- 29.11.2015
- 1970
- 1
Департамент образования, науки и молодежной политики
Воронежской области
ГБПОУ ВО "Борисоглебский техникум промышленных и информационных технологий"
Документационное обеспечение управления
_________________________________________
(наименование учебной дисциплины)
Методические указания для студентов-заочников
по специальности: 030912 «Право и организация социального обеспечения»
2015 г.
Методические указания по дисциплине Документационное обеспечение управления разработаны на основе рабочей программы дисциплины «Документационное обеспечение управления» по специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения»
Разработчик:
Глотова Светлана Николаевна, преподаватель ГБПОУ ВО "Борисоглебский техникум промышленных и информационных технологий"
Рассмотрена цикловой комиссией
Правовых и гуманитарных дисциплин
Протокол от «___» _____________ 201_г. № ____
Председатель ц/к _______________ О.А. Сергеева
(Ф.И.О.)
Методист Зам.директора по УР
______________О.А. Сергеева _____________С.С. Прохорова
1. Введение
Делопроизводство, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работ с официальными документами.
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ - бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия или организации получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.
Современный бизнес – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов, это правильно организованное делопроизводство. Заключаются и расторгаются контракты, осуществляются проекты, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы, делопроизводство.
На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов! Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!»
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что негативно отразится на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, являются нарушением требований ТК Российской Федерации.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
«Документационное обеспечение управления» – это одна из основных дисциплин при подготовке юристов, бухгалтеров, менеджеров. Поэтому знание делопроизводства всегда помогает найти стоящую работу при любой общественно-политической ситуации.
Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» – это курс, сочетающий в себе знания в сфере государственного делопроизводства, научной организации труда, методики овладения профессиональными навыками и умениями. Специалисты в этой области деятельности нужны во всех, без исключения, организациях, и их профессиональное мастерство в некотором роде определяет служебную культуру этих коллективов.
Курс «Документационное обеспечение управления» знакомит будущих специалистов с организацией документооборота в учреждениях, составлением и оформлением наиболее типовых документов в соответствии с положениями Единой системы документационного обеспечения управленческой деятельности в сфере работы государственных и коммерческих организаций.
Требования к уровню освоения дисциплины
В результате изучения дисциплины «Документационное обеспечения управления» студент должен:
иметь представление:
- о структуре и содержании нормативно-правовой базы в области документационного обеспечения управления и архивного дела в РФ;
- возможностях использования автоматизированных информационных технологий при создании управленческих документов, и особенностях организации документооборота и хранения документов в электронном виде.
знать:
- положения основных законодательных и нормативных актов в области делопроизводства и архивного хранения документов;
- основные термины в области документационного обеспечения управления;
- требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов;
- технологию организации работы с документами и принципы архивного хранения документов на предприятии;
- способы создания документов с использованием прикладных офисных программ.
уметь:
- составлять и оформлять наиболее важные организационно-распорядительные документы;
- пользоваться современными компьютерными технологиями в оформлении и составлении управленческих документов.
Формируемые компетенции:
- составление бланков и шаблонов организационно-распорядительных документов предприятия;
- планирование и организация работы службы делопроизводства на предприятии;
- умение работать с документами с использованием компьютерной техники.
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» взаимосвязана с другими дисциплинами, предусмотренными учебным планом: «Русский язык и культура речи», «Гражданское право», «Трудовое право», «Информатика», «Информационные технологии» и др.
