Государственное
автономное профессиональное
образовательное
учреждение Иркутской области
«Братский
индустриально-металлургический техникум»
(ГАПОУ
БрИМТ)
ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ
РАБОТА
Тема: «Работа
с документами,
содержащими
коммерческую тайну»
Выполнила:
студентка группы № 7, Агеева Наталия Александровна
Руководитель работы: мастер п\обучения
Коваль Светлана Викторовна
г.Братск,
2016.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ........................................................................................................................
3
1. ПОНЯТИЕ О
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ ..................................... 4
2. СВЕДЕНИЯ,
ОТНОСЯЩИЕСЯ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ............................. 5
3. СВЕДЕНИЯ,
КОТОРЫЕ НЕ ЯВЛЯЮТСЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНОЙ ............. 6
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ
БЕЗОПАСНОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ
ИНФОРМАЦИИ ...............................................................................................................
7
4.1.
Защита конфиденциальной информации
........................................................ 7
4.1.1. Обеспечение защиты
конфиденциальной информации ............................. 8
4.1.2. Служба безопасности на
предприятии ..................................................... 11
4.1.3. Допуск работника к работе с
конфиденциальной информацией ............. 15
4.1.4. Помещения для хранения
конфиденциальной информации .................... 17
5. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ
СВЕДЕНИЯ
.....................................................................................................................
19
6. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
...................................................................................................................
24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
...............................................................................................................
28
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
.............................................................. 30
ВВЕДЕНИЕ
В
условиях развивающейся рыночной экономики и самостоятельности субъектов рынка
всё большее значение приобретает защита информации, позволяющей компании
поддерживать конкурентоспособность своих товаров на рынке, организовывать
защиту материальных ценностей, снижать риск корпоративного захвата.
Одним
из эффективных средств защиты коммерчески значимой информации является введение
в организации режима коммерческой тайны, то есть, принятие правовых,
организационных, технических и иных мер по охране конфиденциальности
информации.
Актуальность
темы не вызывает сомнения, так как основная
цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны,
состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В
ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут
быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой
защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Конкретные задачи:
-
рассмотреть обязанности и права обладателя информации;
-
описать режим коммерческой тайны;
-
изучить делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну.
Цель работы:
-
изучить организацию работы с документами, содержащими коммерческую тайну.
1.
ПОНЯТИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ
Коммерческая
тайна - научно-техническая, коммерческая,
организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности
информация, которая обладает реальной экономической ценностью в силу того, что
не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом
другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее
разглашения или использования.
К
коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия,
технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие
успешно конкурировать, прибыль фирмы и тому подобное.
Условия,
при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне,
перечислены в статье 139 Гражданского Кодекса Российской Федерации. К ним
относятся:
-
действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу
неизвестности ее третьим лицам;
-
отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
-
принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности;
Обеспечение
сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:
-
определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
-
обеспечение порядка их защиты.
Перечень
сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 06 марта
1997 года № 188 включает:
1.
Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина. Сведения,
составляющие тайну следствия и судопроизводства.
2.
Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти
(служебная тайна).
3.
Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым
ограничен (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки,
телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений).
4.
Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен
(коммерческая тайна) - выпуск оборудования, выпуск фирменной продукции.
5.
Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до
официальной публикации информации о них.
Если
эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований
для привлечения к ответственности работников за разглашение и передачу
сведений, составляющих коммерческую тайну.
2.
СВЕДЕНИЯ,
ОТНОСЯЩИЕСЯ
К
КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ
Сведения
коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока:
-
научно-техническая информация;
-
деловая информация.
Научно-техническая
информация включает:
-
сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы;
-
используемые материалы;
-
рецептуры;
-
методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
-
программное обеспечение персональных компьютеров, пароли, ключи и так далее;
-
организация системы безопасности предприятия.
