"Практическая работа по БД для ТО"

1. Общие сведения о системе управления базами данных Microsoft Access

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных и работать с ними. 

Microsoft Access является реляционной базой данных, позволяющей пользователю вводить, редактировать, просматривать и распечатывать информацию. 

С помощью Access обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic for Applications (VBA).

Одним из достоинств Access является, интегрированнсть этой программы с Excel, Word и другими программами пакета Microsoft Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

СУБД Access может включать до 32768 объектов (общее количество таблиц, форм, отчетов, запросов и других элементов базы данных), при этом одновременно можно открыть до 1024 таблиц. Таблицы можно связывать или импортировать из других баз данных (dBase, FoxPro, Paradox) и электронных таблиц (Microsoft Excel).

В файлах Access могут храниться не только текстовые и числовые данные, но и объекты интерфейса, запросы, отчеты и программный код. Благодаря этой уникальной технологии можно создавать приложения, целиком содержащиеся в одном единственном файле с расширением mdb.

СУБД Access состоит из следующих элементов:

Таблицы - основные объекты базы данных. В них хранятся данные. Таблицы состоят из полей (столбцов) и записей (строк). Реляционная база данных позволяет связывать таблицы между собой.

Запросы позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

Формы предназначены для просмотра, ввода, удаления и корректировки данных, содержащихся в таблицах и запросах. В формы можно вставлять рисунки, диаграммы, видеоинформацию.

Отчеты дают возможность печатать данные таблиц и запросов практически в любом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты.

Макросы выполняют одну или несколько операций автоматически.

 Модули представляют собой процедуры, написанные на языке программирования VBA. Используются для создания собственных функций, предназначенных для использования в формах, отчетах, запросах, а также могут связываться с определенными событиями и выполняются при их наступлении.

Страницы - файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, язык разметки гипертекста), которые позволяют отображать и редактировать данные Access в Webстраницах,

В Access существуют три основных рабочих режима:

 Начальный режим. В этот режим пользователь попадает после запуска Access до того, как будет открыта какая-либо база данных. В этом режиме с базами данных можно работать как с файлами: сжимать, конвертировать, зашифровывать и расшифровывать, а также восстанавливать поврежденные данные.

 Режим конструктора - предназначен    для создания и изменения структуры таблиц, разработки форм, запросов и отчетов.

 Режим выполнения и просмотра служит для работы с данными таблиц, форм и отчетов, открытых в отдельных окнах.

2.  Разработка реляционной базы данных

Цель данного задания - разработка реляционной базы данных с использованием системы управления базами данных. 

Работа выполняется в следующей последовательности:

 разработка структуры таблиц базы данных;

 ввод данных;

 разработка элементов базы данных, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации;

 создание инструкции разработчика базы данных.

2.1.  Постановка задачи Разработать базу данных по учету автозапчастей для автомобиля ЗИЛ для торговой базы. База данных регистрирует наименование товара, код товара на складе, характеристики товара, цену товара, когда и кем осуществлялась поставка.

2.2.  Задание

Создать запрос на выборку записей о запчастях для автомобиля ЗИЛ – 4421. Создать запрос на выборку записей о поставке товара между 11.02.2009 и

02.12.2009, на основе запроса создать форму и отчет. Создать параметрический запрос к таблице Поставка с условием выбора Поставщика. Создать форму с диаграммой для вывода запчастей в зависимости от цены.

2.3. Пример выполнения задания

Условие задания: Создать запрос на выборку записей о поставке товара между 11.02.2009 и 02.12.2009, на основе запроса создать форму и отчет.  Создать параметрический запрос о запчастях для автомобиля ЗИЛ-130. Создать форму с круговой диаграммой для вывода цены запчасти в зависимости от Кода товара.

Когда Access начинает работу, появится окно диалога, в котором необходимо выбрать

объектов, из которых состоит БД.

