- 17.01.2017
- 506
- 0
|
|
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА Рыбинский филиал Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московская государственная академия водного транспорта»
|
к самостоятельной работе студентов (курсантов)
по дисциплине( МДК) Документационное обеспечение управления
для специальности:
38.02.01. Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
_______________ ____________________________________________________________
код наименование специальности, форма обучения
г. Рыбинск
2016 год
Согласовано
научно-методическим отделом
__________________________________
подпись зав.НМО
Методические указания к самостоятельной работе
рассмотрены и одобрены на заседании ЦМК
общеобразовательных, естественнонаучных и обще-
профессиональных дисциплин
название комиссии
__________________ протокол № _______________
дата
Председатель ЦМК Морозова Т.А. _________________________________________________________________
подпись ФИО
Автор: __Копылова А.В. – преподаватель высшей категории ФБОУ ВПО «МГАВТ» _____
Ф.И.О. преподавателя, ученая степень, звание, должность
Рецензент: _______________________________________________________________________
Ф.И.О. преподавателя, ученая степень, звание, должность
|
ОГЛАВЛЕНИЕ………………………………………………………………………… |
|
|
ОБЩИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ………………… |
|
|
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН……………………………………………………………. |
|
|
СОДЕРЖАНИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ИЗУЧЕНИЮ ТЕМ ДИСЦИПЛИНЫ……………………………………………………………………….. |
|
|
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………. |
|
Примечание:
1. Методические указания каждой темы должны включать:
- наименование раздела, темы по тематическому плану и целевую установку (что студент должен знать и уметь в результате изучения данной темы);
- теоретическое обоснование;
- методические рекомендации по изучению темы, примеры выполнения заданий
(Данный элемент должен содержать описание целей выполнения задания студентом, в соответствии с которыми ставятся задачи, которые предстоит ему решить. Должны быть указаны правила выбора варианта, структура работы, требования к представлению и оформлению результатов (если нет методических инструкций и других руководств для выполнения), этапы выполнения);
- вопросы и задачи для самопроверки по данной теме;
- требования к представлению и оформлению результатов СРС (В данном разделе должны быть сформулированы требования к предоставлению и оформлению результатов СРС:
правила оформления;
порядок защиты; (если предусмотрена);
- формы контроля и оценка выполнения СРС (В данном разделе должны содержаться разъяснения для студентов о системе оценивания его самостоятельной работы);
- сроки выполнения самостоятельной работы;
- рекомендуемую по данной теме литературу (Данный раздел должен содержать два списка рекомендуемой литературы (основной и дополнительной));
- Интернет-ссылки .
2. К МУ к СР должна быть приложена одна внутренняя рецензия (в рецензии указывается ученая степень, должность, Ф.И.О. рецензента)
Содержание
Методические указания по выполнению самостоятельной работы является частью учебно-методического комплекса по дисциплине (МДК) «Документальное обеспечение управления» для студентов (курсантов) очного отделений специальностей 080114 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).
Методические указания подготовлены в соответствии с Федеральными Государственными образовательными стандартами среднего профессионального образования.
Цель методических указаний - помочь студентам (курсантам) при самостоятельном изучении учебной программы с использованием лекционных материалов, рекомендуемой учебно-методической литературы, интернет-сайтов и и материалов периодической печати.
В методических указаниях рассмотрены формы самостоятельной работы студентов (курсантов), приведен тематический план дисциплины (МДК) , даны рекомендации по по самостоятельному освоению каждой темы курса, библиографический список, задания для самостоятельной работы, вопросы для самопроверки знаний, контрольные вопросы к экзамену (зачету), перечень тематических сайтов, требования к написанию и оформлению реферата, эссе, требования к подготовке презентационного проекта, тематика рефератов, тематика эссе, рекомендации по подготовке к итоговой и промежуточной аттестации.
Цель самостоятельной работы студентов (курсантов) – формирование управленческого мышления развитие способности использовать знания, умения, навыки в жизни и профессиональной деятельности.
В результате изучения дисциплины «Документальное обеспечение управления» студент (курсант) должен:
знать:
1. понятия, цели, задачи и принципы делопроизводства;
2. основные понятия документационного обеспечения управления;
3. системы документационного обеспечения управления;
4. классификацию документов;
5. требования к составлению и оформлению документов;
6. организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.
уметь:
1. оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, с использованием информационных технологий;
2. осваивать технологии автоматизированной обработки документации;
3. использовать унифицированные формы документов;
4. осуществлять хранение и поиск документов;
5. использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте.
ОБЩИЕ КОМПЕТЕНЦИИ
ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.
ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.
ОК 6. Работать в коллективе и в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 7. Брать на себя ответственность за работу членов команды (подчиненных), за результат выполнения заданий.
ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9. Ориентироваться в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности.
ОК 10. Владеть письменной и устной коммуникацией на государственном и иностранном (английском) языке.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ
ПК 1.1. Обрабатывать первичные бухгалтерские документы.
ПК 1.2. Разрабатывать и согласовывать с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации.
ПК 1.3. Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы.
ПК 1.4. Формировать бухгалтерские проводки по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
ПК 2.1. Формировать бухгалтерские проводки по учету источников имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
ПК 2.2. Выполнять поручения руководства в составе комиссии по инвентаризации имущества в местах его хранения.
