Формы документации в деятельности служб бронирования, приема и размещения гостей

«Формы документации в деятельности служб бронирования, приема и размещения гостей. Отчеты по бронированию»

Цели урока:

обучающая: ознакомление студентов с видами и формами документации в деятельности служб бронирования, отчетами по бронированию;

воспитательная: воспитание аккуратности, усидчивости, дисциплинированности у студентов;

развивающая: развитие познавательных интересов, навыков самоконтроля.

1.Орг. vомент (проверка присутствующих)

2. Актуализация знаний

1)      Что такое структура документа и как ее создать?

2)      Как сформировать различные разделы?

3)      Для чего они используются?

4)      Как выполнить разрыв страницы, раздела?

5)       Продемонстрируйте на примере назначение кнопок панели инструментов «Структурирование».

6)       Как создать автоматическую нумерацию заголовков в документе?

7)      Как создать оглавление документа?

8)      Как создать и удалить сноску в документе?

9)       Как пронумеровать страницы в документе?
3. Изложение нового материала

1.      Администратор службы приема и размещения для отчетности заполняет такие формы документов как:

·         Анкета;

·         Журнал регистрации;

·         Счет;

·         Кассовый отчет;

·         Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету;

·         Заявка на бронирование номера;

·         Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг.

В обязанности администратора входит прием и регистрация гостей, контроль за исполнением просьб постояльцев, информирование других служб отеля о прибывших и убывших. Поскольку отель небольшой, то также выполняет функции кассира, рассчитываясь с клиентами. Он также принимает телефонные звонки и регистрирует бронирование номера по телефону. Ставший популярным в последнее время способ заказа номеров гостиниц через Интернет добавляет работы администратору. Администратор службы приема и размещения также ответственен за отправку факсов о подтверждении бронирования.

С помощью шаблона в MS Word составим бланк заявки на бронирование (образец выдается)

Служба бронирования. Она выполняет следующие функции:

- прием заявок на гостиничные места и их обработка;

- подготовка необходимых документации: графиков заезда на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда.

Как правило, более половины всех клиентов гостиниц перед приездом предварительно бронируют номера. Процедура бронирования осуществляется по телефону, через коммерческих представителей гостиницы (турагентов и туроператоров), по почте, телексу, факсу, электронной почте, с помощью глобальных систем бронирования (GDS).

Одна из функций службы приема - ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка, в которой содержится информация, собранная со всех служб гостиницы, имевших с гостем контакт. При повторном его приезде эта информация дает возможность персоналу значительно повысить качество обслуживания, позволяет во многом превосходить предпочтения и пожелания гостя. Подобная работа очень важна для целей приобретения постоянных клиентов и является дополнительной рекламой гостиницы. На современных гостиничных предприятиях эту работу выполняют с помощью компьютерной техники, позволяющей создать обширный банк данных о клиентах.

Подтверждение письменных заявок, полученных по факсу, e-mail, с помощью он-лайн бронирования с сайта отеля или лично от представителя фирмы, осуществляется в течение рабочего времени службы бронирования, и не позднее 24 часов с момента получения заявки.

Заявка должна содержать следующие сведения:

- дата и время прибытия

- дата и время отъезда

- категория номера (или стоимость номера в сутки)

- количество номеров (мест)

- ФИО гостей

- наименование организации, адрес, телефон, факс, e-mail – для юридических лиц

- банковские реквизиты - в случае безналичного расчета

- ФИО контактного лица, его телефон, e-mail

- дополнительные пожелания

Иностранный гражданин для размещения в гостинице должен иметь национальный загранпаспорт и визу.

В России с 1 ноября 2002 года иностранным гражданам при пересечении границы предлагают заполнить миграционную карту, в которой делаются все отметки о передвижении этих граждан по территории России. Без миграционной карты регистрация в гостинице невозможна.

Загранпаспорта иностранных туристов на территории России подлежат регистрации в трёхдневный срок по месту их первоначального пребывания.

Отметку о регистрации пребывания в России делают на оборотной стороне листа национального паспорта туриста, на котором вклеена виза, в первом пункте пребывания и на весь срок.

Паспорт и виза, взятые для регистрации, должны быть возвращены гостю в течение 24 часов. Взамен выдаётся расписка.

При расселении иностранных туристов следует учитывать их национальные особенности и традиции.

Гостиница присваивает счету гостя уникальный шифр. В компьютеризованном отеле этот шифр счета присваивают во время заселения. Шифр присваивается раньше в случае оплаты авансом. Шифр передается в автоматизированную картотеку только когда известны номер комнаты и имя гостя. Обычно процедура регистрации осуществляется быстро. Гость указывает в регистрационной карте свой адрес, имя, подписывает ее, а портье указывает даты прибытия и отъезда, номер, цену и свой персональный код. Однако, даже учитывая, что руководители стремятся ускорить этот процесс, в регистрационных картах указывается много дополнительной информации. Во время регистрации одновременно происходит множество событий: проверяется наличие брони; гость приветствуется; определяются или переоцениваются потребности гостя; проводится небольшая беседа; портье предлагает гостю дополнительные услуги; проверяется личность гостя, уточняется правильная запись имени и адреса; согласуется ожидаемая дата отъезда; заполняется регистрационная карта; проверяется кредитная карточка.

Практическая работа.

Создать шаблоны для документов службы бронирования: Образец регистрационного бланка, Бланк свидетельства о регистрации по месту пребывания, Образец бланка отмены бронирования.

Домашнее задание: Михеева Е. В. «Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности» 2015. Стр. 123

Приложение. Формы документации

Бланк
«Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания»

Бланк «Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания» (Оборотная сторона)

Книга (журнал) учета российских граждан в гостиницах РФ

Книга (журнал) учета иностранных граждан в гостиницах РФ

Краткое описание документа:

Урок создан для специальности среднего профессионального образования 43.02.11 "Гостиничный сервис" по дисциплине "Информационные технологии в профессиональной деятельности".

Предусматривает формирование компетенций по созданию документации в службах бронирования, приема, размещения в гостиницах и отелях РФ