Конспект по информатике на тему "СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ"

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание отчетов

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

очной и заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

 

 

 

Балаково 2010

Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую "презентационную" миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наи­более удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таб­лицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные све­дения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего ис­пользования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.

Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог то­варов или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, ото­бражаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.

Создание простого отчета

Первый и самый простой инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, — это средство Отчет. Все, что он позволяет сделать, — это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета. Воз­можность выбора полей не предусмотрена: в такой отчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя инструмент Отчет работает только с одной таблицей, на ос­новании хорошо продуманного многотабличного запроса он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.

Чтобы воспользоваться помощью этого инструмента, выполните следующее.

1.  В области переходов щелкните на запросе СуммаПродажи.

2.  На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты.

На экране появится созданный приложением Access табличный отчет (как пока­зано на рис. 1). Новый отчет открыт в режиме макета.

Рис. 1.

3. Сохраните созданный вами новый объект, щелкните на кноп­ке Сохранить панели быстрого доступа, укажите в появившемся диалоговом окне Сохранение имя отчета ПростойОтчет и щелкните на кнопке ОК.

Еще один вариант создания отчета — использование инструмента Пустой отчет группы Отчеты. С его помощью можно перенести в пустой отчет, открытый в режиме макета, необходимые поля из области Список полей, а затем, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления вкладки Форматирование, добавить в новый отчет заго­ловок, фирменный логотип, номера страниц или дату и время.

Создание отчета с помощью мастера

Мастер создания отчетов работает с полями несколь­ких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допус­кается группировка записей по некоторым логическим категориям. Как и в случае с мастером создания форм, мастер отчетов позволяет быстро создать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме макета или конструктора.

В качестве примера создадим с помощью мастера отчет, который отображал бы све­дения о всех заказах, сделанных тем или иным клиентом. Такой отчет будет включать поля из нескольких (а точнее, из трех) таблиц базы данных Склад.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.

1. На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты). На экране появится первое окно мастера создания отчетов.

2. Окно выбора полей. Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или запрос, которые содержат поля будущего отчета. Для нашего примера первой следует выбрать таблицу Клиенты. Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.

3. Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Для создаваемого в качестве примера отчета в список Выбранные поля должны быть перенесены такие поля, как Фирма (таблица Клиенты), ДатаОформления и Количество товара (таблица Выдача товаров), Наименование, Ед_измерения и ЦенаПродажи (таблица Товары) как показано на рис. 2.

Переносите поля в список Выбранные поля в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовом отчете.

Рис. 2.

4. Вид представления данных. В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит вы­брать вид представления данных (рис.3). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из четырех таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Так как наша задача — подготовить отчет, демонстрирующий, какие заказы были сделаны конк­ретными покупателями, примите настройки, предложенные мастером (т.е. группировка по имени клиента), и щелкните на кнопке Далее.

рис.3.

5. Группировка записей. Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени требуемого поля в списке слева, а затем — на кнопке со значком ">". В нашем примере задайте группировку по полю ДатаОформления, затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный, а затем на ОК. Щелкните на кнопке Далее.

В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходи­мость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразде­лы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень. Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направлен­ной вниз, — соответственно, понижает.

6. Сортировка данных. Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке.

Для отчета, создаваемого в рамках нашего примера, полем сортировки является поле Наименование. Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее.

7. Макет отчета. Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступ­ных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева располо­жена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с пред­лагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок).

Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее.

Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке ти­пов макетов будут предложены только элементы в столбец, табличный и выровненный.

8. Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного про­смотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступ­ными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная), а затем — на кнопке Далее.

9. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок (например, ЗаказыКлиентов) в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе ко­торой создавался отчет). Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово.

Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его пол именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 4).

Рис. 4.

Отметим, что отчет получился вполне презентабельным, хотя есть и явные "про­машки" мастера: например, поле Количество в отчете вообще не наблюдается. При­чина этого — установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Программа Access, следуя такой настройке, автоматически размещает все поля отчета на одной странице, нередко при­бегая к их усечению. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета от­чета выполняются в режиме макета или конструктора отчетов.

Усовершенствование отчета

1. Перейдя в режим макета, выделите поле ДатаОформления, щелкнув на подписи ДатаОформления. Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый
столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось, а поле Фирма увеличилось.

2. Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Ед_измерения (уменьшить), ЦенаПродажи (уменьшить) и Количество товара (увеличить).

3. Щелкните на первой ячейке со значением поля Фирма, чтобы выделить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Главная воспользуйтесь кнопками Полужирный и Курсив группы Шрифт, чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Фирма.

Для текстовых полей большой длины и полей с данными типа Поле MEMO, содержащих записи переменной длины, очень полезно использование таких свойств, как Расширение и Сжатие. Установить их можно на вкладке Макет диалогового окна свойств элемента управления как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Применение опции Расширение позволяет программе Access при заданной ширине элемента управления, свя­занного с МЕМО-полем, варьировать его высоту. Опция Сжатие дает возможность изба­виться от пустых строк в поле, автоматически уменьшая его высоту.

Структура отчета

Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.

Рис. 5.

Заголовок отчета. Содержит информацию общего характера (как правило, над­пись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме то­го, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдель­ных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.

Верхний колонтитул. Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, кото­рая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.

Заголовок группы. Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примеча­ние группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.

Область данных. Область, в которой располагаются фактические данные из по­лей таблиц.

Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах — выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.

Нижний колонтитул. В этом разделе выводится информация, которая должна при­сутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или не­которые итоговые значения.

Примечание отчета. Этот раздел содержит сведения, которые должны быть рас­печатаны один раз в конце отчета, сразу за нижним колонтитулом последней стра­ницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.

В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить). (Чтобы добавить или удалить колонтиту­лы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разде­лов можно произвольно изменять.

Настройка отчета в режиме конструктора

При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна груп­па Элементы управления и область Список полей. При создании отчета "с нуля" в режиме конструктора последовательность действий в точ­ности совпадает с этапами разработки в режиме конструктора новой формы.

Разделители страниц

Когда в отчете необходимо "в принудительном порядке" напечатать определенную ин­формацию на отдельной странице, используется разделитель страниц. Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления.

Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключением колонтиту­лов. Для размещения разделителя, например в заголовке, необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы  группы Элементы управления. Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со знаком "плюс" (+) слева вверху.

2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края отчета появится ряд крупных черных точек — маркеры разделителя страниц. Заголовок от­чета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.

3.  Чтобы сохранить внесенные изменения, щелкните на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Добавление рисунков в отчеты

В будущий отчет можно включить любое графическое изображение, например лого­тип компании, рисунок или отсканированную фотографию. Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, заметно преображая его.

Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изобра­жение (в режиме макета последовательность действий будет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.

1. Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета, увеличьте этот раздел, пе­ретащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул.

2. Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления. На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка.

3. С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку, в которой хра­нится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного фай­ла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.

Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).

4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Рис. 6.

Группирование и сортировка записей в отчетах

Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для во­площения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access 2007 является группа Группировка и итоги, которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.

Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий краткую информацию об имеющихся в наличии и отсутствующих на складе товарах. Структура по­добного отчета, созданного на основе таблицы Товары с помощью мастера, представлена на рис. 7. Операции группирования в этом отчете пока отсутствуют. Наша задача состоит в том, чтобы модифицировать исходный отчет, обеспечив печать наименований товаров, сгруппированных по полю Наличие.

Рис. 7.

Чтобы создать новую группу в отчете, выполните (например, в режиме конструктора) следующее:

1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка  группы Группировка и итоги. В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области при­сутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку.

Рис. 8.

2. Щелкните на кнопке Добавить группировку. В области Группировка, сортировка
и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.

3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Наличие. Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Наличие»).

4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (сначала установленные, затем снятые) или выберите из раскрывающегося списка другой вариант — сначала снятые, затем установленные.

5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.

6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области Группировка, сортировка и итоги. (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Наименование, как показано на рис. 9).

Рис. 9.

Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмот­ра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруп­пированы по значениям поля Наличие. Записи каждой группы, кроме того, от­сортированы по полю Наименование.

Рис. 10.

Однако сам отчет можно сделать более информативным, если перенести заголовки столбцов, а также поле, по которому выполняется группировка (вместе с его подписью), в раздел Заголовок группы «Наличие», как показано на рис. 11. Полученный отчет с группировкой представлен на рис. 12.

