Дисциплина: Официально-деловая
письменная речь
Тема: Особенности
электронной деловой переписки.
Вид занятия:
комбинированный
Цели занятия:
Образовательная:
Систематизировать опорные знания:
-о понятии сокращения слов и
словосочетаний;
-о правилах
сокращения слов, словосочетаний и правилах рубрицирования;
Сформировать умения и навыки:
-применять полученные знания в
практике официально-деловой письменной речи.
Развивающая:
-развивать логическое мышление
(умение анализировать, сравнивать, обобщать);
-развивать внимание, память,
познавательные способности;
-развивать коммуникативные качества
речи, умение связно и грамотно излагать свои мысли.
Воспитательная:
-воспитывать языковую грамотность
обучающихся;
-воздействовать на мотивационную
сферу личности обучающихся: формировать интерес к учебному предмету и выбранной
профессии;
-формировать умение правильно
организовывать свой труд и рационально использовать время;
Оснащенность:
раздаточный материал (таблица - Перечень наиболее
распространенных в SMS переписке сокращений, пример оформления делового
письма).
Ход занятия
I.Организационная
часть занятия
Приветствие
преподавателя. Проверка готовности аудитории к занятию. Отметка отсутствующих.
Контроль внешнего вида студентов и их готовности к занятию (наличие тетрадей
для теоретического и практического материала).
II.Повторение
предыдущего материала
Вопросы для обсуждения:
1.Рассказать о письмах,
составляемых при устройстве на работу;
2.Рассказать, как составляется
рекомендательное письмо;
3.Рассказать, как составляется
резюме;
4.Что включает типовое резюме?
5.Какие рекомендации следует
учитывать в оформление резюме?
III.Изложение
нового материала
Особенности электронной
деловой переписки.
3.1. В настоящее время электронная почта (E-mail) является
наиболее популярной интернет услугой.
Основным
преимуществом электронной почты является моментальная гарантированная доставка
адресату почти неограниченного количества информации, причем не только
текстовой, но и графической, звуковой и т.д.
Еще
одним, не менее существенным преимуществом электронной почты являются ее
бесплатность – автор письма и его получатель платят только за пользование
Интернетом. Наконец, для отправки электронного делового письма не нужен
посредник в лице обычной почты или службы курьерской доставки – достаточно
компьютера, подсоединенного к Интернету и соответствующего программного
обеспечения.
Упоминание
в качестве главного преимущества электронной почты ее оперативности не
случайно. Пересылка информации от одного E-mail абонента
к другому происходит в режиме реального времени. При этом письмо – в случае
временного отсутствия адресата – будет ожидать его в «почтовом ящике» столько,
сколько потребуется, и качество информации от этого нисколько не пострадает. Несомненным
преимуществом электронной почты является и то, что доступ к этой услуге (доступ
к «почтовому ящику») можно получить с любого компьютера, подсоединенного к
Интернету. Перечисленные плюсы электронной почты делают ведение деловой
переписки исключительно удобным, повышают ее эффективность.
3.2.
Сообщения электронной почты (E-mail)
Общие
сведения об электронной почте и E-mail сообщениях
Запись
в тетрадь
Что
нужно знать каждому участнику электронной переписки
1. Сохраняйте
конфиденциальность. Никто, кроме вас, не должен
иметь
доступа к вашему «почтовому ящику». .
2. Ограждайте
свой «почтовый ящик» от рекламного «мусора» – т.н. спама. Добиться этого
можно, установив электронные фильтры, предусмотренные программой браузером для
работы с Интернетом
3. Содержите
в порядке книгу электронных адресов.
4. Избегайте
пересылать по электронной почте конфиденциальную
информацию.
5. Заранее
готовьте текст электронного письма.
