке создаются страховой фонд и фонд пользования?







Выбранный для просмотра документ Документ Microsoft Office Word.docx

библиотека
материалов

Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда

 Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.



В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения. Если дело содержит особо ценные документы, оно включается в перечень. В нем указывается номер фонда, описи, номер дела, заголовок дела, в примечании даются отметки о физическом состоянии и объеме особо ценного документа. Перечень рассматривается на экспертной комиссии учреждения архивного учреждения. После утверждения такие документы подлежат учету.



Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:



- выявление фондов, частей фондов;



- выявление дел по описям;



- непосредственный просмотр отобранных дел.



Выявление фондов проводится по ведомственно - отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.



Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертно фондово – закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.



ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов экспертно – методической (методической) комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.



На выявленные особо ценные документы составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЭПК или методической комиссией архива и утверждаются руководством архива. После утверждения перечней проводится комплекс работ по учёту особо ценных документов в соответствии с требованиями.



Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно – методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.



Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:



- заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;



- рассмотрение экспертно – методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;



- представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченным орган исполнительной власти в сфере архивного дела.



При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:



- значение учреждения - фондообразователя;



- авторство документов;



- время создания документов;



- ценность содержащейся в документах информации;



- юридическая сила, подлинность документов;



- наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.



Страховой фонд особо ценных документов

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел. На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).



Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.



Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.



Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе – это негативный микрофильм на фотопленке.



Фонд пользования – позитивный микрофильм, изготовленный с негативного микрофильма.



Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.



Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.



Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.



Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учёта количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учётных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы. В учётных документах фондов, содержащих особо ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.



На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов, которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Глав архива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп «ОЦ», название архива, номер фонда и объём особо ценных дел.



Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивного фонда и дел. Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативным для них режимом хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

Выбранный для просмотра документ Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда.pptx

библиотека
материалов
Презентация на тему: «Определение состава особо ценных документов и создание...
Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательно...
Выявление фондов проводится по ведомственно - отраслевым группам фондов или ф...
Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке...
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных докуме...
 При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:
На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исхо...
Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранени...
Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе – это негативный м...
Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на...
10 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Презентация на тему: «Определение состава особо ценных документов и создание
Описание слайда:

Презентация на тему: «Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда»

№ слайда 2 Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательно
Описание слайда:

Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:

№ слайда 3 Выявление фондов проводится по ведомственно - отраслевым группам фондов или ф
Описание слайда:

Выявление фондов проводится по ведомственно - отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории.

№ слайда 4 Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке
Описание слайда:

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно – методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве

№ слайда 5 Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных докуме
Описание слайда:

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:

№ слайда 6  При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:
Описание слайда:

При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:

№ слайда 7 На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исхо
Описание слайда:

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.

№ слайда 8 Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранени
Описание слайда:

Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.

№ слайда 9 Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе – это негативный м
Описание слайда:

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе – это негативный микрофильм на фотопленке.

№ слайда 10 Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на
Описание слайда:

Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов

Выбранный для просмотра документ План урока 1.doc

библиотека
материалов

План урока №

Предмет: Архивоведение

Тема:


Тема урока: Определение состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда


Цель урока:

обучающая: знать основное назначение особо ценных документов

развивающая: развивать навыки определения особо ценных документов

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем определения состава особо ценных документов и создание на них страхового фонда

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое фонд пользования?

  1. Что такое страховой фонд?

  1. Для чего создается страховой фонд?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.


В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения. Если дело содержит особо ценные документы, оно включается в перечень. В нем указывается номер фонда, описи, номер дела, заголовок дела, в примечании даются отметки о физическом состоянии и объеме особо ценного документа. Перечень рассматривается на экспертной комиссии учреждения архивного учреждения. После утверждения такие документы подлежат учету.


Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:


- выявление фондов, частей фондов;


- выявление дел по описям;


- непосредственный просмотр отобранных дел.


Выявление фондов проводится по ведомственно - отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.


Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертно фондово – закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.


ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов экспертно – методической (методической) комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.


На выявленные особо ценные документы составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЭПК или методической комиссией архива и утверждаются руководством архива. После утверждения перечней проводится комплекс работ по учёту особо ценных документов в соответствии с требованиями.


Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно – методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.


Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:


- заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;


- рассмотрение экспертно – методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;


- представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченным орган исполнительной власти в сфере архивного дела.


При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:


- значение учреждения - фондообразователя;


- авторство документов;


- время создания документов;


- ценность содержащейся в документах информации;


- юридическая сила, подлинность документов;


- наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.


Страховой фонд особо ценных документов

Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел. На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).


Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.


Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.


Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе – это негативный микрофильм на фотопленке.


Фонд пользования – позитивный микрофильм, изготовленный с негативного микрофильма.


Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.


Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.


Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.


Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учёта количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учётных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы. В учётных документах фондов, содержащих особо ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, дела.


