Пособие теоретических и практичеких работ по МДК.02.03 "Организация и сопровождение электронного документооборота"

Какую работу помогает организовать ЭДО?

Выберите все подходящие ответы из списка

копирование

передачу

удаление

согласование

создание

утверждение

Отметьте по каждому показателю ЭДО в одной из колонок, то что считаете правильным

Отметьте верные ячейки

Показатели ЭДО	да	не знаю	нет
делают бизнес-процессы более прозрачными
позволяют работать удаленно
повышают скорость принятия решений
не экономят ресурсы
позволяют хранить бумажные документы
снижают налоговые риски

Заполните пропуски

Электронный документооборот (ЭДО) – это информационная система, которая работу с как внутри организации, так и при взаимодействии с внешними

Основные понятия

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

ECM (Enterprise Content Management) – в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Выберите один вариант из списка

workflow

ЕСМ

СЭД

документооборот

Система, которая позволяет организовать работу с электронными документами.

Выберите один вариант из списка

документооборот

СЭД

ЕСМ

workflow

Набор технологий используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации.

Выберите один вариант из списка

документооборот

ЕСМ

СЭД

workflow

Последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Выберите один вариант из списка

СЭД

ЕСМ

документооборот

workflow

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

· обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

· поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

· предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

С помощью ресурсов Интернета сопоставьте колонки с номерами ФЗ и их названиями

С помощью ресурсов Интернета сопоставьте колонки с документами

Сопоставьте значения из двух списков

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

СЭД ориентируется на работу со структурированной информацией – документом, у которого есть реквизитная и информационная (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части.

Система ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, web-страницы, видео, аудиофайлы.

Логика развития СЭД и ECM неизбежно приводит к сближению их функциональности, различия между ними стираются и можно говорить об идентичности этих понятий.

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

· управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);

· совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;

· сканирование документов и управление образами бумажных документов;

· управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

· workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

· управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

· системы делопроизводства

· электронные архивы

· workflow-системы

· комплексные или ECM-системы.

Задание 10

Выберите все возможные варианты, на которые делятся СЭД

Выберите все подходящие ответы из списка

электронные архивы

ЭДО-системы

ECM-системы

системы делопроизводства

workflow-системы

электронные письма

Внедрение ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

· организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);

· исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;

· настройка и адаптация ECM-системы;

· обучение персонала;

· опытная эксплуатация.

Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца.

В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся.

Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

· активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;

· выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;

· организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Задание 11

Расставьте этапы внедрения ECM-системы в правильной последовательности:

Расположите элементы списка в правильном порядке

1.2 Популярные СЭД/ECM

Популярные СЭД/ЕСМ

По данным на декабрь 2018 года, база СЭД/ECM-проектов включала информацию о более чем 5,1 тыс. внедрений. С декабря 2017 года, т.е. с момента публикации предыдущего отчета, она пополнилась почти на 700 новых и архивных проектов.

Больше половины всех проектов приходится на отечественные системы – Directum, Elma, Docsvision, Дело и Тезис, 1С: Документооборот.

Если смотреть на внедрения всех продуктов класса СЭД/ECM конкретных вендоров, то по количеству проектов пятерка лидеров будет выглядеть так: Директум, Elma, ЭОС, Доксвижн и Haulmont.

Главный тренд российского рынка СЭД/ЕСМ

состоит в его консолидации из четырех более или менее самостоятельных рынков:

· СЭД – классических систем (приложений и платформ) электронного документооборота, автоматизирующих работу управленческого аппарата,

· ECM – платформ управления контентом, электронных архивов, централизованных хранилищ всех документов предприятия, как неформализованных, так и формализованных,

· BPM – платформ управления бизнес-процессами, в части, касающейся управлением контентом и workflow,

· ЭДО/EDI – операторов внешнего юридически значимого электронного оборота.

Интеграция этих рынков связана с использованием «разделяемых» ими технологий.

Сохраняется и один из главных трендов последних лет – импортозамещение. Но теперь он проявляется не в острой динамике, а в стабильном спросе на российские продукты со стороны крупных компаний. Отечественные решения становятся более зрелыми, а новые разработки - еще более адаптированными под отечественную специфику документооборота.

Рост доверия к системам электронного документооборота способствует тому, что все больше заказчиков готовы автоматизировать не только внутренние процессы документооборота, но и процессы обмена юридически значимыми документами со своими контрагентами. Заказчики начинают понимать, что автоматизация процессов обмена электронным контентом позволяет им экономить время и ресурсы на ручной обработке документации, ее согласовании и передаче. Освободившееся время сотрудников они могут направить на решение других задач, способствующих повышению эффективности бизнеса.

Заменить обмен информацией и документами, осуществляемый на бумажных носителях, электронным документооборотом между компьютерными сетями является основной задачей чего?

Выберите один вариант из списка

ЕМС

ВРМ

ЭДО

EDI

Сопоставьте колонки с рынками СЭД/ЕСМ

Сопоставьте значения из двух списков

Заполните пропуски

Заказчики готовы автоматизировать не только процессы документооборота, но и процессы обмена значимыми документами со своими контрагентами.

Возможности СЭД

Развитие облачных СЭД – это вопрос уже не технологии построения систем, это вопрос готовности клиентов размещать свои данные в «облаке».

Несомненно, сегмент облачных СЭД является самым быстрорастущим последние годы, так как эти технологии дают преимущества: скорость развертывания рабочих мест, удобство взаимодействия между распределенными подразделениями, возможность удаленной работы, контроль конфиденциальной информации и пр. Есть компании, которые с охотой это делают и понимают, что это дает им возможность уменьшить затраты и повысить эффективность бизнеса. А есть компании, которые боятся потерять данные в «облаке» или просто не понимают, как выстроить бизнес-процессы между географически распределенными филиалами. Но переход в «облако» – не панацея, а вопрос консалтинга в каждом конкретном случае, - говорит Дмитрий Лившиц, генеральный директор «Диджитал Дизайн».

Функционал СЭД/ЕСМ-систем охватывает все больше бизнес-процессов за пределами классического документооборота. Данные решения уже «перетянули» на себя некоторые функции других ИТ-систем, а в дальнейшем этот тренд продолжится.

К примеру, мы видим спрос на функционал управления проектами в СЭД. В связи с этим мы планируем в ближайшее время запустить опцию поддержки документоориентированных процессов в рамках проектного управления для органов госвласти, которым чрезвычайно важна именно документационная составляющая, напрямую связанная с СЭД. На первом этапе опция будет добавлена в СЭД "Дело", а в дальнейшем интегрирована и в другие наши платформы.

Также у нас уже есть решение для аудита контрагентов, которое позволяет динамически отслеживать изменения, автоматически запрашивая данные из единых интегрированных справочников. Это позволяет избежать рисков – как коммерческих, так и налоговых, в том числе вовремя информируя о появлении или изменении степени рисков.

Еще один инновационный инструмент направлен на автоматизацию взаимодействия – это чат-бот, который интегрирован с СЭД и позволяет настроить взаимодействие внутри компании или с внешними участниками процесса. Чат-бот собирает информацию поэтапно, что позволяет не терять информацию, передавать ее на обработку в СЭД и отправлять обратно, - рассказывает директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова.

Мир движется в сторону мультиканальности взаимодействия – этого хотят заказчики и под это придется подстраиваться производителям СЭД и ЕСМ. Современные решения должны работать с любыми устройствами и на любых операционных системах.

Одновременно рост числа обрабатываемых в СЭД документов и популяризация концепции BYOD, когда сотрудники используют личные устройства для решения рабочих задач, увеличивают опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных корпоративных данных. ECM относятся к категории бизнес-критичных систем, поэтому бизнес-пользователи предъявляют повышенные требования к инструментам ИБ и обеспечению конфиденциальности данных.

В связи с этим вендоры совершенствуют алгоритмы киберзащиты, обеспечивают тесную интеграцию ECM с инструментами кибербезопасности или даже «вшивают» модули безопасности, разработанные с применением новейших методов шифрования, прямо в системы. Более того, новые технологии полностью меняют подходы к ИБ: по данным глобального отчета Cisco о кибербезопасности за 2018 год,

39% организаций зависят от автоматизации,

34% - от машинного обучения, и

32% - от искусственного интеллекта в борьбе с киберугрозами,

- поясняет Роман Коновалов, генеральный директор «АйДи – Технологии управления».

Искусственный интеллект

R&D-директор DIRECTUM Артем Пермяков: Новые технологии достаточно быстро проникают в системы управления контентом и взаимодействием. Хочется отметить несколько основных направлений. Во-первых, наиболее востребованным и полезным новшеством в ближайшие годы будет искусственный интеллект. Он может применяться для цифровизации контента и цифровизации взаимодействия.

Появление контента в системе и его обработка будет происходить с максимальным участием искусственного интеллекта. Искусственный интеллект способен извлекать данные из неструктурированных документов, осуществлять их классификацию, тегирование, занесение в систему и выстраивать дальнейшую маршрутизацию. Это подразумевает не только определение ответственных, но и формирование проектов автоматических ответов на основе исторических данных по переписке. Искусственный интеллект может проверять не только форму, но и содержание документов: их комплектность, наличие и корректность необходимых реквизитов, выявлять риски в рамках условий договора (авансовые платежи, штрафные санкции и т.п.).

В этом процессе роль искусственного интеллекта — исключить лишние этапы, снизить нагрузку на людей, которые обрабатывают документы. Необходимо освободить их для более интеллектуальной работы, а процессы занесения и маршрутизации оставить системе.

Что касается цифровизации процессов, то в этом направлении интеллектуальные инструменты и будут не только выполнять рутинные операции, но и самостоятельно принимать решения на основании данных в системе, недоступных человеку для анализа. Речь идет о небольших по значимости решениях, которые необходимо принимать каждый день. Подобных рутинных решений очень много, поэтому их необходимо переложить с человека на машину.

В качестве дополнительного тренда можно выделить роботизацию процессов с помощью различных систем-надстроек типа Robotic Process Automation. Данную технологию нельзя назвать полностью интеллектуальной, но она находит применение во многих крупных организациях. Если искусственный интеллект — это «мозг» системы, который может анализировать информацию и предлагать кратчайший путь решения проблем, то программные роботы — это «руки», которые могут выполнять повторяющиеся рутинные операции по приказу «мозга».

Еще одно направление — это расширение мобильности. Речь идет не только о развитии стандартных приложений, но и об активном применении чат-ботов.

Из инноваций, которые будут активно развиваться в ближайшие годы, также стоит отметить блокчейн. Сейчас перспективным направлением развития технологии является применение цепочки блоков для обеспечения юридической значимости документов, помещаемых на долговременное хранение. Использование технологии блокчейн для хранения хешей документа позволяет легко и быстро доказать его неизменность вне зависимости от срока хранения.

