Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Инфоурок / Информатика / Конспекты / Возможности динамических электронных таблиц

Возможности динамических электронных таблиц


  • Информатика

Поделитесь материалом с коллегами:

ВОЗМОЖНОТИ ДИНАМИЧЕСКИХ (ЭЛЕКТРОННЫХ) ТАБЛИЦ. МАТЕМАТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ЧИСЛОВЫХ ДАННЫХ

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT EXCEL XP.

1.1Введение.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этих целей, называется электронными таблицами.

Электронные таблицы это программы для обработки прямоугольных таблиц, ячейки которых могут со­держать числа, символьные строки и формулы, задающие зависимость значения в ячейке от содержимого дру­гих ячеек. Изменение содержимого любой ячейки приводит к автоматическому изменению значений в завися­щих от нее ячейках. Это свойство делает электронную таблицу удобным инструментом для выполнения разно­образных расчетов.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах. В научно-технических задачах электронные таблицы также можно использовать эффективно, например для:

  • проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

  • автоматизации итоговых вычислений;

  • решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

  • обработки результатов экспериментов;

  • проведения поиска оптимальных значений параметров;

  • подготовки табличных документов;

  • построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Наиболее популярными электронными таблицами для IBM-совместимых персональных компьютеров являются программа Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам вычисляется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

1.2 Основные понятия электронных таблиц.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Документ Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Рабочий лист состоит из строк и столбцов и имеет название. Чтобы переименовать рабочий лист, нужно дважды щелкнуть на его ярлыке. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном, который обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например А1:С15.

1.3 Запуск программы Microsoft Excel и выход из нее.

Запуск программы можно осуществить несколькими способами. При работе с Windows XP можно щелкнуть по кнопке Пуск, чтобы войти в Главное меню Windows XP, выбрать пункт Программы, а из появившегося подменю строку Microsoft Excel. Если Excel является частью набора Microsoft Office, его можно запустить, выбрав в Главном меню в пункте Создать документ Microsoft Office пункт Новая книга или открыть документ Microsoft Office.

Открыв любую папку файлов, где находятся файлы с пиктограммой Excel, можно дважды щелкнуть мышью по пиктограмме. Загрузится не только Excel, но и тот файл, который имел его пиктограмму.

Выход из программы Excel осуществляется так же, как и из любого другого приложения Windows (с помощью команды Файл► Выход или нажатием кнопки закрытия окна).

1.4 Выделение элементов таблицы.

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

1.5 Изменение размеров строк и столбцов

По умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту. Высота строки определяется размером шрифта. Для изменения высоты строки или ширины столбца можно перетянуть границу заголовка до необходимого значения (на границе заголовка указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки) (рис.1). Для изменения размеров сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и перетянуть границу заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе заголовков столбцов дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по ширине ячейки с самым длинным содержимым.


hello_html_c6a0dd4.png

Рис.1

Для точного установления ширины столбцов необходимо:

выделить столбцы;

выбрать в меню Формат пункт Столбец, затем пункт Ширина;

ввести в поле Ширина столбца значение ширины столбца (число символов, которые могут поместиться в столбце при использовании стандартного шрифта);

щелкнуть кнопку ОК.

Команда Автоподбор ширины устанавливает ширину столбца по ширине ячейки с самым длинным содержимым. Команда Стандартная ширина предлагает изменить стандартную ширину для столбцов рабочего листа.

Для точного установления высоты строк необходимо:

выделить строку или несколько строк;

выбрать в меню Формат пункт Строка, а затем пункт Высота;

в поле Высота строки ввести значение высоты строки в пунктах;

щелкнуть ОК.

Чтобы спрятать строки или столбцы необходимо:

выделить строки или столбцы, которые следует спрятать;

выбрать в меню Формат команду Строка или команду Столбец соответственно, затем выбрать команду Скрыть.

Чтобы спрятать строку, можно перетянуть нижнюю границу заголовка строки за верхнюю границу. Чтобы спрятать столбец, можно перетянуть правую границу заголовка столбца за левую. Утолщенная рамка строки или столбца, а также пропущенная буква столбца или пропущенный номер строки указывают на наличие скрытых строк или столбцов.

