Конспект лекций по дисциплине ДОУ

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

 

РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

Тема 1.1. Основные понятия ДОУ.

Занятие 1. Основные понятия, цели, задачи и принципы ДОУ.

План:

- Значение и содержание дисциплины, межпредметные связи. История и современное развитие делопроизводства в России.

- Основные понятия: документ, документирование, ДОУ. Цели, задачи и принципы ДОУ.

- Нормативно-правовая база ДОУ. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»

ДОУ (документационное обеспечение управления) - отрасль, связанная с разработкой, оформлением, движением и хранением документов на предприятии. На основе документов принимаются управленческие решения, порядок работы с документами должен быть четким.

В истории делопроизводства можно выделить следующие периоды:

·         Делопроизводство в древнерусском государстве - госучреждений не существовало, их роль выполняли отдельные должностные лица. Основным документом этого времени являлись разнообразные грамоты ( купчие, отпускные). Они оформлялись на бересте или пергаменте.

·         Приказное делопроизводство – образовались госучреждения - приказы, управляющие боярской думой. Виды приказов: посольский, казначейский, тайных дел. Во главе приказов стояли приказные судьи, им подчинялись дьяки, которые занимались организацией и ведением делопроизводства. Виды документов: грамоты, челобитные, приговоры, наказы. Документы оформлялись на свитках. Дата и содержание составляли сплошной текст.

·         Коллежское делопроизводство – при Петре первом сложилась следующая система госучреждений: сенат, синод, коллегии (иностранных дел, военная, адмиралтейская, берг-коллегия, камер-коллегия, юстиц-коллегия). Делопроизводство в коллегиях велось канцелярией, в состав которой входили: секретарь, нотариусы, копиисты, толмачи. В это время на документах появляются реквизиты - наименование, подпись, дата, отметки о согласовании.

·         Министерская система управления - появилась в начале 19 века. Виды министерств: военно-морских сил, внутренних дел. Особенностью делопроизводства этого периода является появление нормативов оформления документов, бланков и форм.

·         Делопроизводство 1917-1941 года - в этот период в области делопроизводства, внедряется научная организация труда. Создается множество институтов по управлению, которые занимаются следующими вопросами: оптимизация документооборота, способы регистрации документов, хранение документов.

·         Делопроизводство с 1945 и до нашего времени. В 1970-х годах издание ГОСТов на управленческие документы. В 1993 году (№299) издан общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД). В современных условиях большинство документов оформляются и составляются с использованием АСУ ( автоматизированной системы управления).

Основные термины в делопроизводстве

Основные термины в делопроизводстве установлены ГОСТ Р 511 41-98.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами.
Реквизит - обязательный элемент оформления документа.
Наименование документа - обозначение вида документа.
Документооборот -  движение документов в организации с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправки.

Входящий документ - поступивший документ.

Исходящий  документ – документ, отправляемый из организации.

Внутренний документ - не выходит за пределы учреждения.

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел - перечень необходимых дел, заводимых в организации.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «История и этапы развития делопроизводства в России».

Занятие 2. Классификация документов и способы документирования.

План:

- Классификация и функции документов.

- Основные способы документирования. Материальные носители информации.

- Федеральный закон «Об электронной подписи». Общероссийские классификаторы.

Классификация документов

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды докумен­тов данной группы):

— организационная документация (устав, положение, прави­ла, инструкции, штатные расписания);

— распорядительная документация (приказ, распоряжение, постановление, решение, указание);

— информационно-справочная документация (письмо, теле­грамма, телефонограмма, факс, акт, протокол, докладная и служебная записка и т. п.).

Виды документов:

·        Изобразительный документ - содержит изображение какого-либо объекта

·        Графический документ - чертеж

·        Кинодокумент

·        Фотодокумент

·        Текстовый -  документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма.

·        Рукописный

·        На машинном носителе

·        Беловой (черновой)

·        Официальный - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

·        Подлинный - дубликат документа, экземпляр, подлинник или копия подлинника.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «Классификаторы, используемые в ДОУ».

 

Тема 1.2. Унификация и стандартизация документов. Системы ДОУ.

Занятие 3. Унификация и стандартизация документов. Системы ДОУ, их автоматизация.

План:

- Унификация и стандартизация документов: понятия. Функциональные и отраслевые системы ДОУ.

- Системы ДОУ, их автоматизация. Унифицированная система документации: понятие.

- Состав унифицированных систем документации. Государственные стандарты на УСД.

Общероссийские классификаторы:

·                    ОКУД- предназначен для регистрации форм документов, сокращения применяемых форм, контроля за формами документов. ОКУД содержит код формы документа, который состоит из 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Пример кодового обозначения документа по ОКУД 0710001- бух.баланс.

·                    ОКПО ( общероссийский классификатор предприятий и организаций)-  содержит перечень кодов присваевыемых  ежедневно федеральными службами статистики всем созданным юридическим лицам и ИП. Код ОКПО сохраняется в течение всего срока существования юридического лица или ИП.

·                    ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности)- предназначен для кодирования и классификации видов экономической деятельности осуществляющейся предприятиями. Код вида экономической деятельности состоит из 2-х – 6 цифровых знаков. Например деятельность ресторанов кодируется, как 55.3, деятельность баров кодируется 55.4, деятельность столовых при предприятиях и учреждениях и поставка продукции ОП кодируется, как 55.5.