Выберите все возможные преимущества, которые дают технологии СЭД

Выберите все подходящие ответы из списка

хранение всех бумажных документов

удобство взаимодействия между распределенными подразделениями

невозможность удаленной работы

контроль конфиденциальной информации

скорость развертывания рабочих мест

Выберите все возможные варианты, почему некоторые компании не переходят в «облако»

Выберите все подходящие ответы из списка

им лень

боятся потерять данные

не боятся потерять данные

не понимают, как выстроить бизнес-процессы

понимают, как выстроить бизнес-процессы

Отметьте верные ячейки

Вопрос:	да	не знаю	нет
ECM относятся к категории бизнес-критичных систем

О чем речь: способен извлекать данные из неструктурированных документов, осуществлять их классификацию, тегирование, занесение в систему и выстраивать дальнейшую маршрутизацию.

Выберите один вариант из списка

доксвижн

консалтинг

блокчейн

чат-бот

искусственный интеллект

О чем речь: интегрирован с СЭД и позволяет настроить взаимодействие внутри компании или с внешними участниками процесса.

Выберите один вариант из списка

чат-бот

доксвижн

искусственный интеллект

блокчейн

консалтинг

О чем речь: применение цепочки блоков для обеспечения юридической значимости документов, помещаемых на долговременное хранение, хранение хешей документа позволяет легко и быстро доказать его неизменность вне зависимости от срока хранения.

Выберите один вариант из списка

искусственный интеллект

консалтинг

блокчейн

доксвижн

чат-бот

Задание 10

О чем речь: собирает информацию поэтапно, что позволяет не терять информацию, передавать ее на обработку в СЭД и отправлять обратно.

Выберите один вариант из списка

искусственный интеллект

чат-бот

блокчейн

консалтинг

доксвижн

1.3 Обзор СЭД/ЕСМ

DIRECTUM

Разработчик: DIRECTUM (ДИРЕКТУМ)

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписываетсяв электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования, DIRECTUM выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств и планшетов позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий. Опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений. Каждое бизнес-решение направлено на охват конкретной бизнес-задачи и достижение заданного бизнес-эффекта в минимальные сроки и с минимальными начальными инвестициями.

Globus

Разработчик: Промышленные Информационные Системы

Эффективность управления бизнесом является основополагающим фактором успешной деятельности компании. Оптимизировать этот процесс призваны системы электронного документооборота. На уровне отдельного пользователя они избавляют сотрудников от необходимости осуществлять значительное число рутинных операций с документами, автоматизируя те из них, где "человеческий фактор" порой становится причиной путаницы и ошибок; способствуют сбережению и рациональному использованию временных ресурсов. Системы электронного документооборота помогают выстроить в компании стройные и четкие технологические цепочки, благодаря чему достигается лояльность клиентов и партнеров, а также удобство работы сотрудников.

На сегодняшний день система электронного документооборота Globus, созданная компанией "Промышленные информационные системы" на мощной платформе Business Reality Suite, является одним из лучших образцов систем, нацеленных на задачу управления потоками корпоративных документов и информации.

Пользователю предоставляется возможность осуществлять весь спектр операций с документами, задачами, справочниками, журналами, нумераторами и маршрутами при незначительных временных затратах. Это, с одной стороны, облегчает работу отдельных сотрудников, с другой - придает динамику бизнес-процессам в организации.

Одним из основных преимуществ системы Globus является наличие встроенных возможностей по настройке и адаптации, благодаря чему она может быть использована в широком кругу отраслей. Система Globus призвана быть надежной опорой при создании корпоративной информационной инфраструктуры, обеспечивая в короткие сроки переход к технологиям эффективного безбумажного оборота информации и документов.

Динамичное взаимодействие

Основные потери времени, денег, клиентов и сбои в бизнес-цепочках происходят на стыке подразделений, где должен происходить оперативный обмен документами, информацией и результатами текущей работы.

Globus Professional позволяет скоординировать взаимодействие подразделений и отдельных сотрудников между собой и обеспечить безостановочный рабочий процесс. Вы сможете быстро совершенствовать свои процессы и вводить новые без потери слаженности и скоординированности усилий всех подразделений Вашей компании. Вы сможете выявлять неэффективные звенья-источники потерь, и упреждать их негативное влияние для бизнеса в целом.

Персональная продуктивность и комфорт

Низкая производительность труда сотрудника чаще всего определяется несовершенством технологии его работы и неудобством предоставленных ему в распоряжение инструментов или их отсутствием.

Globus Professional дает в руки Вашего персонала богатый спектр высокоэффективных инструментов, которые в сочетании с отточенными технологиями обработки информации в системе позволяют избавиться от рутинных и непроизводительных операций и резко повысить качество работы персонала и степень его удовлетворенности условиями труда. Также происходит существенное снижение количества ошибок, происходящих по вине так называемого "человеческого фактора", и исключается такой источник потерь и путаницы как "двойной ввод" информации.

Прозрачность и ответственность

Отсутствие регулярного контроля не позволяет большинству компаний добиться достижения поставленных целей, а также приводит к размыванию ответственности и лишает возможности оперативно формировать картину текущего состояния дел.

Globus Professional позволяет в соответствие с Вашим уровнем доступа взять под неусыпный контроль всё происходящее в Вашей компании, сделать все процессы прозрачными для оценки и анализа, обеспечить соблюдение принципа персональной ответственности, а также предоставит богатый расширяемый перечень оперативных отчётов для руководителей всех рангов по вверенным им подразделениям. Все действия или бездействие должностных лиц тщательным образом протоколируются системой.

Гибкость и независимость

"Жесткость" настроек систем автоматизации, их закрытость для модификаций, высокие требования к квалификации обслуживающего персонала ставят компании в зависимость от разработчика программного обеспечения, заставляют приспосабливаться к системе в ущерб бизнес стратегии, приводят к потере инвестиций и недостижению целей внедрения систем.

Globus Professional является хорошим примером гибкой, адаптивной системы, которую Вы можете настраивать, изменять и модифицировать так, чтобы она всегда отражала Вашу текущую бизнес-стратегию и являлась удобной и надежной опорой в повседневной деятельности. Вы полностью контролируете свои инвестиции и не зависите от поставщика решения.

Мощность и масштабируемость

Зачастую, покупая систему автоматизации сегодня, компании упираются в их технические ограничения завтра, по мере роста и развития своего бизнеса. Это проявляется в невозможности поддержать новые функции, обработать возросший поток информации, обеспечить работу большего количества персонала и филиалов. Это заставляет либо выбрасывать инвестиции на ветер и каждые два-три года заново решать проблему, либо покупать систему "на вырост", что чрезвычайно дорого, отчего недоступно большинству компаний и приводит к формированию сложной, неповоротливой IT-инфраструктуры.

Globus Professional не доставит Вам подобных хлопот. Задачи масштабируемости решены на самом базовом уровне архитектуры системы. Вы можете по своему усмотрению вводить в строй новые вычислительные мощности, подключая к уже имеющимся, наращивать совокупную мощность системы по мере развития Вашей компании. Сервис-ориентированная архитектура позволяет Вам даже выносить отдельные особо критичные компоненты, на другие сервера, что способствует сбалансированному равномерному использованию вычислительных мощностей. При этом пользователи всё равно будут работать с системой как с единым целым, будучи полностью изолированными от необходимости вникать в технические подробности. Система растёт и развивается вместе с Вашей компанией, и Вы твёрдо знаете, что, когда в будущем Вам понадобится от системы что-то большее, она Вам это определенно обеспечит.

Успешная интеграция

С одной стороны, используя для автоматизации работы разных подразделений программы различных производителей, крайне сложно выстроить слаженную работу коллектива, "стыковка" данных из разных систем, параллельный ввод одних и тех же данных в эти системы отнимает множество времени и сил, порождает сотни ошибок еженедневно. С другой стороны, применение монолитных систем, пытающихся закрыть все участки работы, неизбежно приводит к существенным, а порой и непреодолимым сложностям при внедрении, сопровождении и развитии подобных дорогостоящих неуправляемых монстров. А получившееся решение закономерно является компромисным и имеющим весьма средний уровень и качество исполнения с точки зрения специфики деятельности отдельных подразделений компании.

Используйте преимущества интеграционного подхода с помощью Globus Professional. Выберите лучшее специфическое программное обеспечение в своей области - для бухгалтерии своё, для проектирования своё и т.п., и позвольте нашей системе замкнуть эти программы в единую инфраструктуру оперативного, прозрачного и безопасного информационного обмена. Лучшие должны пользоваться лучшим.

Надежность и безопасность

Встроенные средства управления безопасностью операционных систем весьма ограничены. Их категорически недостаточно, когда в системе работают сотни пользователей с миллионами документов и гигабайтами информации в справочниках и журналах. В таких условиях невозможно гарантировать сохранность конфиденциальной информации.

Globus Professional предоставляет надежную систему управления правами к корпоративному хранилищу. Она поддерживает как традиционный набор прав, так и расширенный, основанный на категориях пользователей, которые у каждого пользователя могут различаться в разных контекстах. Причем разраничение доступа ведется не только на основе документа, но даже на основе отдельных его составляющих частей, что позволяет реализовать практически любую стратегию безопасности. Помимо статического, ручного, назначения прав пользоватетеля, где человек может ошибиться, система поддерживает динамическое назначение прав пользователя, которые выдаются и аннулируются автоматически, на основе анализа текущей ситуации и установленных технологом системы правил. Все действия протоколируются для обеспечения возможности последующего анализа.

TESSA

Разработчик: Syntellect

TESSA – универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса.

Основные преимущества TESSA:

· Высокая скорость работы: система оптимизирована для работы в современных условиях распределенных сетей, в том числе на слабых каналах передачи данных

· Современный интерактивный пользовательский интерфейс, разработанный с применением самых современных технологий

· Полнофункциональный мультиплатформенный веб-клиент

· Широкие возможности настройки и разработки расширений для системы на всех уровнях платформы, в том числе на уровне полей системных таблиц, гармоничное сочетание визуальных настроек и программирования

· Мощная подсистема ролевого доступа к объектам и функциям: иерархия простых ролей, динамические вычисляемые и контекстные роли

· Большие возможности в части представления данных: обычные представления, зависимые представления, подмножества, программные представления

· Возможность организации сложных бизнес-процессов с наглядной визуализацией хода выполнения процесса

· Широкие возможности по интеграции с другими информационными системами

· Передача данных по защищенному протоколу https, возможность работы через Интернет, в т.ч. поверх VPN

· Наличие типовых решений

· Невысокая стоимость владения системой, быстрая окупаемость проекта внедрения

Платформа Tessa разработана компанией Syntellect на основе практического опыта реализации более 150 проектов внедрения СЭД в организациях различного масштаба и различной сферы деятельности.

Эффекты от автоматизации документооборота и бизнес-процессов с помощью TESSA:

· Оптимизация сроков согласования и обработки документов и выполнения бизнес-процессов

· Исключение издержек за счет оптимизации поиска нужных документов, исключения потерь, экономии на печати/хранении/перемещении бумажных документов

· Обеспечение контроля исполнения и обработки документов

· Обеспечение прозрачности автоматизированных процессов

· Повышение уровня управляемости компании

Решение на базе TESSA – красивое, быстрое, современное и интерактивное. Безупречная внутренняя архитектура, гибкие возможности настройки и современные технологии WPF обеспечивают плавную и безупречную работу рабочего места пользователя и минимальное время отклика приложения даже в условиях ограничений каналов передачи данных.

