Отчетно-статистическая документация: разъяснения по заполнению унифицированных форм

Отчетно-статистическая документация: разъяснения по заполнению унифицированных форм

            Оформление и ведение кадровой документации осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 года № 19-27, а также в соответствии с Инструкцией по делопроизводству отдела образования администрации Петровского района города Донецка, утвержденной приказом отдела образования администрации Петровского района города Донецка от 29.02.2016 года № 222.

            Обязательная кадровая документация включает в себя:

-   приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения;

-   приказы по кадровым вопросам временного срока;

-   книга регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения;

-   книга регистрации кадровым вопросам временного срока хранения;

-   личные дела работников;

-   журнал учета личных дел работников;

-   трудовые книжки работников;

-   книга учета трудовых книжек работников;

-   журнал учета личного состава.

            Отчетно-статистическая документация включает в себя:

-   отчет о численности работников;

-   отчет о численности работников форма № 2 (для Центра занятости);

-   отчет об уволенных работниках;

-   отчет о принятых работниках форма № 1 (для Центра занятости);

-   отчет о вакансиях форма № 3 (для Центра занятости);

-   отчет о вакансиях;

-   информация о паспортизации работников;

-   отчет о численности работников, их качественном составе и профессиональном обучении за год (форма № 6 - труд годовая);

-   информация о занятости и трудоустройстве граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству за год (для Центра занятости);

-   информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов за год (для Центра занятости).

Все отчеты должны быть оформлены в соответствии с требованиями на фирменном бланке учреждения, с исходящим номером и датой, заверенные подписью руководителя и печатью учреждения. Печать должна касаться наименования должности руководителя и подписи руководителя.

Отчет о численности работников

Отчет о численности работников предоставляется в электронном и печатном виде в одном экземпляре до 20 числа каждого месяца по состоянию на 25 число каждого месяца (Приложение 1).

Столбец 1 равен сумме столбцов 2 и 8.

Столбец 2 равен сумме столбцов 3,4,5,6,7.

Столбец 8 равен сумме столбцов 9,10,11,12,13.

Внешние совместители - это работники, которые имеют постоянное официальное  место работы в другом учреждении, трудовая книжка, которых находится в другом учреждении.

В отчете указываются пенсионеры по возрасту, пенсионеры по инвалидности, выслуге лет не указываются в столбцах 3,9.

Отчет о численности работников форма № 2 (для Центра занятости)

Отчет о численности работников форма № 2 (для Центра занятости)  предоставляется в печатном виде в двух экземплярах (один экземпляр будет возвращен в учреждение после проверки) до 05 числа каждого месяца по состоянию на 01 число каждого месяца (Приложение 2).

Отчет оформляется на одном листе формата А-4, печатается с двух сторон одного листа.

На первой странице отчета указываются: наименование субъекта отчетности; идентификационный код/номер; юридический адрес; местонахождение; (почтовый индекс, населенный пункт, улица, № дома (корпус), № квартиры (офиса); проезд (вид транспорта, название остановки); форма собственности; вид экономической деятельности (основной).

На второй странице отчета указываются: утвержденная штатная численность работников на начало года (в единицах, ставках); численность работников, которые планируются к высвобождению на начало года (в количестве человек); штатная численность на конец отчетного периода (на 01 число каждого месяца); списочная численность штатных работников, на конец предыдущего отчетного периода (на 01 число предыдущего месяца);   численность работников, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству и имеющих инвалидность на конец предыдущего отчетного периода (на 01 число предыдущего месяца); численность лиц с инвалидностью на конец предыдущего отчетного периода (на 01 число предыдущего месяца); списочная численность штатных работников на конец отчетного периода (на 01 число каждого месяца); численность работников, имеющих дополнительные гарантии в содействии и имеющих инвалидность на конец отчетного периода (на 01 число каждого месяца); численность лиц с инвалидностью на конец отчетного периода (на 01 число каждого месяца); численность работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю по инициативе работодателя на конец отчетного периода (на 01 число каждого месяца в данной графе не указываются работники, которые приняты на неполную ставку, переведены на работу с неполным рабочим днем (неделей) по личному заявлению); численность работников, находящихся в простое на конец отчетного периода (на 01 число каждого месяца);  численность работников, которые находятся в отпусках без сохранения заработной платы на конец отчетного периода (на 01 число каждого месяца); указывается численность работников, уволенных за отчетный период (на 01 число каждого месяца); численность работников, уволенных за отчетный период, по сокращению численности или штата работников; численность работников, уволенных за отчетный период, по собственному желанию; численность работников, уволенных за отчетный период, по другим причинам.