Проводить подготовку к инвентаризации и проверку действительного соответствия фактических данных инвентаризации данным учета
ПК 2.3. Отражать в бухгалтерских проводках зачет и списание недостачи ценностей (регулировать инвентаризационные разницы) по результатам инвентаризации.
ПК 2.4. Проводить процедуры инвентаризации финансовых обязательств организации.
ПК 3.1. Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению налогов и сборов в бюджеты различных уровней.
ПК 3.2. Оформлять платежные документы для перечисления налогов и сборов в бюджет, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.
ПК 3.3. Формировать бухгалтерские проводки по начислению и перечислению страховых взносов во внебюджетные фонды.
ПК 3.4. Оформлять платежные документы на перечисление страховых взносов во внебюджетные фонды, контролировать их прохождение по расчетно-кассовым банковским операциям.
ПК 4.1. Отражать нарастающим итогом на счетах бухгалтерского учета имущественное и финансовое положение организации, определять результаты хозяйственной деятельности за отчетный период.
ПК 4.2. Составлять формы бухгалтерской отчетности в установленные законодательством сроки.
ПК 4.3. Составлять налоговые декларации по налогам и сборам в бюджет, налоговые декларации по Единому социальному налогу (ЕСН) и формы статистической отчетности в установленные законодательством сроки.
ПК 4.4. Проводить контроль и анализ информации об имуществе и финансовом положении организации, ее платежеспособности и доходности
ПК 5.1. Организовывать налоговый учёт
ПК 5.2. Разрабатывать и заполнять первичные учётные документы и регистры налогового учёта
ПК 5.3. Проводить определение налоговой базы для расчёта налогов и сборов, обязательных для уплаты
ПК 5.4. Применять налоговые льготы в используемой системе налогообложения при исчислении величины налогов и сборов, обязательных для уплаты
ПК 5.5. Проводить налоговое планирование деятельности организации
Самостоятельная работа
|
Номер самостоятельной работы |
Название самостоятельной работы |
Количество часов |
Раздел, тема дисциплины/ МДК |
Формируемые компетенции |
|
|
ОК |
ПК |
||||
|
1 |
«История развития отечественного делопроизводства»
|
4 |
Р.1. Документирование управленческой деятельности Т.1.1. Ведение. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства. Требования к составлению и оформлению документов. |
ОК 1 ОК 2 ОК 3 ОК 4 ОК 5 ОК 6 ОК 7 ОК 8 ОК 9 ОК 10
|
ПК 1.1-1.4; ПК 2.1-2.4; ПК 3.1-3.4; ПК 4.1-4.4. ПК 5.1-5.5 |
|
2 |
Презентационный проект «Современное делопроизводство» |
6 |
Р.1. Документирование управленческой деятельности Т.1.3. Кадровая документация. Договорно-правовая документация |
||
|
3 |
Структура службы ДОУ |
4 |
Р.2. Организация документооборота: приём, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел Т.2.1. Понятие документооборота, регистрация документов. Исполнение документов. Контроль исполнения. |
||
|
4 |
Автоматизация процессов ДОУ |
5 |
Р.2. Организация документооборота: приём, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел Т.2.3. Использование ПЭВМ в делопроизводстве |
||
|
|
Итого
|
19 |
|
||
|
Номер недели |
Номер раздела, темы |
Тема самостоятельной работы |
Задания по самостоятельно и работе студентов (курсантов) |
Количество часов |
Сроки выполнения СРС, № недели |
Формы контроля студентов (курсантов) |
|
1 |
|
2 |
3 |
4 |
|
5 |
|
1 |
Р.1. Т.1.1. |
«История развития отечественного делопроизводства»
|
Развёрнутый конспект с выделением этапов |
3
|
2 |
Проверка конспектов, тестирование |
|
5 |
Р.1. Т.1.3. |
Презентационный проект «Современное делопроизводство» |
Составить презентацию |
2
|
6 |
Проверка конспектов, Тестирование, практическая работа |
|
13 |
Р.2. Т.2.1. |
Структура службы ДОУ |
Работа по учебнику и с дополнительной литературой |
3 |
14 |
Проверка конспектов и схемы-структуры |
|
17 |
Р.2. Т.2.3. |
Автоматизация процессов ДОУ |
Составить эссе и попрактиковаться в работе на компьютере |
3 |
18 |
Проверка конспектов, тестирование, практическая работа |
|
Итого в I семестре |
19 |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в II семестре |
0 |
|
|
|||
|
Итого по дисциплине |
19 |
|
|
|||
СОДЕРЖАНИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ИЗУЧЕНИЮ ТЕМ ДИСЦИПЛИНЫ
Самостоятельная работа студентов (курсантов) включает в себя: подготовку выступлений и докладов, конспектов, планов ответов по различным темам, изучение теоретического материала, написание рефератов и эссе.
Изучение теоретического курса предполагает самостоятельную работу студента по ознакомлению с учебными материалами, методическими пособиями, первоисточниками и официальными документами по проблеме. Рекомендации включают основные вопросы для изучения и вопросы для самоконтроля, контрольно-измерительные материалы по теме.
