How to organize AEGEE-Event

• 1 слайд

  How to organize AEGEE-Event and avoid fuck ups
  

• 2 слайд

  Основные принципы:
  Не изобретайте велосипед!
  Творческий подход!
  Будьте реалистичнее!
  Человеку свойственно ошибаться!
  (На ошибках учатся;-)
  
  

• 3 слайд

  Events
  Summer University
  Traveling Summer University
  Winter University
  Exchange между антенами
  Академия
  

• 4 слайд

  Подготовка
  сроки подготовки
  Анонс мероприятия- 2 месяца до мероприятия
  Deadline для подачи заявок- 1.5-1 месяц до мероприятия
  Выбор участников- 1 месяц до мероприятия
  Отправка приглашений на визу- 3 недели до мероприятия
  Получение подтверждения участия:
  -билеты- 3 недели до мероприятия, до отправки приглашения на визу
  -подтверждение получения визы- 1 неделя до мероприятия
  

• 5 слайд

  Команда организаторов проекта
  Каждый член команды – уникальная личность
  Команда – это группа уникальных личностей, которые ВМЕСТЕ работают над проектом
  Общее видение проекта
  Распределение обязанностей
  
  

• 6 слайд

  Подготовка
  формирование команды
  Начало формирование команды сразу после анонсирования мероприятия
  В команде назначаются:
  -main coordinator (возможно 2 человека)
  -incoming responsible
  -ice breaking-game responsible
  -ответсвенный за питание
  -ответсвенные за каждый отдельный день программы
  -ответвенный за регистрацию
  -ответвенный за размещение и логистику
  Один и тот же человек может быть responsible сразу по нескольким задачам
  Необходимо до начала мероприя составить записную книжку со всеми контактами, которая будет у каждого организатора
  
  

• 7 слайд

  Main coordinator
  Отвечает за формирование команды
  Формирует с командой бюджет мероприятия
  Отвечает за составление программы мероприятия
  Следит за тем, чтобы с группой всегда было не меньше 3х организаторов, один из которых является maid day responsible
  Отвечает за всю координацию внутри команды
  
  

• 8 слайд

  Incoming responsible
  написать имейл выбранным на мероприятие участникам, лучше каждому по отдельности, со следующим содержанием:
  поздравление с тем, что их выбрали
  представление себя как человека, который в будущем будет общаться со всеми участниками и которому надо задавать все вопросы
  написать про фи на участие в ивенте, обозначить сколько фи платить и точную дату, когда надо будет быть готовым заплатить и в какой валюте
  спросить, кому нужны приглашения, будут ли они их себе делать сами (предупредить, что это сложно) и если нужны, то объяснить, что мы будем делать приглашения туристические, сказать, сколько они стоят, и написать входят ли они в фи или нет, обозначить точную дату, когда надо будет заплатить за приглашения (в тот же день что и за фи).
  сказать что участникам надо высылать нам купленные билеты и копии паспортов, без которых мы не будем делать приглашения, поставить дедлайн
  объяснить, что делать визу у них займет месяц(!), должны торопиться
  дать краткое описание их размещения , где будут жить, на чем спать, какие души и туалеты, сколько
  написать, что входит в наш фи, что они получат от нас, какие блага
  написать, что в скором времени будет выслана дальнейшая инфа, а пока пусть шлют копии паспортов и билетов
  напомнить точную дату начала ивента и его конца
  попросить заранее сообщить нам, если собираются приехать раньше и уехать позже, нужно ли жилье
  

• 9 слайд

  Incoming responsible
  ПОЛУЧЕНИЕ ВИЗЫ
  дать ссылку на наш сайт, где должно быть уже такое описание
  посоветовать зайти на сайт посольства России в своей стране, прочитать самим о процедуре получения визы
  объяснить что вместе с приглашением они получат ваучер о проживании
  напомнить о том, что это все занимает время, поторопить опять
  попросить написать сразу, когда они получат визы, чтобы мы знали
  

• 10 слайд

  Incoming responsible
  Непосредственно за неделю до приезда:
  объяснить, что мы каждого будем встречать в аэропорту
  попросить у всех их номер телефона (чтобы найти если потеряются)
  сказать о погоде, валюте, обменном курсе, о том, что у нас много аэропортов
  

• 11 слайд

  А если участников не выбрали:
  написать имейл невыбранным на мероприятие участникам, каждому по отдельности
  мотивировать их подаваться в следующий раз, обязательно будут выбраны
  написать имейл людям из списка ожидающих
  

• 12 слайд

  Что участники должны знать до мероприятия:
  
  Как получить Визу
  Нашу примерную программу
  Что взять с собой: спальные мешки, матрасы, зонтик, теплую одежду, традиционную напитки и еду для вечеринки
  Какая в Москве погода
  
  

• 13 слайд

  Ответвенный за день
  Находится с группой весь день
  Знает телефоны всей команды
  Отвечает за программу на день, знает все возможные заминки и пути их разрешения.
  Уверен, что на протяжении дня ему будут помогать ещё несколько организаторов
  

• 14 слайд

  Программа.
  Что сделает проект интересным?
  