2. Примерная программа учебной дисциплины:
2.1. Объем учебной дисциплины и виды учебной работы
(для дневной формы обучения)
|
Вид учебной работы |
Объем часов |
|
Максимальная учебная нагрузка (всего) |
69 |
|
Обязательная аудиторная учебная нагрузка (всего) |
46 |
|
в том числе |
|
|
- теоретические занятия |
10 |
|
- практические занятия |
36 |
|
Самостоятельная работа студента (всего) |
23 |
|
в том числе |
|
|
- Проработка конспектов занятий и учебной литературы |
4 |
|
- Подготовка к практическим работам с использованием методических рекомендаций преподавателя, оформление практических работ и подготовка к их защите. |
19 |
|
Итоговая аттестация в форме зачета |
|
2.2. Объем учебной дисциплины и виды учебной работы
(для заочной формы обучения)
|
№ № занят |
Наименование разделов и тем |
Количество часов |
|
1. |
Понятие предмета, его содержание и задачи. История возникновения и развития делопроизводства. |
2 |
|
2. |
Содержание и форма правового регулирования делопроизводства и техники кодификации в сфере управления. Унификация и стандартизация документов. Формуляр-образец, реквизиты и бланки. |
2 |
|
3. |
Организация работы с документами. Задания для контрольной работы. |
2 |
|
4. |
Практическая работа №1 «Требования к оформлению реквизитов». Практическая работа №2 «Оформление организационно-распорядительных документов». |
2 |
|
5. |
Практическая работа №3 «Оформление справочно-информационных документов». Практическая работа №4 «Оформление документов по личному составу» |
2 |
|
6. |
Защита контрольных работ. |
2 |
|
|
Итого: 12 часов |
|
3. Содержание курса
Раздел 1. Документирование
Тема 1.1. Понятие предмета, его содержание и задачи. История возникновения и развития делопроизводства.
Содержание учебного материала (дидактические единицы):
Введение. Основные понятия и разделы делопроизводства. Роль информации и документов в управленческой деятельности. История возникновения и основные этапы развития делопроизводства в России: Приказное делопроизводство; Коллежское делопроизводство; Исполнительное делопроизводство; Становление и развитие работы с документами в современный период.
Вопросы для самоконтроля:
Тема 1.2. Содержание и форма правового регулирования делопроизводства и техники кодификации в сфере управления. Унификация и стандартизация документов.
Содержание учебного материала (дидактические единицы):
Служба документационного обеспечения управления; Требования к организации документооборота; Виды нормативных актов, регулирующих документационное обеспечение управления. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД); Стандартизация документов; Унифицированная система документации (УСД). Понятие о документах; Способ документирования; Носители информации. Функции документа. Формуляр-образец ОРД; Общие сведения о реквизитах; Бланки документов. Составление и оформление организационно-распорядительных документов.
Вопросы для самоконтроля:
Раздел 2. Организация работы с документами
Тема 2.1. Организация работы с документами.
Содержание учебного материала (дидактические единицы):
Работа с исходящими, входящими и внутренними документами; Регистрация документов; Контроль исполнения документов. Обращения и жалобы граждан. Организация оперативного хранения документов; Экспертиза ценности документов; Архивное хранение. Обращения и жалобы граждан. Знакомство с программами для составления и редактирования документов; Шаблоны документов; Расположение документов на жестком диске ПК. Составление документов на ПК
Вопросы для самоконтроля:
Перечень практических занятий
|
Тема № |
№ практ.занят. |
Наименование лабораторного занятия |
К-во часов |
|
1.2. 1.2.
1.2.
1.2. |
№1 №2
№3
№4 |
«Требования к оформлению реквизитов». «Оформление организационно-распорядительных документов». «Оформление справочно-информационных документов». «Оформление документов по личному составу». |
1
1 1
1 |
4. Контрольные работы и порядок их выполнения
Написание контрольной – это важнейший элемент учебной работы студента. Ее написание должно способствовать выработке у него навыков общения с учебной и научной литературой, творчески усваивать прочитанный материал, грамотно, логично излагать свои мысли.
В соответствии с учебным планом студенты, обучающиеся по заочной форме специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения», выполняют контрольную работу по дисциплине «Документационное обеспечение управления».
Контрольная работа состоит из 2-х теоретических вопросов и практического задания. Ответ на теоретические вопросы дается в виде развернутого изложения материала по изученным литературным источникам. При цитировании материала из первоисточника обязательна ссылка на автора. Возможно использование информации, найденной в сети Интернет с помощью различных поисковых систем, а также в справочно-правовых системах «Консультант Плюс», «Гарант» и др. Практическое задание предполагает создание конкретного документа, указанного в выбранном варианте контрольной работы.
