Реферат на тему порядок передачи дел в подразделение спецфондров

Профессиональное образовательное учреждение

«Уральский региональный колледж»

РЕФЕРАТ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СПЕЦФОНДОВ

40.02.02 Правоохранительная деятельность

Обучающийся гр.ПД-218                __________    Фаттахова Вилена Радмировна

Оценка за выполнение и защиту                            ________________________

Руководитель                                    __________   Варлакова Наталья Ивановна

____._______2019

Челябинск, 2019

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ, ПОДГАТОВКА ИХ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Глава 2. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СПЕЦФОНДОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Глава 3. ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ СПЕЦФОНДОВ

Глава 4 ПОМЕЩЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СПЕЦФОНДОВ

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ, ПОДГАТОВКА ИХ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

В органе внутренних дел формируются дела общего и специального производства.

К делам общего производства относятся дела с документами управленческого характера, включаемые в номенклатуру дел.

К делам специального производства относятся уголовные дела, личные дела сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России, в том числе лиц, проходивших службу, работавших в системе НКВД - МВД СССР, пенсионные дела лиц, проходивших службу в системе НКВД - МВД СССР, МВД России, и членов их семей, личные дела лиц, находившихся в местах лишения свободы, арестованных и иные дела, предусмотренные нормативными правовыми актами МВД России.

Подразделение спецфондов регулярно, но не реже одного раза в три года осуществляет на стадии делопроизводства проверки правильности формирования и оформления дел общего делопроизводства, подлежащих приему на архивное хранение, а также правильности подготовки дел к передаче на архивное хранение в подразделение спецфондов. По результатам проверки составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр остается в проверенном подразделении, второй - направляется в подразделение спецфондов, третий – в вышестоящее подразделение делопроизводства. Каждый документ, помещенный в дело, подлежащее хранению в подразделении спецфондов, должен быть оформлен в соответствии с требованиями методических документов Росархива и нормативных правовых актов МВД России.

При заведении дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, подразделением делопроизводства в начале дела перед внутренней описью документов подшивается лист использования документов. Лист использования документов до передачи дела в подразделение спецфондов не заполняется. Учет пользования делом на стадии его делопроизводственного хранения осуществляется в установленном порядке.

На обложке дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, предусматривается место для наименования подразделения спецфондов и архивного шифра, включающего номер фонда, номер описи и номер дела.

Дела постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения должны иметь обложки из твердого картона. Допускается передавать в подразделение спецфондов дела временного срока хранения (до 10 лет) в полужестких и мягких обложках.

В случае ликвидации органа внутренних дел с передачей его функций другому органу исполнительной власти, не входящему в систему МВД России, место хранения документов определяет ликвидационная комиссия с участием представителя ФГБУ 

Порядок передачи дел в подразделение спецфондов на архивное хранение

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СПЕЦ ФОНДОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел - источников комплектования:

- законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

- личные дела сотрудников;

- пенсионные дела;

- лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел;

- прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет;

- дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке;

- иные документы постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения.

Дела общего производства передаются органами внутренних дел на архивное хранение в подразделения спецфондов не позднее чем через 5 лет после их окончания.

Дела подразделением спецфондов принимаются только по описям, при этом описи составляются отдельно на дела постоянного, временного хранения и по личному составу.

При ликвидации органа внутренних дел без передачи его функций другому органу внутренних дел подразделения спецфондов принимают на архивное хранение все дела ликвидированного органа внутренних дел независимо от сроков хранения вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом к ним, за исключением дел с истекшими сроками хранения, которые должны быть выделены к уничтожению соответствующей ликвидационной комиссией и уничтожены в установленном порядке.

При ликвидации органа внутренних дел с полной или частичной передачей его функций другому органу внутренних дел подразделения спецфондов принимают на Верховном  Совете РСФСР, 1991, № 44, ст. архивное хранение вместе с учетными документами и научно-справочным аппаратом только законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения.

Подразделения спецфондов составляют и систематически уточняют список органов внутренних дел – источников комплектования.

Дела общего производства передаются органами внутренних дел на архивное хранение в подразделения спецфондов не позднее чем через 5 лет после их окончания.

 Законченные производством дела, подлежащие передаче на архивное хранение, но необходимые в практической работе органов внутренних дел, в деятельности которых они образовались, сдаются этими органами в подразделения спецфондов, после чего в установленном порядке выдаются во временное пользование.

 Передача документов, дел на архивное хранение от органов внутренних дел – источников комплектования осуществляется в соответствии с ежегодным планом- графиком приема дел подразделением спецфондов, который согласовывается с руководством органов внутренних дел, передающих дела, и утверждается руководством ФГБУ «ГИАЦ МВД России», ИЦ в установленном порядке.

Архивные документы в подразделении спецфондов классифицируются в целях их правильного учета и обеспечения использования. Классификация документов состоит в их группировке по архивным фондам и в пределах каждого архивного фонда.

Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Разновидностями архивного фонда являются архивный фонд органа внутренних дел, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд органа внутренних дел состоит из образовавшихся в процессе его деятельности документов.

Объединенный архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи: однородность и преемственность деятельности, общую подчиненность, единство объекта и периода деятельности.

Архивная коллекция представляет собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, видовому, хронологическому.

