Урок+презентация по делопроизводству по теме "Реквизиты"

• 1 слайд

  
  
  Реквизиты документов.
  Правила оформления реквизитов.
  
  

• 2 слайд

  изучить требования современных законодательных, нормативных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих порядок и требования к оформлению основных реквизитов документов.
  
  Цель урока:
  

• 3 слайд

  Состав реквизитов и места их расположения
  
  Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.
  Правила и требования к оформлению документов отражены в нормативном документе «ГОСТ Р 6.30 – 2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
  

• 4 слайд

  Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.
  Формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
  Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, согласно Стандарту определяется числом 30. Однако в документах конкретного вида применяется не весь набор, а гораздо меньшее число необходимых реквизитов.
  

• 5 слайд

  
  
  Угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа).
  Продольный (с центровкой реквизитов заголовочной части докумета в верхней части листа).
  Стандартом предусмотрено два варианта
  расположения реквизитов
  

• 6 слайд

  Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
  

• 7 слайд

  Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
  

• 8 слайд

  Правила оформления реквизитов
  

• 9 слайд

  01. Государственный герб Российской Федерации
  помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
  

• 10 слайд

• 11 слайд

  03. Эмблема организации или товарный знак
  помещают на бланках организации в соответствии с уставом организации.
  Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
  

• 12 слайд

  04. Код организации (предприятия)
  Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом
  ОКПО 02372510
  05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
  проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  ОГРН 1117846358608
  

• 13 слайд

  06.Идентификационный номер налогоплательщика
  /код причины постановки на учет (ИНН / КПП).
  
  ИНН/КПП 7708033140/771001001
  07. Код формы документа
  проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
  ОКУД 09010046
  

• 14 слайд

  8. Наименование организации
  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
  
  Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
  
  
  
  
  
  
  
  МИНСВЯЗИ РОССИИ
  НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР «ОРИОН»
  

• 15 слайд

  Наименование организации на другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
  ООО «СИГМА»
  «SIGMA» Ltd
  Сокращенное название организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах.
  Центральный научно-исследовательский институт информации
  (ЦНИИИНФОРМ)
  

• 16 слайд

  09. Справочные данные об организации
  включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
  ЗАО «Информационные
  Технологии
  Пр.Мира, 181, Москва, 112281
  Тел.[phone], факс [phone]
  Е-mail: [e-mail]
  

• 17 слайд

  10. Наименование вида документа
  регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Является одним из важнейших, пишется печатными заглавными буквами без знаков препинания и проставляется на всех документах, кроме писем.
  
  ПРИКАЗ АКТ СПРАВКА и т.д.
  11. Датой документа
  является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
  Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, год – четырьмя. Допускается словесно-цифровой способ оформления.
  05.06.2013 или 05 июня 2013 г.
  Для западных партнеров: 2013.06.05
  

• 18 слайд

  12. Регистрационный номер документа
  состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
  При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
  № 1 – 3/115 1 – номер структурного подразделения,
  3 – номер дела по номенклатуре,
  115 – порядковый номер документа
  № ОМ – 3/15 ОМ – отдел маркетинга
  3 – номер дела
  15 – порядковый номер документа
  

• 19 слайд

  13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
  включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
  
  На № ___ от ______
  14. Место составления документа
  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
  Москва
  Санкт-Петербург
  г. Балаково
  пос. Кузьмино
  

• 20 слайд

  15. Адресат.
  В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
  При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.
  Наименования организации или структурного подразделения можно указывать в именительном падеже.
  Ведущему специалисту отдела маркетинга ЗАО «СМИТ» А.И.Смирновой
  
  или
  
  ЗАО «СМИТ»
  Отдел маркетинга
  Ведущему специалисту
  А.И.Смирновой
  

• 21 слайд

  При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес в следующем порядке:
  наименование адресата;
  улица, дом, квартира;
  населенный пункт;
  область, край, республика;
  страна;
  почтовый индекс.
  Образцову О.П.
  ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
  г. Липки, Киреевский р-н
  Тульская обл.
  301264
  

• 22 слайд

  16. Гриф утверждения документа.
  Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
  При утверждении документа должностным лицом Гриф состоит из:
  слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
  наименования должности лица, утверждающего документ;
  его подписи, инициалов, фамилии;
  даты утверждения.
  УТВЕРЖДАЮ
  Генеральный директор
  ЗАО «Гранд»
  подпись А.В.Дашков
  02.03.13
  Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строк.
  