Значение графы 5 не должно быть больше значения графы 4.

Значение графы 6 должно быть не больше значения графы 5.

Значение графы 8 не должно быть больше значения графы 7.

Значение графы 9 не должно быть больше значения графы 8.

Сумма значений граф 10,11,12 не должна быть больше значения графы 7.

Значение графы 13 не должно быть больше значения графы 7.

Сумма значений граф 14,15,16 должна равняться значению графы 13.

Отчет об уволенных работниках

Отчет об уволенных работниках предоставляется в электронном и печатном виде в одном экземпляре не позднее, чем через день с момента увольнения работника (Приложение 3).

В отчете указывается ФИО работника, дата рождения, серия, номер паспорта, кем и когда выдан паспорт, должность, наименование учреждения, дата увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

Отчет о принятых работниках форма № 1 (для Центра занятости)

Отчет о принятых работниках форма № 1 (для Центра занятости) предоставляется в печатном виде в двух экземплярах (один экземпляр будет возвращен в учреждение после проверки) не позднее пяти дней с момента трудоустройства работника (Приложение 4).

Отчет оформляется на одном листе формата А-4, печатается с двух сторон одного листа.

На первой странице отчета указываются: наименование субъекта отчетности; идентификационный код/номер; юридический адрес; местонахождение; (почтовый индекс, населенный пункт, улица, № дома (корпус), № квартиры (офиса); проезд (вид транспорта, название остановки); форма собственности; вид экономической деятельности (основной).

На второй странице отчета указываются: номер по порядку; фамилия, имя, отчество (полностью) лица, принятого на работу; идентификационный номер лица, принятого на работу; наименование профессии (должности), на которую принят работник; номер и дата приказа о приеме на работу; дата начала работы (первый рабочий день); отношение лица, принятого на работу, к категориям граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии к трудоустройству и к инвалидам; наличие у лица, принятого на работу, группы инвалидности (в соответствии со справкой к акту осмотра медико-социальной экспертной комиссии).

Если лицо относится к категориям граждан, имеющим дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, или к инвалидам, то в графе 7 делается запись «Да». Если лицо не относится к категориям граждан, имеющим дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, или к инвалидам, то в графе 7 делается запись «Нет».

Если лицо, принятое на работу, имеет группу инвалидности, то в графе 7, 8 делается запись «Да».

Отчет о вакансиях форма № 3 (для Центра занятости)

Отчет о вакансиях форма № 3 (для Центра занятости) предоставляется в печатном виде в двух экземплярах (один экземпляр будет возвращен в учреждение после проверки) не позднее трех рабочих дней с момента возникновения вакансии (Приложение 5).

Отчет оформляется на одном листе формата А-4, печатается с двух сторон одного листа.

На первой странице отчета указываются: наименование субъекта отчетности; идентификационный код/номер; юридический адрес; местонахождение; (почтовый индекс, населенный пункт, улица, № дома (корпус), № квартиры (офиса); проезд (вид транспорта, название остановки); форма собственности; вид экономической деятельности (основной); социальные гарантии работникам: медицинское страхование, общежитие, питание, транспортное обслуживание, санитарно-курортное обеспечение, обеспечение детскими дошкольными учреждениями, условия для приема пищи во время перерыва (нужное необходимо подчеркнуть).