Чтобы показать строки или столбцы необходимо:

выделить строки или столбцы с обеих сторон скрытой строки или столбца;

в меню Формат выбрать команду Строка или Столбец, затем выбрать команду Отобразить.

hello_html_2969673f.gif

Рис.2

Чтобы показать строку, можно установить указатель мыши сразу под утолщенной границей заголовка строки (указатель мыши примет вид на рис.2 (1)) и перетянуть ее вниз. Чтобы показать столбец, следует установить указатель мыши вплотную справа от утолщенной границы заголовка столбца (указатель мыши будет иметь вид на рис.2 (2)) и перетянуть ее вправо.

1.6 Ввод, редактирование и форматирование данных.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, а также оставаться пустой. Тип данных определяется автоматически при вводе. Ввод формул всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.). Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

-   выделить ячейки;

 - выбрать команду Ячейки меню Формат;

- в диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладыш Число;

 - в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа – параметры формата;

-  в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;

-  чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;

- щелкнуть ОК.

1.7 Вычисления в электронных таблицах

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку(адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях) и имена функций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий.

Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы + - * / Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.

Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.

Ссылки на ячейки бывают двух типов:

относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7).

абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ (например: $F$7).

Комбинация предыдущих типов (например: F$7).

При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяется пунктирной рамкой.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейки и в строке формул тем же цветом.

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматривается как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4.

Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:

: (двоеточие) – формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока. Например: С4:D6 – обращение к ячейкам С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (точка с запятой) – обозначает объединение ячеек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращение к ячейкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.

1.8 Функции

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов.

В программе Microsoft Excel имеется набор стандартных функций, которые можно использовать только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого указывается список параметров. В качестве параметров можно использовать числовое значение, адрес ячеек или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.

Например:

=СУММ(А5:А9)сумма ячеек А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6)среднее значение ячеек G4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2); Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой.

Для введения функции в ячейку необходимо:

  • выделить ячейку для формулы;

  • вызывать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки hello_html_m7b64f0db.png;

  • в диалоговом окне Мастер функций, выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;

  • щелкнуть кнопку ОК;

  • в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);

  • чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку hello_html_m578ca8b7.png, находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку hello_html_1ac2b952.png, которая находится под строкой формул;

  • щелкнуть ОК.

Вставить в ячейку функцию суммы СУММ можно с помощью кнопки hello_html_m3e22d2f8.png.

В ходе ввода параметров палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом можно опускать, в данном случае будут использоваться значения принятые по умолчанию. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра.

Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных параметров значения, принятые по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.

Для итоговых вычислений используются функции суммирования (СУММ), вычисления дисперсии (ДИСП), максимального значения (МАКС), среднего значения (СРЗНАЧ), подсчет ячеек с числами в диапазоне (СЧЕТ) и некоторые другие. Итоговые вычисления позволяют получить числовые характеристики, описывающие определенный набор данных в целом. В качестве параметра итоговой функции задается некоторый диапазон ячеек.

1.9 Построение и редактирование диаграмм.

В программе Microsoft Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Для построения диаграммы используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Сначала в списке тип на Вкладке Стандартные выбирают тип диаграммы. Справа указывается несколько вариантов представления данных. После задания формы следует щелкнуть на кнопке Далее. После этого выбирается данные, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют прямоугольный диапазон, то их удобнее выбирать при помощи вкладки Диапазон данных, если данные не образуют единой группы, то информацию задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Затем происходит оформление диаграммы. На вкладках окна можно задать:

- название диаграммы и подписи осей (вкладка Заголовки);

  • отображение и маркировку осей (вкладка Оси);

  • отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

  • описание построенных графиков (вкладка Легенда);

  • отображение надписей, соответствующих отдельным элементам (вкладка Подписи данных);

представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из вкладок могут отсутствовать.

В конце работы мастера диаграмм указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Готовую диаграмму можно изменять. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат или через контекстное меню. Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.

Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена, или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE.



Автор
Дата добавления 27.04.2016
Раздел Информатика
Подраздел Конспекты
Просмотров1749
Номер материала ДБ-056112
Получить свидетельство о публикации

Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх