Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы ережелері

Сабақтың тақырыбы: Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы ережелері

Мақсаты:

Білімділік.Оқушыларға құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптармен таныстыра отырып, білімдерін жетілдіру

Дамытушылық: Берілген тапсырмалар арқылы оқушылардың шығармашылық ізденістерін қалыптастыру, ойлау, сөйлеу қабілеттерін, құжаттармен жұмыс жасағанда, тиянақты жұмыс жасауларын дамыту.

Тәрбиелік: Оқушыларды құжаттармен жұмыс істеу барысында ұқыптылыққа, информатика кабинетінде қауіпсіздік ережелерін сақтауға , бір-біріне көмекке тәрбиелеу.

Күтілетін нәтиже: Оқу үрдісінде алған теориялық білімдерін, практикамен ұштастыра біледі. Іс қағаздарын сауатты толтырумен қатар іс қағаздарын дұрыс толтыру жұмысын игеріп алады. Өздігінше жұмыс жүргізгенде ой өрісі мен шығармашылық қабілеті артады. Өзгенің пікірін тыңдап, көзқарасын  қоса білуге үйренеді. Шығармашылық жұмыстарға, топпен жұмыс істеуге дағдыланады. Өз өміріне, қоршаған ортаға сын көзбен қарауға үйренеді. Шыншылдыққа,  әділдікке дағдыланады

Сабақтың түрі: Аралас сабақ

Сабақтың әдісі: Түсіндірмелі-иллюстративті

Пәнаралық байланыс. Информатика, машинка басу, өндірістік оқыту, қазақ тілі

Көрнекі-құралдар: Дербес компьютер, оқулық, жұмыс дәптері, үлестірмелі қағаздар, электронды оқулық, мультимедиялық подиум.

Сабақтың барысы:

І. Ұйымдастыру.

-         Оқушылармен амандасу;

-         Келмеген оқушыларды белгілеу;

-         Оқушылар  зейінін өтілетін тақырыпқа  аударту.

ІІ. Өткен тақырыпты тексеру.

Сабағымызды бастамас бұрын біз құжат дегеніміз не деген сұраққа жауап беріп көрелік? Оқушылардың жауабын тыңдап толықтырамыз.

Құжат –фактілер мен оқиғалар, құбылыстардың объективті шындығын және адамның ойлау қызметі туралы хабарлардыәртүрлі әдістермен арнайы материалға түсіру.Басқару қызметінде пайдалынатын құжаттар қолжазба түрінде, комьпютерде жазылған және баспаханалық әдіспен теріледі.

Оқушыларды сабаққа толық қамту мақсатында оқушыларға үлестірмелі қағаз тарату арқылы үй тапсырмасын сұраймын.Жауаптарын мультимедиалық тақтада тексереміз.

 2.«Білім кімде болса, сол білікті болады» ойыны

1-тапсырма

1.Ақпаратты жедел беру қажет болған жағдайда қандай құжаттар әзiрленедi?

2.Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі  дегеніміз не?

3.Қаулылар, шешiмдер - алқалық басқару ұйымдары қабылдайтын қандай құжат болып табылады?

4.6.10.1-88. Мемлекеттiк стандарттың "Құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйелерi. Негiзгi ережелер" құжаттардың бiр iзге түсiрiлген қанша жүйесiн белгiлейдi?

2. тапсырма:  Берілген мәтіннің бос орнына керекті сөзді жаз

1.Кеңінен қолданылатын құжаттар тобы  .............. құжаттар болып табылады.

2. Бұйрықтар, өкiмдер, нұсқаулар - билiк сипаты бар және жеке дара басқару өкiлеттігі берiлген ................қабылдайтын құқықтық актілер.

3.      Ұйым құзырының негiзгi мәселелерi бойынша нормативтiк немесе жеке актiлер қабылдау қажет болған барлық жағдайда .............шығарылады

4. Жедел мәселелер бойынша және қаулылардың, шешiмдердiң, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшiн .................қабылданады.

3 тапсырма. Оқушыларға  диктант беремін.

1.___________автор жөніндегі мәлімет, уақыты мен жасалу орны құжаттың өзінде сақталатын немесе басқа жолмен табылған, оның шығу тегіне шек келтірмейтін құжат.