На второй странице отчета указываются: наименование профессии (должности) вакантного места; тарифный разряд, класс, категория; количество вакансий по профессии; основные требования к кандидатуре на вакансии: образование, требования к стажу работы (в годах), опыт работы;  характер работы: постоянная, временная, по совместительству, сезонная, надомная; размер заработной платы; режим работы (продолжительность рабочего времени: нормальная продолжительность рабочего времени, ненормированный рабочий день, работа в режиме гибкого рабочего времени, сокращенная продолжительность рабочего времени, сменная работа, работа вахтовым методом; дополнительные пожелания к кандидатуре работника относительно дополнительных умений, знаний и навыков работника; возможность трудоустройства на вакансию лиц, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству и лиц с инвалидностью.

Требования к вакансии должны быть указаны без сокращений.

Размер заработной платы не может быть меньше размера минимальной заработной платы, установленной в Донецкой Народной Республике. Размер указывается только в российских рублях. Указывается полная ставка, не зависимо от продолжительности рабочего времени.

Нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов.

Дополнительными пожеланиями к кандидатуре работника могут быть:

- навыки работы на компьютере (пользователь ПК);

- наличие автомобиля;

- наличие прав водителя с обязательным указанием категории;

- владение языками (указывается язык);

- уровень владения языками (свободный, разговорный, со словарем);

- наличие санитарной книжки;

- наличие телефона;

- место проведения работ (населенный пункт, город, район в городе);

- условия труда (безопасные, безвредные, тяжелые, с вредными и опасными условиями труда, с условиями повышенного риска для здоровья и др.);

- дополнительные материальные выплаты (надбавки за выслугу лет, доплата за работу с вредными или тяжелыми условиями труда, за работу в ночное время и праздничные дни, за совмещение профессий и т.д.).

Нельзя указывать ограничение к кандидатуре на вакансию по возрасту, полу, месту проживания.

Если субъект отчетности имеет возможность трудоустроить лицо с инвалидностью, то в графе 10 делается запись «Да».

Отчет о вакансиях

Отчет о вакансиях предоставляется в электронном и печатном виде в одном экземпляре до 20 числа каждого месяца по состоянию на 25 число каждого месяца (Приложение 6).

В отчете указываются: город, район; полное название образовательной организации; количество вакансий (всего в единицах); вакантная должность; нагрузка (кол-во часов или ставок по каждой вакантной должности); электронный адрес образовательной организации; контактный телефон.

В отчете указываются вакансии на все должности, включая технический персонал.

Информация о паспортизации работников

Информация о паспортизации работников предоставляется в электронном виде до 05 числа каждого месяца по состоянию на 05 число каждого месяца (Приложение 7).

В информации указываются: полное наименование образовательной организации; всего количество сотрудников; количество человек, которые имеют паспорт ДНР; %; количество человек, которые уже подали заявление и документы на паспорт ДНР; %;  количество человек, которые собрали полный пакет документов на паспорт ДНР, но еще не подали документы; количество человек, которые планируют подать документы, собирают, но еще не собрали весь пакет документов; %; количество человек, которые получили талон на подачу документов в 2020, 2021, 2022, 2023 гг.; количество человек, которым было отказано в получении паспорта ДНР.

Аналогично в информации указываются данные о получении паспорта РФ.

Общее количество человек, которые имеют талон на получение паспорта и  разбросаны по годам 2020-2021-2022-2023 не может быть больше суммы колонок (готовы подать и планируют подать).

В колонке примечание указывается причина отказа в получении паспорта ДНР, РФ.

Отчет о численности работников, их качественном составе

и профессиональном обучении за год (форма № 6 - труд годовая)

Отчет о численности работников, их качественном составе и профессиональном обучении за год (форма № 6 - труд годовая) предоставляется в печатном виде в двух экземплярах ежегодно до 31 января после отчетного года по состоянию на 31 декабря отчетного года (Приложение 8).

Отчет оформляется на одном листе формата А-4, печатается с двух сторон одного листа.