Функциональные блоки документооборота, которые могут быть автоматизированы на платформе TESSA:

· Электронный архив документов. Система оптимизирована для работы с большими объемами данных и большим количеством пользователей

· автоматизация работы канцелярии:

· регистрация входящей и исходящей корреспонденции,

· сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде

· контроль исполнительской дисциплины

· процессы согласования исходящих писем

· согласование договоров

· согласование платежей

· организация тендерных процедур

· согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов

· обработка заявок/служебных записок

· обработка жалоб и претензий

· работа с протоколами совещаний/коллегиальных органов

· кадрово-хозяйственные процессы (прием на работу, увольнение, командировки и пр)

· автоматизация работы сервис-деска

· обработка хранение первичной бухгалтерской документации

· автоматизация процессов, специализированных для различных сфер бизнеса:

· автоматизация урегулирования убытков страхования (страховая компания)

· рассмотрение на выдачу кредитов (банк)

· процедура открытия нового магазина (ритейл)

· вывод на рынок новой единицы продукции (производство)

Скорость и удобство работы

Система оптимизирована для работы с большими объемами данных. Обеспечить хранение десятков миллионов карточек документов с вложенными скан-образами, дать доступ к электронному архиву нескольким тысячам одновременно работающих пользователей и сохранить при этом быстрые навигацию и поиск – задача, не вызывающая трудностей для TESSA.

С системой приятно работать:

· функциональный, но не перегруженный интерфейс

· использование функций плавных переходов, прозрачности и затемнения рабочей зоны

· возможность настройки фона и темы рабочей области

· интерактивные кнопки с эффектами анимации и всплывающие меню

· переключение между карточками объектов системы в рамках рабочей области системы

· фоновая загрузка файлов в карточку документа

Эти, а также многие другие функции наряду с возможностями гибкой настройки обеспечивают процесс работы в системе интуитивно простым, удобным и приятным.

Хранение и обработка документов

TESSA предоставляет все необходимые возможности для создания быстрого и удобного в работе электронного архива различных типов документов:

· Гибкая настройка состава атрибутов и внешнего вида карточек документов, удобное заполнение атрибутов с функцией автозавершения.

· Гибкая система разграничения прав доступа к объектам системы (в том числе в зависимости от контекста)

· Система атрибутивного и полнотекстового поиска

· Система представлений с возможностью организации подмножеств (например, возможность раскрытия представления реестра договоров по контрагенту, по типу, по сумме и т.д. по другим атрибутам в любой последовательности)

· Возможность просмотра объектов других информационных систем

· Связи между документами

· Организация связанных представлений (например, входящие – исходящие, контрагенты – договоры и т.п.)

· Система поручений и уведомлений по документам

· Организация сложных бизнес-процессов обработки документов

Визуализация бизнес-процессов

Для наглядного отражения хода обработки автоматизированного бизнес-процесса в TESSA встроен визуализатор процессов.

Архитектура

TESSA имеет 3-х звенную архитектуру:

· СУБД на базе MS SQL Server + возможность хранения файлов в файловой системе

· Сервер приложений на базе Windows Server и IIS (есть возможность кластеризации с организацией фермы серверов приложений)

· Клиентские рабочие места (связь с сервером приложений по протоколу HTTPS)

Доступные клиентские рабочие места:

Толстый клиент (windows-приложение)

· Доступ со стационарного компьютера или ноутбука с установленной ОС Windows

· Работа в локальной сети и через Интернет

· Максимальная скорость работы

· Доступны расширенные функции

· Автоматическое обновление

Полнофункциональный веб-клиент с адаптивным дизайном

· Доступ ко всем основным функциям СЭД посредством современных веб-браузеров

· Поддержка работы на всех современных ОС (в т.ч. IOS, Android, Windows)

· Дизайн автоматически адаптируется под размер экрана мобильного устройства

· Работа в локальной сети и через Интернет

Мобильное согласование (почтовый клиент)

· Работа с заданиями через электронную почту

· Поддержка работы офлайн

Интеграция с другими системами

TESSA предоставляет много возможностей для интеграции с другими системами:

· Возможность отображения объектов других систем (например, справочник контрагентов из 1С) без синхронизации и дублирования данных

· Использование справочников из других систем как собственных, без необходимости синхронизации данных

· Использование и поиск информации из других систем как собственной

· Ссылки на объекты других систем и виртуальные карточки

· Отображение смешанной информации на форме карточки

· Представление информации как виртуального файла, приложенного к карточке

· Обмен данными с другими системами по ходу процесса

· Веб-ссылки на объекты TESSA из других систем

· Обращения к объектам TESSA через веб-сервис

Работа с мобильных устройств

TESSA предоставляет возможности пользователям участвовать в автоматизированных процессах согласования документов при помощи любого почтового клиента без прямого доступа к серверу приложений TESSA. Решение не требует установки дополнительных компонентов на компьютер (ноутбук, КПК, смартфон) пользователя.

Установка и внедрение системы

TESSA гибко настраивается даже под самые специфические требования. Платформа спроектирована таким образом, что при построении решений на всех уровнях архитектуры может быть добавлено функциональное программное расширение. Таким образом, то, что выходит за рамки стандартных возможностей настройки может быть добавлено без нарушений целостности системы.

Стоимость проекта внедрения составляется из стоимости клиентских лицензий платформы и услуг по настройке и внедрению решения. Трудоемкость услуг зависит от функциональных требований и рассчитывается индивидуально в каждом конкретном случае.

Процесс развертывания и внедрения типового решения по регистрации и согласованию документов может занять всего несколько часов. Настройка и модификация решений на базе платформы TESSA имеет набор встроенных конструкторов, с помощью которых конкретное решение на платформе может быть гибко адаптировано под новые требования без привлечения вендора и без модификации базовых компонентов платформы. Для администратора системы доступны следующие инструменты:

· Конструктор модели данных

· Конструктор карточек

· Конструктор ролей

· Конструктор дерева папок

· Конструктор представлений

· Конструктор отчетов (с использованием инфографики)

· Конструктор системы поиска

· Сервис фоновых процессов

· Обработчики различных событий

· Адаптивный визуализатор бизнес-процессов

· Модуль инфографики (диаграммы)

· • Модуль мобильного согласования

· Серверные и клиентские программные расширения

· Интеграционные модули к различным системам

Docsvision

Разработчик: Docsvision (ДоксВижн)

DocsVision - это универсальная платформа управления документами и бизнес-процессами, разработанная на базе технологий .Net и web сервисов и тесно интегрированная с платформой Microsoft.

DocsVision позволяет автоматизировать бизнес-процессы и документооборот любой компании, независимо от размера и отрасли. Сегодня на DocsVision работают такие организации, как Минэкономразвития России, Владивостокский Морской Торговый Порт, «СеверСтальМаш-ТяжМаш», Горьковская ЖД, Канцелярия Октябрьской ЖД, «Гейдельберг-СНГ», Авиаремонтная компания «Спарк», Гознак, РИВЦ «Пулково», ГИБДД Санкт-Петербурга, Администрация Астраханской области, «ЕвроСиб», Уралкомпрессормаш, «Новошип» и многие другие.

Основные функции DocsVision:

· Создание электронного архива, с поддержкой атрибутивного и полнотекстового поиска,

· Автоматизация потокового ввода бумажных документов и распознавания текстов,

· Автоматизация канцелярии,

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов,

· Контроль исполнения документов и заданий,

· Автоматизация бизнес-процессов,

· Управление процессами обработки документов, маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей,

· Создание территориально распределенных систем управления,

· Интеграция бизнес-процессов и приложений.

Система DocsVision построена по модульному принципу и состоит из следующих компонентов:

· Программная платформа,

· Интегрированные приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами»,

· Средства разработки приложений на базе системы,

· Модуль репликации,

· Программный шлюз DocsVision–Axapta.

DocsVision «Делопроизводство»

Приложение «Делопроизводство» обеспечивает автоматизацию следующих процедур административного управления:

· Обработка входящих, исходящих и распорядительных документов,

· Создание резолюций, маршрутизация заданий и контроль исполнения резолюций, в том числе иерархический,

· Организация циклов согласования документов,

· Формирование отчетности о состоянии исполнения документов и заданий,

· Поддержка механизмов поточного сканирования документов и распознавания текстов,

· Реализация принятых в организации процессов обработки документов.

DocsVision «Управление процессами»

Приложение «Управление процессами» представляет собой полнофункциональный WorkFlow сервер и систему описания сложных процессов обработки информации. Основные особенности приложения:

· Совместимость со стандартами описания бизнес-процессов,

· Средства создания библиотек шаблонов бизнес-процессов,

· Исполнение и мониторинг процессов, а также возможность внесения в них изменений во время исполнения,

· Комбинация элементов жесткой и свободной маршрутизации документов,

· Программное расширение процессов обработки,

· Включение в процессы обработки объектов различных прикладных систем. Обмен информацией и документами с внешними приложениями и системами электронной почты, с использованием технологии программных шлюзов,

· Синхронизация процессов обработки документов по времени и по событиям,

· Динамическое изменение процессов в зависимости от условий, возникающих при их исполнении.

Приложение «Управление процессами» обеспечивает возможность автоматизации процессного управления в организациях, в том числе в соответствии со стандартом ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001).

Средства разработки DocsVision

Платформа DocsVision предоставляет заказчикам и партнерам возможность разрабатывать собственные прикладные решения при помощи следующих средств:

· Высокоуровневый инструментарий разработки прикладных объектов системы и генерации структуры баз данных

· Полнофункциональный программный интерфейс доступа ко всем функциям системы (DocsVision API)

· Средства разработки карточек средствами MBS VBA и InfoPath

· Средства программного расширения приложения «Управление процессами», включая инструменты разработки программных шлюзов.

Модуль репликации

Модуль репликации предназначен для создания территориально распределенных систем на базе DocsVision:

· Репликатор синхронизирует данные между различными серверами, в том числе: справочники, шаблоны документов и бизнес-процессов, файлы и карточки документов.

· Система располагает развитыми средствами администрирования. Поддерживается репликация, как по расписанию, так и по запросу администратора системы.

· В системе реализована инкрементальная репликация на уровне отдельных записей БД, что позволяет минимизировать объёмы пересылаемой информации.

· Реализован автоматизированный механизм разрешения конфликтов репликации. Вся информация о конфликтах сохраняется в системном журнале.

Программный шлюз DocsVision–Axapta

Интеграция MBS Axapta и DocsVision реализуется через специальный программный компонент — шлюз приложения «Управление процессами». Этот компонент реализует следующие функции:

· Мониторинг событий в системе MBS Axapta: появление новой информации, модификация имеющихся документов

· Передача информации из DocsVision в ERP-систему и обратно

· Маршрутизация файлов и объектов ERP-системы в процессе исполнения бизнес-процессов

· Возможность изменения поведения бизнес-процессов в зависимости от состояния учетных объектов в ERP-системе

· Доступ к документам архива непосредственно из учетных объектов ERP-системы

· Синхронизация справочной информации между двумя системами.