2. ____________түпнұсқа құжаттағы ақпаратты түгелдей және оның сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін көшірмелейтін құжат

3.______________ Ұйымның күнделікті қызметінде пайдаланылатын ресми құжат

4. ______________Заңдық күш беретін, белгіленген тәртіпке сай қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі

5. ____________ – қоғам үшін маңыздылығына байланысты сақталып тұрған немесе сақтауға жататын, сонымен қатар, оның иесі үшін де құнды болып табылатын құжат

6._____________– жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттар мен оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша аудару жөніндегі мәліметтер кешені

ІІІ. Жаңа сабақты түсіндіру

Құжаттарды дайындау және ресімдеудің жалпы ережелері

      Мемлекеттік ұйымдардың нормативтік және құқықтық актілерін дайындау Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жүзеге асырылады.

 Құжаттар мемлекеттік тілде дайындалады, орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады, «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі Заңында көзделген жағдайда басқа тілдер де қолданылады.

Мемлекеттік тілдегі өкімдік құжаттың және орыс тілінде немесе өзге тілде жасалатын тең түпнұсқалы өкімдік құжаттың әрқайсысы жеке бланкілерде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді

Шағын және орта кәсіпкерлік субъектілері құжаттарды А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) форматтағы қағаздық стандартты парақтарында дайындай алады. Құжаттарды қағаздың парақтарында жасау кезінде:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы;

2) хаттардан басқа құжат түрінің атауы;

3) құжаттың күні;

4) құжаттың тіркеу нөмірі;

5) құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның атауы, қолы және қолының толық жазылуы;

6) мөр бедері көрсетіледі.

Құжаттардың бланкілері А4 немесе А5 форматты қағаздың стандартты парақтарында дайындалады. Бланкте және онсыз ресімделген құжаттың әрбір парағында кемінде:

сол жағынан - 20 мм;

оң жағынан - 10 мм;

жоғарғы жағынан - 10 мм;

төменгі жағынан - 10 мм жиек болуы тиіс.

Екі жақты басып шығару немесе көшіру кезінде құжат парағының сыртқы жағында тиісінше мөлшері кемінде:

сол жағынан - 10 мм;

оң жағынан - 20 мм;

жоғарғы жағынан - 10 мм;

төменгі жағынан - 10 мм жиек болуы тиіс.

      Бланкілердегі деректемелердің орналасуы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 Қаулысында белгіленген тәртіппен және санға сәйкес болады.

     Алайда, бұл ең жоғарғы жиынтық және тәжірибеде құжаттың түріне байланысты ең аз мөлшері қолданылады.

     Құжаттарды дайындау мен ресімдеуде  келесі деректемелер қолданылады:

     1 - Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісі) бейнесі

2 - ұйымның ресми атауы

3 - ұйым туралы анықтамалық деректер

4 - құжат түрінің атауы

5 - құжат күні

6 - құжаттың тіркеу нөмірі (индексі)

7 - кіріс құжатының тіркеу нөміріне (индекс) және күніне сілтеме

8 - құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері

9 - құжатқа рұқсатты шектеу грифі

10 - адресат

11 - құжатты бекіту грифі

12 - бұрыштама

13 - құжат мәтініне тақырып

14 - бақылау туралы белгі

15 - құжаттың мәтіні

16 - құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі

17 - қолы

18 - құжаттың келісілгені туралы белгі

19 - мөр бедері

20 - құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі

21 - құжат орындаушысы туралы белгі

22 - құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі

23 - құжаттың электронды көшірмесінің сәйкестендірушісі

24 - құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі

Мемлекеттік және мемлекеттік

емес ұйымдарда құжаттама жасаудың

және құжаттаманы басқарудың

үлгілік қағидаларына

1-қосымша

 Құжат деректемелерінің орналасу схемасы

 1.  Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының ұйымның құжат бланкісіндегі бейнесі Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген талаптарға сәйкес орналастырылады.

Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтай құжаттарына сәйкес орналастырылады.

Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) орналастырылмайды.

2. Ұйымның ресми атауы құрылтай құжаттарына сәйкес ұйымдастырушылық-құқықтық нысаны көрсетілген атауын қамтиды.

Ұйымның қысқартылған атауы ол құрылтай құжаттарында бекітілген жағдайларда ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.

Құрылымдық бөлімшенің атауы ол құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.

3. Ұйым туралы анықтамалық деректерде: почталық мекенжайы, телефондардың, телефакстердің нөмірлері, электронды почтаның мекенжайы және ұйымның қалауы бойынша басқа да мәліметтер көрсетіледі.