В отчете указываются: идентификационный номер учреждения; респондент (полное наименование образовательной организации); местонахождения (юридический адрес); фактический адрес; код вида экономической деятельности; номер структурного подразделения (номер МДОУ).

В строке 12010 отображается списочная численность штатных работников (в количестве человек). В численность работников, которые учитываются в этом разделе, не включаются: работники, принятые на работу по совместительству с других учреждений (внешние совместители).

В строке 12020 отображается численность работников, которые согласно трудовому договору приняты на работу на условиях неполного рабочего дня (недели) или которым в дальнейшем был установлен неполный рабочий день (неделя) с согласия работника.

В строках 12030, 12070, 12080, 12180 и 12190 отображается распределение работников по возрастным группам в зависимости от числа полных лет, которое им исполнилось по состоянию на 31 декабря отчетного года.

В строке 12100 отображается численность работников, которые получают пенсию за выслугу лет. 

В строке 12110 отображается численность работников, которые при достижении пенсионного возраста получают пенсию по возрасту.

В строке 12120 отображается численность работников, которые  получают пенсии в случае инвалидности, которая привела к полной или частичной потере трудоспособности.

В строке 12140 указывается численность женщин, которые на конец отчетного периода находятся в оплачиваемых отпусках в связи с беременностью и родами.

В строке 12150 указывается численность лиц, находящихся на конец отчетного периода в отпусках по уходу за ребенком (до достижения им 3-летнего возраста).

В строке 12170 указываются данные о численности работников, защитивших диссертацию на соискание ученой степени и получивших диплом доктора или кандидата наук независимо от даты его выдачи.

В строке 13010 в графах 2, 3 указывается численность лиц, которые в отчетном году на производстве получили первую профессию, в графах 4, 5 – вторую профессию или все последующие за счет средств предприятия, включая работников, прошедших переподготовку (обучение новым профессиям)  за пределами Донецкой Народной Республики за счет средств предприятия и получили соответствующий документ.

Строка 13020 содержит информацию о численности обученных работников, профессиональные требования к которым допускают их подготовку непосредственно на производстве.

Строка 13050 содержит данные о численности работников, которых по направлению предприятия в отчетном году обучено новым профессиям на договорных началах в образовательных учреждениях разных типов.

В строке 13080 из общей численности тех, кто прошел профессиональное обучение новым профессиям, выделены данные о численности руководителей, профессионалов, специалистов.

В строке 14010 указывается общая численность штатных работников списочного состава, прошедших обучение по повышению квалификации, а также лица, которые прошли обучение по повышению квалификации за пределами Донецкой Народной Республики.

В строках 14020, 14030 данные о штатных работниках списочного состава, прошедших обучение по повышению квалификации, распределяются по месту проведения их обучения: непосредственно на предприятии (по месту работы) или в образовательных учреждениях различных типов (академии, институты (центры) повышения квалификации, переподготовки и т.п.).

Сумма строк 12030, 12070, 12080, 12180, 12190 не может превышать показатель в строке 12010.

Строка 12090 равна сумме строк 12100, 12110, 12120.

Информация о занятости и трудоустройстве граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству за год (для Центра занятости)

Информация о занятости и трудоустройстве граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству за год (для Центра занятости) предоставляется в печатном виде в двух экземплярах (один экземпляр будет возвращен в учреждение после проверки) ежегодно до 25 января после отчетного года по состоянию на 31 декабря отчетного года (Приложение 9).

Информацию предоставляют только учреждения с численностью штатных работников свыше 35 человек.

В отчете указываются: код ЕГРПО/ОКПО/идентификационный код учреждения; полное наименование учреждения; местонахождение; телефон; факс; электронная почта.

В таблице указываются: всего среднесписочная численность штатных работников за предыдущий календарный год; численность работников, которые имеют дополнительные гарантии в содействии трудоустройству и работали на условиях полной занятости в отчетном периоде (количество таких лиц на самом деле работающих в учреждении); квота в размере 3 % к среднесписочной численности работников (количество таких лиц, которые должны были работать в учреждении); численность граждан, которых планируется трудоустроить в текущем году за счет квоты. 