Оформление контрольной работы:
Контрольные работы студенты заочного отделения должны выполнять по учебному графику и представлять в техникум в указанные сроки.
Выполнение контрольной работы является итогом самостоятельной работы студента над соответствующими разделами предмета.
Контрольная работа не должна сводиться к копированию текста учебника или монографии. Необходимо на основе изученного материала подготовить обобщающий ответ, содержащий наиболее важные положения по существу темы задания. Студент должен стремиться проявить самостоятельность в подаче материала, использовать дополнительные источники, последнюю информацию, проводить связь теории с жизнью, находить примеры в своей практической деятельности.
При выполнении контрольных работ студент должен руководствоваться следующими требованиями:
1. Работа должна выполняться самостоятельно.
2. Ответы на заданные вопросы должны быть сформулированы ясно и достаточно полно.
3. Термины и обозначения, сокращения слов употреблять только принятые в рекомендованной литературе.
4. Ответы, требующие рассуждений, должны сопровождаться объяснениями, показывающими ход рассуждений студента, с обязательной ссылкой на нормативные материалы.
5. Работу писать разборчиво, обязательно чернилами; схемы, чертежи, документы должны выполняться аккуратно, с соблюдением всех правил оформления и понятных обозначений.
6. Текст контрольной работы в зависимости от возможностей автора может быть рукописным, машинописным или выполненным на компьютере. Контрольная работа может быть оформлена от руки в тетради или в печатном виде - на бумаге формата А 4, 12 или 14 шрифтом Times New Roman, междустрочный интервал - полуторный, границы полей: верхнее и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм, левое - 30 мм. Объём работы – одна тетрадь в 12-18 листов или 10 страниц печатного текста.
7. Работа должна быть правильно оформлена:
Контрольная работа, соответствующая всем предъявляемым требованиям, может быть оценена положительно и зачтена. Если работа не зачтена, она с учетом сделанных замечаний в рецензии должна быть переработана и вместе с первым отзывом представлена на повторное рецензирование.
Выполнение контрольной работы является обязательным условием для допуска студента к учебному зачету.
Задания для контрольных работ
Вариант 1
1. Делопроизводство и его становление в России.
2. Устав организации.
3. Составьте служебное инициативное письмо-напоминание по следующим данным: автор письма – АО «АТЛЕТ»,
адрес: пер. Стремянной, 36; Москва; 113054;
ОКПО 03944527, ОГРН 1038800839857
ИНН/КПП 5708022410/817002002;
подписывает письмо - директор Качков И.В.; адресат: директор ТОО «ЛИДЕР» Соколов А.Н.;
адрес: ул. Остоженка, д.9; Москва; 142274; ОКПО 04956728; ОГРН 1056600849824;
ИНН/КПП 2508022310/624002004.
Письмо является напоминанием о том, что обязательства по контракту №45 от 14.04.2013 о поставке мебели не выполняются, срок отгрузки истек 2 недели назад, и задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.
Вариант 2
1. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.
2. Штатное расписание.
3. Составьте акт проверки работы библиотеки техникума.
Вариант 3
1. Общие нормы и правила оформления документов.
2. Должностная инструкция.
3. Составьте автобиографию.
Вариант 4
1. Организационные документы и их виды.
2. Приказ по основной деятельности.
3. В качестве начальника ОК составьте характеристику на сотрудника отдела кадров.
Вариант 5
1. Распорядительные документы и их виды.
2. Разновидности служебных писем.
3. Составьте приказ об изменении графика работы технического отдела ЗАО «Заря» в субботние дни в связи с производственной необходимостью.
Вариант 6
1. Информационно-справочные документы и их основные виды.
2. Приказ по личному составу.
3. Составьте резюме для поступления на работу.
Вариант 7
1. Организационная структура службы делопроизводства.
2. Оформление резюме.
3. Составьте докладную записку на имя руководителя АО «Бриз» от старшего тренера с просьбой командировать тренера Васькова Ивана Павловича на курсы «Психология общения» с 01.03.2013 по 01.04.2013 в связи с производственной необходимостью. Остальные реквизиты вымышленные.