  развлечений
  Пешие прогулки, дискотеки, бары…
  культуры
  Экскурсии с экскурсоводом, музеи, выставки…
  спорта
  Лыжи, каток, велосипеды, бадминтон, игра в снежки
  Тонкая смесь из:
  хорошего настроения
  Зависит в большей степени от организаторов и удачно составленной программы
  

• 15 слайд

  Составление программы
  Начинается за 2 месяца до мероприятия
  В программе прописывается мероприятия которые необходимо провести за 1-2 дня до официального начала (основная подготовка
  Основные пункты
  

• 16 слайд

  Составление рабочей версии программы
  Программа составляется по минутам с учётом возможных заминок, все заминки прописываются
  Программа является flexible, т.е. если по программе запланирован парк, а утром вы понимаете, что пойдёт дождь, в программе должен быть запланирован запасной вариант, который бы не наруших ход программы
  Программа должна быть распределена равномерно, ребята не должны уставать очень сильно в одни дни и скучать в другие
  По возможности стоит избегать долгих и частых поездок на общественном транспорте
  Все места программы, а также альтернативы должны быть проверены заранее
  

• 17 слайд

  Составление бюджета
  расходная часть
  Проживание
  Питание ( завтрак + обед или ужин)
  Развлекательная программа
  Проездные билеты
  Регистрация 
  Напитки (алкогольные?)
  Организационные расходы
  * Сохранять все чеки!вести ежедневный учёт трат
  

• 18 слайд

  Размещение участников
  Бесплатное жилье
  (общежития)
  Дешевое жилье
  (спортзал школы/
  университета)
  Все участники живут
  вместе
  Участники живут
  порознь
  Квартиры членов
  AEGEE-Moskva
  Удобно,
  AEGEE-spirit
  Дешево. НО
  Неудобно собирать
  участников утром,
  трудности вечером
  

• 19 слайд

  Еда
  обязательно
  советы:
  2-х разовое, по крайней мере 1 горячая еда в день
  Предоставьте участникам список недорогих мест для еды
  Старайтесь централизованно привести участников в кафе/ ресторан, даже если они сами платят за еду
  Заранее узнать о наличии вегетарианцев среди участников
  

• 20 слайд

  Составление бюжета
  откуда берутся деньги?
  Fee участников
  Спонсорская поддержка/фандрайзинг
  Бюжет AEGEE-Moskva - стабфонд, который трогать категорически не рекоммендуется!
  

• 21 слайд

  FR - fundraising -
  поиск средств
  2 вида спонсорской помощи:
  финансовая поддержка
  support in kind (товары, информационная поддержка, предоставление помещения и др.)
  
  План действий:
  
  Список потенциальных спонсоров
  Информация о потенциальных спонсорах (что за организация, сфера деятельности, участие в благотворительных и социальных проектах);
  Официальные письма с описанием проекта и предложением о сотрудничестве;
  Встреча с потенциальным спонсором;
  Не забывайте информировать спонсора о ходе реализации проекта
  
  

• 22 слайд

  Keep in mind
  Запасной вариант на случай плохой погоды/отказа в экскурсии/ремонта музея и т.д.
  Не забывать обедать- заранее готовить обед, заказывать в кафе, расставлять на столах в Вышке (пока остальные гуляют)
  Альтернативный meeting point: на случай, если кто-то потерялся, отстал от группы, решил остаться в хостеле и т.д.
  
  
  

• 23 слайд

  Информирование
  Необходимо вывешивать программы мероприятий на день для наших любимых участников, желательно это делать вечером, либо рано утром, чтобы они могли захватить с собой все необходимые вещи.
  Программа на день для участников должна быть составлена таким образом,чтобы в случае именений ребята их не заметили, в программе для них стоит избегать чётких указаний места и времени
  Стоит заранее анонсировать место и время обеда/ ужина и предоставляем его мы, или они сами за него платят
  

• 24 слайд

  Free time
  Стоит предоставить ребятам free time и предложить различные варианты для его проведения.
  Например:
  можно остаться дома и выспаться ( один из организаторов должен остаться с ребятами), поехать в город погулять, походить по магазинам, посидеть в кафе, выйти в интернет ( формируется несколько групп, с каждой из которых находится один организатор)
  Необходимо предоставлять ребятам время на то, чтобы привести себя в порядок и передохнуть, например после прогулки перед вечеринкой. В это время некоторые из ребят, например, могут сходить в магазин и купить себе что-то перекусить или выпить
  Кроме того, организатором самим необходим отдых: ребята хотят видеть рядом с собой счастливых, а не замученных и невыспавшихся организаторов!!!
  
  

• 25 слайд

  Игры
  Если вдруг скучно/в очереди/долгое ожидание
  Танцевать танец эвента
  Играть в русские детские игры: речеёк, колечко, чехорда, хоровод, кис-брысь-мяу
  Учить песню эвента
  Ice-breaking games
  

• 26 слайд

  Must have
  Что надо носить с собой организаторам
  Записная книжка с контактами всех участников и организаторов
  Зарядка для телефона
  Аптечка (обезболивающее, от боли в желудке, пластырь, бинт, йод, жаропонижающее)
  Для лета: панамка, для зимы: варежки
  Документы, копии документов участников
  
  

• 27 слайд

  Музыка
  Выбрать песню мероприятия, которую смогут разучить все, и потом вспоминать о ней уже дома
  Составить диски с музыкой для parties:
  Хиты этого года
  Хиты последних 20-30 лет
  Самые популярные, возможно старые русские песни.
  
  

• 28 слайд

  На память
  Диск со вмеми фотографиями
  На диске могут быть самые популярные песни
  Грамоты/открытки/флаеры со званиями (best participant etc)
  Post-event переписка в mailing list
  

• 29 слайд

  Оценивай!
  Результаты
  Цели
  Управление финансами
  Влияние на организацию
  Оценка процесса реализации проекта
  Публикация
  Журнал
  Презентация
  Сайт
  
  Финансовые
  отчеты