Деловая игра "Аттестация персонала"

Сценарий деловой игры «Аттестация персонала организации»

Деловая игра «Аттестация персонала организации» развивает навыки, необходимые в процессе формирования подсистемы аттестации персонала, и способствует развитию управленческого потенциала участников. Игра демонстрирует этапы подготовки, проведения и принятия решений по аттестации персонала, а также ролевой аспект и межличностные взаимодействия участников. В игре принимают участие: организатор, команда «Аттестационная комиссия», несколько команд «Подразделения», команда экспертов игры.

Сформировать желания участников играть помогают упражнения «разогрева».

В деловой игре выделяются 4 этапа:

1) подготовительный;

2) оценка работника и его трудовой деятельности;

3) проведение аттестации; 4) принятие решений и оформление документов. На подготовительном этапе проводят: разъяснение целей и задач деловой игры; формулировку правил игры; разделение участников на команды; определение сферы деятельности организации и состава команд.

На 2-м этапе проводят оценку сотрудников команд «Подразделения» и их подготовку к аттестации.

На 3-м этапе проводят заседание аттестационной комиссии, формируют предварительные заключения и рекомендации по аттестации работников.

На 4-м этапе аттестационная комиссия проводит обсуждение и принимает решение по каждой аттестуемой кандидатуре отдельно. В заключение аттестационная комиссия объявляет общее решение комиссии для каждого аттестованного сотрудника; команда экспертов проводит анализ работы команд по каждому этапу; организатор и участники проводят обсуждение результатов игры.

Аттестация персонала – одна из важнейших составляющих кадровой работы, представляющая собой периодическое освидетельствование профессиональной пригодности и соответствия занимаемой должности каждого работника определенной категории. Основной целью аттестации является дальнейшее развитие потенциала каждого сотрудника.

Деловая игра «Аттестация персонала» является игрой интерактивного типа и моделирует процесс подготовки, проведения результирующих мероприятий по аттестации персонала организации.

Основные цели игры:

• развитие управленческого потенциала участников;

• демонстрация этапов подготовки, проведения и принятия решений по аттестации персонала;

• демонстрация ролевого аспекта и межличностных взаимодействий участников аттестации персонала;

• интеграция и систематизация ранее освоенных знаний по аттестации персонала;

• привитие участникам навыков, необходимых в процессе формирования подсистемы аттестации персонала;

• формирование познавательного интереса к содержанию игры и расширение управленческой и психологической компетентности участников.

Участники игры:

1) организатор;

2) команда «Аттестационная комиссия».

Состав команды «Аттестационная комиссия» (по должностям):

• генеральный директор организации (председатель комиссии);

• заместитель директора по персоналу (заместитель председателя комиссии);

• психолог службы персонала;

• специалист-эксперт, отвечающий за персонифицированный учет;

• представитель службы безопасности, отвечающий за контроль лояльности персонала;

• руководители всех автономных структурных подразделений (департаментов, управлений, отделов, цехов, участков) – присутствуют только на аттестации своих подчиненных и во время игры являются прежде всего руководителями команд «Подразделения»;

 • секретарь комиссии;

3) несколько команд «Руководитель и аттестуемые работники» – назовем их «Подразделения». Участники игры сами выбирают сферу деятельности подразделения и определяют, кто из них будет играть роль руководителя подразделения, кто станет сотрудниками подразделения, проходящими аттестацию. Например, отдел логистики в составе: руководитель, старший специалист и 2 специалиста;

4) если время игры ограничено, а участников много – рекомендуется создать команду экспертов игры из участников, которые работают и имеют опыт прохождения процедур аттестации в организации (количество от 1 до 6 человек). Эксперты оказывают методическую помощь, способствуют развитию восходящих и нисходящих и межличностных коммуникаций между участниками, оценивают действия команд на каждом этапе по пятибалльной шкале. Экспертная оценка раскрывает как профессиональные, так и организационно-управленческие качества участников команд на каждом этапе. Каждой команде предоставляется комплект документов.