Вариант 8
1. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
2. Оформление акта.
3. Отредактируйте предложенный документ:
Слимову А.С.
директору колледжа №1237
от Клушина В.А.
преподавателя
объяснительная записка
о срыве занятия в группе №7
В связи с неявкой на занятия по истории 20 учащихся 14.09.12 г., его пришлось отменить.
Клушин В.А. 15.09.12г
Вариант 9
1. Прохождение исходящих документов.
2. Оформление протокола.
3. Составьте объяснительную записку на имя директора АО «Атлет» от тренера Волкова О.И. о срыве занятий в вечерней мужской группе в связи с его посещением платной стоматологической поликлиники с острой зубной болью. Остальные реквизиты вымышленные.
Вариант 10
1. Прохождение внутренних документов.
2. Оформление докладной и объяснительной записок.
3. Составьте на свое имя приказ (распоряжение) о поощрении вас за хорошую работу.
5. Контроль знаний
В соответствии с учебным планом дисциплина заканчивается зачетом.
Вопросы к зачету
1. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) как функция управления, современные требования к его организации. Основные термины делопроизводства.
2. Документ, основные понятия, функции и способы документирования.
3. Информация и документ. Классификация документа.
4. Электронный документ и документооборот.
5. Унификация и стандартизация как основное направление совершенствования документов.
6. Системы документации. Унифицированные системы документации.
7. Общие требования к тексту документа. Порядок изложения текста документа. Язык служебных документов.
8. Нормативно-правовая база делопроизводства.
9. Характеристика, состав и содержание ГОСТ Р 6.30-2003.
10. Состав реквизитов ОРД, правила их оформления.
11. Виды бланков документов, их характеристика. Правила оформления, изготовления, учёта, использования и хранения бланков организации.
12. Юридическая сила документов.
13. Характеристика и состав организационно-правовых документов: требования к составлению и оформлению.
14. Характеристика и состав распорядительных документов: требования к составлению и оформлению.
15. Характеристика и состав информационно-справочных документов: требования к составлению и оформлению.
16. Правила оформления и выдачи копий документов.
17. Документирование работы с персоналом. Комплекс кадровой документации.
18. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Общие правила оформления приказов по личному составу.
19. Трудовой договор: содержание и порядок заключения.
20. Особенности документирования этапов трудовой деятельности работника: прием, перевод, отпуск, командировка, увольнение, поощрение, дисциплинарное взыскание.
21. Трудовая книжка: правила ведения и оформления.
22. Оформление и ведение личной карточки и личных дел.
23. Процесс защиты профессиональных данных в кадровой службе.
24. Задачи и функции кадровой службы. Организационная структура кадровой службы.
25. Принципы и формы организации делопроизводства на предприятии.
26. Служба документационного обеспечения управления: функции, структура, должностной состав.
27. Понятие, принципы и характеристики документооборота
28. Основные этапы документооборота.
29. Первоначальная обработка документов в организации.
30.Технология рассмотрения документов в организации.