Деловая
информация включает:
-
сведения о финансовой стороне деятельности предприятии (финансовые отчеты,
бухгалтерские документы, кредиты и так далее);
-
сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции и другие
планы развития предприятия;
-
структура и методы управления;
-
кадровый состав и его формирование;
-
сведения из деловой переписки.
3.
СВЕДЕНИЯ, КОТОРЫЕ
НЕ
ЯВЛЯЮТСЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНОЙ
Сведения,
которые не являются коммерческой тайной:
-
информация, содержащаяся в учредительных документах решение о создании
предприятия или договор учредителей);
-
информация, содержащаяся в документах, дающих право заниматься коммерческой
деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);
-
информация, содержащаяся в годовых отчетах;
-
информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных
платежей в бюджет;
-
информация по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным
выплатам;
-
информация о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях
труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
-
информация, связанная с соблюдением экологического законодательства;
-
информация по обеспечению безопасных условий труда.
Примечание:
состав и объем сведений, составляющих коммерческую
тайну предприятия, сроки
конфиденциальности, порядок защиты и доступа определяются руководителем
предприятия в письменной форме.
4.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙИНФОРМАЦИИ
4.1. Защита конфиденциальной информации
Защиты
конфиденциальной информации включает в себя:
1.
Организационная защита. Здесь есть три пути:
-
создание специальной структуры, которая берет на себя функции защиты
конфиденциальной информации, несет ответственность за предоставления прав
доступа и проверку сотрудников, получающих право на допуск к особым данным;
-
четкое соблюдение всех установленных в организации правил и контроль их
исполнения. Одновременно с этим организовывается строгая система доступа к
конфиденциальным данным. Что касается контроля, то он может быть нескольких
типов - документальный, визуальный и так далее;
-
разделение всех имеющихся в компании данных по типу важности. При этом
организовывается ступенчатая система допуска. К примеру, к менее важной
информации допускаются рядовые сотрудники, а к конфиденциальным данным особой
важности - менеджеры крупного звена и руководители.
2.
Законодательная защита. Ее особенность - упор на соблюдение тех прав
бизнесмена, которые зафиксированы в законе РФ. Если же права владельца компании
(предпринимателя) нарушены, то он может обратиться в соответствующие
структуры для защиты своих интересов и возмещения нарушителем убытков компании.
3.
Физическая защита. Одно из наиболее важных мероприятий, которому
уделяется внимание почти на всех предприятиях. Здесь речь идет об организации
пропускного режима, создании и выдаче сотрудникам специальных карт (или
предоставление таковых посторонним лицам), применение шкафов повышенной надежности,
использование закрывающихся сейфов и так далее.
4.
Техническая защита. К такому методу можно отнести использование
специальных средств защиты и контроля конфиденциальных данных, таких как
микрофоны, видеокамеры, сигнализирующие устройства, системы идентификации
пользователей и так далее.
5.
Работа с персоналом. Одним из самых важных направлений деятельности
является выстраивание правильной работы с трудовым коллективом. Здесь
подразумевается организация работы по набору персоналу, оптимизация существующих
кадровых служб предприятия, дополнительное обучение персонала, его проверка,
стимулирование и прочие мероприятия.
Важный
момент - регулярное проведение инструктажей о важности соблюдения правил
пользования конфиденциальными данными, а также вероятной ответственности за их
разглашение. К основным угрозам конфиденциальной информации, которые исходят
от персонала, можно отнести:
-
вероятное переманивание работника компании конкурирующей организацией;
-
обманные предложения о предоставлении новой должности с хорошим заработком
исключительно для выведывания конфиденциальной информации;
-
постановка вопросов действующим сотрудникам в особой форме, вынуждающей к
разглашению секретных данных;
-
предложение финансового вознаграждения за предоставление тех или иных данных
(подкуп);
-
тайное наблюдение за работниками организации;
-
направление специальных агентов для работы в структуре с целью дальнейшего
«выуживания» интересующей информации.
4.1.1.
