Добавить материал и получить бесплатное свидетельство о публикации в СМИ
Эл. №ФС77-60625 от 20.01.2015
Инфоурок / Другое / Другие методич. материалы / Программа элективного курса "Компьютер для секретаря"
ВНИМАНИЮ ВСЕХ УЧИТЕЛЕЙ: согласно Федеральному закону № 313-ФЗ все педагоги должны пройти обучение навыкам оказания первой помощи.

Дистанционный курс "Оказание первой помощи детям и взрослым" от проекта "Инфоурок" даёт Вам возможность привести свои знания в соответствие с требованиями закона и получить удостоверение о повышении квалификации установленного образца (180 часов). Начало обучения новой группы: 24 мая.

Подать заявку на курс
  • Другое

Программа элективного курса "Компьютер для секретаря"

библиотека
материалов

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

МЕЖШКОЛЬНЫЙ УЧЕБНЫЙ КОМБИНАТ «Юность»

Ворошиловского района


утверждаю

Директор МОУ МУК «Юность»

_______________. Архипова Т.А

«____» _____________ 20__ года

Основание:

решение заседания методического объединения учителей

протокол № 4 от «27» марта 2008 года





ПРОГРАММА


"Компьютер для секретаря"


Автор-составитель:

Золотарева Г.А.

учитель высшей квалификационной категории





















Волгоград 2008

Пояснительная записка


В связи со стремительным расширением мира информационных технологий все большее число компаний, государственных учреждений и частных лиц начинают осваивать компьютер. Многие рассматривают эффективную работу на компьютере как возможный и важный путь для бизнеса и предоставления рекламы потенциальным клиентам.

Одна из задач профильной школы - содействовать воспитанию нового поколения, отвечающего по своему уровню развития и образу жизни условиям информационного общества. Одним из условий образовательной компетентности ученика современной школы является умение представлять информацию в виде, удобном для восприятия и использования другими людьми.

Практика секретарского дела в нашей стране показывает, что недостаток справочной информации по множеству вопросов, возникающих в работе секретаря, приводит к нежелательным трудностям. Меняются правила составления документов, появляются новые виды и формы документов, новые формы организации работы. Такие понятия как, текстовый редактор, офисная оргтехника, информационные технологии, электронный документ, электронная почта, Интернет и многое другое вошли в обиход секретаря и занимают важное место его деятельности. С появлением персональных компьютеров упростилась процедура подготовки документов, их регистрация, поиск, хранение. В связи с этим существенно изменились требования к профессиональным и личным качествам секретаря: грамотно владеть речью, обладать хорошей памятью (в том числе зрительной), содержать в порядке документацию, вести деловую переписку, квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой.

Необходимость создания данного курса заключается в том, что количество часов, предусмотренное в базовом курсе на овладение технологиями обработки, накопления и поиска информации, предполагает первичное ознакомление с программами и принципами обработки данных. Поэтому данный курс направлен на выработку устойчивых навыков использования компьютерных технологий в деятельности секретаря.

Содержание курса разработано на основе системного анализа делопроизводства в учреждениях, трудовых функциях секретаря-машинистки с учетом преемственности изученных ранее курсов: «Операционная система», «Основы работы в текстовом редакторе». Первоначальные требования к подготовке, учащиеся должны:

  • иметь представление о правилах работы с компьютером;

  • владеть работой с окнами, файлами и папками;

  • иметь представление о текстовом процессоре Word и его назначении;

  • уметь набирать и редактировать информацию;

  • уметь форматировать документ.

Темы занятий, вошедшие в раздел «Средства автоматизации труда» частично представлены в базовом курсе, в разделы: «Задачи делопроизводства. Понятие о документах», «Виды документов», «Документопоток», «Бездокументное обслуживание», «Реквизиты и бланки документов. ГОСТы», «Правила составления и оформления документов», не представлены совсем. Темы из разделов: «Составление и оформление документов в текстовом редакторе», «Компьютерные коммуникации» представлены хорошо, но изученный материал дополняется и используется для выполнения индивидуальных заданий.