Тест для оценки степени усвоения дисциплины
1. Отметьте правильный ответ
Система делопроизводства возникла в связи с:
А. овладением письменностью большей частью общества
Б. появлением письменности
В. развитием письменности
Г. установлением государственности
2. Отметьте правильный ответ
Укажите, в каком году Петр I издал "Генеральный регламент" - свод правил по делопроизводству
А. 1720
Б. 1755
В. 1820
Г. 1710
3. Отметьте правильный ответ
Отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения:
А. унификация
Б. специализация
В. делопроизводство
Г. стандартизация
4. Отметьте правильный ответ
Деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия называется
А. классификацией документов
Б. унификацией документов
В. трафаретизацией документов
Г. стандартизацией документов
5. Отметьте правильные ответы
По форме документы бывают:
А. индивидуальные
Б. трафаретные
В. типовые
Г. служебные
6. Отметьте правильные ответы
По юридической силе документы бывают:
А. простые
Б. сложные
В. подлинные
Г. подложные
7. Отметьте правильные ответы
Укажите, как называется служба, осуществляющая документационное обеспечение управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций:
А. управление делами
Б. канцелярия
В. бухгалтерия
Г. общий отдел
8. Отметьте правильные ответы
Укажите, какие существуют функции службы ДОУ:
А. оказание юридических услуг
Б. документирование управленческой деятельности
В. организация и выполнение работ по обработке документов
Г. организационные виды работ
9. Отметьте правильные ответы
Укажите существующие потоки документации по отношению к аппарату управления:
А. входящие документы
Б. присылаемые документы
В. исходящие документы
Г. внутренние документы
10. Минимальный размер левого поля документа -
А. 7 мм
Б. 15 мм
В. 20 мм
Г. 10 мм
11. Укажите, какое количество реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003:
А. 28
Б. 29
В. 30
Г. 31
12. Отметьте правильный ответ
Унифицированная система организационно - распорядительной документации - это
А. совокупность документов, отражающих отчетную деятельность
Б. совокупность документов, отражающих бухгалтерскую деятельность
В. единая система внешнеторговой документации
Г. система документации, устанавливающая требования к составлению и оформлению документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления
13. Укажите способы оформления реквизитов:
А. угловой способ
Б. центрованный способ
В. флаговый способ
Г. продольный способ
14. Укажите виды бланков, устанавливаемых для организации, структурного подразделения, должностного лица:
А. общий бланк
Б. бланк письма
В. бланк конкретного вида документа
Г. угловой бланк
15. Выберите правильный вариант написания реквизита
А. Генеральный директор л/п Медведев М.А.
Главный бухгалтер л/п Федорова Н.И.
Б. Генеральный директор л/п М.А. Медведев
Главный бухгалтер л/п Н.И. Федорова
В. Главный бухгалтер л/п Н.И. Федорова
Генеральный директор л/п М.А. Медведев
Г. Главный бухгалтер л/п Федорова Н.И.
Генеральный директор л/п Медведев М.А.
16. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент:
Руководителям предприятий
Южного административного округа
А. резолюция
Б. адресат
В. виза
Г. отметка об исполнителе
17. Выберите правильный вариант написания реквизита
А. 5.03.2013г.
Б. 5 марта 2013 года
В. 05.03.2013
Г. 05.03.13г.
18. Укажите, какие форматы бумаги находят применение для оформления деловых документов:
А. А0 - 842х1189 мм
Б. А3 - 297х420 мм
В. А4 - 210х297 мм
Г. А5 - 148х210 мм
19. Отметьте правильный ответ
Обязательный элемент оформления официального документа - это
А. формуляр
Б. бланк
В. ссылка
Г. реквизит
20. Укажите, какие форматы бумаги находят применение для оформления бланков документов:
А. А0 - 842х1189 мм
Б. А3 - 297х420 мм
В. А4 - 210х297 мм
Г. А5 - 148х210 мм
6. Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
Федеральные законы
1. «Об информации, информатизации и защите информации» №24-ФЗ от 20.02.1995.
2. «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002.
Нормативные документы
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
2. ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта России 03.03.2003 №65-ст. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003: «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ВНИИДАД, 2004.
4. ГОСТ Р 51141– 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68.
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения Росархив ВНИИДАД. – М., 2000. – 107 с.
7. Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 г. №19.
8. Унификация текстов управленческих документов /Методические рекомендации ВНИИДАД. – М., 1998.
9. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических – хозяйственных структур). Методические рекомендации ВНИИДАД. – М., 1997.
10. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. – М. 2002.
Основная литература
1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007.
Дополнительная литература
1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2010.
2. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2009.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М., 2010.
Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
6 664 101 материал в базе
Настоящий материал опубликован пользователем Глотова Светлана Николаевна. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Ваша скидка на курсы
40%
Курс профессиональной переподготовки
600 ч.
Курс повышения квалификации
72/180 ч.
Курс профессиональной переподготовки
300/600 ч.
Мини-курс
2 ч.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.