• 23 слайд

  При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
  УТВЕРЖДАЮ
  Генеральный директор
  ОАО «Пинский текстиль»
  подпись И.В. Сомова
  02.04.2012
  
  УТВЕРЖДАЮ
  Генеральный директор
  ЗАО «Гранд»
  подпись А.В. Дашков
  02.04.20012
  

• 24 слайд

  При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  или
  
  
  
  
  Утверждению подлежат: уставы, положения о подразделениях, штатные расписания, акты, должностные инструкции, отчеты и др.
  УТВЕРЖДЕН
  решением общего собрания акционеров
  от 01.02.13 № 87
  УТВЕРЖДЕНО
  приказом директора ОАО «Маяк»
  от 15.09.13 № 143
  

• 25 слайд

  17. Резолюция
  пишется руководителем непосредственно на документе и включает в себя:
  фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);
  содержание поручения;
  срок исполнения;
  подпись и дату
  
  Васильевой Е.Д. Подготовить договор до 12.05.14
  подпись 09.05.14
  

• 26 слайд

  18. Заголовок к тексту
  включает в себя краткое содержание документа. Может отвечать на вопрос О чем? (О ком?) или Чего? В одной строке располагается не более 28 знаков и занимает не более 4 строк.
  О порядке взимания налогов
  Должностная инструкция секретаря
  19. Отметка о контроле
  за исполнением документа обозначается буквой К, словом или штампом КОНТРОЛЬ.
  КОНТРОЛЬ
  

• 27 слайд

  Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
  Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
  20. Текст документа
  Текст документов на бланках формата А4. Рекомендуется применять шрифт Times New Roman размером 12 или 14 пунктов.
  
  

• 28 слайд

  21. Отметка о наличии приложения,
  названного в тексте, оформляют так:
  
  Приложение: на (кол-во листов), в (кол-во экземпляров).
  
  ПРИЛОЖЕНИЕ:1. Контракт от 05.02.04 № 41/8 на 3 л., в 2 экз.
  2. Акт приемки работ от 15.06.04 № 47 на 1 л., в 4 экз.
  

• 29 слайд

  22. Подпись.
  
  В состав реквизита входят:
  наименование должности лица, подписавшего документ
  личная подпись
  ее расшифровка (инициалы проставляются перед фамилией)
  Директор Личная подпись И.О.Фамилия
  

• 30 слайд

  При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
  Генеральный директор подпись И.О.Фамилия
  Главный бухгалтер подпись И.О.Фамилия
  При подписании документа комиссией указывают не должности, а их обязанности в этой комиссии. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.
  Председатель комиссии подпись И.О.Фамилия
  Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
  подпись И.О.Фамилия
  подпись И.О.Фамилия
  

• 31 слайд

  При подписании документа несколькими лицами равных должностей или представителями различных организаций их подписи располагают на одном уровне:
  Префект СВАО Москвы Префект ЦАО Москвы
  подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
  или
  Генеральный директорПрезидент фонда
  завода «Рубин» социальной защиты подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
  

• 32 слайд

  23. Гриф согласования документа
  состоит из:
  слова СОГЛАСОВАНО:
  должности лица, с которым согласовывают документ;
  личной подписи, её расшифровки;
  даты согласования.
  СОГЛАСОВАНО
  Начальник отдела земельной инспекции
  подпись И.О.Фамилия
  04.05.2013
  СОГЛАСОВАНО
  Письмо Российской Академии
  медицинских наук
  от 30.10.2013 № 451-805
  или
  

• 33 слайд

  24. Виза согласования
  документа включает:
  должность визирующего;
  подпись;
  дату.
  
  
  
  
  
  
  
  При наличии замечаний или предложений визу оформляют так:
  
  Юрисконсульт
  подпись И.О.Фамилия
  12.11.2013
  Замечания прилагаются
  Начальник по ТБ
  подпись И.О.Фамилия
  15.04.2013
  

• 34 слайд

  26. Отметка о заверении копии
  располагается ниже реквизита «подпись» и включает:
  слово Верно;
  должность лица, заверившего копию;
  личную подпись;
  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  дату заверения.
  Верно
  Секретарь-референтподписьИ.О.Фамилия
  07.12.2013
  

• 35 слайд

  25. Печать
  Оттиск печати ставится на документы, требующие особого удостоверения, подтверждения их юридической силы:
  удостоверяющих права лиц;
  фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами;
  иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
  
  Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности и начало личной подписи.
  
  
  Директор заводаподписьИ.О.Фамилия
  М.П.
  

