Перечень документов, подлежащих включению в
личное дело.
Перечень документов, подлежащих включению в
личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации,
не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным
перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.
Так, в состав личного дела рекомендуем включить: 1) документы, предъявляемые
работником при приеме на работу: — копию паспорта или иного документа,
удостоверяющего личность; — копии документов об образовании, квалификации или
наличии специальных знаний; — копию страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных
и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — копию свидетельства о постановке
на налоговый учет физического лица в налоговом органе; — справки о результатах
предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для
определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в
случаях, предусмотренных законодательством); — справку о наличии (отсутствии)
судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного
преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу,
связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным
федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость,
подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы,
фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на
работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о
приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с
внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период
деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических
медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право
работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например,
свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о
предоставлении ему указанных вычетов; — копии документов об установлении
инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников,
имеющих данные показания); — экземпляр дополнительных соглашений к трудовому
договору об изменении условий трудовых отношений; — копии приказов о переводе,
поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных
приказов, касающихся конкретного работника; — должностную инструкцию; —
экземпляр договора о полной материальной ответственности; — соглашение о
неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации); —
материалы аттестации; — докладные и объяснительные записки, заявления
работника; — документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных
(свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.); —
копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.
Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем
рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий
работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками
возраста 20 и 45 лет. Ведение личных дел работников Личное дело
ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение
личного дела предусматривает: — ведение записей в соответствующих разделах
личного дела; — помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
— изъятие документов, надобность в которых миновала; — периодическую проверку
состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов. При
формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление,
что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных
в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи. О любых изменениях
персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны
своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в
письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После
внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В
случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются
копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы
личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще
заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе
ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного,
синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых
случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела
кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров). Для ускорения
процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование
факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в
процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в
хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело,
подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в
пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Кол-во
листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа
Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку
по учету кадров 2 Личный листок по учету
кадров 3 Автобиография
4 Копия диплома об образовании
5 Трудовой договор …
И т.д.
Наименование должности лица, составившего опись___________________ ____________
________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Дата Внутренняя опись составляется для учета документов
определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков
хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо
ценные, личные дела и т.д.). Специфика составления внутренней описи документов
личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его
заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи
предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также
изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в
графе «Примечание»). Если дело уже переплетено и подшито, заверенная
составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к
внутренней стороне лицевой обложки. Обратите внимание, что при подготовке дела
к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного
дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть
извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить
лист-заверитель. Образец оформления листа-заверителя личного дела
Лист-заверитель дела N В деле подшито и пронумеровано _____ листов,
(цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов_____; пропущенные
номера листов________ + листов внутренней описи__________ Особенности
физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2
Наименование должности лица, составившего
опись___________________ ____________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи) Дата
Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и
состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов).
Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается
работником кадровой службы. Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.
Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк
наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.
Ответственность за ведение личных дел Вся информация, хранящаяся
в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели
должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14
ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных
данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить
возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ
лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту
персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной
ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а
также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в
порядке, предусмотренном федеральными законами. Согласно пп. «в» п. 6
ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут
по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи
с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения
персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к
увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо
уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ. Под
материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем
морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб,
причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред
работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение
персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной
ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В
соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная
ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в
случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну. Так, административным
законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение
установленного законом порядка сбора, хранения, использования или
распространения информации о гражданах (персональных данных).
Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1
000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для
организации. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее
информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с
исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто
административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500
до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб. Если работник,
ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других
работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет
сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их
согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за
незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих
личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном
выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой
информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы,
исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные
должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.
Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников
должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет
хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников
хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.
Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите
персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников
посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем
трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел. Право
доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные
лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном
журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в
организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может
осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые
соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных
дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке. Передача
личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в
делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников
определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы,
распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету
кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков,
устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации,
членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих
государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве
постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле
означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку
хранения.
Источник: http://info-personal.ru/priem-rabotnikov/lichnoe-delo-sotrudnika/
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.