Что
нужно знать автору электронного письма
Специальные
рекомендации есть и для отправителей E-mail сообщений. Они сводятся к
следующему:
1)
перед отправкой обязательно еще раз проверяйте адрес, по которому вы намерены
выслать электронное письмо;
2)
всегда заполняйте графу «Тема» («Subject») в окне программы для
работы
с электронной почтой;
3)
проверяйте дату отправки электронного письма, особенно, если вы
ссылаетесь
на нее в содержании – не доверяйтесь всецело компьютерному календарю, смотрите
иногда и на обычный календарь;
4)
не используйте прописные буквы для набора отдельных слов или предложений –
вместо этого вы можете увеличить размер отображаемого
шрифта;
5) в
необходимых случаях используйте смайлики и «сетикет» – ставшие
общепринятыми
сокращения. При этом вы должны быть уверены, что использованные вами в письме
сокращения будут правильно поняты адресатом;
6)
используйте универсальные кодировки. Это позволит избежать вашему адресату
неприятностей с «нечитаемостью» присланного сообщения. В тех случаях, когда вы
не уверены, что адресат самостоятельно выберет нужную кодировку, можно указать
ее наименование в теме письма,
например,
win1251.
7)
пишите короче и, по возможности, яснее;
8)
облегчайте стиль изложения. Помните, что формальности делают ЭП
неестественной
и к тому же затягивают процесс его подготовки и чтения;
9)
сохраняйте копии наиболее важных сообщений – в виде файла или
распечатки;
10)
перед отправкой еще раз внимательно прочитайте текст сообщения –
помните,
что «вернуть» его из виртуального пространства вы уже не сможете.
Что
нужно знать адресату электронного письма
Несколько
специальных рекомендаций автор приберег и для адресатов
E-mail
посланий:
1)
никогда не пытайтесь прочитать деловые письма, уведомление о поступлении
которых внушает вам подозрения. Лучше всего сразу же уничтожать их во избежание
встречи с вирусами и чужими тайнами. После отправки подобного сообщения в
корзину компьютера не забудьте очистить и корзину;
2)
если вы всетаки случайно открыли чужое электронное письмо, отправленное вам по
ошибке, не читайте его, а также уничтожьте. Помните, что и вы сами не
застрахованы от подобных неприятностей;
3)
на поступившие электронные письма, требующие ответа, реагируйте сразу. Если по
каким"то причинам это невозможно, уведомьте о получении письма его автора
и сообщите, что ответите, как только у вас появится для этого возможность;
4)
на письма, которые вы не можете прочитать из-за проблем с кодировкой,
немедленно отправляйте короткое стандартное уведомление об этом, написанное
латинскими буквами или по-английски;
5)
вносите адрес автора послания в адресную книгу только в том случае,
если
намерены поддерживать с этим человеком постоянные контакты;
6)
во всех случаях отвечайте коротко и по существу. Этим вы сбережете и свое
время, и время вашего делового партнера. Кстати, при ответах используйте тот же
вид кодировки, который был использован автором полученного вами письма;
7) в
необходимых случаях включайте в содержание ответа и текст полученного вами
письма. Это упростит процедуру ознакомления с вашим посланием;
8)
письма, на которые вы не уполномочены (некомпетентны) ответить,
переадресовывайте
по назначению, используя для этого стандартную возможность программного
обеспечения;
9)
письма, полученные вами, но по тем или иным причинам оставленные без ответа,
распределяйте по тематическим папкам;
10)
своевременно удаляйте из «почтового ящика» всю просмотренную вами
корреспонденцию. В этом случае вам не грозит столкновение с проблемой
«внезапного» переполнения «почтового ящика».
3.3.
SMS сообщения
Отправка
SMS сообщений может осуществляться как с персонального компьютера так и непосредственно
с мобильного телефона на другой мобильный телефон.
Особенностью
текстовых сообщений, пересылаемых по средствам мобильной телефонии, является
активное использование сокращений
для
обозначения наиболее распространенных словосочетаний и идиоматических
выражений.
Запись
в тетрадь
Перечень
наиболее распространенных в SMS_переписке сокращений
Англоязычная
аббревиатура Обозначение
AAMOF
По сути дела
AFK Нет
на месте
AFAIK
Насколько мне
известно
ASAP
Как можно скорее
BBL Вернусь
позже
BBS
Вернусь скоро
BRB
Сейчас вернусь
BTW
Кстати
CU
Пока, увидимся
F2F Наедине,
с глазу на глаз
FOCL
Падаю со смеху
FYA К
вашему удовольствию
FYI
К вашему сведению
IMO По
моему мнению
IOW
Иными словами
IWBNI
Было бы здорово, если
бы
KIS Не
принимай близко к сердцу
LOL С
любовью
NP Без
проблем
NRN
Ответ не обязателен
OTOH
С другой стороны
RFC Еще
вопросы есть?
