Конспект на тему: "Управление изменениями проекта"

Управление изменениями проекта

Управление изменениями является одним из основных интеграционных процессов WPV, которые охватывают весь жизненный цикл проекта.

Под изменениями проекта понимается замена одного решения другим при разработке и реализации проекта из-за воздействия внешних и внутренних факторов. Соответственно, источники изменений делятся на внешние и внутренние.

Внешние источники изменений включают: политические, законодательные, экономические, социальные, технологические, экологические, международные и другие факторы. Команда проекта имеет очень ограниченные возможности влиять и управлять этими источниками изменений. Они должны учитываться и гибко реагировать на них на протяжении всего этапа проекта.

Внутренние источники изменений исходят из среды самого проекта, из отношений участников во время выполнения проекта. Большинство внутренних изменений невозможно предсказать на этапе разработки, поскольку они связаны с новыми проектными решениями, более эффективными материалами, конструкциями, технологиями и т. д.

Другая часть изменений связана с задержкой запланированных сроков, объемов из-за влияния различных факторов - не только внутренних, но и внешних (социальных, природных и т. д.). Изменение приоритетов в организационной стратегии и приоритетов в проектах, выполняемых организацией, может резко повлиять на проект, реализуемый внутри страны. Обычно это приводит к конкуренции между проектами за ресурсы и кадровым изменениям в проектных командах, а также к осложнению межличностных отношений.

Таким образом, первоначальный план проекта может быть подвергнут значительной корректировке или может зависеть от нее,:

* изменения во времени выполнения проекта;

* необходимо проверить стоимость;

* изменения технических условий проекта;

* изменения в организационной стратегии;

* изменение методов и технологий работы;

* внесение изменений в требования , для которых был разработан проект;

* проверка первоначальных оценок продолжительности работ;

* неточности в планировании отношений с работой;

* прерывание времени доставки;

* невозможность использования ресурсов в соответствии с первоначальным планом;

* изменение потребностей в ресурсах для отдельных операций;

* изменения конъюнктуры рынка и т. д.

Руководитель проекта должен постоянно отслеживать все происходящие изменения и оценивать их возможное влияние на сроки, стоимость, качество и конечный результат проекта и принимать необходимые корректирующие меры.

Мировая практика WPV показывает, что изменения, происходящие во время проекта, часто приводят к неудачному завершению или провалу проекта в целом. Так, по данным организации «Главное бухгалтерское управление», прирост стоимости в результате изменений и инфляции составил 75% от первоначальной стоимости (с 340 миллиардов долларов до 607 миллиардов долларов за 940 проанализированных военных и гражданских проектов).

В российской практике сложилось довольно формальное отношение к изменениям проекта - менеджеры обычно поверхностно анализируют и оценивают возможные последствия, что в дальнейшем неизбежно приводит к очень серьезным проблемам и часто приводит к отказу от проекта или смене менеджера.

Управление изменениями включает в себя прогнозирование и планирование будущих изменений, учет всех потенциальных изменений (содержание проекта, спецификации, стоимость, сетевая диаграмма и т. д.) Для детального изучения, оценку воздействия, одобрение или отклонение, организацию мониторинга и координацию участников, внедряющих изменения в проект.

Рекомендуется создать оригинальное описание системы для менеджера проекта, чтобы внести последующие изменения. Такой документ называется описанием конфигурации текущего состояния проекта и содержит набор технических документов, характеризующих состояние проекта в любой момент времени.

Один из подходов к управлению изменениями заключается в том, что менеджер проекта регулярно запрашивает все документы об изменениях для мониторинга, проверки и оценки на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Следующие документы используются для регулирования и регистрации изменений:

• "Отчет о проблеме" (Отчет о проблеме) - описывает проблему, возникающую во время выполнения проекта. Он формируется на начальном этапе;

• "Запрос на изменение" ( Change request

 proposal form) формируется на начальном этапе  ;

* "Описание предлагаемого изменения" (форма предложения об изменении) - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за исполнение и контроль. Он формируется на начальном этапе и корректируется на следующих этапах;

* "Поправка" (заказ на изменение) - оформляется в виде письменного заказа и подписывается уполномоченным подрядчиком; допускается и указывается, какие изменения необходимо внести в проект. Он формируется на этапе принятия решения.

Если стоимость неожиданных изменений превышает 15-20%, проект, как правило, следует улучшить, чтобы уменьшить неопределенность в планировании и разработке.