Обеспечение защиты
конфиденциальной информации
Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том,
чтобы как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею
конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов,
которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие
защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
- установление правил отнесения информации к конфиденциальным
сведениям;
- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности
для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
- ограничение доступа к носителям информации, содержащим коммерческую
информацию;
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и
сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
- использование организационных, технических и иных средств защиты
коммерческой информации;
- осуществление контроля за соблюдением установленного режима
охраны коммерческой информации.
Технические средства защиты конфиденциальной информации представляют собой электрические,
механические, электромеханические или электронные устройства. Кроме того, вся
совокупность технических средств защиты делится на физические и аппаратные.
Так, физические средства защиты информации реализуются в
виде автономных систем и устройств - они выполняют функции общей защиты
объектов, на которых обрабатывается информация. К ним относятся: устройства
защиты территорий и зданий, замки на дверях, где размещены аппаратура, решетки
на окнах, электронно-механическое оборудование охранной сигнализации.
Под аппаратными техническими средствами принято понимать
устройства, встраиваемые непосредственно в вычислительную технику,
телекоммуникационную аппаратуру или устройства, работающие с подобной
аппаратурой по стандартным интерфейсам. Наиболее известные аппаратные средства:
схема контроля информации по четности битов, схема защиты массивов памяти по криптографическому
ключу.
Программные средства
представляют собой разработанные под конкретную систему прикладные программы,
специально предназначенные для выполнения функций защиты информации.
Увеличение объёмов электронного документооборота, развитие электронных
платёжных систем на фоне роста рисков значительных финансовых потерь от
завладения злоумышленниками конфиденциальными данными являются стимулом для
развития современной аппаратной и программной базы защиты информации. При этом
расходы на организацию и поддержку систем защиты информации - одна из статей
корпоративных расходов, которая в большинстве компаний только увеличивается.
Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных
документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в
них информации
должен
быть установлен специальный режим их хранения.
Вход в помещения подразделения конфиденциального делопроизводства
необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и
сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных
документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание.
Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств,
выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к
хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии
сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства.
Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в
нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте)* либо в службе
охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального
делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по
окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа
от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника
подразделения конфиденциального делопроизводства, в службу охраны с внесением
соответствующих данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану помещений
и пеналов с ключами.
________________
*Пластиковый
бокс для ключей с приспособлением для опломбирования, предназначенный для
хранения ключей и их защиты от несанкционированного доступа.
Отдельным
должностным лицам руководителем предприятия по согласованию со службой
безопасности может быть разрешено, хранить в нерабочее время конфиденциальные
документы в личных сейфах при условии подключения сейфов или комнат, в которых
они находятся, к охранной сигнализации. В службе охраны должен находиться
список таких лиц, подписанный руководителем предприятия или службы
безопасности. Эти лица по окончании рабочего дня помещают документы в сейф,
запирают и опечатывают его и дверь помещения и сдают пенал с ключами от сейфа и
двери в службу охраны с внесением соответствующих данных в Журнал
передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами.
Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их
владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в
службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток)
в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства,
ответственного за хранение документов.
Получение
пенала с ключами из службы охраны и вскрытие помещений может осуществляться
только сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства,
ответственными за хранение конфиденциальных документов, и лицами, хранящими
документы в нерабочее время в личных сейфах. При их отсутствии для вскрытия
помещений назначается комиссия в составе не менее двух человек, которая
составляет акт о вскрытии с указанием в нем должностей и фамилий лиц, вскрывших
помещения, времени и причины вскрытия, номеров печатей, которыми были опечатаны
помещения. Сейфы, шкафы или стеллажи при отсутствии сотрудника, ответственного
за хранение находящихся в них документов вскрываются в присутствии комиссии,
составляется акт.
4.1.2. Служба безопасности на
предприятии
Служба
безопасности предприятия - это совокупность
сил и средств, осуществляющая взаимосвязанные мероприятия
организационно-правового характера в целях защиты предпринимательской и
производственной деятельности от реальных или потенциальных действий физических
или юридических лиц, которые могут привести к существенным экономическим
потерям в результате нарушения информационной безопасности фирмы.