Выполнение заданий во внеаудиторное время позволяет студенту (курсанту) самостоятельно отработать решение трудных и стандартных заданий по изучаемому курсу и научиться самостоятельно принимать правильные решения.
ОПИСАНИЕ САМОСТОЯТЕЛЬНЫХ РАБОТ
Самостоятельная работа №1 (4 часа)
Составить конспект по плану на тему: «История развития отечественного делопроизводства» с выделением этапов развития отечественного производства. Подготовиться к тестированию по разделу 1.
Раздел 1. Тема 1.1.Ведение. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства. Требования к составлению и оформлению документов.
Цель: знать историю развития делопроизводства в России.
Требования к написанию конспекта
Конспект — это последовательная фиксация информации, отобранной и обдуманной в процессе чтения. Конспект бывают четырех типов: плановые (каждому вопросу плана соответствует определенная часть конспекта); текстуальные (состоящие из цитат); свободные (сочетающие выписки, цитаты, тезисы); тематические (содержащие ответ на поставленный вопрос по нескольким источникам).
Данный вид деятельности предполагают самостоятельное изучение учебно-методической литературы, авторских работ, материалов периодической печати и т.д. При написании конспекта студент (курсант) должен выполнять соответствующие требования:
Литература:
1. «Документационное обеспечение управления: курс лекций» Авторы: Жохова Л.А., Дежкина Ю.А. Издательство: Издательство Московского государственного открытого университета, 2010 г. 2. «Документоведение: учебник» Авторы: Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Издательство: Логос, 2011 г. 3. http://www.grandars.ru/
Формы контроля:
Теория
Делопроизводство (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Документы возникли с появлением письменности. Их важнейшим назначением было служить средством запечатления различных фактов, событий, явлений личной и общественной жизни. На ранней стадии развития общества документы служили средством общения людей между собой.
С появлением классового общества применение документов расширилось. Они стали средством укрепления классового господства. Господствующий класс записывал в документах свои права и привилегии, с помощью документов государственные учреждения осуществляли свои полномочия.
Понятие делопроизводство в России употребляется приблизительно с 17 века.
Делопроизводство развивалось в 3 этапа:
1 – приказное
2 – коллежское
3 – исполнительное.
До 1 этапа в России пользовались единым видом документов – грамотой. С появлением Приказов как органов управления централизованным Московским государством и появилась необходимость развития делопроизводства. Появляются договорные грамоты, челобитные грамоты, а также книги учета и регистрации документов. Зарождается простейшая систематизация документов. Но в приказном делопроизводстве процветали бюрократизм и волокита.
Переход от приказного делопроизводства к коллежскому был обусловлен реформами Петра 1. Петр 1 в 1717-1718 гг. упразднил Боярскую думу и создал Коллегии.
В 1720 г. он издал Генеральный регламент – свод правил об организации государственных учреждений, занимающихся делопроизводством и перепиской. Были введены должности Коллегии: секретарь коллегии, нотариус, регистратор, архивариус и др. В этот же период вводятся требования по единому оформлению документов и образцы документов.
После перестройки губернских учреждений в 1775 году Коллегии были ликвидированы и на их место пришли Министерства. Образование Министерств привело к исполнительному делопроизводству (Министр – единоначальник, остальные – исполнители). В этот период исчезают старые формы документов и появляются новые, которые в корне меняют характер делопроизводства. Документы стали изготавливать на пишущих машинках, развивается стенография, появились телеграф и телефон. Документы стали заверяться печатями, появились бланки, единообразие текста. Документы сложного содержания почти полностью исключались. Большое внимание уделялось механизации производства.
1917 год упорядочил делопроизводство. Стали собираться конференции, съезды, появились новые должности.
В 1966 году была создана ЕГСД (Единая Государственная система Документации).
Современное делопроизводство включает:
1) обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
2) организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка для сдачи в архив, уничтожение).
Документ – это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документирование – это процесс создания и оформления документа.
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в основном используются документы, созданные каким-либо способом письма: рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Изучением развития способов документирования занимается специальная наука – документоведение.
Документоведение – изучение развития способов документирования и носителей информации.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце 19 века с изобретением пишущей машинки все больше стали применяться способы механизации труда. В течение 20 века канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась, появились электронные модели пишущих машин. С внедрением в 80-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. Однако внедрение новых информационных технологий все равно предусматривает составление и оформление документов обязательно в соответствии с установленными правилами.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранение.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения работы над ними.
В технологию работы с документами входит:
1) прием и первичная обработка документов;
2) их предварительное рассмотрение и распределение;
3) регистрация документов;
4) контроль исполнения документов;
5) информационно-справочная работа;
6) исполнение документов;
7) их отправка
Раскроем некоторые из перечисленных понятий:
Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дела.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
Документы возникли прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Для управленческой деятельности юридическая сила документа очень важна, т.к. означает, что документы могут служить подлинными доказательствами заключенной в них информации.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающие документ, обязаны:
· соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
· издавать документы только в пределах своей компетенции;
· соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
Самостоятельная работа 2 (6 часов)
Презентационный проект «Современное делопроизводство»
Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
Цель: знать современное делопроизводство и уметь кратко и ярко излагать материал.