·                    ОКОПФ (общероссийский классификатор организационно- правовых форм)- предназначен для формирования реестров содержащих сведения о хозяйственных субъектах. Включают основные классификационные группировки: ЮЛ ( коммерческие организации)- акционерные общества; ЮЛ не являющиеся коммерческими организациями ( союзы, ассоциации); организации без прав ЮЛ; ИП. Каждая организационно-правовая форма имеет в классификаторе 2-х значный код. Например: АО код 60; ЗАО код 47; ОАО код 67.

·                    ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения)- разработанный на основе международной классификации при ООН. Объектами классификации являются единицы измерения: длины, площади, объема, массы, технические единицы, времени, экономические. Например: экономические единицы тысячи рублей имеют код 384, а млн.рублей 385.

·                    1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

·                    Документация по созданию организации, предприятия  

·                    Документация по реорганизации организации, предприятия Документация по ликвидации организации, предприятия   

·                    Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

·                    Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

·                    Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия       

·                    Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

·                    Документация по приему на работу

·                    Документация по переводу на другую работу

·                    Документация по увольнению с работы

·                    Документация по оформлению отпусков

·                    Документация по оформлению поощрений    Документация по оформлению дисциплинарных взысканий   

·                    2. Унифицированная система банковской документации

·                    3.Унифицированная система финансовой учетной и отчетной  документации бюджетных учреждений и организаций

·                    Финансовая документация

·                    Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций

·                    Учетная бухгалтерская документация  

·                    Унифицированная система отчетно-статистической документации

·                    Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов

·                    Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса   

·                    Документация по статистике труда 

·                    Документация по статистике материальных ресурсов   

·                    Документация по статистике финансов  

·                    Документация по социальной статистике 

·                    Документация по статистике промышленности 

·                    Документация по статистике сельского, хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции   

·                    Документация по статистике капитального строительства   

·                    Документация по статистике внешнеэкономических связей   

·                    Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры

·                    Документация по статистике транспорта и связи

·                    Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов   

·                    5.  Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий  

·                    Отчетная бухгалтерская документация  

·                    Регистры бухгалтерского учета   

·                    Первичная учетная   документация

·                    6. Унифицированная система документации по труду  

·                    Документация по состоянию рынка труда

·                    Документация по трудовым отношениям

·                    Документация по повышению квалификации работников органов по труду

·                    Документация по охране труда

·                    Документация по минимальным потребительским бюджетам  

·                    Документация по обращениям в органы   по труду   

·                    7. Унифицированная система документации Пенсионного Фонда Российской федерации  

·                    8. Унифицированная система внешнеторговой документации

·                    Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкрет­ных документов, обновляемых по мере необходимости, а также норматив­ные и методические материалы по заполнению и применению этих доку­ментов.

·                    Унифицированные формы отраслевой документации. Наряду с общегосударственными системами документации, обязательными для применения во всех случаях решения задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, безусловно, имеют право на су­ществование формы документов, отражающие специфику информацион­ного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных предприятий.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить схему систем документации.

Занятие 4. Требования к составлению и оформлению документов.

План:

- Реквизит, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм документов.

- Правила оформления реквизитов бланка, проектирование бланков документов организации.

- Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков. Состав, оформление реквизитов.

Для того чтобы увеличить эффективность документооборота, устанавливают единые требования к оформлению документа и его реквизитов. Реквизиты - в переводе с лат.- требуемое, необходимое - отдельные элементы из которых состоят документы. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Виды реквизитов:

·        Постоянные - заранее нанесенные на стандартный лист реквизиты, которые образуют официальный бланк.

·        Переменные – реквизиты, наносимые на лист бумаги в процессе создания документа.

Перечень реквизитов:

·        01 - государственный герб РФ - помещают на документы направленные в органы государственной власти РФ.

·        02 - герб субъектов РФ.

·        03 - эмблема организации или товарный знак.

·        04 - код организации по ОКПО.

·        05 - основной государственный регистрационный № юридического лица (ОГРН ) представленный в соответствии с документами, которые выдаются налоговыми органами.

·        06 -ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика)/КПП (Код причины постановки на учет).

·        07- код формы документа (ОКУД).

·        08- наименование организации может быть полным или сокращенным (сокращение от первых букв слова БОУ СПО УР « СТПП »; сокращение, образованное от частей слова «Ижмаш »; сокращение образованное от частей слова и полного слова « Ижмолоко »).

·        09 - справочные данные об организации, почтовый адрес и номер телефона.

·        10 - наименование вида документа - пишется заглавными буквами и проставляется на всех видах документа, кроме служебных писем.

·        11- дата документа - при составлении, при утверждении, при подписи. Проставляется арабскими цифрами и допускается словесно цифровой способ оформления даты.

·        12- регистрационный номер документа.

·        13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

·        14 - место составления или издание документа № ___ (от ___ ) географический пункт.

·        15 - адресат - состоит из наименования организации и должности (кому адресован документ ФИО).

·        16 - гриф УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица утверждающего документ, даты и личной подписи.

·        17- резолюция - пишется руководителем на документе и включает: ФИО исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата подписи.

·        18- заголовок к тексту - краткое содержание текста документа ( отвечает на вопросы о ком? о чем? кого? чего? ) например приказ о поощрении, должностная инструкция шеф-повара.

·        19- отметка о контроле- за исполнение документа ( ставится буква К или штамп со словом контроль)

·        20- текст документа- оформляется в виде анкеты, таблицы или связанного текста. ( 1 часть- указывает причины, основные цели составления документа; 2 часть- включает решения, выводы, просьбы)

·        21- отметка о наличии приложений ( пример: приложение на 7 листах в 2-х экземплярах)

·        22- подпись - включает наименование должности, л.п и расшифровку. ( Генеральный директор       личная подпись     И.И. Иванов)

·        23- гриф согласования- состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности, подписи, расшифровки подписи и даты.