4. Ұйым шығаратын құжат түрінің атауы Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.

5. Құжатқа қол қойылған күн (өкімдік құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) немесе құжатта тіркелген оқиға (хаттама, акт және басқалар) құжаттың күні болып табылады. Бекітілетін құжат үшін (ереже, регламент, қағида және басқалар) - бекітілген күн.

Құжаттың күнін құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды. Құжаттың жобасын дайындау кезінде айы мен жылдың белгілері ғана басылады.

Егер құжаттың авторы бірнеше ұйым болса, онда соңғы қол қойылған (бекітілген) күн құжаттың күні болып есептеледі.

Ұйым ішіндегі құжаттың өтуі мен орындалуына (таныстырылуына) байланысты қызметтік белгілерге күні мен қол қойылуы қажет.

Құжаттың күні араб санымен мынадай дәйектілікпен: жыл, айдың күні, ай. Айдың күні мен ай жұп араб санымен нүкте арқылы бөлініп, жыл төрт араб санымен ресімделеді.Мысалы:02.12.2015

Күнді сөз-сан тәсілімен жазу өкімдік, қаржылық сипаттағы мәліметтері бар, азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін анықтайтын құжаттарда, нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда қолданылады және «1995 жылғы 05 сәуір» деп ресімделеді.

6. Құжаттың тіркеу нөмірі, құжаттың тіркеу-бақылау нысанындағы реттік нөмірден тұрады. Басқа деректемелер (ұйымның істер номенклатурасы бойынша істің индексі, хат-хабар нөмірі) ұйымның қалауы бойынша қойылады.

7. Кіріс құжатының нөмірі мен күніне жасалған сілтемеде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмірі мен күні көрсетіледі.

8. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерінде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі. Өкімдік құжаттардан басқа ішкі құжаттарда құжаттардың дайындалған немесе басып шығарылған жерін көрсетпеуге болады.

9. Қол жеткізуді шектеу грифі құжаттың бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында орналастырылады.

10. Құжаттар ұйымдардың, олардың құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе жеке тұлғалардың атына жолданады.

Құжат ұйымның, оның құрылымдық бөлімшесінің атына жолданған кезде олардың атауы кіші әріппен, жартылай қалың қаріппен атау септігінде, құжат жолданған лауазымды тұлғаның атауы барыс септігінде жазылады.

Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде оның атауы адресат лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаның атына жолдаған кезде почталық мекенжайы көрсетіледі.

Мысалы:480052, Алматы қаласы

Мате Залка көшесі, 11 үй, 31 пәтер

Жумабаев А

 Ұйым ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты-жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.

Егер құжат біртекті ұйымдарға жолданатын болса онда, олардың адресаты жалпыланып көрсетіледі.

Құжаттағы адресат төртеуден аспауы тиіс. Екінші, үшінші, төртінші адресаттардың алдында «Көшірме» деген сөз көрсетілмейді. Адресаттардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі (тізілімі) жасалады.

Құжатты тұрақты емес адресаттарға жолдаған кезде деректемелер құрамына орындаушы ресімдеген «Адресаттың» почталық мекенжайы кіреді. Почталық мекенжайдың элементтері Қазақстан Республикасының Үкіметі бекіткен почта байланысы қызметтерін көрсету қағидаларына сәйкес дәйектілікпен көрсетіледі.

11. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.

Құжатты нақты лауазымды тұлға бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден тұрады: «Бекітемін» (тырнақша қолданылмай кіші әріптермен ресімделеді), лауазымның атауы, қолы, аты-жөні, тегі және бекіту күні.

Мысалы:                                                                         Бекітемін

                                                              «Орал» Акционерлік банкі

                                            басқармасының төрағасы

                                                  ____________ А.К.Есетов

                             (жеке қолы)

                              08.10.15

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалар бекітсе, олардың қолдары құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышында ұйымдар атауының әліпбилік тәртіпке сәйкес бірінің астына бірі орналасады.

Мысалы:                                                               Бекітемін

                                                                   «Альфа» Акционерлік банкі

                                                                басқармасының төрағасы

                                                                   ____________ Ж.Құлжанов

                                            (жеке қолы)

                                            08.10.2015

                                                 Бекітемін

                                                                   «Молодость» Акционерлік банкі

                                                                басқармасының төрағасы

                                                                   ____________ С.Жақыпов

                                          (жеке қолы)

                                            08.10.2015

                                                           Бекітемін

                                                                   «Развитие аула» Акционерлік банкі

                                                                басқармасының төрағасы

                                                                   ____________ Д.Дулатов

                                          (жеке қолы)

                                            08.10.2015

Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі «Бекітілді (ген)»деген сөзден тұрады, атау септігіндегі өкімдік құжаттың түрінен және оның күні мен нөмірінен тұрады.

Мысалы:

                                                                                               Бекітілді

Директорлар кеңесінің

21.06.15 № 3 хаттамасымен

12. Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оң жақ жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады. Бұрыштаманың құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегі, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, қолы және күні енеді.

Орындалуына байланысты нұсқауды қажет етпейтін және орындалуының үлгілік мерзімдері бар құжаттардың бұрыштамаларында орындаушы, бұрыштама авторының қолы, күні көрсетіледі. Тапсырма екі және бірнеше тұлғаға берілген жағдайда, егер бұрыштамада өзгеше көрсетілмесе, тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға жауапты орындаушы болып табылады.

Негізгі орындаушы мен бірлесіп орындаушы өзіне тікелей бағынысты тұлғаларға бұрыштама ретінде тапсырма бере алады. Бұл жағдайда бұрыштама құжатта ресімделеді.

Ұйымдардың бірінші басшылары, олардың орынбасарлары бұрыштаманы, бұрыштама қойған тұлғаның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін, келіп түскен күнінен және бұрыштама тиесілі құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күнін), сондай-ақ осы тармақта көзделген деректемелердің басқа элементтерін көрсете отырып жеке бланкіде (фишкада) рәсімдей алады. Басқа ұйымдарға жолданатын тапсырма түріндегі бұрыштаманы БҚҚ қызметі тіркейді.

13. Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың сол жақ жиегінің шетінен, жартылай қалың қаріппен, сөздер тасымалданбай ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық белгі болмауы тиіс. Әділет органдарында мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарда тақырыптың көлемі 5 жолдан асқан кезде тақырыпты құжаттың ортасына ресімдеуге рұқсат етіледі. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтінге қойылатын тақырып қысқа, мәтіннің мазмұнын дәл беруі тиіс. Құжат түрінің атауымен келісілуі және «не туралы?»(«кім туралы?"), «нені?», «кімді?»деген сұрақтарға жауап беруі қажет.

Мысалы:

1.Қызметкерлерге сыйақы беру туралы

2. Демалыстар кестесін бекіту туралы

3. Жылу қазандығын қосу туралы

10 жолдан аз мәтінге, сондай-ақ А5 форматтағы бланкта жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

14. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі «Бақылау», «Контроль» «Бақылауға алынды», «Взято на контроль» сөздерімен немесе мөртабандармен, «Б», «К» литерімен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтін жиегінен бос жерге қойылады.

15. Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандарды үйлестіруші ретінде ресімделеді.

Сауалнама нысаны белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша бір объекті туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады.

Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын объектінің атауы атау септігінде зат есіммен немесе екінші жақтағы етістікті сөз тіркестерімен осы шақта не өткен шақтың көпше түрінде (бар, болған) жазылады. Сөз арқылы жазылған сипаттама белгілер атауымен келісілуі қажет.

Диаграмма нысаны ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады. Диаграмма бөлінбеу және басқа бетке көшпеуі керек.                                                                                                                                             

Кесте нысаны бірқатар белгілері бойынша бірнеше объектілер туралы ақпаратты сан немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.

Кестелерде мәтінді бөліктерге бөлудің екі деңгейі бар: тігінен - баған және көлденеңінен - жол. Кестенің бағаны мен жолдарын зат есімнің атау септігінде жазылған тақырыбы болуы керек. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыппен үйлесімді болу керек. Егер кесте бір беттен аса басылатын болса, онда кесте бағандары нөмірленеді де келесі беттерге олардың тек нөмірлері ғана басылады.

