Лекция по теме: "Понятие о документационном обеспечении управления, документе и способах документирования"

НОМЕР ЗАНЯТИЯ ПО ПОРЯДКУ  1

Специальность:   Право и организация социального обеспечения

Дисциплина: «Документационное обеспечение управления»

ТЕМА: Понятие о документационном обеспечении управления, документе и способах документирования

ЦЕЛИ:

Обучающая: формирование умений логически и полно выстраивать ответ, отличать документирование от организации работы с документами; формирование знаний о понятии документа, функциях и классификации документов.

Развивающая: совершенствование навыков самостоятельной работы с законодательством;  развитие мыслительных операций, умений пользоваться профессиональной терминологией; развитие способности применять нормы  законодательства к конкретным производственным ситуациям.

Воспитательная: формирование интереса к специальности, стремления к глубокому освоению знаний в связи с другими специальными дисциплинами, осознание ценности получаемых знаний на занятиях для профессионального становления; воспитание чувства патриотизма.

ЗАДАЧИ:

1.     Закрепить изученный материал по теме «Понятие о документационном обеспечении управления».

2.     Обеспечить восприятие, осмысление и первичное запоминание пройденного материала.

3.     Выработать умение отличать функции документов.

4.     Выработать умение правильно классифицировать документы.

5.     Определить значимость темы урока для дальнейшего успешного изучения дисциплины.

МЕТОДЫ: активные методы обучения, фронтальный опрос, элементы дискуссии.

ТИП ЗАНЯТИЯ: лекционное.

МЕЖПРЕДМЕТНЫЕ СВЯЗИ: Теория государства и права, Трудовое право, Конституционное право.

СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ: компьютерная презентация по теме.

Литература

1.  Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с изменениями и дополнениями) // РГ. – 21.01.2009. - № 7.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон: от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // СЗ РФ. – 2002. - №1(ч. 1) – ст. 3.

3. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ (с изменениями и дополнениями).

4. Об информации, информационных технологиях и о защите информации:

Федеральный закон: от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.

5. О персональных данных: Федеральный закон: от 27.07.2006 N 152-ФЗ (с изменениями и дополнениями) //Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451.

6. О техническом регулировании: Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ", 30.12.2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140.

7. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб и доп.  –М.: Изательство –Торговая корпорация и К»,2012 -348 с.

8. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник – 2-ое изд.  –М.: ФОРУМ: ИНФРА –М, 2008. 176 с.

СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ (90 минут)

1.                     Организационная часть.

2.                     Постановка цели занятия. Актуализация знаний.

3.                     Опрос по теме домашнего задания.

4.                     Объяснение нового материала.

5.                     Закрепление изученного материала.

6.                     Подведение итогов занятия.

7.                     Домашнее задание.

ХОД ЗАНЯТИЯ

1. Организационный момент

   Приветствие и проверка состояния аудитории, отсутствующих студентов, ответы на вопросы по существу домашнего задания.

2.        Постановка целей занятия. Актуализация знаний.

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

 ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

 ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях постоянного изменения правовой базы.

3.        Объяснение нового материала по теме: «Понятие о документационном обеспечении управления»

План:

1.     Понятие документа. Информация и документ.

2.     Функции документов в системе управления.

3.     Классификация документов.

1.

     Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами на предприятиях.

     Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

     В организации работы каждого предприятия лежат процессы получения информации, её обработки, принятия решений, доведение до исполнителей, исполнение и подведение итогов.

     Работники сферы управления до 60 % своего рабочего времени тратят на работу с документами. ДОУ состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирование и организация работы с документами.

     Документирование- это запись информации на различных носителях в установленной форме.

     Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и предоставления информации.

     Документооборот- это движение документов с момента их создания (получения) до отправки или передачи на хранение.

     Документ- информация, зафиксированная физическим или юридическим лицом с целью использования в своей деятельности.

     Информация - сведения о фактах, событиях, явлениях, процессах, предметах вне зависимости от формы их предоставления.

2.

     Функции документов:

1.           Информационная (документирование, хранение и предоставление информации).

2.           Управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы).

3.           Коммуникативная (документы являются средством обмена информацией).

4.           Правовая (документы служат доказательством в суде, могут быть источником права).

5.           Научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется культурное, научное и историческое наследие).

3.

    Классификация документов:

1.                 По наименованиям: приказы, заявления, справки, договоры и т.д.

2.                 По месту составления: внутренние (составленные работниками данной организации) и внешние (поступающие на предприятие от других организаций и лиц).

3.                 По форме: индивидуальные, трафаретные и типовые.

     Индивидуальная форма - когда документ составлен от одного лица и имеет свои особенности при оформлении: докладная, объяснительная записка.

     Трафаретная форма – когда одна часть документа отпечатана заранее, а другая - вписывается при составлении документа.

     Типовая форма предназначена для однородных групп организаций, выполняющих одинаковые функции.

По способу документирования: рукописные, графические, электронные, фото- и кинодокументы, фоно - документы.

По происхождению: официальные (служебные), составленные от лица организации, и личные, касающиеся интересов конкретных лиц.

По грифу ограничения доступа: открытые (не секретные) и с грифом ограничения доступа.

     Грифы могут быть:

- для служебного пользования (ДСП) - служебная информация для работников конкретного предприятия.

- «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» - информация содержит государственную тайну.

- «конфиденциально»- информация, доступ к которой ограничен законом.

- «коммерческая тайна» - информация для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю.

7.      По юридической значимости (по назначению):

- подлинники (оригиналы)- первый экземпляр официальных документов, оформленный в установленном порядке.

- копии документов – повторное, абсолютно точное воспроизводство подлинников, соответствующим образом заверенное.

- выписка из документа – копия части документа.

- дубликат- второй экземпляр подлинника, выданный в связи с его утратой.

8.  По срокам хранения: долгосрочного срока хранения (свыше 10 лет), краткосрочного срока хранения (до 10 лет), постоянного срока хранения.

4.        Закрепление изученного материала на данном занятии (10 мин.)

   Преподаватель задаёт аудитории вопросы по рассмотренной теме, предлагает применить изученные нормы к практическим ситуациям

5.      Подведение итогов, выставление оценок  

   Объявление оценок. Анализ работы группы на занятии. Студентам предлагается сделать анализ урока на основе представленных в начале занятия задач.

6.      Домашнее задание

В результате освоения темы обучающийся должен обладать следующими компетенциями:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

 ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

 ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

 ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях постоянного изменения правовой базы.