Создание связи между таблицы

Методическая разработка практического занятия

Тема занятия: Создание связи между таблицы

Цели занятия:

      Образовательная: Научить студентов самостоятельно сортировать и 

      фильтровать данных, дать понятие об Access,научить их связывать. Развивающая:

Научить использовать теоретические знания на практике

Научить связывать предыдущие знания  текущими

    Воспитательная:

• воспитание интереса к изучаемому материалу,
• развитие познавательного интереса, логического мышления

Тип урока: практический

Метод урока: иллюстративный

Время занятия: 90 минут

Межпредметная связь: экономика

Внутри предметная связь: Работа в Access. Создание таблицы

Наглядное пособие: ЭВМ, карточки, слайды,раздаточные материалы

Использованная литература:

основная:Балапанов Е.К «30 уроков по информатике»

дополнительная: Ермеков Н.И    «Информатика»

Студент должен знать: понятия «информационные системы», «базы данных», «MS Access», схему работы с MS Access, определение основных понятий MS Access, окно приложения MS Access, окно базы данных, технику создания связей между таблицу.

 Студент должен уметь: запустить и завершить работу MS Access, создавать объекты в MS Access, таблицы и запросы, формы и отчеты, открывать таблицу и заполнять данными, создавать связи между таблицами, готовить отчеты

Структурно-логическая схема и хронокарта занятия:

І Организационный момент – 3 мин

ІІ Опрос домашнего задания– 20 мин

ІІІ Объяснение нового материала – 25 мин

IV Закрепление нового материала  - 35 мин

V Подведение итогов занятия – 5 мин

VІ Задание на дом – 2 мин

Ход занятия:

І Организационный момент:

·         Проверить количество студентов

·         Проверить санитарное состояние кабинет

           ІІ Проверка домашнего задания:

Кроссворд по информатике

Вопросы по горизонтали:

3.Стартовый сайт, предлагающий пользователю доступ к информационным  ресурсам в форме каталогов, новостей и обзоров.

6.Устройство для вывода информации на печать.

8.Важнейшая характеристика машинной памяти.

10.Комплекс операций, производимых над информацией в ЭВМ.

12.Одна из операций ЭВМ.

14.Определенное количество информации, имеющее имя и хранящееся в долговременной памяти.

16.Операция преобразования знаков или групп знаков одной знаковой системы в знаки или группы знаков другой знаковой системы.

17.Последователяность команд, которые выполняет компьютер в процессе обработки данных.

18.В  программе представлена именем и служит для обращения к данным определенного типа.

20.Упорядочение записей базы данных по значениям одного из полей.

22.Величина, не изменяющаяся в ходе работы программы.

Вопросы по вертикали:

1.Обеспечивает  модуляцию и демодуляцию сигнала при его передаче по телефонным линиям.

2.Двумерный массив точек, упорядоченных в строки и столбцы, который используется создания изображения на экране монитора.

4. Знак алфавита языка программирования.

5.Устройство вывода дисплея.

7.Преобразование непрерывных изображений и звука в набор дискретных значений в форме кодов.

9.Приспособление для крепления и соединения электронных элементов.

11.Является минимальным адресуемым элементом на жестком диске, который содержит несколько секторов.

13.Минимальный участок изображения, цвет которого можно задать независимым образом.

15.Алгоритмический язык высокого уровня.

18.Процесс нахождения в файле необходимой информации.

19.Объект, представляющий собой окно на экране, в котором размещаются управляющие элементы.

21.Название информации, представленной в компьютерной форме и обрабатываемой на компьютере.

23.Разъем на материнской плате компьютера, в который устанавливаются платы контрольных устройств (например,  видеоадаптер) и дополнительных устройств.

Ответы на кроссворд:

По горизонтали: 3.Портал. 6.Принтер. 8.Емкость. 10.Обработка. 12.Сцепление. 14.Файл. 16.Кодирование. 17.Программа. 18.Переменная. 20.Сортировка. 22.Константа.

По вертикали: 1.Модем. 2.Растр. 4.Цифра. 5.Экран. 7.Дискретизация. 9.Плата. 11.Кластер. 13.Пиксель. 15.Паскаль. 18.Поиск. 19.Форма. 21.Данное.23.Слот.

ІІІ Объяснение нового материала

Создание таблиц. Работа с любыми объектами начинается с окна База данных (рис. 1). На его левой панели сосредоточены элементы управления для вызова всех семи типов объектов программы. Создание таблиц начинается с выбора эле­мента управления Таблицы.

Рис. 1. Окно База данных является исходным элементом управления программы Microsoft Access               

На правой панели представлен список таблиц, уже имеющихся в составе базы, и приведены элементы управления для создания новой таблицы. Чтобы создать таблицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме конструктора.