·        24- визы согласования документов

·        25-печать - заверяет подлинность, подпись должностного лица, оттиск печати проставленный так, чтобы захватить часть наименования должности подписавшегося.

·        26- отметка о завершении содержащая подпись:

·        27- отметка об исполнителе включает А.И. Петров 25-132

·        28- отметка об исполнении документа и направлении его дела: указывается № дела (в котором будет храниться документ)

·        29- отметка о поступлении документа в организацию

·        30- информация об электронной копии документа, содержащая наименование файла.

Понятие бланка - документы оформляются на бланках, бланки изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Установленной стандартного формата бланков А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм), каждый лист должен иметь поля 20- левое, 10- правое, 20- верхнее.

Виды бланков:

·        Общий бланк

·        Бланк письма

·        Бланк конкретного вида документа

Для расположения реквизитов на бланках используют два варианта:

·         Продольный бланк - расположение реквизитов заголовочной части документа, вдоль верхней части листа (центрированным способом)

·         Угловой бланк - расположение реквизитов заголовочной части документа в левой верхней части листа.

Бланки предприятий хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать при создании конкретного документа.

  Требования к бланкам документов. Необходимость повторения в ка­ждом документе определенной части информации позволяет не только оп­ределить порядок расположения реквизитов на документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предна­значенные для создания документов. Лист бумаги с внесенной в него по­стоянной информацией и разметкой для последующего внесения перемен­ной информации называется бланком.        Проектирование бланков определяется техническими стандартами на форматы бумаги - ее качество -, шага письма, т.е. размера букв и пробелов между ними, печатающих устройств (2,6 мм - шаг письма, 4,25 мм - межстрочный интервал         Бланки документов целесообразно печатать в типографиях, что мо­жет дать больше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых не намного превышает 200 в год, могут использовать для нанесения постоянной информации резиновый штемпель. Требования к изготовлению штемпелей определяет "Инструкция о порядке открытия штемпельно-гравировальных предприятий (мастерских) изготовления пе­чатей и штампов" (Приказ МВД. 13.02.78 № 34).        Основные требования к бланкам определены Уста­новлено дна вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других ви­дов документов. массового применения, например: кадровой анкеты, команди­ровочного удостоверения, судебной повестки и других при наличии в этих документах большого объема повторяющейся информации.

        В любых случаях поле подшивки документов установлено не менее 20 мм, остальные поля не менее 8 - 10 мм.

НАПРИМЕР:

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разре­шения и основных, и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации яв­ляется нормативным документом (локальным нормативным актом), обя­зательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения ру­ководителя, связанные с организацией работы предприятия и структур­ных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятель­ности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения ра­ботников предприятия законодательные, нормативные документы и ре­шения, принятые вышестоящими органами власти и управления, орга­низовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных "во исполнение".

Приказы должны строго соответствовать действующему законода­тельству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

1 - изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реали­зуется данное направление деятельности предприятия или организации;

2 - выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам при­казов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;

3 - составление проекта документа, точное определение цели его из­дания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое форму­лирование распорядительных действий;

4 - оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.

Работы на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводят­ся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится струк­турным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-ре­ферентом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанны­ми в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бух­галтерией или финансовой службой. Согласование проекта приказа с другими предприятиями или органи­зациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если при­казы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно от­печатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят сле­дующие реквизиты:

     наименование организации-автора (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения указывается наименование вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии - полное);

     название вида документа (ПРИКАЗ);

     дата;

     рег. номер;

     место составления или издания;

     заголовок к тексту;

     текст;

     подпись;

     визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук­вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления прика­за является одновременно датой его подписания и вступления в силу

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится струк­турным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-ре­ферентом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанны­ми в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бух­галтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или органи­зациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если при­казы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно от­печатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят сле­дующие реквизиты:

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук­вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографским способом, как правило, центровано.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления прика­за является одновременно датой его подписания и вступления в силу

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить таблицу «Табель форм применяемых документов»

Занятие 5-6. ПЗ №1-2. Разработка бланка организации с угловым и продольным расположением реквизитов.Осуществление автоматизированной обработки документов.

Тема 1.3. Организационно-распорядительные документы.

Занятие 7. Организационные документы.

План:

- Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды.

- Организационные документы: устав, положение, штатное расписание, правила, должностная инструкция. Их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению, порядок утверждения.

Основные организационно-распорядительные документы.

Выделяют следующие группы документов:

·        Организационные (уставное штатное расписание, правила внутреннего распорядка)

·        Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).

·        По личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки).

·        Финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках)

·        Информационно-справочные документы (акты, письма, протоколы, справки)

·        Коммерческие контракты и договора.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

1.      Устав – правовой акт определяющий структуру, функции и права предприятия, является учредительным документом.

2.      Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений. Кроме этого, могут быть приняты положение о структрных подразделениях, о коллегиальных и совещательных органах, о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

3.      Договор (учредительный) – в нем указывается, что учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

4.      Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов. Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

5.      Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

6.      Должностная инструкция -  правовой акт, издаваемых организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Структура текста организационных документов.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

Устав (чей?) Московского политехникума

Инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления

Положение (о чем?) о Совете директоров

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Должностная инструкция (кого?) бухгалтера

Штатное расписание (чье?) аппарата Комитета

Структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ….. год.

Реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа, дата, гриф утверждения, место составления, текст, подпись.

Особенность – вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить сравнительную таблицу «Типы документов».

Занятие 8. Распорядительные и справочные документы.