Предлагаемая программа курса рассчитана на 35 часов. Курс является ориентационным, предназначен для обучающихся, желающих продолжить свою учебу в классе с гуманитарным профилем.

Цели курса:

помочь в овладении современными средствами поиска, обработки, хранения и передачи информации в рамках профессии «секретарь-машинистка»;


Задачи курса:

1. Способствовать изучению новых возможностей и овладению практическими навыками:

  • поиск информации в Интернете;

  • преобразование информации, с бумажного носителя, в цифровой вид;

  • набор, редактирование, форматирование и подготовка документов к печати.

  1. Познакомить с видами деятельности, в рамках профессии «секретарь-машинистка».

  2. Дать возможность освоить современные офисные технологии, основы делопроизводства, познакомить с технологией создания и оформления документов.

  3. Создать условия для формирования интеллектуальных и практических умений, в освоении офисной техники.

  4. Познакомить обучающихся с этикой делового общения, способствовать формированию и развитию у обучающихся деловых качеств, умений вести диалог, дискуссию, телефонные переговоры.



Требования к знаниям и умениям


Учащиеся должны знать:

  • инструкцию по охране труда, пожарной безопасности при работе с электрооборудованием;

  • правила организации рабочего места секретаря;

  • правила эксплуатации компьютеров;

  • этапы подготовки текстовых документов;

  • виды и структуры текстовых документов;

  • возможности текстового редактора Word по созданию, редактированию, форматированию, подготовке к печати документов;

  • технологию работы с программным обеспечением для сканера;

  • ГОСТы по делопроизводству;

  • основные понятия делопроизводства, виды документов, потоки документов;

  • правила составления и оформления служебных документов;

  • правила работы с поступающей и отправляемой корреспонденций;

  • требования к личным и деловым качествам секретаря;

  • правила этикета, деловой беседы.


Учащиеся должны уметь:

  • соблюдать правила безопасности труда и режим ухода за ПК;

  • использовать персональный компьютер, периферийные устройства в подготовке документов;

  • редактировать, форматировать, сохранять документы в текстовом редакторе Word;

  • работать с меню Файл, Вид, Правка, Формат, Вставка, Сервис, Таблица

  • подготовить документ к выводу на печать;

  • работать с электронной почтой, со сканером, ксероксом и факсимильным аппаратом.


Виды деятельности учащихся


Курс предоставляет ученикам возможность самоопределения и самореализации по отношению к стремительно развивающимся информационным технологиям и ресурсам. Основными формами обучения являются беседа, лекция, практика, консультация, деловая игра.

Предполагается применение технологии дифференцированного обучения. При освоении новых знаний необходимо учитывать различные механизмы психики - такие, как память, восприятие, внимание, способность прогнозирования, осмысление и др. Возможности компьютерных технологий позволяют индивидуализировать процесс обучения, когда каждый учащийся обучается, исходя из собственных возможностей, в выбранном им темпе.

В процессе теоретического обучения старшеклассники знакомятся с правилами эксплуатации компьютера, перспективами развития и расширения функциональных возможностей программного обеспечения, с трудовой деятельностью секретаря, с основами делопроизводства, некоторыми вопросами профессиональной этики, рациональной организацией работы секретаря, с документами и бездокументным обслуживанием.

Освоение знаний осуществляется в ходе выполнения учениками практических работ по темам. На этих занятиях учащиеся изучают ГОСТы по делопроизводству, правила составления и оформления основных служебных документов, требования, которые предъявляются к оформлению страниц документа. Все практикумы обучающиеся выполняют на компьютере. Результат их работы - электронный документ.

Для подтверждения своей успешности в будущей профессиональной сфере каждый обучающийся в процессе обучения выполнит следующие работы:

  • оформит бланк организации, создаст логотип;

  • оформит резюме для поиска работы;

  • оформит заявление и автобиографию;

  • оформит бланк штатного расписания;

  • оформит приказ;

  • оформит распоряжение;

  • оформит протокол и выписку из протокола;

  • составит и оформит служебное письмо;

  • оформит акт;

  • составит и оформит докладную и объяснительную записки;

  • составит и оформит справку.

