Презентация по МДК.02.04 Обеспечение сохранности документов

• 1 слайд

  Виды повреждений документов
  Чебоксарский экономико-технологический колледж Минобразования Чувашии
  Автор:
  Макарова С.Н., преподаватель
  

• 2 слайд

  Основными факторами, приводящими к утрате и повреждениям документов являются:
  
  биологические факторы разрушения документов;
  
  физико-химические факторы разрушения документов;
  
  хищения и преднамеренные биологические факторы разрушения документов;
  
  уничтожение документов (“человеческий фактор”);
  
  повреждения огнем;
  
  естественное старение носителей документов;
  
  амортизация документов в процессе их использования.
  

• 3 слайд

  Биологический фактор разрушения документов
  Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки.
  

• 4 слайд

  Физико-химические повреждения
  Окисление бумаги
  Основные неблагоприятные и критические физико-химических факторы - это свет, тепло, влага, пыль и прочие загрязняющие вещества, электромагнитные поля, излучения. При продолжительном хранении архивных документов любого типа влияние этих факторов только усиливается и нарастает. От этого материалы, из которых состоит документ, постепенно разрушаются.
  

• 5 слайд

  Хищения и преднамеренные биологические факторы разрушения документов
  Хищения документов (как книг, и музейных экспонатов) сопровождали архивы, библиотеки, музеи в течении всего времени их существования. Такие хищения производились и производятся как с целью наживы, так и с целью монопольного обладания ценными историческими документами, их коллекционирования.
  

• 6 слайд

  Уничтожение документов (“человеческий фактор”)
  
  Уничтожение документов - важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
  

• 7 слайд

  Повреждения огнем
  Повреждения огнем имеют характерные внешние признаки: следы обугливания, сажевые загрязнения, побуревшую, хрупкую, рассыпающуюся бумагу, поврежденный текст.
  

• 8 слайд

  Естественное старение носителей документов
  Естественное старение носителей документов, к сожалению, неизбежно. Но это старение можно замедлить путем создания оптимальных условий хранения, специальной обработки документов с целью из стабилизации, а для наиболее ценных документов можно, и должно, создавать их страховые копии, позволяющие сохранить основную информацию этих документов.
  

• 9 слайд

  Амортизация документов в процессе их использования
  В процессе использования документов, будь то перелистывания дела на бумажной основе, просмотр кинопленки или прослушивание звукозаписи, неизбежна амортизация документов. Главным и неустранимым противоречием, заложенным во всей деятельности архивов, является противоречие между необходимостью использования документов (без чего лишается смысла их хранение) и неизбежностью отрицательных воздействий этого использования на сохранность документов (без чего, в конечном счете, становиться невозможным само использование).
  

• 10 слайд

  В архивах физическому износу документов как следствию механических повреждений различного характера способствуют недостатки и негативные факторы в организации их хранения и использования
  хранение дел в связках без картонных ограничителей;
  тесное размещение дел в коробке;
  излишне плотное заполнение стеллажа коробками;
  хранение крупноформатных документов (карт, чертежей) в сложенном виде;
  перемещение и транспортировка документов и дел;
  использование документов и дел, находящихся в неудовлетворительном состоянии;
  наличие металлических скоб и скрепок на документах;
  частое использование оригиналов документов, а не их копий, многократная выдача одних и тех же дел