План:

- Распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение, совместный распорядительный документ. Их назначение, характеристика, состав, требования к оформлению.

- Справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявления. Их назначение, характеристика, состав, требования к оформлению

                                  Виды распорядительных документов.

Приказ -  нормативный документ, издаваемый директором для решения каких- либо задач. В приказах по основной деятельности, решают вопросы, связанные с производственной деятельностью предприятия.

Реквизиты:
Наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

датой приказа является дата его подписи директором, приказы нумеруются в пределах календарного года ( с января). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.  Текст приказа имеет 2 части:

1 часть – констатирующая - указывает основное для составления приказа, обычно это нормативный или законодательный акт.

2 часть – распорядительная - начинается со слов, приказываю, затем пишется кому (исполнителю), что сделать (работа), до какого числа (сроки ее окончания). Текст делится на пункты - если поручителей несколько, в последнем пункте указывается лицо, которое будет осуществлять контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, то контроль осуществляет сам директор. После вступления приказа в действие необходимо организовать ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. 1 экземпляр содержания вывешивают, на другом фиксируется ознакомление с приказом сотрудников.

Указание - распорядительный документ, издаваемый по вопросам связанным с организацией исполнения приказов и инструкцией. Его подписывает директор или его заместитель. Распорядительная часть указания начинается со слов « Предлагаю » (обязываю). Они нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Виды информационно-справочных документов.

Протокол - документ, фиксирующий код обсуждения вопросов и принятие решений на собрании, совещаниях и заданиях.  Протокол ведет секретарь. Реквизиты протокола:
Наименование организации, дата, регистрационный №, заголовок к тексту, текст, подпись.
Датой протокола является дата проведения совещания, собрания, заседания.

В заголовке указывают: название коллегиального органа. Протокол отвечает на вопрос чего?
Текст протокола состоит из 2-х частей:

Вводной- указывает сведения о председателе, о секретаре, о присутствующих и о повестке дня.
Основной- состоит из разделов соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме. Протокол подписывает председатель и секретарь.

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ве­домств, комиссий и других) и разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные прото­колы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фоно­графическими.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу засе­дания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует зара­нее составленные документы, отражающие процесс подготовки заседа­ния - повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиально­го органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточ­нен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отре­дактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наи­менование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголо­вок, текст, подписи.

Акт- документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленные факты и события.

АКТ - справочно-информационный документ в системе организацион­но-распорядительной документации. Он содержит информацию, необхо­димую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распоря­дительных документов.

В практике управления применяются и составляются акты многих раз­новидностей - ликвидации, проверки, экспертизы, приема-передачи, ин­вентаризации, списания, аварии, сдачи-приема работы и т.п., которые мо­гут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утвержденной формы.

Но общие правила составления и оформления и формуляр акта ос­таются едиными. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, устано­вить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комис­сии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным.

Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах пред­приятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях замес­тителей руководителя и главных специалистов).

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образо­ванной на основании устного распоряжения руководителя или его заме­стителей в пределах их компетенции.

Акты составляются также полномочными должностными лицами (го­сударственными санитарными врачами, инспекторами пожарного над­зора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государ­ственный аттестат и т.п.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости  вы­воды и предложения составителя по его решению.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содер­жание отдельных положений основного документа (плана, от­чета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем слу­чав он может называться пояснительной запиской.

Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи ин­формации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда пре­дусматривается оформление соответствующей ссылки.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав рек­визитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-рас­порядительной документации они имеют устойчивую сферу применения, и даже получившие в последнее время широкое распространение слу­жебные записки не смогли вытеснить их из так называемой "внутренней переписки" организации.

Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного под­разделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе струк­турного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю дан­ного предприятия, организации и структурного подразделения или в вы­шестоящее министерство, ведомство и организацию.

Оформление докладных и объяснительных записок должно соот­ветствовать установленным требованиям

Телефонограмма • обобщенное название различных по содер­жанию и цепи создания документов, выделяемых в особую груп­пу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распо­ряжения, информация для руководства в текущей деятельности, при­глашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы исполь­зуются, когда необходимые для оперативного решения служебных воп­росов и передаваемые по телефону сообщения требуют документаль­ного оформления.

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в од­ном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передает­ся секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Деловая переписка.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует опреде­ленный этикет составления корреспонденции:

• На полученное письмо следует дать ответ в течении недели

• Письмо с поздравлением высылается в течение недели со дня получения сообщения об этом событии

Деловые письма пишутся па белой бумаге и только на лицевой стороне листа Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких тол­кований.

В письмо нежелательны исправления.

Па конверте должны быть указаны полный и точный адрес получателя нашей корреспонден­ции. Его принято печатать заглавными латинскими буквами.

Основной текст письма для удобств, ознакомления с ним должен быть разбит на абзацы. Луч­ше писать письма не более одной страницы.           

Занятие 9-10. ПЗ №3-4. Составление и оформление приказа на общем бланке с угловым  и продольным расположением реквизитов. Оформление выписки из приказа.

Занятие 11. ПЗ №5. Оформление и проверка правильности оформления документации в соответствии с установленными требованиями используя информационные технологии.

Тема 1.4. Договорно-правовая документация.

Занятие 12. Договорно-правовая документация.

План:

- Понятие договора, типовая форма, разделы.

- Примерный договор купли-продажи и поставки. Приложения к договорам.

- Протоколы разногласий к договорам. Коммерческие акты. Доверенности.

Договор – это правовой акт, отражающий  взаимоотношения двух и более сторон (юридических или физических), закрепляющий предмет договора, порядок и условия поставки, цену и общую стоимость предмета договора.