Документы для команды «Аттестационная комиссия»:

график проведения аттестации (приложение

1) аттестационный лист (приложение

2) структура и содержание индивидуального досье, источники информации для его заполнения [Алавердов, 2008, с. 154–156]; перечень угроз безопасности по кадровому направлению деятельности [Алавердов, 2008, с. 70]; возможные варианты решений аттестационной комиссии [Алавердов, 2008, с. 151–152]; критерии аттестации сотрудников подразделений [Вучкович-Стадник, 2010, с. 33–35, 194–195], и приложение

3) Документы для команд «Подразделения»: представление для лиц, подлежащих аттестации (приложение

4) характеристика (отзыв) для лиц, подлежащих аттестации (приложение

5) критерии аттестации сотрудников подразделений. Самооценку результатов труда проводит каждый аттестуемый. Команда экспертов игры работает со всеми видами документов, и в процессе игры члены команды заполняют оценочный лист экспертов (приложение 6). Для того чтобы игра не превратилась в задания по разбору документов, некоторые формы документов были значительно упрощены. Кроме того, все формы заполнять абсолютно необязательно, так как это займет много времени. Обязательными для заполнения являются: график проведения аттестации, критерии аттестации сотрудников подразделений, характеристика (отзыв) для лиц, подлежащих аттестации, аттестационный лист, оценочный лист экспертов. Остальные формы и таблицы приложений оказывают методологическую и методическую помощь участникам при проведении игры. За пределами игры (например, в курсе «Кадровая служба организации») участники должны познакомиться с полным комплектом форм документов, которые используют для процедуры аттестации персонала в организациях, и научиться заполнять все необходимые для проведения аттестации персонала формы. К изучению и заполнению пакета документов участникам следует отнестись очень серьезно. Важно правильно и полно оформить результаты прохождения аттестации сотрудников на всех этапах и утвердить их у вышестоящего лица. Пакет документов позволяет обеспечить законность проведения процедуры аттестации в конкретно выбранной условной организации. В данной игре самое главное – усвоить порядок, процедуры аттестации, ролевые и межличностные аспекты взаимодействий между участниками процесса. Описание этапов игры «Разогрев» участников игры. Для формирования готовности участников к поведенческим изменениям в основных этапах игры ведущему рекомендуется провести упражнения «разогрева», которые помогут сформировать желание участников работать в той или иной группе, настроить их на игру, создать определенную эмоциональную атмосферу, стимулировать поведенческие реакции. Ведущий осуществляет выбор упражнений и методик, обеспечивающих условия для создания позитивной мотивации на групповое взаимодействие. Количество времени ограничивается выбранными средствами. «Разогрев» сопровождается индивидуальной и групповой рефлексией, позволяющей осмыслить процессы, способы и результаты индивидуальной и совместной деятельности участников.

В деловой игре выделяют 4 этапа.

