Реферат по ДОУ на тему : "Работа с входящими документами в организации"

Новоуренгойский филиал

 Профессионального образовательного учреждения

 “Уральский региональный колледж”

РЕФЕРАТ

по дисциплине: документационное обеспечение управления

на тему: Работа с входящими документами в организации

38.02.07 Банковское дело

Выполнила обучающаяся гр. Б – 264 ____Мамедова Хайала Замиловна

___. ___. 2020

Оценка за выполнение_____________

Проверила _____________Абрамович Анастасия Владимировна

___. ___. 2020

г. Новый Уренгой, 2020 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                                          3

1. Понятие, содержание и значение входящих документов.                                      4                                                                            

2. Приём и регистрация входящих документов                                                          5     

3. Движение документов внутри организации                                                           6     

4. Исполнение и контроль за исполнения входящих документов                            7     

Заключение                                                                                                                     8    

Список используемых источников                                                                              9   

Введение

В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе - документооборот.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

1.                 документирование деятельности;

2.                 организация работы с официальными документами.

Понятие, содержание и значение входящих документов. Стадии работы с ними

Применение любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса, такого как документооборот, который представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Каждый документ (в том числе и входящий), применяемый на предприятии, является составной частью систем документооборота регламентов или процедур. В наиболее общем виде каждый документ имеет набор следующих признаков:

1.                 принадлежность документа регламенту или процедуре;

2.                 документ, на основании которого появляется данный документ;

3.                 документ, который необходим для появления данного документа как условие;

4.                 документ, который появляется на основании данного документа;

5.                 место возникновения документа;

6.                 условие регистрации документа;

7.                 траектория движения документа;

Приём и регистрация входящих документов

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). 

При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, также заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Остальные документы остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать.

Движение документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений.

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Исполнение и контроль за исполнения входящих документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

1.                 контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

2.                 контроль за сроками исполнения задания.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Заключение

Зная, что работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда, мы понимаем, - всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. И если с организацией проблем не так уж и много, то вот с техническим её обеспечением всё обстоит гораздо сложнее. Я имею в виду, что далеко не во всех организациях процессы обработки документопотоков автоматизированы. Хорошо, если там присутствуют некоторые средства механизации, однако по-прежнему в нашей стране существуют такие предприятия, в которых вся обработка документов проводится вручную.

Так, по мнению компании DELPHI около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.

Вот почему я считаю, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

В целом могу сказать, что изучение документооборота входящих документов позволило мне овладеть знанием материала не только в этой области, но и задеть также некоторые другие стороны рассматриваемого объекта. Такие как изучение документооборота, в общем, его структуру и функционирование, приобрести знания по поводу истории возникновения, эволюции и развития делопроизводства в России и др.

Список используемых источников:

1.                 Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

2.                 Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.

3.                 Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.

4.                 Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с.

5.                 Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.