Доверенность Общеизвестно, что сотрудник не вправе совершать ряд действий от имени организации, где он трудится, без наличия у него определенных полномочий на их совершение.

Такие полномочия вытекают из закона, иных нормативных актов, либо доверенностей. В последнее время различные организации все чаще и чаще исполь­зуют доверенность в своей повседневной практической деятельности. Но, как показывает опыт, не всегда подход к их оформлению достаточ­но грамотен, что порой приводит к неблагоприятным для организаций последствиям.

Рассмотрим оформление тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их име­ни и в их интересах.

Определение доверенности содержит часть 1 статьи 185 Гражданс­кого кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) - довереннос­тью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

На основании доверенности поверенное лицо (тот есть то, кому вы­дана доверенность) имеет право на совершение от лица, выдавшего до­веренность - доверителя - определенных действий.

Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий, которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей. Так, генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-до­верителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени и т.д.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить электронный документ «Протокол разногласий»

Занятие 13. Документы по внешнеэкономической деятельности.

План:

- Коммерческие письма, контракты. Классификация коммерческих писем.

- Оферта – ответ на оферту.

- Типовые формы коммерческих писем. Письма о перевозке, доставке, страховании грузов.

Коммерческие письма (оферты, акцепты, договорные и претензионные письма) - составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки.

Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.

            Коммерческие письма отличают лаконичность стиля и конкретность фактов.

            Оферта — письмо, содержащее предложение заключить договор. По содержанию этот тип писем очень близок к рекламным письмам. Отличие лишь в том, что в оферте обязательно указываются конкретные условия заключения договора. Приведем примерный текст письма, содержащего предложение заключить договор:

«Акционерное общество закрытого типа «Все для работы» предлагает широкий ассортимент канцелярских принадлежностей, а также мебели и оргтехники для офиса. Каталог и прайс-лист прилагаются. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по тел: [phone]».

Акцепт — письмо, выражающее согласие заключить договор. В акцепте должно быть определено, какие товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить. Например:

«Из Вашего рекламного объявления мы узнали, что организация Чистый родник» занимается доставкой в офисы питьевой воды в 20-литровых пластиковых канистрах по цене 150 руб. за штуку. Мы хотели бы заключить с Вашей организацией договор на постоянное обслуживание нашей фирмы. Сообщите номер счета и отделение банка, в который следует перечислить деньги за оказанные услуги».

Рекламные письма — это одно из средств продвижения товаров и услуг, стимулирующее интерес потенциальных потребителей товаров и услуг к продукции организации. Такие письма широко используются в прямой почтовой рекламе, а также на выставках и презентациях. Рекламное письмо может быть написано и в дружеском, и в деловом, и в авторитарно-повелительном стиле. Текст рекламного письма может быть несколько более длинным (до двухтрех страниц текста), чем в других видах писем, но форма подачи материала в виде заголовка и основного текста остается такой же. Рекламные письма прямой почтовой рассылки, подготовленные с помощью компьютерных программ, например в программе Word, могут содержать автоматически проставленное личное приветствие и упоминание имени адресата в тексте (для этого необходимо подготовить таблицы с соответствующей информацией). К письму может прилагаться бланк ответа, который потенциальный покупатель или заказчик услуг может заполнить и прислать в приложенном к письму конверте с маркой или в почтовой открытке. Текст рекламного письма содержит краткое описание предлагаемого товара или услуги, а также перечень преимуществ и выгод для заказчика. В рекламном письме рекомендуется придерживаться дружелюбного искреннего тона, важно подобрать подходящее словосочетание перед подписью. Нейтральное выражение «С уважением» подойдет для всех случаев. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, это сопроводительное письмо к договору.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составить несколько видов доверенностей, оферт, акцептов.

Занятие 14. Претензионно-исковая документация.

План:

- Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий.

- Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений.

Претензионное письмо (претензия) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд.

В претензии указываются:

наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес; фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес; обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии; нормы права, на которых основывается потребитель; его требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд); приложения — доказательства, на которых потребитель основывает свои требования; дата и подпись.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Создание электронного документа «Образцы претензий»

Занятие 15. ПЗ №6. Составление и оформление договора, приложения к договору, доверенности.

Занятие 16. ПЗ №7. Составление и оформление коммерческого письма.

Занятие 17. ПЗ №8. Составление и оформление искового заявления.

РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Тема 2.1. Организация документооборота: прием и обработка документов.

Занятие 18. Организация документооборота: прием и обработка документов.

План:

- Служба ДОУ в организациях. Регламентация работы службы ДОУ.

- Документооборот: понятие, основные принципы, структура.

- Основные способы приема и обработки документов.

 

Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управле­ния (ДОУ). Эта служба может быть представлена и организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь   референт).

Организация работы с документами или управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информацией и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает: организацию документооборота, создание ин­формационно-поисковых систем по документам, контроль их исполнения, подготовку документов к передаче на архивное хранение.        Порядок движения документов. По ГОСТовскому определению "Движение документов с момента их получения или создания до заверше­ния исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение" образует до­кументооборот. Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли управления, государства в целом.   

Документооборот в организациях состоит из  потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, ко­пировально-множительная служба и другие. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в  единый поток отправляемой корреспонденции.         Проектирование рациональной системы документооборота основы­вается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроиз­водства и научной организации труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; пребывание доку­мента в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необхо­димостью его обработки; различные операции должны выполняться па­раллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует пе­редавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карто­чек, бездокументными способами, исключая возвратное движение самих документов (устно, по телефону).