 Этап 1. Подготовительный. Общее время – 30 мин Разъяснение целей и задач деловой игры. Формулировка правил игры. Разделение участников на команды. Определение сферы деятельности организации, организационной структуры, состава аттестационной комиссии; состава подразделений, проходящих аттестацию, и в случае необходимости – команды экспертов. В составах команд «Подразделения» следует определиться со сферой деятельности подразделений, выбрать руководителей (для каждого подразделения – одного руководителя) и обозначить должности подчиненных (количество: от 2 до 5 человек). Работу команды «Аттестационная комиссия» координирует председатель комиссии. Члены команды: знакомятся с этапами и порядком проведения аттестации; составляют список сотрудников, подлежащих аттестации, и подготавливают для них аттестационные листы; разрабатывают график проведения аттестации, который согласовывают с руководителями подразделений и аттестуемыми (дата утверждения графика: не менее чем за месяц до начала аттестации); разрабатывают критерии аттестации сотрудников подразделений и доводят их до сведения руководителей подразделений. Работу каждой команды «Подразделение» координирует свой руководитель подразделения. Члены команд «Подразделения»: знакомятся с этапами и порядком проведения аттестации, с приказом о проведении аттестации и составе аттестационной комиссии, графиком и критериями аттестации для работников. Этап 2. Оценка работника и его трудовой деятельности. Общее время – 30 мин На этапе оценки в командах «Подразделения» определяют ролевой статус сотрудников («лояльные», «успешные», «нелояльные» и т.д.). Выявляются успехи и неуспехи каждого сотрудника, заполняются характеристики на каждого сотрудника подразделения. В работе над документами принимают участие сами аттестуемые сотрудники. Заполненные документы – представление или характеристику на каждое аттестуемое лицо – сдают в аттестационную комиссию. Далее проходит подготовка руководителей и подчиненных подразделений к аттестации. Руководители готовят краткую устную характеристику для каждого аттестуемого сотрудника. Аттестуемые готовят описания своих трудовых функций и достижений в межаттестационный период с учетом критериев оценки деятельности в целом. Лист оценки аттестуемого работника (приложение 3) рекомендовано заполнить секретарю аттестационной комиссии и экспертам игры. Действия команды «Аттестационная комиссия»: • по мере поступления в аттестационную комиссию документов на аттестуемых члены команды знакомятся с ними; • занимаются подготовкой отчетов о результатах текущей оценки работника соответствующего подразделения за весь межаттестационный период; • анализируют другой фактологический материал, отражающий результаты деятельности сотрудника за весь межаттестационный период, зафиксированный в его индивидуальном досье; • анализируют заключение психолога; • готовят вопросы для третьего этапа аттестации по каждому аттестуемому работнику. Этап 3. Проведение аттестации. Время определяется количеством аттестуемых (для каждого: 5–7 мин) На заседание аттестационной комиссии приглашают по одному аттестуемых сотрудников и непосредственного руководителя. Комиссия рассматривает все подготовленные материалы; заслушивает краткую характеристику руководителя на аттестуемого работника, высказывания самого работника; члены комиссии задают вопросы и проводят обсуждение материалов аттестации. На данном этапе возможно предварительное формирование заключений и рекомендаций по аттестации работников.

Порядок проведения заседания для аттестации сотрудников организации: 1) изучение членами аттестационной комиссии всех представленных в комиссию материалов;

2) характеристика работника его непосредственным руководителем;

3) собеседование с работником;

4) оценка пригодности аттестуемого работника занимаемой должности (выполняемой работе), составление рекомендаций.

Этап 4. Принятие решений и оформление документов. Общее время – 25 мин Члены команды «Аттестационная комиссия» формулируют заключение для каждого аттестуемого, проводят процедуру голосования по результатам аттестации, обсуждение материалов и событий, которые случились на заседании для аттестации работников, принимают решение по каждой кандидатуре отдельно. Далее следует ознакомление аттестуемого работника с результатами аттестации.

В заключении:

1) аттестационная комиссия объявляет общее решение комиссии для каждого аттестованного сотрудника;

2) команда экспертов проводит анализ работы команд по каждому этапу;

3) организатор проводит рефлексию.

Рекомендации аттестационной комиссии фиксируются в индивидуальном досье сотрудника и передаются администрации, но не имеют директивного характера. Возможные последствия аттестации

Руководитель с учетом рекомендаций аттестационной комиссии и представления непосредственного руководителя аттестованного работника не позднее чем в двухнедельный срок с момента проведения аттестации принимает одно из следующих решений:

• оставляет работника в прежней должности;

• с согласия работника переводит его на другую работу с повышением или понижением в должности;

• с соблюдением требований трудового законодательства изменяет существенные условия труда работника в части изменения объема должностных обязанностей, системы и размера оплаты труда, режима труда и отдыха, предоставляемых льгот и пр.