Окно Конструктора таблиц представлено на рис. 2 То, что мы видим в этом режиме, фактически является графическим бланком для создания и редактирования струк­туры таблиц. В первом столбце вводят имена полей. Если свойство Подпись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца будущей таб­лицы. Тип для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа поля. Эта кнопка — скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на поле бланка. Это надо иметь в виду — в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов управления, которые не отобража­ются, пока ввод данных не начат.

Рис. 2. Проектирование структуры таблицы

► При изучении приемов работы с программой Microsoft Access целесообразно специ­ально «пощелкивать» пустые поля ее бланков левой кнопкой мыши в поисках «скры­тых» элементов управления.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию, а можно и не трогать.

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле.

Выше мы говорили о том, что если первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более полей). Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню, надо только уметь выделить сразу несколько полей. Группо­вое выделение выполняют при нажатой клавише SHIFT щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных. Оттуда ее и можно открыть в случае необходимости.

Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей — только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы (рис. 3). Заполнение таблицы данными производится обыч­ным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TAB. Переход к очеред­ной записи выполняется после заполнения последней ячейки.

Рис. 3. Пример новой таблицы                      

В нижней части таблицы расположена Панель кнопок перехода. Ее элементами управ­ления удобно пользоваться при навигации по таблице, имеющей большое число записей.

Начинающим пользователям Microsoft Access доставляет неудобство тот факт, что данные не всегда умещаются в ячейках таблицы. Шириной столбцов можно управ­лять методом перетаскивания их границ. Удобно использовать автоматическое форматирование столбцов «по содержимому». Для этого надо установить указа­тель мыши на границу между столбцами (в строке заголовков столбцов), дождаться, когда указатель сменит форму, и выполнить двойной щелчок. Это общесистемный прием Windows 98, и им можно пользоваться в данной программе, как и во многих других.                                           

После наполнения таблицы данными сохранять их не надо — все сохраняется авто­матически. Однако если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), СУБД попросит подтвердить сохране­ние этих изменений.

Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.

Если на этапе проектирования базы данных была четко разработана структура таб­лиц, то создание таблиц с помощью Конструктора происходит очень быстро и эффек­тивно. Даже без использования автоматизированных средств создание основы для достаточно крупных проектов происходит в считанные минуты — это ценное свой­ство СУБД Microsoft Access, но оно реализуется при непременном условии тща­тельной предварительной подготовки.

Создание межтабличных связей. Если структура базы данных продумана зара­нее, а связи между таблицами намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется очень просто. Вся необходимая работа происходит в специальном окне Схема данных и выполняется с помощью мыши. Схема данных открывают кнопкой на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных (если в меню Сервис не видно соответствующего пункта, следует раскрыть расширенную часть меню). Порядок создания межтабличных свя­зей рассмотрен подробно в упражнении 2.

Образовавшаяся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а другая — связанной. Главная — это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полу­жирным шрифтом).

Здесь мы подходим к важному вопросу: «А зачем вообще нужна связь между таб­лицами?» У связи два основных назначения. Первое — обеспечение целостности данных, а второе — автоматизация задач обслуживания базы. Представим себе, что в таблице Клиенты, где каждый клиент уникален, кто-то удалит запись для одного из клиентов, но не сделает этого в таблице Подписка. Получится, что согласно таб­лице Подписка некто, не имеющий ни имени, ни адреса, а только абстрактный номер контракта, подписан на услуги фирмы. Узнать по номеру контракта, кто же это был на самом деле, будет невозможно — произошло нарушение целостности дан­ных.

В данном случае владелец базы может применить три подхода: либо вообще ничего не делать для защиты целостности данных, либо запретить удаление данных из ключевых полей главных таблиц, либо разрешить его, но при этом адекватно обра­ботать и связанные таблицы. Вручную сделать это чрезвычайно трудно, поэтому и нужны средства автоматизации.

Связь между таблицами позволяет:

• либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;

• либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удале­ние или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Для настройки свойств связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт Изменить связь — откроется диало­говое окно Изменение связи. В нем показаны названия связанных таблиц и имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а так­же приведены элементы управления для обеспечения условий целостно­сти данных.

Рис. 4. Средство настройки межтабличной связи

Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять дан­ные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Таким образом, смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны — в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице.

IV Закрепление нового материала 

Лабораторная работа

 Создание межтабличных связей             

15 мин

1. Запустите программу Microsoft Access 2007 (Пуск → Программы → Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Книготорговля и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Книготорговля: база данных откройте панель Таблицы. Убедитесь, что на ней присутствуют значки ранее созданных таблиц Книги в продаже и Постав­щики.

4. Разыщите на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть сложности, найдите команду строки меню: Сервис → Схема данных. Воспользуйтесь любым из этих средств, чтобы открыть окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таб­лицы которого можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи.