Байланысты әдетте мәтін екі бөліктен тұрады: Бірінші бөлігінде себептер, мақсаттар, құжатты жасаудың негізі, екінші (қорытынды) - шешімдер, қорытындылар, өтініштер мен ұсыныстар көрсетіледі. Кейбір жағдайда бірінші бөлігінде өтініштер, ұсыныстар, ал екінші бөлігінде негіздемелер, айғақтар көрсетіледі. Мәтін бір қорытынды бөліктен (мысалы, бұйрық - өкімдік бөлік айқындаусыз, хаттарда - өтінішті түсіндірусіз) тұруы мүмкін. Бұрын шығарылған құжат негізінде немесе соны орындау үшін дайындалған құжат мәтінінде олардың деректемелері: құжаттың және автор-ұйымның атауы, күні, тіркеу нөмірі, мәтіннің тақырыбы көрсетіледі. Егер мәтін көлемі жағынан ауқымды болса, бірнеше шешімдерден, тұжырымдамалардан, ұсыныстар мен өтініштерден тұрса, онда оны бөлімдер мен тарауларға бөлуге болады.

Құжаттағы тармақтар логикалық дәйектілікпен маңыздылығына қарай, сонымен қатар мәселенің шешілу сатысының хронологиясы ескеріле отырып орналастырылады. Мазмұны жағынан жақын, көлемі жағынан ауқымды тармақтар тарауларға біріктірілуі мүмкін. Мазмұны жағынан жақын бірнеше тараулар бөлімдерге, ал бөлімдер өз кезегінде бөліктерге біріктірілуі мүмкін. Көлемі жағынан ауқымды тараулар параграфтарға, ал ауқымды тараулар осылайша кіші бөлімдерге бөлінуі мүмкін.

Тармақтар тармақшаларға бөлінеді. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацпен бөлінетін бөліктер болуы мүмкін.

Бас әріптен басталатын бөліктің бірінші абзацынан басқа мәтіннің мазмұны жағынан біртұтас, бірінші жолы азатжолмен бөлінетін және кіші әріптен басталатын бөлігі абзац болып есептеледі.

Абзацтар (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқа) үтір нүктемен аяқталады. Құжаттардың мәтінінде абзацтарды сызықшамен немесе басқа да белгілермен белгілеуге рұқсат етілмейді.

Құжаттың әр тармақшасы, тармағы, сондай-ақ параграфы, тарауы, кіші бөлімдері мен бөлімдері араб санымен нөмірленеді.

Бір тармақтан тұратын құжаттың тармағы нөмірленбейді.

Тармақтардың, тараулардың және бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғасады.

Тармақшалардың нөмірлері әр тармақ үшін жеке қойылады.

Құжаттағы әрбір бөліміндегі тарау параграфының нөмірленуі және кіші бөлімдердің нөмірленуі ретімен жалғаспайды, дербес болады.

Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлінеді: 1), 2), 3) және одан әрі.

Құжат мәтіні жазу машинкасында бір жарым жоларалық интервал арқылы немесе компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Тіmеs New Roman қаріпімен жоларалық бір интервалда басылады. Жекелеген жағдайларда (кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгіні, ескертулерді және басқаларын ресімдеуде) қаріп мөлшері мен жоларалық интервал өзгеше болуы мүмкін.

Құжатты екі және одан да көп парақта ресімдеу кезінде екінші және одан кейінгі парақтар нөмірленеді. Нөмірлер араб сандарымен парақтың жоғарғы жиегі ортасынан тыныс белгісінсіз қойылады.

16. Құжаттың аталған мәтінінде қосымшаның бар екендігі туралы белгіде парақтардың саны, данасы, орындалған тілі қойылады. Мәтінде көрсетілмеген қосымшалар болған жағдайда олардың нөмірі, атауы, парақтар саны, данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі, егер қосымша кітапшаланған болса, онда даналардың саны ғана көрсетіледі.

Егер құжатқа қосымшалары бар басқа құжат қоса берілсе, онда қосымшаларының бар екендігі туралы белгілер мынадай түрде ресімделеді: Қосымша: Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігінің 2011 жылғы 15 қаңтардағы № 3-5/151 хаты және оған қосымша, барлығы 7 парақ мемлекеттік тілде.

Егер қосымша құжатта көрсетілген мекенжайдың барлығына жолданбаса, онда оның бар екендігі туралы белгіде оның қандай адресатқа жіберілгені көрсетіледі.

Нормативтік құқықтық, құқықтық актілерге қосымшада (бұйрық, өкім, қағида, нұсқаулық, ереже, шешім) оның бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында реттік нөмірі (егер қосымша біреуден артық болса), өкімдік құжаттың атауы, оның күні мен тіркеу нөмірі көрсетіліп «Қосымша» деген сөз жазылады.

17. Жоғары тұрған органдарға, өкілді, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша негізінде бірінші орынбасары қол қояды.