Служба
безопасности должна быть самостоятельным структурным подразделением,
подчиняющейся непосредственно руководителю предприятия. Такая структура
управления системой безопасности, имеющая четкую вертикаль, характерна для
области обеспечения безопасности, где требуется определенность, четкие границы,
регламентация отношений на всех уровнях - от рядового сотрудника до менеджеров
высшего звена. Как показывает практика, только на предприятиях, где проблемы
безопасности находятся под постоянным контролем руководителя предприятия,
достигаются наиболее высокие результаты.
Возглавлять
службу безопасности должен начальник службы в должности заместителя руководителя
по безопасности. При этом руководитель службы безопасности должен обладать
максимально возможным кругом полномочий, позволяющим ему влиять на другие
подразделения и различные области деятельности предприятия, если этого требуют
интересы безопасности.
Служба
безопасности предприятия выполняет следующие общие функции:
1.Организует
и обеспечивает пропускной режим* и внутриобъектный режим** в зданиях и
помещениях, порядок несения службы охраны, контролирует соблюдение требований
режима сотрудниками, партнерами и посетителями.
2.Руководит
работами по правовому и организационному регулированию отношений по защите
коммерческой тайны.
3.Разрабатывает
и осуществляет совместно с другими подразделениями мероприятия по обеспечению
работы с конфиденциальными документами, при всех видах работ организует и
контролирует выполнение требований «Положения по защите коммерческой тайны».
________________
*Совокупность
мероприятий и правил, определяющих порядок входа (выхода) людей, вноса (выноса)
материальных ценностей на территорию (с территории) объекта.
**Совокупность
режимных мероприятий и правил внутреннего распорядка, а также требований
документов, регламентирующих вопросы сохранности имущества и материальных
ценностей от хищения и пожаров.
4.
Участвует в разработке основополагающих документов с целью закрепления в них
требований обеспечения безопасности и защиты коммерческой тайны, в частности,
Устава, Коллективного договора, Правил внутреннего трудового распорядка,
Положений о подразделениях, а также трудовых договоров, соглашений, подрядов,
должностных инструкций и обязанностей руководства, специалистов, рабочих и
служащих.
5.Изучает
все стороны коммерческой, производственной, финансовой и другой деятельности
для выявления и закрытия возможных каналов утечки конфиденциальной информации,
ведет учет и анализ нарушений режима безопасности, накапливает и анализирует
данные о злоумышленных устремлениях конкурентов и других организаций, о
деятельности предприятия и его клиентов, партнеров, смежников.
6.
Организует и проводит служебные расследования по фактам разглашения сведений,
утрат документов и других нарушений безопасности предприятия; разрабатывает,
ведет, обновляет и пополняет «Перечень сведений, составляющих коммерческую
тайну» и другие нормативные акты, регламентирующие порядок обеспечения безопасности
и защиты информации.
7.
Обеспечивает строгое выполнение требований нормативных документов по защите
коммерческой тайны.
8.
Осуществляет руководство службами и подразделениями безопасности подведомственных
предприятий, организаций, учреждений и других в части
оговоренных в
договорах условиях по защите коммерческой тайны.
9.
Организует и регулярно проводит учебу сотрудников предприятия и службы
безопасности по всем направлениям защиты коммерческой тайны, добиваясь, чтобы к
защите коммерческих секретов был осознанный подход.
10.
Ведет учет сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и других
помещений, в которых разрешено постоянное или временное хранение
конфиденциальных документов.
11.
Ведет учет выделенных для конфиденциальной работы помещений, технических
средств в них, обладающих потенциальными каналами утечки
информации.
12.
Поддерживает контакты с правоохранительными органами и службами безопасности
соседних предприятий в интересах изучения криминальной обстановки в районе.