Трудовые споры, связанные с аттестацией, рассматриваются в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством для рассмотрения индивидуальных трудовых споров (конфликтов). Методические рекомендации по организации и проведению игры на всех этапах деловой игры следует обращать внимание на поведение игроков и их действия. Со стороны организатора и экспертной группы требуются помощь, дополнительные пояснения условий игры и подбадривание участников. В противном случае из-за скованности игроки не смогут сразу войти в роль, не сложится доверительная атмосфера между ними, и сцены на всех этапах будут разыграны на невысоком уровне. Если предоставляется возможность предварительно поработать с участниками игры, можно договориться о том, чтобы группа игроков определила сферу деятельности организации, организационную и функциональную структуры, названия должностей. Выдается полный комплект документов для изучения. Часто из-за разногласий между участниками на начальном этапе игры решение этих вопросов занимает много времени. Если нет возможности предварительного согласования с участниками условий игры, предложение об организационно-управленческой структуре и должностях участников может поступить от организатора и (или) от экспертной группы, которая формируется на начальном этапе. На первом, подготовительном, этапе необходимо объяснить участникам, что аттестация персонала способствует улучшению управления персоналом и повышению эффективности кадровой работы; повышает ответственность и исполнительную дисциплину сотрудников.

Задачами аттестации персонала являются:

• оценка результатов труда сотрудника;

• определение их соответствия занимаемой должности;

• выявление недостатков в уровне подготовки; • составление плана развития работника;

• проверка совместимости с коллективом (умение работать в команде, лояльность сотрудника к организации, работодателю и руководству);

• проверка мотивации к трудовой деятельности, к работе в данной должности;

• определение перспектив развития карьеры работника;

• выявление угроз безопасности организации со стороны сотрудников организации;

• определение круга работников и перечня должностей, подлежащих увольнению или сокращению;

• улучшение морального и психологического климата в организации. Этап 1 имеет первостепенную важность, хотя продолжается весьма ограниченное время. Следует объяснить участникам, что деловая игра проводится не только ради демонстрации процедуры «Аттестация персонала». Игра может стать эффективной, если будет лишена признаков формальности и будет объективной с возможными вариантами инцидентов у аттестуемых сотрудников, по ее результатам будут приняты конкретные решения и проведены конкретные мероприятия. На общем собрании коллективов организации принимается решение о величине, составе, форме собственности, об уровнях и иерархии организационной структуры, о должностях. Участники высказывают также предложения по профессиональным и личностным компетенциям будущих сотрудников, которые будут занимать эти должности. Участникам часто бывает сложно определиться с тем, каковы указанные компетенции. Поэтому ведущий может дать задание участникам заранее подготовить материалы, раскрывающие компетенции того или иного должностного лица. Либо подготовить к мероприятию материалы, которые помогут разобраться с компетенциями (типовые должностные инструкции, профессиограммы, справочники профессий, положения о подразделениях).

В приказе о проведении аттестации работников следует указать цели аттестации. Например: «В целях определения уровня профессиональной подготовки и соответствия работника занимаемой должности приказываю провести аттестацию кадров в следующих подразделениях…» Необходимо указать состав аттестационной комиссии: председателя, заместителя председателя и членов комиссии с указанием фамилий, инициалов, настоящих должностей членов комиссии, а также подписать приказ у генерального директора. Формы документов аттестации следует заполнять по указанным пунктам. Аттестуемые вправе сами решить вопрос о собственном возрастном цензе, образовательном уровне, стаже работы в организации. Персональные сведения они должны передать членам аттестационной комиссии и экспертной группе. На основе указанных сведений и личностных качеств конкретных участников психолог составляет краткий психологический портрет участников, проходящих процедуру аттестации (какие черты помогают быть успешным, а какие – мешают достигать целей).

Психологу важно также указать на используемые каждым аттестуемым модели межличностного поведения в коллективе (возможные проблемы в общении, преобладание общительности, доминирования и т.д.). На данном этапе участники игры предлагают описание инцидентов, произошедших в межаттестационный период с 1–2 участниками из каждой команды «Подразделения». В случае нехватки времени и невозможности закончить описание инцидентов на этапе 1 работу следует продолжить и закончить в течение последующих 15 мин на этапе 2. На втором этапе игры в командах «Подразделения» формируется механизм и проводится оценка уровня знаний, умений, навыков, качества и результатов труда. Важно всем командам работать согласованно и объективно с учетом описаний инцидентов, произошедших с несколькими аттестуемыми в межаттестационный период.

