Презентация по дисциплине "Документационное управление деятельности организации"

• 1 слайд

  Электронный документооборот
  Подготовила
  Лебедева О.А.
  

• 2 слайд

  
  Система электронного документооборота дает возможность контролировать делопроизводство организации.
  
  Какие возможности предоставляет система для делопроизводства?
  1. Шаблоны процессов. Работа в системе электронного документооборота – это работа по шаблонам .
  Все процессы делопроизводства в системе будут работать, как описано в регламенте организации, а не так, как это понимают сотрудники.
  
  

• 3 слайд

  2. Аналитики. В СЭД можно в цифрах оценивать эффективность работы подразделений и сотрудников, вести аналитику для принятия управленческих решений.
  3. Соглашение с сервис-провайдером об обслуживании. Делопроизводство контролируется на каждом этапе, поэтому вы можете фиксировать и длительность процессов, например согласования документов.
  В системе электронного документооборота можно автоматизировать не только классические процессы делопроизводства. В состав многих систем включены инструменты класса ВРМ.
  
  
  

• 4 слайд

  Аналитики и отчетность. Многие организации интересует анализ договорных циклов и применение лучших практик. С этим помогут встроенные в СЭД отчеты и аналитические инструменты класса.
  Модуль для закупок. В отдельную категорию выделим организации, ведущие закупки по законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ.
  Конфликтами с контрагентами при заключении договора. Здесь спасает оформление договоров в модуле СЭД для закупок. В нем соответствие договоров закону строго контролируется.
  
  

• 5 слайд

  ВРМ-системы (англ. Business Process Management) –
  системы управления бизнес-процессами организации.
  
  С помощью ВРМ- системы вы можете контролировать исполнение и документирование приема и увольнения сотрудников, обработки заявок, работы с рекламациями и т. д.
  
  
  

• 6 слайд

  В конфиденциальном делопроизводстве учет листов основного документа и приложений является обязательным. В остальных случаях количество листов учитывается, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству.
  Если вам нужно контролировать целостность документа, фиксируйте количество листов. При этом не забывайте нумеровать листы как основного документа, так и его приложений.
  Насколько важно вести количественный учет листов получаемых документов?
  
  

• 7 слайд

  За счет чего снижаются риски? Весь цикл заключения и использования договоров ведется в единой системе. При большом объеме одновременно используемых договоров, это важно.
  Поиск. В крупных компаниях могут быть сотни тысяч действующих контрактов. Если бы не средства автоматизации документооборота, поиск договора стал бы проблемой.
  Как система электронного документооборота снижает риски конфликтов в договорной деятельности?
  
  
  
  
  
  

• 8 слайд

  Согласование. Кроме того, договорная работа – это большой объем согласований. Вести согласование в систему электронного документооборота быстрее и удобнее , чем на бумаге или в офисных программах.
  Взаимодействие сотрудников. Исполнение договора в виде кейса – папки, в которой хранятся все документы и материалы по деловому процессу, снижает организационные риски. Прежде всего за счет прозрачного взаимодействия всех задействованных специалистов.
  В СЭД есть возможность настроить шаблоны согласования. Они задают маршрут обработки договора и список согласующих.
  
  
  

• 9 слайд

  Спасибо
  
  За Внимание !!!