RTFM
Перечитай
руководство
TNX Спасибо
TIA
Заранее благодарю
WOBTAM
Пустая трата времени и денег
WB Милости
просим
WRT
С уважением
911 Срочно
нужна твоя помощь
*** Целую
Как
избежать наиболее серьезных ошибок при подготовке деловых писем
Соблюдение
следующих десяти правил позволит вам избежать большинства ошибок, связанных с
подготовкой деловых писем.
1. В
общем случае официальные письма пишутся на бланках, частные –на писчей бумаге.
2.
Пишите первичные письма только в случае особой необходимости.
Ответные
отправляйте адресату, по возможности, немедленно, в крайнем случае – в течение
следующих 3–4 дней.
3.
Не забывайте благодарить и извиняться в письмах (в тех случаях, когда это
необходимо).
4.
Оказывайте в письмах всевозможные знаки внимания адресату. Своевременно и
искренне поздравляйте его по соответствующим поводам, поддерживайте в трудные
минуты. Помните, что самый простой знак уважения – это своевременно
отправленное и безупречно вежливое письмо.
5.
Не пишите «бесконечных» писем. Если текст решительно не меняется на одной
странице, поместите остальную информацию в приложение
или
отправьте на следующий день еще одно письмо. Помните также, что
ни
одно письмо, даже самое короткое, не будет дочитано адресатом до конца (с
должным вниманием), если первая же фраза не вызовет у него устойчивого
интереса.
6.
Внимательно прочитывайте отправляемые вами письма и своевременно устраняйте из
них все ошибки. Мелкая ошибка способна создать о вас впечатление по меньшей
мере неаккуратного и невнимательного человека. Грубая ошибка способна свести на
нет вашу профессиональную и деловую репутацию.
7.
Не менее внимательно прочитывайте и письма, которые вы получаете от других.
Помечайте наиболее важные моменты в таких письмах, сразу же подбирайте
аргументы, которые лягут в основу вашего ответа. Храните копии полученных писем
до того момента, пока вопросы, поднятые в них, не будут разрешены окончательно.
8.
Помните, что эффективное деловое письмо – это прежде всего убедительное письмо.
В свою очередь, убедительность письму придает наряду с аргументами верный тон
послания.
9.
Излагаемые вами в письме факты и их интерпретация должны быть
точными.
В необходимых случаях не упускайте возможности сослаться на соответствующее
положение закона или иного нормативно правового акта.
10.
Тщательно заботьтесь о том, чтобы ваше письмо было приятно держать в руках адресата.
Бумага, конверт, шрифт – все должно располагать к вам адресата.
Наконец,
никогда не забывайте подписаться в конце письма.
Запись
в тетрадь
Рекомендации
по использованию отдельных наиболее часто
употребляемых
слов и устойчивых словосочетаний
при
написании деловых писем
1.
Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин
для принятия тех или иных действий:
– В
порядке оказания помощи прошу Вас...
– В
целях обмена опытом направляю в Ваш адрес...
– В
порядке исключения...
–
Ввиду особых обстоятельств...
– В
связи с завершением работ по ...
– В
связи с принятием решения о...
– В
соответствии с ранее достигнутой договоренностью...
– По
взаимной договоренности между...
–
Согласно Вашей заявке...
–
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...
2.
Формулировки для выражения отказа:
–
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается
невыполненным
в связи с...
– К
сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...
–
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим
причинам...
– Мы
не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...
–
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия...
3.
Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
–
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения
истекает...
–
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что...
–
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...
–
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить
действие
договора в связи с...
–
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с...
–
Ставим Вас в известность о том, что...
–
Организация извещает о...
–
Сообщаю Вам...
–
Довожу до Вашего сведения, что...
–
Докладываю о...
4.
Устойчивые распорядительные обороты:
–
Ввести в эксплуатацию...
–
Обязать руководителя...
–
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на...
–
Назначить расследование по факту...
–
Изыскать дополнительные возможности для...
5.
Формулировки для выражения просьб:
–
Прошу Вас направить в мой адрес...
– В
связи с острой необходимостью в ... настоятельно прошу Вас...