 

Разрабатывается структура таблиц БД,  определяются наименование полей  (столбцов), тип данных, сохраняемых 

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Номер записи	Счѐтчик	Размер поля – длинное целое Новые значения – последовательные Индексированное поле - Да (Совпадения не допускаются)
	Текстовый	Размер поля – 100 Обязательное поле – Да Пустые строки - Нет Индексированное поле - Да (Допускаются совпадения)
Характеристики	Текстовый	Размер поля – 30 Обязательное поле – Да Пустые строки - Да Индексированное поле - Да (Допускаются совпадения)
Цена	Денежный	Формат поля – Денежный Число десятичных знаков – Авто Обязательное поле – Нет Индексированное поле - Нет

в полях таблицы и их свойства. Для  хранения данных необходимо создать  три таблицы (таблицы 2.1 – 2.3).

 

Таблица 2.1

ТОВАР

Ключевым делаем поле Номер записи

Аналогичным образом создаѐм Вторую таблицу: 

Таблица --- Создание таблицы в режиме конструктор

Таблица 2.2 КОД ТОВАРА

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Номер записи	Счѐтчик	Размер поля – длинное целое Новые значения – последовательные Индексированное поле - Да (Совпадения не допускаются)
Код товара	Числовой	Размер поля – длинное целое Формат поля – Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле - Да Индексированное поле - Да (Совпадения не допускаются)
Марка автомобиля	Текстовый	Размер поля – 10 Обязательное поле – Да Пустые строки - Нет Индексированное поле - Да (Допускаются совпадения)
Номер категории автомобиля	Текстовый	Размер поля – 50 Обязательное поле – Да Пустые строки - Да Индексированное поле - Да (Допускаются совпадения)

Ключевым делаем поле Номер записи

Аналогичным образом создаѐм Третью таблицу: 

Таблица --- Создание таблицы в режиме конструктор

Таблица 2.3

ПОСТАВКА

Имя поля	Тип данных	Свойства поля
Код товара	Числовой	Размер поля – длинное целое Формат поля – Основной Число десятичных знаков – 0 Обязательное поле - Да Индексированное поле - Да (Совпадения не допускаются)
Количество товара	Числовой	Размер поля – целое Формат поля – Основной Число десятичных знаков - 0 Обязательное поле – Нет Индексированное поле - Да (Допускаются совпадения)
Дата поставки	Дата/время	Формат поля – Краткий формат даты Обязательное поле - Да Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения)
Поставщик	Текстовый	Размер поля – 100 Обязательное поле – Да Пустые строки - Нет Индексированное поле - Да (Допускаются совпадения)

Ключевым делаем поле Код товара.

В каждую Таблицу БД в режиме просмотра введите 10 записей из следующей таблицы

 (таблица 2.4)

Таблица 2.4

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ

Код товара	Марка автомобиля	Номер категории	Наименование товара	Характеристики	Цена	Количество	Дата поставки	Поставщик
57814	ЗИЛ	133 ГЯ	Колодка тормозная с роликом/металл	433360-3501090 70 мм	680	15	15.05.2009	ОАО "ЗМЗ"
58569	ЗИЛ	131	Колодка тормозная с роликом/ширина 100 мм	131-3502090	660	10	01.01.2010	ОАО "ТИИР" Г.ЯРОСЛАВЛЬ
57829	ЗИЛ	4421	Ролик в сборе для колодок	4421-3501104	126	21	11.01.2009	ОАО "ГАЗ"
58390	ЗИЛ	ЗИЛ – ГАЗ	Комплект проводов		520	42	01.02.2009	ОАО "ГАЗ"
56956	ЗИЛ	130	Корзина сцепления	130-1601090	3350	6	26.09.2009	ОАО "ТИИР" Г.ЯРОСЛАВЛЬ
58229	ЗИЛ	130	Подшипник выжимной в сборке с муфтой	130-1602052	331	29	11.12.2009	ОАО "ЗМЗ"
58867	ЗИЛ		Ступица		85	8	10.02.2010	ОАО "ГАЗ"
57382	ЗИЛ	130	Накладка тормозная задняя	130-3502105-21В	61	12	12.01.2009	ОАО "ГАЗ"
58349	ЗИЛ	4421	Накладка тормозная задняя/дизель/180мм	4421-35802105-11	86	72	01.02.2009	ОАО "ГАЗ"
58346	ЗИЛ	130	Накладка тормозная задняя/сверлѐная	130-3502105-21В	73	36	30.12.2009	ОАО "ЗМЗ"

Для определения связи между таблицами выполните следующую процедуру:

1.      Выберите из Меню Сервис команду Схема данных.