На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов, которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Глав архива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп «ОЦ», название архива, номер фонда и объём особо ценных дел.


Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивного фонда и дел. Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативным для них режимом хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.


4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

В каком порядке создаются страховой фонд и фонд пользования?

Что такое совокупность страховых копий?

В каких целях создается страховой фонд?

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме



Выбранный для просмотра документ Вопросы.docx

библиотека
материалов

Вопросы по теме «Подготовка к передаче дел организации в государственный архив»

  1. Сколько хранится научная документация?

  2. Из каких операций состоит оформление дел?

  3. В каком месте листа нумеруются листы?

  4. Разрешается ли использование чернил и цветных карандашей?

  5. Как подшивается лист большего формата, чем А4?

  6. Какой записью заканчивается опись?

  7. Что необходимо сделать при передаче в архив дел за несколько лет?

  8. Что имеет каждое дело в описи?

  9. Что такое опись?

  10. Где проставляется последний реквизит?

Выбранный для просмотра документ Документ Microsoft Office Word.docx

библиотека
материалов

Подготовка к передаче дел организации в государственный архив

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

  • документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

  • проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

  • технологической и конструкторской документации — 20 лет;

  • патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:

  • научной документации — 15 лет;

  • кино- и фотодокументов — 5 лет;

  • видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

  • проверка правильности группировки документов в дела;

  • брошюровка (подшивка);

  • нумерация листов;

  • составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);

  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);

  • составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  • не проводить систематизацию документов в деле;

  • не нумеровать листы дела;

  • не составлять заверительные надписи;

  • не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»1.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

  • наименование учреждения (организации) и его подчиненность;

  • наименование структурного подразделения;

  • делопроизводственный индекс дела;

  • заголовок дела;

  • срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;

  • крайние даты дела;

  • количество листов в деле;

  • номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

  • порядковый номер дела (тома) по описи;

  • индекс дела (тома);

  • заголовок дела (тома);

  • даты дела (тома);

  • число листов в деле (томе);

  • срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);

  • примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.



Выбранный для просмотра документ План урока 1.doc

библиотека
материалов

План урока №

Предмет: Архивоведение

Тема:


Тема урока: Подготовка к передаче дел архива организации в государственный архив


Цель урока:

обучающая: знать основное назначение архива, иметь представление об основных различиях архивов

развивающая: развивать навыки подготовки документов к передаче в архив

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем описания окружающего мира автоматическими средствами представления данных

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Сколько хранится научная документация?

  1. Из каких операций состоит оформление дел?

  1. Какой записью заканчивается опись?

3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

  • документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

  • проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

  • технологической и конструкторской документации — 20 лет;

  • патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:

  • научной документации — 15 лет;

  • кино- и фотодокументов — 5 лет;

  • видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

  • проверка правильности группировки документов в дела;

  • брошюровка (подшивка);

  • нумерация листов;

  • составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);

  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);

  • составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  • не проводить систематизацию документов в деле;

  • не нумеровать листы дела;

  • не составлять заверительные надписи;

  • не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»1.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

  • наименование учреждения (организации) и его подчиненность;

  • наименование структурного подразделения;

  • делопроизводственный индекс дела;

  • заголовок дела;

  • срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;

  • крайние даты дела;

  • количество листов в деле;

  • номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

  • порядковый номер дела (тома) по описи;

  • индекс дела (тома);

  • заголовок дела (тома);

  • даты дела (тома);

  • число листов в деле (томе);

  • срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);

  • примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.



4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

Описать из каких операций состоит оформление дел

Как подшивается лист большего формата, чем А4?

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме



Выбранный для просмотра документ Подготовка к передаче дел организации в государственный архив.pptx

библиотека
материалов
Подготовка к передаче дел архива организации в государственный архив
Форма листа-заверителя дел
Форма внутренней описи документов дела
 Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
 Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Форма итоговой записи и заверительной подписи
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
8 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Подготовка к передаче дел архива организации в государственный архив
Описание слайда:

Подготовка к передаче дел архива организации в государственный архив

№ слайда 2 Форма листа-заверителя дел
Описание слайда:

Форма листа-заверителя дел

№ слайда 3 Форма внутренней описи документов дела
Описание слайда:

Форма внутренней описи документов дела

№ слайда 4  Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Описание слайда:

Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

№ слайда 5 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Описание слайда:

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

№ слайда 6  Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Описание слайда:

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

№ слайда 7 Форма итоговой записи и заверительной подписи
Описание слайда:

Форма итоговой записи и заверительной подписи

№ слайда 8 Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Описание слайда:

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Выбранный для просмотра документ Вопросы. 2.1.2..docx

библиотека
материалов
  1. Архив является самостоятельным структурным подразделением организации.

А. да. Б. нет.

2. Архив подчиняется:

А. Руководителю организации.

Б. Архивариусу, зам. Директору.

