Конспект по дисциплине "Обеспечение сохранности документов" на тему: "ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

1. ЦЕЛИ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И

СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Важнейшим видом работ, обеспечивающих сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, является

проведение проверки их наличия и состояния.

∗ Под проверкой наличия и состояния дел понимают установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции^.

∗ установление фактического наличия в архивохранилище архивных документов; ∗ выявление отсутствующих архивных документов;

∗ выявление и устранение недостатков в системе учета архивных документов; ∗ выявление и учет архивных документов, требующих реставрации, консервации или другой профилактической либо технической обработки.

∗ Проверка наличия и состояния дел дает возможность выявить недостатки

фондирования архивных документов, их

систематизации, соблюдения правил выдачи архивных документов из архивохранилища.

Это достигается в результате  проведения следующих мероприятий:

∗ установления фактического наличия документов, числящихся по описям данного фонда;

∗ выявления документов, относящихся к фонду, но не внесенных в описи;

∗ установления общего количества документов фонда, как внесенных, так и не внесенных в описи;

∗ выверки правильности шифровки единиц хранения, правильности нумерации описательных статей описи и составлении итоговой записи;

∗ выявления документов, не относящихся к составу данного фонда, но числящихся по его учетным документам, и т.п.

2. ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕДЕНИЯ

ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Проверки наличия и состояния архивных документов могут проводиться как в строгом соответствии с планом проверок (плановые), так и единовременно (внеочередные).

Плановые проверки обусловлены следующими факторами:

∗ перемещением архивных документов; ∗ выдачей их в читальный зал, во временное пользование сотрудникам и сторонним организациям;

∗ направлением их на научно-техническую или специальную обработку;

∗ выдачей их для проведения копирования с целью создания с страхового фонда и фонда пользования и др.

∗Проверки необходимо проводить в строго установленные сроки, чтобы четко представлять,

сколько архивный документов находится на хранении и где отсутствующие документы.

∗ Правилами следующие сроки проведения плановых проверок наличия ИСОСТОЯНИЯ архивных документов:

∗ для уникальных документов — ежегодно; ∗ особо ценных документов на бумажной основе — 1 раз в 10 лет;

∗ аудиовизуальных и электронных документов

— 1 раз в 5 лет;

∗ кинодокументов на нитрооснове — 1 раз в 2 года.

∗ Периодичность проверки наличия и состояния остальных архивных документов в государственном архиве определяется на основании решения экспертно-методической комиссии архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее 1 раза в 25 лет.

∗ И муниципальном архиве плановая проверка наличия и состояния архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

∗ Внеочередные проверки наличия и состояния архивных документов проводятся после имевших место стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.

∗ Кроме общих проверок состояния и наличия архивных документов (плановых или

внеочередных) систематически должны проводиться проверки архивных

документов, выдававшихся из

архивохранилищ в течение года. Сроки таких проверок устанавливаются руководством архива.

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает в себя:

∗ установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы;

∗ уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел,документов (книге учета и описания); ∗ проверку правильности составления их итоговых записей.

∗ При проверке наличия и состояния единиц хранения, архивные  документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (без подшивки). Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

∗ Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива,

проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-

заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ

∗ Архивные документы, выданные во временное пользовании, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо следовать установленным требованиям:

∗ сохранять порядок расположения архивных документов на стелажах и в первичных средствах хранения;

∗ подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения;

∗ изымать из проверяемого архивного фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

∗ изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

∗ изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивном фонда (комплекса архивных документов) для последующий научно-технической обработки.^.

∗ Проверку наличия и состояния архивных документов в государственном и

муниципальном архивах или архиве

организации проводят, как правило, два сотрудника: один сверяет учетные

документы, другой — собственно архивные документы на стеллажах в архивохранилище.

∗ Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе

проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки НАЛИЧИЯ и состояния архивных документов.

∗ В итоге проверки наличия и состояния дел могут быть составлены и другие акты,

фиксирующие ошибки в учете, повреждения и ДАЖЕ обнаружение ранее не найденных архивных документов.

∗ Ведется также картотека необнаруженных архивных документов и картотека (книга) учета их физического состояния.

∗ Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется

непосредственно в ходе проверки, как

правило, на каждую опись отдельно. При

проверке небольших по объему архивных

фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов.

∗ Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах Архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

∗ На основании листа проверки составляется акт проверки наличии и состояния архивных документов.

Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются:

∗АКТ о технических ошибках в учетных документах;

∗АКТ об обнаружении архивных документов;

∗АКТ о неисправимых повреждениях архивных документов и другие акты.

∗ По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются:

∗ штамп «Проверено»; ∗ дата;

∗ должность и подпись лица, производившего проверку.

∗ На все единицы хранения, отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния

архивных документов, составляются

карточки учета необнаруженных архивных документов.

∗ Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется

централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в

соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженный архивных документов.

∗ Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

∗ Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

∗ После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.^.

∗ По итогам проведения проверки архивных документов, выдаваемых из архивохранилищ в течение года, оформляются результаты следующим образом:

∗ при подтверждении наличия дел — в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

∗ отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования — в установленном порядке.

∗ При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.

∗ По итогам плановых или внеочередных проверок могут быть выявлены случаи пропажи архивных документов.

∗ В этом случае необходимо прямо с момента выявления отсутствия архивных документов начинать их розыск. При этом розыск допускается проводить в течение года как в самом архиве, так и в сторонних организациях.

∗ Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место. В листе проверки и картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом).

∗ Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

∗ На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска. Акт и справка представляются в вышестоящий орган для принятия окончательного решения о снятии с учета необнаруженных архивных документов.

∗ Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения соответствующего органа власти в сфере архивного дела.

∗ В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.

Спасибо за  внимание!

Краткое описание документа:

Конспект лекций по дисциплине "Обеспечение сохранности документов" на тему: "ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Квалификация специалист по документационному обеспечению управления, архивист

Организация-разработчик: Государственное профессиональное образовательное учреждение «Усинский политехнический техникум»

Разработчик:

О.Н. Швец, преподаватель ГПОУ «УПТ»