2.      В диалоговом окне Добавление таблицы по очереди выберите все три таблицы.

3.      Нажмите л.к.м на поле связи (Номер записи) таблицы Товар и перетащите его на поле связи в таблицу Код товара.

4.      В диалоговом окне Изменение связей нажмите кнопку Создать, чтобы установить связь между таблицами Товар и Код товара.

5.      Нажмите л.к.м на поле связи (Код товара) таблицы Код товара и перетащите его на поле связи в таблицу Поставка.

Для создания запроса в режиме конструктора выполните следующую процедуру:

1.      Нажмите на кнопку Запросы в окне БД.

2.      Дважды щѐлкните на строке Создание запроса в режиме конструктора. Откроется пустой бланк запроса.

3.      В диалоговом окне Добавление таблицы выберите все три таблицы.

4.      Добавьте поля в бланк запроса, для этого в строке Поле щѐлкните л.к.м у правой

На базе полученного Запроса строится Форма с помощью Мастера форм. Для этого необходимо выполнить следующую процедуру:

1.      Нажмите на кнопку Формы в окне БД.

2.      Дважды щѐлкнете на строке Создание формы с помощью мастера. На экране появится диалоговое окно Создание форм.

3.      В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите название заданного запроса.

4.      Щѐлкните на кнопке со значком >>, чтобы добавить в форму все поля из запроса. Щѐлкните на кнопке Далее.

5.      Выберите внешний вид формы В один столбец и щѐлкните Далее.

6.      Выберите требуемый стиль (например Камень) и щѐлкните на кнопке Далее.

7.      Задайте Имя формы и щѐлкните на кнопке Готово.

РЕЗУЛЬТАТ

На базе полученного Запроса строится Автоотчѐт. 

Для этого необходимо выполнить следующую процедуру:

1.      Нажмите на кнопку Отчѐты в окне БД.

2.      Щѐлкните на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новый отчѐт.

3.      Щѐлкните л.к.м на пункте Автоотчѐт: в столбец.

4.      Выберите  в качестве источника данных нужный Запрос и щѐлкните на кнопку ОК.

5.      Когда закроется окно отчѐта, в ответ на предложение сохранить изменения щѐлкните на кнопке Да и задайте Имя отчѐта.

Для создания запроса с параметром к Таблице Код товара с условием выбора Запчастей для автомобиля ЗИЛ-130, выполните пункты создания запроса. В строке условия отбора для поля Номер категории введите запись [Введите номер категории:]

 

Для создания формы с Диаграммой предварительно для связи данных из таблиц создаѐтся запрос с помощью Конструктора. Нам необходимо построить диаграмму зависимости Базовой цены от Кода товара. 

После того как создан базовый запрос с необходимыми полями, приступайте к созданию Диаграммы.

1.      В окне БД нажмите на кнопку Формы, а затем на кнопку Создать.

2.      В раскрывающемся списке выберите созданный запрос и щѐлкните дважды на пункте Диаграмма.

3.      Щѐлкните на кнопке со значком >>, чтобы добавить оба поля из запроса и нажмите на кнопку Далее.

4.      Выберите тип диаграммы (например Круговая) щелчком на соответствующей кнопке и нажмите на кнопку Далее.

5.      Определяется способ отображения данных в диаграмме. Программа автоматически определяет поле Код товара в качестве поля категорий для сегментов, а величина каждого сегмента – Базовая цена.

6.      Введите название диаграммы, которое в последствии появится в еѐ заголовке, и щѐлкните на

кнопке Готово. В режиме конструктора отредактируйте диаграмму.

Создание инструкции разработчика состоит в описании действий, которые предпринимаются для поэтапного проектирования всей БД. Необходимо детально описать создание каждого объекта БД (таблицы, запроса, формы, отчѐта).

3. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1.      Дайте определение реляционной Базы данных.

2.      Назовите элементы Базы данных и их назначение.

3.      Какие существуют режимы работы в Базе данных?

4.      Чем определяется структура таблицы Базы данных?

5.      Назовите типы связей между таблицами.

6.      Назовите методы фильтрации записей в базе данных.

7.      Назовите типы запросов и их назначение.

8.      Назовите типы форм и их назначение.

9.      Назовите типы отчѐтов и их назначение.

10.  Дайте определение  макроса.