Часы курса разбиты таким образом, что 18,5 часов теории и 16,5 часов практики.


Оснащение учебного процесса:


Техника:

  • компьютер - 8 (для обучающегося);

  • компьютер - 1 (для учителя);

  • принтер - 1 (сетевой);

  • сканер - 1;

  • копировальный аппарат – 1;

  • факсимильный аппарат – 1;

  • цифровая фотокамера – 1.


Программное обеспечение: Windows XP, MS Office 2003, ABBYY FineReader.


Средства обучения:

Плакаты:

  • рабочее место секретаря;

  • образцы оформления документов.


Стенды:

  • охрана труда и техника безопасности при работе с компьютером и оргтехникой;

  • состав персонального компьютера;

  • правила посадки за компьютер.


Презентации:

  • комплекс упражнений для глаз, рук, плечевого пояса, ног и туловища;

  • профессиональная этика;

  • деловые качества секретаря;

  • правила ведения деловой беседы;

  • правила ведения телефонных переговоров.


Литература


  1. Вялова Л.М. «Основы делопроизводства», Учебник, Москва, издательский центр «Академия» - 2002г

  2. Киселев С.В., Киселев И.Л. «Современные офисные технологии», Москва, издательский центр «Академия» - 2004г

  3. Симоненко В.Д. «Технология» Учебник для учащихся 10 класса общеобразовательной школы, Москва, издательство «Вентана-Граф», 2001г.

  4. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. «Делопроизводство образцы документов, инструкции. ГОСТы», Москва, «Кодекс» - 2001г

  5. Шпигель Джо, «Флирт-путь к успеху», С.-Петербург, издательство «Питер Пресс», 2000г серия «Сам себе психолог».


ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН



Тема

Кол-во часов

форма

Введение.

1

лекция

Основы экономики организации труда и производства

1

лекция

Организации рабочего места секретаря-машинистки.

1

лекция/

практика

Задачи делопроизводства. Понятие о документах.

1

лекция

Виды документов.

2

лекция

Документопоток.

2

лекция/

практика

Номенклатура дел.

1

лекция

Формирование дел

1

лекция

Бездокументное обслуживание

3

лекция/

практика

Средства автоматизации труда

3

лекция/

практика

Компьютерные коммуникации

3

лекция/

практика

Реквизиты и бланки деловых документов. ГОСТы

2

лекция

Правила составления и оформления документов

4

лекция

Составление и оформление документов в редакторе Word

9

практика

Итоговая работа

1

практика


Итого

35



Содержание программы


  1. Введение (1 час).

Обзорная лекция по всему курсу. Классификация компьютеров, применяемых в современном производстве и в непроизводственной сфере. Разнообразие технических конструкций и их назначение. Преимущества, недостатки, перспективы развития компьютерной техники. Программное обеспечение секретаря. Информационные технологии как средство повышения эффективности делопроизводства. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

Межпредметные связи. Электроцепь, ЭЛТ, техника и быту (физика).


2 Основы экономики организации труда и производства (1 час).

Нормирование труда секретаря-машинистки и заработная плата (сдельная оплата труда, повременная оплата труда). Основные направления научно-технического прогресса. Механизация делопроизводительного процесса. Должностные инструкции, права и обязанности секретаря. Состав делопроизводственной службы.

Межпредметные связи. Трудовое право, соблюдение трудовой дисциплины, добросовестный труд - необходимые условия высокопроизводительного труда.


3. Организация рабочего места секретаря-машинистки (1 час).

Санитарно-гигиенические требования, правила безопасности труда, внутреннего распорядка в кабинете. Правило посадки за компьютер. Комплекс упражнений для глаз, рук, плечевого пояса, ног и туловища. Ознакомление с оборудованием в кабинете и на рабочем месте.