• 36 слайд

  27. Отметка об исполнителе включает в себя:
  инициалы и фамилию исполнителя документа (напечатавшего документ);
  номер его телефона.
  В.А.Миронова
  142 13 45
  

• 37 слайд

  28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
  ставится на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело. Включает:
  слово «В дело»;
  номер дела, в котором будет храниться документ;
  подпись и дату.
  В дело № 1-5 подпись 15.06.2013
  

• 38 слайд

  29. Отметка о поступлении документа в организацию
  содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.
  Вх. № 00002
  Дата 08.01.2013
  30. Идентификатор электронной копии документа
  проставляется в левом нижнем углу каждой страницы и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные документа.
  D:\LEETTER27\DOC
  

• 39 слайд

  Вопросы???
  

• 40 слайд

  Практическая работа
  

• 41 слайд

  Задание 1. Оформить реквизиты:
  Б) «Гриф утверждения». Документ утверждает директор завода промышленной арматуры С.В.Козлов.
  В) «Подпись». Документ подписывают главный бухгалтер объединения «Терика» Попов С.К. и директор этого же объединения Дударев С.П.
  Г) «Адресат». Документ адресуется Пиманенко С. Г., заместителю директора завода промышленной арматуры, 254002, г. Самара, ул. Восстания, д.15, кв.43, Россия.
  
  А) «Гриф согласования». Документ согласован с начальником технического отдела Кировым Н.В.
  

• 42 слайд

  Задание 2. Найдите и исправьте ошибки в оформлении реквизитов. Объясните свои действия.
   
  Наименование организации
   
  
  Директору завода «Спецжелезобетон»
  Борисову В.А.
   
  Справочные данные
   
  Текст
   
   
  Ген. директор (Петруненко А.А.) подпись
  дата №
  

• 43 слайд

  Проверь себя!!!
  

• 44 слайд

  Задание 1.
  А)
  СОГЛАСОВАНО
  Начальник ТО
  подпись Н.В.Киров
  дата
  
  УТВЕРЖДАЮ
  Директор завода
  подпись С.В.Козлов
  дата
  Б)
  В)
  
  Директор подпись С.П. Дударев
  Главный бухгалтер подпись С.К. Попов
  
  

• 45 слайд

  Г) 1 способ
  
  Заместителю директора завода
  Промышленной арматуры
  С.Г.Пиманенко
  ул. Восстания, д.15
  г. Самара
  Россия
  254002
  2 способ
  Пиманенко С.Г.
  ул. Восстания, д.15, кв.43
  г. Самара
  Россия
  254002
  

• 46 слайд

  Задание 2.
   
  Наименование организацииДиректору завода Справочные данные«Спецжелезобетон»
  В.А.Борисову
  
  
  дата №
  
  
  Текст
   
   
  
  Генеральный директор подпись А.А.Петруненко
  

• 47 слайд

  Домашнее задание
  Изучить материалы конспекта и литературы по теме.
  Подготовиться к самостоятельной проверочной работе по теме «Реквизиты».
  
  

• 48 слайд

  НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  ЭЛЕКТРОННАЯ ЛИТЕРАТУРА
  Басовская Е.Н., Делопроизводство. Для ССУЗов., уч. пособие, изд-во "Форум", 2013
  Гладий Е.В., Документационное обеспечение управления. Для ССУЗов., уч. пособие , изд-во "ИНФРА-М", 2013
  Кирсанова М.В., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления, уч. пособие, изд-во "ИНФРА-М", 2010
  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
  ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
  

• 49 слайд

  Спасибо за внимание!!!
  

Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

 Колледж строительной индустрии и городского хозяйства

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
медиаурока с компьютером по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Тема: «Реквизиты документов. Правила оформления»

Разработчик: преподаватель Кратанчюк Елена Анатольевна

Санкт-Петербург

2015  г.

ПРОЕКТ УРОКА ПО ДИСЦИПЛИНЕ

 «Документационное обеспечение управления»

Тема урока: «Реквизиты документов. Правила оформления»

Тип урока: урок изучения нового материала

Количество аудиторных часов, отведенных на изучение темы в соответствии с рабочей программой: 2 ауд.ч. (по 45 мин)

Цели урока:

Ø  Образовательные: изучить требования современных законодательных, нормативных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих порядок и требования к оформлению основных реквизитов документов.

Ø  Развивающие: способствовать развитию творческой активности учащихся; формированию познавательных способностей; расширению кругозора и обогащению словарного запаса; развитие умения оперировать полученными знаниями, применять их на практике.

