Лекция "ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ"

ЛЕКЦИЯ

Документация и документооборот

ТИП ЗАНЯТИЯ	изучение нового материала
ФОРМА ЗАНЯТИЯ	лекция
ЦЕЛЬ ЗАНЯТИЯ	овладение новыми знаниями
ЗАДАЧИ:
- ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ	Изучение понятия «документ», определение первичных и унифицированных документов, изучение правил и сроков хранения первичной документации
- ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ	развитие интереса к изучаемой дисциплине, воспитание ответственности, коллективизма, дисциплинированности.
- РАЗВИВАЮЩАЯ	развитие умения анализировать, обобщать, делать выводы, развитие логического и экономического мышления.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАНЯТИЯ	проектор, комплект слайдов
СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ	1.      Организационный момент. 2.      Целеполагание. 3.      Опрос по ранее изученной теме 4.      Изучение нового учебного материала согласно плана лекции (см.ниже) 5.      Обобщение, систематизация, закрепление учебного материала. 6.      Подведение итогов занятия.

ПЛАН ЛЕКЦИИ

1.       ПЕРВИЧНЫЕ И УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

2.       УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

3.       ПРАВИЛА И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРВИЧНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять лишь те документы, для которых унифицированной формы не было.

Со вступлением в силу федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ компании получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными?

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

•          кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971);

•          транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из письма Минфина России от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407);

•          формы, используемые в капитальном строительстве: КС-2, КС-3 и др. (письмо Минфина РФ от 08.07.2011 № 03-03-06/1/414).

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)?

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

•          кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

•          кассовых операций;

•          торговых операций;

•          основных средств и нематериальных активов;

•          материалов;

•          продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

•          результатов инвентаризации;

•          работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т.п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1.         Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

2.         Документы, связанные с расчетами с персоналом:

•          табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;

•          зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

•          лицевой счет и др.

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

•          приходный кассовый ордер;

•          расходный кассовый ордер;

•          кассовая книга и т.п.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению учетные регистры можно разделить на хронологические, систематические и комбинированные синхронистические. К хронологическим относятся регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.). В систематических регистрах запись выполняется в разрезе группировочных признаков — счетов. Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров. Если водном регистре выполнять как хронологическую, так и систематическую запись, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). Самый типичный пример такого регистра — «Журнал-Главная».

По обобщению данных регистры делятся на интегрированные и дифференцированные. Каждый регистр может рассматриваться индуктивно — от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно — от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором — их дифференциация.

По внешнему виду все учетные регистры имеют форму книги, карточки, свободного листа или машинного носителя.

Книга — разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободным листом называется таблица, помещенная на бланке, подлежащем брошюровке. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками. Свободные листы — это те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов).

Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Внешний вид применяемых на практике карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В связи с этим вводится новая графа «Остаток», в которой отражается остаток средств данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни, таким образом, в каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма. В заголовке карточки проставляется лимит (норматив) запаса; наличие норматива позволяет легко выяснить, не имеет ли предприятие данных средств больше, чем ему нужно, а если меньше, то в какой степени.

Многоколончатые карточки предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих. В частности, в тех случаях, когда один факт отражается комплексными суммами, т.е. фиксируется, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Заключительным этапом документооборота является передача документов в архив. Хранение документов должно быть организовано так, чтобы можно было обеспечить их полную сохранность, а при необходимости – использование.

Документы необходимы при документальных ревизиях хозяйственной деятельности, для составления различных справок, при решении спорных вопросов и т.д.

В течение отчетного года первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Это, как правило, пронумерованные папки, укомплектованные документами, расположенными в хронологическом порядке, переплетенные. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

По окончании отчетного года документы передаются в общий архив.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Конкретные сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности определены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Главная книга и основные бухгалтерские регистры (журналы-ордера, ведомости) хранятся 10 лет, документы по оплате труда – до 75 лет.

По истечении сроков хранения документы уничтожают.

Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Ответственность за организацию хранения несет руководитель организации.

За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф.

Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ (НК РФ) отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере:

• 10 000 руб. – если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

• 30 000 руб. – если они совершены в течение более одного налогового периода;

• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. – если они повлекли занижение налоговой базы.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях они могут выдаваться только по распоряжению главного бухгалтера.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причин их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов "на проверку" действующим законодательством не предусмотрено. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов независимо от причины утраты они должны быть восстановлены.

Последовательность действий по восстановлению документов следующая:

– во-первых, если установлено отсутствие каких-либо первичных учетных документов или их неверное оформление (отсутствие или незаполнение обязательных реквизитов), то руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;

– во-вторых, комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение отсутствующих документов;

– в-третьих, после выяснения причин утраты документа комиссия должна принять меры по его восстановлению;

– в-четвертых, результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Согласно ст. 29 Закона о бухучете № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ:

 С 177-194

Богаченко В.М. Основы бухгалтерского учета: Учебник /   В.М. Богаченко - 3-е изд., испр. - Р на Д.: 2015.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА ПО ТЕМЕ:

1.      О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ // Информационно-справочная система «Консультант Плюс».

2.      План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н // Информационно-справочная система «Консультант Плюс».

3.      Астахов В.П. Б̣ухгалте̣рский (финансовый) ̣учет. В 2 т. Т. 2: ̣учебник для академического бакалав̣риата / В.П. Астахов. – 12-е изд., пе̣ре̣раб. и доп. – М.: Издательство Ю̣райт, 2015- 386 с.

4.    Богдановская А.А., Виноградов Г.Г., Мигун О.Ф. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности: Учебник [Текст]  / А.А. Богдановская, Г.Г. Виногаров, О.Ф. Мигун и др. / Под общ. ред. В.И. Стражева. - 2-е изд., стереотип. -Мн.: Выш. шк., 2011. - 363с.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ:

1.      Что такое учетные регистры

2.      Виды учетных регистров

3.      Дайте определение понятию «документ»

4.      Определите основные потребительские свойства учетной документации

5.      Что такое унифицированные документы?