Ведомстволық бағынысты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары немесе өз құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.

Ұйым ішінде қалатын құжаттарға міндетті түрде қол қойылады.

Құжатта қойылған қолға:

1) құжатқа қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің немесе ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса);

2) тұлғаның жеке қолы және қойылған қолдың толық жазылуы (аты-жөні мен тегі) енеді.

Құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға тыйым салынады.

Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларының әліпбилік ретімен орналастырылады.

Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінің лауазымдық иерархиясына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады.

Комиссия жасаған құжатта құжатқа қол қойған тұлғалар лауазымының атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.

Мысалы:

Комиссия төрағасы                     ____________________М.Асылбек

                                                      (жеке қолы)

Комиссия мүшелері                       ____________________Б.Ақылов

                                                      (жеке қолы)

                                                      ____________________М.Жандосов

                                                      (жеке қолы)

                                                      ____________________А.Оралов

                                                      (жеке қолы)

    Ұйымның алқа органдарының (алқалар, кеңестер және басқалар) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазбаны жүргізуші тұлға) қол қояды.

Дайындалған құжаттың жобасында лауазымды тұлғаның қойылған қолы болмаған жағдайда, онда құжат оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресімделуі қажет. Қол қойғанда «үшін» көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызық қоюға жол берілмейді.

Құжатқа қол қоятын лауазымды тұлғалар лауазымының атауы және қойылған қолдарды толық жазу кіші әріптермен және жартылай қалың қаріппен ресімделеді. Ішкі құжаттарда лауазымның атауын көрсетпеуге болады.

18. Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу грифін (сырттай келісу немесе ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен келісу) қою арқылы ресімделеді.

Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушы (жауапты орындаушы) құжат жобасы дайындалған құрылым басшысы, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалар, қажет жағдайда - ұйымның қаржы және заң қызметтерінің басшылары, міндеттердің бөлінуіне байланысты ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалар) бастапқы бетінде қойылған қолдан төмен қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бұрыштама бірінші данасына қойылады. Өкімдік құжаттың соңғы парағының сыртқы бетіне бұрыштама қоюға рұқсат етіледі.

Бұрыштама бұрыштама қоюшының қолын, күнін, қажет жағдайда қолтаңбаның толық жазылуын (аты-жөнін және тегін) бұрыштама қоюшы лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына қатысты ескертулер, ерекше пікірлер және толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында сәйкес белгі қою жасалады. Ескертулер құжатқа қол қоятын басшыға баяндалады.

Құжатты сырттай келісу белгісімен ресімделеді, ол құжаттың соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына орналасады және тырнақша қолданылмай, кіші әріптермен ресімделетін «Келісілді» деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан және оның толық жазылуынан мен келісу күнінен тұрады.

Құжатты лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келіскен кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік тәртібімен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде келісу грифтері лауазымдарының қызметтік иерархиясына сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу грифінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйыммен сырттай келісу , сәйкес келісу парағымен ресімделуі мүмкін. Бұл жағдайда құжатта қойылған қолдан кейін «Келісу парағы қоса беріліп отыр» деген белгі қойылады.

Мысалы:

КЕЛІСУ ПАРАҒЫ Құжат жобасының түр атауы, мәтінге тақырып
Келісілді Ұйым атауы көрсетілген лауазым атауы	Келісілді Ұйым атауы көрсетілген лауазым атауы
______________ қолтаңбаның (өз қолы)     толық жазылуы Күні	_________________ Қолтаңбаның (өз қолы)     толық жазылуы Күні

Егер келісу хатпен, хаттамамен және басқармамен жүзеге асырылатын болса, келісілу белгісі келесі нысанда ресімделеді:

Мысалы:                                                                          

                                                                                         Келісілді

                                                                               Қазақстан Республикасы

Білім және ғылым министрлігінің

22.11.2001 жылғы №2-14/168 хаты

19. Мөр бедері лауазымды тұлғаның құжаттағы қолының түпнұсқа екендігін куәландырады. Мөр бедерін лауазымның атауы мен қойылған қолдың бір бөлігін қамтитындай етіп қою қажет.

20. Құжаттың түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін «Қолы» деген деректеменің төменгі жағына «Көшірмесі дұрыс» (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған тұлға лауазымының атауы, оның жеке қолы және толық жазылуы, ұйым мөрінің бедері, куәландырылған күні қойылады.

