ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ПРЕИМУЩЕСТВА
И НЕДОСТАТКИ
Документооборотом
называют движение документов с момента их получения или создания до завершения
исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Системы электронного делопроизводства
гарантируют работу с электронными версиями документов и реквизитами
регистрационно-контрольных форм согласно с принятыми в стране правилами и
стереотипами делопроизводства. Системы электронного документооборота
гарантируют жестко регламентированное и формально контролируемое перемещение
документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных
технологий [1, с. 243].
Электронный
документооборот - это механизм движения документов, который создается при
помощи компьютерных систем. Настоящие документы обычно подписываются
электронной цифровой подписью. А также электронным документооборотом называют
способ обработки настоящих документов с помощь разных электронных носителей
информации.
Электронный
документооборот можно применять в организации любого типа: от малого
предприятия до корпорации или холдинга с сетью филиалов. Рассмотрим
преимущества электронного документооборота:
1) Прозрачность
бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием документов в
электронной системе происходит проще и быстрее, и это дает возможность следить
за всеми процессами главе предприятия и непосредственным руководителям отделов.
2) Возрастание
исполнительской функции. При введении системы электронного документооборота
непосредственный начальник работников, которым дано то или иное задание, имеет
возможность держать на контроле рабочие процессы, скорость выполнения и увидеть
конечный итог проделанной работы.
3) Сокращение
времени на обработку и исполнение документов. Электронный документооборот дает
возможность в более короткий срок создавать поиск, делать обработку и рассылку
документов, а также делать автоматически отчеты, реестры и сводки, что дает
возможность качественно и быстро работать и, как результат, оптимизировать
бизнес-процессы.
4) Повышение
уровня конфиденциальности. Настоящий момент важен потому, что каждое
действующее лицо в настоящем процессе имеет доступ к документам предприятия,
соответствующий его полномочиям: ознакомление, редактирование документа или
доступ ко всем действиям.
5) Оптимизация
процесса обучения новых сотрудников. Внедрение новых локальных документов
предприятия - положений и инструкций, при электронном документообороте
происходит намного быстрее, чем ознакомление каждого нового сотрудника в
отдельности и чтение им бумажных документов [2, с. 190].
6) Быстрая
адаптация к изменениям международных стандартов. При введении новых стандартов
предприятие, работающее в системе электронного документооборота, может изменить
свои документы под новый шаблон, и это повышает его конкурентоспособность на
рынке [3, с. 189].
Отметим, что у
электронного документооборота есть и недостатки:
1) Проблема
сохранности документов. Это существенный минус настоящей системы. В любой
момент в компьютерную систему может попасть вирус, может не сработать система
сохранения документации. Проблему решают путем созданием системы
резервирования.
2) Проблемы с
персоналом, занятым в системе. В процессе автоматизации документов и ведения
документооборота не исключено недовольство сотрудников, привыкших к ручному
труду и непонимания своих новых обязанностей работников, обладающих
недостаточными знаниями об электронном документообороте.
3) Большие затраты
для предприятия при внедрении системы. Затраты для компании неизбежны при
приобретении и адаптации системы на предприятии, но важно сказать, что они
быстро компенсируются сокращением времени на «бумажную» работу и
упорядочиванием бизнес-процессов.
4) Географические
проблемы. Электронный обмен документами возможен не со всеми контрагентами
из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим
предприятиям приходится параллельно вести как электронный обмен документами,
так и обычный - традиционный «бумажный» [4, с. 48].
Развивающийся
электронный документооборот должен не только полностью автоматизировать
делопроизводство в компании, но также гарантировать возможную коллективную
работу с документооборотом, унифицированного допуска или доступа к информации,
так называемому - единому порталу.
Даже немногие
возможности современных систем электронного документообеспечения, уже имеют
важнейшее место в обеспечении строгого и правильного документооборота и
делопроизводства и, значительно упрощают работу всего предприятия.
Итак, делая выводы
по настоящей статье, очевидны преимущества электронного документооборота. В
целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий
спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления
документооборотом, поддержки бизнес-процессов.
Список
литературы:
1.
Байкова И.Ю. Документооборот и
делопроизводство: Как организовать работу с документами, М.: Эксмо, 2014. - 456
с.
2.
Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М.,
Лагутин Ю.Л., Электронные документы в корпоративных сетях. М.: Экотрендз, 2009.
- 271 с.
3.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство:
документационное обеспечение управления - М.: Интел-Синтез, 2012. - 344 с.
4.
Остелло М. Влияние новой информационной
технологии на управленческий процесс // Теория и практика управления. - 2014. -
№6. - С. 45- 49.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.