Ø  Воспитательные: формирование творческой активности; развитие навыков самостоятельного мышления; способствовать повышению мотивации к изучению документационного обеспечения управления.

Межпредметные связи:

дисциплины «Экономика организации», «Бухгалтерский учет и налогообложение», «Информатика»,«Русский язык и культура речи».

Обеспечение урока:

Наглядные пособия: электронное презентационное сопровождение.

Раздаточный материал: формуляры-образцы расположения реквизитов.

Технические средства обучения: мультимедийная техника.

Методическое обеспечение: рабочая программа, тематический план, методическая разработка урока, план урока.

Структура занятия:

1. Оргмомент                                                                            3 мин.
2. Постановка цели, формулирование задач                         2 мин.
3. Изучение нового материала.                                               45 мин.
4. Практическая часть                                                             25 мин.
5. Подведение итогов урока и рефлексия                             3 мин.
6. Домашнее задание                                                               2 мин.

Ход занятия

1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ МОМЕНТ (3 мин.)

1.1. Отметить отсутствующих.

1.2. Выяснить неясные вопросы.

2. ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ, ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЗАДАЧ (2 МИН.)

Слайд № 1. Преподаватель озвучивает тему занятия: «Реквизиты документов. Правила оформления».

Слайд № 2. Затем озвучивает цель занятия:

Сегодня вы должны изучить состав реквизитов документов управления и правила их оформления на основе современных законодательных, нормативных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих порядок и требования к оформлению основных реквизитов документов.

3. ИЗУЧЕНИЕ НОВОГО МАТЕРИАЛА (45 мин.)

Единые правила и оформления документов необходимы:

ü  для придания документов юридической силы;

ü  качественного и оперативного составления и исполнения документов;

ü  удобного и быстрого поиска документов.

ü   

Слайд № 3-4.

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Правила и требования к оформлению реквизитов отражены в нормативном документе ГОСТ Р 6.30 – 2003 УСД.

Слайд № 5-7.

Стандартом предусмотрено два типа расположения реквизитов: продольное и угловое.

Слайд № 8.  Правила оформления реквизитов документов.

Слайд № 9.

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Слайд № 10.

02. Герб субъекта Российской федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Слайд № 11.

03. Эмблема организации или товарный знак помещают на бланках организации в соответствии с уставом организации. Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

Слайд № 12.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами:

Слайд № 13.

06.Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП):

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Слайд № 14-15.

08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

            Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии):

Наименование организации на другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ:

Сокращенное название организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах:

Слайд № 16.

09. Справочные данные об организации  включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Слайд № 17.

10. Наименование вида документа регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.  Является одним из важнейших, пишется печатными заглавными буквами без знаков препинания и проставляется на всех документах, кроме писем:

11. Датой документа  является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

            Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, год – четырьмя. Допускается словесно-цифровой способ оформления:

Слайд № 18.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях, структурных подразделениях и др.

Слайд № 19.

13. Ссылка на регистрационный номер  и дату документа  включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ:                               

14. Место составления документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Слайд № 20-21.

15. Адресат. В его качестве могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, наименование должности дается в дательном падеже. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:

При адресовании  документа физическому лицу  сначала указывают фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес в следующем порядке:

ü  наименование адресата;

ü  улица, дом, квартира;

ü  населенный пункт;

ü  область, край, республика;

ü  страна;

ü  почтовый индекс:

Слайд № 22-24.

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф состоит из:

ü  слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),

ü  наименования должности лица, утверждающего документ;

ü  его подписи, инициалов, фамилии;                 

ü  даты утверждения.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже:

            Утверждению подлежат: уставы, положения о подразделениях, штатные расписания, акты, должностные инструкции, отчеты и др.

                                                                                 

Слайд 25.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

ü  фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);

ü  содержание поручения;

ü  срок исполнения;

ü  подпись и дату:

Слайд №26.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Может отвечать на вопрос О чем? (О ком?) или Чего? В одной строке располагается не более 28 знаков и занимает не более 4 строк:

19. Отметка о контроле  за исполнением документа обозначается буквой К или словом КОНТРОЛЬ.

Слайд № 27.

20. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур (оформление в соответствии с требованиями к каждому конкретному виду документа).

Слайд № 28.

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляют так:

Приложение: на (кол-во листов), в (кол-во экземпляров):

Слайд № 29-31.

