Аналитическая справка по инвентаризации в блиотеке

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

В отличие от инвентаризации материальных активов инвентаризация библиотечного фонда проводится не так часто - один раз в пять лет (Инструкция № 90). О том, как проверяются фонды централизованных библиотечных систем и учебных заведений, мы и расскажем в консультации.

Учет и сохранность фонда

Согласно ст. 1 Закона № 1561 библиотечный фонд - это упорядоченное собрание документов, хранящееся библиотеке.

Учет фонда должен способствовать его сохранности, правильному формированию и использованию, а так­же отражать поступление и выбытие литературы.

В ходе инвентаризации проверяется сохранность биб­лиотечного фонда и устанавливается фактическое на­личие произведений печати и других документов.

Способы инвентаризации

Существует два способа инвентаризации библио­течного фонда:

1)  с помощью контрольных талонов;

2) путем непосредственной сверки фонда с инвентар­ной книгой или Описью инвентарных номеров.

Рассмотрим каждый из них.

Первый способ. На каждую книгу выписывается контрольный талон. В нем указывается: инвентарный номер, фамилия автора или первое слово заглавия. Каждый талон вкладывается в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записей в талоне.

На книги, выданные читателям или в передвижные биб­лиотеки, талоны заполняются по книжным формулярам и записям, на которых ставится отметка о проверке.

"Контрольные талоны расставляются в порядке инвен­тарных номеров, сверяются с инвентарными книгами, напротив записи делается отметка о проверке. По ин­вентарной книге составляется список недостающих книг.

Второй способ. Проверка фонда заключается в свер­ке наличия каждой книги с записью в инвентарной кни­ге. Проверкой, как правило, занимаются два работника:

•   первый снимает с полки одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг) и называет ин­вентарные номера;

•   второй по этим номерам находит соответствующие записи в инвентарной книге.

На книге ставится штемпель проверки, а в инвентар­ной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» - условный знак. Если такой знак отсутствует, значит, этой книги в фондах нет.

При инвентаризации фонда лишняя, непрофильная литература, не используемая данным учреждением, может быть безвозмездно передана на основании акта в другие библиотеки.

Обращаем внимание на инвентаризацию книг, по­ступивших в библиотеку как гуманитарная помощь

от физических и юридических лиц, авторов, различ­ных фундаций без сопроводительных документов.

Такие издания в обязательном порядке подлежат индивидуальному и суммарному учету в соответ­ствии с актами,  в которых за основу принимается средняя рыночная стоимость аналогичных изданий на дату их получения.

Учет гуманитарной помощи ведется согласно Закону № 1192. При этом распорядители бюджетных средств представляют в органы Госказначейства Справку о поступлении в натуральной форме

Результаты инвентаризации

По итогам инвентаризации составляется акт в двух экземплярах. К акту прилагается список отсутствую­щих книг, которые числятся на балансе библиотеки.

Если в ходе инвентаризации установлена недостача книг, то:

•   она должна быть обязательно погашена;

• материальную ответственность за недостачу несут библиотечные работники в случае, если ущерб на­несен по их вине во время приема, учета или со­хранности документов;

•   ответственность за утерю книг несовершеннолетни­ми читателями несут их родители;

•   читатели, потерявшие книгу, обязаны заменить ее таким же изданием либо равноценным ему. Если это невозможно, они возмещают ее стоимость по рыночным ценам в порядке, установленном ст. 23 Закона № 1561.

Списание книг

В течение года постоянно действующая комиссия, утвержденная руководителем учреждения, проверяет состояние учета документов в библиотеке, отбирает литературу, подлежащую ремонту или списанию как устаревшая по содержанию или ветхая.

В состав этой комиссии входят: руководитель или его заместитель, библиотекарь, 1 - 2 преподавате­ля, работник бухгалтерии, который обслуживает школу или библиотеку.

Проверке подлежит весь фонд библиотеки (основ­ной, специальный, фонд учебников - для учебных заведений).

На все изъятые из библиотечного фонда книги состав­ляется акт (форма № 03-5 (бюджет), к которому при­лагается опись (см. приложение к консультации).

Обращаем внимание: при списании литературы необходимо индексировать балансовую стоимость из­даний в соответствии с утвержденными нормативны­ми документами (образец такой индексации приве­ден в приложении).

Расчет фиксируется в акте по каждой книге с опреде­лением общей суммы списания.

Согласно акту сумма изъятых изданий отражается во вто­рой части Книги суммарного учета библиотечного фонда.

Изъятая литература обязательно приводится в непри­годное для использования состояние и сдается орга­низациям, занимающимся заготовкой вторсырья.

Деньги, вырученные за сданную макулатуру и за возмещение стоимости утерянных книг, вносятся на регистрационные счета распорядителей по средствам специального фонда как собственные доходы от реализации имущества.

Татьяна ПОВЕРЕННАЯ

Лидия МАНЕЙЛО