Презентация по международному делопроизводству на тему "Порядок оформления реквизитов на международных документах. Оформление бланков документов"

• 1 слайд

  
  
  
  
  ПРЕЗЕНТАЦИЯ
  к теме «Порядок оформления реквизитов на международных документах. Оформление бланков документов»
  
  
  МЕЖДУНАРОДНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
  
  для студентов 2 курса
  специальности Правоохранительная деятельность
  
  2015 г.
  

• 2 слайд

  Процесс визуального просмотра изучаемого материала (реквизитов) помогает его более высокому усвоению, а так же развивает «зрительную память» и внимание, что особо важно для будущей профессиональной деятельности обучающихся по специальности Правоохранительная деятельность.
  
  Презентация может быть использована в процессе преподавания специального курса – ПМ.03 Выполнение работ по профессии «Делопроизводитель», а также в процессе преподавания МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности.
  
  В результате изучения темы «Порядок оформления реквизитов на международных документа. Оформление бланков документов» студент осваивает следующие дополнительные компетенции:
  ДПК 3.1. Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию,
  направлять ее в структурные подразделения организации.
  ДПК 3.5. Составлять и оформлять формуляры служебных документов и служебные документы с использованием формуляров документов конкретных видов.
  ДПК 3.8. Систематизировать и хранить документы текущего архива.
  
  
  Пояснительная записка
  

• 3 слайд

  Состав реквизитов международной корреспонденции
  1. Сведения об отправителе (Issuer Field);
  2. Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);
  3. Дата (Date);
  4. «Внутренний адрес» (The Inside Address), включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес;
  5. Указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line);
  6. Вступительное обращение (Salution);
  7. Заголовок (Subject Line);
  8. Основной текст письма (Body of the Letter);
  9. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close);
  10. Подпись (Signature);
  11. Указание на приложение (Enclosure);
  12. Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation)
  

• 4 слайд

  1. Сведения об отправителе
  Если отправителем письма является юридическое лицо, то бланк письма содержит :
  наименование организации,
  Почтовый адрес,
  номера телефона, телекса, телефакса.,
  организационно-правовая форма:
  Limited (или Ltd) - компания с ограниченной ответственностью (Limited liability company);
  Incorporated (или Inc) - корпорация;
  “& Co.” - товарищество между двумя и более людьми. В случае, когда речь идет о семейной корпорации, вместо слова “Co” используются слова «сын» (“son”), «сыновья» (“sons”), «брат» (“brother”), «братья» (“brothers”) и т.д.
  
  Если отправителем является физическое лицо, то в названии фирмы данные отметки отсутствуют.
  
  

• 5 слайд

  2. Ссылки на индексы отправителя/получателя
  Ссылка на индекс отправителя (получателя) – это поисковые признаки писем, выраженные буквенно-цифровым обозначением.
  Эти ссылки могут быть без пояснений, либо сопровождаться словами «ваша ссылка», «наша ссылка». Например:
  12/ОК, где 12 - порядковый номер письма, а ОК - код отдела;
  RB/LS, где RB - инициалы автора письма, а LS - инициалы его секретаря.
  Например:
  Your reference: 5-46 - Ваша ссылка: 5-46
  Our reference: R2-ULT - Наша ссылка: R2-ULT
  Просьба о ссылке на данное письмо может быть выражена различными
  способами, например:
  In your reply please refer to USN/RN/PQ17 (В Вашем ответе просим сослаться на USN/RN/PQ17)
  Please quote № 648/12/24 when replying (В ответе просим сослаться на № 648/12/24)
  
  

• 6 слайд

  3. Дата (Date)
  Международный стандарт ISO 8601:1988. «Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Представление дат и времени» определяет цифровой способ написания дат в формате:
  год, месяц, день.
  Например: 2014-12-20.
  
  Для исключения неточностей толкования дат при разных способах рекомендуется использовать словесно-цифровой способ написания дат:
  12 December 2014 (12 декабря 2014).
  
  При использовании в корреспонденции английского языка названия месяцев пишутся с заглавной буквы, а окончания числительных (-th, -rd, -nd, -st) при указании дней не применяются.
  
  

• 7 слайд

  4. Адрес
  Почтовый адрес частных лиц состоит из следующих элементов:
  Наименование адресата , которое включает указание семейного положения или титула лица - мистер, мисс, Ваше Превосходительство и т.д.;
  Имя, фамилия, приставка к имени - Чарльз СПЕНСОР-младший;
  Занятие, функция - судья, нотариус и т.д.;
  Адрес: название улицы, номер дома, квартиры, почтового ящика;
  Почтовый индекс;
  Название города, области, страны.
  Например:
  Mr.Walter SKINNER
  2090Oak Alley
  Apt#820
  WASHINGTOND.C. 20016
  USA
  Обратите внимание: фамилия адресата оформляется прописными буквами!
  

• 8 слайд

  Почтовый адрес юридических лиц состоит из следующих элементов:
  Название организации - Kodak Ltd; Bayer AG;
  Род деятельность организации - фирма по гражданскому строительству, фармакологическое концерн и т.д.;
  Отдел или подразделение организации;
  Адрес;
  Почтовый индекс
  Название города, области, страны.
  Например:
  Mr.Edward McGREGOR
  NorthAtlantic Shipping Co.
  LondonSWL 75C
  England
  Общая длина адреса не должна превышать 6 строк по 30 знаков в строке. Строки длиннее 30 знаков должны быть набраны более мелким шрифтом. Различают почтовые адреса частных и юридических лиц.
  
  
  

• 9 слайд

  5. Указание на конкретное лицо, «К сведению»
  
  Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его фамилия, затем должность, а только потом - название организации.
  Если в адресе не указана фамилия получателя, но отправитель заинтересован в том, чтобы корреспонденция попала к конкретному лицу, то под адресом отдельной строкой помещается отметка «К сведению». В ней может быть указана фамилия или должность конкретного лица, например:
  Attention: Mr. J. Smith
  Или: Attention of: J. Smith
  Или: Attention of Information Department
  
  
  

• 10 слайд

  6. Вступительное обращение (Salution)
  В международной переписке применяются следующие обращения:
  При обращении к организации в целом
  Уважаемые господа - Dear Sirs или Gentlemen (в США)
  При обращении к мужчине, если неизвестно его имя
  Уважаемый господин - Dear Sir
  При обращении к мужчине/женщине , если известно имя
  Уважаемый господин Морган - Dear Mr. Morgan
  Уважаемая госпожа Ирина, если замужняя - Dear Madam Irina
  Уважаемая госпожа Лоуренс, если незамужняя - Dear Miss Lawrence
  -При обращении к другу или человеку, которого вы хорошо знаете Дорогой Джеймс - Dear James
  
  После вступительного обращения ставится двоеточие (в США) или запятая (в Великобритании).
  
  

• 11 слайд

  7. Заголовок
  В международной переписке заголовок к тексту не является обязательным реквизитом. Однако, в случае его использования, он помещается перед основным текстом после личного обращения. Заголовок обычно подчеркивается чтобы привлечь к нему внимание. Например:
  Order No 190 for Volvo Cars
  или:
  Re: Letter of Document No. 20/230
  или:
  In re: Letter of Document No. 20/230
  
  «Re» сокращенное латинское выражение - относительно, по вопросу. В настоящее время отметки «In re» и «Re» встречаются, как правило, в переписке по юридическим вопросам в значении «по делу».
  
  

• 12 слайд

  8. Основной текст письма
  Текст международного письма состоит, как правило, из трех частей:
  вводной части, в которой сообщаются причины обращения,
  главной части с изложением существа вопроса,
  заключительной части с выводами по материалам излагаемого дела.
  
  

• 13 слайд

  9. Заключительная формула вежливости
  
  Письмо в международной корреспонденции принято оканчивать заключительной формулой вежливости.
  
  Типовыми фразами в письмах к организациям используются:
  Yours faithfully илиFaithfully yours
  Yours truly или Truly yours
  Yours very truly или Best wishes
  
  Все эти фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».
  
  

• 14 слайд

  10. Подпись
  Личная подпись размещается под заключительной формулой вежливости. Под личной подписью указывается фамилия, еще ниже - должность.
  Например:
  Yours sincerely
  (подпись)
  Mr. S. Seagal
  Department Chef
  
  

• 15 слайд

  11. Отметка о наличии приложений
  
  Отметка о наличии приложений в зарубежной корреспонденции располагается в левом нижнем углу под подписью и состоит из слова «Enclosure» (если приложение одно) или «Enclosures» (если приложений несколько).
  Например:
  2 Enclosures
  или
  3 Encl. (3 Enc.)
  
  

• 16 слайд

  12. Указание на рассылку копий данного письма
  
  Указание на рассылку копий данного письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «c.c.» (от «карбоновые копии» или «копировальные копии») и название организации, которой выслана копия,
  например:
  c.c. Messrs Low&Rapp Ltd., Lawyers
  
  

• 17 слайд

  Размещение реквизитов на бланке международных документов: