- 08.02.2023
- 102
- 2
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Сибирский государственный индустриальный университет»
Кафедра систем информатики и управления
БАЗЫ ДАННЫХ
Лабораторный практикум для студентов, обучающихся по направлению подготовки 230700.62 Прикладная информатика
Новокузнецк
2013
УДК 004.42(07)
Б179
Рецензент кандидат технических наук,
доцент кафедры автоматизации и информационных систем СибГИУ
Е.Н. Тараборина
Б179 Базы данных: лабор. практикум / Сиб. гос. индустр. ун-т.; сост. Ю.А. Соловьева. Новокузнецк: Изд. центр СибГИУ,
2013. – 51 с.: ил.
Приводится подробное описание основных объектов реляционных баз данных и принципов работы с каждым из них. Рассмотрены основы реализации типовых баз данных с использованием приложения Microsoft Access.
Лабораторный практикум для студентов, обучающихся по направлению подготовки 230700.62 Прикладная информатика.
Оглавление
1 Основные понятия реляционной базы данных....................................... 6
1.1 Создание базы данных.................................................................... 6
1.2 Объекты базы данных..................................................................... 7
2.1 Установка поля первичного ключа............................................ 10
2.2 Заполнение таблиц........................................................................ 11
2.3 Перемещение по таблице............................................................. 12
2.4 Редактирование таблиц................................................................ 12
2.5 Редактирование проекта таблицы.............................................. 13
2.6 Копирование таблицы.................................................................. 13
2.7 Мастер подстановок...................................................................... 14
2.8 Самостоятельная работа № 1...................................................... 15
2.9 Фильтрация данных...................................................................... 16
2.10 Самостоятельная работа № 2.................................................... 18
2.11 Связывание таблиц в Access..................................................... 18
2.12 Самостоятельная работа № 3.................................................... 20
3.1 Создание запросов......................................................................... 21
3.2 Самостоятельная работа № 4...................................................... 23
3.3 Конструктор запросов.................................................................. 23
3.4 Самостоятельная работа № 5...................................................... 25
3.5 Вычисление в запросах................................................................. 25
3.6 Самостоятельная работа № 6...................................................... 28
3.7 Построение выражений с помощью построителя ......................
выражений................................................................................... 28
3.8 Самостоятельная работа № 7...................................................... 31
3.9 Запрос на обновление................................................................... 32
3.10 Запрос на создание таблиц........................................................ 32
3.11 Запрос на добавление................................................................. 33
3.12 Запрос на удаление...................................................................... 33
3.13 Самостоятельная работа № 8.................................................... 34
4.1 Создание форм............................................................................... 34
4.2 Самостоятельная работа № 9...................................................... 37
4.3 Конструктор форм......................................................................... 37
4.4 Самостоятельная работа № 10.................................................... 39
4.5 Мастер кнопок................................................................................ 40
4.6 Самостоятельная работа № 11.................................................... 41
4.7 Диспетчер кнопочных форм........................................................ 41
5.1 Создание отчетов........................................................................... 43
5.2 Самостоятельная работа № 12.................................................... 43
5.3 Самостоятельная работа № 13.................................................... 44
5.4 Конструктор отчетов..................................................................... 45
5.5 Самостоятельная работа № 14.................................................... 46
6.1 Создание макроса.......................................................................... 47
6.2 Запуск макроса............................................................................... 47
6.3 Самостоятельная работа № 15.................................................... 48
6.4 Связывание макроса с кнопкой.................................................. 48
6.5 Самостоятельная работа № 16.................................................... 48
7 Взаимодействие с другими приложениями ............................................
7.1 Экспортирование таблиц............................................................. 49
7.2 Самостоятельная работа № 17.................................................... 49
7.3 Импортирование таблиц.............................................................. 49
7.4 Самостоятельная работа № 18.................................................... 50
Библиографический список......................................................................... 50
Данное пособие посвящено приложению Microsoft Access, которое является программой управления реляционными базами данных пакета Microsoft Office и предназначено для тех, кто стремится познакомиться с основными возможностями этого программного продукта и применять их на практике.
Большинство рассмотренных тем проиллюстрировано примерами, которые следует выполнять во время чтения, поскольку на каждом примере базируется следующий пример.
Учебно-методическое пособие состоит из 7 глав.
В первой главе мы обсудим некоторые общие вопросы, связанные с базами данных, знание которых необходимо для успешной работы.
Во второй главе подробно описывается работа с таблицами:
создание таблиц в режиме конструктора, работа с полями первичного ключа, а также связывание таблиц и фильтрация данных.
Тема третьей главы запросы. В этой главе рассказывается о том, какие типы запросов существуют и для чего они предназначены, а также как с помощью запросов, использующих сложные критерии, можно извлекать нужную вам информацию. Особое внимание уделено использованию выражений в запросах.
В четвертой главе рассказывается, как создавать формы с помощью мастера и конструктора, как встроить в нее элементы управления.
Пятая глава содержит информацию о создании и использовании отчетов.
В шестой главе освещена работа с макросами, которые являются важным средством ведения баз данных.
В седьмой главе приведены примеры использования Access с другими приложениями пакета Microsoft Office .
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.
Базы данных могут содержать различные объекты, но основными объектами реляционной базы данных являются таблицы. Термин «реляционный» (relation – отношение – англ.) указывает, прежде всего, на то, что такая модель данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей, которые удобно представлять в виде двумерной таблицы.
В реляционной базе данных таблицы связаны между собой: это позволяет с помощью единственного запроса найти все необходимые данные, которые могут находиться в нескольких таблицах. Простейшая реляционная база данных имеет хотя бы одну таблицу.
Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре базы данных являются поля и записи.
Поля базы данных не просто определяют структуру – они также определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.
Для создания файла новой базы данных необходимо:
1. В окне программы Microsoft Access с доступными шаблонами (рисунок 1) выбрать раздел Новая база данных.
Рисунок 1 – Раздел Новая база данных
2.
В поле Имя файла записать имя создаваемой базы данных и
сохранить в папке, перейдя по значку 
.
В результате будет создана новая база данных, а на экране появится пустое окно, в которое можно поместить ее объекты.
Создайте новую базу данных Primer и сохраните ее в папку со своими документами.
Таблица это основной объект базы данных. База данных может включать несколько таблиц. Так, в нашем случае, например, в одной таблице будут храниться анкетные данные об учениках (таблица Сведения об учениках), в другой данные об их годовой успеваемости (таблица Годовая успеваемость класса), а в третьей сведения о родителях (таблица Сведения о родителях).
В Access таблицей является совокупность данных, объединенных общей темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторений сохраняемых данных. Это положительно сказывается на эффективности работы с базой данных и уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.
Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, фамилию ученика, его адрес и домашний телефон), а поле однородные данные обо всех объектах (например, список учеников).
Запросам присущ обширный круг функций. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из одной и даже нескольких таблиц. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Но в первую очередь запросы предназначены для отбора данных на основании критериев.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Отчет это гибкое и эффективное средство для организации данных (в основном - таблиц и запросов) при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. В Access существуют разнообразные способы оформления отчетов.
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирующие процессы заполнения, отбора информации и т.д.
Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макрокоманд Access , позволяют дополнительные средства-процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляются в виде модулей.
Любые объекты можно создавать автоматически с помощью мастера или в режиме конструктора.
Мастер – это программный модуль для выполнения каких-либо операций.
Конструктор–это режим, в котором осуществляется построение таблицы, формы или отчета.
К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных. Для этого выполните следующие действия:
1. Выбрать режим Конструктор для создания базы данных в группе Режимы (рисунок 2).
2. Задать имена полей, типы данных, описания и свойства полей
(рисунок 3).
Имя поля – определяет имя поля в таблице. Имя поля должно быть уникальным для данной таблицы.
Тип данных – определяет тип данных, сохраняемых в поле таблицы. В каждом поле допускается ввод данных только одного типа. Различают следующие типы данных:
Текстовый – одна строка текста (до 256 символов);
Поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк;
Числовой – числовое значение;
Дата/время – значение, содержащее дату или время;
Денежный – числовое значение, выраженное в денежных единицах;
Счетчик–числовое значение, которое вводится автоматически, используется для нумерации записей создаваемой базы данных (первичный ключ);
Логический – логическое значение Да / Нет;
Поле объекта OLE – рисунки, таблицы, документы и другие объекты, создаваемые средствами различных приложений.
Описание – содержит пояснительный текст, описывающий данный объект или отдельные поля таблицы.
Создайте таблицу Сведения об учениках со следующими полями и свойствами полей (рисунок 4):
Рисунок 4 – Таблица в режиме Конструктора
После определения всех полей таблицы следует указать поле для использования в качестве поля первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Это поле не может содержать одинаковое значение для двух различных записей.
В большинстве случаев в таблицу включают одно поле первичного ключа, который может быть определен только в режиме конструктора таблиц.
Чтобы объявить поле таблицы полем первичного ключа, следует выполнить следующие действия:
1) установить в него курсор;
2) выполнить щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов. Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа признак поля первичного ключа.
Если к моменту выхода из режима конструктора первичный ключ не объявлен, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа.
Полями первичного ключа можно объявить несколько полей. Для этого следует маркировать необходимые поля в спецификации следующим образом: удерживая клавишу CTRL, щелкнуть в столбце маркировки напротив нужных строк.
Подготовленную при проектировании спецификацию таблицы следует сохранить. Для этого следует воспользоваться командой Сохранить меню Файл или значок Сохранить на панели инструментов. Если таблица сохраняется впервые, Access выводит на экран диалоговое окно Сохранение объекта. Введите имя таблицы (длиной не более 64 символов) или воспользуйтесь именем, предлагаемым программой.
Объявите поле Код ученика созданной таблицы Сведения об учениках ключевым полем.
После создания всех полей и определения их свойств выполняется ввод данных в таблицу. Чтобы заполнить таблицу, следует перейти из окна конструктора таблицы на лист данных, Выбрав режим таблицы для создания базы данных в группе Режимы.
Новая Access-таблица состоит из одной пустой записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. Именно в ней осуществляется ввод информации.
На листе данных активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая запись звездочкой.
Для обозначения записи, в которую осуществляется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенной в левой части листа данных.
Поскольку программа автоматически сохраняет каждую запись по завершении ее обработки, необходимости в промежуточном сохранении таблицы нет.
В программе Access существуют различные способы перемещения по таблице.
Для активации одного поля записи достаточно выполнить на нем щелчок.
Поле, которое находится в невидимой части таблицы, можно отобразить на экране с помощью полос прокрутки.
Перемещаться по таблице в любом направлении позволяют клавиши управления курсором. Чтобы активизировать одно из предыдущих полей записи, следует воспользоваться комбинацией клавиш SHIFT+TAB. Для перемещения от записи к записи предназначены клавиши управления курсором éиê.
Наиболее удобным средством перемещения по таблице являются кнопки из области Запись, расположенной в нижнем левом углу листа данных. С их помощью можно быстро перейти к любому блоку данных.
Перенести или скопировать строку из одной таблицы в другую в целом несложно, но и здесь есть некоторые тонкости. Вот самый простой способ:
1) откройте и расположите две таблицы так, чтобы
одновременно видеть их на экране;
2) щелкните в области выделения нужной строки правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Вырезать или Копировать;
3) щелкните правой кнопкой мыши в области выделения той строки в другой таблице, в которую производится перенос или копирование данных. Затем выберите из контекстного меню команду Вставить.
Алгоритм переноса или копирования поля таблицы следующий:
1) создайте в таблице-приемнике новое поле. Его тип должен совпадать с типом копируемого поля;
2) выделите поле в таблице-источнике, щелкнув его заголовок. Нажмите Ctrl+C;
3) выделите пустое поле в таблице-приемнике, щелкнув его заголовок. Нажмите Ctrl+V;
4) если исходное поле больше не нужно, удалите его.
При переносе полей из таблицы в таблицу можно воспользоваться контекстным меню.
В Access для удаления данных предназначена команда Удалить из меню Правка. Удаляемую запись необходимо маркировать, иначе указанная команда не будет доступна.
Для удаления маркированных записей можно также применять клавишу DELETE. После попытки удалить запись программа открывает окно для подтверждения удаления, так как удаленные данные будут безвозвратно утеряны.
Если возникнет необходимость добавить, удалить или изменить параметры поля, маркируйте имя таблицы в окне базы данных и выполните щелчок на кнопке Конструктор. Access откроет проект таблицы, и вы сможете внести в нее любые исправления.
Рекомендуется соблюдать осторожность при изменении свойств поля, особенно при изменении его размера. Увеличение размера поля не оказывает влияния на содержащиеся в нем данные. Однако если размер поля уменьшить, его содержимое может исказиться.
Если в определенную позицию проекта необходимо добавить поле, следует маркировать ту строку, перед которой должна быть введена пустая строка. Затем нужно активизировать команду Строки в меню Вставка.
Буфер обмена позволяет быстро сделать копию таблицы в пределах одной базы данных. Для этого достаточно выполнить следующее:
1) щелкните значок нужной таблицы правой клавишей мыши;
2) в открывшемся контекстном меню выберите команду Копировать;
3) щелкните, нажав правую клавишу, в области, где расположены значки таблиц базы данных;
4) из контекстного меню выберите команду Вставить;
5) в открывшемся окне Вставка таблицы введите имя новой таблицы и установите соответствующий переключатель в зависимости от того, какие компоненты вы хотите скопировать (рисунок 5).
Рисунок 5 – Окно создания копии таблицы
При заполнении таблицы данными в некоторых случаях значения удобно не вводить, а выбирать из списка значений. Например, при заполнении поля Район таблицы Сведения об учениках удобно район не вводить, а выбирать из списка значений.
Создайте для поля Район таблицы Сведения об учениках список фиксированных значений (Центральный, Ильинский, Кузнецкий, Заводской) с помощью Мастера подстановок.
Для этого выполним следующие действия:
1) выполним щелчок в колонке Тип данных поля Район в окне конструктора таблиц;
2) выберем значение Мастер подстановок из открывшегося списка. В результате запустится мастер подстановок;
3) в диалоговом окне Создание подстановки установим опцию
Будет введен фиксированный набор значений
(рисунок 6), который позволяет пользователю самостоятельно сформировать список значений для поля, и нажмем кнопку Далее;
4) в диалоговом окне Создание подстановки следует ввести значения (Центральный, Куйбышевский, Орджоникидзевский и т.д.). Для завершения формирования списка значений необходимо нажать кнопку Готово.
1. Заполните таблицу Сведения об учениках записями в соответствии с рисунком 7. При заполнении поля Район воспользуйтесь созданным списком.
Рисунок 7 – Значения полей таблицы Сведения об учениках
2. Создайте таблицу Сведения о родителях, с полями, представленными на рисунке 8. В качестве ключевого поля укажите поле Код ученика. Создайте для поля Код ученика список значений (Фамилия, имя, отчество, код ученика). В качестве источника данных списка укажите таблицу Сведения об учениках.
Рисунок 8 – Таблица Сведения о родителях в режиме
Конструктора
3. Заполните таблицу данными (6-7 записей) в соответствии с рисунком 9.
Рисунок 9 – Заполненная таблица Сведения о родителях
4. Создайте таблицу Годовая успеваемость класса с полями, представленными на рисунке 10. Укажите, какие поля данной таблицы должны быть определены как ключевые. Определите ключевые поля. Создайте для поля Предмет поле со списком, в котором перечислен список предметов. Создайте для поля Код ученика поле со списком Код ученика. Фамилия. Имя.
Рисунок 10 - Таблица Годовая успеваемость класса
5. Заполните таблицу данными (20 25 записей).
Работая с таблицей в оперативном режиме, вы можете установить фильтр, т.е. задать логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только те записи, для которых это выражение выполняется.
Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно (критерий отбора формируется с помощью логического оператора Или).
Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.
Необходимо выдать анкетные сведения по ученицам данного класса.
Для этого выполним выполним следующие действия:
1) откроем таблицу Сведения об учениках (так как в ней хранятся требуемые данные);
2) на панели инструментов во вкладке Главная активизируем команду Фильтр;
3) в окне создания фильтра в поле Пол укажем критерий отбора значение «ж» и нажмем ОК;
В результате фильтрации будут показаны только те записи, для которых заданное условие выполняется.
Для удаления фильтров необходимо повторно нажать команду Фильтр на панели инструментов и вернуть параметры фильтрации в начальное состояние.
Для демонстрации возможностей расширенного фильтра решим более сложную задачу.
Пусть для участия в олимпиаде по информатике требуется указать учеников, отлично успевающих по этой дисциплине.
В данном случае необходимо выполнить четыре основных операции:
1) выбрать поля, по которым осуществляется поиск;
2) определить порядок сортировки (причем можно использовать различный порядок сортировки для различных полей); 3) установить критерий отбора; 4) применить фильтр.
Для выполнения этого алгоритма выполним следующие действия:
1) откроем таблицу Годовая успеваемость класса;
2) выберем Расширенный фильтр на панели инструментов;
3) в нижнюю часть раскрывшегося окна перетащим с помощью мыши имя поля Код ученика и установим в строке Сортировка значение по возрастанию;
4) аналогично переместим в нижнюю часть окна поле Предмет;
5) аналогично переместим в нижнюю часть окна поле Оценка;
6) в строке Условие отбора введем значение «5»;
7) щелкнем на кнопке Применение фильтра на панели инструментов Фильтр.
В результате фильтрации будут показаны записи, удовлетворяющие указанному условию.
Заметим, что при фильтрации нельзя подавить отображение отдельных полей и выполнить вычисления. При необходимости выполнить такие операции необходимо использовать запрос на выборку.
1. С помощью команды Обычный фильтр создать фильтр, позволяющий просмотреть все оценки какого-нибудь ученика.
2. С помощью команды Расширенный фильтр создать фильтр, позволяющий просмотреть все оценки по любым двум предметам.
Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.
Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице. Примером такой ситуации может служить связь между таблицей Сведения об учениках и Сведения о родителях.
Гораздо чаще встречается связь «один ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице. Примером такой ситуации может служить связь между таблицей Сведения об учениках и Годовая успеваемость класса.
Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».
При установке связи одна из таблиц является главной, а другая подчиненной.
Ясно, что заполняя таблицу Сведения об учениках, мы можем указать в ней фамилии учеников, для которых в таблице Сведения о родителях пока нет записей. Обратное неверно: не имеет смысла включать в таблицу Сведения о родителях данные о родителях того ученика, для которого нет записи и таблице Сведения об учениках. Поэтому в паре Сведения об учениках Сведения о родителях первая таблица является главной, а вторая –подчиненной.
Как правило, связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем другой таблицы, которое называют полем ключа. Связанные поля могут иметь разные имена, однако у них должны быть одинаковые типы данных и одинаковые значения свойств.
При наличии связи между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в отчетах, запросах и формах.
Для каждой связи в Access обязательно должен быть выбран один из параметров объединения, который задается в окне Параметры объединения.
Если пользователь не укажет параметр объединения, то программа автоматически установит один из параметров. В зависимости от того, какой принцип объединения выбран, меняется объем выводимых из таблиц данных при их совместном использовании.
Помимо определения параметра объединения, пользователь должен позаботиться о дополнительных средствах контроля связанных данных, вводимых в разные таблицы.
Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется поддержка целостности данных.
Целостность данных означает:
- в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы;
- из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице.
Включив механизм поддержки целостности данных, пользователь может потребовать, чтобы при модификации данных система запускала следующие процессы:
- каскадное обновление связанных полей; каскадное удаление связанных записей.
Если при определении связи установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения в ключевом поле главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода ученика в таблице Сведения об учениках будет автоматически обновлено поле Код ученика во всех записях таблицы Годовая успеваемость класса, поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.
Если при определении связи установить флажок Каскадное удаление связанных записей, любое удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.
1. Свяжите таблицы Сведения об учениках и Годовая успеваемость класса по полю Код ученика.
2. Свяжите таблицы Сведения об учениках и Сведения о родителях по полю Код ученика.
Итоговая схема данных будет выглядеть так, как представлено на рисунке 11.
Рисунок 11 – Схема базы данных Primer
Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос.
Запросы могут создаваться двумя способами: «вручную» и с помощью мастера. Имеется четыре мастера запросов:
|
Простой запрос |
Служит для создания простых запросов на основе выбранных полей. |
|
Перекрестный запрос |
Позволяет в компактной форме выводить данные, объединяя однотипную информацию, а также вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций данных определенных категорий. |
|
Повторяющиеся записи |
Запрос такого типа позволяет выбирать из таблицы или простого запроса повторяющиеся записи. |
|
Записи без подчиненных |
Такой запрос выбирает из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы. |
С помощью Конструктора запросы создаются «вручную».
