Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
1 слайд
Работа секретаря по организации собраний, заседаний, совещаний
2 слайд
Совещание
Совещание – это такой вид управленческой деятельности, при котором организовывается сбор определенного количества участников в определенное время в заранее назначенном месте для обсуждения вопросов и принятия решений по ним.
3 слайд
Виды совещаний
Для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, собрания. В зависимости от состава участников, периодичности проведения и характера обсуждаемых вопросов, они делятся на:
· диспетчерские (ежедневные);
· еженедельные;
· ежемесячные собрания, заседания;
· конференции;
· пленумы, симпозиумы и т.д.
4 слайд
Оснащение совещаний
Крупные совещания проводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке.
Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума), доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д.
5 слайд
Действия секретаря
Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д.
Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика.
6 слайд
Организационное обеспечение
Организационное обеспечение участников совещания:
· регистрация;
· размещение;
· транспортное обеспечение;
· питание;
· культурно-массовые мероприятия;
· снабжение канцелярскими принадлежностями;
7 слайд
Секретарю необходимо:
назначить ответственных за подготовку справочных материалов,
назначить ответственного за регистрацию участников,
назначить ответственного за угощения.
8 слайд
Время проведения
Совещание должно начинаться вовремя, желательно установить регламент выступлений.
9 слайд
Секретарь, как правило, ведет подготовку к оперативным совещаниям, которые проводятся раз в неделю или ежедневно в кабинете руководителя.
10 слайд
Обязанности секретаря по подготовке оперативного совещания:
· оповещает участников совещания;
· осуществляет контроль за их своевременной явкой;
· выясняет и докладывает руководителю о причинах отсутствия участников на совещании;
· обеспечивает канцтоварами, стульями участников совещания;
· после окончания совещания приводит в порядок кабинет.
11 слайд
Приглашение на конференцию.
Его нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.
12 слайд
Оповещение
Оповещение участников совещания осуществляется двумя способами: рассылкой приглашений по почте или телефонограммой по телефону, где оговариваются вопросы для обсуждения, время, дата, место и полный адрес.
13 слайд
Если руководитель приглашен на совещание, то секретарь должен:
· заранее подготовить для него нужные документы;
· отпечатать текст доклада;
· своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.
14 слайд
Если руководитель посылает на совещание своего заместителя, то секретарь должен сообщить ему всю необходимую информацию и обеспечить соответствующими материалами.
15 слайд
ВЫВОД
Итак, мы узнали, какие должны быть действия секретаря по проведению и организации заседаний, собраний, совещаний и т.д., какие существуют виды совещаний.
16 слайд
Список литературы:
1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 2003 г.
2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 2002 г.
3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 2009 г.
4. Ленкевич Л.А. Делопроизводство
М., Академия, 2008.
Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
Крупные совещания проводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке.
Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума), доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д. Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д.
Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика.Организационное обеспечение участников совещания:
· регистрация;
· размещение;
· транспортное обеспечение;
· питание;
· культурно-массовые мероприятия;
· снабжение канцелярскими принадлежностями;
6 664 839 материалов в базе
Настоящий материал опубликован пользователем Шальнева Ольга Юрьевна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Ваша скидка на курсы
40%
Курс повышения квалификации
36 ч. — 144 ч.
Курс повышения квалификации
36/72 ч.
Курс повышения квалификации
72 ч.
Мини-курс
6 ч.
Мини-курс
7 ч.
Мини-курс
6 ч.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.