Перечисленные механизмы обеспечивают возможность сквозной автоматизации процессов, объединяющих функции ERP-системы и системы автоматизации документооборота.

Технология DocsVision

В основу DocsVision заложены наиболее современные технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых и удобных в использовании решений:

· Многоуровневая модель приложения

· Использование технологий Microsoft.NET

· Использование WEB-сервисов и протокола SOAP

· Использование альтернативных транспортов доступа к информации для оптимизации работы системы

· Поддержка различных схем организации распределенной системы

· Возможность получения XML документов для всех элементов хранения в системе

· Доступность всех объектов системы по URL

· Сервер приложений без сохранения состояния (stateless архитектура), поддержка технологии WEB Farms (web-balancing)

· Включение в процессы обработки off-line клиентов, взаимодействующих с системой по электронной почте

NAUDOC

Разработчик: NAUMEN (НАУМЕН)

Электронный документооборот сегодня стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Система NauDoc отличается от других систем целым рядом преимуществ:

· бесплатные лицензии позволяют быстро и без лишних затрат начать проект внедрения на своем предприятии и уменьшить финансовый риск для малых и средних предприятий, планирующих перейти на электронный документооборот;

· полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

· отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей, например, сервер приложений, базу данных, операционную систему и пр.;

· работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

· поставка с полным набором исходных кодов, Заказчик может самостоятельно дорабатывать программный продукт, пройдя специальные учебные курсы в нашем учебном центре;

· значительный опыт реализованных проектов в различных отраслях, около 200 внедрений, в том числе компания «Айсберри», Юниаструм банк, Тетра Пак АО, Уралэлектромедь, Synterra Ural – КомЛайн, НИИгазэкономика и др.;

· полный спектр услуг по обучению и технической поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Система предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы, на которой разработан продукт.

ELMA

ELMA - система управления бизнес-процессами, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Система ELMA (ELegant MAnagement) реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании.

Наряду с этим, ELMA автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании и ее клиентов.

ELMA решает следующие задачи:

1. Управление бизнес-процессами компании.

Моделирование бизнес-процессов.

· Удобный инструмент для моделирования в современной нотации BPMN;

· Четкое разделение зон ответственности сотрудников;

· Матрица ответственности;

· Система метрик и ключевых показателей процесса (KPI);

· Цикл улучшения процесса PDCA.

Исполнение процессов.

· Автоматическое формирование заданий для сотрудников на основе модели бизнес-процессов;

· Взаимодействие между исполнителями в рамках бизнес-процесса;

· Возможность отследить исполнение сложного процесса, где задействованы несколько отделов.

Контроль исполнения работ.

· Оперативный контроль над ходом процесса со стороны руководства;

· Отчеты о внештатных ситуациях в рамках процесса (задержки при исполнении, брак и т.д.);

· Статистический анализ ключевых показателей (KPI).

Формирование регламентов бизнес-процессов.

· Возможность формирования регламентов процессов (может использоваться в рамках сертификации по ГОСТ-Р ИСО 9001:2001);

· механизм поддержания регламента процесса в актуальном состоянии

2. Электронный документооборот

Модуль "электронный документооборот" позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами (с письмами, договорами и т.д.).

Модуль "электронный документооборот" в системе ELMA позволяет организовать работу с любыми типами документов, которые используются в организации.

3. Управление задачами

Этот модуль позволяет пользователям системы назначать задачи себе и своим коллегам, выполнять задачи и отслеживать их выполнение. Особенностью системы «ELMA» является механизм создания периодических задач.

4. Календарь

Система ELMA содержит модуль "Календарь", который позволяет пользователям планировать свой рабочий день: назначать совещания, встречи, события и оставлять различного рода заметки. Другими словами, модуль "Календарь" заменит сотрудникам ежедневники, предоставив новые возможности по планированию коллективной работы и периодически повторяющихся событий.

5. Эффективная организация работы с клиентами

Система ELMA содержит модуль «Работа с клиентами», который позволяет не только хранить информацию о компаниях и контактах, формировать отчетность, но и помогает выстроить, стандартизовать и контролировать процесс продаж. Модуль «Работа с клиентами» системы ELMA позволяет:

· хранить и управлять информацией о клиентах и контактах компании - управлять и обеспечивать безопасность базы данных клиентов компании;

· назначать и планировать встречи, звонки и переписку с клиентом - управлять загрузкой и рабочим временем менеджеров по продажам;

· управлять «цепочкой» (сценарием) взаимоотношений менеджера по продажам с клиентом компании - ни одно обещание данное клиенту не будет забыто

· управлять сделками - отслеживать стадии взаимоотношений менеджеров по продажам с потенциальными клиентами и управлять ими - максимальное количество потенциальных клиентов перейдут в статус «постоянных»

· оценивать эффективность процессов продаж при помощи «воронки продаж».

В приложение к стандартной поставке системы компания–разработчик предлагает ряд дополнительных модулей:

· Интеграция с 1С

· Управление проектами

· SOA Connector

· Документирование и оптимизация бизнес-процессов

· Модуль интеграции с системой «1С-Битрикс: Корпоративный портал»

· Мобильное веб-приложение ELMA.

DocSpace

Разработчик: Conteg

DocSpace – система управления электронными документами и рабочими процессами на платформе MS SharePoint 2013. DocSpace относится к классу систем ECM (Управление корпоративным информационным контентом или Системы электронного документооборота) /BPM (Управление эффективностью бизнеса).

Задача системы - обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления.

Коробочная версия DocSpace включает:

· Все виды документов в соответствии с российскими стандартами:

· Входящие, исходящие документы и письма.

· Организационно-правовые документы.

· Распорядительные документы.

· Информационно-справочные документы.

· Служебные записки.

А также, коробочная версия DocSpace позволяет управлять договорной деятельностью, создавать заявки на оплату счетов, назначать ответственных и передавать им поручения и задачи, контролировать исполнения поручений и документов и тд.

DocSpace объединяет преимущества коробочной системы, где уже есть вся необходимая функциональность (шаблоны документов и сценарии работы) и преимущества платформы SharePoint, обеспечивая:

· Централизованное хранилище электронных документов.

· Удобную повседневную работу пользователей (личные рабочие места и индивидуальное представление информации).

· Доступ через популярные web-браузеры и работу с планшета iPad.

· Высокий уровень безопасности данных (разграничение прав пользователей, возможность применения жестких сценариев обработки документов, защита конфиденциальных данных).

· Движение документов (workflow) c учетом специфики работы отдельного предприятия. Наличие гибких и жестких маршрутов. Легкое создание новых маршрутов.

· Поддержку всего жизненного цикла документов (получение из различных источников, регистрация, подготовка, согласование, подписание (с возможностью использования ЭЦП), резолюция, назначение ответственных и групп исполнителей, рассылка, исполнение, уничтожение или передача в архив).

· Поддержку документов и файлов, содержащих различный контент (текстовый и табличный вид, аудио, видео).

· Коллективную работу с документами.

· Сквозной документооборот (филиалы, группы компаний и т.п.).

· Легкую интеграцию с любыми учетными системами, системами управления проектами и пр.

Дополнительно могут быть автоматизированы (на основе готовых конфигураций) следующие процессы:

· Аналитика: анализ данных по различным разрезам, используя хранилище данных (Data Ware House) и OLAP кубы, выгрузка данных в DWH и OLAP, специальные отчеты.

· Управление заявками (HelpDesk): канцтовары; переговорные; пропуска; курьеры.

· Управление совещаниями: подготовка совещания; согласование; уведомления; протоколы встречи; поручения.

· Архивное дело: справочники; библиотеки общих файлов.

· Управление проектной деятельностью: единый узел с информацией и документами по проекту.

· Корпоративный портал: контакты сотрудников; тел. справочники; новости; форумы; календари; блоги / вики-страницы; базы знаний.

Прочие бизнес-процессы могут быть автоматизированы по запросу.

2.1 Характеристика и работа в системе

Изучить материал по СЭД/ЕМС, какие системы уже не работают, а какие занимают первые места:

1. Дело

2. DocsVision

3. Naumen DMS

4. 1C: Документооборот

5. Atlas Soft

6. E1 Евфрат

7. Optima- WorkFlow

8. LanDocs

9. DoсSpace

10. СЭД Практика

11. CompanyMedia

12. Мотив

13. Кодекс: Документооборот

14. Globus

15. Летограф

16. Tessa

17. DocLogix

18. Эскадо

19. Логика СЭД

20. ISIDA

21. СЭД Технологика

22. IRM Doc

23. СЭД Корпоративный документооборот

24. Кинт Управление делами

25. iTs-Office

26. FossDoc

27. a2b

28. Verdox

29. PayDox

30. Детрикс

Сравнить работающие системы и проанализировать их по приведенным критериям, отчет представить в формате презентации Power Point.

Критерии:

1. Официальный сайт

2. Компания-разработчик (страна-производитель)

3. Год возникновения

4. Преимущества (отличительные черты)

5. Отраслевая специфика

6. Типы организаций, для которых подойдет данная СЭД

7. Ценовая политика

8. Технические характеристики (требования к ПО заказчика)

9. Возможность тестирования системы без ее покупки (демо, онлайн)

Указать наличие возможностей для каждой из систем:

1. Сканирование и распознавание документов

2. Работа с электронной почтой

3. Ведение регистрационно-контрольной карточки или журналов регистрации

4. Маршрутизация документов

5. Контроль исполнения документов

6. Ведение архива электронных документов

7. Поиск документов

2 1С-Документооборот

1С: Документооборот – современная система для управления документами и процессами

· 1С: Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов.

· 1С: Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений.

· 1С: Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий, и бюджетных учреждений.

· 1C: Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.

· Мобильный 1С: Документооборот. Для доступа к системе с телефонов и планшетов.

На платформе 1С: Предприятие

1С: Документооборот разработан на технологической платформе нового поколения 1С: Предприятие, что обеспечивает:

· гибкость,

· масштабируемость,

· производительность,

· эргономичность прикладных решений.

Система 1С: Предприятие состоит из передовой технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений (конфигураций).

Платформа 1С: Предприятие предоставляет большое число механизмов для интеграции 1С: Документооборота с другими программами.

Документы и файлы

· Учет поступающих документов от организаций и обращений от физических лиц.

· Учет исходящих документов, как ответных, так и инициативных.

· Учет организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов.

· Повседневная работа с обычными файлами.

· Шаблоны документов и файлов.

· Более 70 реквизитов в учетной карточке.

· Сканирование и штрихкодирование.

· Объединение документов в комплекты.

· Хранение и сравнение версий файлов.

· Контроль исполнительской дисциплины.

Процессы в 1С: Документообороте

9 готовых процессов:

· Согласование.

· Утверждение.

· Регистрация.

· Рассмотрение.

· Исполнение

· Ознакомление.

· Приглашение.

· Составной процесс.

· Комплексный процесс

Для каждого процесса - своя схема работы, которая легко настраивается под специфику предприятия.

Автоматизация сложной обработки документов для любой задачи управления– комплексный процесс.