При создании макета запроса в общем случае необходимо выполнить следующие базовые операции:
1) указать системе, какие поля и из каких таблиц мы хотим включить в запрос;
2) указать тип запроса (по умолчанию установлен запрос на выборку);
3) при необходимости описать вычисляемые поля, то есть поля, значения которых являются функциями значений существующих полей;
4) описать групповые операции над записями исходных таблиц;
5) описать условия отбора, то есть сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только записи, удовлетворяющие определенному условию.
Создать запрос Адреса для вывода фамилий, имен и адресов учеников:
1) перейдем на вкладку Создание и щелкнем на кнопке Мастер запросов, чтобы перейти к созданию запроса;
2) на экране появится диалоговое окно Новый запрос (рисунок 12), предназначенное для выбора способа построения запроса;
3) выберем значение Простой запрос и нажмем кнопку ОК;
4) в первом диалоговом окне в списке Таблицы/Запросы выберем таблицу, поля которой будут анализироваться при выполнении запроса (Сведения об учениках);
5) в списке Доступные поля отметим поле Фамилия и перенесем его в список Выбранные поля (рисунок 13);
6) те же действия выполним для полей Имя и Адрес. Нажмем кнопку Далее;
7) в последнем окне присвоим запросу имя Адреса. После этого нажмем кнопку Готово.
1. Создайте запрос Телефоны, позволяющий выводить фамилии, имена, телефоны учеников.
2. Создайте запрос Журнал, позволяющий выводить фамилию, имя, предмет и оценку.
Вернемся к запросу Журнал. Выделим его и нажмем кнопку Конструктор, расположенную на вкладке Запросы.
Окно, которое появится вслед за этим называется Окно конструктора запроса (рисунок 14). Это основное средство работы с запросами. Оно позволяет не только сформировать новый запрос, но и понять, по какому принципу построен любой из уже существующих.
Рисунок 14 – Режим конструктора запроса
В верхней половине показаны связи между таблицами. Как видно, программа использовала только часть схемы данных базы данных ту, которая имеет отношение к запросу.
Пользователь может редактировать эту схему, добавляя в нее новые объекты: таблицы или запросы.
Нижняя часть окна бланк запроса содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю. Строки Поле и Имя таблицы содержат списки, которые позволяют определить нужное поле. Их элементы соответствуют размещенной вверху схеме, поэтому пользователь легко может узнать, какие поля ему доступны.
Таблица расширяется вправо автоматически, когда пользователь добавляет в запрос новые поля или с помощью контекстного меню.
Заполнив строку Условие отбора, мы сможем произвести выборку из базы данных.
Строка Групповая операция содержит список функций и во многом определяет тип запроса.
Под групповой операцией понимается обработка и обобщение значений данного поля при помощи определенной функции. В результате в таблице запроса меняется расположение или количество записей.
Строка Групповая операция появляется после нажатия кнопки с греческой буквой сигма (), расположенной на панели инструментов.
Отметим, что программа автоматически создает новые имена полей, комбинируя название функции для группировки и имена исходных полей запроса. Поэтому, если вам не понравятся заголовки полей, предложенные программой, вы можете их изменить, выполнив следующие действия:
1) в режиме конструктора щелкните правой кнопкой мыши на бланке запроса в требуемой колонке;
2) из контекстного меню выберите команду Свойства;
3) на открывшейся вкладке Общие в строке Подпись введите желаемый заголовок;
4) Назначение строки Сортировка очевидно можно отсортировать полученные в результате запроса данные.
1. Создайте запрос Дата рождения, выводящий фамилии, имена учеников, родившихся в текущем месяце.
2. Исправьте запрос Дата рождения так, чтобы сведения выводились только для мальчиков.
3. Создайте запрос Оценки ученика, позволяющий выводить оценки по предмету какого-нибудь ученика.
4. Создайте запрос Оценки по предмету, позволяющий выводить оценки учеников по какому-нибудь определенному предмету.
Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Перечень часто используемых функций приведен в таблице 1. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.
Таблица 1 – Перечень статистических функций
|
Функция |
Выполняемая операция |
|
Sum |
Суммирование значений определенного поля |
|
Avg |
Вычисление среднего значения |
|
Min |
Вычисление минимального значения |
|
Мах |
Вычисление максимального значения |
|
Count |
Вычисление количества записей в определенном поле |
|
First |
Определяется первое значение в указанном поле |
|
Last |
Определяется последнее значение в указанном поле |
|
StDev |
Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля |
|
Var |
Вычисляется вариация значений данного поля |
Создать запрос Рейтинг учеников для подсчета среднего балла каждого ученика в классе.
Для улучшения качества запроса вместо кодов учеников, применяемых в таблице Годовая успеваемость класса (в ней собраны сведения по успеваемости), укажем соответствующие фамилии и имена из таблицы Сведения об учениках.
Таким образом, для решения данной задачи мы будем использовать две таблицы.
Помните, что при составлении запроса на основе нескольких таблиц между ними необходимо установить связь, задав отношения между полями. В противном случае результат обработки запроса может оказаться некорректным.
В нашем случае отношение между таблицами уже задано, между полями таблиц проведена линия:
1) в окне базы данных перейдем на вкладку Создание и щелкнем на кнопке Конструктор запросов, чтобы перейти к созданию запроса;
2) в результате на экране появится два окна: окно конструктора запросов Запрос: Запрос на выборку и окно выбора таблиц Добавление таблицы. Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок: Таблицы, Запросы, Таблицы и запросы. В бланке запроса укажем параметры запроса и данные, которые нужно отобрать, а также способ их отображения на экране;
3) перейдем на вкладку Таблицы, маркируем таблицу Сведения об учениках и щелкнем на кнопке Добавить. Затем маркируем таблицу Успеваемость класса и снова выполним щелчок на кнопке Добавить. Закроем диалоговое окно (кнопка Закрыть). В окне проектирования запроса появятся имена выбранных таблиц;
4) установим тип запроса Выборка, нажав кнопку на панели инструментов;
5) выполним двойной щелчок на поле Фамилия таблицы Сведения об учениках. В результате имя этого поля будет помещено в строку Поле бланка запроса. Добавить нужные поля в бланк запроса можно также перетаскиванием их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле;
6) аналогично во вторую колонку строки Поле вставим имя поля Имя из таблицы Сведения об учениках;
7) для упорядочения отобранных записей по алфавиту воспользуемся возможностями сортировки самого запроса. Для этого в строке Сортировка столбца Фамилия откроем список значений и зададим сортировку данных по возрастанию;
8) аналогичные операции выполним для поля Имя таблицы Сведения об учениках;
9) вставим в бланк запроса поле Оценка из таблицы Годовая Успеваемость класса;
10) в бланке запроса добавим строку Групповые операции;
11) в полях Фамилия и Имя строки Групповые операции установим значение Группировка;
12) в поле Оценка установим значение Avg. Нам необходимо, чтобы после запятой стояло только одно число (например, 3.4 или 4.5). Для этого надо указать формат вывода результатов в запросе. Выполним следующие операции: в строке Групповая операция поля Оценка щелкнем правой клавишей мыши и из раскрывшегося меню выберем команду Свойства. В строке Формат поля окна Свойства поля введем значение Фиксированный, а в поле Число десятичных знаков число 1. Можно также указать подпись поля Средний балл; 13) сохраним запрос с именем Рейтинг учеников.