22. В состав реквизита подпись входят:

ü  наименование должности лица, подписавшего документ

ü  личная подпись

ü  ее расшифровка (инициалы проставляются перед фамилией):

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей  или представителями различных организаций их подписи располагают на одном уровне:

При подписании  документа комиссией указывают не должности, а их обязанности в этой комиссии:

              

                                                     

Слайд № 32.

23. Гриф согласования документа состоит из:

ü  слова СОГЛАСОВАНО:

ü  должности лица, с которым согласовывают документ;

ü  личной подписи;

ü  расшифровки подписи;

ü  даты согласования:

Слайд № 33.

24. Виза согласования документа включает:

ü  должность визирующего;

ü  подпись;

ü  дату:

Слайд № 34.

25. Печать ставится на документы, требующие особого удостоверения, подтверждения их юридической силы:

ü  удостоверяющих права лиц;

ü  фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами;

ü  иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности и начало личной подписи.

Слайд № 35.

26. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись» и включает:

ü  слово Верно;

ü  должность лица, заверившего копию;

ü  личную подпись;

ü  расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

ü  дату заверения:

Слайд № 36.

27. Отметка об исполнителе включает в себя:

ü  инициалы и фамилию исполнителя документа (напечатавшего документ);

ü  номер его телефона:

Слайд № 37.

 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело. Включает:

Слайд № 38.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа:

30. Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу каждой страницы и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные документа:

4. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. (25 мин.)

Актуализация знаний.

1.                   Что такое реквизит?

2.                   Какой документ регламентирует правила оформления реквизитов?

3.                   Какое количество реквизитов используется при подготовке документов?

Практическая работа.

Задание 1. Оформить реквизиты:

А)           «Гриф согласования».  Документ согласован с начальником технического отдела Кировым Н.В.

Б)            «Гриф утверждения». Документ утверждает директор завода промышленной арматуры С.В.Козлов.

В)           «Подпись». Документ подписывают главный бухгалтер объединения «Терика» Попов С.К. и директор этого же объединения Дударев С.П.

Г)            «Адресат». Документ адресуется Пиманенко С. Г., заместителю директора завода промышленной арматуры, 254002, г. Самара, ул. Восстания, д.15, кв.43, Россия.

Задание 2. Найдите и исправьте ошибки в оформлении реквизитов. Объясните свои действия.

                                                                                                          Наименование организации

Директору завода «Спецжелезобетон»

Борисову В.А.

Справочные данные

Текст

Ген. директор                                    (Петруненко А.А.)                              подпись

                                                                        дата      №              

Проверка правильности выполнения.

Учащиеся сверяют выполненные задания с правильными и объясняют выбор своих действий (ссылаются на пункты ГОСТ Р 6.30-2003 УСД).

Задание 1.

А)

СОГЛАСОВАНО

Начальник ТО

подпись  Н.В.Киров

дата   

Б)

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

подпись  С.В.Козлов

дата

В)

Директор                                                                 подпись                                            С.П. Дударев

Главный бухгалтер                                               подпись                                            С.К. Попов

Г)

Заместителю директора завода

Промышленной арматуры

С.Г.Пиманенко

ул. Восстания, д.15

г. Самара

Россия

254002

Или

Пиманенко С.Г.

ул. Восстания, д.15

г. Самара

Россия

254002

Задание 2.

Наименование организации                                                                   Директору завода

Справочные данные                                                                                 «Спецжелезобетон»

В.А.Борисову

дата      №

Текст

Генеральный  директор                                                   подпись                                 А.А.Петруненко

5.  Подведение итогов занятия.

6. Домашнее задание

1. Изучить материалы конспекта и литературы по теме.
2. Подготовиться к самостоятельной проверочной работе по теме «Реквизиты».

ЛИТЕРАТУРА

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
3. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
4. Басовская Е.Н., Делопроизводство. Для ССУЗов., уч. пособие, изд-во "Форум", 2013
5. Гладий Е.В., Документационное обеспечение управления. Для ССУЗов., уч. пособие , изд-во "ИНФРА-М", 2013
6. Кирсанова М.В., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления, уч. пособие, изд-во "ИНФРА-М", 2010

Краткое описание документа:

Конспект занятия + презентация на тему "Реквизиты" может быть использован для преподавания курса "Документационное обеспечение управления (делопроизводство)" при изучении правил оформления реквизитов документов на основании ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. В конспекте рассмотрены требования к основным реквизитам документов, приведены примеры их оформления.