Требования к презентации.
Презентация (от английского слова - представление) – это набор цветных картинок-слайдов на определенную тему, который хранится в файле специального формата.
Структура
презентации.
Презентация состоит из слайдов. Лучше всего придерживаться
одного правила: один слайд – одна мысль. Размер шрифта – не менее 18 пт.
· Титульный лист. Первый слайд содержит название презентации, ее автора, контактную информацию автора.
· Содержание. Здесь расписывается план презентации, основные разделы или вопросы, которые будут рассмотрены.
· Заголовок раздела.
· Краткая информация
· Пункты 3 и 4 повторяются сколько, сколько необходимо. Необходимо придерживаться концепции: тезис – аргументы – вывод.
· Резюме, выводы. Выводы должны быть выражены ясно и лаконично на отдельном слайде.
· Спасибо за внимание. Здесь также обязательна Ваша контактная информация.
1.«Документоведение: учебник» Авторы: Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Издательство: Логос, 2011 г. 2. «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие» Авторы: Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Издательство: ФЛИНТА, 2009 г.
Формы контроля:
Теория
Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.д.).
 |
Классификация документов
Документы подразделяются на служебные и личные. Вся организационно-распорядительная документация (ОРД) относится к служебной. К личным относятся документы, созданные самими гражданами (заявления, автобиографии и т.д.).
ОРД делится на следующие группы:
1) Распорядительные документы (распоряжения, приказы)
2) Организационные документы (уставы, положения, инструкции, договоры)
3) Информационно-справочные документы (письма, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие
деятельность различных коллегиальных органов (протоколы).
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций. В практике управления действуют службы ДОУ. 1. Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив. 2. Общий отдел - в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально- множительная служба, архив. 3. Канцелярия - министерства и ведомствах автоном. Респ-их; Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах. В учреждениях не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь- руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо. Три категории работников СДОУ. 1. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части. 2. Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра. 3. Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь - машинистка, секретарь - стенографистка. Функции структурных частей СДОУ. 1. Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам. 2. Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов. 3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения. 4. Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей. 5. Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив. 6. Функция секретаря- руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, без документационное обслуживание работы руководства. Операции СДОУ. 1. Контроль за соблюдением стандартов на документы. 2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям. 3. Регистрация документов и учётно-справочная работа. 4. Контроль за исполнением документов. 5. Формирование, оформления, хранения и использования дел. 6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. 7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.
Поле зрения человека охватывает примерно 45% всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться. Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы). Температурный режим в служебных помещениях. В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20оС, а в летний 50-55%. Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов. Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом. Шум в служебных помещениях. Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно. Борьба с шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглащающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот. Кроме того для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Однако следует знать, что в определённых дозах шум не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует ритмичности. (Цветовое оформление служебных помещений. В соответствии с требованиями технической эстетики выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений. Использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние. Для сотрудников служб документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда. Например, секретарь, использует цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.
Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения.
Изучив фактические требования к обязанностям и правам секретарей-практиков в Ленинграде, секция методики преподавания секретарского дела Ленотделения Педобщества РСФСР в 1986г. утвердила должностную инструкцию секретаря (автор разработки Л.В. Власов). Эта иструкция включает в свой состав: общую часть, обязанности (базовые и основные), права, ответственность. Организация рабочего места секретаря Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей. Использование современной оргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда. Сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительно секретарского обслуживания. Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место должно быть образцом правильной организации. Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих; - в помещение приёмной должны находиться предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы; - мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения. Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. В комплект мебели (рабочее место секретаря) должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.
предложена первая программа документационного обеспечения управления, но начавшаяся вскоре Великая отечественная война и последующая послевоенная разруха отложили ее реализацию на 20 лет. Период активных преобразований в области делопроизводства и архивного дела пришелся на начало 60-х годов XX века. С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР начало контролировать делопроизводство организаций. В 1963 году по поручению Совмина началась работа над созданием Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1965 году появились «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства». Завершить разработку было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Самостоятельная работа 3 (4 часа)
Составить конспект: Структура служб ДОУ
Тема 2.1. Понятие документооборота, регистрация документов. Исполнение документов. Контроль исполнения.
Цель: знать структуру и функции служб ДОУ; номенклатуру дел.
Требования к оформлению схемы-конспекта
Конспект-схема - это схематическая запись прочитанного. Наиболее распространенными являются схемы «генеалогическое древо» и «паучок».
В схеме «генеалогическое древо» выделяются основные составляющие наиболее сложного понятия, ключевые слова и т.п. и располагаются в последовательности «сверху вниз» — от общего понятия к его частным составляющим.
В схеме «паучок» название темы или вопроса записывается и заключается в овал» который составляет «тело паучка». Затем продумывается, какие понятия являются основными, их записывают на схеме так, что они образуют «ножки паучка». Для того чтобы усилить устойчивость «ножки», к ним присоединяют ключевые слова или фразы, которые служат опорой для памяти.
Составление конспектов-схем способствует не только запоминанию материала. Такая работа развивает способность выделять самое главное, существенное в учебном материале, классифицировать информацию.