1. Исправьте запрос Рейтинг учеников так, чтобы выводились фамилии и имена только хорошо успевающих учеников.
2. Создать запрос Наименьшая оценка, позволяющий выводить минимальную оценку каждого ученика класса.
3. Создать запрос, показывающий отличников в классе.
Microsoft Access предоставляет пользователю возможность создавать более сложные выражения с помощью построителя выражений. Построитель предоставляет список часто используемых выражений, из которого их можно выбрать.
Для запуска построителя выражений необходимо выполнить следующие действия:
1) открыть запрос в режиме конструктора;
2) установить указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и нажать правую клавишу мыши;
3) в контекстном меню выбрать команду Построить.
Построитель выражений состоит из трех разделов
(рисунок 15).
Рисунок 15 Построитель выражений
В верхней части окна построителя расположено поле выражения. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения.
Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.
Существуют определенные требования к синтаксису выражений. Например, символьные данные заключаются в кавычки, даты в знак
#.
В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения.
Кроме традиционных знаков математических действий существует еще несколько операторов:
|
\ |
Обратная косая черта обозначает деление целых частей делимого и делителя. Результат округляется до целых. |
|
|
Возведение в степень. |
|
Mod |
Операция получения остатка от деления целых частей аргументов. |
|
& |
Используется для «сложения» данных символьного типа. Можно использовать и более привычный знак «плюс». |
|
Like |
Используется для создания масок при определении строк с неизвестными символами и требует дополнительных специальных символов и правил синтаксиса. Например, ? знак вопроса означает любой одиночный символ * звездочка означает любую последовательность символов # обозначает любую неизвестную цифру. |
|
And Or Not |
Логические операторы также используются для построения условий отбора. Они могут применяться к |
двум или нескольким выражениям и используются со скобками.
Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.
В нижней части окна построителя находятся три поля.
В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.
В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.
В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.
С помощью построителя выражений указать фамилии учениц, имеющих средний балл меньше 3.
Для решения поставленной задачи можно воспользоваться готовым запросом Рейтинг учеников.
Выполним следующие действия:
1) в окне базы данных перейдем на вкладку Создание и щелкнем на кнопке Конструктор запросов, чтобы перейти к созданию запроса;
2) на экране появится диалоговое окно Новый запрос, предназначенное для выбора способа построения запроса;
3) добавим таблицу Сведения об учащихся, необходимую для создания запроса и запрос Рейтинг учеников;
4) в первую колонку строки Поле бланка запроса поместим поле Фамилия таблицы Сведения об учащихся;
5) в строке Сортировка установим значение по возрастанию;
6) во вторую колонку поместим поле Аvg_оценка, в котором хранятся средние значения;
7) в строке Условие отбора запустим Построитель выражений;
8) в левой части построителя выберем объект Запрос, а из раскрывшегося списка - запрос Рейтинг учеников;
9) в средней части построителя выражений выберем поле, необходимое для построение выражения Avg_oценкa и вставим его в поле выражений;
10) зададим значение <3. Таким образом, мы задали отбор тех учеников класса, у которых средний балл меньше 3;
11) продолжим строить выражение и зададим условие, отбирающее только учениц класса. Для этого внесем в поле выражений логический оператор And;
12) аналогично, выберем таблицу Сведения об учащихся и поле Пол;
13) укажем условие отбора ~ «ж»;
14) нажмем кнопку ОК после чего окно построителя закроется и мы вернемся в бланк запроса;
15) снимем флажок в строке Вывод на экран столбца
Avg_оценка;
16) сохраним запрос.
1. Создайте перекрестный запрос Распределение оценок, распределяющий оценки учеников по категориям (баллам) и подсчитывающий количество оценок каждой категории.
Если вы все выполнили правильно, то запрос Распределение оценок будет выглядеть примерно так, как показано на рисунке 16.
Рисунок 16 - Перекрестный запрос Распределение оценок
2. Используя конструктор, измените запрос Распределение оценок так, чтобы вместо кодов учеников указывались их фамилии и имена.
3. Выдать сведения о родителях неуспевающих учеников. Будем считать неуспевающим ученика, у которого средний балл меньше 2,5.
4. С помощью запроса для выборки повторяющихся записей найти фамилии, имена учеников, родившихся одновременно (то есть в один день, месяц и год).
Используя запрос на обновление, пользователь может изменить группу записей, отобранную на основе определенных критериев.
Для создания запроса на обновление выполните следующее:
1) предварительно составьте запрос на выборку;
2) затем выполните составленный запрос и оцените результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Режим таблицы из меню Вид;
3) после этого вернитесь в режим конструктора и активизируйте команду Обновление из меню Запрос;
4) Access добавит в бланк запроса строку Обновление, которая предназначена для указания новых значений полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые выражения;
5) в специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет изменено в таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.
На основе записей, отобранных запросом можно построить новую таблицу с помощью запроса на создание таблицы. Такие запросы обычно применяют для архивирования старых записей или для сохранения резервных копий таблиц. Выполните следующее:
1) предварительно подготовьте запрос на выборку;
2) выполните составленный запрос для проверки его
правильности;
3) вернитесь в режим конструктора и на панели инструментов выберите команду Создание таблицы, в которое необходимо ввести имя новой таблицы;
4) выполните запрос, нажав кнопку с восклицательным знаком на панели инструментов;
5) в специальном окне Access укажет, сколько записей добавляется в новую таблицу, и потребует подтвердить выполнение этой операции.
С помощью запроса на добавление записи одной таблицы (все или отобранные запросом) можно поместить в конец другой таблицы. Для создания запроса на добавление выполните следующее:
1) для отбора добавляемых записей сначала составьте запрос на выборку;
2) выполните составленный запрос и оцените результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Режим таблицы;
3) после этого вернитесь в режим конструктора и активизируйте команду Добавление на панели инструментов;
4) в открывшемся при этом диалоговом окне Добавление задайте в поле Имя таблицы имя таблицы, к которой вы будете присоединять данные из выбранного набора записей;
5) после нажатия кнопки OK Access добавляет в бланк запроса строку Добавление. В эту строку автоматически или в ручную вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса;
6) выполните запрос, нажав кнопку Запуск на панели инструментов;
7) в специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет добавлено к целевой таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.
Запросы этого типа служат для удаления из таблицы групп записей, соответствующих некоторому критерию отбора. Поскольку записи, удаленные посредством запроса, нельзя восстановить, следует тщательно анализировать критерии отбора.
Для создания запроса на удаление выполните следующее:
1) для отбора удаляемых записей сначала составьте запрос на выборку;
2) затем выполните составленный запрос и оцените результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Режим;
3) после этого вернитесь в режим конструктора и активизируйте команду Удаление на панели инструментов;
4) Access добавит в бланк запроса строку Удаление и введет в ее ячейки значение Условие. Это означает, что пользователь может установить дополнительные критерии отбора;
5) выполните запрос, нажав кнопку Запуск на панели инструментов;
6) в специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет удалено из таблицы, и потребует подтвердить выполнение этой операции.