Сотрудники
подразделений службы безопасности в целях обеспечения защиты сведений,
составляющих коммерческую тайну, имеют право:
-
требовать от всех сотрудников предприятия, партнеров, клиентов строгого и неукоснительного
выполнения требований нормативных документов или договорных обязательств по
защите коммерческой тайны;
-
вносить предложения по совершенствованию правовых, организационных и
инженерно-технических мероприятий по защите коммерческой тайны.
Сотрудники
службы безопасности обязаны:
-
осуществлять контроль за соблюдением «инструкции по защите коммерческой тайны»;
-
докладывать руководству о фактах нарушения требований нормативных документов по
защите коммерческой тайны и других действий;
-
не допускать неправомерного ознакомления с документами и материалами с грифом
«Коммерческая тайна» посторонних лиц.
Примечания:
1. Сотрудники службы безопасности несут ответственность за личное нарушение
безопасности коммерческой тайны и за не использование своих прав при выполнении
функциональных обязанностей по защите конфиденциальных сведений сотрудниками
предприятия.
2. Структура
службы безопасности и ее численность будут зависеть от формы собственности
предприятия, вида его производственной деятельности, места предприятия на рынке
товаров и услуг, числа сотрудников, наличия на предприятии крупных материальных
ценностей, взрыво и пожароопасных веществ, информации, составляющей
государственную тайну, активности конкурентов и криминальных структур.
4.1.3.
Допуск работника к работе
с
конфиденциальной информацией
Допуск
работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.
Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать
не себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Как
и все сотрудники фирмы, делопроизводитель должен при поступлении на работу
подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об
ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются
следующие обязательства:
-
не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены
или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в
течение определенного срока после увольнения из фирмы;
-
соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммерческой
тайны;
-
не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну без согласия ее
владельца;
-
не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
По
информированности делопроизводитель большинства предприятий - втрое лицо после
руководителя. Делопроизводитель имеет доступ к самым различным источникам
информации. Он может ее получить:
-
организуя, различные совещания, приемы, переговоры;
-
принимая и обрабатывая корреспонденцию;
-составляя
и контролируя исполнение документов;
-
проводя телефонные переговоры;
-
принимая посетителей и так далее.
Обязательство
составляется в одном экземпляре и хранится в личном деле работника не менее 5
лет после его увольнения.
Делопроизводитель
является всегда притягательной фигурой для лиц, добывающих всевозможную
информацию. Поэтому делопроизводителю необходимо проявлять разумную
осторожность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами. Следует
всегда проводить грань: обычные вопросы и «скользкие». В этом случае надо
спросить себя: «Имеет ли право собеседник знать данную информацию? Необходима
ли она ему по работе?». На «скользкие» вопросы ответы должны быть уклончивы. По
деловой этике делопроизводитель не должен отвечать на вопросы «не знаю». Можно
просто порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к шефу.
Делопроизводитель
должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск, и
придерживаться установленных правил. Если, например водитель фирмы вдруг
заинтересовался конфиденциальным документом, следует твердо и тактично пресечь
эту попытку.
Особенно
внимательным надо быть к предметам, которые «забывают» посетители в приемной.
Обычно блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, портмоне или сверток могут
оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной
информации, сразу же после переговоров и ухода посетителей. Нельзя оставлять
посетителей в приемной одних, так как профессионалам ничего не стоит в течение
секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы. Все
оставленные предметы делопроизводителю надо немедленно передать в службу
безопасности предприятия. Разобраться с ними - задача специалистов.
Делопроизводитель,
как и другие сотрудники фирмы, должен сознавать значимость коммерческой
информации для успешной работы и процветания фирмы и знать приемы и методы,
которыми могут воспользоваться конкуренты по сбору такой информации.
Существуют
опробованные на практике рекомендации по защите конфиденциальной информации.
Для
ограничения доступа к информации, содержащей коммерческую тайну, руководитель
издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую
тайну предприятия», мер по охране этих сведений установлению круга лиц, имеющих
доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф
«Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с
приказом и приложениями к нему.