В. Начальнику отдела документационного обеспечения.

3. Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

А. да. Б. нет.

4. Заведующий архивом не имеет заместителя.

А. да. Б. нет.

5. Основными задачами архива являются:

А. Требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

Контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива и т. д;

Б. Прием, регистрация, систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.

Создание научно-справочного аппарата и т. д.

В. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Методическое руководство работой структурных подразделений архива. 

6. Архив имеет в своем составе подчиненные структурные подразделения (бюро, секторы, группы) либо отдельных специалистов.

А. нет. Да.

7. Архив не имеет право: Давать структурным подразделениям организации и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив, по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы и другим вопросам, относящимся к компетенции архива.

А. да. Б. нет .

8. Начальник архива имеет право: Знакомиться с проектами решений руководства организации по вопросам деятельности архива.

Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию деятельности архива и организации в целом в пределах своей компетенции.

А. да. Б. нет.

9. Архив взаимодействует: Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

1. Поиска необходимых документов, информации; возвращения документов в архив.

2. Изменять и корректировать документы.



10. Кто организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив?

А. Архивариус.

Б. Секретарь.

В. Руководитель организации





Выбранный для просмотра документ Общие положения (2).docx

библиотека
материалов

Общие положения.

Архив является самостоятельным структурным подразделением организации.

Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации, выполняет определенные функции, не является обособленным структурным подразделением организации, не имеет своего финансового хозяйства, не является юридическим лицом. Реорганизация и ликвидация архива осуществляются с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета.

Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления).

Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее трех лет.

Заведующий архивом имеет заместителя (заместителей).

Обязанности заместителя (заместителей) определяются (распределяются) заведующим архивом в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

Заместитель (заместители) и руководители структурных подразделений, входящих в состав архива, назначается (назначаются) на должность и освобождается (освобождаются) от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению заведующего архивом.

Архив в своей деятельности руководствуется:

Уставом организации (Положением об организации).

Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Приказами и распоряжениями руководителя организации.

Правилами внутреннего трудового распорядка.

Коллективным договором.

Настоящим Положением. 

2 Основные задачи

Основными задачами архива являются:

Прием, регистрация, систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.

Создание научно-справочного аппарата.

Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Методическое руководство работой структурных подразделений архива. 

3 Организационная структура

3.1 Структура, штатный состав и численность архива изменяются и утверждаются приказом руководителя организации в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности организации по представлению заведующего архивом и по согласованию с ООТиЗ, ОК, ЮрО по направлениям деятельности указанных структурных подразделений.

Архив имеет в своем составе подчиненные структурные подразделения (бюро, секторы, группы) либо отдельных специалистов, отвечающих за:

- делопроизводство и комплектацию;

- обеспечение учета, сохранности, использование, копирование, размножение;

- внедрение и эксплуатацию информационнопоисковых систем и современных информационных технологий и пр.

3.3 Обязанности между работниками архива распределяются заведующим архивом на основании соответствующих должностных инструкций. 

4 Функции

В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:

Прием, регистрация, систематизация документов, обеспечение их сохранности и использования в соответствии с установленным порядком.

Руководство работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.

Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении, документов, сроки хранения которых истекли.

Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Учет документооборота и количества дел.

Выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составление установленной отчетности.

Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

5 Права и обязанности

Архив имеет право:

Давать структурным подразделениям организации и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив, по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы и другим вопросам, относящимся к компетенции архива.

Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специалистов необходимые документы и материалы по вопросам, входящим в компетенцию архива.

Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции архива, а также другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

Требовать от работников подразделений организации своевременного возврата документов, других информационных материалов, полученных в архиве на временное пользование; комплектной сдачи документации; объяснений по поводу невозврата, порчи документов и пр.

Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил..

Начальник архива имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства организации по вопросам деятельности архива.

Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию деятельности архива и организации в целом в пределах своей компетенции.

Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения о поощрении за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему сотрудников либо наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих выполнение своих должностных обязанностей, а также предложений о назначении, перемещении, увольнении работников архива.

Требовать от подчиненных работников соблюдения норм и правил охраны труда и пожарной безопасности, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Проверять правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

Контролировать правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность средств пожарной безопасности. 

6 Взаимоотношения. Связи

Архив взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

- передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);

- поиска необходимых документов, информации;

- возвращения документов в архив;

С канцелярией по вопросам:

- ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);

- получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;

При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);

7 Ответственность

Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящим Положением на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством, полноту и правильность использования предоставленных прав несет заведующий архивом.

Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства в осуществлении своей деятельности.

Организацию и ведение архивного дела в организации.

Правильный подбор, рациональную расстановку и использование кадров в соответствии с профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

Соблюдение правил учета и хранения документации, принятой на хранение и выданной для использования.

Создание необходимых условий для работы с документами, находящимися в архиве.

Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.