1. С помощью запроса Дата рождения и запроса на создание таблицы создайте таблицу Выборка дней рождения учеников.
2. Измените запрос Дата рождения так, чтобы выбирались дни рождения в марте месяце. С помощью запроса на добавления добавьте данные, полученные измененным запросом Дата рождения в таблицу Выборка дней рождения учеников.
3. Удалите из таблицы Выборка дней рождения учеников данные об учениках, родившихся с 1 по 12 число.
Работа с данными в режиме таблицы имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются на экране и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.
После создания базы данных (и, возможно, одной или более таблиц) вы можете создать формы для просмотра данных в более удобном виде. Форма может служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.
Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.
Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в базе данных это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.
Форма предоставляет возможности для:
- ввода и просмотра информации базы данных;
- изменения данных;
- печати;
- создания сообщений. Способы создания форм:
- Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);
- Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);
- Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);
- Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);
- Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);
- Автоформа: сводная таблица;
- Автоформа: сводная диаграмма;
- Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);
- Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel). В Access существует несколько способов создания форм:
Автоматическое создание формы с
Автоформа использованием одного из стандартных
шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.
Существует три разновидности автоформы:
|
Автоформа: в столбец |
Для каждой записи отводится отдельная страница формы. Подходит для записей с большим числом полей. |
|
Автоформа: ленточная |
Каждая запись размещается в одной строке таблицы. Позволяет наглядно представить несколько записей. |
|
Автоформа: табличная |
Имеет вид таблицы и выступает в качестве подчиненной формы в составных формах. |
При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах или запросах.
Построение стандартной формы осуществляется следующим образом:
1) в окне базы данных выберите вкладку Создание;
2) В разделе работы с формами выберите необходимый
элемент;
3) если были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или
Автоформа: табличная форма создается автоматически; 4) нажмите кнопку ОК.
Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.
Создать для каждого ученика личную карточку со всеми полями из таблицы Сведения об учениках.
Создадим эту форму с помощью Мастера форм:
1) выберем вкладку Создание, нажмем кнопку Другие формы и выберем Мастер форм;
2) в появившемся окне Новая форма зададим создание формы с помощью мастера и нажмем кнопку ОК;
3) в первом диалоговом окне мастера форм выберем в списке
Таблицы/Запросы таблицу Сведения об учениках, а в списке Доступные поля - поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки со стрелкой (>) перенесем поля, необходимые для создания формы в список Выбранные поля. Нажмем кнопку Далее для
перехода во второе диалоговое окно мастера;
4) во втором окне выберем внешний вид формы (В один столбец) и нажмем кнопку Далее;
5) в третьем окне мастера зададим стиль оформления и вновь нажмем кнопку Далее;
6) в последнем окне мастера введем заголовок формы Личная карточка ученика и нажмем кнопку Готово.
1. С помощью автоформ создайте три формы для таблицы Годовая успеваемость класса.
2. С помощью автоформ создайте ленточную автоформу Сведения о родителях по соответствующей таблице.
В готовый проект формы можно внести небольшие изменения, чтобы сделать ее более привлекательной. Можно, например, добавить рисунки, поля или изменить расположение отдельных полей. В режиме конструктора можно также выбрать новый вид и/или размер шрифта, выровнять содержимое элементов формы, выбрать цвет текста и/или фона, определить ширину и/или цвет границы, выбрать специальные эффекты.
При работе с формой в режиме конструктора особое внимание следует обращать на следующие ее элементы:
- область данных;
- панель элементов; список полей.
Область данных является основной частью формы. Здесь создаются и настраиваются необходимые поля.
Обратите внимание на содержимое области данных. Каждая строка содержит два элемента: слева название поля, справа содержимое поля базы данных. Длина элементов формы, предназначенная для размещения содержимого полей, соответствует размеру полей в таблице. Поле с названием элемента содержит либо текст, определенный в поле Подпись при проектировании таблицы, либо имя поля.
Вы можете изменить размер области данных. Для этого переместите указатель мыши к границе области данных или в ее угол (указатель превратится в «крестообразную» стрелку). Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на нужное место. Для подтверждения завершения операции отпустите кнопку мыши.
Панель элементов используется для добавления элементов управления. Панель элементов представляет собой стилизованное изображение элемента управления, который можно встроить в форму. Список полей содержит список всех полей в форме источнике записей и используется для добавления полей в форму. Если список полей не отображается, то откройте меню Вид и щелкните команду Список полей.
Добавление полей в формунесложная процедура, использующая метод «перенести - и - оставить».
Для добавления поля в форму выполните следующие действия:
1) выберите его из списка полей;
2) переместите курсор в нужную область формы; 3) отпустите кнопку мыши.
В режиме конструктора форм можно выполнять перенос полей:
1) маркируйте поле, которое вы хотите перенести, выполнив щелчок на его содержимом (а не на его наименовании);
2) удерживайте кнопку мыши нажатой, и указатель мыши приобретет форму раскрытой ладони. Вокруг поля появятся маркеры изменения размеров (маленькие черные прямоугольники), а в левом углу рамки большой черный квадрат (маркер перемещения), с помощью которого можно переместить поле целиком;
3) теперь при нажатой кнопки мыши переместите название и содержимое поля в нужную область формы; 4) отпустите кнопку.
Форматирование полей:
1) сначала выделите поле, которое вы хотите изменить. Если выбирается более одного элемента, то удерживайте при этом нажатой клавишу SHIFT;
2) используйте вкладку Главная панели инструментов для выбора шрифта, его размера, а также для выбора типа выравнивания.
После того, как вы отформатируете поля, необходимо решить проблему, связанную с тем, что названия некоторых полей могут не поместиться в отведенное для них пространство. Для решения этой проблемы выполните следующие действия:
1) маркируйте поле, размер которого нужно изменить;
2) вокруг поля появятся маркировочная рамка с маркерами изменения размеров (маленькие черные прямоугольники), а в левом углу рамки большой черный квадрат (маркер перемещения);
3) установите на нужный маркер указатель мыши (он примет вид двусторонней стрелки);
4) не отпуская кнопку мыши, растяните маркировочную рамку до необходимых размеров;
5) отпустите кнопку мыши.
1. С помощью автоформата измените фон в автоформе в столбец Годовая успеваемость класса.
2. С помощью конструктора форм измените расположение и размер полей автоформы Сведения о родителях так, чтобы все записи помещались полностью.
3. С помощью конструктора форм измените тип шрифта, размер, начертание шрифта в ленточной форме Годовая успеваемость класса.
4. С помощью мастера форм создайте форму Успеваемость учеников, в которой отражены сведения: Фамилия, имя (таблица Сведения об учениках), предмет и оценка (таблица Годовая успеваемость класса).
Если вы все выполнили правильно, то форма будет иметь примерно такой вид, как на рисунке 17.