Без
дополнительного разрешения допускаются к документам:
-
их исполнители;
-
лица, визировавшие, подписавшие и утвердившие документ;
-
лица, указанные в тексте документа.
4.1.4.
Помещения для хранения
конфиденциальной
информации
Помещения подразделения
конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного
хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных
гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не
на первом и последнем этажах.
Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для
хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими
веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям
пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированы от
затопления.
Окна помещений должны иметь
надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения
посторонних лиц. Кроме того, на них
должны
быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения
документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с
улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с
ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо
пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения
проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с
замком.
Конфиденциальные документы должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических
стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются
сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов.
Входные двери помещений
должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное
закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать
печатью подразделения (или сотрудника подразделения) конфиденциального
делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или
специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и
восстановить. Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и
целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно
немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю
предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открываются
и обеспечиваются физической охраной.
Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в
течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или
электронные замки.
Замки дверей помещений,
распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны
иметь рабочие и запасные экземпляры ключей.
Для
выдачи конфиденциальных документов исполнителям (пользователям) помещения
должны быть оборудованы специальными окошками, не выходящими в общий коридор,
или внутри отгораживаться барьером.
Исполнители
могут работать с конфиденциальными документами в специально выделенных
помещениях подразделения конфиденциального делопроизводства или в своих
служебных комнатах, если эти комнаты отвечают требованиям сохранности и
конфиденциальности документов. При работе с документами в служебных
комнатах каждый исполнитель должен иметь постоянное рабочее место, сейф
(металлический шкаф) или отдельную ячейку сейфа для хранения конфиденциальных
документов и номерную металлическую печать.
Для
эвакуации конфиденциальных документов при возникновении
стихийных бедствий, пожара, аварии, грозящих затоплением, загоранием или другой
формой уничтожения документов, в помещениях, предназначенных для их хранения,
должно находиться необходимое количество тары (мешков, чемоданов, контейнеров и
так далее), в которой можно транспортировать документы.
При
возникновении чрезвычайной ситуации сотрудники
подразделения конфиденциального делопроизводства должны немедленно вызвать пожарную
команду или соответствующую аварийную службу, уведомить руководителя
предприятия, принять меры к ликвидации чрезвычайной ситуации, а при
невозможности ликвидации обеспечить охрану документов собственными силами, а
также силами службы охраны предприятия и начать эвакуацию документов в заранее
определенное место.
При
возникновении чрезвычайной ситуации в нерабочее время проведение аналогичных
действий должен организовать дежурный по предприятию, поставив в известность
дополнительно руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства. О
проведенном вскрытии (при необходимости) помещений, а также о вскрытии по
согласованию с руководителем предприятия или подразделения конфиденциального
делопроизводства сейфов, шкафов или стеллажей составляется акт, в котором
указываются должности и фамилии лиц, производивших вскрытие, какие хранилища
вскрыты, куда помещены документы, номера печатей на таре.
5.
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ,
СОДЕРЖАЩИМИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
Ведение
делопроизводства, обеспечивающих учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую
тайну, предусматривает ряд рекомендаций.
Приказом
руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учёт,
хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это
может быть сотрудник, для которого работа с документами содержащими
коммерческую тайну, является основной служебной обязанностью, или
делопроизводитель предприятия.
Все документы,
содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учёту и специальному
обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем
углу первого листа документа, например:
Коммерческая тайна
Экз. № 1
или
Конфиденциально
Экз.
№ 1
Такие
грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в
документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
В
тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права
предприятия на них, порядок их использования и тому подобное. Например, если
коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим
предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.
В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность
в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие
документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения
доступа) работы с документами.
На
документе с грифом «Коммерческая тайна» (Конфиденциально) указывается
количество экземпляров документов и место нахождения каждого их них (ниже
реквизитов
«Подпись» и «Фамилия исполнителя»), например:
Составлен
в 2-х экз.:
Экз.