Установлен ряд общих правил обработки документов и организации документооборота. Корреспонденции, доставляемые курьерами, посту­пающие но почте, факсом или иным путем, должны приниматься в орга­низации централизованно специально выделенным для этого лицом (секретарем, работником канцелярии, общего отдела, экспедиции). При поступлении документов в организацию на них проставляется от­метка, фиксирующая факт и время поступления.

При вскрытии корреспонденции обязательно сохраняются конверты в случаях, если: дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и другие документы); корреспонденция личного характера, а на конверте (упаковке) отсутствует отметка "лично"; на документе вообще отсутствует дата его создания; дата документа или дата его регистрации с точки зрения особенностей работы или сложив­шейся практики существенно отличны от даты получения документа; ад­рес отправителя можно установить только с помощью конверта.

 Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. От момента поступления к исполнителю до завершения работы до­кумент должен находиться в его рабочем досье (папке). На хранение "в дело" документ и все относящиеся к нему материалы должны направ­ляться тогда, когда работа над документом завершена полностью и он счи­тается исполненным. При передаче документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился.

При регистрации подписанных документов должны проверяться: правильность их оформления, соответствие подписи липа, указанного в документе, идентичность копий подлиннику. Не подписанные копии заве­ряются сотрудником, регистрирующим документы. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении чернови­ков и вариантов.        Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в делопроизводственную службу.

Для определения условного объема обрабатываемой документной информации, загрузки сотрудников, планирования мероприятий по совер­шенствованию делопроизводства, определения технологической оснащен­ности процессов работы с документами и анализа других аспектов, со­ставления Табеля документов необходим подсчет числа документов (и их копий), полученных и созданных организацией за выбранный временной период, обычно за год. Итоги доводятся до сведения руководства в уста­навливаемой им форме и с заданной периодичностью.

Контроль исполнения документов включает: постановку докумен­тов на контроль; проверку своевременности доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода испод иония; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; контро­лироваться должны все документы, требующие исполнения. Контроль должен осуществляться путем регулярного отслеживания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания испол­нителям о приближении или наступлении срока исполнения. В организации должен составляться перечень документов, подлежа­щих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в Табеле документов.

Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их по­ступления в организацию, а создаваемых - с момента доведения до испол­нителей, если, конечно, не оговорен другой срок. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство). При установлении сроков исполнения необходимо использовать типовые сроки, установленные для конкретных документов законодательно. Снять документы с контроля может либо должностное лицо, устано­вившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На контрольном документе при этом должна быть простав­лена отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение. Информационно-поисковая система по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и со­держащейся в них информации на основе следующих требований: полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов; обеспечение оперативного доступа к информации и докумен­там; максимальное сокращение при необходимости обращения непосред­ственно к документам; обеспечение рациональной организации массива документов организации.

Информационно-поисковые системы (ИПС) включают в себя: регис­трацию и индексирование документов; информационно-поисковые мас­сивы и базы данных; классификационные справочники; систему опера­тивного хранения документов.

В полях рациональной организации документооборота все документы распределяются, но документопотокам, например:

• Регистрируемые и нерегистрируемые документы

• Входящие, исходящие и внутренние документы

• Документы, поступающие из вышестоящих организаций

Объем документооборота   это количество документов, поступивших в организацию и создан­ных ею в течение определенного периода времени (обычно - года)

Выделяют четыре категории предприятий с объемом оборота:
1. Предприятие с объемом документооборота свыше 100 тыс. документом в год

2. Предприятие с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов и год

3. Предприятие с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год

4. 11редприятке с объемом документооборота до 10 тыс. в год

В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

Поступающие (входящие) документы

Отправляемые (исходящие) документы

Внутренние документы

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Регистрация может проводиться для всех групп документов прежде всего, для входящих доку­ментов, ко не псе входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Обычно это: поздрави­тельные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания (жур­налы, газеты), письма с пометкой «лично», программы конференции, сообщений.

Многие организации не проводят регистрацию внутренних документов.

Входящие документы и исходящие документы.

Поступающие в организацию документы называют ВХОДЯЩИМИ. Эти документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильной связи. 1 [вступившие документы проходят следующие этапы:

• Первичную обработку (проверка правильности  адресования, количества листов, наличия приложений)

• Предварительное рассмотрение, разметка (распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые)

• Регистрация (производится, о журнале регистрации входящих документов)

• Рассмотрение документов руководителем (после регистрации документы передаются для оз­накомления и принятия решения директору). Директор должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

• Направление на исполнение (с резолюцией директора документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения).

• Контроль исполнения.

• Исполнение документов

• Подшивка документов в деда

Исходящие документы - отправляемые организацией документы. Обработка исходящих документов состоит из следующих операции:

• Составления проекта документа исполнителем (документы оформляются в двух экземпля­рах, за исключением факсов и телеграмм)

• Проверка правильности оформления проста документа

• Согласование проекта документа

• Подписание документа директором

• Регистрация документа (регистрируется в журнале исходящих документов)

• Отправка документа адресату (исходящий документ отправляется в день составления)

• Подшивка второго экземпляра подшивается в дело.

Внутренние документы - это документы, составленные и оформленные в организации.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составление таблицы «Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота»

Тема 2.2. Организация регистрации документов и контроль их исполнения.

Занятие 19. Организация регистрации документов и контроль их исполнения.

План:

- Регистрация документов. Системы и формы регистрации.

- Контроль исполнения документов. Принципы организации контроля.

Формы регистрации документов.