Соблюдение правил и норм охраны труда, пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка самим лично и подчиненными работниками.

Материальный ущерб, причиненный по его вине, в установленном порядке.



Выбранный для просмотра документ Общие положения 2.1.2..docx

библиотека
материалов

Общие положения

1. Архив является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.

*Архив может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения.

2. Архив создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Архив подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. В своей деятельности архив руководствуется:
5.1. Уставом предприятия.
5.2. Настоящим положением.



_________________________                                  УТВЕРЖДАЮ

     (наименование организации)                                          __________________________________________

                                                                                              (руководитель организации или иное должностное

                                                                                               лицо, уполномоченное утверждать документ)

                                                                                               _____________           _______________________

                                                                                                     (подпись)                        (инициалы, фамилия)

                                                                                              00.00.0000

 

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000    № 00

Место издания

 

об архиве 

1 Общие положения

Архив является самостоятельным структурным подразделением организации.

Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации, выполняет определенные функции, не является обособленным структурным подразделением организации, не имеет своего финансового хозяйства, не является юридическим лицом. Реорганизация и ликвидация архива осуществляются с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета.

Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления).

Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее трех лет.

Заведующий архивом имеет заместителя (заместителей).

Обязанности заместителя (заместителей) определяются (распределяются) заведующим архивом в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

Заместитель (заместители) и руководители структурных подразделений, входящих в состав архива, назначается (назначаются) на должность и освобождается (освобождаются) от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению заведующего архивом.

Архив в своей деятельности руководствуется:

Уставом организации (Положением об организации).

Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Приказами и распоряжениями руководителя организации.

Правилами внутреннего трудового распорядка.

Коллективным договором.

Настоящим Положением.

2 Основные задачи

Основными задачами архива являются:

Прием, регистрация, систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.

Создание научно-справочного аппарата.

Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Методическое руководство работой структурных подразделений архива. 

3 Организационная структура

Структура, штатный состав и численность архива изменяются и утверждаются приказом руководителя организации в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности организации по представлению заведующего архивом и по согласованию с ООТиЗ, ОК, ЮрО по направлениям деятельности указанных структурных подразделений.

Архив имеет в своем составе подчиненные структурные подразделения (бюро, секторы, группы) либо отдельных специалистов, отвечающих за:

- делопроизводство и комплектацию;

- обеспечение учета, сохранности, использование, копирование, размножение;

- внедрение и эксплуатацию информационнопоисковых систем и современных информационных технологий и пр.

Обязанности между работниками архива распределяются заведующим архивом на основании соответствующих должностных инструкций.

4 Функции

В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:

Прием, регистрация, систематизация документов, обеспечение их сохранности и использования в соответствии с установленным порядком.

Руководство работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.

Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении, документов, сроки хранения которых истекли.

Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Учет документооборота и количества дел.

Выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составление установленной отчетности.

Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Права и обязанности

Архив имеет право:

Давать структурным подразделениям организации и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив, по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы и другим вопросам, относящимся к компетенции архива.

Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специалистов необходимые документы и материалы по вопросам, входящим в компетенцию архива.

Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции архива, а также другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

Требовать от работников подразделений организации своевременного возврата документов, других информационных материалов, полученных в архиве на временное пользование; комплектной сдачи документации; объяснений по поводу невозврата, порчи документов и пр.

Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

Начальник архива имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства организации по вопросам деятельности архива.

Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию деятельности архива и организации в целом в пределах своей компетенции.

Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения о поощрении за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему сотрудников либо наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих выполнение своих должностных обязанностей, а также предложений о назначении, перемещении, увольнении работников архива.

Требовать от подчиненных работников соблюдения норм и правил охраны труда и пожарной безопасности, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Проверять правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

Контролировать правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность средств пожарной безопасности.. 

6 Взаимоотношения. Связи

Архив взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

- передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);

- поиска необходимых документов, информации;

- возвращения документов в архив;.

С канцелярией по вопросам:

- ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);

- получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;.

При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);.

 7 Ответственность

Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящим Положением на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством, полноту и правильность использования предоставленных прав несет заведующий архивом.

Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства в осуществлении своей деятельности.

Организацию и ведение архивного дела в организации.

Правильный подбор, рациональную расстановку и использование кадров в соответствии с профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

Соблюдение правил учета и хранения документации, принятой на хранение и выданной для использования.

Создание необходимых условий для работы с документами, находящимися в архиве.

Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.

Соблюдение правил и норм охраны труда, пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка самим лично и подчиненными работниками.

Материальный ущерб, причиненный по его вине, в установленном порядке..

Ответственность других сотрудников архива устанавливается их должностными инструкциями.

Работники архива несут коллективную ответственность за разглашение информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.