№ 1 – в адрес
Экз.
№ 2 – в дело № 7
Отметка о
количестве составленных экземпляров составляется на втором экземпляре, который
подшивается в дело.
На обороте
листа имеющего гриф «Коммерческая тайна», руководитель пишет фамилии тех
должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:
Разрешаю:
1.
Е.М. Лаврову
2.
А.Л. Казакову
Подпись
руководителя
Дата
Все
поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и
вскрываются специально назначенным должностным лицом или делопроизводителем,
если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется
целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного
документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах
документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах,
один из которых направляется отправителю.
Черновики,
файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением
факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен.
Подпись. Дата».
Выданные
документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату делопроизводителю в
тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом
«Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока,
необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения
сохранности документов на рабочем месте исполнителя.
При
выдаче документа делопроизводителем работник, получивший документ с грифом
«Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером
журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
При
возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», делопроизводитель сверяет номер
документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии
работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата
документа.
Передача
документов и дел между работниками предприятия, производится только через делопроизводителя
с обязательной записью в журнале.
Запрещается
изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из
одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале
регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна».
Документы
с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в
исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить
сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому
подобное с принятием необходимых мер предосторожности.
На
предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом
«Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства
предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов
берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с
грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом
«Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится
для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов
следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за
документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному
уничтожению.
При
работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих
ограничений для работников предприятия:
-
запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без
письменного разрешения руководителя;
-
запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в
памяти компьютера, других работников предприятия;
ограниченного
доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;
-
запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам
предприятия и работать на их компьютере;
-
запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе
и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.
Все
дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру
дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой
тайны, могут применяться условные заголовки дел или составляться отдельная
номенклатура только на эти дела.
По
окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие
работы:
-
проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;
-
отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;
-
отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.
Проверка
наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства
предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании
полугодия.
В
случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна»
немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности
и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с
фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.
На
утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных
результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом
«Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.
При
передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется
отдельная опись.
На
документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения,
составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются
документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным
способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
При
увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая
тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь
назначенному лицу. Акт приёма - передачи этих документов утверждается
руководителем предприятия или его заместителем.
При
прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен
к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений
действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.
За разглашение
конфиденциальной информации, утрату носителей конфиденциальной
информации и нанесение вследствие этих действий ущерба предприятию
(работодателю) виновные лица привлекаются к дисциплинарной, материальной,
административной или уголовной ответственности.
Руководитель
предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать
дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например,
ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям,
использование технических средств для обеспечения сохранности документов.
6. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Первое, что необходимо сделать при создании (поступлении)
конфиденциального документа, провести его регистрацию. Это является частью
учетной процедуры, которая бывает трех видов:
- учет изданных документов;
- учет поступивших документов;
- учет документов выделенного хранения.
Учет изданных документов относится к тем
документам, которые были созданы в организации машинным или рукописным способом
вне зависимости от того, остаются ли они для внутреннего пользования или
отправляются в другие компании.
При учете поступивших документов производится регистрация
входящей документации, то есть поступившей от других организаций.
Учет документов выделенного хранения необходим для работы с конфиденциальными документами,
которые не будут подшиваться в дела. Это могут быть, например, чертежи и иные
графические документы, которые в силу физических особенностей (формата, вида
носителя, брошюровки и другое), невозможно или непрактично подшивать в дело.
Все
документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться
отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом
«Коммерческая тайна».
Движение
документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в
«Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».
Отпечатанные и
подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу,
ответственному за их учет.
При
значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для
входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф
«Коммерческая тайна».
Все
листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются.
В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и
прописью).
Журналы учета изданных и поступивших документов необходимо вести
погодно. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, так как
обычно его составляют документы постоянного и долговременного хранения.
При
работе с конфиденциальными документами запрещается вносить исправления с
применением корректора.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.