Регистрация документа - запись ОСНОВНЫХ сведений о документе в журнале. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативною поиска, учета и контроля

Существует несколько форм регистрации документов:

• Централизованная

• Децентрализованная

• Смешанная

При централизованной форме, осуществление всех регистрационных операции происходит в одном месте (например, канцелярии) или одним сотрудником, например, секретарем - референтом)

Децентрализованная форма предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях)

Смешанная форма может применяться, когда одна часть документов регистрируется централи­зованно, другая же в структурных подразделениях.

Главное назначение регистрации - придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации. Так, пока рас­порядительный документ, например приказ, не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, за него организация как бы не берет на себя ответственность, так как не подтверждается сам факт поступления документа. Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, тре­бующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, нотариальные, учебные, учетно-статисти­ческие, бухгалтерские и другие).

 Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться одни раз я день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности оперативного доступа к регистрационным массивам до­полнительные регистрации в пределах организации становятся ненуж­ными.

 Регистрация документов в соответствии с ГСДОУ производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих документов или (и) их исполнения. Однако децентрализация основывается на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности регистрацион­ных данных.

Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистра­ционной форме и служит в совокупности с датой и названием целям иден­тификации документа и его учета. Для выделения части документов из единого регистрационного  массива используются дополнительные буквенные индексы. При едином массиве приказов приказы по вопросам управления кадрами (прием, пере­вод и т.д.) порядковый номер дополняется буквой "К" (28-К), решения президиумов коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой "П" (74-П). Индекс документа, коллективным автором которого являются не­сколько юридических лиц образуется из порядковых номеров, присвоен­ных каждому из авторов. На основе регистрационных форм децентрализовано в местах реги­страции должны складываться и вестись, т.е. поддерживаться в актуальном состоянии информационно-поисковые системы (массивы).

Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:

- справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах является, как правило, дата (срок) исполнения;

- контрольно-справочные по документам ограниченного доступа, как пра­вило, в пронумерованных, прошитых и опечатанных журналах;

- контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граж­дан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в об­ращениях граждан вопросов;

- справочные по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида само­стоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а основой систематизации также является тематика норматив­ных положений.

Структура журналов регистрации.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов могут включать следующие графы

Пример граф журнала регистрации входящих документов
Журнал регистрации входящих документов.

№ п/п	Дата до­кумента	Автор доку­мента	Исходя­щий №	Краткое содержа­ние (заго­ловок)	Исполни­тель	Подпись исполните­ля	Срок испол­нения	Приме­чание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Пример граф журнала регистрации исходящих документов.
Журнал регистрации исходящих документов.

№ п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Система и этапы контроля исполнения документов.

Регистрация  документов -   это начальный этап контроля за исполнением документов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению; ректора поставлены на контроль

Существуют следующие этапы контроля исполнения документа:

• Текущий контроль (сбор ежедневных сведений об исполняемом документе)

• Предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа 2-3 дня до срока)

• Итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудникам и всей организацией)

Для большинства документов срок исполнения недолей превышать 10 дней.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составление таблицы «Порядок проведения контроля исполнения документов»

Занятие 20. ПЗ №9. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в журнале и на карточке.

Тема 2.3. Хранение документов и номенклатура дел. Порядок передачи документов в архив или на уничтожение.

Занятие 21. Хранение документов и номенклатура дел.

План:

- Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения.

- Экспертиза ценности документов. Сроки хранения документов.

Номенклатура дел организации - еще один обязательный эле­мент информационно-поисковой системы организации: "систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организа­ции, с указанием сроков их хранения". В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, реги­страционно-справочные и документные массивы всех струк­турных под­разделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации до­кументной информа­ции. В номенклатуру включаются также дела вре­менно действующих органов, документы которых служат правовым осно­ванием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не закончен­ные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.        Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку испол­ненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с до­кументами, а также учетно-справочной системой для последующего по­иска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.          В        Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года,  с Государственной архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). По­сле согласования номенклатура дел утверждается руководителем органи­зации и приобретает статус нормативного акта.

         Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. Она под­лежит досрочному пересоставлению и переутверждению в случае корен­ного изменения функций и структуры организации. При отсутствии таких изменений в конце каждого года после соответствующей корректировки номенклатуру вводят в действие автоматически. Первый экземпляр явля­ется документом постоянного хранения организации.

Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной ар­хивной службой и является обязательной для всех учреждений, организа­ций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности. После окончания делопроизводственного года составля­ется по установленной форме итоговая запись, заверяемая руководителем делопроизводственной службы. иерархических системах управления для достижения единого под­хода к классификации документов и обеспечения их необходимой сохран­ности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, обязательные для подведомственных структур и устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индекса­ции. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел.

        Экспертиза ценности документов. Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора части из них для длительного хранения.

Минимальные типовые сроки хранения, установленные Росархивом, носят нормативный характер и не должны быть сокращены. В случаях, вызванных спецификой деятельности, типовые сроки могут быть увели­чены в отраслевых (ведомственных) перечнях имеющих нормативный ха­рактер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. или решением руководства организации.         Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности систематизации документов в дела; при подготовке дел к последующему хранению в архиве; в процессе подготовки дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.         Для проведения экспертизы ценности документов, а также рассмот­рения нормативно-методических документов по работе службы делопро­изводства и архива в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экс­пертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рас­смотрением и согласованием результатов работы экспертных комиссий подведомственных организаций. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как пра­вило, секретарь формы или сотрудник делопроизводственной службы. За­седания комиссии оформляются протоколами.         Протоколы экспертных комиссий, акты о выделении документов к уничтожению, номенклатуры дел утверждаются руководителем организа­ции только после их согласования с соответствующим архивным органом. Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформи­рования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации.         Организации, в процессе деятельности которых не создаются доку­менты, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные а эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

         Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с Поло­жениями об Архивном фонде и Архивной службе России, утвержденных Президентом, а также нормативными  и методическими документами Рос­архива. 