Произвольный порядок выполнения этапов, использование условий.

Электронная подпись (ЭП) для виз согласования, утверждения и резолюций руководителя.

Договорная работа

Основные процессы договорной работы:

· Подготовка договора.

· Согласование договора.

· Учет сопроводительных документов.

· Учет срока действия.

· Контроль возврата экземпляров.

· Исполнение обязательств.

· Расторжение.

1С: Документооборот:

· продлевает договоры при необходимости;

· отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;

· контролирует сроки договоров и этапов.

Проектный учет

Планирование проектов.

· Формирование команды проекта.

· План проекта в виде списка задач и диаграммы Ганта.

· Соблюдение процедур управления проектам.

· Коммуникации участников в проекте.

· Контроль исполнения проектных задач.

· Управление проектом по контрольным точкам.

· Учет трудозатрат в разрезе проектов.

· Учет всех данных в разрезе проектов (например, документов, процессов, задач).

· Формирование отчетности по проектам.

Управление проектом по контрольным точкам

Оценивается вероятность успешного прохождения контрольной точки (КТ). Например, выполнение задачи, подготовка документа, завершение этапа:

· В срок,

· Есть несущественные риски,

· Под угрозой.

История оценок сохраняется в динамике по всем КТ проекта за последние три недели.

КТ можно отправлять по почте и заносить в календарь.

Мероприятия

От подготовки и до анализа эффективности проведения мероприятия и исполнения принятых решений:

· Внешние и внутренние мероприятия.

· Протокольные мероприятия (совещания, заседания, советы директоров).

· Бронирование помещений.

· Подбор удобного для участников времени проведения мероприятия.

· Формирование программы и протокола.

· Принятие решений и их своевременное выполнение.

Планирование рабочего времени

· Календарь - персональный инструмент планирования времени.

· Ограниченный доступ к календарям других сотрудников для планирования совместных задач.

· Учет затрат рабочего времени сотрудников.

· Для руководителей - анализ трудозатрат сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям.

· Учет отсутствий сотрудников.

· Ведение личных заметок по приоритетам и теме.

· Напоминания и уведомлениях о событиях, задачах, отсутствиях сотрудников, мероприятиях и планах в календаре.

Бесплатный мобильный клиент

Мобильный помощник:

· прочитать почту, направить письма коллегам или внешним адресатам,

· исполнить свои задачи или поставить задачи сотрудникам,

· просмотреть календарь и записать события,

· проверить список контроля.

Работает на iPad, iPhone, Android, Windows Phone:

· подключается к серверу, чтобы забрать и передать новые данные,

· работает через WiFi, 3G, EDGE, GPRS,

· не требует постоянного подключения – можно работать, например, в самолете.

Почтовый клиент внутри 1С: Документооборота

Встроенная полноценная корпоративная почтовая система:

· повышает конфиденциальность переписки,

· помогает при необходимости усилить контроль исполнения писем, содержащих поручения руководства,

· делает переписку эффективнее, сокращает время на обработку и написание писем.

Традиционный для серьезных почтовых систем функционал:

· папки, флажки, правила обработки, коллективный разбор, история переписки, ветки переписки, проверка орфографии и массу дополнительных возможностей.

Управление правами доступа

Гибкие права доступа:

· Разграничение прав доступа ко всем данным в различных разрезах (виды документов, виды мероприятий, организации, грифы доступа другое).

· Разграничение прав по ролям и группам пользователей.

· Делегирование прав:

• Полностью или частично.

• На определенный период времени.

· Протоколирование действий:

• Сведения обо всех событиях.

• Кто изменил или получил данные.

Клиенты по отраслям

1500+ внедрений 1С: Документооборота в различных организациях

28% Производство, ТЭК

20% Торговля

16% Строительство

15% Услуги

5% Государственное и муниципальное управление

16% Другие отрасли

1С: Документооборот для промышленности

Управленческий документооборот:

· Входящая и исходящая корреспонденция. Распорядительные документы. Локальные нормативные акты.

Стандарты, нормативная документация (ЕСКД, ЕСТД).

Специфический документооборот:

· Проектно-конструкторский и инженерный документооборот.

· Заявки на оформление пропусков.

Архив документов:

· конструкторско-технологических,

· финансово-отчетных,

· нормативных,

· патентных и других документов

1С: Документооборот для банков

Управленческий документооборот:

· Входящая и исходящая корреспонденция (письма, заявления), организационнораспорядительные документы (например, служебные записки).

· Распорядительные документы (ввод в действие тарифных ставок, банковских продуктов, правил предоставления услуг).

· Локальные нормативные акты.

· Протоколы заседаний Советов\Комитетов банка.

Операционная деятельность:

· Продажа банковских продуктов: карт, кредитов, новых услуг.

· Заключение договоров по депозитам.

· Расчетно-кассовое обслуживание.

Хозяйственный документооборот:

· Хозяйственные договоры, заявки на оплату, доверенности и т.д.

1С: Документооборот для строительства

Управленческий документооборот:

· Входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы. Локальные нормативные акты.

Сделки:

· Инвестиционные сделки;

· Приобретение или продажа объектов и другие.

Проектная документация:

· Концепция проекта,

· Финансово-инвестиционная часть,

· Комплект исходно-разрешительной документации,

· Технический проект,

· Архив проектной документации.

Взаимоотношения с подрядчиками, поставщиками, государственными органами.

1С: Документооборот для телекома

Управленческий документооборот:

· Входящая и исходящая корреспонденция (письма, заявления), организационнораспорядительные документы (например, служебные записки);

· Распорядительные документы (ввод в действие тарифных ставок, новых услуг); • Локальные нормативные акты.

Специфический документооборот:

· Техническая документация по оборудованию.

· Заявки на подключение услуг и техническую поддержку с привязкой к объектам (элементам сети связи) и географическим координатам.

· Договорные документы:

· Договоры (акты, счета-фактуры) с компаниями, выполняющими строительные работы или предоставляющими в аренду ресурсы.

1С: Документооборот для торговли

Управленческий документооборот:

Запросы, обращения клиентов, рекламации.

Взаимоотношения с подрядчиками, поставщиками, договорная работа:

· договоры аренды,

· договоры поставки,

· договоры складского хранения и другие,

· накладные,

· акты,

· счета.

1С: Документооборот для госсектора

· Делопроизводство и контроль исполнения документов.

· Прием, регистрация и рассмотрение обращений граждан.

· Реализация административных регламентов.

· Организация совещаний и заседаний.

· Управление нормативно-правовыми актами.

· Публикация открытых данных (документов, расписаний, реестров и т.д.) на порталах.

· Архив документов.

· База знаний по решенным вопросам и документам.

· СМЭВ и МЭДО.

Выберите все возможные функции встроенной корпоративной почтовой системы:

Выберите все подходящие ответы из списка

сокращает время на написание писем

повышает конфиденциальность переписки

делает переписку эффективнее

помогает усилить контроль исполнения писем, содержащих поручения руководства

Сопоставьте название программы с ее назначением.

Сопоставьте значения из двух списков

Выберите всевозможные функции при договорной работе в 1С:Документооборот:

Выберите все подходящие ответы из списка

отслеживает передачу документа в архив

настраивается под специфику предприятия

продлевает договоры

контролирует сроки договоров и этапов

Для какого прикладного решения 1С:Документооборот характерны следующие виды: управленческий документооборот; запросы, обращения клиентов, рекламации; взаимоотношения с подрядчиками, поставщиками, договорная работа?

Выберите один вариант из списка

для промышленности

для банков

для телекома

для строительства

для госсектора

для торговли

Загрузите демоверсию 1С: Документооборот https://v8.1c.ru/doc8/demonstratsionnye-konfiguracii/для решения практических задач.

2. В подразделе Администрация небольшого города выберите делопроизводителя Светлакову М.И. и загрузите онлайн-базу.

С помощью кнопки меню откроется Панель разделов

Раздел "Нормативно-справочная информация"

В нем осуществляется ввод нормативно-справочной информации, которая необходима для использования в программе, заполняется большинство справочников и классификаторов. В программе 1С справочник – это хранилище основной, базовой информации, без которой невозможна эксплуатация программы.

Базовые справочники Банки и Валюты

Справочник «Банки». Этот справочник заполнен с помощью общероссийского классификатора банков. Загружается этот классификатор с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг». Информацию в справочнике «Банки» не рекомендуется заполнять или изменять вручную, т.к. при дальнейших обновлениях классификатора, введенная информация может быть изменена.

Справочник «Валюты» хранит информацию о всех используемых на предприятии валютах и установлен их текущий курс.

Задание:

Откройте справочник Банки и изучите его структуру. Найдите Калининградскую область и посмотрите какие банки имеются в системе (сделать скрин).

Откройте справочник Валюты. С какими валютами работает предприятие? (сделать скрин)

Откройте справочник Виды документов физических лиц. Имеется ли в списке Свидетельство о рождении и сколько видов таких свидетельств? (сделать скрин)

Откройте справочник Виды контактной информации. Какая контактная информация будет содержаться в справочнике "Контрагенты"? (сделать скрин)

5.Откройте справочник Способы доставки. Создайте новый способ "Экспресс-связь" (сделать скрин)

6. Откройте справочник Типы связей. Изучите его содержание. (сделать скрин)

7. Откройте справочник Графики работы. Изучить основной график работы: рабочее время, имеется ли особое рабочее время, какого количество рабочих часов и дней? Откройте Производственный календарь и измените 31 декабря 2019 года на выходной (подсказка будет внизу экрана).(сделать скрин)

8. Откройте справочник Должности. Изучите список должностей. Выведите список сотрудников по должности Руководитель отдела. Выявить по каким должностям имеется только один сотрудник. (сделать скрин)

9. Откройте справочник Календари. Проверьте сохранилось ли ранее внесенное изменение на 31.12.19? (сделать скрин)

10. Откройте справочник Подразделения. Определите кто является главой администрации? Руководителю юридического отдела отправить "Коррупционный контроль договора" (сделать скрин)

После нажатия на кнопку "Перейти к отправке" откроется окно Провести коррупционный контроль договора. В табличной части Действия выбираем первую строку Поручение: Подготовить коррупционный контроль договора. Заполнить поля: описание, срок исполнения (5 дней), проверить (Петров И.С.), срок проверки (1 день), контролер (Великанова Л.А.), важность (высокая).

На вторую закладку Предметы процесса добавить Доп.соглашение. (сделать скрин)

Нажимаем на кнопку Записать и закрыть.

Аналогично заполняем вторую и третью строку в табличной части. (сделать скрин)

Обратить внимание, что не введены Договор поставки и Доп.соглашение поэтому они светятся красным цветом. При создании Договора поставки вводим Основной предмет, вносим Внутренний документ в Юридическом отделе

Аналогично заполняем Доп.соглашение (сделать скрин)

При нажатии на кнопку Стартовать и закрыть система выдаст предупреждение, что Репин не имеет необходимых прав, поэтому изменим на Ответственного за согласования договоров (в юридическом отделе).