Рис. 11.

Рис. 12.

Добавление вычисляемых элементов управления

Когда необходимо разместить в отчете некоторые вычисляемые данные, создается новый свободный элемент управления типа Поле, имеющий вычисляемое значение. Разместить его можно в любом разделе отчета. Формула, по которой вычисляется значе­ние такого элемента управления, может включать значения полей одной или нескольких таблиц, а также функции и выражения.

Обратимся к ранее созданному отчету ЗаказыКлиентов и добавим в него вычисляемое поле СуммаЗаказа, а также итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа. Последовательность действий при включении в отчет вычисляе­мого поля будет следующей.

1. Справа от поля Количество товара вставьте в Верхний колонтитул элемент управления Подпись и введите в него слово Сумма, а в Область данных элемент управления Поле (при этом подпись элемента Поле удалите).

2. Дважды щелкнув на новом элементе управления Поле, введите в открывшейся об­ласти свойств (вкладка Данные, свойство Данные) новое выражение, по кото­рому будут производиться вычисления. Для нашего примера такой формулой будет =[ЦенаПродажи]*[Количество товара], как показано на рис. 13. (Новому элементу управления можно дать более содержательное имя, например СуммаЗа­каза, указав его в поле свойства Имя вкладки Все окна свойств.)

Рис. 13.

Любая формула вычисляемого поля должна начинаться со знака равенства «=».

4. С помощью инструментов группы Выравнивание элемента управления и группы Размер (вкладка Упорядочить) откорректируйте размеры и размещение элемен­тов управления в разделах Верхний колонтитул и Область данных (рис. 14).

Рис. 14.

5. Чтобы включить в отчет итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа, необходимо изменить
структуру отчета, добавив раздел Примечание группы ДатаОформления. Чтобы сделать
это, отобразите область Группировка, сортировка и итоги, щелкните на пункте
Больше строки группировки поля ДатаОформления, а затем выберите значение с раз­
делом примечания из списка без раздела примечания.

6. Теперь разместим в разделе Примечание группы ДатаОформления вычисляемое поле ОбщаяСуммаЗаказа и его подпись, для чего следует поочередно скопировать
в этот раздел подпись Сумма и элемент управления СуммаЗаказа (перед выполнением команды Вставить необходимо выделить тот раздел, куда будет выполняться вставка, щелкнув на полосе этого раздела).

7. Щелкнув внутри новой подписи, введите подходящий текст, например Общая
сумма для текущего заказа, увеличив, соответственно, размеры этого элемента управления.

 8. Дважды щелкнув на новом элементе управления, введите в открывшейся области
свойств (вкладка Данные, свойство Данные) итоговую формулу =Sum([ЦенаПродажи]*[Количество товара]), затем щелкните на вкладке Все и укажите в поле свойства Имя новое имя вычисляемого элемента управления — ОбщаяСуммаЗаказа.

9. После некоторых операций форматирования структура отчета в режиме конструктора выглядит аналогично представленной на рис. 15. Сам отчет, в котором выводятся теперь вычисляемые и итоговые значения, показан на рис. 16.

Рис. 15.

Рис. 16.

Создание главной кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм

1.        Выберите на вкладке Работа с базами данных кнопку Диспетчер кно­почных форм. На заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм.

2.        Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Из­менить.

3.        В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кно­почной формы в поле Название кнопочной формы введите имя формы Склад, затем щелкните по кнопке Создать. Появится диа­логовая окно Изменение элемента кнопочной формы. Из­мените содержимое полей Текст на – Товары на складе, Команда на - Открыть отчет, Отчет на – Товары_на_складе (Команду и Отчет выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке ОК.

4.        Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:

- Заказы клиентов. Эта кнопка открывает отчет ЗаказыКлиентов;

- Выход. Эта кнопка осуществляет Выход из приложения.

5.        Закройте ди­алоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.

6.        Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.

7.        Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при за­пуске базы данных, щелкните на кнопке “Office”, а затем на кнопке Парамет­ры Access. Появится диалоговое окно Парамет­ры Access, в котором на вкладке Текущая база данных в поле Форма просмотра выберите Кнопочная форма.

8.        Нажмите на кнопке ОК.