Набор информации различной тематики с соблюдением правил письма. Заправка бумаги в принтер.

Межпредметные связи. Электрические приборы (трудовое обучение), электричество (напряжение, сопротивление и т.д.) - (физика), профилактика переутомления (ОБЖ), повторение правил письма (русский язык)


4. Задачи делопроизводства. Понятие о документах (1 час).

Ступени развития письма: пиктографическое, логографическое, слоговое, буквенно-звуковое. С появлением письменности – появился документ. С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово «documentum» означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».

Документ - основной носитель информации. Назначение и роль документов. Понятие о служебной переписке, официальный документ, реквизит документа. Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

  • создание условий для движения документов

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), информатика.


  1. Виды документов (2 часа).

Виды служебных документов. Требования к текстам служебных документов. Способы удостоверения документов (подписывание, заверение гербовой и простой печатями, утверждение служебных документов должным лицом и распорядительным документом). Служебные отметки на документах (резолюция, отметка о контроле, код предприятия, отметка об исполнителе и исполнении, отметка о поступлении, о переносе данных на машинописный носитель).

Организационные документы

Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. Правила внутреннего трудового распорядка.

Штатное расписание — документ, который закрепляет структуру и наименования структурных подразделений организации (учреждения), ее должностной и численный состав в соответствии с ее Уставом (Положением) и фонд заработной платы организации в целом, должностные оклады, надбавки в месячном фонде заработной платы.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкции - «правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан». Должностная инструкция — документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности отдельных работников.

Распорядительная документация

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону. Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных (например, «О назначении...», «Обутверждении...», «О введении...»).

Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства, наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ для решения главным образом оперативных вопросов.

Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, местных органов власти, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения».

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым исполнительными органами власти. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. п.

Информационно-справочные документы

Назначение информационно-справочных документов — фиксировать и передавать информацию различного характера о фактах действиях, сопровождающих процесс управления.

Акты - это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия, и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

Докладная записка документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации. Она составляется с целью довести до сведения руководства обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора докладной записки.

Объяснительная записка — это документ, который составляется с целью: 1) объяснения причин невыполнения какой-либо работы, нарушения установленных правил (техники безопасности, трудового распо­рядка и т.д.); 2) пояснения каких-либо фактов отдельных положений выполненной работы. Пояснительные записки обычно прилагают к следующим подготовленным документам: отчетам; актам; сметам; проектам и др.

Справка это документ, содержащий описание или подтверждение каких-либо событий или фактов. Справки составляют по распоряжению вышестоящей организации, должностного лица или внутри организации по запросу руководителя, по просьбе сотрудников.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму. Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии; имени; отчества; должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например, о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении оче­редного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т. д. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Трудовые соглашения - это документы, оформляемые между предприятием или организацией, в лице его руководителя, и физическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы. В тексте Трудового соглашения оговариваются права и обязанности сторон на время его заключения.

Договор — правовой документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Доверенность - это документ, выдаваемый организацией-доверителем физическому лицу - поверенному, на право выполнения от имени организации-доверителя указанных в доверенности действий. Доверенности оформляют на бланке организации-доверителя.

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), информационные технологии, право.


  1. Документопоток (2 часа).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока – документопотока (документооборот):

  • Документопоток входящих в организацию документов.

  • Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т. д.).

  • Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т. д.)

Виды поступающей и отправляемой корреспонденции, их реквизиты, срок и контроль исполнения документов и поручений. Оформление контрольной карточки.

Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал. Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа.

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), работа на компьютере (информационные технологии)


7. Номенклатура дел (1 час).

Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т. д.). Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел.

Межпредметные связи. Орфография (русский язык),.


8. Формирование дел (1 час).

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря).

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), электронные карточки.


  1. Бездокументное обслуживание (3 час)

Деловые качества секретаря-машинистки. Профессиональная этика. Правила ведения деловой беседы, прием посетителей, формирование вопросов, ответов.