К категории граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству относятся:

1) один из родителей или лицо, которое их заменяет и:

а) имеет на иждивении детей дошкольного возраста;

б) воспитывает без одного из супругов ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида;

в) содержит без одного из супругов инвалида с детства (независимо от возраста) и (или) инвалида I группы (независимо от причины инвалидности);

2) дети-сироты и дети, лишенные родительской опеки, лица, которым исполнилось 16 лет и которые с согласия одного из родителей или лица, которые их заменяют, могут, как исключение, приниматься на работу;

3) молодежь, которая закончила или прекратила обучение в общеобразовательных, профессионально – образовательных организациях и образовательных организациях высшего профессионального образования, уволилась со срочной военной или альтернативной (невоенной) службы либо демобилизована (в течение трех месяцев после окончания или прекращения учебы, или службы) и которая впервые принимается на работу;

4) лица, которым до наступления права на пенсию по возрасту согласно законодательству Донецкой Народной Республики о пенсионном страховании осталось 5 и менее лет;

5) освобожденные из мест лишения свободы;

6) впервые ищущие работу в возрасте до 21 года.

7) лица, которые находились на принудительном лечении;

8) уволенные с военной службы по состоянию здоровья;

9) члены семей военнослужащих Донецкой Народной Республики, погибших в ходе боевых действий;

10) лица, уплачивающие алименты;

11) лица, которым исполнилось 14 лет и которые приобрели полную дееспособность ранее 18 лет;

12) родители, которые обязаны возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, и направлены на основании судебного решения в территориальные органы Республиканского центра занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики;

13) неработающие трудоспособные лица, которые фактически осуществляют уход за ребенком-инвалидом, инвалидом I группы или за лицом преклонного возраста, которое по заключению медицинского учреждения требует постоянного постороннего ухода или достигло 80-летнего возраста, и получают помощь, компенсацию и/или надбавку в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики;

14) родители-воспитатели детских домов семейного типа, приемные родители, если они получают денежное обеспечение согласно законодательству Донецкой Народной Республики;

15) лицо, которое проживает вместе с инвалидом I или II группы вследствие психического расстройства, который по заключению врачебной комиссии медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе, и получает денежную помощь на уход за ним согласно законодательству Донецкой Народной Республики.

При расчете количества рабочих мест в счет установленной квоты для приема на работу граждан, округление производится в сторону уменьшения до целого значения.

Если работодателем не выполнена квота по трудоустройству граждан, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству к информации, прилагается объяснительная с пояснением причин невыполнения.

Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов за год

 (для Центра занятости)

Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов за год (для Центра занятости) предоставляется в печатном виде в двух экземплярах (один экземпляр будет возвращен в учреждение после проверки) ежегодно до 25 января после отчетного года по состоянию на 31 декабря отчетного года (Приложение 10).

Информацию предоставляют только учреждения с численностью штатных работников свыше 30 человек.

В отчете указываются: идентификационный код учреждения; полное наименование учреждения; местонахождение; телефон; факс; электронная почта.

В таблице указываются: всего среднесписочная численность штатных работников за предыдущий календарный год; численность инвалидов, которые работали на условиях полной занятости в отчетном периоде (количество инвалидов на самом деле работающих в учреждении); квота в размере 5 % к среднесписочной численности работников (количество инвалидов, которые должны были работать в учреждении); численность инвалидов, которых планируется трудоустроить в текущем году за счет квоты. 

При расчете количества рабочих мест в счет установленной квоты для приема на работу инвалидов, округление производится в сторону уменьшения до целого значения.

Если работодателем не выполнена квота по трудоустройству инвалидов, к информации прилагается объяснительная с пояснением причин невыполнения.

Краткое описание документа:

Рекомендации по оформлению отчетно-статистической документации: разъяснения по заполнению унифицированных форм в МОУ ДНР