6

Выбранный для просмотра документ Общие положения. 2.1.2..pptx

библиотека
материалов
Общие Положение об архиве организации.
Архив является самостоятельным структурным подразделением организации.
Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организ...
Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождае...
Основные задачи Основными задачами архива являются: Прием, регистрация, систе...
Архив имеет право: Давать структурным подразделениям организации и отдельным...
Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специа...
Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящ...
Заведующий архивом несет персональную ответственность за: Соблюдение действую...
Организацию и ведение архивного дела в организации. Правильный подбор, рацион...
11 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Общие Положение об архиве организации.
Описание слайда:

Общие Положение об архиве организации.

№ слайда 2 Архив является самостоятельным структурным подразделением организации.
Описание слайда:

Архив является самостоятельным структурным подразделением организации.

№ слайда 3 Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организ
Описание слайда:

Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации, выполняет определенные функции, не является обособленным структурным подразделением организации, не имеет своего финансового хозяйства, не является юридическим лицом.

№ слайда 4 Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождае
Описание слайда:

Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

№ слайда 5 Основные задачи Основными задачами архива являются: Прием, регистрация, систе
Описание слайда:

Основные задачи Основными задачами архива являются: Прием, регистрация, систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению. Создание научно-справочного аппарата. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Методическое руководство работой структурных подразделений архива. 

№ слайда 6 Архив имеет право: Давать структурным подразделениям организации и отдельным
Описание слайда:

Архив имеет право: Давать структурным подразделениям организации и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив, по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы и другим вопросам, относящимся к компетенции архива.

№ слайда 7 Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специа
Описание слайда:

Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специалистов необходимые документы и материалы по вопросам, входящим в компетенцию архива.

№ слайда 8
Описание слайда:

№ слайда 9 Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящ
Описание слайда:

Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящим Положением на архив задач и функций в соответствии с действующим законодатель­ством, полноту и правильность использования предоставленных прав несет заведующий архивом.

№ слайда 10 Заведующий архивом несет персональную ответственность за: Соблюдение действую
Описание слайда:

Заведующий архивом несет персональную ответственность за: Соблюдение действующего законодательства в осуществлении своей деятельности.

№ слайда 11 Организацию и ведение архивного дела в организации. Правильный подбор, рацион
Описание слайда:

Организацию и ведение архивного дела в организации. Правильный подбор, рациональную расстановку и использование кадров в соответствии с профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

Выбранный для просмотра документ План. 2.1.2..docx

библиотека
материалов

План урока № 18

Предмет: Архивоведение 3 курс

Тема: Архив организации.


Тема урока: Общие положения архива организации.


Цель урока:

обучающая: знать основные положения архива организации.

развивающая: развивать навыки в передаче дел в архив организации.

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем описания окружающего мира автоматическими средствами представления данных

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое архив организации?

  1. Назовите основные задачи архива организации?

  1. Основные требования к помещениям архива?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Общие положения.

Архив является самостоятельным структурным подразделением организации.

Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации, выполняет определенные функции, не является обособленным структурным подразделением организации, не имеет своего финансового хозяйства, не является юридическим лицом. Реорганизация и ликвидация архива осуществляются с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета.

Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления).

Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее трех лет.

Заведующий архивом имеет заместителя (заместителей).

Обязанности заместителя (заместителей) определяются (распределяются) заведующим архивом в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

Заместитель (заместители) и руководители структурных подразделений, входящих в состав архива, назначается (назначаются) на должность и освобождается (освобождаются) от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению заведующего архивом.

Архив в своей деятельности руководствуется:

Уставом организации (Положением об организации).

Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Приказами и распоряжениями руководителя организации.

Правилами внутреннего трудового распорядка.

Коллективным договором.

Настоящим Положением. 

2 Основные задачи

Основными задачами архива являются:

Прием, регистрация, систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.

Создание научно-справочного аппарата.

Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Методическое руководство работой структурных подразделений архива. 

3 Организационная структура

3.1 Структура, штатный состав и численность архива изменяются и утверждаются приказом руководителя организации в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности организации по представлению заведующего архивом и по согласованию с ООТиЗ, ОК, ЮрО по направлениям деятельности указанных структурных подразделений.

Архив имеет в своем составе подчиненные структурные подразделения (бюро, секторы, группы) либо отдельных специалистов, отвечающих за:

- делопроизводство и комплектацию;

- обеспечение учета, сохранности, использование, копирование, размножение;

- внедрение и эксплуатацию информационнопоисковых систем и современных информационных технологий и пр.

3.3 Обязанности между работниками архива распределяются заведующим архивом на основании соответствующих должностных инструкций. 

4 Функции

В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:

Прием, регистрация, систематизация документов, обеспечение их сохранности и использования в соответствии с установленным порядком.

Руководство работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.

Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении, документов, сроки хранения которых истекли.

Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Учет документооборота и количества дел.

Выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составление установленной отчетности.

Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

5 Права и обязанности

Архив имеет право:

Давать структурным подразделениям организации и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив, по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы и другим вопросам, относящимся к компетенции архива.

Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специалистов необходимые документы и материалы по вопросам, входящим в компетенцию архива.

Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции архива, а также другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

Требовать от работников подразделений организации своевременного возврата документов, других информационных материалов, полученных в архиве на временное пользование; комплектной сдачи документации; объяснений по поводу невозврата, порчи документов и пр.

Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил..

Начальник архива имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства организации по вопросам деятельности архива.

Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию деятельности архива и организации в целом в пределах своей компетенции.

Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения о поощрении за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему сотрудников либо наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих выполнение своих должностных обязанностей, а также предложений о назначении, перемещении, увольнении работников архива.

Требовать от подчиненных работников соблюдения норм и правил охраны труда и пожарной безопасности, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

Проверять правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

Контролировать правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность средств пожарной безопасности. 

6 Взаимоотношения. Связи

Архив взаимодействует:

Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

- передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);

- поиска необходимых документов, информации;

- возвращения документов в архив;

С канцелярией по вопросам:

- ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);

- получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;

При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);

7 Ответственность

Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящим Положением на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством, полноту и правильность использования предоставленных прав несет заведующий архивом.

Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства в осуществлении своей деятельности.

Организацию и ведение архивного дела в организации.

Правильный подбор, рациональную расстановку и использование кадров в соответствии с профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

Соблюдение правил учета и хранения документации, принятой на хранение и выданной для использования.

Создание необходимых условий для работы с документами, находящимися в архиве.

Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.

Соблюдение правил и норм охраны труда, пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка самим лично и подчиненными работниками.

Материальный ущерб, причиненный по его вине, в установленном порядке

4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

  1. Назвать основные функции архива организации.

  2. Сколько задач у архива.

  3. Архив имеет право на….

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме


Выбранный для просмотра документ Документ Microsoft Office Word.docx

библиотека
материалов

Понятие использование архивных документов

Использование архивных документов - в соответствии с законодательством РФ документы государственной части Архивного фонда РФ и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим лицам и гражданам. Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника. Порядок в государственных архивах определяется Госархивом РФ. Порядок использования документов государственной части Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти РФ, в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с соответствующими органами и учреждениями системы Госархива РФ.

Государственные архивы имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры). Порядок заключения таких договоров устанавливается Правительством РФ. Государственной части Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством.

Согласно Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах государственной части Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями системы Госархива РФ совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, а также организациями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений. Ограничения в содержащих сведения о личной жизни граждан, а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.



Граждане и организации, а также общественные и религиозные объединения имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из документов, хранящихся в государственных архивах или ведомственных архивах, или самостоятельно изготавливать их копии и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке.



Выбранный для просмотра документ План урока 1.doc

библиотека
материалов

План урока №

Предмет: Архивоведение

Тема:


Тема урока: Понятие использование архивных документов


Цель урока:

обучающая: знать основное назначение архивных документов

развивающая: развивать навыки использования архивных документов

воспитательная: формировать и воспитывать познавательный процесс путем использования архивных документов

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Какое имеют право граждане и организации?

  1. Кем определяется порядок в архивах?

  1. Несут ли ответственность пользователи за использование документов?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Использование архивных документов - в соответствии с законодательством РФ документы государственной части Архивного фонда РФ и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим лицам и гражданам. Использование архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника. Порядок в государственных архивах определяется Госархивом РФ. Порядок использования документов государственной части Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в центральных органах исполнительной власти РФ, в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с соответствующими органами и учреждениями системы Госархива РФ.

Государственные архивы имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры). Порядок заключения таких договоров устанавливается Правительством РФ. Государственной части Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством.

Согласно Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах государственной части Архивного фонда РФ, содержащих секретные сведения, разрешается органами и учреждениями системы Госархива РФ совместно с соответствующими центральными органами исполнительной власти РФ, а также организациями до истечения 30 лет со времени их создания, по мере утраты секретности этих сведений. Ограничения в содержащих сведения о личной жизни граждан, а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.


Граждане и организации, а также общественные и религиозные объединения имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из документов, хранящихся в государственных архивах или ведомственных архивах, или самостоятельно изготавливать их копии и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке.



4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

Кому предоставляется использование архивных документов?

Могут ли граждане, организации получать заверенные копии из архивных документов?

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме



Выбранный для просмотра документ Понятие использование архивных документов.ppt

библиотека
материалов
Архивное хранение документов Организация архивного хранения документов и их э...
Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прие...
Задачи архива - прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст...
Экспертиза ценности документов Это изучение документов с использованием принц...
Экспертная комиссия действует в организации постоянно; назначается приказом р...
Основные функции экспертной комиссии рассмотрение номенклатуры дел организаци...
Результат работы экспертной комиссии Выделяются 3 группы документов: передава...
Сроки хранения документов Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по око...
Как исчисляются сроки хранения документов Срок хранения документов исчисляетс...
Этапы архивного хранения документов в организации архив структурного подразде...
Этапы архивного хранения документов в организации Архив структурного подразде...
Подготовка документов к архивному хранению Полное оформление - для дел посто...
Подготовка документов к архивному хранению Частичное (неполное) оформление дл...
Вопросы???
Конец!
15 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Архивное хранение документов Организация архивного хранения документов и их э
Описание слайда:

Архивное хранение документов Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач делопроизводства ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

№ слайда 2 Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прие
Описание слайда:

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации. Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов.