Из сохранившихся отдельных, разрозненных документов, имеющих историческую, научную и иную ценность, самостоятельные архивные фонды не создаются. Эти документы включаются в архивные коллекции.

Единицами учета в подразделении спецфондов являются архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения.

Единицей хранения в подразделении спецфондов является дело (том дела) – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Том дела общего производства является самостоятельной единицей учета и хранения.

Дело специального производства, состоящее из двух, трех и более томов, является одной единицей учета, но при этом каждый том также является единицей хранения.

В подразделении спецфондов ведутся следующие основные учетные документы:

- журнал учета поступления и выбытия дел;

- список фондов;

- карточка фонда;

- описи дел;

- дело фонда;

- журнал регистрации учетных документов подразделения спецфондов и другие.

Подразделения спецфондов, по согласованию с территориальными государственными архивными учреждениями проводят выявление и учет особо ценных и уникальных документов. На эти документы составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается и утверждается ЦЭПК МВД России (центральная экспертно-проверочная комиссия), ЭК и согласовывается с соответствующим государственным архивом

Помещения подразделений спецфондов должны отвечать требованиям, установленным нормативными правовыми актами МВД России для помещений, используемых для хранения и работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Проверки наличия и состояния дел проводятся по каждому фонду периодически, но не реже одного раза в 5 лет, а также независимо от времени проведения предыдущей проверки:

- при серьезных нарушениях установленного режима хранения документов;

- при смене ответственного за хранение документов соответствующего фонда;

- при передислокации подразделения спецфондов (архивохранилища).

ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ СПЕЦФОНДОВ

Подразделение спецфондов обеспечивает в установленном порядке использование архивных документов в следующих основных формах:

- выдача дел в читальный зал подразделения спецфондов;

- высылка (выдача) дел во временное пользование;

- выдача архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок из документов.

Подразделение спецфондов по письменным мотивированным запросам органов внутренних дел, других правоохранительных органов, органов государственной власти и управления, государственных учреждений и организаций, адвокатских образований, а также письмам и заявлениям граждан выдает (высылает) в установленном порядке архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки из документов.

В подразделении спецфондов должна постоянно проводиться работа по экспертизе ценности хранящихся архивных документов с целью определения их научного, исторического, практического значения, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу осуществляют специально образуемые решением ЦЭПК МВД России, ЭК рабочие группы, состоящие из компетентных представителей подразделений-фондообразователей (или их правопреемников), а также членов ЦЭПК МВД России, ЭК и сотрудников подразделения спецфондов.

При проведении экспертизы ценности документов, отборе их для архивного хранения и уничтожения учитываются:

- срок хранения документов по перечням;

- наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную научную, историческую, практическую ценность;

- указания и рекомендации ЦЭПК МВД России;

- возможность дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;

- значение органа внутренних дел, в деятельности которого образовались данные документы;

- время создания документов;

- подлинность и юридическая сила документов;

- физическое состояние документов.

При экспертизе ценности документов учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны для уничтожения. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на архивное хранение, реставрируются или копируются.

Результаты экспертизы ценности документов оформляются актом о выделении к уничтожению документов с внесением изменений в учетные документы.

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, образовавшихся в деятельности органов внутренних дел, представляются на рассмотрение и утверждение России,. Запрещается уничтожение архивных документов до утверждения акта.

ПОМЕЩЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ СПЕЦФОНДОВ

Подразделение спецфондов должно иметь специально оборудованные помещения для:

- хранения документов (архивохранилища);

- размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

- работы сотрудников (рабочие комнаты);

- работы исполнителей или посетителей с архивными документами (читальные залы);

- работы средств вычислительной техники, используемой для создания и эксплуатации в локально-вычислительной сети автоматизированных информационно-поисковых систем и БД архивных документов;

- работы средств вычислительной техники с архивными документами, имеющими гриф секретности, и эксплуатации автоматизированных информационно-поисковых систем и БД вышеуказанных документов;

- работы средств создания страхового фонда копий, реставрации архивных документов;

- приема, акклиматизации документов, обеспыливания и иной специальной обработки документов.

В помещениях должны соблюдаться противопожарные требования, температурно-влажностный режим хранения санитарно-гигиенический режим хранения документов.

Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами для хранения архивных документов.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, размещаются в архивохранилищах с соблюдением условий, обеспечивающих режим секретности. Для хранения учетных документов и дел с документами, содержащими сведения особой важности, используются металлические шкафы и сейфы.

Помещения подразделения спецфондов должны быть удалены:

- от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами, на расстояния, установленные санитарными нормами;

- от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил;

- от производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.

При определении пригодности района для размещения помещений подразделений спецфондов учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

Помещения подразделения спецфондов должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Проверки наличия и состояния дел проводятся по каждому фонду периодически, но не реже одного раза в 5 лет, а также независимо от времени проведения предыдущей проверки:

- при серьезных нарушениях установленного режима хранения документов;

- при смене ответственного за хранение документов соответствующего фонда;

- при передислокации подразделения спецфондов (архивохранилища).

Проверка наличия и состояния дел проводится комиссионно группой сотрудников подразделения спецфондов с привлечением при необходимости сотрудников делопроизводственных служб и иных подразделений органов внутренних дел, Архивные документы, хранящиеся в подразделении спецфондов, используются в служебных, научных и практических целях.