Правила ведения телефонных переговоров (представление, введение в курс дела, заключение беседы, время разговоров).

Организация совещаний: подготовка помещений, подбор материалов, размножение необходимой документации. Обеспечение всем необходимым рабочих мест участников совещания. Рассылка документов для ознакомления.

Межпредметные связи. Русский язык, этика, правила хорошего тона, этикет.


10. Средства автоматизации труда (3 часа)

Использование новейших средств составления текстовых материалов (рукописные, машинописные, акустические, электронные). Средства обработки документов (поиск, хранение, транспортирование, передача). Правила работы с офисной оргтехникой: сканер, факсимильный и копировальный аппарат, многофункциональное устройство, уничтожитель документов. Назначение, принцип работы, установка программного обеспечения.

Межпредметные связи. Обществознание, физика, информатика.


  1. Компьютерные коммуникации (3 часа)

Назначение и возможности различных сервисов Интернет. Открытие файла в формате НТМL, с помощью браузера, сохранение адресата файлов в папке ИЗБРАННОЕ, работа с панелями браузера, сохранение Интернет-страницы в текстовом формате, перемещение по гиперссылкам внутри сайта и между сайтами, поиск нужной информации в Интернет, встроенные поисковые системы, поиск людей, интерактивные беседы.

Создание, прочтение, отправление электронных сообщений, работа с адресной книгой, обработка почты, почтовые вложения, спэм и вирусы в письме, почтовый этикет.

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), работа на компьютере (информационные технологии), этика.


12. Реквизиты и бланки документов. ГОСТы (2 часа)

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т. д.), которые называются реквизитами. Состав и назначение реквизитов служебных документов (ГОСТ 6.39 - 90).

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ 6.30-2003. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. Схема расположения реквизитов документов. Шаблоны документов.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов TimesNewRomarCyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 основной текст (рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), работа на компьютере (информационные технологии)


13. Правила составления и оформления документов (4 часа)

Сокращения, применяемые в деловой переписке, правила их применения и написания. Перечень общепринятых сокращений с полной расшифровкой. Оформление таблиц, схем, заголовков. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Состав и реквизиты заявления. Приказ по организационным вопросам. Обязательные реквизиты, их расположение. Реквизиты на распоряжении. Протокол и выписка из протокола, их реквизиты. Состав реквизитов служебных писем. Обязательные реквизиты акта. Докладная и объяснительная записки, их реквизиты. Состав реквизитов справки

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), работа на компьютере (информационные технологии)


  1. Составление и оформление документов (9 часов)

Письмо текста с сокращениями, применяемыми в деловой переписке. Составление и оформление на компьютере служебных документов: служебного письма, докладной или объяснительной записки, справки, акта, приказа, протокола, выписки из протокола.

Составление и оформление на компьютере документов личного характера: заявления, резюме, автобиографии, характеристики, расписки, доверенности.

Межпредметные связи. Орфография (русский язык), работа на компьютере (информационные технологии).


15. Итоговая работа (1 час).

Теоретическая часть проверяется тестированием по всему курсу.

Практическая часть содержит задание по оформлению документа в соответствии с ГОСТом.

Пример.

1). Оформите заявление на имя Генерального директора автозавода «Москвич» С. С. Смирнова, которое подает инженер сборочного цеха этого завода М.М. Михайлов с просьбой предоставить ему очередной отпуск на 24 календарных дня, с 12 апреля текущего года.

2). Составление и оформление делового письма.

Автор
Дата добавления 20.03.2016
Раздел Другое
Подраздел Другие методич. материалы
Просмотров225
Номер материала ДВ-540343
Получить свидетельство о публикации

Выберите специальность, которую Вы хотите получить:

Обучение проходит дистанционно на сайте проекта "Инфоурок".
По итогам обучения слушателям выдаются печатные дипломы установленного образца.

ПЕРЕЙТИ В КАТАЛОГ КУРСОВ

Похожие материалы

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.
Специальное предложение
Вверх