Контрольные вопросы:
1. «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие» Авторы: Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Издательство: ФЛИНТА, 2009 г
2. «Документационное обеспечение управления: курс лекций» Авторы: Жохова Л.А., Дежкина Ю.А. Издательство: Издательство Московского государственного открытого университета, 2010 г.
3. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии Автор: Рогожин М.Ю. Издательство: ГроссМедиа, 2009г.
Формы контроля:
Теория
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Процесс документирования и порядок ведения специфических документов бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др. К этим актам часто приложены и унифицированные формы документов с инструкцией по их заполнению.
Вместе с тем бухгалтерские документы являются лишь частью документооборота учреждения (фирмы) и подчиняются общим правилам организации делопроизводства. Работникам бухгалтерии приходится составлять и работать не только со специфическими бухгалтерскими, но и с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами (положением о бухгалтерии, должностными инструкциями, приказами, докладными записками, актами, справками, письмами и т.д.), подготовка и оформление которых также требует специальных знаний.
Организация работы с документами является важнейшей частью процесса управления предприятием.
Проработка растущего объема документации требует совершенствования технологии делопроизводства.
В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения управления.
Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.
Документооборот – это непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения и до завершения работы над ними.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. От скорости движения документов во многом зависит динамичность управления.
Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. Организация документооборота в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания.
Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.
Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:
· Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
· Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
· Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
· Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.
Выполнение названных условий позволяет достигнуть:
· прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
· ритмичности, т.е. равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности сотрудников организации.
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией.
В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.
Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
· Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
· Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
· Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
· Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
· Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
· Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
· Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
· Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
· Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
· Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
· Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляются централизованно (канцелярией) или специально выделенным лицом (секретарем).
Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них индекса и даты регистрации.
Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители, учреждений, подразделений, а непосредственный контроль осуществляет специальная служба или назначенное должностное лицо.
Категория документов, подлежащих контролю, устанавливается Положением с учетом специфики деятельности учреждения.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются для массовых категорий документов, в остальных случаях сроки исполнения не должны превышать 10 дней.
Нормативной регламентации единых принципов организации документооборота
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 году Институтом техники управления.
В документообороте участвуют три категории документов:
1. Входящие документы
2. Исходящие документы
3. внутренние документы.
Рассмотрим схему организации работы с этими документами:
1. Не регистрируются все рекламные письма, поздравления, программы семинаров и др. документы - для сведения.
2. Каждый документ из числа регистрируемых имеет свой номер. При этом внутренние регистрируются в день подписания или утверждения, а внешние в день поступления.
Технология работы с документами объединяет шестнадцать основных делопроизводственных процедур.
Делопроизводственная процедура - это специфическая операция с документом (создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам.
Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) – это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами.
Весь комплекс работ с документами выполняют специальные службы делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, экспедиции и т.д.
Управление делами и общие отделы создаются в министерствах, ведомствах, в органах государственного управления, в администрациях. Они могут создаваться и в крупных акционерных обществах, концернах, компаниях с большим объемом документооборота.
Канцелярии создаются на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях.
Секретариат – это структурное подразделение, которое обслуживает руководство организации. В его состав обычно входит помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь.
Экспедиция – это подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документов, доставку документов в структурные подразделения
Критерии рациональности организации работы с документами:
1) максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
2) наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур;
3) уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур;
4) исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования);
5) уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.
Существует три вида организационных форм работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур в одной специализированной службе.
Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении своей собственной группы документационного обслуживания.
При смешанной форме часть работы с документами выполняет центральная служба, а часть делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.
Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.
Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действия сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.
В нем закрепляются функции службы, права и ответственность ее руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная схема работы с документами, принятая для данного предприятия. Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является разработанная в организации Инструкция по делопроизводству.
Организация работы с документами в бухгалтерии
Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.
В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.
Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации. Это прежде всего:
§ система первичной учетной документации;
§ система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
§ система расчетно-денежной документации;
§ система организационно-распорядительной документации.
Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и
методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета. Сегодня этот пакет может находиться в памяти компьютера.
Но помимо обычно хорошо известных бухгалтеру нормативных документов по ведению бухгалтерской документации под рукой должен быть пакет нормативно-методических документов по общему делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации.
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что «Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируются графиком».
Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Вся документация бухгалтерии, как и учреждения в целом, делится на три документопотока:
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют следующие этапы:
1) прием и первичная обработка документов;
2) предварительное рассмотрение и распределение документов;
3) регистрация;
4) контроль за исполнением;
5) исполнение документов (составление);
6) отправка.
Документы могут быть получены по почте, приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем.
При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений.
От документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтерского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена отметка о получении.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где они учитываются и регистрируются отдельно.
При отправке необходимо проверить правильность оформления документа, а именно:
- наличие подписи;
- наличие даты;
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, то он возвращается для доработки.
Самостоятельная работа 4 (5 часов)
Составить эссе на тему: Автоматизация процессов ДОУ
Тема 2.3. Использование ПЭВМ в делопроизводстве.
Цель: знать требования к оформлению машинных документов
Требования к эссе
Эссе – литературное произведение небольшого объема, обычно прозаическое, свободной композиции, передающее индивидуальные впечатления, суждения, соображения автора о той или иной проблеме, теме, о том или ином событии или явлении.