Рисунок 17 Форма Сведения об учениках
Заметим, что перемещаться по записям в форме Личная карточка ученика (то есть переходить от карточки одного ученика к карточке другою) стандартным способом неудобно. Так как записи в форме могут быть неупорядочены, то не ясно, где, например, хранится карточка на ученика Иванова Николая: в начале, середине или конце формы. И для нахождения его карточки нам необходимо будет просмотреть лишние записи формы.
Создать в форме Личная карточка ученика кнопку, позволяющую переходить к нужной записи.
1) откроем форму в режиме конструктора;
2) после щелчка на пиктограмме Кнопка на панели инструментов установим указатель в то место формы, где будет расположена кнопка, и нажмем кнопку мыши;
3) на экране появится первое диалоговое окно Создание кнопок (мастер по созданию кнопок), содержащее список событий, с которыми можно связать проектируемую кнопку. Поскольку мы хотим перейти к записи, то из списка Категории выберем элемент
Переходы по записям, а из списка Действия элемент Поиск записи и нажмем кнопку Далее;
4) в следующем окне мастер предложит выбрать элемент для размещения на кнопке текст или рисунок. Выберем опцию рисунок и подберем подходящий рисунок для проектируемой кнопки. Нажмем кнопку Далее;
5) после нажатия кнопки Готово мастер завершит работу и
.передаст управление конструктору форм; 6) сохраним форму под тем же именем.
1. Создайте кнопку поиска записей в форме Годовая успеваемость класса.
2. В форму Успеваемость учеников в области заголовка внедрите bmp-рисунок из коллекции Windows.
Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов.
В Access существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по формам и отчетам базы данных - кнопочную форму.
Создать кнопочную форму, которая открывает формы Сведения об учениках, Сведения о родителях в режиме добавления записей. Разобьем процесс на этапы:
1) во вкладке меню Работа с базами данных выберем команду Диспетчер кнопочных форм;
3) программа не найдет ни одной кнопочной формы в базе данных и выдаст соответствующее сообщение. Подтвердим, что мы хотим создать новую кнопочную форму;
4) на экране появится окно Диспетчер кнопочных форм. Нажмем в нем кнопку Изменить. Откроется окно Изменение страницы кнопочной формы;
5) теперь можно определить элементы кнопочной формы. Нажмем кнопку Создание. Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы. Здесь надо указать команду и объект базы данных форму или отчет. Выберем команду Открытие формы в режиме редактирования и объект форму Сведения об учениках. Изменим подпись на более понятную и соответствующую выполняемой команде - Открытие формы Сведения об учениках;
6) аналогично определим последний элемент кнопочной формы для открытия формы Сведения о родителях;
7) откроем кнопочную форму в режиме запроса и изменим подпись в ее заголовке на более подходящую, например, Открытие форм;
8) закроем форму. При запуске кнопочной формы вы увидите окно, которое показано на рисунке 18.
Рисунок 18 - Пример кнопочной формы
Если вы хотите, чтобы форма запускалась автоматически при открытии базы данных, выберите Параметры Access - Текущая база данных Форма просмотра. В списке Форма найдите имя созданной формы.
Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).
Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.
Использование отчетов имеет следующие достоинства:
- данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;
- отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);
- обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.
Отчеты можно создавать двумя способами: при помощи мастеров отчетов/автоотчетов; «вручную».
Существуют три основных мастера отчетов/автоотчетов, которые помогают создать отчет:
|
Автоотчет в столбец |
Быстро автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы или запроса в виде одного столбца. |
|
Ленточный автоотчет |
Быстро автоматически создает простой отчет для выбранной таблицы или запроса в виде таблицы. |
|
Мастер отчетов Пример 16 |
Обеспечивает полный контроль включаемых таблиц и полей, а также высокую степень настройки. |
Создать автоотчет по запросу Дата рождения:
1) щелкнем кнопку Создание на вкладке Отчеты окна базы данных;
2) выберем в качестве источника данных запрос Дата рождения;
3) выберем один из автоотчетов;
4) после щелчка на кнопке OK Access создает отчет.
1. Создать автоотчет в столбец по запросу Телефоны.
2. Создать автоотчет в столбец по запросу Дата рождения.
Создание отчета с помощью Мастера
Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета.
Создать отчет по запросу Рейтинг учеников:
1) нажмем кнопку Создание на вкладке меню и выберем команду Мастер отчетов на панели инструментов;
2) выберем в качестве источника данных запрос Рейтинг учеников;
3) запустим мастер отчетов и в первом диалоговом окне мастера перенесем из списка Допустимые поля в список Выбранные поля следующие поля:Фамилия, Имя, Оценка (переместить поле из
одного списка в другой позволяет кнопка со стрелкой (>));
4) после того, как все названные поля окажутся в правом списке и будут расположены в нужной последовательности, щелкнем на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера;
5) особенность отчетов заключается в возможности группировки данных, что значительно улучшает внешний вид
документа и повышает его удобочитаемость;
6) нажмем кнопку Далее;
7) в следующем диалоговом окно мастера зададим способ сортировки данных;
8) перейдем в следующее окно мастера, в котором укажем, как данные должны располагаться в отчете. Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных. Для этого отведена левая часть его окна. В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа.С помощью опции Настроить ширину полей для размещения на одной странице подбирается оптимальная ширина полей. Нажмем кнопку Далее;
9) в следующем окне мастера можно выбрать стиль оформления отчета. В нем также имеется поле для просмотра образцов. Выберем, например, стиль Стандартный и нажмем кнопку Далее;
10) в поле Пример имени отчета Access по умолчанию вводит имя таблицы, на основе которой создавался отчет. В нашем случае присвойте отчету имя Рейтинг учеников; 11) щелкнем кнопку Готово.
Если вас не устраивает расположение полей, подписи к данным, то вы можете воспользоваться возможностями Конструктора.
1. Создайте отчет Сводные данные, в котором указаны следующие сведения: Фамилия, Имя ученика, сведения о матери, сведения об отце, домашний адрес (таблица Сведения об учениках). Измените размер полей так, чтобы в них отражались все данные.
2. Создайте отчет Ведомость класса, в котором отражены следующие сведения: Фамилия, имя ученика, предмет, оценка и подсчитывался средний балл каждого ученика (рисунок 19).
Рисунок 19 Отчет Ведомость класса
3. Создать отчет, в котором бы отражались сведения из таблицы Сведения об учениках, данные которого группировались по году рождения.
4. В созданную кнопочную форму добавить элемент, открывающий отчет Ведомость класса.
Режим конструктора форм и конструктора отчетов очень похожи. Вся область отчета разделена несколькими горизонтальными линейками на зоны: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Высоту зон можно менять при помощи мыши.
Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в качестве объектов. После того как объект выбран, он окружается рамкой с маркерами. Маркеры служат для изменения размеров объекта.
При просмотре отчета в режиме конструктора видно, что многие объекты в отчете располагаются парами. Такие объекты удобно перемещать в связке.
Если указатель мыши принимает вид раскрытой ладони, то расположенные рядом объекты можно двигать одновременно. В таких случаях их взаимное расположение не изменится.
Если указатель мыши имеет вид указующего перста, то перемещать можно один объект.