Нажимаем на кнопку Стартовать и закрыть. (сделать скрин)

11. Откройте справочник Рабочие группы. Изучите его структуру. Откройте группы, посмотрите кто в них входит. (сделать скрин)

Создание нового Контрагента

Для создания нового контрагента или просмотра имеющихся переходим в раздел Документы и файлы - Контрагенты

В раздел Граждане внесите свои данные: ФИО (строка Наименование), при заполнении этого поля Строка Полное наименование заполнится автоматически, вид контрагента (Индивидуальный предприниматель), ИНН (12 цифр), ОКПО (10 цифр), ОГРН (при изменении на ИП поменяет строку на ОГРНИП - 15 цифр). Для создания банковского счета сначала необходимо нажать кнопку Записать. (сделать скрин)

Создайте банковский счет по образцу (Контрагент - это вы): (сделать скрин)

Дату открытия указать сегодняшнее число.

С помощью кнопки Записать и закрыть сохраняем банковский счет.

Заполните вторую закладку Адреса, телефоны: (сделать скрин)

Остальные строки заполните своими данными.

Сохраните контрагента.

Откройте карточку созданного контрагента. (сделать скрин)

В карточке включите режим редактирования печатной формы. Добавьте комментарий.(сделать скрин)

Сохраните карточку контрагента в формате .pdf

Формирование Отчетов

Для формирования отчетов в разделе Документы и файлы выбрать Отчеты.

Сформируйте Список внутренних документов с 01.01.2011 по текущую дату. (сделать скрин)

Сгруппируйте документы по регистрационному номеру. (сделать скрин)

Аналогично сгруппировать по виду документа. (сделать скрин)

Сохранить отчет в формате .docx

Оформить отчет о проделанной работе в Word.

Отчет вместе с сохраненными документами заархивировать и отправить преподавателю на электронную почту.

В каком разделе заполняется большинство справочников и классификаторов.

Выберите один вариант из списка

нормативно-справочная информация

совместная работа

главное

документы и файлы

настройка

Какой справочник загружается с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг»?

Отметьте верные ячейки

Вопрос:	Нет	Не знаю	Да
Обязательно ли заполнять поля, подчеркнутые красным цветом

Как в 1С называются лица, фирмы, покупатели, поставщики, которые сотрудничают с нашим предприятием.

Выберите один вариант из списка

эмитенты

агенты

клиенты

контрагенты

резиденты

Можно ли редактировать печатную форму документа?

Выберите один вариант из списка

да, в самой программе без сохранения документа

нет, только в сохраненном файле в формате .xls

нет, только в сохраненном файле в формате .pdf

нет, только в сохраненном файле в формате .docx

3 Битрикс 24

3.1 Задачи и проекты

Битрикс24

Битрикс24 – это набор из пяти важных и полезных инструментов, которые помогают бизнесу работать:

· CRM,

· Задачи и проекты,

· Контакт-центр,

· Сайты и магазины,

· Офис.

Задание: Создание и настройка портала компании в Битрикс24.

Откройте учебный курс по работе в Битрикс24:

https://stepik.org/media/attachments/lesson/248019/%D0%91%D0%B8%D1%82%D1%80%D0%B8%D0%BA%D1%81.pdf

Перейдите по ссылке в Уроке № 1. Создание и настройка портала компании в Битрикс24.

После регистрации Битрикс24 будет создан.

После авторизации на Битрикс24 выберите "Задачи и проекты":

Задайте понятный и удобный URL-адрес вашего портала по шаблону: 1ОТЗ_Фамилия

Система выдаст предупреждение:

Продолжаем.

Если появилось данное окно, то вы всё сделали правильно:

Выберите в конце вертикального меню пункт Настройки. Произведите настройки всех показателей на ваше усмотрение и сохраните их.

Раздел "Моя страница"

В ходе выполнения практической работы делать скрины всех выполненных заданий и на основании них составлять отчет о проделанной работе с комментариями выполненной работы.

Внесите данные о себе.

Загрузите своё фото, добавьте и заполните разделы: ИНН, навыки, район, интересы. Заполните блок Обо мне и Мои интересы.

Поменяйте тему оформления на понравившуюся.

Выполните настройку уведомлений по вашему желанию.

Создание структуры компании

Выберите раздел в меню «Сотрудники», вы попадете в подраздел «Структура компании»:

Изменить структуру компании по образцу:

Пригласите 10 сотрудников по их e-mail и распределите им должности в соответствии со структурой предприятия:

В свою очередь приглашенные должны перейти по ссылке в присланном письме и принять приглашение

Новые логины и пароли создавать не надо, а войти под своим только в систему приглашающей стороны, где вы будете обычным сотрудником, а он администратором.

Приняв приглашение выйдите с его системы и войдите в свою 1ОТЗ_Фамилия (ваша).

Отредактируйте данные всех приглашенных сотрудников: добавьте их фото и данные на них, распределите их по разделам в структуре предприятия.

Экспорт данных

Загрузите общие документы, чтобы вы или сотрудники могли обращаться к ним, на облачный диск Битрикс24.

Загрузите общие документы в папку Контрагенты:

Результат таков:

Теперь данными документами могут пользоваться все, кого вы пригласили.

Работа с календарем

Выберите в левом вертикальном окне Календарь, а затем ссылку Добавить.

Создайте новое событие по образцу:

Создайте еще 5 событий на текущий месяц.

Работа в CRM

Ознакомьтесь с основными инструментами CRM. В каждом новом окне знакомства с CRM открывайте ссылку "Подробнее", чтобы лучше понять назначение инструментов в CRM.

При разворачивании кнопки еще выбрать "Лиды"

Будет предложено два варианта работы.

Выбрать Классическая CRM.

Создайте лид по образцу:

Сохраняем и переходим в раздел Товары:

Создаем новый товар:

Включаем флажки Показать скидку и Показать налог.

Сохранить и запустить в работу, затем поставить статус Обработан:

Назначить встречу с лидом:

Сохранить и закрепить.

Считаем, что продажа прошла успешно и меняем статус на "Завершить обработку лида".

Система предложит создать на основании сделку.

Поэтапно меняем стадии сделки:

Выбираем, что сделка Успешно завершена:

Посмотрите, как будет выглядеть раздел CRM при установке формы "Простая CRM".

Если остались незакрытые лиды, то система предложить конвертировать их:

При выборе "Простая CRM" окно выглядит так:

Создайте самостоятельно сделку: создав нового клиента и его компанию, с типом сделки "Сервисное обслуживание", добавьте наблюдателя. Укажите два наименования соответственно типу сделки.

Проведите сделку по всем стадиям.

Выполните экспорт товаров в Excel:

Сохранить документ.

Провести CRM-аналитику

Перейдите в режим "Классическая CRM"

В меню слева выберите CRM-аналитика.

Выполните анализ по всем пунктам:

Отобразить полученные результаты в отчете.

Прикрепить отчет о проделанной работе

4 Электронная подпись

4.1 Использование ЭП

Электронная подпись

Электронная подпись в России впервые появилась в январе 2002 года вместе с принятием первого закона «Об электронной цифровой подписи» (1-ФЗ). Затем, спустя 9 лет, в апреле 2011 появился новый закон «Об электронной подписи» (63-ФЗ).

Закон, регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами - Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Изучить его можно по ссылке http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_112701/ (или по другим официальным источникам).

В настоящее время разработан Проект закона о внесении изменений в Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Ознакомиться с ним можно по ссылке http://roseu.org/news/681.

Отметьте закон, регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Выберите один вариант из списка

Об электронной цифровой подписи

Об электронной печати

Об электронном сертификате

Об электронной подписи

Основные понятия

Рано или поздно организация начинает задумываться о переходе на электронный документооборот и внедрении электронной подписи (ЭП). Некоторые внедряют ЭП как дань моде, другие – потому что так требует законодательство, а третьи потому что проанализировали бизнес-процессы, взвесили риски и затраты и определили, для чего это необходимо.

1) электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

Электронная подпись – это не предмет, который можно взять в руки, а реквизит документа, позволяющий подтвердить принадлежность ЭП ее владельцу, а также зафиксировать состояние информации/данных (наличие, либо отсутствие изменений) в электронном документе с момента его подписания.

2) сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, соответствующий требованиям, установленным Федеральным законом и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, и созданный аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган);

4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);

7) удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом;

8) аккредитация удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям Федерального закона;

9) средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

10) средства удостоверяющего центра - программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра;

11) участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

12) корпоративная информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;

13) информационная система общего пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано;

14) вручение сертификата ключа проверки электронной подписи - передача доверенным лицом удостоверяющего центра, изготовленного этим удостоверяющим центром сертификата ключа проверки электронной подписи его владельцу;

15) подтверждение владения ключом электронной подписи - получение удостоверяющим центром, уполномоченным федеральным органом доказательств того, что лицо, обратившееся за получением сертификата ключа проверки электронной подписи, владеет ключом электронной подписи, который соответствует ключу проверки электронной подписи, указанному таким лицом для получения сертификата.

Электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающий принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи

Выберите один вариант из списка

ключ проверки электронной подписи

электронная подпись

квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи

ключ электронной подписи

сертификат ключа проверки электронной подписи

Заполните пропуски

удостоверяющий центр - лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче ключей проверки электронных подписей. удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям Федерального закона; средства электронной - криптографические средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи; информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц; информационная система пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.

Виды электронных подписей

Видами электронных подписей являются:

· простая электронная подпись

· усиленная электронная подпись.

Различаются усиленная:

· усиленная неквалифицированная электронная подпись

· усиленная квалифицированная электронная подпись

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

· получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

· позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

· позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

· создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

· ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

· для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Согласно законодательству РФ, квалифицированная электронная подпись — это эквивалент подписи, проставляемой «от руки», обладающий полной юридической силой.

При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.

Возможности электронной подписи для физических лиц: обеспечивает удаленное взаимодействие с государственными, учебными, медицинскими и прочими информационными системами через интернет.

Возможности электронной подписи для юридических лиц: электронная подпись дает допуск к участию в электронных торгах, позволяет организовать юридически-значимый электронный документооборот (ЭДО) и сдачу электронной отчетности в контролирующие органы власти.

Отметьте виды усиленной электронной подписи

Выберите все подходящие ответы из списка

неквалифицированная

простая

квалифицированная

Сопоставьте вид подписи её характеристике

Сопоставьте значения из двух списков

Квалифицированная подпись

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах.

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 руб., купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП» - ViPNet CSP ). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Платная стоит около 1000 руб., ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 руб.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Как выглядит ЭП

Сама по себе подпись является не предметом, а результатом криптографических преобразований подписываемого документа, и ее нельзя «физически» выдать на каком-либо носителе (токене, smart-карте и т.д.). Также ее нельзя увидеть, в прямом значении этого слова; она не похожа на росчерк пера либо фигурный оттиск.

Процесс восстановления исходных данных после криптографического преобразования без данного ключа, по мнению специалистов, должен занять большее время, чем срок актуальности извлекаемой информации.

Flash-носитель — это компактный носитель данных, в состав которого входит flash-память и адаптер (usb-флешка).