5. Щелчком на кнопке Добавить выберите таблицы Книги в продаже и Постав­щики — в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.

6. При нажатой клавише SHIFT выделите в таблице Книги в продаже два поля: Наименование и Автор.                               

7. Перетащите эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

8. На правой панели окна Изменение связей выберите поля Наименование и Автор таблицы Книги в продаже, включаемые в связь. Не устанавливайте флажок Обес­печение целостности данных — в данном упражнении это не требуется, но может препятствовать постановке учебных опытов с таблицами.

9. Закройте диалоговое окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотрите образовавшуюся связь. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

10. Закройте окно Схема данных. Закройте программу Microsoft Access.

► Мы изучили условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц, и приемы их создания. Мы познакомились с основными типами связей, образующихся между таблицами, и научились редактировать параметры связи.

Тестовые задания

1. База данных это:

A) Совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области

B) Любая информация, которая хранится в компьютере

C) Программа, позволяющая обмениваться информацией

D) Программа для временного хранения данных

E) нет верного ответа

2. В базах данных столбцы называются:

A) записями B) полями        C) колонками     D) ячейками

E) нет правильных ответов

3. Поле, при вводе новой записи в него автоматически вводится число, на единицу больше чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле называется:

A) логическое поле                    B) числовое поле

C) счетчик                                   D) текстовое поле

E) все ответы верные

4) Выберите пункт, где правильно перечислены объекты СУБД ACCESS:

A) таблицы, запросы на выборку, запросы с  параметром, формы,      отчеты

B) таблицы, запросы, макрокоманды, формы

C) таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули

D) таблицы, запросы, формы, отчеты, счет фактура;

E) нет правильных ответов

5) Для того, чтобы изменить структуру  созданной таблицы нужно:

A) войти  в режим конструктора

B) использовать режим  Мастера таблицы

C) открыть таблицу и  поменять названия полей

D) изменить структуру невозможно, нужно сделать новую таблицу

E) нет правильных ответов

6) Режим Мастера таблиц  позволяет:

A) редактировать структуру  старых таблиц

B) создавать новые таблицы     C) заносить данные в таблицу

D) распечатать таблицы             E) редактировать данные в таблице

7) Запросы служат для:

A) обработки данных: упорядочивания, фильтрации и т.д.

B) хранения данных                  C) ввода новых данных в БД

D) ввода и хранения данных                 E) сортировки данных

8) Таблица,  формирующаяся в  результате  работы  запросов, называется:

A) базовой                 B) результирующей 

C) итоговой               D) главной            E) нет специального названия

9) Для создания  запроса в СУБД  ACCESS  используется:

A)SQL                                                    B) бланк запроса по образцу

C) нет специальных средств    D) нет верного ответа

E) Мастер запросов

10) В бланке запроса по образцу критерии по которому выбирают  записи для включения в результирующую таблицу,  записывают в строке:

A) сортировка         B) условие отбора            C) вывод  на экран

D) имя таблицы     E) нет правильных ответов.

11) Запрос с параметром  позволяет:

A) задать конкретный параметр в  критериях отбора запроса

B) просмотреть базовую таблицу

C) отобрать данные  из базовой таблицы, с параметрами  заданными          самим пользователем

D) установить связи между таблицами           E) нет верного ответа

12) Команда LIKE с  помощью которой  создается запрос с параметром в бланке запроса по  образцу  помещается  в строку

A) условие отбора                  B) сортировка C) вывод  на экран

D) имя таблицы                       E) нет правильных ответов.

13) Объект, позволяющий упростить процесс заполнения базы данными, поручить

ввод информации персоналу с невысокой квалификацией, ограничить объем

информации доступной пользователю это:

A) запрос       B) форма      C) отчет     D) макрос   E) бланк

14) Таблица данных называется главной, если

A) все данные базы представлены этой таблицей

B) все поля таблицы являются ссылками на другие таблицы данных

C) таблица данных содержит поля, являющиеся ссылками на другие            таблицы данных

D) в составе базы данных есть таблица, содержащая поля - ссылки на         данную таблицу

E) нет правильных ответов

15) Таблица называется подчиненной, если

A) все данные базы представлены этой таблицей

B) все поля таблицы являются ссылками на другие таблицы данных

C) таблица данных содержит поля, являющиеся ссылками на другие            таблицы данных

D) в составе базы данных есть таблица, содержащая поля-ссылки на           данную таблицу

E) нет правильных ответов.

V Подведение итогов занятия

Анализируем занятия в целом и даем оценку работы каждого учащегося, отмечая успехи и недороботки. Оценка складывается из всех выполненных работ; согласовывается с отметками, выставленных учащимися друг другу во время самостоятельной работы.

VІ Задание на дом

Тема: «Создание межтабличных связей» 165 страница