Номенклатура дел  предприятия.

Номенклатура дел – это система заголовков  (наименований) дел заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Пример оформления Номенклатуры дел.

ЗАО «Росбизнес»                                                                             УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                    Генеральный директор

25.12.2005       №3                                                               л.п   И.В. Арнаутов

на 2006 год                                                                                              25.12.2005

Индекс	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения, ст.по хранению	Примечание
1	2	3	4	5
1.      Секретариат
1-1	Устав ЗАО	1	Пост.ст. 13
1-2	Протоколы совещаний руководства	2	Пост.ст. 5
2.      Бухгалтерия
2-1	Годовой баланс	1	Пост.ст.105
2-2	Лицевые счета по з/п сотрудников

Секретарь                                   л.п.                                         О.И, Зилина
Зав. архивом                              л.п.                                         Т.В. Виноградова

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в деле, их учет и обеспечение сохранности.

В качестве разделов номенклатуры используются наименование структурных подразделений Организации. Первым разделом номенклатуры обычно является «Секретариат» («Дирекция», «Кан­целярия»), ему присваивается индекс -1».

Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:

• Первый храниться в деле

• Второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами

• Третий передается и архив организации.

Самостоятельная внеаудиторная работа:

Составление таблицы «Порядок проведения контроля исполнения документов»

Занятие 22. Порядок передачи данных в архив или на уничтожение.

План:

- Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение: подготовительный, основной, завершающий.

- Архив: понятие, назначение. Виды архивов. Архивные фонды.

Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела. Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, поме­щенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовкам и дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• В дело помещаются документы, работа но которым проведена

• Документы, полиноме в дело, являются подлинниками или заверенными копиями

• Документы разных сроков хранения формируются в разные дела

• Документы, касающиеся одною вопроса, помещаются в одно дело

• И дело включают один экземпляр документа

• К дело формируются обычно документы одного года

• В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату

• Документы внутри дела чаще всею располагаются в обратной xpoнологической  последова­тельности документов. (05.12.1999, 17.11-1999 и.т.п.)

Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Значение и практическая ценность документов организации различим. Одни документы ис­пользуются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговре­менного хранения документов создастся архив организации

В задачи архива входят:

• Прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством

• Информационно-справочная работа но архивным документам организации

• Организационно-методическая помощь но ведению делопроизводства

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес.,  1 год. 3 года. 5 лет. 10 лет, 15 лет, 50 лет. 75 лет.

Прежде чем определить документы в архив необходимо провести экспертизу ценностей доку­ментов

При проведении экспертизы ценностей документов они подразделяются на 3 группы:

• Документы, предназначенные для архивного хранения

• Документы, подлежащие уничтожению

• Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

• Документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке

•Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу

• Подшить в конце дела заверительный  лист, в котором указать количество листов в деле

• Переплести дело

• Указать на обложке дела количество листов, срок хранения дела

Современные средства оргтехники.

В настоящее время оргтехника в России классифицируется по следующим основаниям:
1. Носители информации (на бумажной основе, магнитных носителях и т.п.)

2. Средства составления и изготовления документов (ручки, печатные машинки и т.д.)

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии (копиры, дубликаторы и т.п.)

4. Средства обработки документов (листоподборочные машины, ламинаторы и т.п.)

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов (папки, картотеки, шкафы и т.п.)

6. Средства электросвязи (телефонная спил., электронная почта и г.и.)

7. Банковская оргтехника (банкоматы, машины для счета купюр и .т.п.)

8. Офисная мебель

 Рассмотрим средства оргтехники, который чаще всего встречаются в современных офисах:

Ксероксы - применяются ятя копирования документов

Ризограф -  это  золотая середина между обычным копировальным аппаратом и типографической  печатью. Он стал основой мини – типографических комплексов в различных организациях.

Телефонный аппарат - служит для передачи и приема речевой информации.
Телeкс - международная телефонная сеть Telex предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами.

Телефакс - факсимильная связь служит для передачи но телефонным каналам буквенно-цифровой и графической информации

Факсимильный аппарат - что телефон. устройство считывания и воспроизведения изображе­ния и другие вспомогательные элементы, объединенные в одном корпусе. Адресат получает копию переданного документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимиль­ной связью для передачи контрактов, прайс- листов и других документов, па которых необходимо отображение подписи и печати.

Электронная почта - это служба почтовой связи, в которой доставка сообщений осуществля­ется электронными методами с помощью компьютеров. Основная характеристика электронной поч­ты - но надежность и высокая скорость передачи информации. Для того , чтобы иметь возможность Принимать и отправлять сообщения по электронной почте, необходимо имен, компьютер с выходом в Интернет и специальную программу (например. Outlook Express)

Работа с электронными документами.

Использование современных компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроиз­водства, а лишь помогает более эффективно организовать, работу с документами.

В современном мире компьютер незаменим при работе с деловыми документами

Во-первых, при помощи компьютера во многом легче создан, любой документ, отредактиро­вать его, создал, шаблон документа и т.д.

Во-вторых, появляется мною возможностей во внешнем оформлении документа,  а это помогает наилучшему восприятию содержащейся в документе информации.

Занятие 23. ПЗ №10. Оформление и составление внутренней описи и заверительного листа дела

Занятие 24. ПЗ №11. Осуществление хранения и поиска документов

Занятие 25. ПЗ №12. Использование телекоммуникационных технологий в электронном документообороте