№ слайда 3 Задачи архива - прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст
Описание слайда:

Задачи архива - прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; - информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; - организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

№ слайда 4 Экспертиза ценности документов Это изучение документов с использованием принц
Описание слайда:

Экспертиза ценности документов Это изучение документов с использованием принципов и критериев их оценки (историзма, происхождения, содержания, внешних особенностей и т.д.) Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. Цель экспертизы: определить сроки хранения документов; подготовить к архивному хранению; отобрать документы для уничтожения. Главная цель - формирование Национального архивного фонда Беларуси

№ слайда 5 Экспертная комиссия действует в организации постоянно; назначается приказом р
Описание слайда:

Экспертная комиссия действует в организации постоянно; назначается приказом руководителя; состоит не менее чем из трех человек. Примерный состав ЭК: заместитель директора; ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров); зав.архивом (секретарь ЭК). Функции и права ЭК закреплены в нормативном документе - Положении об экспертной комиссии организации

№ слайда 6 Основные функции экспертной комиссии рассмотрение номенклатуры дел организаци
Описание слайда:

Основные функции экспертной комиссии рассмотрение номенклатуры дел организации; ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения документов с истекшим сроком хранения и др. Определение сроков хранения конкретных документов проводится по перечням документов с указанием сроков их хранения (перечень типовых документов и ведомственный перечень). ЭК - совещательный орган. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации.

№ слайда 7 Результат работы экспертной комиссии Выделяются 3 группы документов: передава
Описание слайда:

Результат работы экспертной комиссии Выделяются 3 группы документов: передаваемые в архив (срок хранения свыше 10 лет); необходимые для дальнейшего использования; подлежащие уничтожению. Составляются следующие учетные документы: опись дел постоянного хранения; опись дел по личному составу; опись дел временного хранения (свыше 10 лет); акт о выделении дел и документов к уничтожению

№ слайда 8 Сроки хранения документов Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по око
Описание слайда:

Сроки хранения документов Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно по окончании делопроизводственного года Примеры сроков хранения: гарантийные письма - 3 года акты проверок финансово-хозяйственной деятельности - 5 лет журналы регистрации несчастных случаев на производстве - 75 лет; личные дела сотрудников - (75 л - возраст сотрудника); документы связанные с финансированием (планы, сметы, финансовые отчеты) - постоянно и т.д.

№ слайда 9 Как исчисляются сроки хранения документов Срок хранения документов исчисляетс
Описание слайда:

Как исчисляются сроки хранения документов Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2003 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2004 года. На отобранные к уничтожению документы составляется АКТ. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

№ слайда 10 Этапы архивного хранения документов в организации архив структурного подразде
Описание слайда:

Этапы архивного хранения документов в организации архив структурного подразделения архив организации государственный архив

№ слайда 11 Этапы архивного хранения документов в организации Архив структурного подразде
Описание слайда:

Этапы архивного хранения документов в организации Архив структурного подразделения Хранение 15 лет Документы текущего и последнего истекшего года Архив организации Уничтожение Дела временного хранения (сдача по номенклатуре) Хранение до истечения срока Хранение 2 года Государственный архив Дела постоянного хранения (сдача по описи)

№ слайда 12 Подготовка документов к архивному хранению Полное оформление - для дел посто
Описание слайда:

Подготовка документов к архивному хранению Полное оформление - для дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет): оформление обложки; составление внутренней описи документов; переплет или подшивка; нумерация листов; составление заверительной надписи.

№ слайда 13 Подготовка документов к архивному хранению Частичное (неполное) оформление дл
Описание слайда:

Подготовка документов к архивному хранению Частичное (неполное) оформление для дел кратковременного хранения (до 10 лет) : документы оставляют в делах в скоросшивателях; листы не нумеруются; описи на дела и заверительные надписи не составляются.

№ слайда 14 Вопросы???
Описание слайда:

Вопросы???

№ слайда 15 Конец!
Описание слайда:

Конец!

Выбранный для просмотра документ вопросы.docx

библиотека
материалов

Вопросы по теме «Понятие использование архивных документов»

  1. Кому предоставляется использование архивных документов?

  2. Как осуществляется использование архива или архивного документа, находящийся в собственности?

  3. Кем определяется порядок в архивах?

  4. Какое имеют право Государственные архив при выдаче документов?