–
Убедительно прошу Вас решить вопрос о...
– В
рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации
прошу
рассмотреть возможность...
–
Исходя из величины годового лимита по ...прошу изыскать для нужд организации...
6.
Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
–
Безопасность гарантируется...
–
Документация выслана в ваш адрес курьером...
–
Предпринимаются энергичные меры по...
–
Конфиденциальность информации обеспечена...
–
Содержание проекта оперативно корректируется...
–
Выявленные недостатки уже устраняются...
–
Выделены дополнительные средства на...
–
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на...
– В
кратчайшие сроки организуется...
–
Обеспечен повседневный жесткий контроль за...
7.
Устойчивые обороты речи:
–
наименее сложный... – наиболее важный...
–
наилучший эффект... – наихудший результат...
–
оказать помощь... – произвести проверку...
–
руководство считает возможным... – организация не возражает...
–
срочно сообщите... – немедленно устраните...
–
обеспечьте выполнение... – создайте необходимые условия...
–
доложите предложения по... – оптимальное решение...
–
вероятные сроки... – подтвердите получение...
–
сообщите данные... – направьте в мой адрес...
–
подготовьте к отправке... – решите самостоятельно...
8.
Наиболее часто употребляемые глаголы:
–
выполнить (исполнить), – решить (разрешить),
–
обязать, – завершить,
–
прекратить, – направить (отправить),
–
обратить (внимание на...), – ввести (в эксплуатацию),
–
спланировать (скоординировать), – осуществить (реализовать),
–
создать, – восполнить (пополнить),
–
организовать, – обеспечить,
–
сообщить (доложить), – представить (предоставить),
–
уточнить, – установить,
–
устранить, – выявить (выяснить).
9.
Наиболее часто употребляемые прилагательные:
–
срочный (оперативный), – второстепенный,
–
перспективный, – важный,
– главный
(основной), – ведущий,
–
серьезный (существенный), – плановый,
–
дополнительный, – полный,
–
недостаточный, – заключительный,
–
промежуточный, – общий,
–
конкретный, – высший,
–
первичный, – лучший,
–
худший, – надежный.
10.
Стилистические запреты:
Следует
использовать:
Вместо
Пишите
В
отношении, относительно... О...
Благодаря
тому факту, что... Потому что...
Приобретать...
Покупать...
Принять
во внимание... Учесть...
При
сем прилагается... Приложение: ...
Оказывать
влияние... Влиять...
За
исключением... Кроме...
В
целях... Для...
В
том случае, если… Если...
В
настоящее время... Сейчас...
Перечисление...
Платеж...
Наращивать
темпы... Ускорять...
Прилагать
усилия... Пытаться...
3.3.Проверка
качества усвоения материала : Составить деловое письмо по образцу
Пример
оформления делового письма на бланке должностного лица организации формата А4
ФГУП «ССЭС»
НАЧАЛЬНИК ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ОТДЕЛА
ОКПО 000000000000000 ОГРН 00000000000000
ИНН / КПП 0000000000000000
180000, г. Архангельск, ул. Петровская, 70
Тел. (817) 33-20-36, факс 33-20-37
e-mail: telekom1@seversvyaz.ru
__________________
№ ___________________ [ сведения об
адресате ]
На
№ ______________________________
[Заголовок к тексту]
Уважаемая Александра Александровна!
Мне было исключительно приятно получить от Вас письмо с предложениями к
проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 2015 год.
Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического
комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также
рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.
В этой связи, я просил бы Вас, уважаемая Александра Александровна, сообщить мне
удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами
окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.
Я буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный
вариант договора до конца текущего месяца.
Приложение: «Перечень вопросов...», на 3 листах, только адресату.
С неизменным уважением,
Б.Б. Борисов
P.S. Убедительно прошу Вас сообщить мне о предполагаемой дате встречи до
истечения этой недели. Желаю Вам всего наилучшего.
С почтением,
Б.Б. Борисов
IV.Подведение
итогов:
На занятии мы рассмотрели особенности
электронной деловой переписки и закрепили знания в ходе выполнения упражнения.
V.Домашнее
задание:
оформить деловое письмо в электронном виде; составить
визитную карточку
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.