Құжаттың көшірмесін ұйымның ұйғарымы бойынша белгіленген мөрмен куәландыруға рұқсат етіледі.

Фотокөшірме әдісімен көбейтілген көшірмелер куәландыру жазбасынсыз, ұйымның мөрімен куәландырылады.

21. Құжаттың орындаушысы туралы белгі «Орынд.»деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушының тегін, атын, әкесінің атын, оның телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, бар болған жағдайда электрондық почтасының мекен-жайын қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағының бастапқы немесе сыртқы бетінің төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады. Деректемелерді мөлшері 12 Тіmеs New Roman қаріптерімен рәсімдеуге болады.

Мысалы.

Орын.Мусин Т.Н

283465

22. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың нөмірі мен күніне сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы туралы қысқаша мәлімет), «Іске» деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін және орындаушының қолтаңбасын қамтиды.

Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің төменгі жиегіне қойылады.

23. Файлдың атауын, оператордың кодын, күнді және құжаттың әрбір парағының сол жақ төменгі жиегіне қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгі (колонтитул) құжаттың электрондық көшірмелерінің сәйкестендіргіші болып табылады.

24. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі құжаттың бірінші парағының бастапқы бетінің оң жақ төменгі бұрышына қойылады және кіріс құжатының реттік нөмірін және келіп түскен күнін қамтиды.

-Балалар , жаңа сабақтан қойатын сұрақтарың бар ма? Кімге не түсініксіз?

ІҮ.Жаңа сабақты бекіту.

-Балалар ,сабақты түсіндік пе, жоқ па, соны білу үшін мына тапсырмаларды орындап көрейік.

1.Құжаттың қол қойылған  немесе бекітілген күні  --------- болып табылады, хаттама үшін - --------------------, акт үшін ---------------------.

2.Құжаттың бекіту белгісі қалай орналасады? (құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышында)

3. « Бекітемін»  сөзі қалай жазылады? (тырнақша қолданылмай кіші әріптермен ресімделеді)

4. Бұрыштаманың құрамына не енеді?( орындаушының (орындаушылардың) тегі, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзімі, қолы және күні енеді)

«Біліміңді байқап көр» ойыны

1. Құжаттағы беттердің нөмері ... қойылады

А) араб санымен

В) тырнақшамен

С) рим санымен

Д) грек әліпбиінің әріптерімен

Е) сөздік –сандық тәсілмен

2. Кіріс құжатының индекісі мынадан тұрады

А) номенклатура бойынша іс индекісімен құжаттың тіркеу номерінен

В) іс индексінен

С) түскен күнімен реттік нөмерінен

Д) тіркеу нөмерінен

Е) құрылымдық бөлімше индексінен

3. Құжат орындалып болғаннан кейін қойылатын  белгі

А) мөр қойылады

В) тіркеу нөмері

С) орындаушының қолы

Д) орындалған туралы басшының қолы

Е) орындалған туралы белгі және іске тіркеу

4.Тіркеудің қажеттілігі

А) орындалуын қадағалау

В) реттік нөмер қою үшін

С) құжат айналымын есептеу үшін

Д) орындаушыға беру үшін

Е) есепке алу және орындау мақсатында

5.Түпнұсқа бетінің сол жағы болуға тиіс ... кем емес

А) 25 мм-ден

В) 30 мм-ден

С) 10 мм-ден

Д) 20 мм-ден

Е) 35 мм-ден

Ү. Қорытындылау: ( Рефлексия)

– Енді  «табыс ағашын отырғызайық». (Тақтада ағаштың суреті)Ағаш діңі жаңа сабақта өтілген тақырып, жасыл желек – экология, ал ағаштың жемісі сіздің алған білімдеріңіз. Оқушыларға алдын-ала қағаздан үш түсті алма таратылады.

·       Жасыл алма: Маған сабақ ұнады. Тақырыпты меңгердім.

• Сары алма:Тақырыпты түсіндім, бірақ тапсырма  кезде қиналамын.
• Қызыл алма: Сабақ маған түсініксіз.

ҮІ.Оқушыларды бағалау

Сабаққа қатысқан оқушыларды білімдеріне қарай бағалау

ҮІІ. Үйге тапсырма. Сөзжұмбақ құрастырып келу.Т.Нұрғалиева «Іс қағаздарын жүргізу және техникалық құжаттама» 17-36 бет