Для удобства позиционирования в поле отчета выведена сетка. Программа позволяет автоматически выравнивать объекты по сетке.
Для создания в отчете новых объектов элементов управления
в режиме конструктора на экран выводится Панель элементов. Элементы управления недостаточно просто создать - их необходимо запрограммировать.
Нижний колонтитул используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номер страницы, печатающихся внизу на каждой странице отчета. Программа по умолчанию вставила в колонтитул поле, использующее длинный формат даты, с функцией Now(), а также поле с выражением, в которое входят системные переменные Page (Страница) и Pages (Страниц).
Для добавления или удаления нижнего колонтитула выберите команду Колонтитулы из контекстного меню при работе с отчетом в режиме Конструктора. Чтобы скрыть один из колонтитулов установите для него в свойстве Высота значение 0.
Измените тип и размер шрифта в отчете Сводные данные так, чтобы отчет выглядел эффектно.
Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д.
Окно макросов открывается в результате нажатия кнопки Макросы на вкладке меню Создание окна базы данных. Оно включает пять столбцов: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы и Примечание.
При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда и Аргументы. Показ остальных столбцов устанавливается посредством команд Имена макросов и Условия на панели инструментов.
В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов.
В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса.
Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее.
В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности.
Отметим, что выполнение каждой макрокоманды зависит от значений ее аргументов, которые вводятся в столбец Аргументы. Аргументы можно вводить с клавиатуры, однако лучше выбирать их из списка, чтобы не допустить ошибки при вводе.
Существует несколько способов создания макросов.
Рассмотрим один из них.
Создать макрос, открывающий таблицы Сведения об учениках, Сведения о родителях и Годовая успеваемость класса для добавления данных. Приступим к созданию макроса:
1) нажмем кнопку Макросы на вкладке меню Создание окна базы данных, вследствие чего откроется окно конструктора макроса;
2) маркируем таблицу Сведения об учениках, перетащим ее с помощью мыши в окно макроса и разместим ее в первой ячейке столбца Макрокоманда. При этом Access автоматически распознает, о каком объекте идет речь. и выбирает соответствующую макрокоманду. Таким образом, в поле Макрокоманда появится макрокоманда Открыть таблицу;
3) в столбец Примечание введем текст Открытие таблицы Сведения об учениках для добавления записей. Нажмем клавишу ENTER и перейдем во вторую строку столбца Макрокоманда;
4) повторим эти действия для таблиц Сведения о родителях и Годовая успеваемость класса;
5) вызовем команду Выполнить и сохраним макрос под именем Открытие таблиц.
Запустить макрос вы можете одним из следующих способов:
1) двойным щелчком на имени запускаемого макроса;
2) если вы находитесь в режиме конструктора или в окне создания макросов щелкните на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак).
После запуска макроса Открытие таблиц будут загружены и размещены должным образом все указанные объекты базы данных.
1. Создайте макрос Рейтинг учеников, открывающий запрос Рейтинг учеников.
2. Создайте макрос, открывающий таблицу Годовая успеваемость класса для добавления данных и отчет Рейтинг учеников для просмотра.
Целесообразно создавать для вызова макроса кнопки. Это значительно упрощает и ускоряет доступ к ним. Удобным местом для размещения кнопок является заголовок или примечание формы. Пример 19 Связать с кнопкой макрос Рейтинг учеников:
1) откроем форму Успеваемость учеников в режиме
конструктора;
2) маркируем макрос Рейтинг учеников в окне базы данных и перетащим его в область данных проекта формы. Как только вы отпустите кнопку мыши, позиция кнопки для макроса зафиксируется.
При необходимости ее размер можно изменить; 3) сохраним макет формы.
Продумайте, в каких формах лучше расположить созданные макросы. Создайте для всех созданных макросов кнопки.
С помощью средств обмена данными, имеющихся в Microsoft Office , пользователь может включать в создаваемый документ информацию или объекты из других приложений. При использовании нескольких приложений появляется возможность сформировать сложные составные документы, содержащие данные из разных источников.
Пользователь может экспортировать данные из Access-таблиц в текстовые файлы, электронные таблицы, файлы других баз данных, а также в другую базу данных Access .
Для выполнения экспортирования выполните следующие действия:
1) откройте базу данных, содержащую экспортируемую
таблицу;
2) маркируйте нужную таблицу;
3) вызовите команду с именем необходимого офисного приложения на вкладке меню Внешние данные;
4) в диалоговом окне Экспорт следует активизировать необходимые опции экспорта и нажать кнопку OК;
5) после выбора формата запустится мастер экспорта, который автоматически или в диалоге с пользователем (это зависит от того, какой формат вы выбрали) произведет экспортирование выбранной таблицы.
1. Экспортируйте таблицу Годовая успеваемость класса в
Excel.
2. Экспортируйте запрос Рейтинг учеников в документ Word.
Импортирование таблиц осуществляется аналогично процедуре экспорта, рассмотренной в предыдущем разделе.
Для импортирования информации из другой базы данных следует выполнить следующее:
1) выбрать вкладку меню Внешние данные;
2) в разделе Импорт находится список доступных для импортирования приложений. Выберите в нем желаемое приложение; 3) следуйте за инструкциями диалоговых окон.
Импортировать любую Excel-таблицу в базу данных Класс с именем Импортированная таблица.
1. Илюшечкин В.М. Основы использования и проектирования баз данных: учеб. пособие для вузов / В.М. Илюшечкин. – М.: Юрайт, 2011. – 213с.:ил. 2. Кузин А.В. Базы данных : учеб. пособие для вузов / А.В. Кузин, СВ. Левонисова. М. : Академия ,2010. 315 с. : ил.
3. Карчевский Е.М. Access 2010 в примерах / Е.М. Карчевский,
И.Е. Филиппов. – Изд-во «Казанский федеральный университет»,
2011. – 118 с.
4. Васильев А.А. Microsoft Office 2010. Самоучитель / А.А.
Васи-льев, Ю.А. Стоцкий, И.С. Телина. – СПб.: Питер, 2011. –
432с.:ил.
Учебное издание
Составитель:
Соловьева Юлия Александровна
Лабораторный практикум для студентов, обучающихся по направлению подготовки: 230700.62 Прикладная информатика
Редактор Н.И. Суганяк
Формат бумаги 60×84 1/16. Бумага писчая. Печать офсетная.
Усл. печ. л. 3,00. Уч.-изд. л. 3,24. Тираж экз. Заказ .
Подписано в печать 30.05.2013г.
Сибирский государственный индустриальный университет 654007, г. Новокузнецк, ул. Кирова, 42.
Издательский центр СибГИУ
Рабочие листы
к вашим урокам
Скачать
6 671 519 материалов в базе
Настоящий материал опубликован пользователем Горячев Александр Сергеевич. Инфоурок является информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт
Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.
Удалить материал
Ваша скидка на курсы
40%
Курс повышения квалификации
72/180 ч.
Курс профессиональной переподготовки
600 ч.
Курс профессиональной переподготовки
300/600 ч.
Мини-курс
6 ч.
Мини-курс
4 ч.
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.