Слово "эссе" пришло в русский язык из французского и исторически восходит к латинскому слову exagium (взвешивание). Французское еззаi можно буквально перевести словами опыт, проба, попытка, набросок, очерк.
Эссе - это прозаическое сочинение небольшого объема и свободной композиции, выражающее индивидуальные впечатления и соображения по конкретному поводу или вопросу и заведомо не претендующее на определяющую или исчерпывающую трактовку предмета.
В "Толковом словаре иноязычных слов" Л.П. Крысина эссе определяется как "очерк, трактующий какие-нибудь проблемы не в систематическом научном виде, а в свободной форме".
"Большой энциклопедический словарь" дает такое определение: "Эссе - это жанр философской, литературно-критической, историко-биографической, публицистической прозы, сочетающий подчеркнуто индивидуальную позицию автора с непринужденным, часто парадоксальным изложением, ориентированным на разговорную речь".
"Краткая литературная энциклопедия" уточняет: "Эссе - это прозаическое сочинение небольшого объема и свободной композиции, трактующее частную тему и представляющее попытку передать индивидуальные впечатления и соображения, так или иначе с нею связанные".
Некоторые признаки эссе:
Данный жанр стал популярным в последние годы. Создателем жанра эссе считается М.Монтень ("Опыты", 1580 г.). Сегодня эссе предлагается в качестве задания достаточно часто. Оно является одним из основных компонентов пакета документов (при поступлении в учебное заведение или трудоустройстве). Конкурс эссе помогает из многообразия лучших выбрать самых лучших!
Важно написание эссе и для молодого специалиста.
То, как кандидат сумел себя подать, как описал свои достижения и промахи, позволяет работодателю определить, достаточно ли хорош этот человек для бизнеса, достаточен ли его опыт работы для того, чтобы оправдать надежды в будущем и принести пользу компании (организации, предприятию).
Цель эссе состоит в развитии таких навыков, как самостоятельное творческое мышление и письменное изложение собственных мыслей.
Написание эссе чрезвычайно полезно, поскольку это позволяет автору научиться четко и грамотно формулировать мысли, структурировать информацию, использовать основные понятия, выделять причинно-следственные связи, иллюстрировать опыт соответствующими примерами, аргументировать свои выводы.
Наиболее актуальной темой для эссе молодого специалиста является тема "Я и моя карьера". Тематика эссе дана для того, чтобы комиссии (работодателю) было легко оценить особенности вашего мышления, творческие способности, энтузиазм и потенциал. Лучший способ достичь такого результата - писать прямо и откровенно, оставаясь честным перед самим собой. Если вы не честны, есть все шансы, что ваше сочинение сочтут неестественным.
Структура эссе определяется предъявляемыми к нему требованиями:
Аргументы - это факты, явления общественной жизни, события, жизненные ситуации и жизненный опыт, научные доказательства, ссылки на мнение ученых и др. Лучше приводить два аргумента в пользу каждого тезиса: один аргумент кажется неубедительным, три аргумента могут "перегрузить" изложение, выполненное в жанре, ориентированном на краткость и образность.
Таким образом, эссе приобретает кольцевую структуру (количество тезисов и аргументов зависит от темы, избранного плана, логики развития мысли):
При написании эссе важно также учитывать следующие моменты:
Перед тем как приступить к написанию эссе, обратите внимание на следующие вопросы. Ответы на них позволят вам более четко определить то, что стоит писать в эссе:
С точки зрения содержания эссе бывают:
По литературной форме эссе предстают в виде:
Различают также эссе:
В данном случае в основу положены композиционные особенности произведения, выполненного в жанре эссе.
Наконец, предложена классификация эссе на две большие группы:
Эссе молодого специалиста на определенную тему принадлежит ко второй группе.
Можно выделить некоторые общие признаки (особенности) жанра, которые обычно перечисляются в энциклопедиях и словарях:
Каких-либо жестких границ, конечно, не существует. Объем эссе - от трех до семи страниц компьютерного текста. Например, в Гарвардской школе бизнеса часто пишутся эссе всего на двух страницах. В российских университетах допускается эссе до десяти страниц, правда, машинописного текста.
Тема эссе всегда конкретна. Эссе не может содержать много тем или идей (мыслей). Оно отражает только один вариант, одну мысль. И развивает ее. Это ответ на один вопрос.
Исследователи отмечают, что эссе по своей природе устроено так, что не терпит никаких формальных рамок. Оно нередко строится вопреки законам логики, подчиняется произвольным ассоциациям, руководствуется принципом "Всё наоборот".
Автору эссе важно установить доверительный стиль общения с читателем; чтобы быть понятым, он избегает намеренно усложненных, неясных, излишне строгих построений. Исследователи отмечают, что хорошее эссе может написать только тот, кто свободно владеет темой, видит ее с различных сторон и готов предъявить читателю не исчерпывающий, но многоаспектный взгляд на явление, ставшее отправной точкой его размышлений.
Эссе призвано удивить читателя (слушателя) - это, по мнению многих исследователей, его обязательное качество. Отправной точкой для размышлений, воплощенных в эссе, нередко является афористическое, яркое высказывание или парадоксальное определение, буквально сталкивающее на первый взгляд бесспорные, но взаимоисключающие друг друга утверждения, характеристики, тезисы.