Участники – нарушители внутренних регламентов организации должны понимать, что роль, которую им предстоит сыграть, поможет показать всем остальным участникам, как изменяется процедура аттестации (задаваемые вопросы и обсуждаемые проблемы) и какими могут быть результаты. Вопросы, которые готовит команда «Аттестационная комиссия», должны раскрывать профессиональные и личностные проблемы работника в организации и в коллективе, в котором он работает. Важно внимательно изучать документы и информацию по каждому отдельному сотруднику. На третьем этапе проводится заседание аттестационной комиссии в соответствии с графиком. На заседание по мере готовности команд «Подразделения» приглашают каждого аттестуемого сотрудника и непосредственного руководителя отдельно. Если аттестуемых много, аттестационную комиссию можно разделить на две: одну возглавляет председатель, вторую – заместитель председателя. Комиссия заслушивает краткую характеристику руководителя на аттестуемого работника, высказывания самого работника; проводит обсуждение материалов аттестации. Члены комиссии задают вопросы. Часто к запланированным вопросам добавляются новые, которые возникают в процессе обсуждения положения сотрудника с учетом высказанных им замечаний и предложений по совершенствованию системы управления персоналом компании, организации производственных процессов и т.д. Члены аттестационной комиссии должны сделать выводы о положении дел, о взаимоотношениях, моральном и психологическом климате в данном подразделении, заметить, насколько благосклонно (положительно) отношение руководителя подразделения к части сотрудников или ко всем без исключения работникам. Нет ли «любимчиков» и «изгоев» среди сотрудников подразделения, которое возглавляет руководитель. Во время игры в группах людей, которые учатся или работают вместе, очень хорошо видно отношение выбранного на роль руководителя к своим подчиненным и другим участникам игры. Выявляются симпатии, антипатии, демонстрируются сложившиеся межличностные отношения в коллективе, желание руководителя не просто характеризовать достижения и промахи сотрудника, но и поддержать его в сложный период аттестации или не поддерживать и добиться его наказания либо ухода. На данном этапе возможно предварительное формирование заключений и рекомендаций по аттестации работников. Основной ошибкой в работе аттестационной комиссии на данном этапе является то, что при завершении собеседования проводящие его принимают решение, озвучивая его на заседании. Оценка данного этапа является промежуточной. На четвертом этапе принимают решения и оформляют документы. Команда «Аттестационная комиссия» формулирует и объявляет заключение с учетом: выводов и предложений, изложенных в представлении и отзыве непосредственного руководителя аттестуемого; оценок деятельности аттестуемого, роста его квалификации; оценок деловых, личностных и иных качеств аттестуемого и их соответствия рабочему месту; мнения каждого члена комиссии, высказанного при подведении итогов и проведении тайного голосования; сравнения материалов предыдущей аттестации с данными на момент аттестации и характера изменений; высказываний (мнения) самого аттестуемого о своей работе, о реализации своих потенциальных возможностей. Команда экспертов оказывает методическую помощь командам на всех этапах деловой игры и проводит анализ их работы на каждом этапе. Бланк оценки работы команд заполняется на каждом этапе. Участникам-экспертам необходимо указать критерии, по которым они оценивали каждый этап, записывать свои комментарии по работе команд и ставить баллы.

Предлагается пятибалльная система:

1 – минимальное присутствие,

5 – максимальное.

В заключение организатор проводит рефлексию. Рекомендации аттестационной комиссии фиксируют в индивидуальном досье сотрудника и передают администрации, но они не имеют директивного характера.

Основные психологические правила аттестации:

• обязательно сообщать результаты работнику;

• оценку не соединять с критикой;

• объяснить работникам, что аттестация кадров – это не карательный инструмент для увольнения неугодных или «неправильных» специалистов; она призвана помочь не только работодателям, но и самим сотрудникам найти слабые места в своей профессиональной подготовке и устранить их. Окончательное принятие управленческих решений по результатам аттестации находится в компетенции: • генерального директора – по вопросам, связанным с должностными перемещениями или заключением нового трудового договора (срок – не более двух месяцев со дня аттестации); заместителя директора по персоналу – по всем остальным вопросам (направление на обучение, включение в состав резерва на выдвижение и т.п.).