Токен — это устройство, корпус которого аналогичен корпусу usb-флешки, но карта памяти защищена паролем. На токене записана информация для создания ЭП. Для работы с ним необходимо подключение к usb-разъему компьютера и введения пароля.

Smart-карта — это пластиковая карта, позволяющая проводить криптографические операции за счет встроенной в нее микросхемы.

Sim-карта с чипом — это карта мобильного оператора, снабженная специальным чипом, на которую на этапе производства безопасным образом устанавливается java-приложение, расширяющее ее функциональность.

Выданная электронная подпись состоит из 3 элементов:

1 – средство электронной подписи, то есть необходимое для реализации набора криптографических алгоритмов и функций техническое средство. Это может быть либо устанавливаемый на компьютер криптопровайдер (КриптоПро CSP, ViPNet CSP), либо самостоятельный токен со встроенным криптопровайдером (Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ), либо «электронное облако».

2 – ключевая пара, которая представляет из себя два обезличенных набора байт, сформированных средством электронной подписи. Первый из них – ключ электронной подписи, который называют «закрытым». Он используется для формирования самой подписи и должен храниться в секрете. Размещение «закрытого» ключа на компьютере и flash-носителе крайне небезопасно, на токене — отчасти небезопасно, на токене/smart-карте/sim-карте в неизвлекаемом виде — наиболее безопасно. Второй — ключ проверки электронной подписи, который называют «открытым». Он не содержится в тайне, однозначно привязан к «закрытому» ключу и необходим, чтобы любой желающий мог проверить корректность электронной подписи.

3 – сертификат ключа проверки ЭП, который выпускает удостоверяющий центр (УЦ). Его назначение — связать обезличенный набор байт «открытого» ключа с личностью владельца электронной подписи (человеком или организацией).

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях».

В соответствии с законодательством РФ различают:

— «сертификат ключа проверки электронной подписи» формируется для неквалифицированной ЭЦП и может быть выдан удостоверяющим центром;

— «квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи» формируется для квалифицированной ЭЦП и может быть выдан только аккредитованным Министерством связи и массовых коммуникаций УЦ.

Условно можно обозначить, что ключи проверки электронной подписи (наборы байт) — понятия технические, а сертификат «открытого» ключа и удостоверяющий центр — понятия организационные. Ведь УЦ представляет собой структурную единицу, которая отвечает за сопоставление «открытых» ключей и их владельцев в рамках их финансово-хозяйственной деятельности.

Следовательно, если говорят, что «клиенту выдана электронная подпись» это значит:

· Клиент приобрел средство электронной подписи.

· Он получил «открытый» и «закрытый» ключ, с помощью которых формируется и проверяется ЭЦП.

· УЦ выдал клиенту сертификат, подтверждающий, что «открытый» ключ из ключевой пары принадлежит именно этому человеку.

Вопрос безопасности

Требуемые свойства подписываемых документов: целостность; достоверность; аутентичность (подлинность; «неотрекаемость» от авторства информации). Их обеспечивают криптографические алгоритмы и протоколы, а также основанные на них программные и программно-аппаратные решения для формирования электронной подписи. С определенной долей упрощения можно говорить, что безопасность электронной подписи и сервисов, предоставляемых на ее основе, базируется на том, что «закрытые» ключи электронной подписи хранятся в секрете, в защищенном виде, и что каждый пользователь ответственно хранит их и не допускает инцидентов.

Отметьте показатели соответственно их ключам

Отметьте верные ячейки

Показатели:	Закрытый ключ	Открытый ключ
не содержится в тайне
используется для формирования самой подписи
необходим, чтобы любой желающий мог проверить корректность электронной подписи
размещение ключа на компьютере и flash-носителе крайне небезопасно
должен храниться в секрете

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а, например, бухгалтерские документы, необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.

Штамп времени подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа. Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

· локальное хранение (документы хранятся на локальных серверах вашей компании, например, в СЭД);

· хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования предлагают операторы ЭДО.

Какой срок действия составляет сертификат электронной подписи?

Выберите один вариант из списка

5 лет

1 год

бессрочно

3 года

Напишите название устройства, корпус которого аналогичен корпусу usb-флешки, но карта памяти защищена паролем, на нем записана информация для создания электронной подписи.

Сопоставьте значения из двух списков

4.2 Полезная информация

Нормативно-правовые акты

Основные нормативно-правовые акты, регулирующие межкорпоративный обмен электронными документами:

· Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).

· Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

· Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 дает понятие электронного документа и смежных с ним областей, а также регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.

· Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, а также разрешает составление первичных учетных документов в электронном виде и регулирует их использование.

· Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).

· Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически значимыми счетами-фактурами.

Представленное выше законодательство составляет основу обмена электронными документами между организациями. Для того чтобы начать обмен необходимо подключиться к оператору электронного документооборота или заключить с контрагентами соглашения об обмене электронными документами напрямую.

Этапы становления ЭЦП в России

Соотнесите нормативные документы с описанием

Сопоставьте значения из двух списков

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.

Дополнительный материал Текущее законодательство в сфере электронного документооборота и СЭД/ECM (часть 2).

Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к материалу Просто об ЭП/ЭЦП.

Проблемы с электронной подписью и их решения

Задание:

По каждой статье предоставить отчет со скринами сайта, выбрать из текста важную информацию, скопировать ее в отчет и поделиться своим мнением о прочитанном.

"Что не так с федеральным законом «Об электронной подписи» (63-ФЗ), и как это можно исправить" https://habr.com/ru/post/453616/

Статьи для изучения по технологическим аспектам ЭП:

Кратко об электронной подписи, ключах и сертификатах (Сергей Рудин)

ЭЦП VS ЭП (Сергей Рудин)

Три вида электронной подписи вместо ЭЦП: что изменится для пользователей? (Наталья Храмцовская)

Электронная цифровая подпись для чайников: с чем ее есть, и как не подавиться. Часть 1 (Василий Овчинников) Часть 2. Часть 3. Часть 4

Цифровые подписи и форматы документов в России (Михаил Романов)

Об использовании национальных криптоалгоритмов в Office 2010 (Михаил Романов)

О цифровых подписях в Office 2010 (Михаил Романов)

ЭЦП: между правом и технологией (Сергей Лосев)

ЭЦП вне закона (Сергей Бушмелев)

Стандарты аутентификации и ЭЦП России и США (А. Винокуров)

Открытые ключи опасности и защита от них (Сергей Панасенко)

Ужесточаются требования и ответственность удостоверяющих центров

Это предложение напрямую связывают с ростом числа мошеннических действий с помощью ЭП.

К ужесточению требований можно отнести возможное уменьшение количества аккредитованных удостоверяющих центров, так как государство планирует взять их функции на себя (такой статус может остаться только у Казначейства России, ФНС РФ, Минкомсвязи РФ).

Предложенные инициативы вызывают опасения бизнес-сообщества прежде всего из-за монополизации рынка ЭП и возможного ухудшения качества оказываемых услуг.

Данный вопрос обсуждали и в рамках научно-практической конференции «РусКрипто-2019».

Дополнительно отмечу, что уже в мае началось общественное обсуждение законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ в части совершенствования процедуры аккредитации удостоверяющих центров». Его целью служит внедрение реестровой модели оказания госуслуги по аккредитации удостоверяющего центра.

Введение реестровой модели — один из ключевых принципов реформирования системы предоставления госуслуг. Это позволит исключить бумажный документ и заменить его на юридически значимую запись в электронном реестре.

В правовое поле вводится облачная электронная подпись

Фактически примеры ее использования были и ранее. Это нововведение призвано сделать применение ЭП удобнее и мобильнее.

Член Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Ирина Рукавишникова прокомментировала предлагаемые изменения в части облачной ЭП:

«Не нужно будет носить с собой брелок-флешку, не нужно будет задумываться о том, что на вашем смартфоне или компьютере должно быть установлено какое-то программное обеспечение, которое отсекает вирусы и так далее. И заход в этот облачный сервис будет максимально упрощён, из различных источников можно туда зайти и соответственно использовать уже свою электронную подпись» (источник: Телеканал Совета Федерации).

Меняется порядок выдачи сертификата электронной подписи

Предлагаемые коррективы позволят повысить степень доверия к электронному взаимодействию. Тут же стоит отметить работу над законопроектом об универсальном способе идентификации лиц. Идентификацию планируется проводить по лицу и голосу.

Появляется новый участник — доверенная третья сторона

Она будет осуществлять деятельность по проверке электронных подписей в электронных документах в фиксированный момент времени, а также осуществлять документальное подтверждение результатов такой проверки. В будущем это поможет упростить организацию трансграничного электронного документооборота.

Закрепляется универсальность использования электронной подписи

По планам законодателя, она будет заключаться как в способе получения — лицо сможет обратиться за сертификатом ключа проверки через МФЦ, так и в расширении области применения ЭП. Планируется обеспечить возможность использования одного сертификата ключа проверки в рамках разных сервисов и площадок. Сейчас, к сожалению, нередки ситуации, когда на разных площадках мы встречаем разные требования и не можем использовать один сертификат для разных сервисов.

Устанавливаются правила визуализации электронной подписи

Их введение позволит унифицировать способ отображения факта подписания ЭП. Этот момент тесно связан с совершенствованием законодательства в области хранения электронных документов и регулирования работы с ними.

5 PayDox

5.1 Работа с документом

PayDox

Система электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox обеспечивает комплексное управление бизнес-процессами и документами предприятия и обладает неограниченными возможностями адаптации под требования заказчиков.

Электронный документооборот PayDox выбирают организации, которым нужен гарантированный успешный результат в сжатые сроки. СЭД PayDox помогает предприятию структурировать бизнес-процессы, обеспечить коллективную работу сотрудников, управлять взаимоотношениями с клиентами.

Система позволяет:

· работать с любыми типами (категориями) электронных документов: входящие и исходящие документы, договорная документация, организационно-распорядительные документы (ОРД), служебные и докладные записки, доверенности, заявки на закупку и оплату, заявки на выделение ресурсов, платежные документы, обращения граждан, документы CMK, техническая документация, тендерная документация, пропуска и любые другие;

· осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных форумах;

· управлять совместной работой сотрудников и организовать поддержку корпоративных дискуссионных форумов;

· структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление бизнес-процессами организации;

· обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.

Версии системы

· Версия PayDox Enterprise представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, требующий для своего функционирования СУБД MS SQL Server^®. PayDox Enterprise позволяет обслуживать несколько сотен одновременно работающих пользователей, используя один компьютерный сервер.

· Версия PayDox Light представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, не требующий установки MS SQL Server^®. Данная версия использует базу данных в формате MS Access^®. Структура этой базы данных аналогична структуре базы данных системы для MS SQL Server^®. PayDox Light позволяет обслуживать несколько десятков одновременно работающих пользователей.

· БЕСПЛАТНАЯ версия PayDox Team представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой:— 5-ти пользователям с расширенными правами (Power Users), в том числе обладающим правами администратора системы, правами утверждающего, правами согласующих и правами выдачи поручений;— и неограниченному количеству пользователей с общедоступными правами (Public Users) в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и текущих бизнес-процессах (общедоступный вход), чтобы знакомиться с общедоступными или адресованными им документами, участвовать в бизнес-процессах предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также получать поручения от других сотрудников и получать от системы автоматические e-mail уведомления о документах и поручениях.