  5. Кто устанавливает порядок заключения договоров?

  6. Какое имеют право граждане и организации?

  7. Несут ли ответственность пользователи за использование документов?

  8. Могут ли граждане, организации получать заверенные копии из архивных документов?



Выбранный для просмотра документ План урока 11.docx

библиотека
материалов

План урока № 11

Предмет: Архивоведение 3курс.

Тема: Описание документов и дел в архиве.


Тема урока: Понятие об описании дел и документов.


Цель урока:

обучающая: знать основное назначение дел и документов, иметь представление об основных различиях документов и дел.

развивающая: развивать навыки об основных различиях документов и дел.

воспитательная: формировать навыки в составлении дел и документов.

1. Организационная часть (2 мин)

1.1. Проверка присутствующих

1.2. Сообщение темы и цели урока (1 мин)

2. Вводный инструктаж (25 мин)

2.1. Выявление знаний студентов путем опроса по вопросам, раскрывающих тему предыдущего урока:

  1. Что такое дело?

  1. Что вы понимаете под словом документ?

  1. Дайте определение Каталогу?


3. Объяснение нового материала и запись практических советов:

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные дела и документы постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, составляют архивные описи. Опись это справочник.

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета состоит из

описательных статей единиц хранения/единиц учета,

итоговой записи,

листа-заверителя

справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят:

титульный лист;

содержание (оглавление),

предисловие;

список сокращений;

переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает:

1. изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности;

2. уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета;

3. определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена.

Каталоги - (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает:

название архива;

индекс;

рубрику и подрубрику;

дату события;

место события;

сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание);

архивный шифр;

язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок. К началу 1970-х гг. был разработан дифференцированный подход к созданию каталогов, что нашло отражение в методических рекомендациях «Основы дифференцированного подхода при каталогизации».

Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов.

Обе схемы представляют собой информационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специально разработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенные для организации систематических каталогов всех звеньев государственных и ведомственных архивов. Схемы были построены на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности.

Элементы описания

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объёма единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид носителя информации.

1. Под описанием документов и дел понимается:

процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

Основными принципами описания являются:

соответствие описания первичному архивному документу;

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

недублированность информации всех уровней описания.

Информационными характеристиками при описании являются:

название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

название структурной части;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

аннотация;

крайние даты документов;

количество листов в единице хранения;

архивный шифр.

К элементам описания относятся:

информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

информация об условиях доступа и использования — условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности;

дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

Описание документов и дел в архивах учреждения

и государственных архивах.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.


На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

название учреждения с указанием: вышестоящего ведомства

название структурной части (функции, отрасли);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

аннотация;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.


4. Фронтальный опрос на закрепление нового материала

  1. Что такое каталог.

  2. Что входит в справочный аппарат описи.

  3. Что является иформационными характеристиками каждого дела.

5. Заключительный инструктаж (7 мин)

5.1. Подведение итогов урока, сообщение оценок

5.2. Задание на дом: Конспект по теме


Выбранный для просмотра документ Понятие об описании дел и документов.pptx

библиотека
материалов
Понятие об описании дел и документов.  
Понятие об описании дел Для обеспечения комплектования архива в организации н...
1. Под описанием документов и дел понимается: процесс создания вторичной доку...
Основными принципами описания являются: соответствие описания первичному архи...
Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись пред­ставляет соб...
Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для р...
В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание...
Образец описи дела
Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информ...
Переработка описи дел, документов – это составление новой описи взамен старой...
11 1

Подайте заявку сейчас на любой интересующий Вас курс переподготовки, чтобы получить диплом со скидкой 50% уже осенью 2017 года.


Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Описание презентации по отдельным слайдам:

№ слайда 1 Понятие об описании дел и документов.  
Описание слайда:

Понятие об описании дел и документов.  

№ слайда 2 Понятие об описании дел Для обеспечения комплектования архива в организации н
Описание слайда:

Понятие об описании дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные дела и документы постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, составляют архивные описи. Опись это справочник.

№ слайда 3 1. Под описанием документов и дел понимается: процесс создания вторичной доку
Описание слайда:

1. Под описанием документов и дел понимается: процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации; раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

№ слайда 4 Основными принципами описания являются: соответствие описания первичному архи
Описание слайда:

Основными принципами описания являются: соответствие описания первичному архивному документу; * взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; * недублированность информации всех уровней описания.

№ слайда 5 Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись пред­ставляет соб
Описание слайда:

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись пред­ставляет собой одноуровневое описание.

№ слайда 6 Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для р
Описание слайда:

Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя справочного аппарата к описи.

№ слайда 7 В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание
Описание слайда:

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи);

№ слайда 8 Образец описи дела
Описание слайда:

Образец описи дела

№ слайда 9
Описание слайда:

№ слайда 10 Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информ
Описание слайда:

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи

№ слайда 11