Рекомендации по оформлению, ведению кадровой документации в МОУ ДНР

Оформление, ведение обязательной кадровой документации

в муниципальных образовательных учреждениях

Донецкой Народной Республики

            Оформление и ведение кадровой документации осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 года № 19-27, а также в соответствии с Инструкция по делопроизводству отдела образования администрации Петровского района города Донецка, утвержденной приказом отдела образования администрации Петровского района города Донецка от 29.02.2016 года № 222.

            Обязательная кадровая документация включает в себя: приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения (срок хранения 75 лет); приказы по кадровым вопросам временного срока хранения (срок хранения 5 лет); книга регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения; книга регистрации кадровым вопросам временного срока хранения; личные дела работников.

            Приказами по кадровым вопросам длительного срока хранения являются приказы:

-   о принятии работников;

-   об увольнении работников;

-   о переводе работников;

-   об изменении нагрузки работникам;

-   об изменении фамилии работникам;

-   о надбавках работникам;

-   о направлении на курсы повышения квалификации работников;

-   об изменении режима работы работников;

-   о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

            Данные приказы нумеруются с начала каждого календарного года (с 01 января), шифруются к/дл. и регистрируются в книге регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения, которая должна быть пронумерована, прошита, скреплена подписью руководителя учреждения и печатью учреждения. В книге регистрации приказов указывается номер приказа, дата его издания, название приказа.

            Приказами по кадровым вопросам временного срока хранения являются приказы:

-   о предоставлении ежегодных отпусков работникам;

-   об объявлении дисциплинарных взысканий работникам.

            Данные приказы нумеруются с начала каждого календарного года (с 01 января), шифруются к/вр. и регистрируются в книге регистрации приказов по кадровым вопросам временного срока хранения, которая должна быть пронумерована, прошита, скреплена подписью руководителя учреждения и печатью учреждения. В книге регистрации приказов указывается номер приказа, дата его издания, название приказа.

            На каждого работника при трудоустройстве оформляется личное дело, в котором должны быть следующие документы:

-   опись документов в личном деле (перечень);

-   дополнение к личному листку по учету кадров, в котором указывается дата и приказ о принятии и увольнении работника;

-   личный   листок по учету  кадров, который содержит основные сведения о работнике;

-   личная карточка Т-2;

-   автобиография, которая пишется на бланке от руки и обновляется каждые 5 лет;

-   копия диплома (дипломов) об образовании, приложений к диплому (дипломам);

-   копия трудовой книжки;

-   копии свидетельств о повышении квалификации;

-   копии аттестационных листов;

-   копия свидетельства о браке;

-   копия паспорта;

-   копия идентификационного номера;

-   копия свидетельств о рождении детей;

-   копия военного билета.

            Все документы в личном деле должны находится согласно перечня в установленном порядке. Копии документов в личных делах должны быть заверены подписью руководителя и печатью учреждения.

            Личные дела работников регистрируются в книге регистрации личных дел работников, которая  должна быть пронумерована, прошита, скреплена подписью руководителя учреждения и печатью учреждения. В книге регистрации личных дел работников указывается номер личного дела, алфавитный шифр личного дата, фамилия, имя, отчество работника, должность работника, дата формирования личного дела, дата расформирования и сдачи личного дела в архив.

Проверки показали, что  кадровая документация ведется на достаточном уровне.

Приказы по кадровым вопросам оформлены в официальном, деловом стиле, нумеруются с начала календарного года, все сотрудники своевременно под подпись ознакомлены с приказами. Приказы своевременно зарегистрированы в книгах регистрации приказов. Книги регистрации кадровых приказов пронумерованы, прошиты, скреплены подписью руководителя учреждения и печатью учреждения.

На всех работников оформлены личные дела. Документы в личном деле соответствуют перечню. Все личные дела зарегистрированы в книге регистрации личных дел работников. Книги регистрации личных дел пронумерованы, прошиты, скреплены подписью руководителя учреждения и печатью учреждения.

На основании осуществленных проверок, а также систематически предоставляемых документов в отдел образования можно выделить следующие недостатки ведения кадровой документации:

-   приказы оформляются с нарушением требований (не указан г. Донецк на бланке приказа; указывается слово "от" в бланке приказа; в приказах допускается использование жирного, курсивного шрифта; не соблюдается выравнивание текста приказа; не указаны статьи Закона ДНР "Об отпусках" в основании приказов о предоставлении отпуска);

-   допускается нумерация, шифровка и запись приказов не в соответствии с делением приказов на к/вр. и к/дл. (некоторые приказы о предоставлении отпуска нумеруются и шифруются как к/дл.);

-   не все документы в личных делах заверены подписью руководителя и печатью учреждения;

-   устаревшие автобиографии;

-   в личные карточки Т-2 несвоевременно вносятся записи о ежегодных отпусках работников.

РЕКОМЕНДАЦИИ:

1. Оформлять приказы по кадровым вопросам в соответствии с требованиями.

2.  Заверить копии всех документов личных делах работников.

3. Обновить автобиографии в личных делах работников.

4. Своевременно вносить записи о ежегодных отпусках работников в личные карточки Т2.

Краткое описание документа:

Правила оформления, ведения обязательной кадровой документации в МОУ ДНР