Автозаполнение ячеек в Excel (9 класс)

ТЕМА: Автозаполнение ячеек в Excel.   

Цель: Познакомить учащихся с электронной таблицей EXCEL, научить вводить данные в числовой и текстовой информации,  авто заполнению таблиц и текстов

Должны знать:  Правила создания, заполнения и сохранения электронной таблицы; методику оформления электронной таблицы;

Должны уметь: вводить информацию и редактировать электронные таблицы; форматировать и оформлять таблицу; сохранять созданную или отредактированную таблицу;

Рассмотрим более подробно разные виды автозаполнения.

Далее: на слайде видео без звука и я учитель обьясняет видеоурок согласно данному тексту указанному ниже.

Это первый этап обучения в EXCEL.

Например нужно заполнить дни недели, пишем слово ПОНЕДЕЛЬНИК, протягиваем вниз, и получим заполненный список.

Так же можно использовать краткую форму написания. 

Аналогичным образом можно заполнить  и месяцы,  либо в краткой форме.

Автоматически заполняются так же числа. Допустим нам нужно заполнить список из нечетных чисел. Вводим 1 число и 2 число (1 и 3) для того чтобы EXCEL определил знак, и протягиваем.

Далее мы рассмотрим ряд других интересных и полезных возможностей ряда автозаполнения.

Начнем с ведения текста:  по умолчанию, Excel может распознать только дни недели и месяцы. Но список распознаваемых серий легко расширить, добавляя свои собственные списки.

Допустим, Вам часто приходится вводить определенную последовательность городов,  там находится сервисный центр вашей компании, и вы часто используете его в отчетах.

Вначале создадим список, чтобы он был в памяти EXCEL.  И когда потребуется, можно будет его задействовать для автозаполнения, как с днями неделями.

- Для этого заходим в ФАЙЛ, ПАРАМЕТРЫ, ДОПОЛНИТЕЛЬНО, и внизу ищем ИЗМЕНИТЬ СПИСКИ.

Открылось окошко и видно, что в EXCELE по умолчанию есть только 4 списка: дни недели и месяцы.

Новый список можно создать вручную, в окне справа, записываем наши города нужные для отчета, через запятую или в столик.

А если список длинный, можно воспользоваться  ИМПОРТОМ, т.е. предварительно в EXCEL создали нужный список, делаем на него ссылку,  и нажимаем кнопку ИМПОРТ. Весь список подтянулся в окно, остается нажать только кнопку ОК,  и закрыть окно.

Таким образом мы создали список, теперь его можно использовать для автоматического оформления всегда.

Укажем первое название  - МИНСК, и дальше при помощи автозаполнения тянем вниз и получаем наш список автоматически введенный. Теперь мы знаем для чего нужны списки EXCEL.

Еще чаще приходится заполнять числа и даты, рассмотрим еще другие варианты заполнения. Рассмотрим специальную команду на ленте. ГЛАВНАЯ  - ЗАПОЛНИТЬ -  В выпадающем списке выбираем -  ПРОГРЕССИЯ.

В первом блоке указывается направление заполнения последовательности,  однако если предварительно была выделена строка или столбец,  выделим столбец,  и смотрим, что переключатель уже установлен в нужном расположении, ПО СТОЛБЦАМ. В данном случае заполнение будет происходить внутри выделенного столбца. Так же можно сделать и по строке.

Далее идет выбор ТИПА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ, предлагается 4 варианта

Арифметическая прогрессия, при выборе этого варианта, будет создан ряд, когда каждое следующее значение, будет больше или меньше предыдущего на величину указанного в поле ШАГ. По умолчанию стоит 1, можно изменить на любое значение.

Поставили шаг 3, и смотрим что получилось, т.е. через 3 знака числа заполнились.

Следующий пункт – Геометрическая прогрессия, это ряд данных где каждое последующее значение умножается на некоторое число. Это число указывается в поле ШАГ.

Следующий пункт ДАТА – при выборе этого варианта, активизируются переключатели позволяющие указать тип единицы измерения. Продлевать даты можно просто по дням, с указанным шагом, либо по рабочим дням, месяцам и годам.

Предварительно введем дату, и смотрим, что excel видит, что первой ячейкой является датой и сам установил переключатель. Теперь можно поэкспериментировать, если сейчас мы ничего не поменяем, то весь список будет заполнен последовательностью календарных дней.

Но часто нужно составить ряд не из календарных дней, а из рабочих. Выберем предварительно диапазон, и укажем РАБОЧИЙ ДЕНЬ. В данном случае будет составлен список последовательный, с шагом 1, но в этом ряде не будет выходных дней.

16 мая это понедельник, 17 – вторник, и так далее, 20 мая это пятница, и мы видим, что 21 и 22 числа нет, так как это выходные дни.  И далее идет 23 понедельник и так далее. Это актуально будет для любых отчетов бухгалтеры финансисты, отделы кадров и многие другие профессии используют таблицы.

И еще два варианта заполнения по месяцам, при выборе этого пункта, конкретное число фиксируется, меняются только месяцы.  Смотрим, что получилось. 16 мая, 16 июня и так далее.

Есть один небольшой трюк, заполним последний день месяца и выведем список по месяцам. Смотрим что получилось. Т.е. EXCEL распознал, что мы указали именно последний день месяца и вывел последний день каждого месяца в году.  И последний пункт по годам, так же как месяц.

И следующий пункт АВТОЗАПОЛНЕНИЕ -  это равносильно тому, что мы просто протягиваем ячейку за левую кнопку мыши.

Следующее поле которое мы рассмотрим, это предельное значение: указываем наше число, зачем оно нужно? Не всегда заранее известна длина того ряда, которое мы хотим заполнить.

Например: нам нужно составить ряд нечетных чисел от 1 до 1000. Да можно указать в одной ячейки 1 в другой 3 и протянуть, но это будет долго, с первого раза не попадем, что то будет добавлять, что то удалять, в общем этот вариант муторный. Поэтому гораздо быстрее выделить только 1 ячейку, далее указываем ШАГ, в данном случае будет 2.

И предельное значение укажем  - 1001. И проверим направление по столбцам, и смотрим что получилось. Буквально за секунды составили весь список.

Аналогичным образом можно составить список рабочих дней до конца года. Указываем дату, ПРОГРЕССИЯ – ПО СТОЛБЦАМ – РАБОЧИЙ ДЕНЬ – и выставляем последнюю дату года. И список готов за секунду.

Рассмотрим Автозаполнение чисел с помощью мыши рассмотрим пару трюков.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1 до 20.

Слайд - Мы заполняем только одну ячейку с цифрой 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.
ИЛИ второй способ:
Слайд - Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

 

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

ТАК ЖЕ МОЖНО ЗАПОЛНИТЬ По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. 

Сегодня мы научились создавать разные текстовые, и числовые списки при помощи автозаполнения.

Далее практическое задание:

Страница 131, задание 3

Страница 131, задание 5

Краткое описание документа:

Так как вместе со слайдом урок не загрузился, загружаю слайд отдельно...

На данном уроке вы узнаете первые навыки автозаполнения информации, т.е. это первый этап обучения в EXCEL.

А так же рассмотрим ряд других интересных и полезных возможностей ряда автозаполнения.

И в конце урока рассмотрим Автозаполнение чисел с помощью мыши.