Выберите все возможные варианты действий в PayDox:

Выберите все подходящие ответы из списка

работать с тендерной документацией

автоматизировать управление бизнес-процессами организации

обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву

организовать совместную работу сотрудников

структурировать бизнес-процессы

осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных форумах

Соотнесите версии СЭД их характеристикам:

Сопоставьте значения из двух списков

Практические задания

1. Перейдите на официальный сайт системы электронного документооборота http://www.paydox.ru/, в вертикальном меню слева выберите Онлайн Демо, затем Документы.

Откроется Конфигурация - Документооборот (при необходимости ее можно изменить на любую из четырех предложенных).

2. Перейдите по ссылке и скачайте РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО РАБОТЕ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА PayDox: https://stepik.org/media/attachments/lesson/248022/PayDoxManual.pdf

и, следуя описанным в руководстве пунктам, осуществите указанные операции.

Важно! При выполнении практических заданий внимательно знакомьтесь с теоретическим материалом из руководства пользователя.

По мере выполнения заданий подготовьте отчет по работе с системой, опишите, какие действия удалось или не удалось произвести.

Какие конфигурации демоверсии имеются в СЭД PayDox?

Выберите все подходящие ответы из списка

только Документооборот

Управление бизнес-процессами

Документооборот

Кейс-менеджмент

Файловый каталог

Создание карточки исходящего документа

Создайте карточки исходящего документа по описанию руководства на страницах 3-6.

Откройте и посмотрите уже имеющийся документ в демоверсии, его структуру и данные занесенные в него:

Первую карточку создайте по примеру, представленному в руководстве (стр.6): дату регистрации выбираем сегодняшнее число.

Вторую карточку по данному образцу, добавив нового Контрагента ООО"Умный магазин" (описание на стр.6-7):

Редактирование карточки документа

Войдите в режим редактирования (стр.8) вашей первой карточки и сгенерируйте новый индекс документа и сохраните данное изменение.

Заполните ВСЕ не заполненные ранее поля. Сохраните карточку.

Удаление карточки документа

Удалите вторую карточку (стр.9).

Какие поля выбираются только из справочников, возможность ручного ввода для них отсутствует?

Выберите все подходящие ответы из списка

Утверждающий

Контрагент

Дата регистрации

Подразделение

Сопоставьте виды полей в карточке их описанию:

Сопоставьте значения из двух списков

Заполните пропуски

Удалять активный документ , его можно отозвать из работы нажатием кнопки «Статус « ».

Загрузка файлов в карточку документа

Для загрузки файла воспользуйтесь материалом руководства на стр.10-13.

Удаление файла документа

Ознакомьтесь с информацией об удалении файлов в руководстве на стр. 13-14.

Запуск документа в работу

Присвойте своему документу статус "Активно" (стр.15).

Согласование документа

Изучите как проходит согласование документа лицами, получившими его (стр. 16-23).

Утверждение документа

Ознакомьтесь с порядком утверждения документа (стр.24-25).

Регистрация документа

Изучите действия для осуществления регистрации документа (стр.26-27).

Справочник "пользователи"

Откройте справочник Пользователи в левом вертикальном меню и назначьте трем сотрудникам заместителей с разным сроком исполнения их обязанностей (стр. 28-29).

Изучите как происходит ВХОД В СИСТЕМУ ПОД РОЛЬЮ ЗАМЕЩАЕМОГО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ (стр. 29-30).

Поиск документов

Проведите разные виды поиска, описанные в руководстве на стр. 31-32 (скриншоты прикрепите в отчет).

Отзыв (отмена) активного документа

Установите созданному вами документу статус "Отменено" (стр.33).

Исполнение документа

Ознакомьтесь с процессом исполнения документа (стр. 34).

В каком формате можно загрузить документ в карточку?

Выберите все подходящие ответы из списка

xls

pdf

docx

txt

Какие документы загружаются в карточку с отметкой «Основная версия документа» под разными названиями, без замены основной версии документа.

Выберите один вариант из списка

первичные

распорядительные

организационно-распорядительные

сопроводительные

Файл документа, загруженный в карточку, может быть удален

Выберите один вариант из списка

в любое время

только до активации документа

не может быть удален

Задание 10

Нажатием на какую кнопку документ запускается в работу?

Выберите один вариант из списка

Статус "Утверждено"

Статус "Исполнено"

Статус "К исполнению"

Статус "Активно"

Задание 11

Сопоставьте виды согласования документа:

Сопоставьте значения из двух списков

Задание 12

На какой срок по умолчанию устанавливается заместитель у сотрудника?

Выберите один вариант из списка

на одну текущую неделю

на любой срок

на один текущий день

на несколько дней

6 Verdox

6.1 Работа в СЭД

Система электронного документооборота Verdox — это эффективная система ЭДО, которая автоматизирует документооборот Вашей организации в электронном виде, каких бы размеров она ни была, и каким бы видом деятельности не занималась.

7.1 Система управления бизнесом

Практическое задание

При выполнении каждого этапа делать скрин и формировать отчет с комментариями выполненной работы.

1. Зайдите на сайт verdox.ru, в правом верхнем углу нажмите на кнопку Демо-версия

2. Зарегистрируйтесь и перейдите по ссылке, присланной на указанный адрес электронной почты

3. Дождитесь, пока система сформирует персональные учетные данные для входа (в письме на почту).

4. Изучите Руководство пользователя и Руководство администратора в системе.

5. Зайдите в систему, создайте две Группы пользователей (меню Справочники), заполнив поля.

6. Создайте две новые Организации (меню Справочники).

7. Добавьте двух новых Сотрудников (меню Сотрудники).

8. Поработайте со всеми справочниками, внеся свои данные.

9. Изучите все меню, в каждом из которых внеся свои данные.

10. Прикрепите отчет.

7 А2Б

Система управления бизнесом

Официальный сайт https://a2b.su/, на котором можно посмотреть обзор интерфейса Системы А2Б.

Ознакомится с возможностями системы https://a2b.su/modules/

Система управления бизнесом А2Б предлагает 7-дневный бесплатный доступ.

Задание

При выполнении практического задания делать скрины и формировать отчет.

· В Главном меню на Ленте выберите Персонал и добавьте 5 сотрудников, в разделе Структура и должности добавьте три должности. Добавьте сотрудников в созданные отделы, указав должности.

· На Ленте в разделе Клиенты добавьте три Компании, а также по 1 позиции: Продажа, Контакт, Взаимодействие, Группа.

· Создайте Поручение. Выберите исполнителя из созданных.

· Добавьте новый Проект, заполняя некоторые поля имеющимися данными.

· На Ленте слева выберите меню СЭД, создайте несколько папок с названиями документов и загрузите в них документы (Письма – 3 док., Приказы – 3 док., Докладные записки – 3 док, Акты – 3 документа).

· В Настройках меню СЭД добавьте Маршруты, Типы документов.

· Зарегистрируйте добавленные вами документы (даты и номера, используемые в документах) и загрузите их.

· Создайте маршруты по трем документам, указав этап и выбрав исполнителя.

· Создайте поручение по одному из документов.

· Отправьте в Чате сообщение о предстоящем совещании (укажите дату, место, время).

8.1 Функциональные возможности

Прикрепите отчет с предыдущего шага.

8 1Е Евфрат

Е1 Евфрат

Е1 Евфрат – комплексное программное решение, позволяющее автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Наличие в Е1 Евфрат гибкого инструментария настройки позволяет осуществлять внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Система «Е1 Евфрат» предназначена для решения различных задач по автоматизации работы с документами: электронный документооборот предприятия, автоматизация различных деловых процессов и организация делопроизводства. Внедрение системы обеспечивает работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Система электронного документооборота «Е1 Евфрат» обладает наиболее полным базовым функционалом, что позволяет использовать ее для комплексной автоматизации в едином информационном пространстве всех бизнес-процессов, протекающих внутри организации.

Основными контурами автоматизации системы «Е1 Евфрат» являются:

· Электронное делопроизводство

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорной деятельностью

· Управление продажами

· Учет и ведение работы с контрагентами

· Работа с финансовыми документами

· Работа с кадрами

· Документооборот для электронных торгов

· Автоматизация бизнес-процессов, workflow

· Выдача и контроль исполнения поручений

Архитектура системы поддерживает полноценную работу с любыми объектами учета (документы, задачи, контрагенты, проекты, структуры данных), при этом обеспечивая полную информационную безопасность. В СЭД «Е1 Евфрат» реализованы основные принципы защиты информации (защита от утечки за счет мониторинга и протоколирования действий в сети, от несанкционированного доступа, от непреднамеренных/намеренных воздействий на защищаемую среду – система логинов и паролей, гибкое разграничение прав доступа).

СЭД «Е1 Евфрат» позволяет работать как с бесплатным центром сертификации, входящим в состав MS Winsows Server 2008, так и с квалифицированными центрами сертификации от КриптоПро. Кроме этого, поддерживается работа с усиленной квалифицированной электронной подписью, реализованной на базе КриптоПро 3.6, с поддержкой цепочки отозванных сертификатов (OCSP) и штампов времени (TSP).

С более подробной информацией можно ознакомиться на официальном сайте https://evfrat.ru/about/

Демо-версия

Для подключения к демо-версии необходимо заполнить форму https://evfrat.ru/download/

Далее можете выполнять практические задания, которые будут вам присланы вместе с демо-версией.

Е1 Евфрат – комплексное программное решение, позволяющее автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу ... (выбрать на каких предприятиях)

Выберите все подходящие ответы из списка

коммерческих компаниях и предприятиях

научных и образовательных учреждениях

государственных учреждениях

Внедрение системы обеспечивает работу

Выберите один вариант из списка

с отечественными принципами управления

в соответствии с западными стандартами

оба ответа верны

Какие основные принципы защиты информации реализованы в СЭД «Е1 Евфрат»?

Выберите все подходящие ответы из списка

от несанкционированного доступа

от непреднамеренных/намеренных воздействий на защищаемую среду

гибкое разграничение прав доступа

защита от утечки за счет мониторинга и протоколирования действий в сети

9 Сравнение систем

9.1 Практическая работа

Сравнение систем электронного документооборота

1. Проанализируйте Вашу работу в СЭД 1С: Документооборот, Битрикс24, a2b, Verdox, PayDox, 1E Евфрат.

2. Подготовьте аналитический отчет, указав и оценив для каждой из систем:

1) каким образом осуществляется доступ к демоверсиям и лицензионным продуктам;

2) их функциональные возможности

3) степень удобства работы с документами

4) трудности в понимании работы системы

5) выявленные преимущества и недостатки при работе с каждой из систем.

6) укажите, приведены ли на официальном сайте каждой из систем примеры использования, скриншоты, видеоролики? Где материал представлен интереснее и доступнее?

7) что бы Вы порекомендовали данным поставщикам услуг в области электронного документооборота для создания более комфортных условий при работе с системой?