Возможно, это один из парадоксов жанра. Свободное по композиции, ориентированное на субъективность, эссе вместе с тем обладает внутренним смысловым единством, т.е. согласованностью ключевых тезисов и утверждений, внутренней гармонией аргументов и ассоциаций, непротиворечивостью тех суждений, в которых выражена личностная позиция автора.
В то же время необходимо избегать употребления в эссе сленга, шаблонных фраз, сокращения слов, чересчур легкомысленного тона. Язык, употребляемый при написании эссе, должен восприниматься серьезно.
Итак, при написании эссе важно определить (уяснить) его тему, определить желаемый объем и цели каждого параграфа.
Начните с главной идеи или яркой фразы. Задача - сразу захватить внимание читателя (слушателя). Здесь часто применяется сравнительная аллегория, когда неожиданный факт или событие связывается с основной темой эссе.
В отличие от тестов, эссе не предполагают формата multiple-choice (когда вам на выбор предлагается несколько вариантов ответа). Написание эссе не ограничено по времени, вы можете переписывать его много раз, попросить друзей прочитать ваше эссе. Воспользуйтесь всеми возможностями и постарайтесь избежать распространенных ошибок.
Не думайте, что можно ограничиться лишь проверкой правописания. Перечитайте свои эссе и убедитесь в том, что там нет каких-либо двусмысленных выражений, неудачных оборотов и т. д. Примеры, которые не стоит "брать на заметку":
"Я горжусь тем, что смог противостоять употреблению наркотиков, алкоголя, табака".
"Работать в вашей фирме (организации), расположенной в чудесном месте, где много архитектуры в готическом стиле, будет для меня захватывающей проблемой".
Слишком часто интересное эссе проигрывает в том, что представляет собой перечисление утверждений без иллюстрации их примерами. Для эссе характерны обычные клише: важность усердной работы и упорства, учеба на ошибках и т. д.
Эссе ограничены определенным количеством слов, поэтому вам необходимо разумно распорядиться этим объемом. Иногда это означает отказ от каких-то идей или подробностей, особенно, если они уже где-то упоминались или не имеют непосредственного отношения к делу. Такие вещи только отвлекают внимание читателя (слушателя) и затмевают основную тему эссе.
Чем длиннее предложение, тем лучше - так считают некоторые кандидаты. Однако это далеко от истины. Длинные фразы еще не доказывают правоту автора, а короткие предложения часто производят больший эффект. Лучше всего, когда в эссе длинные фразы чередуются с короткими. Попробуйте прочитать эссе вслух. Если почувствуете, что у вас перехватывает дыхание, разбейте параграф на более мелкие абзацы.
Когда вы закончите писать эссе, сделайте такое упражнение. Присвойте каждому абзацу букву: либо S (short), либо M (medium), либо L (long). S - менее 10 слов, M - менее 20 слов, L - 20 и более слов.
Правильное эссе имеет следующий или похожий порядок букв - M S M L M S.
Неправильное эссе характеризует такая последовательность букв - S S S M L L L.
При написании эссе отбросьте слова из энциклопедий. Неправильное употребление таких слов отвлекает внимание читателя, приуменьшает значение эссе.
Избежав подобных распространенных ошибок, вы сможете заинтересовать экспертную комиссию (работодателя) своим опытом.
Огромное значение при написании эссе имеет проверка первой его версии. При написании черновика ваша главная задача заключается в том, чтобы выработать аргументацию, отшлифовать основные мысли и расположить их в строгой последовательности, сопровождая их иллюстративными материалами или вспомогательными данными и т.д. Написав первый вариант, дайте ему день или два отлежаться, а затем вернитесь к работе по проверке и улучшению, на "свежую голову".
При проверке эссе, прежде всего, обратите внимание наследующие важные моменты:
1. Прежде всего, важно помнить, что эссе - жанр субъективный, поэтому и оценка его может быть субъективной. Не стоит ориентироваться на всю массу работодателей.
2. Представленные данные:
Независимо от того, на какой вопрос вы отвечаете, вам нужно достичь определенных целей. От вас ожидают того, что при написании эссе вы будете иметь в виду следующее:
Ответил ли я на заданный вопрос?
Насколько понятно и точно я изложил свои мысли?
Естественно ли звучит то, что я написал, нет ли где ошибок?
Убедитесь также в том, что вы:
o Продемонстрировали свое желание строить свою карьеру в определенном направлении.
o Были "нацелены" на построение карьеры в определенной области.
o Включили в рассказ от одного до трех качеств, сильных сторон, характерных особенностей, которые выделяют вас из массы других кандидатов.
o Представили хотя бы один веский аргумент в пользу того, чтобы работодатель пригласил вас в свой бизнес.
3. Навыки общения / письменной речи.
Эссе предназначены также для того, чтобы проверить ваше умение излагать мысли на бумаге и ваши навыки письма. Консультант по вопросу отбора специалистов говорит: "Ваше эссе не должно характеризовать вас как будущего писателя или филолога, вы - будущий лидер, управляющий. Для успеха в бизнесе важно умение хорошо презентовать свои идеи, а способность выразить их на бумаге есть у тех, кто легко общается с другими людьми".
Плохо написанное (представленное) эссе не будет способствовать тому, чтобы вас приняли в бизнес.
4. Образ реального человека.
Экспертная комиссия (работодатель) хочет разглядеть в эссе образ человека, который его писал. Важны не только результаты тестов, опыт работы, но и характер кандидата. "Мы ищем в документах нечто неуловимое, что не могут показать цифры, поэтому надеемся найти это в эссе. Ни в коем случае не упускайте возможность рассказать нам о себе в своих эссе. Это поможет нам убедиться в том, что мы рассматриваем кандидатуру вполне реального человека, а не просто сумму различных показателей".
Здесь важно следующее - быть честными, искренними, неповторимыми, т. е. быть самими собой!
Эксперты считают, что часто выпускники, соискатели очень хотят казаться кем-то: лидером, зрелой личностью, что забывают быть просто человеком!
5. Индивидуальность.
Единственный способ сделать так, чтобы комиссия (работодатель) разглядела за всеми документами образ конкретного человека - внести в эссе элемент личного, неповторимого, уникального. Ваши эссе сразу станут более интересными и притягивающими внимание. Они помогут выделиться среди сотен других претендентов.
"Эссе должно быть как можно более персонализированным. Скучно читать эссе, которые изобилуют общими фразами - это пустая трата времени. Все равно ничего не поймешь о личности данного кандидата".
6. Детали.
Все, что вы напишете в эссе, необходимо подтверждать примерами, делать ссылки на свой опыт. Детали сделают ваши эссе интересными, уникальными, специфичными.
7. Отличительные черты / Неповторимость / Что-то интересное, смешное.
По мнению экспертов "выпускникам (соискателям) не следует бояться того, что они выйдут за рамки допустимого, лучше быть собой. Очень часто выпускников беспокоит то, смогут ли они произвести нужное впечатление, поэтому они убирают из эссе все, что делает их выдающимися. Столь безопасные, с точки зрения выпускников, эссе довольно утомительно читать".
Вам вовсе не обязательно шутить в своих эссе, чтобы сделать их интересными. Однако постарайтесь использовать все имеющиеся в распоряжении средства, чтобы ваши эссе запомнились.
8. Честность.
Экспертная комиссия не терпит участников, которые любят пускать пыль в глаза. Будет лучше, если в эссе вы отразите истинное положение вещей. В то же время не акцентируйте внимание на своих недостатках, хотя они и присутствуют в вашем характере. Надо быть честным, но позитивным. Отзывайтесь о себе и своих качествах только положительно! Так называемые "слабые стороны" следует презентовать следующим образом: "раньше это было моим недостатком, теперь же превратилось в положительное качество".
9. Литературное произведение.
Представители экспертных комиссий любят такие эссе, читать которые - одно удовольствие. "Убедитесь в том, что ваше эссе легко читать. Уделите ему еще немного времени: проверьте, последовательны ли ваши мысли, ведут ли они к логическому завершению темы".
"Юмор - великий инструмент, но пользуйтесь им разумно. Саркастический или дерзкий тон часто раздражает. Настоящий юмор - искусство, он является признаком хорошего вкуса".
В своих эссе вы рассказываете историю успеха, указываете причины, по которым хотите строить свою карьеру именно в том направлении, которое избрали. Вы можете пойти еще дальше, написав эссе в виде литературного произведения: рассказа, повести. Однако это рискованный подход, так как большинство людей не очень хорошие писатели, к тому же так можно преуменьшить серьезность вашего повествования. И наконец, работодатели не пригласят вас в свой бизнес только потому, что вы - прекрасный рассказчик.
1. Освоить работу в Word на компьютере
Контрольные вопросы:
1. Справочная правовая система «КонсультантПлюс». http://www.consultant.ru/document
2. Справочная система «Гарант». http://www.grandars.ru/
4. Сайт StudySpace
5. Bestreferat.ru
7. Википедия— свободная энциклопедия http://ru.wikipedia.org/wiki/
Формы контроля:
Теория
Информационно-справочную работу можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме на компьютере.
Разделители в картотеке могут быть по подразделениям или по фамилиям должностных лиц.
Часто ведутся отдельные картотеки на исполненные и неисполненные документы, законодательные и распорядительные, обращения граждан и т.п.
Современные системы управления базами данных позволяют, по ключевым словам, наводить справки по любой комбинации данных, включённых в регистрационную карточку документа.
Особой формой хранения документов большого информационного объёма являются внутренние сайты организации.
См. ПРИМЕР учебного сайта.
Машиночитаемой документацией может быть любая документация тем или иным способом введённая в компьютер.
Способы введения:
Классификация информационных носителей. Носители, применяемые при создании документов:
Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
6 664 839 материалов в базе
Настоящий материал опубликован пользователем Копылова Анна Валентиновна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Ваша скидка на курсы
40%
Курс профессиональной переподготовки
300/600 ч.
Курс профессиональной переподготовки
300/600 ч.
Курс профессиональной переподготовки
600 ч.
Мини-курс
8 ч.
Мини-курс
4 ч.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.